Gestion de paie Toast : Résoudre les numéros d’assurance sociale (NAS) en double

Que dois-je faire si je reçois une erreur disant « Ce NAS/SSN est déjà utilisé par un autre employé » alors que je crée une nouvelle recrue dans Gestion de paie Toast?

Deux profils d’employés dans Gestion de paie Toast ne peuvent pas avoir le même numéro de sécurité sociale (NAS/SSN). De plus, Gestion de paie Toast ne prend pas en charge deux employés ou plus utilisant le même profil Gestion de paie Toast.

1. Avant toute chose, vérifiez auprès du nouvel employé que votre NAS/SSN est exact.
2. La cause la plus fréquente de cette erreur est que l’employé a déjà un profil Gestion de paie Toast. Utilisez donc la barre de recherche des employés en haut pour essayer de trouver un profil existant pour cette personne. Rechercher à la fois le prénom et le nom. Cette recherche inclut les employés licenciés.
   1. Si vous trouvez un profil existant dans un état résilié et que vous souhaitez le réembaucher, utilisez Gestion de paie Toast : Guide de réembauche pour réactiver son profil d’origine et éviter cette erreur NAS/SSN.
   2. Si vous ne trouvez pas de profil existant, un autre utilisateur doit avoir ce NAS/SSN sur son profil. Passez à l’étape suivante.
3. Vous devez maintenant obtenir un rapport de tout votre personnel et des numéros de sécurité sociale sur leur profil en accédant à Paramètres > Configuration générale > Employés.
4. Sous Mettre à jour employés existants, sélectionnez le bouton Démarrer.
5. Sélectionnez Suivant sur l’écran suivant.
6. Sélectionnez maintenant Télécharger pour recevoir votre rapport.
7. Une fois téléchargé, utilisez le raccourci clavier Ctrl/command + F pour rechercher le NAS/SSN (avec des tirets) et localiser le profil où le NAS/SSN existe déjà.
8. À ce stade, vous pouvez décider si un profil doit être terminé, créé ou modifié. Gestion de paie Toast ne peut pas aider à prendre cette décision.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.