Toast Payroll:新员工（雇主指南）

在本文中：

• 开始之前
• 配置社会安全号码和EEO-1设置
• 新员工工作流程步骤
  • 步骤 1：登录并开始新员工工作流程
  • 步骤 2：输入基本信息
  • 步骤 3：审核重复档案检测
  • 步骤 4：输入职位和薪资
  • 步骤 5：设置福利
  • 步骤 6：选择入职文件
  • 步骤 7：审核并添加到团队
  • 第8步：分配标准职业代码（选定州）
• 添加员工后会发生什么
• 邀请员工创建Toast网络账户
• 常见问题解答
• 相关文章

开始之前

适用范围：Toast薪资

所需权限：经理和人力资源+安全角色

您将完成的内容：将新员工添加到Toast薪资，并触发员工的入职电子邮件，以便他们可以完成他们的部分流程。

在开始之前请审核以下要点：

• 您可以在移动设备上完成新员工工作流程。
• 您必须在单个会话中完成雇主新员工工作流程的所有步骤。工作流程无法暂停；这可以防止不完整和重复的档案。
• 您可以在入职期间为员工的档案添加多个职位。
• 在入职期间可以跳过社会安全号码和电子邮件地址字段，但这应仅在绝对必要时进行。跳过这些字段会严重限制员工在Toast薪资中的操作：
  • 没有电子邮件地址的员工无法登录、完成自己的新员工步骤、添加直接存款账户、填写I-9表或W-4表、查看工资单或访问年终文件，如W-2表或1095-C表。
  • 没有社会安全号码（SSN）的员工可能导致税务申报不完整或不准确、新员工报告错误，以及带有罚款、利息或费用的税务通知。

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配置SSN和EEO-1设置

Toast Payroll允许您自定义员工新入职体验的两个功能：要求提供社会安全号码（SSN）和要求提供EEO-1分类。这些设置是公司范围内的，适用于保存设置后所有新聘员工。

要配置这些设置：

1. 在Toast Payroll中，导航到设置 > 新员工 > 设置。
2. 选择您对要求SSN以进行员工入职和EEO-1报告的首选选项。
3. 在页面底部选择保存。

重要说明：

• EEO-1分类主要适用于加利福尼亚州的雇主和其他受EEO-1报告要求约束的雇主。有关此信息在Toast Payroll中如何使用的详细信息，请参见Toast Payroll：EEO-1报告指南。
• Toast强烈建议将要求SSN以进行员工入职设置为是。缺失或不准确的SSN可能导致税务申报不准确、被税务机构拒绝或财务罚款。有关详细信息，请参见Toast Payroll：社会安全号码（SSN）信息政策。

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新员工工作流程步骤

雇主将学习如何在Toast Payroll中雇佣新员工。

第一步：登录并开始新员工工作流程

1. 访问payroll.toasttab.com并登录。 需要登录帮助吗？查看Toast Payroll：登录。
2. 从导航菜单中选择团队。
3. 在右上角选择+ 添加团队成员。

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第二步：输入基本信息

工作流程的第一步要求提供基本信息和雇佣细节。

1. 输入员工的电子邮件地址。此字段不是必填项，但没有电子邮件地址的员工无法登录、完成I-9表或W-4表、查看工资单或访问年终税务文件。如果员工没有电子邮件地址，请查看Toast Payroll：没有电子邮件地址的员工，以完成他们的入职部分。
2. 输入员工ID号码。这必须是一个4到8位的数字。您可以在入职后通过导航到雇佣 > 职位来更改它。
3. 输入员工的社会安全号码（SSN）。该字段是否必填取决于员工入职需要提供社会安全号码在设置>新员工>设置中的设置。
   • 没有社会安全号码的员工可能导致税务申报不完整或不准确、新员工报告错误，以及带有罚款、利息或费用的税务通知。
   • 被分配为承包商（1099）分类的新员工将看不到社会安全号码字段。
   • 如果出现消息该社会安全号码已被其他员工使用，请在右上角选择关闭，然后选择放弃并退出以关闭工作流程。请遵循Toast Payroll：解决重复的社会安全号码（SSN）以找到重复项并在重新启动新员工工作流程之前解决错误。

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步骤 3：审核重复的个人资料检测

在输入基本信息后，Toast Payroll 可能会显示一个屏幕，指示此人可能已经有个人资料。

1. 如果出现此屏幕，请审核建议的个人资料。
   • 如果建议的个人资料与您要雇用的人匹配，请选择该个人资料以合并记录并避免创建重复项。
   • 如果没有建议的个人资料匹配——警报可能是由于相似的姓名、电子邮件地址或电话号码触发的——请选择继续创建新个人资料。

有关每种徽章类型的详细信息（活动、终止、归档等），请参见Toast Payroll：Toast中的重复个人资料检测。

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步骤 4：输入职位和薪资

此步骤记录员工的职位角色和工资标准。

1. 根据该员工的薪酬方式选择按小时计薪或固定薪资。显示的字段将根据此选择而变化。
2. 要为该员工分配多个工作以进行打卡，请选择 + 添加工作。
3. 查看 POS 访问代码。这默认为步骤 3 中输入的员工 ID，可以更改为任何尚未分配的数字。如果移除 POS 访问代码，员工将无法访问 Toast POS 设备。
4. 如果在 设置 > 新员工 > 设置 中将 EEO-1 报告 设置为 是，请选择员工的 EEO-1 分类。有关详细信息，请参见 Toast 薪资：EEO-1 报告指南。
5. 在 Toast 薪资中分配员工的安全角色。新员工还会继承其分配工作的 POS 权限。有关详细信息，请参见 Toast 薪资：安全角色 和 访问权限参考。

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步骤 5：设置福利

此步骤捕获福利和缺勤（TAFW）政策信息。

1. Toast 薪资专业客户：员工福利覆盖通过 SimplyInsured 管理。员工将单独完成自己的注册。在此步骤中，仅输入 TAFW 政策数据。有关SimplyInsured注册流程的详细信息，请参见Toast Payroll：使用SimplyInsured管理福利。
2. 所有其他客户：在提供的字段中输入适用的福利信息。

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第6步：选择入职文件

此步骤决定员工在入职过程中将看到哪些文件并被要求完成。

1. 选择该员工将要审核的文件。

   注意：没有电子邮件地址的员工将无法查看这些文件或完成自己的入职步骤。

2. 要附加特定于该员工的文件，请选择+ 上传文件或将PDF文件拖放到上传框中。

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第7步：审核并添加到团队

这是雇主新员工工作流程的最后一步。

1. 审核输入的所有信息以确保准确。选择任何部分旁边的编辑铅笔图标以进行更正。
2. 在页面底部，预览员工将被要求完成的入职步骤。
3. 选择添加到团队以完成您在新员工流程中的部分。

预期结果：员工的档案在Toast Payroll中创建。如果输入了电子邮件地址，Toast会自动向员工发送一封"欢迎"电子邮件，包含设置密码和完成他们入职部分的说明。如果没有输入电子邮件地址，将会出现一个弹出窗口，指示员工必须单独被邀请，才能创建密码并完成他们的步骤。

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第8步：分配标准职业代码（选定州）

截至2024年3月，阿拉斯加、印第安纳、路易斯安那、南卡罗来纳、华盛顿或西弗吉尼亚的员工，如果工作税地点（WTL）在这些州，需为职业数据收集和工人赔偿报告分配标准职业代码（SOC）。此选项在新员工工作流程中不会出现，必须在将员工添加到团队后单独完成。

1. 完成第8步后，请按照Toast Payroll中的说明进行操作：使用标准职业分类（SOC）代码为员工分配SOC代码。

如果我不分配SOC代码会怎样？在这六个州中，未分配代码的WTL员工将默认为35-9000其他食品准备和服务相关工人。

请参阅下面的州机构资源以查找职业代码：

• 阿拉斯加SOC代码
• 印第安纳SOC代码
• 路易斯安那SOC代码
• 南卡罗来纳SOC代码
• 华盛顿SOC代码
• 西弗吉尼亚SOC代码

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添加员工后会发生什么

选择 添加到团队 后，以下操作会自动发生：

• 员工会收到一封"欢迎"电子邮件，发送到第3步中输入的地址。他们使用此电子邮件设置密码，创建Toast账户，并使用 Toast Payroll 完成他们的入职部分：员工入职（员工指南）。
• 工资可以立即处理。Toast Payroll 允许为新员工处理工资，即使他们的入职尚未完成。员工可以稍后完成他们的步骤，而不会影响工资。
• 员工的凭证在Toast产品中有效。他们的电子邮件和密码可访问Toast Payroll（基于他们的安全角色）、MyToast应用和其他Toast产品。对于需要Toast Web访问的员工，请参见下面的 邀请员工创建Toast Web账户。

如果输入了错误的电子邮件地址：导航到Toast Payroll中的员工档案，选择 档案 > 用户账户 > 更新 来更改电子邮件地址。这只能在员工操作他们的"欢迎"电子邮件之前完成。一旦员工使用了欢迎电子邮件，您需要发送邀请电子邮件。请参见 Toast Payroll：重新发送新员工入职电子邮件以获取详细信息。

一旦员工完成他们的入职步骤，请引导他们到 Toast Payroll：员工资源以获取有关工资单、W-2表格和使用Toast Payroll的问题的答案。

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邀请员工创建Toast Web账户

在雇主和员工完成新员工入职流程后，员工将拥有：

• 一个 Toast Payroll 个人资料和账户——根据其安全角色访问 Toast Payroll。
• 一个带有 POS 访问代码的 Toast Web 个人资料——根据其工作的权限访问 Toast POS 设备。

员工不会自动拥有 Toast Web 账户。需要一个 Toast Web 账户才能访问 Toast Web，以进行菜单和价格更新、报告以及忠诚度和礼品卡管理等任务。邀请员工创建 Toast Web 账户是可选的——大多数餐厅仅为需要管理 Toast Web 设置的员工这样做。

重要提示:当您邀请员工加入 Toast Web 时，他们在接受电子邮件邀请并设置密码之前，将无法使用其 POS 访问代码。这通常需要大约一分钟完成。

要邀请员工创建 Toast Web 账户，请参见 登录 Toast 的 "创建 Toast Web 账户" 部分：创建账户。

个人资料与账户：一个 个人资料 是存储个人信息的地方。一个 账户 是提供访问 Toast 平台的电子邮件和密码组合。员工可以拥有个人资料而不拥有 Toast Web 账户。

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常见问题解答

员工没有收到他们的入职电子邮件。我该怎么办？

在您选择 添加到团队 后，Toast 会自动向步骤 3 中输入的地址发送一封 "欢迎" 电子邮件。如果员工找不到它：

1. 请他们检查垃圾邮件或垃圾文件夹。
2. 如果电子邮件地址输入错误，并且员工尚未处理原始欢迎电子邮件，请导航到他们的个人资料，选择 个人资料 > 用户账户 > 更新，并更正地址。
3. 如果员工已经使用了欢迎电子邮件或需要重新发送电子邮件，请参见 Toast Payroll:重新发送新员工入职电子邮件。

注意：在入职时发送的“欢迎”电子邮件无法重新发送。可以从团队页面发送单独的“邀请”电子邮件。请参见 Toast Payroll:重新发送新员工入职电子邮件以获取完整详细信息。

我可以在入职时跳过社会安全号码吗？

是的，如果 要求员工入职时提供社会安全号码 在 设置 > 新员工 > 设置 中未设置为 是，您可以跳过社会安全号码字段。然而，Toast强烈建议为所有员工收集社会安全号码。没有社会安全号码的员工可能会导致税务申报不完整或不准确、未报告的新员工数据，以及带有罚款、利息或费用的税务通知。有关详细信息，请参见 Toast 薪资：社会安全号码（SSN）信息政策。

“可能已经有个人资料”屏幕是什么意思？

当Toast Payroll检测到具有相似姓名、电子邮件地址或电话号码的现有个人资料时，会出现此屏幕。查看建议的个人资料：如果其中一个与您要雇用的人匹配，请选择它以合并记录并避免重复。如果没有匹配，请选择 继续创建新个人资料。有关徽章类型及其含义的详细信息，请参见 Toast Payroll:Toast中的重复个人资料检测。

该员工没有电子邮件地址。我还可以添加他们吗？

可以。查看 Toast Payroll：没有电子邮件地址的员工，有关如何代表员工完成入职步骤的说明，包括提交纸质的I-9表格和填写他们的W-4表格。

社会安全号码（SSN）字段显示“此SSN已在使用中。”我该怎么办？

在右上角选择 X，然后选择 放弃并退出 以在不保存的情况下关闭工作流程。遵循 Toast Payroll：解决重复的社会安全号码（SSN）以识别重复的个人资料，并在重新启动新员工工作流程之前采取措施。

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此内容仅供参考，不应视为法律、税务、人力资源或任何其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取具体建议。