Traitement de la paie Toast : FAQ sur le traitement de la paie et les talons de paie

Avant de traiter la paie
Pendant le traitement de la paie
Après avoir soumis la paie
Paystub FAQ
Articles connexes

Avant de lancer la paie

Quand dois-je soumettre la paie ?

Toast recommande de soumettre la paie au plus tard trois jours ouvrables avant la date de paiement. Soumettre dans ce délai donne moins de chances aux éventuels retards d'expédition de chèques, aux week-ends ou aux jours fériés fédéraux d'affecter le moment où vos employés sont payés. Pour des détails précis sur le timing, voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide concernant le moment où les employés sont payés.

Que dois-je faire avant de traiter une paie ?

Avant de traiter une paie, complétez la liste de vérification de préparation ci-dessous. Pour le guide de préparation complet et le calendrier recommandé, voir Toast Payroll : Préparez-vous à traiter la paie.

Examinez et approuvez les feuilles de temps (sauf si l'approbation automatique des feuilles de temps est activée).
Ajoutez tout revenu ou déduction unique.
Confirmez votre paramètre de livraison de chèque de paie. Les employés qui ne reçoivent pas de fonds par dépôt direct ou par la carte de paiement Toast seront payés par chèque (papier) en direct.
Préparez tous les fichiers de revenus personnalisés pour importation. Cela inclut tous les revenus liés aux pourboires suivis en dehors de Toast Web selon votre politique de partage des pourboires.

Comment savoir si la paie est prête à être traitée ?

La paie affiche un badge étiqueté Prêt à traiter lorsque les étapes de préparation ci-dessus sont complètes.

Comment accéder à mes paies à venir ou précédentes ?

Aussi demandé comme :

- comment puis-je consulter les anciens rapports de paie ?
- comment puis-je revenir à ma première paie ?
- pouvez-vous consulter mes documents de paie précédents ?

Pour accéder à une prochaine paie, dans Toast Payroll, sélectionnez l'onglet Paie dans le rail de navigation à gauche, ou sélectionnez Voir la paie depuis la tuile de votre page d'accueil. Les deux chemins vous mènent au Tableau de bord des cycles de paie avec vos paies actuelles. Depuis le Tableau de bord des cycles de paie, sélectionnez l'onglet Paies passées pour accéder aux paies soumises.

Une de mes paies a disparu avant que je ne la termine. Comment puis-je la récupérer ?

Aussi demandé comme :

- ouvrez la paie du [date]
- rendez ma paie du [date] visible sur mon tableau de bord
- pouvez-vous m'aider à récupérer la paie du [date]
- Je ne vois pas ma première paie

Si vous ne voyez pas la paie sur le Tableau de bord des cycles de paie et que sa date de paiement est dans le passé, Toast Payroll a probablement libéré cet espace pour la prochaine paie. Une seule paie par groupe de paie peut apparaître à un moment donné, et les paies incomplètes tombent dans la même catégorie.

Pour ramener cette paie au Tableau de bord des cycles de paie :

Sélectionnez le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.
Incluez votre code d'entreprise, le nom du groupe de paie, la date de paiement de la paie manquante, et la nouvelle date de paiement à laquelle vous souhaitez payer les employés. La nouvelle date de paiement doit être d'au moins deux jours ouvrables dans le futur.
Une fois la paie restaurée, vous pouvez l'exécuter et la soumettre comme d'habitude. Si soumise à temps, les dépôts directs ont lieu à la nouvelle date de paiement.

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Durant la paie

Comment puis-je commencer une paie ?

Si vous avez complété les étapes de préparation, vous pouvez commencer à traiter une paie depuis le Tableau de bord des cycles de paie :

Sélectionnez Voir la paie depuis la page d'accueil pour ouvrir le Tableau de bord des cycles de paie.
Sélectionnez Aperçu pour le groupe de paie approprié afin de commencer une nouvelle paie. Pour reprendre une paie que vous avez déjà commencée, sélectionnez Continuer pour ce groupe de paie.
Suivez les instructions étape par étape dans Toast Payroll : Exécutez votre paie.

Pour un aperçu rapide des étapes à suivre pour examiner et compléter un traitement de paie, regardez cette vidéo plus courte.

Si vous souhaitez un aperçu plus approfondi des étapes pour un traitement de paie réussi, consultez cette vidéo plus longue, complète avec des étapes de dépannage vers la fin.

Puis-je télécharger des feuilles de calcul dans la paie ?

Oui. Toast Payroll vous permet d'ajouter des importations personnalisées à votre traitement de paie. Les importations personnalisées sont le plus souvent utilisées pour les pourboires, les informations de paie antérieures, les montants de bonus et d'autres fichiers contenant des gains massifs. Pour les détails de configuration et de modèle, consultez Toast Payroll : Configurer les importations de paie personnalisées.

À quoi servent ces notifications pour les pourboires non reçus ou les feuilles de temps non approuvées ?

À l'étape Aperçu de la paie, Toast Payroll vous alerte si des informations manquent dans ce traitement de paie. Sous la carte Éléments d'action, sélectionnez le lien ou l'icône de caret pour voir ce qui manque.

Vous pouvez choisir de faire approuver automatiquement les feuilles de temps par Toast Payroll. Même avec l'approbation automatique activée, Toast recommande de revoir chaque feuille de temps sur la page Temps. Voir Toast Paie : Gérer les feuilles de temps pour apprendre comment la fonctionnalité fonctionne.

Comment puis-je apporter des ajustements à la paie ?

La plupart des gains et des déductions de paie passent automatiquement ou via vos importations personnalisées, mais parfois des ajustements ponctuels sont nécessaires. Faites ces ajustements pendant l'étape Gains des employés du processus de paie. Pour des instructions étape par étape, voir Toast Paie : Étape des gains des employés .

Comment puis-je confirmer qu'une paie est précise avant de finaliser ?

Une fois que l'étape Gains des employés est précise, sélectionnez Suivant. Cette action ne soumet pas votre paie ; elle vous amène à une étape de révision. Toast recommande de sélectionner tous les liens Mises en évidence et exceptions pour examiner les employés dans ces catégories. Avant de soumettre la paie, parcourez les rapports de paie et d'autres données en gardant ces questions à l'esprit :

Le nombre d'employés sur la paie correspond-il à mes attentes ?
Le nombre d'heures sur la paie correspond-il à mes attentes ?
Les dépenses totales de paie correspondent-elles à mes attentes ?
Des pourboires sont-ils présents, le cas échéant ?
Quelqu'un reçoit-il un ajustement de pourboire ?
Des ajustements ponctuels ont-ils été saisis et examinés ?

Comment soumettre la paie ?

Une fois que vous avez vérifié votre paie pour en assurer l'exactitude, sélectionnez Soumettre à l'étape Réviser et Soumettre pour finaliser et soumettre la paie.

Important : Cette action est définitive. Si vous découvrez un problème après avoir soumis, vous ne pouvez pas rouvrir, modifier ou annuler la paie. Consultez la question suivante pour les options de correction disponibles.

Que signifie le pop-up d'autorisation ACH ?

Si vous soumettez votre toute première paie, ou si vous avez récemment changé votre compte bancaire d'entreprise enregistré, vous verrez un message indiquant que Toast Payroll a besoin de votre autorisation. L'autorisation permet à Toast Payroll d'effectuer des crédits et des débits ACH avec votre compte bancaire. Après avoir coché la case et sélectionné Publier la paie, ce message ne réapparaîtra plus à moins que le compte bancaire de l'entreprise ne soit modifié à l'avenir.

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Après avoir soumis la paie

Que se passe-t-il après que ma paie a été soumise ?

Une fois la paie soumise, Toast Payroll :

Collecte et remet les obligations de paie en votre nom, y compris les dépôts directs, les impôts et les saisies.
Enregistre l'activité de paie dans les profils des employés pour une utilisation dans les déclarations de paie trimestrielles et annuelles.
Affiche le Retrait de Paie Estimé à l'étape Réviser. Utilisez ceci pour planifier les fonds nécessaires pour couvrir cette paie. L'estimation se met à jour en un Reçu de Retrait de Paie Toast vérifié une fois que la paie est traitée.
Calcule l'assurance invalidité mandatée par l'État d'Hawaï (HI SDI), l'assurance congé familial de New York (NY FLI) et le NY SDI dans les chèques des employés.
- Toast ne débite pas et ne paie pas les fonds calculés pour le NY SDI et le NY FLI, et ne l'a pas fait dans le passé. Toast n'a également jamais collecté ni payé les fonds calculés pour le HI SDI.
- Pour plus d'informations sur le NY SDI et le FLI et sur la manière dont votre entreprise se conforme à l'exigence de New York, consultez le site Web de la Commission des accidents du travail de l'État ou Toast Payroll : Gestion fiscale à New York.

Si vous avez sélectionné Toast-Imprimé comme option de livraison de votre chèque de paie, Toast imprime et expédie des chèques pour les employés qui ne reçoivent pas de dépôt direct ou n'utilisent pas de cartes de paiement Toast. Les numéros de suivi UPS deviennent disponibles vers 19 h. CST le jour où la paie a été soumise. Sélectionnez un numéro de suivi pour voir les détails du colis. Les numéros de suivi ne sont pas disponibles pour FedEx ou les coursiers à vélo.

Si vous avez sélectionné l'option de livraison de chèque de paie Auto-Imprimé, Toast Payroll fournit un PDF pour les employés utilisant la méthode de chèque papier.

Je viens de soumettre la paie mais elle n'apparaît pas. A-t-elle été soumise ?

Aussi demandé comme :

- Pourquoi ma paie que je viens de soumettre n'apparaît-elle pas pour payer mes employés ?
- Je crois que j'ai soumis ma paie mais elle n'apparaît pas.

Si vous avez soumis avec succès, vous avez vu un message Paie publiée avec succès ! après avoir appuyé sur le bouton Soumettre la paie. Pour vérifier une paie après avoir quitté cette page :

Dans Toast Payroll, sélectionnez Voir la paie depuis la page d'accueil pour ouvrir le Tableau de bord des cycles de paie.
Sélectionnez l'onglet Paies passées.
Si la paie apparaît ici, elle a été soumise avec succès. Sélectionnez Voir pour examiner le reçu de retrait de paie, les points saillants et les exceptions, ainsi que les rapports de paie.
Si la paie n'est pas dans l'onglet Paies passées, vérifiez dans l'onglet Paies à venir. Les paies dans l'onglet Paies à venir n'ont pas encore été soumises.

Résultat attendu : Vous devriez voir votre paie dans l'onglet Paies passées avec un reçu de retrait et des rapports disponibles.

Tous les utilisateurs de HR+ ayant accès à un groupe de paie reçoivent également une notification par courriel une fois la paie soumise, incluant la date et l'heure ainsi qu'un montant estimé de retrait de Toast Payroll.

Puis-je modifier une paie soumise ? Est-il trop tard pour faire un ajustement ?

Aussi demandé comme :

- Est-il trop tard pour faire un ajustement ?
- Serait-il possible d'ouvrir la paie que je viens de soumettre ?
- J'ai besoin qu'une période de paie soit rouverte.

Non. Une fois qu'une paie est soumise, Toast Payroll ne peut pas la rouvrir, la modifier ou l'annuler — cela inclut les paies qui n'ont pas encore été traitées. Vous avez quelques options pour corriger une erreur sur une paie soumise :

Tenez-en compte dans la prochaine paie. Par exemple, si un employé a été trop payé de 100 $, vous pouvez retirer manuellement 100 $ de salaires de son prochain chèque de paie. Cela ne devrait être tenté que si les deux paies sont dans le même trimestre. Voir Toast Payroll : Ajouter ou modifier les gains et les déductions.
Exécuter une paie hors cycle. Voir Toast Payroll : Configurer et configurer les paies hors cycle.
Demander une annulation. Voir Toast Payroll : Demander une annulation. Une annulation doit être effectuée dans le même trimestre que la paie originale pour éviter les modifications.
Utiliser un renversement ACH pour un dépôt direct sur un mauvais compte. Voir Toast Payroll : Dépôts directs non réussis.

À quoi sert le bouton Connecter à QuickBooks ?

Après avoir publié la paie, vous pouvez voir un bouton étiqueté Connecter à QuickBooks. Si vous utilisez QuickBooks en ligne et Toast Payroll, vous pouvez synchroniser directement vos données de paie avec QuickBooks en ligne. Voir Commencer avec la synchronisation de la comptabilité de la paie pour les instructions de configuration. D'autres connexions de logiciels de comptabilité seront disponibles à l'avenir.

Que faire si j'ai omis un employé d'une paie ?

Toast Payroll offre trois façons différentes de calculer, de déclarer et de payer les salaires dus à un employé qui a été omis d'une paie soumise. Pour chaque méthode et quand l'utiliser, voir Toast Payroll : Employé manqué ou paiement manqué sur la paie.

Quand mes employés recevront-ils leur chèque de paie ?

Le moment du paiement dépend de quand vous soumettez, du mode de livraison du chèque de paie et des jours fériés fédéraux. Pour chaque scénario (soumis à temps, soumis en retard, soumis un week-end ou un jour férié), voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide concernant le moment où les employés sont payés.

Où puis-je trouver des données historiques sur la paie par emplacement ?

Vous avez deux options :

Demandez à Toast IQ dans Toast Web. Toast IQ peut afficher et analyser votre historique de paie. Voir Présentation de l'assistant AI Toast IQ.
Dans Toast Payroll, accédez à Paie > Paies passées et sélectionnez Afficher pour afficher la page Confirmation pour une paie spécifique. Cette page vous permet d'accéder aux rapports spécifiques à cette paie unique. Voir Toast Payroll : Examiner les rapports de paie.

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Paystub FAQ

Toast Payroll peut-il ajouter le numéro de téléphone d'une entreprise sur le talon de paie ?

Oui. Certaines provinces exigent que les employeurs affichent un numéro de téléphone d'entreprise sur le talon de paie de chaque employé. Pour faire cette demande, sélectionnez le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Incluez le numéro de téléphone correct dans votre demande.

Toast Payroll peut-il ajouter les soldes de Temps d'absence au travail sur le talon de paie ?

Oui. Les soldes de Temps d'absence au travail (TAFW) peuvent être ajoutés aux talons de paie. Sélectionnez le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll et spécifiez si cela concerne des employés à l'heure, des employés salariés, ou les deux.

Toast Payroll peut-il ajouter le pourcentage de pourboire d'un employé sur le talon de paie ?

Non. Le pourcentage de pourboire sur le talon de paie n'est pas disponible pour le moment.

Les employés en dépôt direct recevront-ils des talons de paie papier dans le paquet de chèques ?

Pas par défaut. Si votre entreprise est configurée pour la livraison de chèques imprimés par Toast ou imprimés par soi-même, vous pouvez activer ou désactiver cette option en sélectionnant le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast. Les clients peuvent le faire eux-mêmes en allant à : Paramètres > Paie > Livraison de Chèques.

Mes employés seront-ils informés lorsqu'ils recevront un bulletin de paie ?

Aussi demandé comme :

- veuillez désactiver les notifications de bulletin de paie des employés
- Je souhaite que les notifications de bulletin de paie des employés soient désactivées

Pas par défaut, mais le paramètre de notification peut être activé ou désactivé. Sélectionnez le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast et spécifiez si vous souhaitez que les employés soient informés par courriel, par une tâche à faire pour l'employé, ou les deux. Vous pouvez également utiliser le même chemin pour désactiver les notifications de bulletin de paie existantes.

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à des conseils juridiques, fiscaux, RH ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.