Toast 薪资：新入职员工（雇主指南）

上次更新时间：2026年10月8日 14:46

使用雇主新员工入职流程将新员工添加到 Toast Payroll。触发员工的入职电子邮件并创建其个人资料。

本文内容：

 

开始之前

适用范围：Toast Payroll

 

所需权限：经理和HR+ 安全角色

 

您将完成以下任务：将新员工添加到 Toast Payroll 并触发员工的入职电子邮件，以便他们完成流程中属于自己的部分。

 

开始前请查看以下几点：

  • 您可以在移动设备上完成新员工入职流程。
  • 您必须在单次会话中完成雇主新员工入职流程的所有步骤。该流程无法暂停；这可以防止出现不完整和重复的个人资料。
  • 您可以在入职期间为员工的个人资料添加多个职位。
  • 入职期间可以跳过 SSN 和电子邮件地址字段，但仅应在绝对必要时执行此操作。跳过这些字段会严重限制员工在 Toast Payroll 中可执行的操作：
    • 未添加电子邮件地址的员工无法登录、无法完成自己的入职步骤、无法添加直接存款账户、无法填写 I-9 表格或 W-4 表格、无法查看工资单，也无法访问 W-2 表格或 1095-C 表格等年终文件。
    • 未添加社会安全号码 (SSN) 的员工可能会导致税务申报不完整或不准确、新员工报告错误，以及收到带有罚款、利息或费用的税务通知。

 

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配置 SSN 和 EEO-1 设置

Toast Payroll 允许您自定义员工入职体验的两个功能：要求提供社会安全号码 (SSN) 和要求提供 EEO-1 分类。这些设置适用于全公司，并适用于保存设置后聘用的所有员工。

 

要配置这些设置：

  1. 登录 payroll.toasttab.com 并导航至 Settings>New Hire>Settings。
    1. 如果您在屏幕左侧没有看到 Settings，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。
  2. 为 Require SSN for Employee Onboarding 和 EEO-1 Reporting 选择您的首选选项。
  3. 选择页面底部的 Save。

 

在“New Hire”下的“Settings”中，“EEO-1 Reporting”选为“Yes”，“Require SNN for Employee Onboarding”选为“Yes”

 

重要说明：

  • EEO-1 分类主要适用于加利福尼亚州的雇主以及其他受 EEO-1 报告要求约束的雇主。有关此信息如何在 Toast Payroll 中使用的详细信息，请参阅 Toast Payroll：EEO-1 Reporting Guide。
  • Toast 强烈建议将 Require SSN for Employee Onboarding 设置为 Yes。缺失或不准确的社会安全号码 (SSN) 可能会导致税务申报不准确、被税务机构拒绝或产生经济处罚。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：社会保障号码 (SSN) 信息政策。

 

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新员工入职工作流程步骤

雇主将学习如何在 Toast Payroll 中聘用新员工。

 

第 1 步：登录并启动新员工入职工作流程

  1. 前往 payroll.toasttab.com 并登录。 需要登录帮助吗？请参阅 Toast Payroll：登录。
  2. 从导航菜单中选择团队。
    1. 当您在 Toast Payroll 中选择 团队 时，您应该会看到一个以 payroll.toasttab.com 开头的 URL。访问 在 Toast Web 中导航 Toast Payroll 以了解新的 Toast Payroll 导航的工作方式。
  3. 选择右上角的 + 添加团队成员。

 

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第 2 步：输入基本信息

工作流程的第一步要求输入基本信息和就业详情。

 

  1. 如果员工的姓氏带有连字符（例如 Catherine Zeta-Jones），请务必使用连字符，且不要在“姓氏”字段中包含空格。在此字段中省略连字符或添加空格可能会导致员工的全名无法显示在工资单或其 W-2 表格上。
  2. 输入员工的电子邮件地址。此字段非必填，但没有电子邮件地址入职的员工将无法登录、填写 I-9 表格或 W-4 表格、查看工资单或访问年终税务文件。如果员工没有电子邮件地址，请参阅 Toast Payroll：无电子邮件地址的员工，了解如何代表他们完成入职流程中属于他们的部分。
  3. 输入 员工 ID 号码。这必须是一个 4 到 8 位的数字。您可以在入职后通过打开员工个人资料并导航至 就业 > 职位 来更改它。
  4. 输入员工的 社会安全号码 (SSN)。此字段是否为必填项取决于 Toast Payroll 中的 入职时要求提供 SSN 设置（位于 设置>新员工>设置 下）。
    • 在没有 SSN 的情况下聘用员工可能会导致税务申报不完整或不准确、新员工报告错误，以及带有罚款、利息或费用的税务通知。
    • 被分配为 承包商 (1099) 分类的新员工将不会看到 SSN 字段。
    • 如果出现 此社会安全号码已被其他员工使用 的消息，请选择右上角的 X，然后选择 放弃并退出 以关闭工作流程。请遵循 Toast Payroll：解决重复的社会安全号码 (SSN) 以查找重复项并在重新开始新员工入职流程之前解决该错误。

 

改进后的新员工入职流程的基本信息步骤

 

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第 3 步：查看重复个人资料检测

输入基本信息后，Toast Payroll 可能会显示一个屏幕，提示此人可能已经拥有个人资料。

 

  1. 如果出现此屏幕，请查看建议的个人资料。
    • 如果建议的个人资料与您要聘用的人员相符，请选择该个人资料以合并记录并避免创建重复项。
    • 如果没有建议的个人资料相符（警报可能是由相似的姓名、电子邮件地址或电话号码触发的），请选择 继续创建新个人资料。

 

有关每种徽章类型（在职、已离职、已归档等）含义的详细信息，请参阅 Toast Payroll：Toast中的重复档案检测。

 

新员工工作流程期间的“[员工]可能已有档案”警告

 

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第4步：输入职位和薪酬

此步骤用于获取员工的职位角色和工资率。

 

  1. 根据该员工的薪酬方式选择时薪或月薪。显示的字段将根据此选择而变化。
  2. 若要为该员工分配多个可打卡的职位，请选择+ 添加职位。
  3. 查看POS访问代码。此项默认为在第3步中输入的员工ID，且可更改为任何尚未分配的数字。如果删除了POS访问代码，员工将无法访问Toast POS设备。
  4. 选择员工的EEO-1分类。有关详细信息，请参阅Toast Payroll：EEO-1 Reporting Guide。
  5. 在Toast Payroll中分配员工的安全角色。新员工还会从其分配的职位继承POS权限。有关详细信息，请参阅Toast Payroll：安全角色和访问权限参考。

 

改进后的新员工工作流程中的职位与薪酬步骤

 

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第5步：设置福利

此步骤用于获取福利和休假(TAFW)政策信息。

 

  1. Toast Payroll Pro 客户：员工福利保险通过 SimplyInsured 进行管理。员工将单独完成他们自己的注册。在此步骤中，仅输入 TAFW 政策数据。有关 SimplyInsured 注册流程的详细信息，请参阅 Toast Payroll：使用 SimplyInsured 管理福利。
  2. 所有其他客户：在提供的字段中输入适用的福利信息。

 

改进后的新员工入职流程中的“福利”步骤

 

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第 6 步：选择入职文档

此步骤决定了员工在入职过程中将看到并需要完成哪些文档。

 

  1. 选择该员工将要查阅的文档。注意：没有电子邮件地址的员工将无法查看这些文档或完成他们自己的入职步骤。
  2. 要附加特定于该员工的文档，请选择 + 上传文件 或将 PDF 文件拖放到上传框中。

 

改进后的新员工入职流程中的“文档”步骤

 

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第 7 步：审核并加入团队

这是雇主新员工入职流程的最后一步。

 

  1. 请检查所输入的所有信息，确保其准确无误。选择任何部分旁边的编辑铅笔图标进行更正。
  2. 在页面底部，预览员工将被要求完成的入职步骤。
  3. 选择 添加到团队 以完成您负责的新员工入职流程部分。

 

改进后的新员工入职流程的审查步骤

 

预期结果：员工档案已在 Toast Payroll 中创建。如果输入了电子邮件地址，Toast 会自动向员工发送一封“欢迎”电子邮件，其中包含设置密码并完成其入职部分的说明。如果未输入电子邮件地址，系统将弹出提示，说明必须单独邀请员工，然后他们才能创建密码并完成其步骤。

 

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第 8 步：分配标准职业代码（特定州）

截至 2024 年 3 月，工作税地点 (WTL) 位于阿拉斯加州、印第安纳州、路易斯安那州、南卡罗来纳州、华盛顿州或西弗吉尼亚州的员工，需要分配标准职业代码 (SOC)，以便进行职业数据收集和工伤赔偿报告。此选项不会出现在新员工入职流程中，必须在将员工添加到您的团队后单独完成。

 

完成上述第 7 步后，请按照 Toast Payroll 中的说明操作：使用标准职业分类 (SOC) 代码为员工分配 SOC 代码。 如果您未分配 SOC 代码，则 WTL 位于这六个州之一且未被分配代码的员工将默认归类为 35-9000 其他食品制备及相关服务人员。

 

请参阅下方的州政府机构资源以查询职业代码：

 

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添加员工后会发生什么

选择 添加到团队 后，系统会自动执行以下操作：

  • 员工会在第 3 步中输入的地址收到一封“欢迎”电子邮件。他们使用此电子邮件设置密码、创建 Toast 账户，并使用 Toast Payroll 完成其入职部分：员工入职（员工指南）。
  • 工资单可以立即处理。Toast Payroll 允许在入职流程尚未完成的情况下，为新员工处理工资单。员工可以稍后完成其步骤，而不会影响工资单处理。
  • 员工的凭据适用于所有 Toast 产品。他们的电子邮件和密码可用于访问 Toast Payroll（基于其安全角色）、MyToast 应用程序以及其他 Toast 产品。对于同样需要 Toast Web 访问权限的员工，请参阅下方的 邀请员工创建 Toast Web 账户。

 

如果输入的电子邮件地址有误：导航至 Toast Payroll 中的员工个人资料，然后选择 个人资料 > 用户账户 > 更新 以更改电子邮件地址。此操作只能在员工对“欢迎”电子邮件采取行动之前完成。一旦员工使用了欢迎电子邮件，您就需要改为发送邀请电子邮件。请参阅 Toast Payroll：重新发送新员工入职电子邮件以了解详情。请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web，了解新的 Toast Payroll 导航功能如何运作。

 

一旦员工完成了他们的入职步骤，请引导他们前往 Toast Payroll:Employee Resources，以获取有关工资单、W-2 表格以及使用 Toast Payroll 的问题解答。

 

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Employer Follow-Up

现在员工已被录用到 Toast Payroll 系统中，您可以跟进他们的个人资料完成情况。

 

  1. 导航至 Team > Onboarding。
    1. 当您在 Toast Payroll 中选择 团队 时，您应该会看到一个以 payroll.toasttab.com 开头的 URL。访问 在 Toast Web 中导航 Toast Payroll 以了解新的 Toast Payroll 导航的工作方式。
  2. 新入职的员工将出现在此处，并显示他们各自入职步骤的完成进度以及任何 HR Checklist 跟进事项。
  3. 此处与入职相关的主要详细信息是 Current step 和 Progress 列。已完全完成各自入职步骤（详见 Toast Payroll:Employee Onboarding (Employee Guide)) 将在 Employee 左侧显示一条实心绿色进度条，且 Current step 将显示为 HR Checklist，而不是 Employee。这是您开始执行 HR Checklist 步骤的提示。

    一名 Current step 为“HR Checklist”且“Employee”步骤的 Progress 进度条已完全填满的员工

    1. 如果员工仍需完成其入职步骤，他们的进度条将不会完全填满，且其当前步骤将显示为 Employee。请确保他们按照 Toast Payroll: 中的说明进行操作：Employee Onboarding (Employee Guide) 以完成其个人资料，包括添加社会安全号码并填写任何适用的 W-4 表格和直接存款信息。

      一名尚未完成所有员工入职步骤的新员工（其进度条未完全填满） 

  4. 要完成 HR Checklist 步骤并将其从该仪表板中清除，请选择 HR Checklist。这很可能会将您带到 I-9 验证屏幕。根据 USCIS 的规定，雇主应在员工入职第一天起的 三个工作日 内完成员工 I-9 表格的第 2 部分。简而言之，第 2 部分包括验证员工向您出示的用于身份验证和就业授权的文件。填写完所需信息后，请勾选 证明复选框，并在完成后点击页面底部的 批准。
  5. 您现在很可能会进入“税务表格”页面。这使您可以查看员工为其负责的每种税务表格（主要是 W-4 表格）所选择的设置。如果您不想采取任何操作，则无需在此页面上进行任何操作；如果愿意，您可以直接勾选 证明复选框 并点击 完成。
  6. 至此，HR 清单部分已完成，员工已在 Toast Payroll 中完全激活。

 

如果您不想完成这些步骤，但仍想从该仪表板中移除某个人，您可以选择 编辑铅笔图标。在弹窗中，选择 将此新员工标记为完成，然后选择 确认。Toast Payroll 不建议这样做，但这仍然是您可以选择的一个选项。

 

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邀请员工创建 Toast Web 账户

在雇主和员工完成新员工入职流程后，员工将拥有：

  • 一个 Toast Payroll 个人资料和账户——根据其安全角色访问 Toast Payroll。
  • 一个带有 POS 访问代码的 Toast Web 个人资料——根据其职位权限访问 Toast POS 设备。

 

员工不会自动拥有 Toast Web 账户。访问 Toast Web 需要 Toast Web 账户，以便执行菜单和价格更新、报告以及礼品卡和忠诚度管理等任务。邀请员工创建 Toast Web 账户是可选的——大多数餐厅仅针对需要访问权限来管理 Toast Web 设置的员工执行此操作。

 

重要提示：当您邀请员工使用 Toast Web 时，在他们接受电子邮件邀请并设置密码之前，他们将无法使用其 POS 访问代码。这通常只需大约一分钟即可完成。

 

要邀请员工创建 Toast Web 账户，请参阅 登录 Toast： 中的“创建 Toast Web 账户”部分：创建账户。

 

个人资料与账户：个人资料是存储个人信息的地方。账户是用于访问 Toast 平台的电子邮件和密码组合。员工可以拥有个人资料而无需 Toast Web 账户。

 

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常见问题解答

员工没有收到他们的入职邮件。我该怎么办？

在您选择添加到团队后，Toast 会自动向第 3 步中输入的地址发送一封“欢迎”邮件。如果员工找不到它：

 

    1. 请他们检查垃圾邮件或垃圾文件夹。
    2. 如果输入的电子邮件地址有误，且员工尚未对原始欢迎邮件进行操作，请导航至其个人资料，选择个人资料>用户账户>更新，并更正地址。
      1. 通过访问在 Toast Web 中导航 Toast Payroll，了解新的 Toast Payroll 导航如何工作。
    3. 如果员工已经使用了欢迎邮件，或者需要重新发送邮件，请参阅Toast Payroll：重新发送新员工入职邮件。

 

注意：入职时发送的“欢迎”邮件无法重新发送。可以从“团队”页面发送单独的“邀请”邮件。请参阅Toast Payroll：重新发送新员工入职邮件以获取完整详情。

 

我可以在入职期间跳过社会安全号码 (SSN) 吗？

可以，如果Toast Payroll中的要求员工入职时提供 SSN设置未在设置 > 新员工 > 设置中设置为是，则您可以跳过 SSN 字段。（如果您在屏幕左侧没有看到 设置，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast 薪资导航栏。）然而，Toast 强烈建议收集所有员工的社会安全号码 (SSN)。在没有 SSN 的情况下雇佣员工可能会导致税务申报不完整或不准确、新员工数据未上报，以及收到带有罚款、利息或费用的税务通知。有关详细信息，请参阅 Toast 薪资：社会安全号码 (SSN) 信息政策。

 

“可能已有档案”屏幕是什么意思？

当 Toast 薪资检测到存在姓名、电子邮件地址或电话号码相似的档案时，会出现此屏幕。查看建议的档案：如果其中一个与您要雇佣的人员匹配，请选择它以合并记录并避免重复。如果不匹配，请选择 继续创建新档案。有关徽章类型及其含义的详细信息，请参阅 Toast 薪资：Toast 中的重复档案检测。

 

该员工没有电子邮件地址。我还能添加他们吗？

可以。请参阅 Toast 薪资：没有电子邮件地址的员工，了解如何代表员工完成入职步骤的说明，包括提交纸质 I-9 表格和填写 W-4 表格。

 

SSN 字段显示“此 SSN 已被使用。”我该怎么办？

选择右上角的 X，然后选择 放弃并退出 以关闭工作流程而不保存。请遵循 Toast 薪资：解决重复的社会安全号码 (SSN)，以识别重复档案并在重新开始新员工入职流程之前采取行动。

 

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取具体建议。