Gestion de paie Toast : Gérer la réciprocité fiscale

Dans cet article :

• Réciprocité fiscale et comment cela fonctionne
• Quels États sont concernés
• Considérations pour les clients de Gestion de paie Toast
• Rapport sur la réciprocité fiscale
• Ressources complémentaires

Réciprocité fiscale et comment cela fonctionne

La réciprocité fiscale est un accord entre deux États permettant à un employé W-2 qui travaille dans un État, mais vit dans un autre, de payer des impôts sur le revenu gagné en fonction des règles fiscales et des lois de son État de résidence. En général, les employeurs retiennent des impôts en fonction des règles fiscales et des lois de l'État où les employés travaillent, définies dans Gestion de paie Toast par le lieu de taxation du travail. Les accords de réciprocité, lorsqu'ils sont disponibles, sont une exception en ce sens qu'ils permettent les retenues pour l'État de résidence.

La réciprocité fiscale vise à éliminer la nécessité pour un employé travaillant dans un État où il n'est pas résident de déclarer dans son État de résidence et dans l'État de travail. Les accords de réciprocité peuvent aider à prévenir la double imposition sur le revenu gagné d'un employé et faciliter la déclaration des impôts personnels d'un individu. Dans les États sans accords de réciprocité fiscale, les employés qui travaillent dans un État mais vivent dans un autre peuvent avoir besoin de déposer des déclarations fiscales d'État de non-résident dans leur État de travail et des déclarations fiscales régulières dans leur État de résidence. La plupart des États de résidence offrent un crédit d'impôt pour éviter de payer des impôts doubles.

Les travailleurs indépendants ne sont pas affectés par la réciprocité fiscale et ses règlements.

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Quels États sont concernés par la réciprocité fiscale

À partir de mai 2023, 16 États (résidents) et le District de Columbia ont tous des accords concernant la réciprocité fiscale. Les accords entre États peuvent différer, donc le salaire de certains employés peut être entièrement, partiellement ou non retenu dans leur État de résidence. Voir les États qui participent à la réciprocité fiscale ci-dessous :

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Considérations pour les clients de Toast Payroll

• Si un employé a une adresse résidentielle sur son Toast Payroll en dehors de l'état de son lieu de travail, et qu'il existe une réciprocité, Toast Payroll supposera retenir des impôts de l'état de résidence selon le tableau ci-dessus.Cela signifie que l'entreprise devra avoir un compte d'impôt sur le revenu de l'état de cet employé. Si un compte fiscal n'est pas ouvert, Toast Payroll pourrait ne pas être en mesure de déclarer et/ou de payer les impôts retenus à l'état. En savoir plus sur l'enregistrement fiscal et trouver des liens pour s'inscrire dansToast Payroll : S'inscrire pour des comptes d'impôt d'état.
  • Localiser les employés qui font partie d'un accord de réciprocité en utilisant les rapports ci-dessous. Vérifiez également votre page de données manquantes pour voir toute information fiscale d'état que Toast Payroll manque. Si un employé est trouvé dans un accord de réciprocité, vous n'aurez besoin de demander qu'un compte de retenue d'État (SIT) et non un compte de chômage d'État (SUTA) dans l'État de résidence de l'employé.
• Les adresses commerciales précises et les adresses domiciliaires des employés sont essentielles pour rester conforme. Par exemple, si le profil de paie Toast d'un employé indique incorrectement l'État dans lequel il vit, il peut remplir un formulaire W-4 incorrect et/ou un certificat de non-résident, et sa taxation sur le revenu ne sera pas conforme à la réciprocité fiscale ou aux réglementations fiscales de l'État.

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Rapport de Réciprocité Fiscale

Pour localiser le rapport de réciprocité pour votre personnel, le meilleur rapport est le Rapport Sommaire de Paie Consolidé dans la Bibliothèque de Rapports Standards. Naviguez vers Rapports > Standard et recherchez ce rapport. Sélectionnez les périodes de paie ou une plage de dates à examiner, puis sélectionnez Excel ou PDF pour télécharger ces informations. Une fois téléchargé, vérifiez la section Taxes d'État pour localiser les États dans lesquels l'impôt sur le revenu a été retenu.

De plus, vous trouverez plus d'informations dans le Rapport d'Audit de Paie Trimestriel des Employés dans la Bibliothèque de Rapports Standards, y compris les emplacements de taxes de travail par employé, mais ce rapport contient beaucoup d'autres informations. Si vous exécutez ce rapport, incluez démographiques et taxes avant de mettre le rapport en file d'attente.

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Ressources Supplémentaires

• Gestion de paie Toast : Voir et Mettre à Jour les Emplacements de Taxes de Travail ?
• Gestion de paie Toast : Optimiser la Bibliothèque de Rapports
• Gestion de paie Toast : Mettre à Jour les Informations du Formulaire W-4

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.