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En este artículo:

Catering y eventos de Toast: Preguntas generales
Clientes y prospectos
Órdenes y funcionalidad de POS
Estimaciones, Facturas y Depósitos
Informes
Recursos adicionales

Catering y eventos de Toast no está disponible actualmente en Australia. Vuelve pronto para conocer las actualizaciones.

Catering y eventos de Toast: Preguntas generales

¿Cómo puedo agregar Catering y eventos de Toast?

Si eres un cliente existente de Toast, puedes comprar este módulo en la Tienda Toast. También puedes seguir Comenzar con Catering y eventos de Toast para los pasos de incorporación.

¿Cuánto cuesta el módulo de Catering y eventos de Toast?

El precio de lista actual para este módulo es de $100/mes.

¿Toast cobra una comisión o tarifas adicionales por estos pedidos de facturas de catering?

¡No cobramos ninguna comisión por estos pedidos! Sin embargo, ten en cuenta que los pagos en línea aceptados de los invitados se procesan como transacciones sin tarjeta presente y están sujetos a tarifas de procesamiento.

¿En qué se diferencian Catering y eventos de Toast de la Facturación de Toast?

Facturación de Toast es una función básica gratuita disponible para todos los clientes de Toast POS. Catering y eventos de Toast es un módulo de pago construido específicamente para restaurantes que hacen catering y/o eventos. Mientras que algunos clientes utilizan la Facturación de Toast para crear facturas y recibir pagos por sus pedidos, no tiene algunas de las características más robustas que tiene Catering y eventos de Toast. Con Catering y eventos de Toast, los clientes de Toast tienen acceso a:

Gestión de Leads- Recopila información de los huéspedes interesados en tu sitio web
Órdenes de Eventos de Banquete - Crea BEOs que funcionen para cada ocasión
Estimaciones y Contratos - Crea estimaciones que tus huéspedes puedan aprobar y firmar
Vista de Calendario - Mantén un seguimiento de los eventos próximos y su estado en un calendario compartido

¿Es posible configurar Toast Online Ordering para pedidos de catering usando este módulo de Catering y Eventos?

Los pedidos en línea de catering ahora están disponibles como parte del paquete Catering y Eventos Pro. Para más información, consulta Comenzar con Pedidos en Línea de Catering.

¿Qué permisos de usuario se requieren para usar el módulo de Catering y Eventos?

Para acceder al módulo de Catering y Eventos de Toast, tu cuenta de usuario web de Toast debe tener ya sea el 4. Administrador del Restaurante o 6. El permiso de acceso a la Configuración Web está asignado a tu trabajo o perfil, junto con al menos uno de los siguientes: 4.16 Ver facturación, catering y eventos, 4.17 Editar facturación, catering y eventos, o 4.18 Configurar facturación, catering y eventos. Para aprender más sobre permisos, visita este artículo de Toast Central: Guía de referencia de permisos.

Al duplicar facturas, ¿qué sucede con la información de pago dentro del pedido? ¿Se adjunta a la factura que fue duplicada?

Los pagos no se copian. El nuevo pedido aparecerá como no pagado.

¿Cómo evito que los pedidos de catering aparezcan en todos los cheques del POS?

Para gestionar qué pedidos aparecen en tu POS, puedes revisar los Filtros Avanzados en el menú de desbordamiento para asegurarte de que ningún filtro esté causando inadvertidamente que estos pedidos aparezcan en todos los cheques, y personalizar lo que ves en el POS.

También alquilo suministros para eventos como alquiler de salas, mesas y sillas. ¿Cómo configuro eso en Catering y eventos de Toast?

Hay varias opciones para agregar suministros para eventos en Catering y eventos:

- - Puedes agregar estos a una factura/presupuesto creando un menú llamado alquileres. Desde allí, puedes crear artículos de todos los artículos de alquiler que tienes, y el precio del artículo sería lo que cobras por el alquiler.
  - Podrías crear un artículo abierto, Tarifa de configuración de la sala.
  - Podrías crear artículos basados en el tamaño de la configuración con precios diferentes, una Tarifa de configuración de la sala para 100 - $200.
  - Podrías establecer un cargo por servicio.

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Clientes y Prospectos

¿Cómo puedo importar o exportar mi base de datos de clientes existente??<3

Los clientes existentes se pueden importar a la página de Clientes de Catering y eventos de Toast utilizando el Botón de Importar Clientes en la página de Clientes. Nota, debes usar la plantilla que está disponible en el enlace de Importar Clientes. Para más información, consulta la sección de Herramienta de Importación de Clientes para Catering y eventos del artículo Comenzar con Catering y eventos de Toast.

¿Qué información del cliente se puede importar a Toast para facturas?

El archivo que subas debe estar en formato CSV incluyendo la siguiente información en este orden específico.

- - Nombre
  - Apellido
  - Nombre de la empresa
  - Línea de dirección 1
  - Línea de dirección 2 (opcional)
  - Ciudad
  - Estado
  - Código ZIP
  - Cor. eléc.
  - Número de teléfono

¿Por qué falló la carga de mi cliente?

Hay algunas razones por las que una carga podría fallar:

- - formato incorrecto
  - entrada no válida
  - información faltante
  - clientes duplicados

¿Se puede compartir esta información del cliente con mi programa de fidelidad de Toast?

No. Una vez que la información del cliente ha sido cargada en la plataforma de facturación de Toast, estos datos no se comparten con su programa de fidelidad de Toast. Sin embargo, estos mismos clientes pueden ser cargados a su programa de fidelidad siguiendo las instrucciones en este artículo de Toast Central, Importar información de fidelidad.

Nota: Estas son dos cargas separadas.

Realicé pedidos de prueba con Catering & Events antes de salir en vivo. ¿Puedo eliminar los clientes que creé?

No, en este momento no puede eliminar ningún cliente de la plataforma de Catering & Events.

¿Cómo puedo ver a mis mayores gastadores en catering? ¿Historial de pedidos del cliente?

Navegue a la página de Clientes en el Módulo de Catering & eventos. Puede hacer clic en la columna de gasto total para ordenar estos datos, y en el Descargar CSV para exportar esta información. Si selecciona un nombre de cliente, verá un resumen de sus pedidos (y el estado de cada pedido). Incluso puede duplicar un pedido anterior seleccionando el menú de desbordamiento (⋮) a la derecha de un pedido.

¿Cuáles son los diferentes estados para los leads y qué significan?

	Se creó un cliente potencial, pero no se lo contactó o no se lo consideró calificado para continuar.
	Se ha contactado a un cliente potencial, pero aún no se ha creado un pedido.
	Este cliente potencial no podrá convertirse en un pedido.
	Este cliente potencial se convirtió correctamente en un pedido de catering.

¿Cómo encuentro y configuro mi formulario de cliente potencial?

En el módulo de Catering y Eventos de Toast, puedes gestionar fácilmente los clientes potenciales a través de formularios en línea que tus clientes pueden completar para darte su información, o ingresando manualmente la información de los invitados de tu parte. Las instrucciones paso a paso se pueden encontrar en este artículo de Toast Central, Optimizar Catering y Eventos de Toast, o en el video a continuación!

¿Puedo asignar un gerente de ventas a un cliente?

Sí. Navega a Clientes en el Catering y eventos módulo, selecciona un nombre de cliente y luego selecciona Editar en la sección de información. Utiliza el menú desplegable de gerente de ventas de catering para seleccionar un empleado que agregar a este cliente, y luego guarda tus cambios.

¿Puedo filtrar clientes potenciales asignados por el gerente de ventas?

Sí. Navega a Clientes potenciales en el Catering y eventos módulo, selecciona el menú desplegable de gerente de ventas para filtrar la lista de clientes potenciales por el gerente de ventas seleccionado.

¿Puedo guardar el ID de exención de impuestos de un cliente?

Sí, puedes guardar el ID de exención de impuestos de un cliente en su perfil de cliente. En el menú de Catering y Eventos, navega a Clientes. Selecciona el cliente que deseas editar, desplázate hacia abajo hasta la sección titulada "Información", y selecciona Editar. Puedes guardar su ID de exención de impuestos aquí.

Nota: Guardar el ID de exención de impuestos en el perfil del cliente no marcará automáticamente el pedido como exento de impuestos. Aún necesitarás seleccionar "Marcar pedido como exento de impuestos" dentro de los detalles del pedido de catering.

¿Puedo eliminar un cliente potencial de Catering y Eventos?

Sí. Navega a Clientes potenciales en el módulo Servicios de catering y eventos, busca al Cliente y selecciona el icono de menú colapsado y Selecciona Eliminar cliente potencial.

Nota: No podrás deshacer esta acción si se elimina el cliente potencial.

¿Dónde pueden mis invitados ver los detalles de su evento?

Tus clientes pueden mantenerse al día con los detalles de los pedidos, estimaciones y pagos de su evento a través de una página unificada y con una hermosa marca. Tendrán acceso a Vista del Evento al recibir estimaciones o facturas. El tema de la página estará completamente alineado con tu marca y la configuración del tipo de pedido.

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Órdenes de Catering y Eventos y Funcionalidad de POS

¿Cuáles son los diferentes estados de los pedidos y qué significan?

	Ninguno de los siguientes ha sido compartido con el invitado: estimación, depósito o factura.
	Se ha enviado una estimación o un depósito al invitado.
	Se aprobó una estimación, se ha pagado un depósito, se ha enviado una factura o se ha recibido algún pago.
	La fecha del pedido de catering ha ocurrido y el pedido está completamente pagado. No se necesita ninguna acción adicional.
	El pedido de catering ha sido anulado o reembolsado.

¿Puedo duplicar un antiguo pedido de Catering y Eventos?

Sí. Desde la página de pedidos, selecciona el menú de 3 puntos en el lado derecho de la fila del pedido que estás tratando de duplicar. Esto creará un nuevo pedido idéntico. Luego puedes editar cualquier parte del nuevo pedido como desees.

¿Puedo crear un pedido recurrente de Catering y Eventos?

Sí. Selecciona el pedido que te gustaría repetir en la sección Pedidos y selecciona el botón azul Acciones. Selecciona Repetir este pedido. Ahora tienes la opción de hacer que este pedido se repita una vez en una fecha establecida, semanalmente en un día y hora específicos, mensualmente, o cada un número establecido de días. Selecciona Crear Pedidos cuando termines.

¿Cuándo y dónde puedo editar un pedido de catering?

En Toast Web, puedes editar un pedido de catering en cualquier estado (abierto o cerrado). Navega a los detalles del pedido y para cualquier pedido puedes:

- - Haz clic y arrastra el icono de seis puntos (⋮⋮) a la izquierda de un artículo para reorganizarlo en la lista de pedidos.
  - Selecciona + Agregar artículo, + Agregar cargo por servicio, o + Agregar descuento para agregar al pedido.

Para pedidos abiertos específicamente: Selecciona el menú de desbordamiento (⋮) a la derecha de un artículo para editar (actualizar cantidades, ajustar modificadores, agregar o eliminar cargos por servicio) o eliminarlo. Para pedidos cerrados específicamente: Selecciona el menú de desbordamiento (⋮) para anular un artículo.

Notas:

- Si el pedido está cerrado, agregar o eliminar un artículo lo reabrirá si se ajusta el saldo.
- No puedes editar una factura que ha sido pagada en su totalidad.

Estoy teniendo problemas para cargar o guardar un pedido de Catering y Eventos. ¿Qué debo hacer?

Si ves el mensaje de error a continuación, significa que una factura o pedido de catering no se puede calcular o la parte del menú del cheque no se está cargando, hay algunas razones por las que esto puede estar sucediendo.

1. Verifica que cada artículo en el pedido aún esté en el menú. (Archivar un artículo del menú que está en una factura borrador o abierta causará problemas).
2. Verifica que cualquier cargo por servicio, descuentos u opciones de comedor en la factura/pedido aún estén en el menú.
3. Asegúrate de que los artículos en el pedido no tengan habilitados los precios de secuencia y cambio (la secuencia y el cambio no son compatibles con la facturación o en el módulo de Catering y Eventos).
4. Si has seguido los Pasos 1-3 y aún tienes problemas:
  1. Anula la factura en cuestión.
  2. Publica los cambios no publicados seleccionando el ícono de nube en la esquina superior derecha.
  3. Recrea tu factura.

¿Son visibles los pedidos de Catering y Eventos de Toast en el POS?

Puedes encontrar tus pedidos en la sección cheques abiertos del terminal de pago y cheques anteriores. Si el pedido utiliza el flujo de trabajo de depósito, y la factura aún no está pagada, se pueden agregar y eliminar artículos en el POS si es necesario.

¿Cuándo aparecen los pedidos de Catering y Eventos de Toast en el POS?

Los pedidos de Catering y Eventos son visibles en el POS durante la semana de un evento. Los pedidos con más de una semana de anticipación no serán visibles en el POS por defecto, pero se pueden encontrar utilizando la función de búsqueda avanzada en el menú de desbordamiento.

¿Cómo hago para que un pedido de Catering y Eventos se muestre en el POS?

Los pedidos de Catering y Eventos se mostrarán en el POS una vez que estén confirmados.

¿Puedo recibir pedidos de Catering y Eventos a través de los Servicios de entrega de Toast®?

Los Servicios de entrega de Toast® se pueden utilizar para todos los pedidos en Catering Online Ordering.

¿Puedo combinar mesas y cuentas en el POS?

Sí. Asegúrate de seleccionar primero la cuenta asociada con la factura y luego cualquier mesa/cuenta que desees agregar.

Nota: Actualmente, solo se pueden combinar cuentas sin un pago en ellas.

¿Qué hago si no puedo eliminar un evento que está en borrador?

Si encuentras que no puedes eliminar un borrador de un evento, intenta anular cualquier pedido asociado con ese evento primero.

¿Cómo puedo imprimir una lista de preparación o hojas de empaque para pedidos?

Para imprimir una lista de preparación en Catering y Eventos, debes:

1. 1. En el Toast Web, navega a Catering y eventos > Pedidos, Facturas o Calendarios.
  2. Selecciona Imprimir.
  3. Desde allí, puedes seleccionar qué tipo de informe deseas imprimir y las fechas para las que lo deseas.

¿Puedo tomar un pedido por teléfono?

¡Sí, puedes! Si tienes un cliente que llama y quiere hacer un pedido de catering o evento, puedes tomar el pedido desde Toast Web.

No puedes iniciar un pedido desde el POS. Necesitarás seguir los pasos a continuación:

1. 1. En Toast Web, navega a la sección Catering y eventos.
  2. Selecciona pedidos del panel izquierdo, tluego selecciona Crear un nuevo pedido.
  3. Desde allí, seleccionarás un tipo de evento y completarás la plantilla por teléfono con el cliente.

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Estimaciones, Facturas y Depósitos

¿Cuáles son los diferentes estados de las estimaciones y qué significan?

	La estimación no ha sido enviada.
	La estimación ha sido enviada pero no ha sido aprobada.
	La estimación ha sido aprobada y se puede enviar un depósito o factura.

¿Cuáles son los diferentes estados de las facturas y qué significan?

	La factura no ha sido enviada.
	La factura ha sido enviada a la cocina, pero no ha sido pagada/no está vencida aún.
	La factura tiene un pago completo aplicado y un saldo de $0 a pagar.
	La factura ha pasado su fecha de vencimiento y tiene un saldo a pagar.
	El pago es de un día anterior y se ha reembolsado un pago total o parcial.
	El pago es anterior al lote de hoy y se ha cancelado un pago total o parcial.

Hacemos eventos donde necesitamos agregar consumo. ¿Puede ayudar el módulo de Catering y Eventos de Toast con esto?

Sí. Usar depósitos permite asegurar fondos sin cerrar una factura como pagada. Cuando la factura tiene un saldo restante, se puede editar y agregar en el POS. Muchos eventos en persona suelen agregar su consumo en el POS. Desde allí, los clientes pueden pagar directamente en el POS la noche del evento, o utilizando la factura actualizada automáticamente a través del enlace enviado por correo. Consulta la sección Recoger un Depósito de este artículo de Toast Central, Comenzar con Catering y Eventos.

¿Podemos enviar una factura de Catering y Eventos automáticamente una vez que se haya pagado el depósito?

¡Por supuesto! Tenemos una casilla de verificación para eso después de hacer clic para enviar un depósito. Lo encontrarás como la última configuración antes de confirmar.

¿Qué métodos de pago están disponibles a través de Toast Catering y Eventos?

Los invitados pueden pagar directamente en línea usando una tarjeta de débito o crédito. Los invitados también pueden pagar en efectivo, pero si el invitado está utilizando pagos ACH fuera de Toast, se puede registrar en Toast creando un campo en Otras Opciones de Pago.

¿Cómo reciben los empleados propinas relacionadas con la factura?

Puedes aceptar propinas directamente en las facturas y distribuirlas a través de Toast Payroll. No se necesitan pasos adicionales para retener y distribuir las propinas añadidas a las facturas.

Nota: Las propinas deben asignarse a un empleado específico, que tenga un rol laboral que forme parte de una política de propinas, para que estas se transfieran a Toast Payroll.

- - Aceptando propinas a través de una factura: Asegúrate de seleccionar un servidor que reciba la propina antes de enviar la factura en la sección Detalles de un borrador de factura. Cuando envíes la factura a tu cliente, podrá agregar una propina después de seleccionar el botón Pagar esta factura.
  - Aceptando propinas en el POS: Después de que se envíe una factura o se pague un depósito, su pedido aparecerá en el POS la semana del evento. Utilice el terminal de pago o los cheques anteriores para encontrar su pedido y agregar una propina como lo haría normalmente en el POS. Vea Ajustar propinas en un cheque cerrado para aprender más.
  - Aceptando gratificación a través de un cargo por servicio: Usar un cargo por servicio que se asigna como gratificación se puede hacer en pedidos de Catering y Eventos si cobra un porcentaje estándar como gratificación. Una vez que tenga su cargo por servicio listo, aplíquelo al pedido después de agregar artículos seleccionando + Agregar cargo por servicio en la sección de pedido de un borrador de factura.
    - Asegúrese de que su cargo por servicio esté asignado al propietario del cheque. Puede hacer esto navegando a Pagost > Cheques y configuración de recibos > Cargos por servicio y seleccionando el cargo por servicio para editar su configuración. Cuando los empleados reciben el cargo por servicio, se conoce como gratificación obligatoria. Aprenda más en Comenzar con Cargos por Servicio y Gratificación Obligatoria.
  - Aceptando propinas ingresando manualmente los pagos en una factura: Si está ingresando un pago manualmente (seleccionando Ingresar un pago en la factura), puede asignar un servidor a la factura y luego agregar una propina ingresando el monto total del pago. Aparecerá un mensaje confirmando que el monto excedente se marcará como una propina.

Nota: Toast Payroll no está disponible en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido.

¿Cómo reembolso o anulo un pedido de Catering y Eventos?

Visite Reembolso o anulación de pedidos de Toast Catering y Eventos para más información.

¿Cómo descargo la copia firmada de la estimación del cliente?

Puede descargar una copia firmada de la estimación del cliente navegando primero a Catering y Eventos en la barra de menú izquierda.

- - En la barra de menú de Catering y Eventos, selecciona Pedidos.
  - Selecciona el pedido o el nombre del cliente que te gustaría ver el presupuesto firmado de la lista de pedidos.
  - Desplázate hacia abajo hasta la sección titulada "Presupuesto y Contrato".
  - Selecciona el ícono resaltado en la imagen de abajo para descargar tu presupuesto firmado.

Nota: Solo verás la opción de descargar el presupuesto firmado si el presupuesto ha sido enviado y ha sido firmado. No estará disponible para descargar hasta que esté firmado y completo.

¿Puedo agregar algo a una factura de Catering y Eventos una vez que se ha pagado?

No, una vez que una factura está pagada en su totalidad, no puedes volver y editar. Puedes crear un nuevo pedido si necesitas agregar algo adicional.

Una buena práctica es requerir un depósito para realizar el pedido, pero no cerrarlo completamente hasta que esté finalizado o el evento haya sido completado.

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Preguntas Frecuentes sobre Informes de Catering y Eventos

¿Cómo funciona el informe con Catering y Eventos de Toast??

El módulo de Catering y Eventos de Toast ofrece informes imprimibles que incluyen información específica sobre tus pedidos futuros y pasados. Para acceder a estos informes, selecciona el botón Imprimir pedidos en la parte superior de la página del Calendario, así como en las páginas de Facturas y Pedidos. Después de seleccionar este botón, puedes elegir qué tipo de informe te gustaría descargar e imprimir. Una lista detallada de cada informe impreso se puede encontrar aquí o en el video de abajo!

Los pedidos creados mediante Facturación Toast aparecen en los informes de Toast de manera diferente según la fecha de compleción y cuándo se pagó la factura. Consulta este artículo de Toast Central, Informes para la Facturación de Toast, para obtener información detallada sobre cómo aparecen los datos de la factura en los informes (específicamente en el informe de Resumen de Ventas).

¿Cómo puedo utilizar la vista de Calendario de Catering y Eventos??

En el módulo de Catering y Eventos de Toast, la vista de calendario te permite ver todos tus eventos futuros y pasados para que puedas hacer un seguimiento de tu programación de catering y saber para qué eventos necesita planear tu personal. ¡Las instrucciones paso a paso se pueden encontrar aquí o en el video a continuación!

¿Puedo configurar pedidos de catering externos para que aparezcan en la vista de Calendario y en el informe de lista de preparación?

Sí, sigue estos pasos para configurar pedidos de catering externos para que aparezcan en la vista de Calendario:

En Catering y eventos, navega a Configuración.
Desplázate hacia abajo hasta Órdenes adicionales, y en el menú desplegable de Opciones de comedor, selecciona Catering - Recoger.
En el menú desplegable de Fuentes de pedidos, selecciona En tienda.
Guarda tus cambios.

Ahora, cualquier pedido que cumpla con los criterios aparecerá automáticamente en la vista de Calendario y en el informe de lista de preparación.

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Recursos adicionales

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