Toast 薪资管理系统：新入职员工（雇主指南）

本文内容：

• 雇佣员工前的注意事项。
  • 新员工工作流程的要点
  • 需要 SSN 和 EEO-1 分类
• 雇用一名员工
  • 邀请 Toast 薪资管理员工创建 Toast Web 账户
• 重新发送新员工入职电子邮件（新页面）
• 其他资源

雇用员工前的注意事项 

新员工工作流程的要点

• 员工可以使用移动设备进行招聘。
• 雇主必须一次性完成以下列出的雇主新员工工作流程的所有步骤。工作流无法暂停；这有助于防止个人资料不完整和重复。
• 入职期间，可以将多个职位/薪资组添加到员工的个人资料中。
• 现在，在新招聘步骤中，可以绕过社会保障号 (SSN) 和电子邮件地址，但只有在绝对必要的情况下，才应使用这种可选的绕过方式，因为这会严重限制员工从 Toast 薪资管理系统获得的福利。
  
  • 没有电子邮件地址的员工无法登录系统、完成新招聘步骤、添加直接存款账户、填写I-9表格和W-4表格、访问工资单或检索年终文件（如W-2表格）。
  • 没有社会保障号 (SSN) 的员工可能导致税务申报不完整和/或不准确，并且可能导致税务通知导致罚款/利息/费用被评估。如果您对 W-2 表和 Toast 薪资管理系统有任何疑问，请查阅《Toast 薪资管理系统：社会保障号 (SSN) 信息政策以了解详情。

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需要 SSN 和 EEO-1 分类

Toast 薪资管理系统允许用户自定义员工新员工体验的两个功能：需要社会保障号 (SSN) 和/或 EEO-1 分类。这些设置适用于全公司范围，适用于选择设置后受雇的任何用户。 要自定义这些选项，请导航至“设置”>“新员工”>“设置”。完成后，别忘了点击页面底部的“保存”。

• EEO-1 分类对加利福尼亚州雇主（包括）有很大帮助，因为他们可能需要报告这些信息。
• SSN 不准确或缺失可能导致税务申报不准确、税务申报不被代理机构接受和/或受到经济处罚。为此，我们强烈建议将设置保留为“是”，以避免可能导致的后果。

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新员工工作流程步骤

1. 登录 payroll.toasttab.com，然后选择“团队”。如需协助登录，请查看 Toast 薪资管理：登录。
2. 在右上角选择“+ 添加团队成员”选项。
3. 此更新的新员工工作流程已精简。第一步要求提供基本信息和就业详情。
   1. 电子邮件地址字段不是必填项；但是，没有电子邮件地址的员工无法登录、填写 I-9 或 W-4 表格、查看工资单或访问潜在的 W-2 或 1095-C 表格
   2. 员工 ID 号目前必须填写 4 至 8 位数字，但入职后可通过“就业”>“职位”更改为任意数字。
   3. 社会保障号 (SSN) 字段""%1""要求基于您在“设置”>“新员工”>“设置”中的选择。
      1. 没有 SSN 的员工可能会造成 税务申报不完整和/或不准确，以及新员工申报不准确，还可能导致税务通知，导致餐厅收到罚款/利息/费用。
      2. 设置为承包商 (1099) 的新员工将不会看到 SSN 字段。
      3. 如果您收到错误提示此 SSN 已被其他员工使用，请选择右上角的 X，然后选择“放弃并退出”以退出。现在，请按照 Toast 薪资管理中的步骤操作：解决重复社会保障号 (SSN) 问题，找到重复的 SSN 并采取措施纠正错误。
         
         
          
4. 下一步包括询问此员工的职位角色和工资标准。
   1. 体验将因选择“小时”还是“薪资”而异。
   2. 选择“+ 添加职位”按钮，为该员工添加其他可打卡的职位。
   3. “POS 机系统访问代码”字段在上一步中将默认为“员工 ID 号”字段，但可以更改为任何尚未分配的号码。如果您移除 POS 访问代码，员工将无法访问 Toast POS 设备。
   4. 只有当用户将选择设置为“是”时，EEO-1 分类才可用。查看《Toast 薪资管理系统：EEO-1 报告指南，详细了解如何在 Toast 薪资管理系统中使用这些信息。
   5. 了解有关 Toast 薪资管理系统中安全角色（Toast 薪资管理系统权限）的更多信息：管理安全角色。新员工从其分配的职位继承 POS 权限。
      
      
       
5. 全新！Toast 薪资管理专业版客户现在可以通过 SimplyInsured 管理员工福利保障。员工将按照以下步骤注册。如果您的餐厅使用 Toast 薪资管理专业版，您只需在此处输入 TAFW 政策数据。
   
   
    
6. 接下来，选择该员工在入职期间将查看哪些文档。如果不在“基本信息”步骤中输入电子邮件地址，员工将无法看到这些文件或完成自己的入职部分。
   1. 您可以为单个员工添加额外的 PDF 文档。选择“""%1""+ 上传文件”按钮，或将文件拖放到框中。
      
      
       
7. 在最后一步，最好检查您输入的信息是否准确。 使用分区的编辑铅笔进行任何调整。
   1. 在页面底部，预览员工入职所需完成的步骤。
   2. 选择“添加到团队”以完成新员工流程中您的部分。
      1. 如果您为此员工输入了电子邮件地址，Toast 将自动向该员工发送电子邮件，说明其参与新员工流程的情况，并从创建密码开始。
      2. 如果未输入电子邮件，系统将弹出提示，要求员工创建密码并完成入职部分。
      3. 如果员工找不到电子邮件或需要重新发送，请查看 Toast 薪资管理：重新发送新员工入职电子邮件。
         
         
          
8. 选择“添加到团队”后，员工将通过上述步骤 3 输入的电子邮件地址收到一封“欢迎”电子邮件。使用此电子邮件设置密码并创建 Toast 账户后，他们应使用 Toast 薪资管理系统：《员工入职指南》，以完成入职步骤。之后，toast.help/员工会提供他们所需的所有信息，并回答有关工资单、W-2 表格或使用 Toast 薪资管理系统的问题。
   1. Toast 薪资管理系统允许新员工处理工资单，即使其入职尚未完成。员工可以稍后完成其部分，而不会影响薪资。
   2. 员工的电子邮件地址和密码用于登录 Toast Web、Toast 薪资管理系统、MyToast 应用和其他 Toast 产品。如果您对个人拥有的 Toast Web 访问权限级别存在顾虑，请参阅其 Toast Web 个人资料中的权限或他们在 Toast 薪资管理系统中的安全角色。
   3. 如果新员工因输入了错误的电子邮件地址而无法收到“欢迎”电子邮件，或者他们无法访问其电子邮件地址，或者电子邮件只需更新，雇主可以在 Toast 薪资管理系统中导航到员工资料，选择“资料”>“用户账户”，然后选择“更新”以更改电子邮件地址。但是，这只能在新员工与其“欢迎”电子邮件互动之前完成。否则，您需要发送一封“邀请”电子邮件。
9. 截至 2024 年 3 月，阿拉斯加州、印第安纳州、路易斯安那州、南卡罗来纳州、华盛顿州和西弗吉尼亚州的员工需要获得标准职业代码 (SOC) 分配，用于职业数据收集和工人补偿。由于此选项不会在新员工工作流程中出现，因此在上述六个州之一设有工作税地点 (WTL) 的员工的雇主可以在完成上述步骤后决定设置此选项。请访问“Toast 薪资管理系统”了解如何操作：使用标准职业分类 (SOC) 代码。如果未为这六个州之一的拥有 WTL 的员工分配代码，则该代码将默认为 35-9000 其他食品制备和服务相关员工 (SOC) 代码。

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邀请 Toast 薪资管理员工创建 Toast Web 账户

首先，个人资料和账户有什么区别？简而言之，个人资料是储存个人资讯的网页，而账户是一组登录凭据（通常是电子邮件地址和密码），提供个人访问 Toast 平台（例如 Toast Web、Toast 薪资管理系统、MyToast 应用等）的优惠。详细了解配置文件和账户在 中的区别。登录 Toast：创建账户》。

雇主和员工在 Toast 薪资管理系统中完成新员工流程的步骤后，员工将拥有 Toast 薪资管理系统配置文件和 Toast 薪资管理系统账户。他们还将拥有包含 POS 访问代码的 Toast Web 配置文件，但没有 Toast Web 账户。这意味着员工将能够（根据其安全角色）访问 Toast 薪资管理系统，但默认情况下，他们将无法访问 Toast Web（他们仍然能够根据其职位允许的权限使用 Toast POS 设备）。邀请用户创建 Toast Web 账户是可选的，大多数餐厅仅邀请需要访问 Toast Web 的个人进行菜单/价格更新、报告、会员计划/礼品卡管理等操作。

如果您想邀请员工创建 Toast Web 账户，请查看《 登录 Toast ：创建账户》。请注意，当您在 Toast Web 中邀请员工时，他们在接受电子邮件邀请并设置密码后，才能使用其 POS 访问代码。然而，这只需要一分钟即可完成。

其他资源

• 更多详情请参阅《员工入职（员工指南）》
• 《Toast 薪资管理系统：获取新员工入职帮助》
• 更多详情请参阅《向非员工授予“%1访问权限”
• USCIS 雇主指南：验证 I-9
• 美国国税局员工和雇主W-4表格常见问题

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