Paie Toast : Démarrer avec le recrutement

Dans cet article :

Termes clés du recrutement
Paramètres de recrutement
Configuration des modèles
Configuration des demandes
Gérer les candidats dans le module de recrutement (nouvelle page)

Termes clés du recrutement

Utilisez cet article comme référence pour configurer et gérer votre module de recrutement. Le module de recrutement est offert aux clients ayant acheté le forfait Payroll Pro de Toast Payroll.

Demande de recrutement : Une occasion d'embaucher une personne pour un rôle ou un poste vacant. Aussi appelé offre d'emploi.
Candidat ou postulant : La personne qui postule à une demande de recrutement (poste vacant). Ces termes sont utilisés de façon interchangeable dans cet article.
Modèle : Ils vous permettent d'enregistrer des portions de texte ou des paramètres que vous pourriez utiliser à l'avenir.

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Paramètres de recrutement

Cela doit être fait en premier lors de l'utilisation du module de recrutement. Sur ces pages, vous gérerez tous les paramètres sous-jacents de ce module. En tant qu'utilisateur RH+, accédez à Paramètres > Recrutement et passez en revue chacun des cinq onglets énumérés ci-dessous pour personnaliser le module selon vos spécifications. Regardez la vidéo suivante pour obtenir beaucoup plus d'informations. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.)

Cette vidéo de style salle de classe passe en revue la configuration de l'arrière-plan et des modèles et vous montre comment gérer vos candidats tout au long de leur parcours de recrutement.

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Onglet Sécurité

La table Rôles de sécurité avec accès affiche tous les rôles de sécurité ayant accès au module Recrutement. Pour ajouter ou supprimer des personnes de cette table, mettez à jour leur rôle de sécurité. Les utilisateurs ayant un rôle de sécurité au niveau de l'employé n'ont pas accès au Recrutement.
La table Propriétaires et abonnés fournit les différents types d'actions que ces utilisateurs seront en mesure d'effectuer. Les propriétaires et les abonnés sont assignés individuellement à des demandes spécifiques.
Conseil de pro : Vous pourriez considérer votre équipe des RH ou votre ou vos gestionnaires d'embauche comme des propriétaires et toute autre personne impliquée comme des abonnés, puis définir les autorisations en conséquence. Cependant, les autorisations de propriétaire et d'abonné peuvent être définies de toute manière qui convient à l'entreprise, même si cela signifie qu'ils ont la même fonctionnalité.

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Onglet Flux de travail et notifications

La table Flux de travail offres la configuration pour faire passer un candidat à travers les étapes de l'embauche et des nouvelles offres d'emploi. Sélectionnez le crayon Modifier pour créer un flux de travail de courriels et/ou de tâches des employés pour les changements de statut ou une nouvelle demande.
Lors de la création d'un flux de travail, n'oubliez pas de consulter l'onglet Destinataires du flux de travail pour désigner les destinataires des notifications.
Conseil de pro : Vous pourriez souhaiter configurer le flux de travail Publier la demande afin que les nouvelles demandes puissent être examinées par une personne avant d'être publiées, mais le flux de travail Changements de statut du candidat peut être accablant lorsque plusieurs demandes ou candidats sont présents. Les deux flux de travail peuvent ralentir le processus et pourraient ne pas être recommandés.
La table Notifications vous permet de définir des notifications par courriel et/ou des tâches des employés pour les étapes du processus d'embauche. Ceci est utile pour que toutes les personnes impliquées dans l'embauche soient sur la même longueur d'onde concernant chaque candidat.
La principale différence est que les flux de travail nécessitent une approbation pour passer à l'étape suivante, tandis que les notifications ne sont que des alertes sur ce qui se passe. Les notifications peuvent être envoyées aux propriétaires, aux abonnés et aux Statiques (utilisateurs qui ont accès strictement en fonction de leur rôle de sécurité) et les flux de travail sont envoyés aux destinataires configurés dans le flux de travail spécifique lui-même.

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Onglet Paramètres

Vous pouvez modifier les différentes sélections qui peuvent être effectuées pour une demande d'emploi et ses détails.

Postes : Dans la plupart des cas, les entreprises voudront embaucher pour un poste spécifique plutôt que d'avoir une candidature générale pour un emploi. Si tel est le cas, réglez ceci sur Oui. Notez que le poste sélectionné sera leur poste principal s'ils sont embauchés dans Toast Payroll.
Emplacements : Tout comme pour les postes ci-dessus, les candidats peuvent filtrer les demandes d'emploi selon certains emplacements. Sélectionner Oui extrait les différents niveaux d'emplacement que vous avez configurés dans Toast, mais sélectionner Non vous permet d'ajouter des emplacements personnalisés. Chaque demande d'emploi doit être associée à un emplacement.
Source de la candidature : Pendant la candidature, les candidats devront répondre à la question « Où avez-vous entendu parler de nous ? ». Créez les différents portails par lesquels les candidats peuvent avoir trouvé votre demande d'emploi en sélectionnant Ajouter+.
Motif de refus : Listez les raisons pour lesquelles une opportunité d'emploi d'un candidat peut être refusée en sélectionnant Ajouter+. Ceci doit être sélectionné lorsqu'un candidat est refusé, ces informations sont donc obligatoires.
Catégories : Les catégories sont utilisées tant par les candidats que par les employeurs. Elles peuvent être harmonisées avec une structure spécifique au sein de votre entreprise, p. ex. service à la clientèle, cuisine, gestion, etc. Ajoutez des catégories en sélectionnant Ajouter+.

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Onglet Page Carrières

La page Carrières est le site Web où vos candidats trouvent les postes ouverts. Les entreprises peuvent avoir plusieurs pages Carrières (c'est courant lorsqu'on sépare différents emplacements).

L'URL de la page Carrières est : payroll.toasttab.com/jobs/<<insérez votre code d'entreprise>>. Si vous utilisez plusieurs pages Carrières, ajoutez une extension d'URL pour les distinguer.
L'ajout d'un logo, d'une bannière ou d'une image À propos affichera cette image sur la page Carrières là où indiqué dans l'aperçu à droite.
Les liens personnalisés sont utiles si vous souhaitez lier cette page à la page d'accueil de votre entreprise ou à un autre site Web pertinent.
Ajoutez des liens vers les médias sociaux et des icônes permettront aux candidats de consulter ces pages.
Une description peut être ajoutée, laquelle peut servir pour un texte de bienvenue, des détails sur l'environnement de travail, etc.

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Configuration des modèles

Les modèles vous permettent de créer rapidement des demandes en utilisant des informations enregistrées provenant de demandes précédentes. La configuration de modèles vous fait gagner du temps à long terme, mais ils demeurent facultatifs. Toutefois, gardez à l'esprit que les modèles peuvent être adaptés au sein d'une demande choisie. Dans Toast Payroll, accédez à Recrutement > Modèles et configurez autant ou aussi peu de modèles que vous le souhaitez.

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Onglet Demandes

Ici, vous trouverez chaque demande que vous avez créée. Cette page vous permet également de concevoir de nouvelles demandes ou de copier celles existantes, mais avant de créer une nouvelle demande, vous pourriez vouloir configurer certains modèles comme décrit dans les sections ci-dessous.

La colonne État vous permet de voir si elles sont accessibles au public (Publié - Verrouillé) ou encore en cours d'élaboration (Enregistrer pour plus tard). Sélectionnez le bouton bleu de copie pour générer une copie d'une demande ou sélectionnez l'icône de corbeille pour la supprimer entièrement. Apprenez-en davantage sur l'utilisation de cet onglet dans la section Configuration de la demande de cet article.

Demande publiée : Indique que l'utilisateur a publié une demande dans le module Recrutement. Une fois qu'une demande a été publiée, les candidats peuvent commencer à postuler à la candidature pourvu qu'ils aient l'URL.

État Publié – Verrouillé : Une demande devient verrouillée dès que le premier candidat postule à une offre d'emploi. Une fois que cela se produit, les étapes de la configuration de la demande sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées.

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Onglet Modèles de candidature

Lorsque des modèles de candidature sont configurés, vous pouvez les réutiliser à l'avenir lorsque des demandes pour le même poste deviennent disponibles. Sélectionnez Ajouter+ pour commencer un modèle de candidature.

D'abord, ajoutez le Nom du modèle. Juste en dessous, vous verrez une ligne nommée Phases avec son propre bouton Ajouter+. Si vous souhaitez qu'un candidat remplisse la candidature par sections, configurez des phases. Elles sont principalement utilisées en combinaison avec le flux de travail de changements d'état du candidat mentionné ci-dessus.
Les Étapes du modèle (Poste, Données démographiques, etc.) peuvent être déplacées par glisser-déposer pour personnaliser l'ordre dans lequel vous souhaitez les voir. Vous pouvez également sélectionner Ajouter+ ou l'icône de corbeille pour ajouter ou supprimer une étape du modèle actuel.
Sélectionnez chaque étape pour en modifier les détails. Vous pouvez renommer l'étape ou ajouter du Texte d'aide si vous le souhaitez. Les candidats verront ce texte d'aide lorsqu'ils enregistreront leurs réponses pendant le processus de candidature.
Si vous souhaitez ajouter un sondage au modèle de candidature, créez le sondage d'abord en sélectionnant l'onglet Modèles de sondage et en appuyant sur Ajouter un sondage+. Une étape de sondage doit avoir un modèle de sondage choisi, sinon la candidature causera un problème pour les candidats potentiels.
La portion Configuration des champs vous permet d'afficher ou de supprimer des champs qui apparaîtraient à cette étape de la candidature à un emploi. Si un champ est affiché, vous pouvez choisir de Rendre le champ obligatoire avant que le candidat puisse continuer.
Au sein de Configuration des champs, vous pouvez également sélectionner le rôle de sécurité requis pour voir chaque champ et ses informations spécifiques. À titre d'exemple, vous pourriez souhaiter que seuls les utilisateurs RH+ puissent voir le champ Taux de rémunération au sein de l'étape Position, donc vous définiriez la sécurité de ce champ à RH+.
Enregistrer le modèle une fois qu'il est complet. Vous pouvez retourner à la portion de modification en sélectionnant l'icône de crayon jaune d'un modèle enregistré.

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Onglet Modèles d'entrevue

Lors de la conduite d'entrevues, vous pourriez souhaiter utiliser un ensemble précis de questions. Si les entrevues ne sont pas effectuées avec un ordinateur à proximité, vous pourriez décider de sauter cette étape entièrement. Autrement, sélectionnez Ajouter+ pour commencer un modèle d'entrevue.

Semblable aux modèles de candidature, ajoutez le Nom du modèle et utilisez le bouton Ajouter+ pour inclure différentes étapes à l'entrevue.
Renommez chaque étape comme bon vous semble et ajoutez les Questions suggérées que vous aimeriez que cette étape contienne.
Au bas, vous pouvez assigner un intervieweur par défaut pour chaque étape, mais si cette sélection est laissée à Non, vous pouvez toujours assigner un intervieweur dans chaque candidature de candidat distincte.
Enregistrer le modèle une fois qu'il est complet. Vous pouvez retourner à la portion de modification en sélectionnant l'icône de crayon jaune d'un modèle enregistré.

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Onglet Modèles de sondage

Il existe différentes raisons de créer des sondages. Le plus souvent, vous pouvez recueillir la disponibilité d'un candidat, mais toutes sortes de réponses peuvent être recueillies ici. Commencez en sélectionnant Ajouter un sondage+.

D'abord, nommez le sondage et ajoutez optionnellement une description (la description ne peut être vue que par les utilisateurs internes).
Sélectionnez toujours Recrutement comme catégorie du sondage.
Sélectionnez +Nouvel élément pour ajouter votre première question ou votre premier élément. Il existe plusieurs options parmi lesquelles choisir et il peut être préférable d'en essayer différentes pour obtenir vos réponses ou atteindre les objectifs de ce sondage.
Sélectionnez +Ajouter une option pour insérer des réponses à votre question ou élément. Sélectionnez +Ajouter une question dépendante pour insérer un élément qui ne devient visible qu'après que la question parente a reçu une réponse.
Différents éléments peuvent être obligatoires ou notés. Changez le commutateur à Oui pour l'un ou l'autre élément. Si cette question ou cet élément est noté, attribuez des valeurs en points à chaque option. Veuillez noter que les questions de type zone de texte ne peuvent pas être notées.
Au bas de la page se trouve un bouton Prévisualiser où vous pouvez tester la fonctionnalité de votre sondage.
Enregistrer le modèle une fois qu'il est complet. Enregistrer et publier lorsque le modèle de sondage est finalisé, mais rappelez-vous que cette action est irréversible. La modification d'un sondage s'effectue en sélectionnant son nom en bleu. Les sondages publiés ne peuvent pas être supprimés.

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Onglet Modèles de description

Il s'agit des descriptions des postes vacants pour lesquels vous recruterez. Sélectionnez Ajouter+ pour commencer un modèle de description.

Commencez par ajouter un nom de modèle.
Le titre est un simple aperçu du poste qui s'affichera sur la page Carrières et le tableau de bord des emplois.
La description correspond aux détails que vous souhaitez que les candidats voient. Toast recommande d'ajouter ici des éléments comme les responsabilités, les exigences ou les attentes liées au poste.
Enregistrer le modèle une fois qu'il est complet. Vous pouvez retourner à la section de modification en sélectionnant l'icône de crayon jaune d'un modèle enregistré.

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Onglet Modèles de communication

Il y a trois communications différentes que vous pouvez automatiser. Celles-ci seront envoyées aux candidats à certains moments du processus de recrutement. Commencez par sélectionner Ajouter+ pour l'une des trois communications.

Les lettres d'offre sont transmises sous forme de tâche sur le tableau de bord de paie du candidat. Celles-ci ne sont pas envoyées directement par courriel aux candidats pour des raisons de sécurité.
Les courriels d'offre sont des courriels envoyés au candidat lui indiquant qu'il a une lettre d'offre disponible dans Toast Payroll.
Les courriels de refus sont envoyés aux candidats qui ne recevront pas d'offre pour le poste auquel ils ont postulé.
Vous donnerez à chaque communication un nom et ajouterez un message. Ajoutez un objet pour les deux modèles de courriel et n'hésitez pas à insérer un en-tête et une image de pied de page pour la lettre d'offre.
Enregistrez le modèle une fois terminé. Vous pouvez retourner à la section de modification en sélectionnant l'icône de crayon jaune d'un modèle enregistré.

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Configuration de la demande

Après avoir créé des modèles ou lorsque vous êtes prêt à créer une demande, connectez-vous à payroll.toasttab.com et accédez à Recrutement > Modèles. Choisissez Ajouter+ pour commencer une nouvelle demande. Il y a cinq étapes pour chaque configuration de demande. Utilisez les boutons circulaires en haut ou les boutons Précédent et Suivant en bas pour naviguer entre les étapes. Remarque : Le module Recrutement ne se connecte à aucun tiers, donc les demandes de recrutement ici ne peuvent pas être synchronisées avec d'autres sites Web de recrutement.

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Détails de l'affichage

Cette étape comprend les détails de base de l'affichage lui-même. Les informations qui apparaissent dans les menus déroulants sont remplies à partir du travail effectué dans les parties précédentes de cet article.
Si vous utilisez un Modèle de description, il remplira automatiquement les champs Titre et Description.

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Candidature

Notez le menu déroulant des modèles tout en haut. Si des Modèles de candidature ont été créés, en sélectionner un remplira automatiquement les informations pour cette étape. Si vous utilisez un modèle, n'hésitez pas à apporter des modifications à ce qu'il a rempli.
Si aucun modèle n'a été choisi, utilisez les notes fournies dans l'onglet Modèles de candidature pour élaborer la candidature pour cette demande de recrutement.
Si vous n'utilisez pas de modèle de candidature et que vous prévoyez d'utiliser un sondage dans votre candidature, assurez-vous de sélectionner un modèle de sondage dans le menu déroulant pour éviter des problèmes avec le processus de candidature des candidats.

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Entrevue

Tout comme pour l'étape Candidature ci-dessus, vous pouvez choisir votre Modèle d'entrevue tout en haut de la page. Des modifications peuvent être apportées au modèle une fois qu'il est sélectionné.
Sinon, utilisez les mêmes notes dans la section onglet Modèles d'entrevue pour saisir les questions d'entrevue potentielles pour cette demande de recrutement spécifique.

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Communication

Il s'agit de la troisième étape où des modèles peuvent être utilisés pour remplir toutes les informations nécessaires. Ces modèles peuvent avoir été créés plus tôt dans la section onglet Modèles de communication de cet article.
Activez On l'une ou l'autre des notifications de communication ici. Une fois que vous l'aurez fait, elles se développeront pour afficher les différents paramètres de chaque notification. C'est ici que vous pouvez choisir les modèles que vous souhaitez ou créer les communications à partir de zéro.
La Lettre d'offre et le Courriel d'offre sont regroupés, car la lettre fournira les renseignements confidentiels sur le poste et le courriel informera le candidat qu'une lettre d'offre est en attente dans Toast Payroll.
Vous pouvez choisir de laisser les deux commutateurs sur Non. Cette page est facultative.

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Paramètres

L'étape finale vous offre plusieurs options. Répondez aux questions Générales pour commencer.
Les affichages Internes vont au Tableau de bord des emplois. Les affichages Externes vont à la page Carrières. La sélection de Les deux affiche la demande sur les deux pages.
Conseil de pro : Si l'option Postes est réglée sur 0 et que l'option Désactiver est laissée sur Non, la demande restera ouverte, peu importe le nombre de candidats embauchés.
L'étape Budget est facultative, car ces renseignements ne figurent que dans les rapports internes.
La section Personnes vous permet d'ajouter des Propriétaires et des Abonnés à la demande. Gardez à l'esprit que ces personnes n'ont pas besoin d'avoir accès au module Recrutement par l'entremise de leur rôle de sécurité; toutefois, elles ne pourront accéder à cette demande que de la façon dont les Propriétaires et les Abonnés ont été configurés dans l'onglet Sécurité.

Une fois qu'une demande a été entièrement configurée, vous disposez d'un bouton Enregistrer et d'un bouton Enregistrer et publier.

Enregistrer vous permettra de sauvegarder votre progression, mais ne rendra pas la demande active. Les candidats ne verront pas cela sur la page Carrières et/ou le Tableau de bord des emplois. Revenez à cette demande en accédant à Recrutement > Modèles > crayon Modifier jaune.
Enregistrer et publier rendra cette demande immédiatement active sur la page Carrières et/ou le Tableau de bord des emplois. Les demandes publiées ne peuvent pas être modifiées.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.