Última actualización: 29 may 2026, 10:46 a.m.
Obtenga respuestas a preguntas frecuentes y pasos comunes de solución de problemas para el módulo de Catering y Eventos de Toast.
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Toast Classroom - Comienza con el catering y eventos de Toast
En este artículo:
Si eres un cliente existente de Toast, puedes comprar este módulo en la Tienda Toast. Para los pasos de incorporación, consulta Comienza con el catering y eventos de Toast.
El precio actual de lista para este módulo es de $100 por mes.
Toast no cobra una comisión por los pedidos de catering. Sin embargo, los pagos en línea aceptados de los invitados se procesan como transacciones sin tarjeta presente y están sujetos a tarifas de procesamiento de pagos.
Toast Invoicing es una función básica gratuita disponible para todos los clientes de Toast POS. Toast Catering & Events es un módulo de pago diseñado específicamente para restaurantes que realizan catering y/o eventos. Aunque ambos pueden crear facturas y recibir pagos, Toast Catering & Events incluye características que Toast Invoicing no tiene:
Sí. El pedido en línea de catering está disponible como parte del paquete Toast Catering & Events Pro. Para más información, consulte la sección de Pedido en Línea de Catering a continuación.
Para acceder al módulo Toast Catering & Events, su cuenta de usuario web de Toast debe tener el permiso de acceso Administrador de Restaurante o Configuración Web, junto con al menos uno de los siguientes:
Para más detalles sobre los permisos, consulte Guía de referencia de permisos.
Los pagos no se copian. El nuevo pedido aparecerá como No pagado.
Para gestionar qué pedidos aparecen en su POS, navegue a Toast Web > Catering y Eventos > Pedidos, seleccione Filtros avanzados en el menú de desbordamiento y asegúrese de que ningún filtro esté causando inadvertidamente que estos pedidos aparezcan en todos los cheques. Personalice lo que ve en el POS desde allí.
Tiene varias opciones para agregar suministros para eventos a los pedidos de catering:
Los clientes existentes pueden ser importados a Toast Catering y Eventos utilizando el botón Importar clientes en la página de Clientes. Debe utilizar la plantilla disponible desde el enlace Importar clientes. Para instrucciones paso a paso, consulte Comenzar con Toast Catering y Eventos.
El archivo que suba debe estar en formato CSV con la siguiente información en este orden exacto:
Las cargas fallan por varias razones:
No. La información del cliente cargada en Toast Catering & Events no se comparte con su programa de lealtad Toast. Para agregar estos mismos clientes a su programa de lealtad, siga las instrucciones en Importar información de lealtad.
No. No puedes eliminar a ningún cliente de la plataforma Toast Catering & Events. Considera archivar o marcar a los clientes de prueba en tus registros en su lugar.
Navega a la página de Clientes en Toast Web > Catering & Events. Puedes:
| Estado del lead | Significado |
|---|---|
| Nueva | Se ha creado un lead, pero no se ha contactado o se ha considerado no calificado para proceder. |
| Contactado | Se ha contactado a un lead, pero aún no se ha creado un pedido. |
| No calificado | Este lead no podrá ser convertido en un pedido. |
| Convertido | Este lead fue convertido exitosamente en un pedido de catering. |
En Toast Catering & Events, puedes gestionar clientes potenciales a través de formularios en línea o ingresando manualmente la información de los invitados. Para la configuración paso a paso, consulta el Paso 3: Captura clientes potenciales y conviértelos en pedidos sección de Comienza con Toast Catering & Events.
Sí. Navega a Toast Web > Catering & Events > Clientes, selecciona un nombre de cliente y luego selecciona Editar en la sección de información. Utiliza el menú desplegable Gerente de ventas de catering para seleccionar a un empleado y luego guarda tus cambios.
Sí. Navega a Toast Web > Catering & Events > Clientes potenciales y selecciona el menú desplegable Gerente de ventas para filtrar la lista de clientes potenciales por gerente de ventas.
Sí. En Toast Web > Catering & Events > Clientes, selecciona un cliente, desplázate a la sección Información y selecciona Editar. Puedes guardar su ID de exención de impuestos aquí.
Nota: Guardar el ID de exención de impuestos en el perfil del cliente no marca automáticamente el pedido como exento de impuestos. Aún necesitarás seleccionar Marcar pedido como exento de impuestos dentro de los detalles del pedido de catering.
Sí. Navega a Toast Web > Catering & Events > Clientes potenciales, localiza al cliente, selecciona el ícono del menú de desbordamiento y selecciona Eliminar cliente potencial.
Importante: No podrás deshacer esta acción.
Sus clientes pueden mantenerse al día con los detalles de su pedido de evento, estimaciones y pagos a través de EventView — una página unificada y bellamente diseñada, alineada con el tema de su restaurante y la configuración del tipo de pedido. Los invitados reciben acceso a EventView al recibir estimaciones o facturas.
| Estado del pedido | Significado |
|---|---|
| Borrador | Ninguno de los siguientes ha sido compartido con el invitado: estimación, depósito o factura. |
| Tentativo | Se ha enviado una estimación o depósito al invitado. |
| Confirmado | Se aprobó una estimación, se ha pagado un depósito, se ha enviado una factura o se ha recibido algún pago. |
| Completado | La fecha del pedido de catering ha ocurrido y el pedido está completamente pagado. No se necesita ninguna acción adicional. |
| Anulado o Reembolsado | El pedido de catering ha sido anulado o reembolsado. |
Sí. Desde la página de pedidos, seleccione el menú de desbordamiento de tres puntos a la derecha de la fila del pedido que desea duplicar. Esto crea un nuevo pedido idéntico que puede editar según sea necesario.
Nota: Si no puede editar o eliminar elementos en un pedido duplicado, los elementos de menú archivados pueden estar bloqueando las ediciones. Consulte la sección "Antes de contactar al Servicio al Cliente" a continuación para una solución alternativa.
Sí. Selecciona el pedido que deseas repetir en Pedidos, selecciona el botón azul Acciones y selecciona Repetir este pedido. Tienes la opción de repetir el pedido una vez en una fecha establecida, semanalmente en un día y hora determinados, mensualmente, o cada número determinado de días. Selecciona Crear Pedidos cuando hayas terminado.
Puedes editar un pedido de catering en cualquier estado (abierto o cerrado). Navega a los detalles del pedido y:
Importante: Si el pedido está cerrado, agregar o eliminar un artículo lo reabrirá si se ajusta el saldo. No puedes editar una factura que ha sido pagada en su totalidad.
Sí, pero con restricciones basadas en el estado de pago del pedido:
Si el pedido aún está en estado de Borrador o Provisional:
Si el pedido está Confirmado con un depósito pagado:
Si el pedido está Confirmado y completamente pagado:
Si puedes cambiar la fecha o la hora depende de cuándo está programado el evento:
Si el evento es en el futuro:
Si el evento es en el pasado (la hora de inicio ya ha pasado):
Si ves un mensaje de error al intentar guardar o calcular un pedido de catering, verifica estas causas comunes en orden:
Si ninguno de estos pasos resuelve el problema, contacta al Servicio al Cliente.
Puedes encontrar tus pedidos en las secciones de cheques abiertos y cheques anteriores del terminal de pago. Si el pedido utiliza el flujo de trabajo de depósito y la factura aún no está pagada, se pueden agregar y eliminar artículos en el POS si es necesario.
Los pedidos de Catering y Eventos son visibles en el POS durante la semana del evento. Los pedidos programados para más de una semana en el futuro no serán visibles por defecto, pero se pueden encontrar usando Búsqueda avanzada en el menú de desbordamiento.
Los pedidos de Catering y Eventos se mostrarán en el POS una vez que estén Confirmados.
Sí. Toast Delivery Services® se puede utilizar para todos los pedidos creados a través de Catering Online Ordering.
Sí. Asegúrate de seleccionar primero el cheque asociado con la factura, luego agrega cualquier mesa o cheque que desees combinar.
Nota: Actualmente, solo se pueden combinar cheques sin un pago aplicado.
Si descubres que no puedes eliminar un pedido borrador, intenta anular cualquier pedido asociado con ese evento primero.
Para imprimir listas de preparación en Toast Catering & Events:
Para obtener información detallada sobre herramientas de preparación personalizadas, tipos de documentos y filtros, consulta Acceso y Descarga de Herramientas de Preparación para Pedidos de Catering & Eventos.
Sí. Si un cliente llama y quiere hacer un pedido de catering, puedes tomar el pedido desde Toast Web:
Nota: No puedes iniciar un pedido desde el POS. Se requiere la creación de pedidos basada en la web.
Verifica si la función de envío automático está habilitada para pedidos de catering en la configuración de tus Estaciones de Preparación:
Si prefiere enviar pedidos manualmente al sistema de pantalla de cocina, seleccione el pedido y use el Enviar a KDS botón.
Para la configuración detallada del auto-fuego, consulte Configurar el Auto-Fuego de Pedidos.
Un flujo de trabajo típico de Toast Catering & Events sigue estas etapas:
Puede omitir pasos en este flujo de trabajo:
| Estado del presupuesto | Significado |
|---|---|
| No Enviado | La estimación no ha sido enviada al huésped. |
| Enviado | La estimación ha sido enviada pero no ha sido aprobada. |
| Aprobado | La estimación ha sido aprobada y se puede enviar una solicitud de depósito o factura. |
| Estado de la factura | Significado |
|---|---|
| No Enviado | La factura no ha sido enviada. |
| Enviado a la cocina | La factura ha sido enviada a la cocina, pero no ha sido pagada o aún no está vencida. |
| Pagado en su totalidad | La factura tiene un pago completo aplicado y un saldo de $0. |
| Vencido | La factura ha pasado su fecha de vencimiento y tiene un saldo pendiente. |
| Reembolsado | Se ha reembolsado un pago total o parcial. |
| Cancelado | Se ha cancelado un pago total o parcial. |
Cuando necesite agregar consumo (cargos adicionales en el evento), use el flujo de trabajo de depósito:
Para la configuración detallada del depósito, consulta Gestionar Depósitos con Toast Catering & Events.
Sí. Después de seleccionar Enviar depósito, hay una opción de casilla de verificación para enviar automáticamente la factura del saldo una vez que se haya pagado el depósito. Esta es la última configuración antes de confirmar el envío del depósito.
Al crear una solicitud de depósito, puedes establecer el depósito como un monto fijo en dólares o un porcentaje del total del pedido:
Tu invitado podrá pagar el depósito en línea usando una tarjeta de crédito, o puedes registrar manualmente un cheque u otro método de pago.
Los invitados pueden pagar directamente en línea usando una tarjeta de débito o crédito. Si el invitado está usando efectivo o pagos ACH fuera de Toast, puedes registrar el pago en Toast creando un campo en Otras Opciones de Pago.
Para la configuración detallada de pagos, consulta Configurar Otras Opciones de Pago.
Puedes aceptar propinas directamente en las facturas y distribuirlas a través de Toast Payroll. No se necesita configuración adicional para retener y distribuir las propinas añadidas a las facturas.
Aceptando propinas a través de una factura:
Aceptando propinas en el POS:
Aceptando gratificación a través de un cargo por servicio:
Para una configuración detallada del cargo por servicio, consulta Comenzar con Cargos por Servicio y Gratificación Obligatoria.
Aceptando propinas por entrada manual:
Nota: Toast Payroll no está disponible en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido.
Para añadir un contrato y enviar una estimación a tu invitado:
Cuando tu invitado reciba la estimación, verá los términos del contrato con un campo de Firma en la parte inferior. Después de que escriba su firma, puede seleccionar Aceptar estimación y contrato para confirmar.
Cómo reembolsas o anulas un pedido depende de si el pago aún está autorizado o ha sido capturado:
Si el pago aún está AUTORIZADO (dentro de dos días de haber sido cobrado):
Si el pago está CAPTURADO (agrupado; después de dos días):
Importante: Está limitado a un reembolso por transacción. Si se anulan artículos en un pedido con un pago registrado, verá un saldo negativo en el pedido (un crédito debido al cliente); puede reembolsar el saldo negativo utilizando la opción de monto personalizado, pero esto no eliminará el saldo.
Si el pago es NO TARJETA DE CRÉDITO (cheque, ACH u otro):
Nota: Todos los pedidos de catering con un pago (anulado o reembolsado) permanecen en su lista de pedidos y no se pueden eliminar, para mantener un registro preciso.
Puede descargar una copia firmada de la estimación del cliente si la estimación ha sido enviada y firmada:
Nota: Solo verá la opción de descargar la estimación firmada si la estimación ha sido enviada y firmada por el cliente.
No. Una vez que una factura se ha pagado en su totalidad, no puede volver y editarla. Debe crear un nuevo pedido si necesita agregar algo adicional.
Una buena práctica es requerir un depósito para realizar el pedido, pero no cerrarlo completamente hasta que esté finalizado o el evento haya sido completado.
Verifique estos elementos en orden:
Si ninguno de estos pasos resuelve el problema, comuníquese con Atención al Cliente.
Los cargos por servicio deben configurarse primero en la configuración de su menú, luego agregarse al pedido:
Configure el cargo por servicio:
Agregue el cargo por servicio a su pedido:
Si encuentra un error sobre un cargo por servicio archivado:
Para una configuración detallada del cargo por servicio, consulta Comenzar con Cargos por Servicio y Gratificación Obligatoria.
Sí. Puede omitir el paso de estimación si ya tiene la aprobación del huésped fuera de línea. En lugar de crear una estimación:
El pedido pasará de Borrador directamente a Confirmado cuando envíe la factura, sin requerir aprobación de estimación.
Si no puede descargar su estimación, verifique:
Para presupuestos no firmados o exportación a PDF:
Toast impide que la misma dirección de correo electrónico se use para múltiples clientes en su base de datos de Catering y Eventos. Esta es una medida de protección de la integridad de los datos.
Solución alternativa:
Si la dirección de correo electrónico pertenece a un cliente archivado, comuníquese con Atención al Cliente para ayudar a resolver el conflicto.
Importante: Si aún no puede guardar su pedido después de verificar estos elementos, consulte la sección "Antes de contactar a Atención al Cliente" a continuación.
Los elementos de menú archivados impiden ediciones en la interfaz de usuario. Si duplicó un pedido antiguo y ahora ve elementos que no puede modificar o eliminar:
Intente eliminar el elemento:
Si la eliminación no está disponible:
Solución alternativa:
Toast Catering & Events tiene un nivel de facturación gratuito con un límite en las facturas almacenadas. Si has alcanzado tu límite gratuito:
Archiva facturas antiguas:
Mejora tu facturación:
Si recibes un error como "El cargo por servicio [Nombre] ha sido archivado y no puede ser utilizado," el cargo por servicio fue archivado después de ser agregado a este pedido:
Desarchiva el cargo por servicio (si aún lo necesitas):
O elimina el cargo por servicio del pedido:
Si ninguna de las opciones resuelve el error, comuníquese con Atención al Cliente.
Toast Catering & Events ofrece informes imprimibles que incluyen información específica sobre sus pedidos futuros y pasados. Para acceder a estos informes:
Para una lista detallada de cada tipo de informe disponible, filtros, opciones de exportación y cómo se calcula la información del reporte, consulte Descripción general de reportes de Toast Catering y Eventos.
En Catering & Events, la vista del Calendario le permite ver todos sus eventos futuros y pasados para que pueda hacer un seguimiento de su programación de catering y saber para cuáles eventos su personal necesita planificar. Para instrucciones paso a paso, consulte Descripción general de reportes de Toast Catering y Eventos.
Si los pedidos no aparecen en la vista del Calendario después de su creación, verifique estos elementos en orden:
Si los pedidos aún no aparecen después de verificar estos elementos, contacta al Servicio al Cliente.
El Pedido de Catering en Línea es una función disponible como parte del paquete Toast Catering & Events Pro. Permite a tus invitados realizar pedidos de catering directamente a través de un portal de pedidos en línea en tu sitio web, similar al Pedido en Línea de Toast, pero adaptado para pedidos de catering y eventos.
Con el Pedido de Catering en Línea, los invitados pueden:
Sí. El pedido en línea de catering está disponible como parte del paquete Toast Catering & Events Pro. Para instrucciones detalladas de configuración y configuración, consulta Comenzar con el Pedido de Catering en Línea.
Sí. Los Servicios de Entrega de Toast® se pueden utilizar para todos los pedidos realizados a través de Catering Online Ordering.
Los menús de Catering Online Ordering funcionan de manera similar a los menús regulares de Toast Online Ordering. Para la configuración paso a paso, opciones de configuración y personalización del menú, consulte Comenzar con Catering Online Ordering.