Terminer ou archiver un employé dans Gestion de paie Toast Web ou Gestion de paie Toast

• Comment archiver un employé dans Toast Web ou le licencier dans Gestion de paie Toast?
• Comment retirer un employé qui ne travaille plus pour nous?

1. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, passez à l’étape 2 ci-dessous. Sinon, suivez les étapes suivantes pour archiver un profil d’employé dans Toast Web. Cela ne permettra plus à l’employé de se connecter à Toast Web ou aux appareils Toast, mais ses données seront toujours visibles dans les rapports de main-d’œuvre pour les rapports historiques.
   1. Un utilisateur ayant l’autorisation 4.9 Informations sur l’employé peut se connecter à Toast Web et accéder à Employés > Gestion des employés > Employés.
   2. Trouvez l’individu que vous souhaitez archiver et sélectionnez le bouton archiver (case avec une flèche vers le bas) à l’extrême droite de la page.
      
      
      
      
   3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Archiver pour confirmer cette action.
   4. Si vous recevez un message d’erreur lorsque vous essayez d’archiver un employé, cela peut être dû au fait que vous essayez de sélectionner l’utilisateur principal de votre restaurant. Le propriétaire ou l’administrateur du restaurant doit contacter le service à la clientèle pour demander un changement à votre utilisateur principal.
   5. Passez aux étapes 3 et 4 pour plus d’informations.
2. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, les employés qui quittent ou sont licenciés devront être licenciés dans Gestion de paie Toast pour ne pas être inclus dans votre facturation mensuelle. La résiliation d’un profil Gestion de paie Toast archivera automatiquement le profil Toast Web mappé dans un délai de deux heures, mais vous pourrez aussi archiver immédiatement le profil Toast Web après avoir suivi ces étapes si vous devez limiter l’accès au système dès que possible. Remarque : Si vous licenciez un employé avant la fin de la période de paie, ses informations de dépôt direct seront désactivées. Vous recevrez un chèque papier au lieu que l’employé reçoive son salaire par dépôt direct.
   1. Un gestionnaire ou un utilisateur RH+ doit se connecter à Gestion de paie Toast et accéder au profil de l’employé en utilisant la page Équipe ou la barre de recherche Rechercher des employés.
   2. Sélectionnez l’>icône caret dans le coin de la vignette Statut.
      
      
      
      
   3. Dans la fenêtre contextuelle, choisissez Résiliation, puis sélectionnez Suivant.
   4. Choisissez un modèle de résiliation, puis sélectionnez Suivant. Les différents modèles de résiliation comprennent différentes étapes. Ce guide suivra donc le Modèle standard disponible pour tous les clients. Les modèles que vous voyez peuvent être différents de l’exemple ci-dessous.
   5. Ajoutez une raison de cette résiliation et répondez aux questions de suivi. Choisir Non pour Cet employé est-il admissible à une réembauche? Cela ne l’empêchera pas d’être réembauché. En outre, vos réponses à ces questions ne sont pas communiquées à un organisme. Sélectionnez Suivant pour continuer.
      
      
      
      
   6. L’étape suivante nécessite quatre dates différentes avant de sélectionner Suivant :
      1. Quel est le dernier jour d’emploi de l’employé? Il s’agit du dernier jour où un individu est considéré comme un employé de l’entreprise.
      2. Quelle est la date du dernier chèque à laquelle l’employé doit être payé? Il s’agit de la date du chèque de la dernière période de paie à laquelle l’employé est admissible. Il ne s’agit ni du dernier jour où l’employé a gagné son salaire ni du jour de son licenciement. Dans de nombreux cas, il s’agit de la date la plus importante du menu déroulant. Vous pouvez également sélectionner Employé déjà payé si tel est le cas.
      3. Quelle est la date de cessation d’emploi pour les avantages sociaux et les retenues de cet employé? Il s’agit généralement du dernier jour du mois, mais vous devriez contacter le service RH de votre entreprise pour vérifier ou poser des questions à ce sujet.
      4. Quelle était la date de démission de l’employé? Il s’agit du jour choisi par l’employé pour mettre fin à son emploi dans l’entreprise. Si le licenciement est involontaire, cette date pourrait correspondre à la première.
      5. Le téléversement du fichier de soutien est facultatif, mais sélectionnez Choisir un fichier et téléversez un document pour utiliser cette fonctionnalité.
         
         
         
         
   7. À cette étape, si Voulez-vous émettre une indemnité de départ? est défini sur Oui, des options supplémentaires apparaîtront. Entrez le montant, la paie et le code de revenu auxquels l’indemnité de départ doit s’appliquer, puis sélectionnez Suivant. Si cette option est Non, sélectionnez simplement Suivant pour continuer.
      1. Si vous n’émettez pas d’indemnité de départ ici, vous pouvez tout de même ajouter cet ancien employé à une paie tant que sa date de cessation d’emploi tombe dans les dates de début et de fin de la paie. Ajoutez-les à l’étape Revenus des employés de la paie. Une fois la période de paie qui inclut sa date de cessation d’emploi écoulée, l’employé n’apparaîtra plus automatiquement dans les cycles de paie futurs. 
         
         
         
         
   8. La dernière étape permet d’ajouter toute note connexe qui pourrait être nécessaire. Cette étape est également facultative. Sélectionnez Terminer pour terminer le processus de résiliation. Une fois ces étapes terminées, le profil Toast Web de l’employé sera également archivé.
      1. Les anciens employés ont un accès limité au système de Gestion de paie Toast, principalement pour l’accès aux talons de paie et aux documents de fin d’année. Si la Gestion de paie Toast déclare les impôts au nom de votre entreprise à la fin de l’année, cette personne peut récupérer son formulaire W-2 ou d’autres documents de fin d’année en utilisant ces instructions.
         
         
         
         
   9. Il peut y avoir des lois ou des réglementations nationales et/ou locales concernant la conformité du chèque final ou du dépôt direct d’un employé. La Gestion de paie Toast ne peut vous conseiller sur ces questions, mais vous pouvez consulter un avocat ou utiliser la boîte à outils gratuite de Mineral pour enquêter sur la réglementation en vigueur dans votre juridiction.
3. Les employés licenciés n’auront plus accès à un TPV Toast puisque leur code d’accès au TPV devient désactivé. Il perdra également tout accès à Toast Web, mais si vous utilisez Gestion de paie Toast, l’employé pourra toujours se connecter pour récupérer ses talons de paye ou ses documents fiscaux de fin d’année, comme un formulaire W-2.
4. Dans la page Employés archivés de Toast Web (Employés > Gestion des employés > Employés > Archivés), un nom n’apparaîtra pas dans l’onglet Archivé par lorsqu’un employé sera licencié dans Gestion de paie Toast (et donc archivé dans Toast Web). Un nom n’apparaît que lorsqu’un profil dans Toast Web est archivé directement (processus de l’étape 1 ci-dessus).
   1. Pour examiner la personne qui a licencié un employé dans Gestion de paie Toast (qui archive un profil dans Toast Web), ouvrez Gestion de paie Toast et accédez au profil de l’employé. Sélectionnez l’>icône caret en haut de la vignette Statut. Fermez la fenêtre contextuelle et vous verrez l’audit de changement d’état. Vérifiez la colonne Utilisateur pour l’entrée Terminée.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.