Toast 薪资：新入职员工（雇主指南）

本文内容：

• 开始之前
• 配置 SSN 和 EEO-1 设置
• 新入职工作流程步骤
  • 第 1 步：登录并启动新入职工作流程
  • 第 2 步：输入基本信息
  • 第 3 步：查看重复档案检测
  • 第 4 步：输入职位和薪资
  • 第 5 步：设置福利
  • 第 6 步：选择入职文档
  • 第 7 步：审核并添加到团队
  • 第 8 步：分配标准职业代码（选定州）
• 添加员工后会发生什么
• 雇主后续行动
• 邀请员工创建 Toast 网络账户
• 常见问题解答
• 相关文章

开始之前

适用范围：Toast Payroll

所需权限：经理和HR+ 安全角色

您将完成以下操作：将新员工添加到 Toast Payroll 并触发员工的入职电子邮件，以便他们完成流程中属于自己的部分。

开始前请查看以下几点：

• 您可以在移动设备上完成新员工入职流程。
• 您必须在单次会话中完成雇主新员工入职流程的所有步骤。该流程无法暂停；这可以防止出现不完整的资料和重复的资料。
• 您可以在入职期间为员工资料添加多个职位。
• 入职期间可以跳过 SSN 和电子邮件地址字段，但仅应在绝对必要时执行此操作。跳过这些字段会严重限制员工在 Toast Payroll 中可以执行的操作：
  • 未添加电子邮件地址的员工将无法登录、无法完成自己的新员工入职步骤、无法添加直接存款账户、无法填写 I-9 表格或 W-4 表格、无法查看工资单，也无法访问 W-2 表格或 1095-C 表格等年终文件。
  • 未添加 SSN 的员工可能会导致税务申报不完整或不准确、新员工报告错误，以及收到带有罚款、利息或费用的税务通知。

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配置 SSN 和 EEO-1 设置

Toast Payroll 允许您自定义员工入职体验的两个功能：要求提供社会保障号码 (SSN) 和要求提供 EEO-1 分类。这些设置适用于全公司，并适用于保存设置后聘用的所有员工。

要配置这些设置：

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 设置 > 新员工入职 > 设置。
2. 为“员工入职需提供 SSN”和“EEO-1 报告”选择您的首选选项。
3. 选择页面底部的 保存。

重要说明：

• EEO-1 分类主要适用于加利福尼亚州的雇主以及其他受 EEO-1 报告要求约束的雇主。有关此信息如何在 Toast Payroll 中使用的详细信息，请参阅 Toast Payroll：EEO-1 报告指南。
• Toast 强烈建议将 员工入职需提供 SSN 设置为 是。缺少或不准确的 SSN 可能会导致税务申报不准确、被税务机构拒绝或面临经济处罚。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：社会保障号码 (SSN) 信息政策。

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新员工入职工作流程步骤

雇主将学习如何在 Toast Payroll 中聘用新员工。

第 1 步：登录并启动新员工入职工作流程

1. 前往 payroll.toasttab.com 并登录。 需要登录帮助？请参阅 Toast Payroll：登录。
2. 从导航菜单中选择 团队。
3. 在右上角选择 + 添加团队成员。

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第 2 步：输入基本信息

工作流程的第一步需要填写基本信息和就业详情。

1. 如果员工的姓氏带有连字符（例如 Catherine Zeta-Jones），请务必 使用连字符，且不要在“姓氏”字段中包含空格。在此字段中遗漏连字符或添加空格可能会导致员工的全名无法显示在工资单或 W-2 表格上。
2. 输入员工的 电子邮件地址。此字段非必填，但没有电子邮件地址的员工将无法登录、完成 I-9 表格或 W-4 表格、查看工资单或访问年终税务文件。如果员工没有电子邮件地址，请参阅 Toast Payroll：“没有电子邮件地址的员工”，了解代其完成入职流程相关部分的步骤。
3. 输入 员工 ID 号码。这必须是一个4–8位的数字。您可以在入职后通过导航至雇佣 > 职位进行更改。
4. 输入员工的社会安全号码 (SSN)。此字段是否为必填项取决于设置>新员工>设置中的要求新员工入职时提供SSN设置。
   • 在没有SSN的情况下聘用员工可能会导致税务申报不完整或不准确、新员工报告错误，以及带有罚款、利息或费用的税务通知。
   • 被分配为承包商 (1099)类别的入职员工将不会看到SSN字段。
   • 如果出现此SSN已被其他员工使用的消息，请选择右上角的X，然后选择放弃并退出以关闭工作流程。请关注Toast Payroll：解决重复的社会安全号码 (SSN)，以在重新开始新员工工作流程之前找到重复项并解决错误。

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第3步：查看重复档案检测

输入基本信息后，Toast Payroll可能会显示一个屏幕，提示此人可能已经拥有档案。

1. 如果出现此屏幕，请查看建议的档案。
   • 如果建议的档案与您正在聘用的人员相符，请选择该档案以合并记录并避免创建重复档案。
   • 如果没有建议的档案相符（警报可能是由相似的姓名、电子邮件地址或电话号码触发的），请选择继续创建新档案。

有关每种徽章类型（在职、离职、已归档等）含义的详细信息，请参阅Toast Payroll：Toast中的重复档案检测。

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第4步：输入职位与薪资

此步骤用于记录员工的职位角色和工资率。

1. 根据该员工的薪酬方式，选择 时薪 或 月薪。显示的字段将根据此选择而变化。
2. 若要为该员工分配多个可用于打卡的职位，请选择 + 添加职位。
3. 查看 POS 访问代码。此项默认为第 3 步中输入的员工 ID，且可更改为任何尚未分配的数字。如果删除了 POS 访问代码，员工将无法访问 Toast POS 设备。
4. 如果 EEO-1 报告 在 设置 > 新员工入职 > 设置 中设置为 是，请选择该员工的 EEO-1 分类。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：EEO-1 报告指南。
5. 分配员工在 Toast Payroll 中的安全角色。新员工还会从其分配的职位继承 POS 权限。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：安全角色和访问权限参考。

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第 5 步：设置福利

此步骤用于记录福利和休假 (TAFW) 政策信息。

1. Toast Payroll Pro 客户：员工福利保险由 SimplyInsured 管理。员工将单独完成他们自己的注册。在此步骤中，仅输入 TAFW 政策数据。有关 SimplyInsured 注册流程的详细信息，请参阅 Toast Payroll：使用 SimplyInsured 管理福利。
2. 所有其他客户：在提供的字段中输入适用的福利信息。

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第 6 步：选择入职文档

此步骤决定了员工在入职过程中将看到并需要完成哪些文档。

1. 选择该员工将要审阅的文档。注意：没有电子邮件地址的员工将无法查看这些文档或完成他们自己的入职步骤。
2. 要附加此员工特定的文档，请选择+ 上传文件或将 PDF 文件拖放到上传框中。

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第 7 步：审阅并添加到团队

这是雇主新员工入职工作流程的最后一步。

1. 审阅所输入的所有信息以确保准确无误。选择任何部分旁边的编辑铅笔图标以进行更正。
2. 在页面底部，预览将要求员工完成的入职步骤。
3. 选择添加到团队以完成您负责的新员工入职流程部分。

预期结果：员工档案已在Toast Payroll中创建。如果输入了电子邮件地址，Toast会自动向员工发送一封“欢迎”邮件，其中包含设置密码和完成其入职部分的说明。如果未输入电子邮件地址，将会出现一个弹出窗口，提示必须单独邀请员工，然后他们才能创建密码并完成其步骤。

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第8步：分配标准职业代码（特定州）

截至2024年3月，工作税收地点（WTL）位于阿拉斯加州、印第安纳州、路易斯安那州、南卡罗来纳州、华盛顿州或西弗吉尼亚州的员工，需要分配标准职业代码（SOC），以便进行职业数据收集和工伤赔偿报告。此选项不会在入职流程中显示，必须在将员工添加到您的团队后单独完成。

1. 完成上述第7步后，请按照Toast Payroll中的说明操作：使用标准职业分类（SOC）代码为员工分配SOC代码。

如果我不分配SOC代码会怎样？在这六个州中，工作税收地点（WTL）位于其中之一且未被分配代码的员工，将默认归类为“35-9000 其他食品准备及相关服务人员”。

请参阅下方的州政府机构资源以查询职业代码：

• 阿拉斯加州SOC代码
• 印第安纳州SOC代码
• 路易斯安那州SOC代码
• 南卡罗来纳州 SOC 代码
• 华盛顿州 SOC 代码
• 西弗吉尼亚州 SOC 代码

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添加员工后会发生什么

选择 添加到团队 后，将自动发生以下情况：

• 员工会在第 3 步中输入的地址收到一封“欢迎”电子邮件。他们使用此电子邮件设置密码、创建 Toast 帐户，并使用 Toast Payroll 完成其入职部分：员工入职（员工指南）。
• 可以立即处理工资单。Toast Payroll 允许在入职流程未完成的情况下为新员工处理工资单。员工可以稍后完成其步骤，而不会影响工资单处理。
• 员工的凭据适用于所有 Toast 产品。他们的电子邮件和密码可用于访问 Toast Payroll（基于其安全角色）、MyToast 应用程序以及其他 Toast 产品。对于还需要 Toast Web 访问权限的员工，请参阅下方的 邀请员工创建 Toast Web 帐户。

如果输入的电子邮件地址有误：导航至 Toast Payroll 中的员工个人资料，然后选择 个人资料 > 用户帐户 > 更新 以更改电子邮件地址。这只能在员工对“欢迎”电子邮件采取操作之前完成。一旦员工使用了欢迎电子邮件，您就需要改为发送邀请电子邮件。请参阅 Toast Payroll：重新发送新员工入职电子邮件以了解详情。

员工完成入职步骤后，请引导他们前往 Toast Payroll：员工资源，以获取有关工资单、W-2 表格以及使用 Toast Payroll 的问题解答。

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雇主后续行动

现在员工已被录用到 Toast Payroll 系统中，您可以跟进其个人资料的完成情况。

1. 导航至 团队 > 入职。
2. 新入职的员工将出现在此处，并显示他们各自入职步骤的完成进度以及任何人力资源核对清单的后续事项。
3. 此处与入职相关的主要详细信息是 当前步骤 和 进度 列。已完全完成各自入职步骤的员工（详见 Toast Payroll：员工入职（员工指南））在 员工 左侧将有一个实心绿色条，且 当前步骤 将显示为 人力资源核对清单，而不是“员工”。这是您开始执行“人力资源核对清单”步骤的提示。
   
   
   
   
   1. 如果员工仍需完成其入职步骤，他们的进度条将不会完全填满，且其当前步骤将显示为 员工。请确保他们遵循 Toast Payroll：中的说明“员工入职（员工指南）”以完成其个人资料，包括添加社会保障号码并填写任何适用的 W-4 表格和直接存款信息。
      
       
      
      
4. 为了完成“人力资源核对清单”步骤并将其从仪表板中清除，请选择 人力资源核对清单。这很可能会将您带到 I-9 验证屏幕。根据 USCIS 的规定，雇主应在员工入职第一天后的 三个工作日 内完成员工 I-9 表格的第 2 部分。简而言之，第 2 部分包括验证员工向您出示的用于身份验证和就业授权的文件。填写所需信息后，请勾选 证明复选框，并在完成后选择页面底部的 批准。
5. 您现在很可能会进入“税务表格”页面。这允许您查看员工为其负责的每种税务表格（主要是 W-4 表格）所选择的设置。如果您不想采取任何操作，则无需在此页面上进行任何操作；您可以根据需要直接勾选 证明复选框 并选择 完成。
6. 至此，人力资源清单部分已完成，员工在 Toast Payroll 中已完全激活。

如果您不想完成这些步骤，但仍想从该仪表板中移除某个人，您可以选择 编辑铅笔图标。在弹出窗口中，选择 将此新员工标记为完成 并选择 确认。Toast Payroll 不建议这样做，但这仍然是您可以采取的一种选择。

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邀请员工创建 Toast Web 账户

在雇主和员工完成新员工入职流程后，员工将拥有：

• Toast Payroll 个人资料和账户——根据其安全角色访问 Toast Payroll。
• Toast Web 个人资料及 POS 访问代码——根据其职位权限访问 Toast POS 设备。

员工不会自动拥有 Toast Web 账户。访问 Toast Web 以执行菜单和价格更新、报告以及忠诚度和礼品卡管理等任务需要 Toast Web 账户。邀请员工创建 Toast Web 账户是可选的——大多数餐厅仅针对需要访问权限来管理 Toast Web 设置的员工执行此操作。

重要提示：当您邀请员工使用 Toast Web 时，在他们接受电子邮件邀请并设置密码之前，他们将无法使用其 POS 访问代码。这通常只需大约一分钟即可完成。

要邀请员工创建 Toast Web 账户，请参阅 登录 Toast：中的“创建 Toast Web 账户”部分：创建账户。

个人资料与账户：个人资料是存储个人信息的地方。账户是用于访问Toast平台的电子邮件和密码组合。员工可以在没有Toast Web账户的情况下拥有个人资料。

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常见问题解答

员工没有收到他们的入职邮件。我该怎么办？

在您选择添加到团队后，Toast会自动向步骤3中输入的地址发送一封“欢迎”邮件。如果员工找不到该邮件：

1. 请让他们检查垃圾邮件或废件箱文件夹。
2. 如果电子邮件地址输入错误，且员工尚未对原始欢迎邮件进行操作，请导航至其个人资料，选择个人资料 > 用户账户 > 更新，并更正地址。
3. 如果员工已经使用了欢迎邮件，或者需要重新发送邮件，请参阅Toast Payroll：重新发送新员工入职邮件。

注意：入职时发送的“欢迎”邮件无法重新发送。可以从“团队”页面发送单独的“邀请”邮件。请参阅Toast Payroll：重新发送新员工入职邮件以获取完整详情。

我可以在入职时跳过社会安全号码（SSN）吗？

可以，如果设置 > 新员工 > 设置中的入职时需要SSN未设置为是，您可以跳过SSN字段。然而，Toast强烈建议收集所有员工的SSN。在没有SSN的情况下雇佣员工可能会导致税务申报不完整或不准确、新员工数据未上报，以及收到带有罚款、利息或费用的税务通知。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：社会安全号码 (SSN) 信息政策。

“可能已有个人资料”屏幕是什么意思？

当 Toast Payroll 检测到具有相似姓名、电子邮件地址或电话号码的现有个人资料时，会出现此屏幕。查看建议的个人资料：如果其中一个与您正在招聘的人员匹配，请选择它以合并记录并避免重复。如果不匹配，请选择 继续创建新个人资料。有关徽章类型及其含义的详细信息，请参阅 Toast Payroll：“Toast 中的重复个人资料检测”。

该员工没有电子邮件地址。我还能添加他们吗？

可以。请参阅 Toast Payroll：“没有电子邮件地址的员工”，了解如何代员工完成入职步骤的说明，包括提交纸质 I-9 表格和填写 W-4 表格。

SSN 字段显示“此 SSN 已被使用”。我该怎么办？

选择右上角的 X，然后选择 放弃并退出 以关闭工作流程而不保存。请遵循 Toast Payroll：“解决重复的社会安全号码 (SSN)”，以识别重复的个人资料，并在重新开始新员工入职流程之前采取行动。

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取具体建议。