Importer des cartes-cadeaux

Dans cet article :

• Aperçu de l’importation de cartes-cadeaux
• Formater le rapport sur la responsabilité des cartes-cadeaux pour importation
• Meilleures pratiques pour les fichiers CSV
  • Cartes actives : Préparer et formater les fichiers CSV
  • Cartes inactives : Préparer et formater les fichiers CSV
• Importer des fichiers de cartes-cadeaux dans Toast
• Limites de l’outil d’importation de cartes-cadeaux
• Foire aux questions

Aperçu de l’importation de cartes-cadeaux

Si vous avez des cartes-cadeaux existantes provenant d’un autre TPV (TPV) ou d’un autre fournisseur de cartes-cadeaux et que vous passez aux Cartes cadeaux de Toast, vous devrez importer votre rapport sur la responsabilité des cartes-cadeaux pour pouvoir les utiliser avec notre système. Pour obtenir votre rapport sur la responsabilité des cartes-cadeaux, vous devez contacter votre fournisseur précédent. 

Si votre forfait d’intégration comprend l’importation de cartes-cadeaux : suivez les instructions pour préparer et formater vos fichiers CSV, puis envoyez une copie de ces fichiers à votre consultant à l’intégration qui s’assurera que les fichiers sont importés correctement. Si vous importez vous-même ces données, suivez toutes les étapes de cet article pour vous assurer que l’importation est réussie. 

Remarque : Toutes les cartes-cadeaux importées ne seront pas compatibles avec le glissement sur le TPV Toast. Si vous ne pouvez pas glisser vos cartes-cadeaux, vous pourrez saisir manuellement le numéro de carte pour tous les types de cartes importés. 

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Formater le rapport sur la responsabilité des cartes-cadeaux pour l’importation

Il existe deux statuts de carte-cadeau différents lors de l’importation :

• Cartes-cadeaux actives : Cartes-cadeaux avec un solde.
• Cartes-cadeaux inactives : Cartes-cadeaux qui n’ont pas été vendues ou qui ont une valeur chargée.

Les cartes-cadeaux actives et inactives doivent être soumises dans des fichiers distincts. Il ne doit pas y avoir d’en-têtes sur les colonnes de ces fichiers (Exemple : Solde de la carte-cadeau, numéro de carte, et ainsi de suite).

• Vos fichiers de cartes-cadeaux actives doivent inclure :
  • Une colonne avec les numéros des cartes-cadeaux entièrement démasqués
  • Une colonne avec les soldes actuels des cartes-cadeaux
• Vos fichiers de cartes-cadeaux inactives doivent inclure :
  • Une colonne avec les numéros des cartes-cadeaux entièrement démasqués
    
    

Remarque : Entièrement démasqué, le chiffre ne doit pas contenir d’astérisques ou de lettres. Il doit s’agir d’une valeur numérique complète.

Exigences supplémentaires en matière de mise en forme :

• Les soldes doivent être indiqués en dollars, et non en cents.
• Les numéros de carte doivent être indiqués en entier et ne doivent pas apparaître en notation scientifique (p. ex., comme exposant).
• Tous les zéros initiaux de vos cartes doivent être inclus dans le numéro de carte indiqué dans vos dossiers.
• Chaque rapport de responsabilité ne doit pas contenir plus de 15 000 lignes. Si vous avez plus de 15 000 cartes-cadeaux en suspens, veuillez diviser les données en plusieurs fichiers.
• Les rapports doivent être soumis au format Excel (.xlsx) ou CSV (.csv). Les PDF ne sont pas acceptés.

Remarque :Si vous avez des cartes-cadeaux actives et inactives, vous devrez d’abord formater et importer vos cartes-cadeaux actives. Les différents outils de calcul (par exemple Excel, Google Sheets) gèrent les fichiers CSV différemment. Pour plus d’informations, consultez la section« Meilleures pratiques pour les fichiers CSV » de cet article afin de vous assurer de formater correctement votre fichier et d’éviter toute erreur d’importation.


Pour savoir comment importer des cartes-cadeaux dans Toast, regardez la vidéo suivante ou lisez les étapes indiquées ci-dessous.




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Meilleures pratiques pour l’importation de cartes-cadeaux dans les fichiers CSV

Souvent, lorsque vous recevez votre rapport sur la responsabilité des cartes-cadeaux de votre fournisseur précédent, le fichier est au format CSV (valeurs séparées par des virgules). Les fichiers CSV peuvent être ouverts à l’aide d’outils de calcul comme Google Sheets ou Excel, mais parfois cela peut entraîner des erreurs telles que l’arrondi automatique des chiffres, la suppression des zéros au début d’un nombre ou le raccourcissement (tronquage) de certains chiffres du fichier.

Pour éviter cela, assurez-vous d’importer votre fichier CSV dans une feuille de calcul plutôt que de simplement ouvrir le fichier CSV avec votre outil de feuille de calcul. 

Si vous utilisez Google Sheets :

1. Ouvrez une feuille Google vierge, puis sélectionnez Fichier > Importer.
2. Sélectionnez l’onglet Téléverser et choisissez le fichier que vous avez enregistré sur votre ordinateur.
3. Une fenêtre contextuelle Importer le fichier apparaîtra.
   1. Sous Importer l’emplacement, sélectionnez Remplacer la feuille actuelle.
   2. Pour le type de séparateur, utilisez Comma.
   3. Décochez la case Convertir le texte en chiffres, dates et formules.
4. SélectionnezImporter les donnéespour continuer.
   
   
   
   

Si vous utilisez Excel, vous pouvez consulter cette documentation d’aide (lien externe) pour obtenir des instructions.

Une fois que vous avez importé votre fichier, scannez vos données pour vous assurer qu’aucun chiffre n’a été tronqué (raccourci) et que les données correspondent à vos attentes. Si vous voyez des zéros manquants, des chiffres raccourcis ou arrondis, ou une notation scientifique, ouvrez une nouvelle feuille de calcul et essayez d’importer votre fichier CSV à nouveau en suivant les étapes ci-dessus.

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Cartes actives : Préparer et formater les fichiers CSV

1. Importez le fichier CSV du rapport sur la responsabilité des cartes-cadeaux dans l’outil de calcul de votre choix (p. ex. Excel, Google Sheets). Consultez la section Meilleures pratiques pour les fichiers CSV pour obtenir des conseils sur la façon de procéder correctement et d’éviter les erreurs de format de fichier. 
   
   Remarque : Il est important de suivre ces étapes au lieu d’ouvrir simplement un fichier CSV avec Excel ou Google Sheets pour éviter toute modification de votre fichier (comme la suppression des zéros initiaux) qui entraînerait l’échec de votre importation.
   
   
2. Assurez-vous que le fichier de vos cartes actives comporte exactement deux colonnes (sans en-têtes) indiquant chaque numéro de carteet son solde. Supprimez toutes les autres lignes ou colonnes contenant des données inutiles. Supprimer toute information concernant les cartes inactives.
   
   
   
   
3. Une fois terminé, enregistrez le fichier au format CSV en sélectionnant Fichier>Télécharger. Sélectionnez Valeur séparée par des virgules. Veuillez noter que tous les numéros de carte et tous les soldes doivent être regroupés sur un seul onglet et qu’il ne doit pas y avoir de renseignements en double (ni de numéros de carte téléversés précédemment). Sinon, l’importation produira une erreur. Toast recommande de nommer votre fichier « [Nom du restaurant] Cartes-cadeaux actives [Date] ». Par exemple, les cartes-cadeaux Blurred Limes Active 22/08/2023.
   

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Cartes inactives : Préparer et formater les fichiers CSV

1. Importez le fichier CSV des cartes-cadeaux inactives dans l’outil de calcul de votre choix (p. ex. Excel, Google Sheets). Consultez la section Meilleures pratiques pour les fichiers CSV pour obtenir des conseils sur la façon de procéder correctement et d’éviter les erreurs de format de fichier.
   
   Remarque : Il est important de suivre ces étapes au lieu d’ouvrir simplement un fichier CSV avec Excel ou Google Sheets pour éviter toute modification de votre fichier (comme la suppression des zéros initiaux) qui entraînerait l’échec de votre importation.
   
   
2. Ce fichier ne contiendra qu’une seule colonne pour les numéros de carte (colonne A). Assurez-vous de ne pas ajouter de données inactives dans un onglet séparé, mais de créer un fichier séparé. Supprimez toutes les autres lignes ou colonnes contenant des données inutiles. Supprimer toute information concernant les cartes actives.
   
   
   
   
3. Une fois terminé, enregistrez le fichier au format CSV en sélectionnant Fichier>Télécharger. Sélectionnez Valeur séparée par des virgules. Veuillez noter que tous les numéros de carte doivent se trouver sur un seul onglet, sinon l’importation produira une erreur. Toast recommande de nommer votre fichier « [Nom du restaurant] Cartes-cadeaux inactives [Date] ». Par exemple : Cartes-cadeaux inactives de Limes floues 22/08/2023.

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Importer des fichiers de cartes-cadeaux dans Toast

Tout d’abord, assurez-vous d’importer les cartes-cadeaux actives dans Toast avant d’importer vos cartes-cadeaux inactives.

1. Dans Toast Web, allez à Finances >Paiements > Cartes-cadeaux > Importer des cartes-cadeaux existantes.
2. Pour le paramètre Type de cartes, assurez-vous que Cartes actives – comprend les identifiants et les soldes de toutes les cartes est sélectionné.
3. Sélectionnez Choisir un fichier à côté de Téléverser CSV et sélectionnez la première liste CSV que vous avez créée (la liste des cartes actives).
4. Entrez une valeur pour le solde total prévu des cartes actives.
   
   Remarque : Vous pouvez trouver le solde prévu en ouvrant votre feuille de calcul et en utilisant une formule pour calculer la somme de toutes les valeurs dans la colonne qui contient les soldes des cartes. En savoir plus sur la fonction somme ici (lien externe).
   
5. Sélectionnez Valider au bas de la page afin que le système puisse vérifier les données à nouveau.
6. Après avoir reçu la confirmation que la validation a été effectuée avec succès, vous pouvez sélectionner Soumettre.
7. Répétez les étapes ci-dessus pour le fichier de cartes-cadeaux inactives, mais assurez-vous de changer le type de carte en cartes inactives – comprend uniquement les identifiants des cartes. Vous n’aurez pas à saisir de solde total prévu, car le fichier ne doit contenir qu’une seule colonne contenant les numéros des cartes-cadeaux.

Après avoir terminé l’importation des numéros de cartes-cadeaux actives et inactives, un membre de l’équipe Toast devra activer la recherche de cartes-cadeaux importées pour votre restaurant. Cela permettra aux clients d’utiliser votre site de recherche de cartes-cadeaux Toast pour retrouver le solde de leurs cartes-cadeaux importées et trouver le numéro de carte-cadeau Toast pouvant être échangé contre des commandes en ligne. Pour plus d’informations, consultez cet article du Centre de soutien : Trouvez des cartes-cadeaux importées sur votre site de recherche de cartes-cadeaux Toast.

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Limites de l’outil d’importation de cartes-cadeaux

Veuillez garder à l’esprit que vous ne pourrez pas effectuer les opérations suivantes :

• Modifier les valeurs des cartes-cadeaux en bloc
• Supprimer les cartes-cadeaux en bloc
• Lire tous les autres fichiers importés qui ne sont pas au format CSV (délimité par des virgules)

Si vous avez fait une erreur lors de l’importation de cartes-cadeaux (par exemple, si vous avez téléversé accidentellement toutes les cartes-cadeaux avec un solde nul), veuillez contacter le service à la clientèle pour obtenir de l’aide. Vous ne pouvez pas supprimer ou annuler vous-même l’importation d’une carte-cadeau dans Toast Web.

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Foire aux questions

J’ai eu cette erreur lors de l’importation de mes cartes-cadeaux : Veuillez corriger les lignes suivantes dans le fichier, puis le re-téléverser. Comment puis-je le corriger?

Veuillez corriger les lignes suivantes dans le fichier, puis l’erreur de re-téléversement e st généralement due à des informations incorrectes dans votre fichier d’importation de cartes-cadeaux. Consultez la section Aperçu et pratiques exemplaires de cet article pour vous assurer que vous avez suivi les directives de mise en forme appropriées. Une fois votre fichier corrigé, réessayez votre importation. Si vous rencontrez toujours des difficultés, contactez le service à la clientèle pour obtenir de l’aide.

J’ai eu cette erreur lors de l’importation de mes cartes-cadeaux : La carte active n’a pas de solde. Comment puis-je le corriger?

La carte active manque, une erreur de solde se produit car l’une des cartes actives listées dans votre fichier CSV à importer n’a pas de solde répertorié. Vérifiez le fichier CSV que vous essayez d’importer pour vous assurer que toutes les cartes actives ont un solde associé.

Remarque : Les cartes actives et inactives doivent être importées dans des fichiers distincts. 

J’ai eu cette erreur lors de l’importation de mes cartes-cadeaux : Le solde total attendu doit comporter au maximum deux décimales et ne contenir que des valeurs numériques. Comment puis-je le corriger?

Le solde total attendu doit comporter au maximum deux décimales et ne contenir que des valeurs numériques. Une erreur signifie que le numéro figurant dans le champ Solde total attendu de Toast Web est incorrect. Tout d’abord, confirmez que le numéro est en format numérique approprié et ne contient qu’un montant approprié. Si cela est exact et que vous rencontrez toujours des difficultés, veuillez contacter le service à la clientèle pour obtenir de l’aide.

Que fait « Toast n’a pas pu confirmer que les numéros des cartes-cadeaux importées ne pouvaient pas être devinés. Toast ne recommande pas d’activer le paramètre ci-dessous » signifie?

Si les numéros de vos cartes-cadeaux ont été attribués à votre restaurant dans un format séquentiel et facile à deviner, vous recevrez cette erreur en essayant d’activer la fonction Rechercher des cartes par numéros importés sur la page de recherche publique de votre site de recherche de cartes-cadeaux Toast afin de prévenir la fraude. Pour plus d’informations sur ce paramètre, consultez Trouver un solde de carte-cadeau.

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Ressources supplémentaires

• Commencez avec Cartes cadeaux de Toast
• FAQ sur les cartes-cadeaux

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