Toast 薪资管理系统：新入职员工（雇主指南）

上次更新时间：2026年4月30日 11:23

使用此指南作为新员工入职流程的雇主部分。员工必须在 Toast Payroll 中完成入职，以便小时和收入能够同步。

本文内容：

 

雇佣员工前的考虑事项 

新入职工作流程的关键点


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要求社会保障号和EEO-1分类

Toast Payroll允许用户自定义新员工入职体验的两个功能：要求社会保障号（SSN）和/或EEO-1分类。这些设置是公司范围内的，适用于在选择设置后被雇佣的任何用户。 要自定义这些选项，请导航到 设置 > 新员工 > 设置。完成后，请不要忘记在页面底部点击 保存。

  • EEO-1 分类对加利福尼亚州的雇主（以及其他地方的雇主）非常有帮助，他们可能需要报告此信息。
  • 不准确或缺失的社会安全号码（SSN）可能导致不准确的税务申报、税务申报被机构拒绝和/或财务罚款。因此，我们强烈建议将设置保持为 是 以避免可能的后果。

 

在设置中，新员工下选择了EEO-1报告是，员工入职需要SSN是
 

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新员工工作流程步骤


 

 

  1. 登录到 payroll.toasttab.com 并选择 团队。如果您在登录时需要帮助，请查看 Toast Payroll：登录。
  2. 在右上角选择 + 添加团队成员。
  3. 第一步要求提供基本信息和就业细节。
    1. 电子邮件地址字段不是必填项；但是，没有电子邮件地址的员工无法登录、完成I-9表或W-4表、查看工资单或在年末访问潜在的W-2表或1095-C表。
    2. 员工ID号码必须填写4-8位数字，但在入职后可以通过 就业 > 职位 更改为任何数字。
    3. 社会安全号码（SSN）字段的要求基于您在选择中所做的设置 > 新员工 > 设置。
      1. 没有SSN的员工可能导致不完整和/或不准确的税务申报和新员工报告，并且还可能导致税务通知，从而对餐厅施加罚款/利息/费用。
      2. 设置为 承包商（1099） 的新员工将看不到SSN字段。
      3. 如果您收到错误提示此SSN已被其他员工使用，请在右上角选择X，然后选择放弃并退出以返回。现在按照Toast Payroll中的步骤操作：解决重复的社会安全号码（SSNs）以找到重复的SSN并采取措施纠正错误。

        改进的新员工工作流程的基本信息步骤
         
  4. 此时，您可能会看到一个屏幕，提示此人已经有一个档案。如果没有，请继续执行这些步骤。
    1. 如果您收到此警告，请阅读有关此警告的含义以及在Toast 薪资管理系统中出现的任何档案的具体徽章的含义：Toast中的重复档案检测。简而言之，如果Toast建议的档案与您要雇用的人匹配，请选择该档案，以便将所有信息保存在一个地方，并且不创建重复档案。然而，该档案可能只是有一个相似的名称、电子邮件或电话号码，因此您也可以选择继续创建新档案。

      在新员工工作流程中出现的"[员工]可能已经有一个档案"警告 

  5. 下一步包括有关该员工的工作角色和工资率的问题。
    1. 体验将根据选择小时工资或薪资而有所不同。
    2. 选择+ 添加工作按钮，为该员工添加额外的工作。
    3. POS访问代码字段将默认为上一步中的员工ID号码字段，但可以更改为任何尚未分配的号码。如果您删除POS访问代码，该员工将无法访问Toast POS设备。
    4. EEO-1分类仅在用户将选择设置为是时可用。查看Toast 薪资管理系统：EEO-1报告指南，了解如何在Toast 薪资管理系统中使用此信息的详细信息。
    5. 了解有关安全角色（Toast 薪资管理系统权限）的更多信息Toast 薪资管理系统：管理安全角色。新员工从其分配的工作中继承POS权限。

      改进的新员工工作流程的工作和薪酬步骤
       
  6. 新功能！Toast Payroll Pro客户现在可以通过SimplyInsured管理员工福利覆盖。员工将按照以下步骤进行注册。如果您的餐厅使用Toast Payroll Pro，您只需在此输入TAFW政策数据。

    改进的新员工工作流程的福利步骤
     
  7. 接下来，选择该员工在入职过程中将查看的文件。如果在基本信息步骤中未输入电子邮件地址，员工将无法查看这些文件或完成自己的入职部分。
    1. 您可以添加特定于单个员工的额外PDF文件。选择+ 上传文件按钮或将文件拖放到框中。

      改进的新员工工作流程的文件步骤
       
  8. 在最后一步，最好检查您输入的信息是否准确。 使用部分的编辑铅笔进行任何调整。
    1. 在页面底部，预览员工完成的入职部分的步骤。
    2. 选择添加到团队以完成您的新员工流程部分。
      1. 如果您为该员工输入了电子邮件地址，Toast将自动向该员工发送一封电子邮件，内容包括关于他们新员工流程部分的说明，从创建密码开始。
      2. 如果未输入电子邮件，将弹出提示，指示必须完成此操作，以便员工创建密码并完成他们的入职部分。
      3. 如果员工找不到电子邮件或需要重新发送，请查看Toast Payroll：重新发送新员工入职电子邮件。

        改进的新员工工作流程的审核步骤
         
  9. 在选择添加到团队后，员工将在上述第3步中输入的电子邮件地址收到一封“欢迎”电子邮件。在使用此电子邮件设置密码并创建Toast账户后，他们应使用Toast Payroll：员工入职（员工指南）以完成他们的入职步骤。之后，toast.help/employees包含他们所需的所有信息以及关于工资单、W-2表格或一般使用Toast Payroll系统的问题的答案。
    1. Toast Payroll允许即使新员工的入职尚未完成，也能处理工资。员工可以稍后完成他们的部分，而不会影响工资。
    2. 员工的电子邮件和密码用于登录Toast Web、Toast Payroll、MyToast应用和其他Toast产品。如果您对某个人在Toast Web上的访问级别有疑虑，请参考他们在Toast Web个人资料中的权限或他们在Toast Payroll中的安全角色。
    3. 如果新员工无法收到“欢迎”电子邮件，因为输入了错误的电子邮件地址、他们不再能访问他们的电子邮件账户，或者电子邮件需要更新，雇主可以在Toast Payroll中导航到员工个人资料，选择个人资料 > 用户账户，然后选择更新来更改电子邮件地址。然而，这只能在新员工与他们的“欢迎”电子邮件互动之前完成。否则，将需要发送一封“邀请”电子邮件。
  10. 截至2024年3月，位于阿拉斯加、印第安纳、路易斯安那、南卡罗来纳、华盛顿和西弗吉尼亚的员工需要为职业数据收集和工人赔偿目的分配标准职业代码（SOC）。由于此选项在新员工工作流程中未出现，位于这六个州的员工的雇主可以在完成上述步骤后决定设置此项。有关如何执行此操作的说明，请访问Toast Payroll：使用标准职业分类（SOC）代码。如果未为在这六个州中有WTL的员工分配代码，他们将默认使用35-9000其他食品准备和服务相关工人的SOC代码。

 

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邀请Toast Payroll员工创建Toast Web账户

首先，个人资料和账户之间有什么区别？简而言之，个人资料是存储个人信息的网页，而账户是一组登录凭据（通常是电子邮件地址和密码），为个人提供访问Toast平台的权限（例如Toast Web、Toast Payroll、MyToast应用等）。在登录Toast中了解更多关于个人资料和账户之间的区别：创建账户》。

 

在雇主和员工完成Toast Payroll中新员工流程的步骤后，员工将拥有一个Toast Payroll个人资料和一个Toast Payroll账户。他们还将拥有一个带有POS访问代码的Toast Web个人资料，但他们将没有Toast Web账户。这意味着员工将能够访问 Toast Payroll（基于他们的安全角色），但默认情况下，他们将无法访问 Toast Web（他们仍然可以使用基于权限的 Toast POS 设备）。邀请用户创建 Toast Web 账户是可选的，大多数餐厅只邀请需要访问 Toast Web 进行菜单/价格更新、报告、忠诚度/礼品卡管理等的个人。

 

如果您想邀请您的员工创建 Toast Web 账户，请查看创建 Toast Web 账户部分的登录到 Toast：创建账户》。请记住，当您在 Toast Web 中邀请员工时，他们将无法使用他们的 POS 访问代码，直到他们接受电子邮件邀请并设置密码。然而，这只需一分钟即可完成。

 

其他资源

 

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此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。