Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria

En este artículo:

• Cargos de servicio, gratificación obligatoria y propinas
• Cargos de servicio retenidos por el empleador
  • Crear y editar cargos de servicio retenidos por el empleador
  • Asignar cargos de servicio retenidos por el empleador a áreas de servicio
  • Cargos de servicio retenidos por el empleador en POS de Toast
  • Cargos de servicio retenidos por el empleador en los informes
• Gratificación obligatoria en Toast
  • Crear y editar cargos de gratificación obligatorios
  • Asignar gratificación obligatoria a áreas de servicio
  • Gratificación obligatoria en el POS
  • Gratificación obligatoria en Gestor de propinas
  • Gratificación obligatoria en los informes
  • Gratificación obligatoria en Nómina Toast
• Recursos adicionales

Cargos de servicio, gratificación obligatoria y propinas

Un cargo de servicio es una tarifa adicional que se cobra a cambio de un producto o servicio además del costo de los productos. Los propietarios de restaurantes pueden optar por agregar un cargo de servicio a una cuenta por diversas razones, por ejemplo:
 

• Tarifa para grupos grandes (gratificación obligatoria)
• Tarifa por venta complementaria de menú especial
• Tarifa por evento de banquete
• Tarifa por cubiertos
• Cargo de servicio de habitación de hotel
• Cargo de servicio de botella
• Cargo de servicio obligatorio por atención médica

Este artículo menciona dos tipos de cargos de servicio que están separados y se manejan de manera distinta en Toast:
 

• Cargos de servicio retenidos por el empleador: Si un cargo de servicio es retenido por el restaurante, no se considera ingreso del empleado y se contabiliza como parte de las ventas netas del empleador.
  • Para aplicar de manera reglamentaria un cargo de servicio a todas las formas de pago, asegúrate de que el cargo de servicio no esté relacionado con el uso de una tarjeta de crédito o débito (u otro método de pago) y se aplique por igual a todas las transacciones de los clientes, independientemente del método de pago (por ejemplo, tarjetas, efectivo, tarjetas de regalo). Visita Resumen de cargos de servicio compatibles para obtener más información.
• Gratificación obligatoria: Si un cargo de servicio o una parte del él se destina a los empleados, en Toast se considera una gratificación obligatoria. Es diferente de la propina y se considera ingreso sin propinas para el empleado. El ejemplo más común es la gratificación obligatoria automática.

Si quieres verificar dónde se da el cargo de servicio a un mesero o dónde se queda el restaurante, tendrás que verificar la configuración del cargo de servicio en cuestión para ver si se configura como gratificación. Si la configuración de Gratificación es Sí, el cargo irá al mesero.

Los términos anteriores se refieren a cargos de servicio, pero ¿cómo se relacionan con las propinas? En resumen, las propinas las determina el cliente, mientras que los cargos de servicio los determina el empleador. Una propina no puede ser un cargo de servicio y viceversa. Según el IRS, las propinas incluyen: 

• Las propinas en efectivo se reciben directamente de los clientes.
• Propinas de clientes que dejan una propina mediante liquidación electrónica o pago. Esto incluye una tarjeta de crédito, débito, regalo o cualquier otro método de pago electrónico.
• El valor de cualquier propina que no sea en efectivo, como tickets u otros artículos de valor.
• Montos de propina recibidos de otros empleados que se pagan a través de fondos comunes de propinas o división de propinas, u otros acuerdos formales u informales de reparto de propinas.

Se utilizan cuatro factores para determinar si un pago califica como propina. En muchos casos, deben aplicarse las cuatro. Para ser propina:
 

• El pago debe realizarse sin coacción;
• El cliente debe tener el derecho irrestricto de determinar el monto;
• El pago no debe estar sujeto a negociaciones ni dictado por la política del empleador; y
• Por lo general, el cliente tiene derecho a determinar quién recibe el pago.

Nota: Algunas jurisdicciones exigen que los negocios que imponen un cargo de servicio revelen claramente cuánto recibirá del cargo de servicio un empleado que preste servicios, si es que recibe alguno. Además, algunas jurisdicciones requieren que, si no se divulga nada o si la divulgación no es clara, se pague todo el cargo de servicio al empleado que proporciona los servicios al cliente. Debes verificar los requisitos en las jurisdicciones en las que operas. 

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Cargos de servicio retenidos por el empleador

Crear y editar cargos de servicio retenidos por el empleador

Los cargos de servicio que mantiene el restaurante se mantienen en Toast Web. Para más opciones y tipos de cargos de servicio, lee Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria.
 

1. Inicia sesión en Toast Web y ve hasta Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
   
   
3. Configura estas opciones en la pantalla:
   1. Nombre: nombre del cargo de servicio tal como aparecerá en el POS y el recibo, si corresponde.
   2. Tipo de cargo: Porcentaje fijo, Monto fijo (en dólares) o Monto abierto (el usuario ingresa el monto en dólares cada vez que se aplica este cargo de servicio). Nota: no es posible utilizar Monto abierto si el cargo de servicio es para Comida para llevar o Envío.
   3. Porcentaje o monto del cargo: indica cuánto se cobrará y depende del tipo de cargo.
   4. Aplicar después de alcanzar umbral de monto: Configurar Aplicar después de alcanzar el umbral de monto a USD 0,01 o más aplicará automáticamente ese cargo de servicio a cualquier pedido, independientemente de la opción de comedor. Si lo configuras con un valor más alto, el cargo se aplicará automáticamente a los pedidos cuyo monto antes del descuento sea igual o superior a ese valor.
   5. ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?:
      1. Si seleccionas Sí, este cargo de servicio se configurará como gratificación y se destinará al propietario de la cuenta. Cuando el cargo de servicio se destina al propietario de la cuenta de esta manera, el aviso de propina en el recibo digital siempre mostrará las opciones de propina 3 %, 5 % y 7 %. 
      2. Si seleccionas No, este cargo de servicio se incluirá en las ventas netas del negocio. Esto reducirá el porcentaje del cargo de servicio de la propina sugerida en los recibos físicos y digitales.
      3. Consulta este artículo: Configurar Gastos Envío con tus propios repartidores para obtener más información.

   6. ¿Con impuestos?: Para clientes estadounidenses: Si seleccionas Sí, el cargo de servicio se incluye en el monto imponible de la cuenta. Si seleccionas No, no se aplicarán impuestos al cargo de servicio.

Nota: Los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido verán un menú de configuración de impuestos en lugar de activar o desactivar la opción Sí. Por el momento, este manejo fiscal mejorado está en lanzamiento limitado y estará disponible para clientes de EE. UU. en el futuro.

Elige la opción que se ajuste a tus requisitos locales:

• • • Sin impuestos: No se agregarán impuestos al cargo de servicio.
    • Impuesto incluido: El impuesto ya está incluido en el monto del cargo de servicio.
    • Impuesto excluido: El impuesto se agrega al cargo de servicio.

Ejemplo: Si un cargo de servicio cuesta USD 10 y la tasa impositiva es del 10 %

• • • Sin impuestos: El cliente paga USD 10
    • Impuesto incluido: El cliente paga USD 10 (esto ya incluye USD 0,91 de impuestos y USD 9,09 de cargo de servicio)
    • Impuesto excluido: El cliente paga USD 11 (cargo de servicio de USD 10 + impuesto de USD 1)

Nota: La configuración predeterminada para el cálculo de propinas es calcular las propinas antes de agregar impuestos a una cuenta. Para hacer un cambio, sigue los pasos de este artículo Calcular propina antes o después de impuestos.

1. 7. ¿Se calcula sobre el total antes o después de aplicar el descuento?:  Si tu configuración de impuestos está configurada para aplicar impuestos al cargo de servicio, se personaliza aún más cuándo debe tributarse por el cargo. Si no se aplica ningún impuesto, puedes ignorar esta configuración. 
   8. ¿Envío?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la opción de almuerzo o cena con Envío. Este cargo de servicio siempre figura como "Gasto de Envío" en los recibos de los clientes y en los informes, independientemente del nombre que se le dé. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
      1. Cuando múltiples cargos de servicio tienen la opción ¿Envío? configurada en Sí, se combinarán en un solo “Gastos de envío” en los recibos e informes.
      2. Debido a la estructura de nombres de “Gasto de envío”, no se recomienda configurar un cargo de servicio con las opciones ¿Con envío? y ¿Comida para llevar? en Sí al mismo tiempo. Si lo haces, estos cargos de servicio en las cuentas de comida para llevar se clasificarán como “Gasto de envío”.
      3. Una opción mejor es crear cargos de servicio separados para los pedidos con Envío y Comida para llevar.
   9. ¿Comida para llevar?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la opción de Comida para llevar. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
   10. ¿Consumo en el local?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la de Consumo en el local. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
   11. Para crear un cargo de servicio que se deba aplicar manualmente, las opciones ¿Envío?, ¿Comida para llevar? y ¿Consumo en el local? deben estar configuradas en No.
       1. Nota: No puedes aislar un cargo de servicio de un solo centro de ingresos, pero puedes asignarlo a una sola opción de almuerzo/cena.

Para los cargos de servicio retenidos por el empleador, la configuración más importante es Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?). Para que sea un cargo de servicio y pague los fondos al empleador, se debe seleccionar No.

 

Cargos de servicio retenidos por el empleador en los informes

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Gratificación obligatoria en Toast

La gratificación obligatoria, también conocida como gratificación automática, gratificación automática o gratificación incluida, es un cargo de servicio designado al (a los) empleado(s) que proporciona(n) productos o servicios a un cliente. Es diferente de la propina y se considera ingreso para el empleado.
 

Crear y editar cargos de gratificación obligatorios

Los cargos de servicio que se pagan a un empleado como gratificación se mantienen en Toast Web. Para más opciones y tipos de cargos de servicio, lee Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria.
 

1. Inicia sesión en Toast Web y ve hasta Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
   
   
3. Configura estas opciones en la pantalla:
   1. Nombre: nombre del cargo de servicio tal como aparecerá en el POS y el recibo, si corresponde.
   2. Tipo de cargo: Porcentaje fijo, Monto fijo (en dólares) o Monto abierto (el usuario ingresa el monto en dólares cada vez que se aplica este cargo de servicio). Nota: no es posible utilizar Monto abierto si el cargo de servicio es para Comida para llevar o Envío.
   3. Porcentaje o monto del cargo: indica cuánto se cobrará y depende del tipo de cargo.
   4. Aplicar después de alcanzar umbral de monto: Configurar Aplicar después de alcanzar el umbral de monto a USD 0,01 o más aplicará automáticamente ese cargo de servicio a cualquier pedido, independientemente de la opción de comedor. Si lo configuras con un valor más alto, el cargo se aplicará automáticamente a los pedidos cuyo monto antes del descuento sea igual o superior a ese valor.
   5. ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?:
      1. Si seleccionas Sí, este cargo de servicio se configurará como gratificación y se destinará al propietario de la cuenta. Cuando el cargo de servicio se destina al propietario de la cuenta de esta manera, el aviso de propina en el recibo digital siempre mostrará las opciones de propina 3 %, 5 % y 7 %.
      2. Si seleccionas No, este cargo de servicio se incluirá en las ventas netas del negocio. Los montos de propina sugeridos serán los establecidos en Opciones de IU > Propinas.
   6. ¿Con impuestos?: Para clientes estadounidenses: Si seleccionas Sí, el cargo de servicio se incluye en el monto imponible de la cuenta. Si seleccionas No, no se aplicarán impuestos al cargo de servicio.

Nota: Los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido verán un menú de configuración de impuestos en lugar de activar o desactivar la opción Sí. Por el momento, este manejo fiscal mejorado está en lanzamiento limitado y estará disponible para clientes de EE. UU. en el futuro.

Elige la opción que se ajuste a tus requisitos locales:

• • • Sin impuestos: No se agregarán impuestos al cargo de servicio.
    • Impuesto incluido: El impuesto ya está incluido en el monto del cargo de servicio.
    • Impuesto excluido: El impuesto se agrega al cargo de servicio.

Ejemplo: Si un cargo de servicio cuesta USD 10 y la tasa impositiva es del 10 %

• • • Sin impuestos: El cliente paga USD 10
    • Impuesto incluido: El cliente paga USD 10 (esto ya incluye USD 0,91 de impuestos y USD 9,09 de cargo de servicio)
    • Impuesto excluido: El cliente paga USD 11 (cargo de servicio de USD 10 + impuesto de USD 1)

Nota: La configuración predeterminada para el cálculo de propinas es calcular la propina antes de agregar impuestos a una cuenta. Para hacer un cambio, sigue los pasos de este artículo Calcular propina antes o después de impuestos.

• 7. ¿Se calcula sobre el total antes o después de aplicar el descuento?: Si la configuración de impuestos está configurada para aplicar impuestos al cargo de servicio, se personaliza aún más cuándo debe tributarse por el cargo. Si no se aplican impuestos, puedes ignorar esta configuración. 
  8. ¿Envío?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la opción de almuerzo o cena con Envío. Este cargo de servicio siempre figura como "Gasto de Envío" en los recibos de los clientes y en los informes, independientemente del nombre que se le dé. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
     1. Cuando múltiples cargos de servicio tienen la opción ¿Envío? configurada en Sí, se combinarán en un solo “Gastos de envío” en los recibos e informes.
     2. Debido a la estructura de nombres de “Gasto de envío”, no se recomienda configurar un cargo de servicio con las opciones ¿Con envío? y ¿Comida para llevar? en Sí al mismo tiempo. Si lo haces, estos cargos de servicio en las cuentas de comida para llevar se clasificarán como “Gasto de envío”.
     3. Una opción mejor es crear cargos de servicio separados para los pedidos con Envío y Comida para llevar.
  9. ¿Comida para llevar?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la opción de Comida para llevar. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
  10. ¿Consumo en el local?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la de Consumo en el local. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
      1. Nota: Para crear un cargo de servicio que se deba aplicar manualmente, las opciones ¿Envío?, ¿Comida para llevar? y ¿Consumo en el local? deben estar configuradas en No.

Para cargos de servicio de gratificación obligatorios, la configuración más importante es Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?). Para que sea un cargo de servicio y pague los fondos al empleado, se debe seleccionar Sí.  Seguir estos pasos permitirá que esta gratificación aparezca y se distribuya dentro del Gestor de propinas de Toast, si corresponde.

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Asignar gratificación obligatoria a áreas de servicio

Para aplicar automáticamente una gratificación obligatoria a áreas de servicio específicas, sigue estos pasos:
 

1. En Toast Web, ve a Atención al público > Mesas y secciones > Áreas de servicio.
2. Selecciona el área de servicio deseada o + Agregar área para crear una nueva.
3. Localiza la sección Gratificación aplicada automáticamente y selecciona ¿Sí junto a la opción Aplicar gratificación automáticamente?.
4. A continuación, selecciona Seleccionar cargo de servicio para agregar uno de tus cargos de servicio existentes que se aplicará a las mesas de esta área de servicio. También puedes configurar el número mínimo de clientes necesarios en la mesa para que la gratificación automática se agregue a la cuenta.
5. Guarda y publica los cambios.

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Gratificación obligatoria en POS

Para agregar una gratificación obligatoria a una cuenta, selecciona el botón Cargo de servicio en la parte inferior de la pantalla de pago del POS. Si usas un dispositivo portátil Toast Go®, puedes encontrarlo en los tres puntos (menú de desbordamiento) en la esquina superior derecha de la cuenta.
Cuando se aplica una gratificación obligatoria a una cuenta, no aparecerá en su propia línea, como en los cargos de servicio, sino que aparecerá en una sección de Cargos y cargos cerca del subtotal en la parte inferior de la cuenta.

Gratificación obligatoria en Gestor de propinas

Para configurar las gratificaciones obligatorias para el Gestor de propinas de Toast, selecciónalas en el menú desplegable Origen de tu política de fondo común de propinas. Puedes seleccionar gratificaciones específicas expandiendo gratificaciones en efectivo o gratificaciones que no son en efectivo en el menú desplegable (en este ejemplo, gratificación para grupos grandes) o puedes seleccionarlas todas a la vez con la casilla de verificación adyacente (gratificaciones que no son en efectivo en el ejemplo a continuación). Ten en cuenta que las gratificaciones que afectan a los repartidores de pedidos digitales o Envío interno deben configurarse con especial consideración.
 

Gratificación obligatoria en informes

Puedes encontrar los informes de gratificaciones obligatorios en Toast Web si vas a Informe > Mano de obra > Turnos. Configura el rango de fechas correspondiente y selecciona Actualizar en la esquina superior derecha. Ahora selecciona el botón Mostrar/ocultar columnas en el lado derecho. Marca gratificación en efectivo y gratificación no en efectivo. Se mostrarán de inmediato y te permitirán ver los totales de gratificaciones obligatorias por empleado y turno.
 

Si usas el Gestor de propinas de Toast, también puedes ver los informes de gratificaciones obligatorios si usas el informe de gestión de propinas. Ve a Informests > Mano de obra > Gestión de propinas. Obtén más información sobre los informes del Gestor de propinas en Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast.
 

Gratificación obligatoria en Nómina Toast

Cada vez que aparezca una gratificación obligatoria en Nómina Toast, siempre aparecerá junto a un código de ingresos asociado. Hay dos formas diferentes de llevar la gratificación obligatoria de Toast Web a Nómina Toast. El método del Gestor de propinas agrega automáticamente gratificaciones obligatorias al sistema de Nómina y aparecerá en las plantillas horarias, las nóminas apropiadas, los informes y los talones de pago. De lo contrario, agregar gratificaciones obligatorias manualmente al paso Ganancias del empleado de la nómina no también lo hace a las plantillas horarias. Este artículo tiene más información sobre los dos métodos, pero ten en cuenta que las propinas y las gratificaciones obligatorias están separadas.
 

Cuando se utiliza el método del gestor de propinas, es necesario configurar y asignar códigos obligatorios para obtener gratificaciones antes de que Toast pueda sincronizar la gratificación obligatoria de Toast Web con Nómina Toast. Visita Nómina Toast: Gestor de propinas con Nómina Toast para obtener instrucciones sobre cómo asignar códigos de ingresos. Para crear nuevos códigos de ingresos, selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast y envía este formulario a un agente de atención al cliente.
 

Como se mencionó anteriormente, la gratificación obligatoria se paga a una persona en nómina, mientras que un cargo de servicio retenido por el empleador es solo ingreso del negocio. Los cargos de servicio retenidos por el empleador no aparecen en Nómina Toast.
 

Recursos adicionales

• Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria
• Información general sobre cargos de servicio conformes
• Nómina Toast: gestionar e integrar propinas

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Comunícate con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.