xtraCHEF:总分类账 (GL) 代码

本文内容：

• 总分类账 (GL) 基础知识
• 同步您的 GL 代码
• 创建 GL 代码
• 管理您的 GL 代码
• 从 QuickBooks Online 导出文件导入 GL 代码
• 从 QuickBooks Desktop 导入 GL 代码
• 从 GL 代码创建采购类别

在会计领域，总分类账 (GL) 代码构成了您的 会计科目表 (COA)，用于轻松追踪资金的去向和来源。通常，GL 代码由数字代码和描述组成，例如，1001- 食品采购。这使您、您的簿记员或会计师能够快速追踪资金的支出和收入情况。

GL 代码还按账户类型细分，例如资产、负债、收入、权益、销货成本 (COGS) 和费用。详细的示例列表如下所示。

注意：总账代码在不同餐厅之间差异很大，从简单到相当复杂不等。对于从零开始构建新会计科目的餐厅，根据您的需求和运营情况创建此框架非常重要。因此，客户服务专员无法分配、推荐或修改总账代码。

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同步您的总账代码

• 如果您已经为餐厅建立了会计科目表，并且是 QuickBooks Online 或 Desktop 用户，则可以通过连接 xtraCHEF 来同步您的会计科目表。此步骤的详细说明可在此处找到：连接 xtraCHEF 和 QuickBooks Online 或 连接 xtraCHEF 和 QuickBooks Desktop。
• 如果您已经为餐厅建立了会计科目表，但不使用 QuickBooks 进行会计核算，您的入职顾问可以代您将其上传到您的账户中。您也可以通过创建总账代码将您的会计科目表添加到 xtraCHEF。此步骤的详细说明可在此处找到：如何创建总账代码。
• 如果您还没有餐厅的会计科目表，可以在创建总账代码时逐步建立。 详细说明请见下方章节。

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创建总账代码

如果您不使用 QuickBooks，随时可以创建或添加新的总账代码。请完成以下步骤以继续。

1. 选择 xtraCHEF 右上角的 齿轮图标 > 总账代码。
2. 要创建新的总账代码，请选择 + 添加总账代码。
   
   
   
   
3. 系统将提示您为此新总账代码分配详细信息。分配一个总账代码和一个描述以继续。您也可以在此处指明账户类型以及该项目是否应纳税。
   1. 注意：总账代码和说明为必填字段。如果您不使用数字编码系统来管理总账代码，则只需在两个空格中重复输入说明即可。
      
      
      
      
4. 准备好后，选择+ 添加。如果您的总账代码处于启用状态，您将立即在总账代码页面上看到它。

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管理您的总账代码

有时名称会发生变化，或者您可能已经停用了某个库存项目，不再需要相关的总账代码。要编辑和更新您的总账代码，请返回总账代码页面（齿轮图标 > 总账代码）并选择您想要编辑的代码。

选择一个总账代码，然后在顶部菜单栏上选择编辑总账代码。

要编辑代码，请在表单中填写您的新信息或更新后的信息。 如果您需要停用总账代码，只需取消勾选弹出窗口中的启用复选框即可。您也可以在总账代码页面上选择操作，然后选择停用。所有更改将在您选择保存后立即生效。

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从 QuickBooks Online 导出导入总账代码

1. 导航至 xtraCHEF 中的齿轮图标 > 账户设置页面。
2. 选择集成选项卡。
   1. 如果您没有看到集成选项卡，则说明您的账户未启用 QuickBooks，或者您的配置属于我们所称的“位置级 QuickBooks”。
      
      1. 如果您采用的是“位置级 QuickBooks”设置，则说明您的 xtraCHEF 租户中有多个位置，并且您使用一个或多个 QuickBooks 文件。请改为导航至齿轮图标 > 位置。选择一个 位置 以将其变为蓝色，然后选择 编辑位置详细信息。如果 QuickBooks 设置正确，您应该会在 账户详细信息 字段中看到 QuickBooks 位置名称。
3. 如果 QuickBooks 已正确设置，您将看到一个 断开与 QuickBooks 的连接 按钮。
   1. 如果您无法在集成列表中查看 QuickBooks，则必须先断开并重新连接 QuickBooks，然后才能从 QuickBooks 导入总账代码。
      
       
      
      
4. 要导入总账代码，请导航至 齿轮图标 > 总账代码 > 从 QuickBooks Online 导入总账 >导入。
5. 接下来，选择您希望导入到 xtraCHEF 中的总账代码。
6. 然后，选择 导入 按钮。完成后，所有总账代码将自动导入到 xtraCHEF 中。

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从 QuickBooks Desktop 导入总账代码

1. 在 xtraCHEF 中，选择 齿轮图标 > 账户设置 并导航到 集成 选项卡。
2. 接下来，从 总账同步频率 下的两个选项中进行选择。
   • 定义的时间间隔：此选项允许您设置 xtraCHEF 与您的 QuickBooks Desktop 文件同步的频率。
   • 按需：这使您能够在下次连接到 QuickBooks 时将 QuickBooks 总账同步到 xtraCHEF。
     
     
      
3. 做出选择后，选择页面底部的 保存 按钮。
4. 最后，您必须通过在 QuickBooks Desktop 中运行 Web Connector 将总账代码同步到 xtraCHEF。此过程包括选择发票 .QWC 文件以及 Web Connector 中的“更新所选内容”按钮。

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从总账代码创建采购类别

了解如何从 xtraCHEF 账户中的现有总账代码创建采购类别。

1. 导航至 齿轮图标 > GL 代码。
2. 选中您想要为其创建采购类别的 GL 代码。
3. 选择右上角的 操作 按钮，然后选择 创建采购类别。

完成后，系统将自动创建一个可分配给 映射发票项目 队列中行项目的类别。创建并反映新类别可能需要 2-3 分钟。

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