xtraCHEF : Guides de commande
Dernière mise à jour : 28 avr. 2026, 16 h 20
- Vue d'ensemble des guides de commande
- Créer des guides de commande
- Télécharger des fiches de soumission
- Utiliser les guides de commande
- Ressources supplémentaires
Vue d'ensemble des guides de commande
La fonction de commande d'xtraCHEF crée un moyen simplifié de télécharger les fiches de soumission des fournisseurs, de standardiser et de simplifier vos guides de commande, et de créer et envoyer des commandes directement à vos représentants de fournisseurs ou à vos équipes de vente respectives.
Guides de commandevous permettra de créer une liste d'articles de facture approuvés pour les fournisseurs. Les guides de commande peuvent être utilisés pour simplifier le processus de commande pour les membres de l'équipe ou réduire le risque de variations de marque, de taille, etc., pour des ingrédients spécifiques sans votre connaissance.
Pour utiliser cet outil, sélectionnez Commande dans votre menu de navigation. Ensuite, sélectionnez Guides de commande.
Créer des guides de commande
Ici, tous les guides de commande existants apparaîtront. Si aucun guide de commande n'a encore été créé, vous verrez un message Aucun guide de commande de fournisseur disponible.
Nouveaux guides de commande
Pour créer un nouveau guide de commande à partir de zéro, sélectionnez + Nouveau guide de commande de fournisseur.
Cela créera un nouveau brouillon de guide de commande. Par défaut, votre nouveau guide sera nommé "Nouveau guide de commande". Vous pouvez changer le nom de votre guide en sélectionnant l'espace sous Nom du guide de commande et en tapant un nom personnalisé.
Pour ajouter à votre brouillon, sélectionnez votre fournisseur sur le côté gauche de la page. Cela affichera tous les éléments de facture associés à ce fournisseur.
Ensuite, sélectionnez le Élément(s) de facture que vous souhaitez inclure dans le guide. Ensuite, entrez la Quantité que vous commanderez généralement. Assurez-vous de sélectionner l'icône + pour ajouter l'élément à votre guide.
Remarque : Les éléments de facture qui n'ont pas été examinés via Examen des éléments n'apparaîtront pas.
Une fois ajoutés, vos articles apparaîtront dans le coin supérieur droit de la page. Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter d'autres articles de facture provenant des mêmes fournisseurs ou de fournisseurs différents. Lorsque vous avez ajouté tous les articles de facture nécessaires, sélectionnez Créer un guide de commande pour finaliser votre travail.
Félicitations! Votre nouveau guide de commande est maintenant disponible pour une utilisation dans les commandes futures.
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Modifier les guides de commande
Avez-vous besoin de modifier un guide existant ? Sur votre page des guides de commande , sélectionnez le bouton Modifier à côté d'un guide existant.
Cela vous amènera à votre page de modification du guide de commande. Ici, vous pouvez également sélectionner des fournisseurs et ajouter de nouveaux articles de facture ou vous pouvez supprimer des articles en sélectionnant l'icône de la corbeille.
Lorsque vous avez terminé vos modifications. Sélectionnez Mettre à jour le guide de commande.
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Programmer les guides de commande
Avez-vous une commande standardisée qui se répète chaque semaine sans variation ? Si oui, vous pouvez rationaliser votre processus de commande en créant un guide correspondant. Une fois créé, sélectionnez Programmer sur votre page des guides de commande.
xtraCHEF vous demandera ensuite de partager quelques détails de programmation requis.
- Les jours de soumission indiquent le jour de la semaine où cette commande doit être planifiée.
- Date de début et Date de fin créent des paramètres pour votre automatisation de commande.
- Planifier à indique l'heure à laquelle votre commande doit être planifiée.
- Remarque vous permet d'attacher tout contexte ou détail supplémentaire.
- Soumission automatique vous permet d'envoyer automatiquement ce guide de commande aux représentants des ventes de votre fournisseur en fonction des détails créés ici.
Remarque : L'erreur Détails du représentant des ventes manquantss apparaîtra si vous n'avez pas attribué les détails du représentant des ventes à vos fournisseurs. Ces informations peuvent être ajoutées via votre hub des fournisseurs.
Télécharger les fiches de soumission
En alternative à la création manuelle de guides de commande, vous pouvez télécharger fiches de soumission. Une fois téléchargée, votre fiche de soumission servira essentiellement de guide de commande et peut simplifier la création de commandes pour vous et votre équipe. Pour télécharger une fiche de soumission, sélectionnez Fiches de soumission depuis votre page de guide de commande.
Cela vous mènera à votre page de fiche de soumission. Ici, toutes les fiches de soumission existantes s'afficheront pour modification ou planification. Pour télécharger une nouvelle fiche de soumission, sélectionnez Télécharger la fiche de soumission.
xtraCHEF vous demandera ensuite le fournisseur de cette fiche de soumission. Pour attribuer ces informations à votre fiche de soumission, recherchez et sélectionnez votre fournisseur. Sélectionnez Suivant pour continuer.
Remarque : Si vous n'avez pas encore créé un enregistrement de votre fournisseur dans xtraCHEF, il ne sera pas rempli. Pour procéder à votre téléchargement de feuille d'enchères, vous devrez d'abord créer un enregistrement dans votre hub Fournisseurs.
Vous serez ensuite invité à télécharger la feuille d'enchères. Pour ce faire, sélectionnez le fichier ou faites glisser et déposez le fichier depuis votre ordinateur dans l'espace de soumission. Une fois téléchargé, sélectionnez Suivant.
xtraCHEF lira ensuite votre fichier .csv, .xls ou .xlsx et vous demandera d'indiquer quelles lignes correspondent à quelles informations essentielles de l'article de facture. Cette cartographie peut être effectuée en suivant les instructions et en sélectionnant :
- Détails applicables tels que A des en-têtes, Ignorer la ligne sans prix unitaire, Ignorer la ligne sans code d'article de facture, et Ignorer la ligne sans UOM.
- Menus déroulants pour Code d'article de facture, Description de l'article de facture, UOM, Pack/Taille, et Prix unitaire. Ensuite, sélectionnez la colonne correspondante qui englobe cette information sur votre feuille de calcul.
Une fois cartographié, sélectionnez Suivant pour continuer et prévisualiser les informations de votre feuille d'enchères.
Enfin, sélectionnez Importer la feuille d'enchères pour créer et utiliser votre feuille d'enchères comme guide de commande.
Modifier les feuilles d'enchères
Si vous devez apporter des modifications à une feuille d'enchères après qu'elle a été téléchargée, revenez à votre page de feuilles d'enchères et sélectionnez Modifier.
Cela vous permettra de modifier votre feuille d'offre comme si c'était un guide de commande. Ici, vous pouvez apporter des modifications à la quantité des articles de la facture selon vos besoins, ou les supprimer ensemble. Une fois terminé, sélectionnez Mettre à jour le guide de commande pour verrouiller votre travail.
Utiliser les guides de commande
Avec un guide de commande élaboré, vous pouvez les utiliser lors de la création de commandes sortantes. Après avoir sélectionné Commande depuis votre page de commande, vous aurez l'option de sélectionner des articles de facture directement depuis votre Catalogue ou votre nouveau Guide de commande. Pour ce faire, sélectionnez Guide de commande.