Guide d'intégration à distance et sur place

À propos de l'intégration Toast
Qui guide votre intégration
Le parcours d'intégration en un coup d'œil
Appel de lancement
Configurer votre système principal
Former votre personnel
Installation du matériel
Mise en service
Après la mise en service
Rendez-vous d'activation et rappels
Reprogrammer un rendez-vous
Frais d'intégration
Foire aux questions
Articles connexes

À propos de l'intégration Toast

L'intégration est le processus guidé qui fait passer votre restaurant de la signature d'un contrat à un système Toast fonctionnel qui traite les paiements. Une mise en œuvre typique à distance ou sur place prend de quatre à six semaines. Si votre établissement est en construction, planifiez votre échéancier d'intégration en fonction de ce calendrier.

Votre intégration comprend un appel de lancement, la configuration de l'interface de gestion et du menu, la formation du personnel, l'installation du matériel et une journée de mise en service. Plusieurs de ces activités peuvent être effectuées simultanément; vous n'avez donc pas à terminer l'une avant de commencer la suivante.

Remarque : L'intégration au point de vente Toast est différente de l'intégration des employés dans Toast Payroll. Ce guide couvre la configuration de votre restaurant sur Toast. Pour ajouter de nouveaux employés, consultez Ajouter et gérer des employés dans Toast Web.

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Qui guide votre intégration

Votre principal point de contact tout au long de l'intégration est votre conseiller en intégration Toast. Considérez-le comme votre entrepreneur général. Il planifie vos rendez-vous avec des spécialistes et guide votre équipe vers une mise en service réussie.

Vous pouvez joindre votre conseiller en intégration directement pour poser des questions, confirmer les détails d'un rendez-vous ou le reporter. Une fois la mise en service effectuée, votre point de contact devient l'équipe du service à la clientèle Toast, disponible 24 h/24 et 7 j/7, plutôt que votre conseiller en intégration.

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Aperçu du parcours d'intégration

Vous pouvez suivre chaque tâche et rendez-vous à venir dans votre liste de vérification de configuration dans Toast Web, l'interface de gestion de votre restaurant. Ouvrez la liste de vérification en tout temps à l'aide de l'icône de configuration dans le coin supérieur droit de la page.

Le parcours d'intégration comprend les phases suivantes :

Appel de lancement avec votre conseiller en intégration
Configurez votre système principal et votre menu
Formez votre personnel
Installez votre matériel
Lancez vos activités et commencez à traiter les paiements
Installez-vous avec le soutien continu du service à la clientèle

Les activités sont énumérées dans l'ordre, mais plusieurs peuvent être effectuées en même temps. Le fait d'effectuer les tâches de votre liste de vérification de configuration avant chaque rendez-vous permet de respecter l'échéancier de votre intégration.

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Appel de lancement

L'appel de lancement est le moment où votre conseiller en intégration prépare le terrain pour votre mise en œuvre. Une fois votre contrat signé et la configuration de votre compte terminée, votre représentant Toast planifiera cet appel. Une fois planifiée, la tâche apparaît dans votre liste de vérification de configuration sur Toast Web.

Pour vous préparer, sélectionnez Appel de lancement dans votre liste de vérification de configuration pour voir la liste des éléments à effectuer avant l'appel.

Pendant l'appel de lancement, votre conseiller en intégration passera en revue les points suivants :

Confirmez les renseignements sur l'entreprise, notamment le nom de votre entreprise, les contacts importants, l'emplacement, le calendrier d'ouverture, les renseignements bancaires et la date de début du contrat.
Examinez et expédiez votre matériel. Selon votre emplacement, le matériel prend de 7 à 14 jours ouvrables pour arriver. Quelqu'un doit être sur place pour signer la réception de votre matériel Toast à la Livraison. À son arrivée, vérifiez chaque boîte pour confirmer que tout est inclus et en bon état.
Configurez American Express (Amex). OptBlue est un programme d'Amex qui vous permet de traiter les cartes Amex par l'intermédiaire de Toast avec des relevés consolidés et des dépôts plus rapides. Si vous avez un numéro de commerçant direct Amex, votre conseiller en intégration le demandera avant la date de votre installation. Apprenez-en davantage dans Accepter American Express.
Vérifiez la préparation du site. Votre conseiller en intégration confirme que le câblage, les vitesses Internet et les sources d'alimentation de votre site sont prêts avant l'installation. Consultez le Guide de préparation du site pour le réseau et les appareils pour obtenir la liste de vérification complète.
Fixez les dates et les livrables pour votre révision de menu, la formation des gestionnaires, l'appel de préparation au lancement, l'installation du matériel, l'activation et le soutien au lancement.

Pour vous préparer à votre appel de lancement, prévoyez de :

Connectez-vous à votre compte Toast Web et commencez votre liste de vérification de configuration.
Commencez à remplir vos modèles de menu et consultez l'article Créez votre modèle de menu.
Consultez le Guide de préparation du site pour le réseau et les appareils afin d'être prêt avec les informations sur vos activités commerciales.
Désignez une personne de votre équipe pour gérer l'intégration.
Prévoyez d'être présent à votre entreprise pour le rendez-vous avec un ordinateur ayant accès à Internet.

Remarque : Si vous avez acheté Toast par l'intermédiaire de la plateforme en ligne, l'appel de lancement n'est pas offert et vous dirigez votre propre configuration. Consultez le Guide d'intégration en libre-service.

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Configurez votre système principal

Durant la phase de configuration, vous configurez votre logiciel et créez votre menu afin que votre entreprise soit prête pour le lancement. C'est également à ce moment que votre matériel arrive et c'est le bon moment pour terminer les tâches de préparation du site restantes.

Créez votre menu. Toast configure votre menu à partir de modèles personnalisables que vous modifiez ensuite. Avant votre révision de menu, suivez le Plat Get Started With Toast Menus dans Toast Classroom, qui est requis avant la révision.
Configurez Toast Web. Utilisez la liste de vérification de configuration qui apparaît dans Toast Web pour effectuer une configuration de base avant votre formation. Voir Complete Your Toast Business Setup Tasks pour obtenir de l'aide. La configuration spécifique des appareils se fait lors de votre rendez-vous d'installation.

Activez votre logiciel. Selon les modules que vous avez achetés, une configuration supplémentaire est requise. Votre consultant en intégration couvre ces tâches lors de votre appel de lancement. Certaines tâches peuvent être effectuées maintenant, comme l'importation de cartes-cadeaux (voir Import Gift Cards) ou la création de votre disposition de salle pour Toast Mobile Order and Pay (voir Create Service Areas and Table Setup). D'autres, comme les intégrations de Livraison tierces, viendront plus tard. Voir Get Started with the DoorDash Integration et Get Started With the Uber Eats Integration.

Pour vous préparer à vos séances de révision de menu et de configuration, prévoyez de :

Suivre le Plat Get Started With Toast Menus et finaliser votre modèle de menu.
Terminer les tâches de votre liste de vérification de configuration dans Toast Web.
Commencer toutes les tâches de préparation du site restantes.
Planifier la formation de votre personnel et les journées de lancement.
Envoyez votre personnel vers la vidéothèque Training Your Team on Toast pour se familiariser avec Toast.
Contactez tous les partenaires d'intégration afin qu'ils puissent aider à configurer la connexion avant le lancement. Voir Add or Remove an Integration with Toast Partner Integrations.

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Formez votre personnel

La formation sur les bases du point de vente prépare votre personnel et vos gestionnaires pour le premier jour avec Toast. Le centre de soutien et Toast Classroom offrent tous deux de la formation sur demande et en direct.

Commencez avec les menus Toast. Suivez ce Plat avant votre révision de menu. Il couvre les bases du menu, y compris la hiérarchie du menu, la stratégie de tarification et les rapports de menu.
Commencez avec le point de vente Toast et commencez avec Toast Web. Ces Plats couvrent la configuration de Toast Web et de vos produits achetés avec les gestionnaires et les opérateurs, la révision des rapports et l'établissement d'une liste de tâches avant le jour de l'activation. Ils peuvent être suivis par Zoom ou en personne.
Formation du personnel. Il s'agit d'une séance de 60 minutes avec un spécialiste Toast, par Zoom ou en personne selon votre forfait d'intégration. Avec au moins un terminal allumé, vous passez en revue les bases du point de vente, la pointeuse, la prise de commande, la révision de quart et la fin de journée.

Vous pouvez accéder à toutes ces formations après vous être connecté à Toast Classroom.

Pour vous préparer à vos rendez-vous de formation, prévoyez de :

Encourager les gestionnaires et le personnel à assister aux séances prévues.
Créer un manuel de formation pour vos gestionnaires et votre personnel.
Allumer au moins un terminal ou un appareil portatif pour la formation pratique.
Ajouter les employés dans Toast avant la formation. Consultez Ajouter et gérer des employés dans Toast Web.

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Installer le matériel

Votre rendez-vous d'installation se déroule par Zoom, par téléphone ou sur place, selon le forfait d'intégration que vous avez acheté. Le Guide de préparation du site pour le réseautage et les appareils énumère toutes les exigences de préparation du site.

Pour préparer votre rendez-vous d'installation, prévoyez de :

Consulter le Guide de préparation du site pour le réseautage et les appareils.
Embaucher un technicien certifié en basse tension, au besoin, pour tirer des câbles réseau Cat5e ou Cat6 et installer des prises de courant conformément aux recommandations de préparation du site.
Commander des rouleaux de papier pour imprimante et de l'encre. Un seul rouleau et une seule cartouche d'encre sont fournis avec votre matériel. Consultez Rouleaux de papier pour imprimante et rubans encreurs.

Pour obtenir de l'aide étape par étape sur la configuration, consultez le Centre de matériel Toast et Configurer votre réseau Toast pour obtenir des conseils sur la connexion de votre routeur.

Remarque : Les ressources d'installation formées par Toast ne tirent pas de câbles Ethernet, n'effectuent pas de montage mural et ne créent pas de menus sur place. Si des travaux de câblage sont nécessaires, embauchez un technicien informatique local spécialisé en basse tension. Consultez Tarifs et frais d'intégration pour obtenir la liste complète des restrictions.

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Mise en service

Le jour de la mise en service est le jour où vous retirez vos appareils du mode test et commencez à utiliser Toast pour traiter les paiements par carte de crédit. Votre équipe vous soutient tout au long du processus.

Appel de préparation à la mise en service : Cette session Zoom de 60 minutes avec votre conseiller en intégration a lieu avant le jour de l'activation. Vous passez en revue toutes les configurations dans Toast Web, terminez les tâches en suspens et posez vos questions restantes.
Soutien à la mise en service : Cette session de quatre heures avec un spécialiste Toast a lieu le jour de l'activation, par Zoom ou en personne, selon votre forfait. Votre spécialiste répond à vos questions, forme votre personnel, effectue des configurations supplémentaires et assure le dépannage au besoin.

Pour vous préparer à votre session de soutien au lancement, prévoyez de :

Confirmez que vos taux de taxe sont exacts et associés à vos articles et groupes de menu. Consultez Configurer les taux de taxe et ajuster les options de taxe.
Soyez prêt à quitter le mode test. Consultez Aperçu du mode test.
Familiarisez-vous avec les activités de fin de journée et la révision des quarts de travail.
Passez en revue les procédures du mode hors-ligne avec les gestionnaires et le personnel. Consultez Se préparer à fonctionner en mode hors-ligne pendant les interruptions de service ou les pannes.
Confirmez votre compte bancaire au dossier et passez en revue votre calendrier de dépôts. Consultez Mettre à jour ou ajouter un nouveau compte bancaire dans Toast Web et Aperçu des calendriers de dépôts.

Remarque : Ne commencez pas à accepter des paiements réels avant que vos appareils ne soient sortis du mode test et que votre traitement des paiements ne soit entièrement configuré. L'ouverture avant la fin de la configuration peut entraîner une défaillance des lecteurs de cartes lors de votre première journée. Confirmez d'abord votre état de préparation au lancement avec votre conseiller en intégration.

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Après votre lancement

Une fois votre session de soutien au lancement terminée, vous avez accès à l'équipe du service à la clientèle de Toast, disponible 24 h/24 et 7 j/7. Lancez une clavardage en direct à partir de Toast Web ou de Payroll Web en utilisant le bouton de soutien bleu dans le coin inférieur droit de chaque page, ou à partir de l'onglet Soutien dans l'application Toast Now. Pour d'autres façons de joindre l'équipe, consultez Contacter le service à la clientèle.

Pour activer d'autres modules logiciels ou ajouter du matériel ou des logiciels, consultez Commander de nouveaux produits sur Toast Shop.

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Rendez-vous d'activation et rappels

La communication et la préparation sont essentielles à mesure que vous approchez de la mise en service. Restez en contact étroit avec votre conseiller en intégration et assistez à tous les rendez-vous d'activation. Une liste complète de vos rendez-vous prévus est envoyée dans un courriel récapitulatif après votre appel de lancement, et vous pouvez suivre les rendez-vous à venir ainsi que les instructions de préparation dans votre liste de vérification de configuration.

Remarque : Les rappels de rendez-vous apparaissent dans votre liste de vérification de configuration uniquement pour les établissements uniques et pour les rendez-vous organisés par un spécialiste Toast. Les rappels n'apparaissent généralement pas pour vos rendez-vous d'installation, de formation des gestionnaires, de formation du personnel ou de soutien à la mise en service.

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Reporter un rendez-vous

Pour reporter un rendez-vous tel qu'un appel de lancement, une étude de site, une installation, une formation ou une mise en service, communiquez directement avec votre conseiller en intégration ou utilisez votre liste de vérification de configuration si l'option est disponible. Lorsque vous effectuez un report par l'intermédiaire de la liste de vérification de configuration, votre rendez-vous initial est annulé et remplacé par la nouvelle date, de sorte que seul le nouveau rendez-vous demeure actif.

Reportez votre rendez-vous avec un préavis d'au moins sept jours pour éviter les frais de report et les retards pour vos autres rendez-vous. Les frais suivants s'appliquent aux modifications tardives :

Des frais de 300 $ s'appliquent aux annulations ou aux reports effectués avec un préavis de moins de sept jours.
Des frais de 500 $ s'appliquent aux annulations effectuées le jour même, souvent en raison de l'état de préparation du site.

Pour tous les détails, consultez Tarifs et frais d'intégration.

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Frais d'intégration

Les tarifs et frais des services d'intégration varient selon le pays et le type de service. Des frais peuvent s'appliquer aux journées d'installation sur place ou à distance, aux heures non standard, au raccordement de câbles, aux annulations et aux services après la mise en service. Pour connaître les tarifs en vigueur dans votre pays, consultez Tarifs et frais d'intégration.

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Foire aux questions

Combien de temps dure l'intégration Toast ?

L'intégration Toast prend généralement de quatre à six semaines pour une mise en œuvre à distance ou sur place. Si votre emplacement est en cours de travaux, planifiez votre échéancier en fonction du calendrier des travaux. L'intégration en libre-service est un processus plus rapide et autonome; consultez le Guide d'intégration en libre-service.