Toast 薪资管理系统：上传新员工的文件

 本文内容：

• 公司文件
• 上传公司文件
  • 为个别员工上传一次性公司文件（PDF）
  • 不同语言的文件
• 创建您自己的文件
• 在文件上要求电子签名
• 使这些文件对员工可见
• 为个别员工删除公司文件
• 其他资源

观看此演示视频，了解如何上传PDF或创建您自己的所需文档。

上传公司文件

注意：文件必须为PDF格式才能上传到Toast Payroll。但是，您可以选择。
 

1. 导航到设置 > 新员工 > 所需文档。
2. 在右侧选择添加+以开始。
   
   
   
   
3. 为了在入职过程中上传新员工的PDF文件，请将可配置？字段设置为否。
   
   
   
   
4. 选择 选择文件并找到您的PDF。如果您希望向新员工显示此文档的说明，请添加帮助文本。
5. 上传后，选择您希望用于此文档的设置。
   1. 名称：命名文件。
   2. 有效？：保持为是
   3. 可配置？：设置为否
   4. 到期 日期：除非文档打算过期，否则请勿输入任何内容。
   5. 四个分配字段可以在此文档仅应显示给特定新员工组时设置。例如，员工手册可能因地点或职位而异。
      
      
      
      
6. 一旦文档上传并且设置已配置，请在页面底部选择保存以完成上传并将其应用于所有未来的新员工。此文档将自动添加电子签名要求。新员工在入职过程中将需要此项。
   1. 如果员工无法在文档步骤中完成，因为文档被灰显，这意味着员工的登录凭据未被用于完成这些步骤。只有员工可以签署他们自己的入职文档。如果经理或HR+安全角色查看新员工工作流程，它将显示为灰显，他们将无法继续。

不同语言的文件

如果您想上传一个文件，但它有多种语言，Toast Payroll没有用于不同语言的分配字段。但是，有一个巧妙的解决方法：

1. 按照上述步骤。
2. 在名称字段中，输入您的文件名称，后面跟上语言：(英语)。
3. 完成所有步骤以上传此文件并保存您的工作 
4. 现在重复这些步骤，确保在标题中输入语言并以该语言上传文件。这将帮助您跟踪哪个是哪个。
5. 您已准备好迎接下一个新员工。一旦您到达文件步骤的，确保仅选中适当语言的文件。例如，如果您想将西班牙员工手册发送给偏好西班牙语的新员工，请取消选择英语版本。
   
   

创建您自己的文件

上述上传文件的模块也可用于创建自定义文件。新员工将在入职Toast Payroll时查看并签署这些文件。
 

1. 导航到设置 > 新员工 > 所需文档。
2. 在右侧选择添加+以开始。
   
   
   
   
3. 您将使用文本编辑器从头开始自定义文件。顶部的蓝色按钮可以用作占位符，Toast将根据特定员工信息自动填充。例如，如果您以“你好”开始文件并选择名字按钮，则如果名为Bridget的新员工查看该文件，文件将显示为“你好Bridget”。此时无法添加新字段或自定义字段。
   
   
   
   
4. 完成文档创建后，选择您希望用于此文档的设置。
   1. 名称：命名文件。
   2. 有效？：如果它应该成为新员工入职体验的一部分，请将其设置为是。
   3. 可配置？：保持为是。
   4. 到期 日期：除非文档打算过期，否则请勿输入任何内容。
   5. 当此文档仅应显示给特定新员工组时，可以设置四个分配字段。例如，员工手册可能因地点或职位而异。
      
      
      
      
5. 最后，您可能希望添加新员工的电子签名要求。如果是，请在文本编辑器部分下方选择添加+，然后选择电子签名。添加声明是可选的。
   
   
   
   
6. 一切完成后，从页面右下角选择保存。

在文档上要求电子签名

1. 导航到设置 > 新员工 > 所需文档。
2. 选择意图文档的黄色编辑铅笔。
3. 通过检查下面橙色框中的设置确认这是一个可配置文档。不可配置的文档（此处标记为否）默认需要签名。
4. 在左侧选择 添加+，位于 文本部分. 下面。
   
   
   
   
5. 从下拉菜单中选择电子签名，然后选择 添加 +.。
6. 电子签名功能现在可见并附加到此文档。您可能希望在 证明声明 文本框中输入备注，但这是可选的。
   
   
   
   
7. 在页面底部选择 保存 以完成。

使这些文档对员工可见

为了允许您的员工打开并参考公司文档以备后用，HR+ 用户应切换此设置。这是一个公司范围的设置，并且具有追溯效力。
 

1. 导航到 设置 > 安全 > 文档类型。 
2. 在 系统文档类型 下选择 第二页。
   
   
   
   
3. 在 系统文档类型 下，选择 新员工文档分配 旁边的 黄色编辑铅笔。
4. 将 对员工可见 设置更改为 是。选择 保存 以完成。 所有 在新员工入职时 任何 员工收到的文档现在将在员工的个人资料中可访问，位于 税务与文档 > 文档库。
   
   

为个别员工移除公司文档

您可以在新员工流程的 的文档步骤中为个别员工移除文档。选择适当文档旁边的垃圾桶图标以将其删除（请参阅链接的文章）。这位新员工在新员工入职的期间不会看到该文档。如果您希望从系统中永久停用公司文档，请导航到设置 > 新员工 > 必需文档。选择适当文档旁边的垃圾桶图标。请记住，为了保留历史记录，文档无法完全删除。Toast建议将任何非活动文档重命名以反映此状态，例如"非活动 - 公司手册2021"。

其他资源

此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。