Toast Payroll : Gérer la réciprocité fiscale

Dans cet article :

• La réciprocité fiscale et son fonctionnement
• Quels États sont impliqués
• Considérations pour les clients de Toast Payroll
• Déclaration de la réciprocité fiscale
• Ressources supplémentaires

La réciprocité fiscale et son fonctionnement

La réciprocité fiscale est une entente entre deux États permettant à un employé T4 qui travaille dans un État, mais qui habite dans un autre, de payer des impôts sur le revenu gagné selon les règles et les lois fiscales de son État de résidence. En général, les employeurs retiennent l'impôt selon les règles et les lois fiscales de l'État où les employés travaillent, défini dans Toast Payroll par le lieu de travail fiscal. Les ententes de réciprocité, lorsqu'elles sont disponibles, constituent une exception en ce qu'elles permettent des retenues pour l'État de résidence.

La réciprocité fiscale vise à éliminer le besoin pour un employé travaillant dans un État dont il n'est pas résident de produire une déclaration à la fois dans son État de résidence et dans son État de travail. Les ententes de réciprocité peuvent aider à prévenir la double imposition sur le revenu gagné d'un employé et faciliter la production des déclarations de revenus personnelles pour un particulier. Dans les États sans entente de réciprocité fiscale, les employés qui travaillent dans un État mais habitent dans un autre peuvent devoir produire des déclarations de revenus d'État de non-résident dans leur État de travail et des déclarations de revenus ordinaires dans leur État de résidence. La plupart des États de résidence offrent un crédit d'impôt pour éviter de payer des impôts en double.

Les entrepreneurs indépendants ne sont pas touchés par la réciprocité fiscale et ses règlements.

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Quels États sont impliqués dans la réciprocité fiscale

En date de mai 2023, 16 États (de résidence) et le district de Columbia ont tous des ententes concernant la réciprocité fiscale. Les ententes entre les États peuvent différer; ainsi, la rémunération de certains employés peut être entièrement, partiellement ou pas du tout retenue dans leur État de résidence. Consultez ci-dessous les États qui participent à la réciprocité fiscale :

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Considérations pour les clients de Toast Payroll

• Si un employé a une adresse personnelle dans Toast Payroll située dans un État différent de son lieu de travail aux fins de l'impôt, et qu'il existe une réciprocité, Toast Payroll supposera qu'il faut retenir les impôts de l'État de résidence conformément au tableau ci-dessus.Cela signifie que l'entreprise devra avoir un compte de retenue d'impôt de l'État de résidence de cet employé. Si un compte fiscal n'est pas ouvert, Toast Payroll pourrait ne pas être en mesure de déclarer et/ou de payer les impôts retenus à l'État. Apprenez-en davantage sur l'inscription fiscale et trouvez des liens pour vous inscrire dansToast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes fiscaux de l'État.
  • Trouvez les employés qui font partie d'une entente de réciprocité en utilisant les rapports ci-dessous. Vérifiez également votre page Données manquantes pour voir toute information sur l'impôt étatique qui manque à Toast Payroll. Si un employé fait partie d'une entente de réciprocité, vous n'aurez qu'à demander un compte de retenue d'impôt étatique (SIT) et non un compte d'assurance-chômage étatique (SUTA) dans l'État de résidence de l'employé.
• Des adresses professionnelles et des adresses personnelles des employés exactes sont essentielles pour demeurer conforme. Par exemple, si le profil Toast Payroll d'un employé indique incorrectement l'État dans lequel il réside, il pourrait remplir un formulaire W-4 et/ou un certificat de non-résident erroné, et son imposition sur le revenu ne sera pas conforme aux règlements sur la réciprocité fiscale ou sur l'imposition étatique.

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Rapports sur la réciprocité fiscale

Pour trouver les rapports sur la réciprocité pour votre personnel, le meilleur rapport est le Rapport sommaire consolidé de la paie dans la Bibliothèque de rapports standard. Dans Toast Payroll, accédez à Rapports > Standard et recherchez ce rapport. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll à partir de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Sélectionnez les périodes de paie ou une plage de dates à examiner, puis sélectionnez Excel ou PDF pour télécharger ces renseignements. Une fois téléchargée, vérifiez la section Impôts provinciaux/étatiques pour trouver les États ou provinces dans lesquels de l'impôt sur le revenu a été retenu.

De plus, vous trouverez plus d'informations dans le Rapport de vérification trimestrielle de la paie des employés au sein de la Bibliothèque de rapports standard, y compris les lieux de travail imposables par employé, mais ce rapport contient beaucoup d'autres informations. Si vous exécutez ce rapport, incluez les données démographiques et les impôts avant de mettre le rapport en file d'attente.

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Ressources supplémentaires

• Toast Payroll : Afficher et mettre à jour les lieux de travail imposables ?
• Toast Payroll : Optimiser la bibliothèque de rapports
• Toast Payroll : Mettre à jour les informations du formulaire W-4

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.