Créer des pauses pour les employés dans Toast

Dans cet article :

• Réviser, modifier ou activer un type de pause existant
• Créer un nouveau type de pause
• Suivre les pauses manquées dans Toast Web
  • Règles de base
  • Règles avancées
  • Renonciations à la pause
• Reconnaître les pauses sur un appareil TPV
• Rapport sur les pauses
• Ressources complémentaires

Réviser, modifier ou activer un type de pause existant dans Toast Web

Lorsque vous rejoignez Toast pour la première fois, il y a déjà deux pauses prédéfinies dans le système : Pause impayée (30 minutes) et pause payée (10 minutes).

• Vous pouvez revoir les paramètres de ces deux pauses en accédant à Employees > Gestion des feuilles de temps > Types de pause et en sélectionnant le nom de l’une ou l’autre pause. Il est recommandé de modifier/vérifier les paramètres de ces pauses avant de les activer et de permettre à votre personnel de les utiliser.
• Modifiez un type de pause en sélectionnant son nom sur la page Pauses.
• Pour activer l’une de ces pauses par défaut ou les deux, sélectionnez Oui pour le paramètre Active. Puis enregistrez et publiez.

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Créer un nouveau type de pause dans Toast Web

1. Dans Toast Web, allez à Employees > Gestion des feuilles de temps > Types de pause.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer une nouvelle pause.
3. Ajoutez les informations suivantes pour la nouvelle pause :
   1. Entrez un nom de pause. Le champ Description est facultatif.
   2. Sélectionnez le type de pause :
      1. Les pauses payées continueront de payer le salaire pendant que l’employé est en pause.
      2. Les pauses impayées pauseront l’accumulation des salaires jusqu’à la fin de la pause.
   3. Sélectionnez si cette pause est active ou non (c.-à-d. si un employé peut la choisir lorsqu’il commence sa pause).
   4. Entrez la durée (min) de la pause.
      1. En cas de pause payée, si un employé dépasse la durée spécifiée, le système ne le pointera pas à sa sortie et le temps supplémentaire continuera d’être payé. La durée n’est pas la même que la longueur obligatoire. Par exemple, si la pause payée de votre employé est de 10 minutes, mais que celui-ci ne termine sa pause qu’après 20 minutes, il recevra une pause de 20 minutes.
   5. Exiger une durée minimale : Lorsque cette option est activée, les employés ne peuvent pas mettre fin à leur pause tant que la durée que vous avez définie n’est pas terminée.
      1. Si un employé met fin à sa pause avant la fin de la durée, celle-ci pourrait être considérée comme manquée.
         
          
         
         
4. Les autres paramètres sont facultatifs. Pour en savoir plus sur chacun d’entre eux, consultez les articles ci-dessous :
   1. Suivre les pauses manquées : Si ce paramètre est activé, les paramètres suivants apparaîtront également :
      1. Sélectionner une règle d ' intervalle de pause : Basique ou avancé
      2. Fréquence des pauses (HH:mm) : Règles de base uniquement
      3. Inclure un seuil de pause : Règles de base uniquement
      4. Activer les renonciations : Règles avancées uniquement
   2. Reconnaissance de pause par l’employé
5. Enregistrez et publiez vos modifications.

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Suivre les pauses manquées dans Toast Web

Vous pouvez choisir de suivre si un employé a pris une pause spécifique ou non. Par exemple, si votre État ou votre province exige qu’un employé prenne une pause repas impayée entre le début de son quart et un certain nombre d’heures travaillées (et qui doit éventuellement être prise dans les heures précisées avant le quart), vous pouvez maintenant la configurer et en faire le suivi dans Toast Web.

1. Allez à Employés > Gestion des feuilles de temps > Types de pause et sélectionnez le nom de la pause pour ouvrir ses paramètres.
2. En bas, activez Track Missed Breaks (si ce n’est pas déjà activé).
   1. Lorsque cette option est activée, les employés qui manquent leur pause apparaîtront dans le rapport Gestion des entrées d’heures (Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures). Vous verrez ici tous les détails des pauses manquées, prises et annulées.
3. Commencez par sélectionner une règle d’intervalle de pause :
   1. Règle de base : Utilisé pour suivre les pauses qui se produisent après un certain nombre d’heures répétées. Par exemple, un employé doit prendre une pause toutes les cinq heures, peu importe combien d’heures il a travaillé ou travaillera.
   2. Règles avancées : Permet de suivre les pauses lorsqu’elles sont plus conditionnelles, par exemple en fonction de la durée du travail de l’employé ou du nombre de pauses précédentes qu’il a prises.
      1. Par exemple, si un employé doit travailler six heures et que vous souhaitez qu’il prenne une pause avant la fin de sa cinquième heure travaillée. Autre exemple, l'employé bénéficie de deux pauses, mais seulement s'il travaille dix heures ou plus.

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Règles de base

Utiliser les règles de base pour appliquer une seule règle d’intervalle à toutes les pauses durant un quart.

1. Fréquence des pauses (HH:mm) : Il s’agit du temps qui s’écoule entre les pauses. La bannière bleue sera mise à jour au fur et à mesure que ce champ sera modifié; utilisez-la pour vérifier votre travail.
   1. Une pause doit commencer une minute avant la fin de cet intervalle pour être comptée comme « prise ». Par exemple, si ce champ est réglé sur 5 h, l’employé devra commencer sa pause dans les 4 heures et 59 minutes suivant son pointage pour que celle-ci soit comptée comme « prise ».
   2. Si l’employé ne prend pas sa pause dans ce délai, cette pause apparaîtra comme manquée dans le rapport Gestion des entrées de temps (Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées de temps).
2. Inclure un seuil de pause : Si votre employé ne devrait avoir droit à une pause (plus précisément sa première) qu’après avoir travaillé un certain nombre d’heures, vous devriez ajouter un seuil ici. Si l’employé travaille moins d’heures que le seuil, la pause ne sera pas suivie comme « manquée » dans le rapport de gestion des entrées de temps.

Exemple de règle de pause de base :

Si vous souhaitez que vos employés prennent une pause de repos payée de 10 minutes toutes les quatre heures, mais que vous souhaitez également qu’ils n’y aient droit qu’après avoir travaillé deux heures, la configuration du suivi des pauses peut être configurée telle qu’elle apparaît sur la capture d’écran ci-dessous. Si ces paramètres sont configurés, les employés devront commencer leur pause toutes les 3 heures et 59 minutes de travail pour que le suivi soit effectué comme « prise » plutôt que « manquée ».

À titre d’illustration

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Règles avancées

Utilisez des règles avancées pour appliquer des règles d’intervalle personnalisées à chaque pause admissible pendant un quart.

1. Pour les règles de pause avancées, il existe une option pour activer les renonciations pour vos employés. Activer l’option Activer les renonciations permet aux employés de renoncer volontairement à une pause à laquelle ils ont droit dans un délai déterminé. Les règles de renonciation peuvent être soumises aux lois locales, provinciales ou fédérales sur l’emploi. Vous pouvez consulter un professionnel des RH ou un autre professionnel avant d’activer la fonctionnalité de renonciation.
   1. Si vous prévoyez d’activer les dérogations pour une configuration avancée des pauses, il est préférable de le faire avant de commencer à définir les intervalles de pause. La création de règles de pauses avancées avec renonciations activées vous obligera à ajouter une valeur supplémentaire spécifique à la renonciation.
   2. Remarque : La fonction de reconnaissance de pause ne peut pas être utilisée si les renonciations sont activées. 
2. Une fois que vous avez choisi d’activer ou non les renonciations, vous pouvez commencer à saisir les valeurs pour Suivi à partir de et Suivi jusqu’à (et Renonciation jusqu’à, le cas échéant).
   1. Les règles avancées permettent de créer plusieurs pauses, mais chaque pause doit être configurée individuellement. Une fois les valeurs ajoutées pour une ligne, sélectionnez + Ajouter des intervalles pour la prochaine pause afin d’ajouter une nouvelle ligne/pause.
3. En savoir plus sur chaque champ d’intervalle ci-dessous : 
   1. Suivie à partir de : Ce champ définit la durée minimale de travail d’un employé avant que le système commence à suivre si une pause est manquée. Les employés peuvent encore prendre des pauses avant cette heure.
      1. Par exemple, un suivi à partir de la valeur de 0:00 commence le suivi des pauses manquées au pointage d’arrivée.
      2. Autre exemple, un suivi à partir de la valeur de 2 h 00 retards a manqué le suivi des pauses jusqu’à ce que 2 heures de travail aient été effectuées.
   2. Suivie jusqu ' à : Ce champ indique combien d’heures l’employé aura travaillées avant que la pause ne soit suivie comme « manquée ». Une pause doit commencer une minute avant la fin de cet intervalle pour être comptée comme « prise ».
      1. Par conséquent, si cette valeur est de 5 h, l’employé devra commencer sa pause au plus tard quatre heures et 59 minutes après avoir pointé son arrivée.
      2. Remarque : Lors de l’ajout d’une deuxième ligne/pause, le champ Suivi à partir de ne sera pas modifiable. Cette valeur est automatiquement reportée du champ Suivi jusqu’à la pause précédente, puisqu’un employé ne peut pas être responsable de deux pauses en même temps.
   3. Renonçable jusqu ' à : Ce champ définit la période après le suivi jusqu’à laquelle une pause peut être annulée au lieu d’être marquée comme « manquée ». Suivi jusqu'à ce que détermine quand une pause serait normalement marquée comme « manquée » si elle n'a pas été prise. Si la renonciation jusqu'à est fixée et que l'employé a le droit de renoncer à la pause, le système évalue le temps travaillé entre le suivi jusqu'à et la renonciation jusqu'à afin de déterminer si la pause doit être enregistrée comme « annulée » plutôt que « manquée ». Après la renonciation jusqu’à ce que l’heure soit atteinte, la pause ne peut plus être annulée et sera marquée comme « manquée » si elle n’a pas été prise.
      1. Par exemple, disons que le suivi depuis est réglé sur 2:00, suivi jusqu’à 4:00 et abandonnable jusqu’à 6:00. Le suivi des pauses manquées commence après que l’employé a travaillé deux heures. Si l’employé ne prend pas une pause de six heures totales travaillées, la pause est enregistrée comme « annulée » si les conditions de renonciation sont remplies. Si les conditions de renonciation ne sont pas remplies, la pause est enregistrée comme « manquée ».

Exemple de règle de pause avancée :

Si vous souhaitez que vos employés prennent une pause repas non payée toutes les cinq heures, mais qu’ils puissent renoncer volontairement à leur pause si leur quart de travail est inférieur à un certain temps, la configuration de suivi des pauses peut être configurée telle qu’elle apparaît sur la capture d’écran ci-dessous :

À titre d’illustration

En outre, si vous souhaitez offrir à vos employés une pause de repos payée de 10 minutes toutes les six heures, mais qu’ils doivent travailler trois heures et 30 minutes avant d’être admissibles à cette pause, voici peut-être votre configuration :

À titre d’illustration

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Renonciations à la pause

De nombreux États ont des mandats de pause, mais seuls quelques États autorisent des renonciations à ces pauses. Lorsqu’une pause est établie avec des renonciations activées, les employés peuvent renoncer à leur pause sous certaines conditions. Consultez un professionnel des ressources humaines pour décider de la configuration de pause la mieux adaptée à votre entreprise, en fonction des exigences nationales et locales.

Lorsque le paramètre Activer les renonciations est activé pour une règle avancée, vous pouvez choisir d’utiliser la langue de renonciation par défaut de Toast en sélectionnant Non ou fournir votre propre texte de renonciation personnalisé en sélectionnant Oui. 

Les employés peuvent choisir de renoncer à une pause au début de leur quart, mais ils peuvent toujours prendre une pause lorsqu’ils y sont admissibles (selon votre configuration). La renonciation leur réserve le droit de ne pas prendre leur pause. En outre :

• Si l’employé ne renonce pas à la pause au début de son quart, mais ne la prend pas, cette pause sera suivie comme « manquée » dans Toast Web.
• Un employé ne peut pas modifier la réponse à sa renonciation après avoir répondu pendant le pointage d’arrivée.
• Découvrez comment les employés rencontreront les renonciations aux pauses dans les pointages d’arrivée et de départ.

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Reconnaître les pauses sur un appareil TPV

Il y a deux conditions pour rompre la reconnaissance :

• La reconnaissance de pause ne peut être utilisée que lorsque les pauses manquées suivies sont activées.
• La reconnaissance de pause ne peut pas être utilisée si l’option Activer les renonciations (règles avancées) est activée.

Le paramètre de reconnaissance de pause de l’employé comporte deux parties et les deux paramètres sont activés à la fois :

• Reconnaissance de pause : Une question demandant si un employeur a demandé à un employé de prendre sa pause. Ceci n’apparaît pour les employés que lorsqu’un employé prend sa pause selon les règles que vous avez définies ci-dessus.
• Reconnaissance de pause manquée : Une question demandant pourquoi un employé a manqué sa pause. Ceci n’apparaît que pour les employés qui manquent une pause obligatoire conformément aux règles que vous avez définies ci-dessus.

Lorsque la reconnaissance de pause est activée, vous pouvez choisir d’utiliser le message par défaut de Toast ou votre propre message personnalisé pour les deux types de reconnaissance de pause. Sélectionnez Oui pour que l’une ou l’autre option soit saisie dans votre propre texte. La langue par défaut pour les questions d’accusé de réception est :

• Pause observée : Bienvenue à nouveau! Votre employeur vous a-t-il demandé de prendre cette pause?
• Pause manquée : Il semble que vous n’ayez pas pris une [break name] d’au moins [break duration] minutes entre [HH:mm] et [HH:mm]. Avez-vous volontairement ignoré votre [nom de la pause] pendant cette période?

Lorsque cette option est activée, les employés verront un message lorsqu’ils reviendront d’une pause, selon qu’ils ont observé la pause comme requis ou qu’ils l’ont manquée. Si un employé est en pause et pointe à son départ (par l’entremise de l’écran Horloge de pointage ou d’une révision de quart), il verra toujours ce message, même s’il a l’autorisation 3.15 Mettre fin aux pauses en avance. Une réponse ne peut pas être modifiée.

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Rapports sur les pauses

Les rapports sur les pauses peuvent être localisés en accédant à Rapports > Main-d’œuvre >Gestion des entrées de temps. Le rapport de gestion des entrées d’heures est le seul où les détails des pauses annulées sont disponibles; nous vous recommandons donc de l’utiliser comme rapport principal des pauses.

Dans ce rapport, vous pouvez trouver les détails de la renonciation à la pause en sélectionnant le bouton Colonnes et en cochant la case correspondant aux données souhaitées :

• La colonne Durée de la pause s’affichera si la pause a été manquée ou annulée.
• La colonne « Renonciation à la pause » indique la réponse d’un employé à la renonciation et l’heure à laquelle il a fait son choix.
• La colonne Réponse à la pause affiche la réponse de reconnaissance de pause.

Quelques remarques supplémentaires sur les pauses annulées et manquées :

• Tout comme dans la colonne Durée des pauses, les pauses annulées sont également reflétées.
• Si une pause est identifiée comme annulée, la colonne Durée de pause affichera Annulée au lieu de manquée.
• Lorsqu'une pause est annulée, la colonne Renonciation à la pause enregistre à la fois la réponse de l'employé et l'heure à laquelle la renonciation a été soumise.
  • Remarque : Si vous ne voyez pas ces données dans le rapport, sélectionnez le bouton Colonnes et assurez-vous que la durée et/ou la renonciation à la pause sont cochées.
• Si un employé est automatiquement pointé à son départ par le système Toast (généralement à 4 h) et que le suivi des pauses manquées est activé, Toast enregistrera les pauses manquées selon les heures d’arrivée et de départ. Il n’est pas possible d’enregistrer les reconnaissances de pause pour les pauses manquées associées à un pointage de départ automatique.

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Ressources supplémentaires

• Gérer les pauses dans Toast Web
• Pointer l’arrivée et le départ des quarts et des pauses
• Modifier les entrées d’horloge des employés
• Gérer le respect des pauses sur mobile

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.