Toast Payroll : Traitement de la paie et FAQ sur les talons de paie

Avant de lancer le traitement de la paie
Pendant le traitement de la paie
Après avoir soumis le traitement de la paie
Paystub FAQ
Articles connexes

Avant de traiter la paie

Quand dois-je soumettre la paie?

Toast recommande de soumettre la paie au plus tard trois jours ouvrables avant la date de paiement. Le respect de ce délai réduit les risques que des retards d'expédition des chèques, des fins de semaine ou des jours fériés fédéraux nuisent à la date de paiement de vos employés. Pour des détails précis sur le calendrier, consultez Toast Payroll : Obtenez de l'aide sur le moment où les employés sont payés.

Que dois-je faire avant d'exécuter une paie ?

Avant d'exécuter une paie, remplissez la liste de vérification de préparation ci-dessous. Pour le guide de préparation complet et le calendrier recommandé, consultez Toast Payroll : Préparer l'exécution de la paie.

Examinez et approuvez les feuilles de temps (à moins que l'approbation automatique des feuilles de temps ne soit activée).
Ajoutez tous les gains ou déductions ponctuels.
Confirmez votre paramètre de Livraison de chèque de paie. Les employés qui ne reçoivent pas de fonds par dépôt direct ou par la carte Toast Pay seront payés par chèque (papier).
Préparez tous les fichiers de gains personnalisés pour l'importation. Cela inclut tous les gains liés aux pourboires suivis en dehors de Toast Web conformément à votre politique de partage des pourboires.

Comment savoir si la paie est prête à être traitée ?

La paie affiche un badge intitulé Prête à être exécutée lorsque les étapes de préparation ci-dessus sont terminées.

Comment accéder à mes paies à venir ou précédentes ?

Également demandé comme :

- Comment puis-je consulter d'anciens rapports de paie ?
- Comment puis-je revenir à ma première paie ?
- Pouvez-vous consulter mes documents de paie précédents ?

Pour accéder à une paie à venir, connectez-vous à Toast Payroll, sélectionnez l'onglet Payroll dans la barre de navigation de gauche, ou sélectionnez View payroll à partir de la tuile sur votre page d'accueil. (Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Payroll dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll.) (Si vous ne voyez pas le sous-menu Toast Payroll, le fait de sélectionner Payroll dans le menu de navigation de Toast Web le développera.) L'un ou l'autre chemin vous amène au Pay Cycle Dashboard avec vos paies actuelles. À partir du Pay Cycle Dashboard, sélectionnez l'onglet Past Payrolls pour accéder aux paies soumises.

L'une de mes paies a disparu avant que je ne l'aie terminée. Comment puis-je la récupérer ?

Également demandé comme :

- Ouvrir la paie du [date]
- Rendre ma paie du [date] visible sur mon tableau de bord
- Pouvez-vous m'aider à récupérer la paie du [date]
- Je ne vois pas ma première paie

Si vous ne voyez pas la paie sur le Pay Cycle Dashboard et que sa date de chèque est passée, Toast Payroll a probablement libéré cet espace pour la paie suivante. Une seule paie par groupe de paie peut apparaître à la fois, et les paies incomplètes entrent dans la même catégorie.

Pour ramener cette paie sur le Pay Cycle Dashboard :

Sélectionnez le blue chat button dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.
Incluez votre code d'entreprise, le nom du groupe de paie, la date de chèque de la paie manquante et la nouvelle date de chèque à laquelle vous souhaitez payer les employés. La nouvelle date de chèque doit être au moins deux jours ouvrables dans le futur.
Une fois la paie restaurée, vous pouvez l'exécuter et la soumettre normalement. Si elle est soumise à temps, les dépôts directs auront lieu à la nouvelle date de chèque.

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Pendant la paie

Comment puis-je démarrer une paie?

Si vous avez terminé les étapes de préparation, vous pouvez commencer à traiter une paie à partir du Tableau de bord du cycle de paie :

Connectez-vous à payroll.toasttab.com.
Sélectionnez Voir la paie à partir de la page d'accueil pour ouvrir le Tableau de bord du cycle de paie.
Sélectionnez Aperçu pour le groupe de paie approprié afin de démarrer une nouvelle paie. Pour reprendre une paie que vous avez déjà commencée, sélectionnez Continuer pour ce groupe de paie.
Suivez les instructions étape par étape dans Toast Payroll : Exécutez votre paie.

Pour un survol rapide des étapes à suivre pour réviser et terminer une exécution de paie, regardez cette courte vidéo.

Si vous souhaitez un examen plus approfondi des étapes pour une exécution de paie réussie, consultez cette vidéo plus longue qui comprend des étapes de dépannage vers la fin.

Puis-je téléverser des feuilles de calcul dans la paie?

Oui. Toast Payroll vous permet d'ajouter des importations personnalisées à votre exécution de paie. Les importations personnalisées sont le plus souvent utilisées pour les pourboires, les renseignements sur les paies antérieures, les montants de primes et d'autres fichiers contenant des gains de masse. Pour les détails sur la configuration et les modèles, consultez Toast Payroll : Configurer des importations de paie personnalisées.

À quoi servent ces notifications pour les pourboires non reçus ou les feuilles de temps non approuvées?

À l'étape Prévisualisation de la paie, Toast Payroll vous avertit si des informations manquent pour cette période de paie. Sous la carte Éléments d'action, sélectionnez le lien ou l'icône de chevron pour voir ce qui manque.

Vous pouvez choisir de faire en sorte que Toast Payroll approuve automatiquement les feuilles de temps. Même avec l'approbation automatique activée, Toast recommande de réviser chaque feuille de temps sur la page Temps. Voir Toast Payroll : Gérer les feuilles de temps pour apprendre comment fonctionne la fonctionnalité.

Comment puis-je apporter des ajustements à la paie?

La plupart des gains et des déductions de paie sont traités automatiquement ou via vos importations personnalisées, mais des ajustements ponctuels sont parfois nécessaires. Effectuez ces ajustements durant l'étape Gains des employés du processus de paie. Pour obtenir des instructions étape par étape, consultez Toast Payroll : Étape des gains des employés.

Comment puis-je apporter des ajustements à la paie?

Une fois que l'étape Gains des employés est exacte, sélectionnez Suivant. Cette action ne soumet pas votre paie; elle vous amène à une étape de révision. Toast recommande de sélectionner tous les liens Faits saillants et exceptions pour examiner les employés dans ces catégories. Avant de soumettre la paie, parcourez les rapports de paie et les autres données en gardant ces questions à l'esprit :

Le nombre d'employés sur la paie correspond-il à mes attentes?
Le nombre d'heures sur la paie correspond-il à mes attentes?
Les dépenses totales de paie sont-elles conformes à mes attentes?
Les pourboires sont-ils présents, le cas échéant?
Quelqu'un reçoit-il un complément de pourboires?
Des ajustements ponctuels ont-ils été saisis et révisés?

Comment soumettre la paie?

Une fois que vous avez vérifié l'exactitude de votre paie, sélectionnez Soumettre à l'étape Réviser et soumettre pour finaliser et soumettre la paie.

Important : Cette action est irréversible. Si vous découvrez un problème après la soumission, vous ne pouvez pas rouvrir, modifier ou annuler la paie. Consultez la question suivante pour connaître les options de correction offertes.

Que signifie la fenêtre contextuelle d'autorisation ACH?

Si vous soumettez votre toute première paie, ou si vous avez récemment modifié le compte bancaire de votre entreprise au dossier, vous verrez un message indiquant que Toast Payroll a besoin de votre autorisation. L'autorisation permet à Toast Payroll d'effectuer des crédits et des débits ACH avec votre compte bancaire. Après avoir coché la case et sélectionné Soumettre la paie, ce message n'apparaîtra plus à moins que le compte bancaire de l'entreprise ne soit modifié à l'avenir.

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Après avoir soumis la paie

Que se passe-t-il après la soumission de ma paie?

Une fois la paie soumise, Toast Payroll :

Perçoit et verse les charges sociales en votre nom, y compris les dépôts directs, les impôts et les saisies-arrêts.
Enregistre l'activité de paie dans les profils des employés pour une utilisation dans les déclarations de paie trimestrielles et annuelles.
Affiche le prélèvement de paie estimé à l'étape Révision. Utilisez ceci pour planifier les fonds nécessaires pour couvrir cette paie. L'estimation est mise à jour en un reçu de prélèvement de paie Toast vérifié une fois la paie traitée.
Calcule l'assurance invalidité obligatoire de l'État d'Hawaï (HI SDI), l'assurance congé familial de New York (NY FLI) et la NY SDI sur les chèques des employés.
- Toast ne débite ni ne paie les fonds calculés pour la NY SDI et la NY FLI, et ne l'a jamais fait par le passé. Toast n'a également jamais collecté ni payé les fonds calculés pour la HI SDI.
- Pour plus d'informations sur la NY SDI et la FLI et sur la façon dont votre entreprise se conforme aux exigences de New York, consultez le site Web du Workers' Compensation Board de l'État ou Toast Payroll : Gestion des taxes à New York.

Si vous avez sélectionné Imprimé par Toast comme option de Livraison de chèque de paie, Toast imprime et expédie les chèques pour les employés qui ne reçoivent pas de dépôt direct ou qui n'utilisent pas de cartes Toast Pay. Les numéros de suivi UPS deviennent disponibles vers 19 h. HNC le jour où la paie a été soumise. Sélectionnez un numéro de suivi pour voir les détails du colis. Les numéros de suivi ne sont pas disponibles pour FedEx ou les coursiers à vélo.

Si vous avez sélectionné l'option de Livraison de chèque de paie Imprimé par soi-même, Toast Payroll fournit un PDF pour les employés utilisant la méthode de chèque papier.

Je viens de soumettre la paie, mais elle ne s'affiche pas. A-t-elle été soumise?

Également demandé comme :

- Pourquoi la paie que je viens de soumettre ne s'affiche-t-elle pas pour payer mes employés?
- Je crois avoir soumis ma paie, mais elle ne s'affiche pas.

Si vous avez soumis votre paie avec succès, vous avez vu le message Paie publiée avec succès ! après avoir appuyé sur le bouton Soumettre la paie. Pour vérifier si une paie a été soumise après avoir quitté cette page :

Dans Toast Payroll, sélectionnez Voir la paie depuis la page d'accueil pour ouvrir le Tableau de bord du cycle de paie.
Sélectionnez l'onglet Paies passées.
Consultez la colonne Soumis le. Si votre paie apparaît ici avec une date et une heure, elle a été soumise avec succès. Si la mention Manqué s'affiche, elle n'a pas encore été soumise, mais vous pouvez sélectionner Soumettre pour rouvrir la paie et apporter des modifications (cela ne la soumettra pas automatiquement).
Pour les paies avec une date et une heure, sélectionnez Voir pour consulter le reçu de retrait de la paie, les points saillants, les exceptions et les rapports de paie.
Si la paie ne figure pas sous l'onglet Paies passées, vérifiez sous l'onglet Paies à venir. Les paies sous l'onglet Paies à venir n'ont pas encore été soumises.

Résultat attendu : Vous devriez voir votre paie sous l'onglet Paies passées avec un reçu de retrait et des rapports disponibles.

Tous les utilisateurs RH+ ayant accès à un groupe de paie reçoivent également une notification par courriel une fois la paie soumise, incluant la date et l'heure ainsi qu'un montant estimé du retrait Toast Payroll.

Puis-je modifier une paie soumise ? Est-il trop tard pour effectuer un ajustement ?

Également demandé comme :

- Est-il trop tard pour effectuer un ajustement ?
- Serait-il possible d'ouvrir la paie que je viens de soumettre ?
- J'ai besoin qu'une période de paie soit rouverte.

Non. Une fois qu'une paie est soumise, Toast Payroll ne peut pas la rouvrir, la modifier ou l'annuler — cela inclut les paies qui n'ont pas encore été prélevées. Vous avez quelques options pour corriger une erreur sur une paie soumise :

En tenir compte lors de la prochaine paie. Par exemple, si un employé a reçu 100 $ de trop, vous pouvez manuellement retirer 100 $ de salaire de sa prochaine paie. Cela ne devrait être tenté que si les deux paies se situent dans le même trimestre. Consultez Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et des retenues.
Exécuter une paie hors cycle. Consultez Toast Payroll : Configurer et paramétrer des paies hors cycle.
Demander une annulation. Consultez Toast Payroll : Demander une annulation. Une annulation doit être effectuée au cours du même trimestre que la paie originale pour éviter les modifications.
Utilisez un renversement ACH pour un dépôt direct dans un mauvais compte. Consultez Toast Payroll : Dépôts directs infructueux.

À quoi sert le bouton Connecter à QuickBooks ?

Après avoir comptabilisé la paie, vous pourriez voir un bouton intitulé Connecter à QuickBooks. Si vous utilisez QuickBooks en ligne et Toast Payroll, vous pouvez synchroniser directement vos données de paie vers QuickBooks en ligne. Consultez Démarrer avec la synchronisation de la comptabilité de la paie pour les instructions de configuration. D'autres connexions à des logiciels de comptabilité seront disponibles à l'avenir.

Que faire si j'ai oublié un employé lors d'une exécution de paie ?

Toast Payroll offre trois façons différentes de calculer, de déclarer et de verser les salaires dus à un employé qui a été oublié lors d'une paie soumise. Pour chaque méthode et quand l'utiliser, consultez Toast Payroll : Employé oublié ou paie oubliée dans la paie.

Quand mes employés recevront-ils leur chèque de paie ?

Le moment du paiement dépend du moment où vous soumettez, de la méthode de Livraison du chèque de paie et des jours fériés fédéraux. Pour chaque scénario (soumis à temps, soumis en retard, soumis durant une fin de semaine ou un jour férié), consultez Toast Payroll : Obtenez de l'aide sur le moment où les employés sont payés.

Où puis-je trouver les données historiques de paie par établissement ?

Vous avez deux options :

Demandez à Toast IQ dans Toast Web. Toast IQ peut afficher et analyser votre historique de paie. Consultez Aperçu de l'assistant IA Toast IQ.
Dans Toast Payroll, accédez à Paie > Paies antérieures et sélectionnez Afficher pour ouvrir la page de Confirmation d'une paie spécifique. Cette page vous permet d'accéder aux rapports propres à cette paie unique. Consultez Toast Payroll : Examiner les rapports de paie.
- Lorsque les menus de navigation de Toast Web et de Toast Payroll sont tous deux visibles, sélectionnez Paie dans le sous-menu de navigation de Toast Payroll. Si vous ne voyez pas le sous-menu Toast Payroll, le fait de sélectionner Paie dans le menu de navigation de Toast Web le développera.

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Paystub FAQ

Toast Payroll peut-il ajouter le numéro de téléphone d'une entreprise sur le talon de paie ?

Oui. Certains États exigent que les employeurs affichent un numéro de téléphone d'entreprise sur le talon de paie de chaque employé. Pour en faire la demande, sélectionnez le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Incluez le numéro de téléphone correct dans votre demande.

Toast Payroll peut-il ajouter les soldes de congés au bulletin de paie?

Oui. Les soldes de congés (TAFW) peuvent être ajoutés aux bulletins de paie. Sélectionnez le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll et précisez si cela concerne les employés horaires, les employés salariés, ou les deux.

Toast Payroll peut-il ajouter le pourcentage de pourboires versés d'un employé au bulletin de paie?

Non. Le pourcentage de pourboires versés sur le bulletin de paie n'est pas disponible pour le moment.

Les employés utilisant le dépôt direct recevront-ils des bulletins de paie papier dans l'envoi de chèques?

Pas par défaut. Si votre entreprise est configurée pour la Livraison de chèques de paie imprimés par Toast ou la Livraison de chèques de paie auto-imprimés, vous pouvez activer ou désactiver cette option en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Les clients peuvent le faire eux-mêmes en se connectant à payroll.toasttab.com et en accédant à Paramètres > Paie > Livraison de chèques de paie. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.

Mes employés seront-ils avisés lorsqu'ils recevront un bulletin de paie?

Également demandé comme :

- Veuillez désactiver les notifications de bulletin de paie des employés
- Je souhaite que les notifications de bulletin de paie des employés soient désactivées

Pas par défaut, mais le paramètre de notification peut être activé ou désactivé. Sélectionnez le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll et précisez si vous souhaitez que les employés soient avisés par courriel à l'adresse au dossier, par une tâche à faire de l'employé, ou les deux. Vous pouvez également utiliser le même chemin pour désactiver les notifications de bulletin de paie existantes.

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Articles connexes

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.