Dernière mise à jour : 9 oct. 2026, 14 h 55
Si vous passez à Toast Payroll en cours d'année, nous aurons besoin de certains renseignements de votre part concernant les gains de l'année pour tous les employés actuels et anciens titulaires d'un formulaire W-2. Les services de paie et de taxes de Toast débutent au trimestre durant lequel vous commencez à traiter la paie dans le système Toast Payroll. Toast Payroll s'occupera des déclarations annuelles pour toute l'année, ce qui signifie que nous devons recueillir l'ensemble des données de paiement et de taxes de l'année. Nous sommes là pour vous aider à rendre ce processus aussi fluide que possible. Votre conseiller en intégration peut vous aider à déterminer la meilleure approche pour extraire les renseignements de votre ancien fournisseur de services de paie.
Une fois que vous aurez commencé à utiliser Toast Payroll (après avoir traité votre première paie), vous voudrez annuler votre contrat avec votre ancien fournisseur de services de paie, le cas échéant. Le fait de ne pas mettre fin aux services d'un ancien fournisseur de services de paie pourrait entraîner des déclarations fiscales en double, inexactes et/ou incomplètes pour les trimestres futurs et permet de s'assurer que vos employés ne reçoivent pas un formulaire W-2 incomplet de la part de votre ancien fournisseur. Le Centre fiscal de Toast Payroll vous avisera avant votre première déclaration de revenus de fin de trimestre avec Toast pour s'assurer que vous avez annulé votre contrat avec votre fournisseur de paie précédent.
Si vous passez à Toast Payroll à partir d'un autre fournisseur en cours de trimestre, confirmez comment/quand les montants d'impôts dus à la fin du trimestre vous seront remis. Toast Payroll débitera votre compte de paie dans les deux semaines suivant votre première paie pour s'assurer que nous puissions les payer en votre nom avant la date limite trimestrielle.
Toast Payroll a besoin de ces renseignements pour toute personne ayant été payée sous un FEIN au cours de l'année en cours, qu'elle soit active ou licenciée. Les données de paie des employés licenciés sont nécessaires pour que Toast puisse créer le formulaire W-2 de l'employé licencié à la fin de l'année et pour les déclarations fiscales annuelles de l'entreprise.
Les données de paie se divisent en 2 catégories : les données provenant des paies dont la date de chèque se situe dans le trimestre en cours et les données des trimestres précédents.
Les montants totaux des gains, des retenues et des impôts sont requis pour chaque employé dans chaque trimestre précédent de l'année en cours (c.-à-d. si vous passez à Toast Payroll au T4, nous aurons besoin de trois fichiers distincts pour le T1, le T2 et le T3). Ces informations sont également requises pour chaque FEIN individuel qui est intégré à Toast Payroll (c.-à-d. si vous avez 2 FEIN, nous aurons besoin d'un fichier par FEIN pour chaque trimestre). Les données doivent être ventilées par type/code :
Données de paie requises pour le trimestre en cours
Afin d'assurer l'exactitude des déclarations fiscales, nous aurons besoin des mêmes informations que ci-dessus pour le trimestre en cours, en plus de :
Nous aurons besoin des renseignements fiscaux suivants (un ensemble fiscal trimestriel contient généralement tout ce qui est nécessaire sur cette liste) :
Veuillez fournir les renseignements sur le dépôt direct des employés si vous effectuez une transition à partir de l'un des fournisseurs suivants :
Une fois que les renseignements sur le dépôt direct ont été ajoutés dans Toast Payroll, nous vous recommandons fortement de consulter le rapport sur le statut du dépôt direct en accédant à Paramètres > Paie > Dépôt direct. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Tous les employés qui apparaissent dans la tuile Employés avec des renseignements sur le dépôt direct incomplets seront payés par chèque papier jusqu'à ce que leurs renseignements sur le dépôt direct soient ajoutés. Vous pouvez envoyer un rappel par courriel à ces employés pour les encourager à ajouter eux-mêmes leurs renseignements sur le dépôt direct, ou vous pouvez les ajouter en leur nom. Les utilisateurs de HR+ suivront les instructions de la section Ajouter manuellement un compte de dépôt direct (sans Plaid) de Toast Payroll : Obtenez de l'aide concernant les comptes de dépôt direct ou les employés peuvent suivre les étapes de la section Ajouter un compte de dépôt direct avec Plaid du même article.
Si vous utilisez QuickBooks Desktop, accédez aux informations suivantes et envoyez-les à votre consultant en intégration dans un fichier .xlsx (Excel). Suivez les instructions ci-dessous pour accéder aux informations requises dans QuickBooks. Nous sommes là pour vous aider si vous avez besoin d'assistance.
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.