Commencez avec les comptes de membre

Dans cet article :

• Vue d'ensemble des comptes de membre
• Activer les comptes de membre comme méthode de paiement
• Créer un nouveau compte de membre
• Utiliser les comptes de membre sur le POS
  • Payer les commandes avec un compte de membre
  • Payer un solde de compte de membre
• Gérer les comptes de membre dans Toast Web
  • Mettre à jour un solde de compte de membre
  • Créer et gérer des factures pour les comptes de membre
  • Archiver ou restaurer un compte de membre
• Ressources supplémentaires

Vue d'ensemble des comptes de membre

Toast POS offre une fonctionnalité de comptes de membre intégrée qui permet à vos invités de charger leurs commandes sur leur compte et de payer plus tard, au lieu de payer immédiatement après chaque achat. Cela vous permet de clôturer les commandes POS pendant une journée d'affaires comme payées à des fins de reporting des ventes, et d'envoyer une facture ou de collecter un paiement pour le solde du compte à l'avenir. 

Quelques notes sur les comptes de membre : 

• Il existe plusieurs façons de collecter des paiements pour les soldes de compte maison :
  • Vous pouvez prendre le paiement d'un solde de compte maison en souffrance sur le POS (non lié à une facture)
  • Vous pouvez créer et envoyer des factures individuelles ou en masse, et entrer des paiements pour la facture
  • Vous pouvez effectuer un ajustement de solde de compte maison
• Les comptes maison ne sont actuellement pas pris en charge pour la commande en ligne avec Toast.
• Les comptes maison ne sont pas partagés entre plusieurs emplacements.
• Les comptes maison ne peuvent pas être configurés comme exonérés d'impôt. Si les commandes au compte maison doivent être exonérées d'impôt, elles devront être marquées individuellement avant d'être "payées" par le compte maison. En savoir plus : Gérer les commandes exonérées d'impôt.
• Pour le moment, les cartes de crédit ou d'autres méthodes de paiement ne peuvent pas être enregistrées sur un compte maison.
• Les comptes maison peuvent être ajoutés pendant que votre compte Toast est encore en mode test, mais veuillez garder à l'esprit que les comptes maison peuvent prendre 24 à 48 heures pour apparaître une fois que vous sortez du mode test.

Pour commencer à utiliser les comptes maison, suivez les étapes de la section suivante pour les activer en tant que méthode de paiement sur votre POS.

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Activer les comptes maison en tant que méthode de paiement

Pour activer les comptes maison avec Toast, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Paiements > Méthodes de paiement > Comptes maison.
2. Dans la navigation à gauche qui apparaît sur la page Comptes maison, sélectionnez Paramètres.
3. Activez le Prendre des paiements de compte maison sur un appareil POS à la position Activé. 
4. Sélectionnez Enregistrer et Publier tous les changements pour finaliser votre sélection.

Après qu'un compte maison a été activé en tant que méthode de paiement sur le POS, les caissiers peuvent accéder à cette fonctionnalité sans approbation du responsable. 

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Créer un nouveau compte maison

Pour créer un nouveau compte maison dans Toast Web, suivez ces étapes :

1. Depuis la page des comptes maison (Paiements > Méthodes de paiement > Comptes maison), sélectionnez Créer un compte.
2. Entrez vos Informations client. Les champs obligatoires incluent Prénom, Nom de famille, Email, et Téléphone. 
   
   • Chaque compte maison doit avoir une adresse e-mail unique.
   • Vous pouvez inclure un Numéro de client et Adresse si désiré. 
3. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé de créer le compte maison.

Si vous souhaitez créer plusieurs comptes maison en même temps, sélectionnez la flèche vers le bas à côté du bouton Créer un compte et sélectionnez Comptes multiples. Vous verrez une page avec un modèle et des instructions sur la façon d'importer un fichier et de créer plus d'un compte maison à la fois.

Après qu'un compte maison a été créé, il peut prendre jusqu'à 30 minutes pour se synchroniser de Toast Web au POS.

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Utiliser les comptes maison sur le POS

Payer les commandes avec un compte maison

Avec un compte maison créé dans Toast Web et la fonction activée comme option de paiement dans le POS, toute commande peut être clôturée à un compte maison en quelques étapes faciles.

1. Passez la commande normalement sur votre POS, puis sélectionnez Payer pour passer à l'écran de sélection de paiement.
2. Sélectionnez Compte maison comme méthode de paiement. 
   
   
   
   
3. Recherchez et sélectionnez votre compte maison souhaité.
   
   • Pour les commandes à emporter ou de livraison, si le compte maison a déjà été trouvé en utilisant la fonction Recherche de client, le POS remplira automatiquement le compte maison attaché à la commande.
   • Sinon, une fenêtre contextuelle Entrer le numéro de compte apparaîtra. Entrez le numéro de compte maison ou sélectionnez Recherche.
   • Vous pouvez rechercher un invité par son prénom ou son nom de famille, son adresse e-mail, son numéro de client ou son numéro de téléphone pour rechercher un compte de maison. Des informations partielles peuvent être utilisées pour la recherche.
4. Une fois que vous avez sélectionné le compte de maison, vous verrez des options pour entrer le paiement. Sélectionnez Facture pour procéder à la clôture de la commande au compte de maison qui sera facturé plus tard.
   
   • Suivre mais ne pas facturer - Utilisez cette option si votre invité utilise un méthode de paiement différente pour cette commande, mais que vous souhaitez calculer ce montant dans le total des dépenses de son compte de maison. 
   • Utiliser un compte différent - Utilisez cette option pour rechercher un autre compte de maison. 
5. Après avoir sélectionné Facture, la commande sera ajoutée au solde impayé du compte de maison dans Toast Web. 

Vous pouvez ajouter un pourboire à une transaction de compte de maison si vous avez configuré les paramètres de reçu numérique (en savoir plus : Configurer les reçus numériques).

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Payer un solde de compte de maison sur le POS

Vous effectuez un paiement pour un solde de compte de maison sur le POS en suivant les étapes ci-dessous (la collecte de paiement par facture est couverte dans cette section de l'article) : 

1. Faites glisser vers la droite de vos menus (groupes de catégories pour Toast Retail) sur votre écran Commande rapide du POS et sélectionnez le bouton Comptes de maison. 
2. Recherchez et sélectionnez votre compte de maison souhaité. 
3. Sur l'écran Payer le solde du compte de maison, le Solde impayé sera affiché avec les informations du client. Entrez le Montant à payer, puis sélectionnez Terminé. Les invités peuvent payer partiellement, payer intégralement ou surpayer leur solde impayé en fonction de ce que vous sélectionnez ici.
4. « Payer le solde » apparaîtra sur l'écran de commande avec le montant sélectionné. Sélectionnez Payer pour entrer le paiement de votre invité. 

Remarque : Les pourboires des comptes de maison sont versés au serveur le jour de la transaction et seront répertoriés sous Pourboires non monétaires dans vos rapports. Lorsque la transaction du compte de membre est réglée à une date ultérieure, 100 % du montant est payable au restaurant.

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Gérer les comptes de membre dans Toast Web

En haut de la page Comptes de membre dans Toast Web (Paiements > Méthodes de paiement> Comptes de membre), vous verrez une section Résumé qui montre votre nombre total de comptes de membre et le solde total impayé. 

En dessous, vous trouverez votre liste complète de comptes de membre. Alternez entre les comptes Actifs et Archivé, ou utilisez les options de recherche, de plage de dates ou de filtre pour affiner votre liste aux comptes de membre que vous souhaitez examiner. Si vous sélectionnez une plage de dates, la liste des comptes de membre sera mise à jour pour montrer le Total dépensé par compte de membre pour la période sélectionnée. 

Lorsque vous sélectionnez un compte de membre spécifique, vous ouvrirez la page de profil du compte. Cela montre le solde impayé du compte de membre, les dépenses à vie, le nombre de commandes, l'activité du compte, les factures et les informations de contact des invités. 

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Mettre à jour le solde d'un compte de membre

Pour ajuster ou effacer le solde d'un compte de membre, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le nom du compte de membre dans la page Comptes de membre dans Toast Web.
2. Sur le profil du compte de membre, sélectionnez Ajuster le solde.
3. Lors de l'ajustement d'un solde impayé, vous pouvez choisir soit de Définir un nouveau solde impayé (par défaut) soit de Réduire le solde impayé.
   
   • Remarque : Vous ne pouvez réduire le solde impayé d'un compte de membre qu'avec l'une de ces options. 
4. Sélectionnez Ajuster le solde pour finaliser votre changement.

Lorsque vous actualisez la page, les ajustements de solde apparaîtront comme un "Ajustement" dans le tableau Activité du compte.

Remarque : Pour les comptes de membre que vous souhaitez marquer comme payés sans accepter de paiement d'un invité (par exemple, si vous utilisez des comptes de membre pour suivre les dépenses des employés qui sont déduites de leur chèque de paie), vous pouvez utiliser le processus décrit ci-dessus pour mettre à jour le solde à 0 $. Vous pouvez partager une liste détaillée des charges avec le titulaire du compte de membre en sélectionnant Téléchargements dans le tableau Activité du compte sur la page de profil du compte de membre, puis en choisissant Rapport détaillé. 

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Créer et gérer des factures pour les comptes de membre

Vous pouvez facturer un compte de maison individuel pour collecter le paiement d'un solde impayé, ou facturer en bloc plusieurs comptes de maison à la fois. 

Tout d'abord, vous voudrez configurer les paramètres de facturation de votre compte de maison.

1. Naviguez vers la page Comptes de maison dans Toast Web et sélectionnez Paramètres dans la navigation à gauche.
2. Dans la section Paramètres de facturation du compte de maison, vous pouvez sélectionner les paramètres par défaut qui s'appliquent à toutes les factures de compte de maison. Ces paramètres peuvent être remplacés lorsque vous créez une facture individuelle ou en bloc. Les paramètres incluent :
   
   • Option de restauration par défaut (non-livraison)
   • Frais de compte de maison - utilisez ceci pour configurer des frais ou charges supplémentaires qui sont appliqués par défaut à toutes les factures de compte de maison (certaines personnes utilisent cela pour capturer les frais mensuels pour les adhésions).
   • Plage de temps par défaut pour les nouvelles factures
3. Sélectionnez Enregistrer et Publier tous les changements lorsque vous avez terminé. 

Vous pouvez facturer une seule page de compte de maison en sélectionnant Créer une facture en haut de la page de profil de ce compte de maison. Vous verrez le solde actuel sur le compte, et vous pourrez facturer par transactions dans une plage de dates sélectionnée, ou facturer un montant personnalisé. 

Vous pouvez également utiliser la fonction de facturation en bloc pour créer des factures pour tous les invités qui ont une transaction de compte de maison dans votre plage de dates sélectionnée. Pour facturer en bloc les comptes de maison, suivez ces étapes :

1. Dans la navigation à gauche sur la page Comptes de maison dans Toast Web, sélectionnez Facturation en bloc.
2. Sélectionnez Créer une facturation en bloc.
3. Sélectionnez les détails de votre facture, les paramètres Paiements, et entrez tous les Frais de compte de maison supplémentaires que vous souhaitez appliquer. La section Paiements est l'endroit où vous sélectionnerez une date d'échéance et où vous pourrez choisir de permettre à vos invités de payer leur facture par carte de crédit.
4. Sélectionnez la Plage de transactions pour les destinataires de la facture. Toast rassemblera toutes les commandes non facturées pour la période sélectionnée, puis vous pourrez utiliser les cases à cocher pour sélectionner les factures que vous souhaitez générer en bloc.
5. Sélectionnez Suivant : Générer des factures.
6. Lorsque vos factures ont été générées, le statut sur la page Facture en gros changera en "Prêt à envoyer". Sélectionnez la ligne de facture en gros pour ouvrir l'aperçu de la facture. 

Depuis cette page, vous pouvez télécharger une ou toutes les factures, imprimer des factures ou les envoyer à l'adresse e-mail ou au numéro de téléphone associé au compte.

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Archiver ou restaurer un compte de membre

Pour des raisons de rapport, nous vous recommandons de ne pas archiver les comptes de membre. 

Pour archiver un compte de membre, recherchez et sélectionnez le nom du compte dans le tableau de la page Comptes de membre dans Toast Web (Paiements >Méthodes de paiement >Comptes de membre). Sélectionnez Archiver en haut de la page. Une fois qu'un compte de membre est archivé, il ne peut pas être utilisé pour payer une commande sur le POS.

Si vous souhaitez restaurer un compte de membre archivé, vous pouvez le trouver en basculant le tableau sur la pageComptes de membre pour afficher les comptes Archivés. Le bouton Restaurer sera disponible sur la page de profil du compte.

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Ressources supplémentaires pour les comptes de membre

• Rapport sur les comptes de membre
• Déplacer un chèque fermé vers le mauvais compte de membre

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