xtraCHEF：需要处理的发票

本文内容：

• 当发票缺少关键信息时
• 查看缺少数据的发票
• 暂停发票处理的原因
• 其他需要的操作
• 新！在移动设备上解决需要处理的发票

当发票缺少关键信息时

为了使发票数据可用于成本洞察、库存清单或配方，发票数据必须完整。如果数据缺失，发票处理将暂停，您将被要求对发票采取措施以帮助解决缺失的数据。最常缺失（或难以辨认）的数据通常是发票金额、发票日期或发票号码。

下面这个5分钟的视频涵盖了需要处理的发票及其被标记的不同原因。

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查看缺少数据的发票

您将首先在仪表板的发票模块中看到缺少关键信息的发票。模块中的需要处理标签突出显示所有需要您关注的发票。任何以信息缺失开头的操作表示由于缺少关键信息而未完全处理的发票。 选择小部件中的项目以查看那些被卡住的发票。 

或者，您可以通过导航到发票并在页面顶部选择需要处理来查看所有需要您关注的发票。 

在这里，您将看到一个Status列，指示发票被标记的原因。选择一项行项目（不是发票号码）以打开发票详情页面。

发票详情页面将允许您深入了解单个发票的详细信息并对数据进行调整。

继续阅读以了解如何编辑发票详情以解决最常见的发票问题。

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暂停发票处理的原因
在查看发票 > 需要操作页面时，xtraCHEF将提供被标记和暂停处理的具体原因。这些原因可以在Status列下找到。

以下是此页面上发票的具体状态：

• 缺少发票日期：如果发票或收据缺少日期，您将需要提供该日期。 当生成报告时，日期是我们识别使用哪个定价信息的关键方式。
• 缺少发票号码：如果发票缺少发票号码，您将需要提供该号码。发票号码有助于确保没有重复的发票被读取和处理。
  • 如果供应商未提供发票号码，或者您希望将收据视为发票，您可以选择始终为该供应商自动分配发票号码。当选择此选项时，xtraCHEF将为该供应商自动生成一个唯一的发票号码。
  • 收据不需要号码。如果该文档实际上是一张收据，您可以更新文档类型，错误将消失。
• 发票总额缺失:如果发票缺少总额，系统会要求您确认总额。xtraCHEF会自动将您的行项目总和与发票总额进行比较，以确保处理各个行项目时没有问题。没有此字段，xtraCHEF将要求您在处理之前确认发票是否已正确读取。
• 发票或行项目总额不匹配:当xtraCHEF检测到您的行项目总和与您上传的发票中捕获的发票总额之间存在不一致时，您将被要求审核信息。为了确保您的行项目和发票以正确的金额处理，xtraCHEF将要求您在处理之前确认或编辑发票。如果您忘记上传一页，您需要拒绝该发票并重新上传。
• 支付方式为必填项:如果您启用了QuickBooks Online提取，并且"支付方式处理"已开启，您将看到此错误。支付方式处理允许您将收据作为费用进行处理。为此，您必须指明购买时使用的支付方式——并且该支付方式必须正确映射到您会计系统中相应的支付方式。
• 来自未注册用户的发票:只有当发件人的电子邮件地址与系统中的注册用户关联时，发票才能在xtraCHEF中开始处理。如果需要操作的发票被标记为此状态，则必须在处理之前进行验证。如果您决定验证并接受它，该电子邮件地址将被注册为发票捕获用户，以便将来来自该电子邮件地址的发票不会出现此状态。

缺失的供应商代码将不再阻止您的发票处理。如果缺少供应商代码，您将看到该发票的提取待处理状态。

• 缺失的供应商代码: 如果您启用了会计提取，而xtraCHEF没有相应的供应商代码，则系统会要求您提供供应商代码，以便发票完成处理。供应商代码是您在第三方会计中使用的供应商的公司显示名称。

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其他需要的操作

一旦发票被处理，发票上的信息可能仍需分类，才能提供见解。您可能会在需要操作下看到以下额外状态：

• 准备分类： 当xtraCHEF第一次处理新项目时，您必须对其进行分类。如果发票上的任何项目尚未分类，则该发票将处于此状态。
• 准备批准： 如果您已设置批准，则尚未批准的新发票将处于此状态。通过访问xtraCHEF了解更多关于批准的信息：批准。
• 提取待处理或提取失败： 如果缺少数据导致您的发票无法正确导出到会计系统，则该发票将处于提取待处理或提取失败状态。造成这种情况的最常见原因是供应商代码（指示如何将xtraCHEF中的供应商映射到会计系统）或GL代码映射错误。在xtraCHEF的提取错误和解决方案部分了解更多关于提取相关问题的信息：提取监控。

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在移动设备上解决需要操作的发票

我们听到了很多关于解决标记为需要操作或被拒绝的发票的反馈。xtraCHEF用户现在可以直接在xtraCHEF应用程序中查看、编辑并继续处理大多数这些发票。

在主屏幕上，您会看到一个图块，指示您有任务。这现在包括需要操作的发票，因此请点击该图块。

• 现在可以通过应用程序管理多种类型的 需要操作和 被拒绝发票。
• 某些任务会将相似的发票分组，以便一次性管理（在下图中，提取待处理：将供应商映射到 QuickBooks Online 显示 4 个受影响的发票）。
• 某些任务只能在桌面或笔记本电脑上管理（在下图中，信息缺失：不平衡发票无法在移动设备上解决）。