Gestion de paie Toast : Gérer l’expérience du formulaire W-2

Vérifier ou mettre à jour le NAS/SSN

Des numéros de sécurité sociale (NAS/SSN) exacts sont essentiels pour la déclaration fiscale. Un NAS/SSN inexact ou manquant peut entraîner des déclarations fiscales inexactes, des rejets de déclarations fiscales par les agences fiscales de l’État ou des pénalités financières pour les employeurs. Voir Gestion de paie Toast : Politique d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) pour plus de détails.

Employés :

• Se connecter à Gestion de paie Toast. Vérifiez votre NAS enregistré en accédant à Mon profil > Profil et en sélectionnant Récupérer le NAS. Sélectionnez Oui pour des raisons professionnelles, puis sélectionnez l’icône globe oculaire.
  • Si le NAS/SSN est correct, aucune autre action n’est nécessaire.
  • Si le NAS/SSN est incorrect, sélectionnez Fermer et choisissez le bouton Modifier en haut à droite de l’écran. Faites ensuite défiler jusqu’au champ Numéro de sécurité sociale et entrez un NAS/SSN exact. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Utilisateurs RH+ :

• Voyez quels employés n’ont pas leur NAS/SSN en accédant à Impôts. Repérez toutes les tâches dont le format [Nom de l’employé] n’a pas fourni son numéro de sécurité sociale dans ce centre fiscal et utilisez le lien Fournir pour saisir un NAS/SSN dans le profil d’un employé.
• Encouragez vos employés à vérifier leur NAS/SSN enregistré afin de réduire le risque d’inexactitude du formulaire W-2.

Mettre à jour le formulaire W-4

À tout moment au cours de l’année, un employé peut modifier les paramètres de son formulaire fédéral W-4 ou d’autres formulaires fiscaux d’État ou de province applicables. Les mises à jour des formulaires ajusteront les impôts retenus sur les salaires en fonction des nouveaux paramètres. Les paramètres mis à jour auront une incidence sur les retenues sur toute paie future, mais ne modifieront aucune retenue antérieure. Les montants d’impôt retenus tout au long de l’année apparaissent sur un formulaire W-2.

Employés :

• Connectez-vous et allez à Mon profil > Impôts et documents > onglet Formulaires fiscaux.
• Utilisez les formulaires W-4 liés par hyperlien pour apporter vos modifications. Les modifications apportées au formulaire W-4 ne sont pas rétroactives; elles ne s’appliqueront donc qu’aux paies futures.

Gestionnaires et utilisateurs RH+ :

• Pour des raisons de sécurité, seule la personne peut mettre à jour son propre formulaire W-4.

Mettre à jour le formulaire W-2 Mode de Livraison pour les particuliers

Employés :

• Pour vérifier ou modifier votre choix de formulaire W-2 papier ou électronique, ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et sélectionnez Afficher les impôts et documents. Sélectionnez Modifier, faites votre sélection et signez électroniquement dans la boîte. Cela doit être fait avant la dernière paie de l’année d’imposition, sinon cela ne prendra pas effet pour cette année.

Gestionnaires et utilisateurs RH+ :

• Les gestionnaires peuvent modifier le choix d’un employé actif au nom de l’employé en allant à Rapports > Déclarations fiscales > Documents de fin d’année. Cochez la case correspondant aux employés que vous souhaitez modifier et sélectionnez le bouton jaune Modifier au bas de la page. 
• Les compagnies sont tenues de fournir un formulaire W-2 papier aux employés qui n’ont pas consenti à un formulaire électronique. En savoir plus sur les règlements de l’IRS concernant la remise électronique du formulaire W-2 aux employés.

Définir la méthode d’impression du formulaire W-2 pour l’entreprise

Utilisateurs RH+ :

Outre le choix de Livraison mentionné ci-dessus, les utilisateurs de RH+ peuvent modifier la façon dont ils reçoivent les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi une copie papier. Les employeurs peuvent choisir d’Imprimer eux-mêmes les formulaires ou de les faire Imprimer par Toast moyennant des frais majorés des frais d’expédition standards. Votre entreprise sera responsable de les distribuer individuellement dans tous les cas. Toast ne peut pas envoyer les formulaires W-2 aux employés par courriel ou par la poste, car le formulaire contient l’intégralité du NAS/SSN de l’employé.

• Pour faire un choix, accédez à Taxes et localisez le bouton dans le Centre fiscal. Vous pouvez modifier ce paramètre à compter d’avril de chaque année et il sera verrouillé après avoir soumis votre dernière paie de chaque année.
  • Lorsque ce bouton est réglé pour s ' Imprimer, Toast crée des fichiers PDF contenant les formulaires W-2 à l ' intention des employés qui ont choisi de recevoir une copie papier. Le 19 janvier 2025, revenez à Impôts et sélectionnez le bouton W-2s papier 2024. Vous téléchargerez un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 que vous pourrez Imprimer vous-même.
  • Lorsqu ' ils sont réglés sur Courrier aux entreprises, les services de paie Toast Imprimeront les formulaires au coût de 5 dollars par formulaire, majoré des frais d ' expédition standard, et les enverront à l ' adresse indiquée sur cette page. Un seul paquet de formulaires W-2 imprimés sera livré pour chaque FEIN. Toast ne peut pas expédier les formulaires W-2 directement à vos employés.
  • Ce commutateur ne sera pas disponible si tous les membres du personnel de votre entreprise ont souscrit aux formulaires électroniques W-2.

Lorsque les formulaires W-2 sont disponibles

Les formulaires W-2 seront téléversés dans le système de Gestion de paie Toast le lundi 19 janvier 2026. Vous pouvez afficher un avis dans une zone très fréquentée de votre restaurant indiquant quand et où les employés peuvent accéder à leur formulaire W-2. Si vous avez choisi Toast pour Imprimer vos formulaires papier, vous pouvez vous attendre à ce qu’ils arrivent à un emplacement central de votre entreprise le 19 janvier 2026 ou aux alentours de cette date.

Retrouver et télécharger le formulaire W-2s

Employés et anciens employés :

• Si vous avez opté pour un formulaire W-2 papier, vous le recevrez de votre employeur.
• Il existe deux façons de trouver votre formulaire électronique W-2 à partir du 19 janvier 2026 :
  • Télécharger l’application MyToast. Connectez-vous avec votre courriel et mot de passe Toast et allez à Payer > Accéder aux formulaires fiscaux (W2s) pour sélectionner un formulaire.
  • Ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et sélectionnez le lien Télécharger dans la bannière bleue en haut de la page.
• Cette version électronique peut être utilisée pour déclarer vos impôts annuels. Les formulaires électroniques W-2 sont à la disposition de tous les employés, que vous ayez ou non opté pour un formulaire électronique ou papier W-2.
• Pour protéger vos renseignements, Toast ne peut pas envoyer les formulaires W-2 au courriel ou à l’adresse personnelle d’un employé.

Utilisateurs RH+ :

• Accédez au Centre fiscal en sélectionnant Taxes.
• Si l’un de vos employés a choisi un formulaire papier W-2, vous verrez un bouton W-2s papier 2025 dans la bannière en haut de la page. Il est de votre responsabilité de remettre une copie papier à chaque employé dans ce dossier. La date limite de remise ou de cachet de la poste de ces formulaires aux employés est le samedi 31 janvier 2026.
• Si vous souhaitez également recevoir les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie électronique, sélectionnez l’icône de téléchargement (flèche vers le bas) dans la vignette Employés optant pour un formulaire W-2 électronique. Cependant, vous n’êtes pas responsable de distribuer les formulaires W-2 aux employés qui ont opté pour une copie électronique.

Imprimer formulaire W-2s

Les formulaires W-2 peuvent être imprimés sur du papier standard avec des paramètres Imprimante standard. Vous pouvez choisir d’Imprimer directement à partir du PDF et il devrait Imprimer correctement.

• Si le formulaire W-2 est coupé, s’il est imprimé sur deux pages ou au dos de la même page, visitez Gestion de la paie de Toast : Téléchargez et Imprimer le formulaire W-2s (pour les employeurs) pour plus de détails.

Distribuer le formulaire W-2s

Employeurs :

• Pour rappel, vous n’avez qu’à distribuer les formulaires W-2 aux employés qui ont opté pour une copie papier. Les employés qui ont opté pour une copie électronique peuvent récupérer eux-mêmes leur formulaire W-2 en suivant les instructions de Gestion de la paie de Toast : Trouvez votre formulaire W-2 (Pour les employés).
• Le format gauche du formulaire de paie Toast W-2 aligne à la fois l’adresse de l’entreprise et celle des employés. Si vous avez des employés actuels ou anciens qui ont choisi de remplir un formulaire papier W-2, vous pouvez utiliser un style courant d'enveloppes pour leur envoyer leur formulaire par la poste, au besoin.

Lisez votre formulaire W-2

• Si vous souhaitez mieux comprendre les renseignements figurant sur votre formulaire W-2, vous pouvez trouver une courte ressource pour le lire et l’interpréter en consultant Gestion de la paie de Toast : Comprenez votre formulaire W-2. Gestion de paie Toast ne peut pas donner de conseils sur la situation fiscale ou de déclaration spécifique d’une personne. Contactez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir de l’aide.
• NOUVEAU! Le projet de loi permet des déductions fiscales individuelles sur les pourboires et les heures supplémentaires pour les employés admissibles lorsqu’ils déclarent leur impôt sur le revenu. En savoir plus en lisant Gestion de paie Toast : Aucune taxe sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires.
• NOUVEAU! Soyez conscient des avantages fiscaux fédéraux possibles. Voir l’avis 797.

Erreurs sur le formulaire W-2

Employés :

• Si vous trouvez une erreur sur un formulaire W-2, communiquez avec votre gestionnaire ou votre équipe des RH. Gestion de paie Toast ne peut pas aider directement les employés à résoudre ces problèmes.

Utilisateurs RH+ :

• Si le nom ou l’adresse de l’employé est erroné, cela peut généralement être corrigé sans modification ni frais.
• Si l’erreur provient du numéro de sécurité sociale de l’employé ou d’un montant de salaire/retenue/impôt, une modification et des frais peuvent être exigés.

Autres questions

Si des questions sur la déclaration d’impôts se posent, Gestion de paie Toast ne peut pas donner de conseils sur la façon de déclarer ni expliquer pourquoi les chiffres calculent leur façon de procéder. Il peut être utile de communiquer avec un comptable ou un fiscaliste ou de consulter ces publications :

• Tables de taxes IRS
• Guide de l’employeur IRS
• Estimateur de retenue d’impôt IRS
• Votre formulaire W-4 dans Gestion de paie Toast