Comience con los cargos por servicio y la propina obligatoria

Aprenda qué son los cargos por servicio y la propina obligatoria en Toast, en qué se diferencian de las propinas, dónde configurarlos y dónde aparecen en el POS, en los informes y en Toast Payroll.

En este artículo:

• TLDR: cargos por servicio, propina obligatoria y propinas
• Resumen de propinas, cargos por servicio y propina obligatoria
• Qué son estos cargos
• ¿A qué grupo se aplica esto?
• Antes de configurar
• Configure un cargo por servicio retenido por el empleador
• Configure la propina obligatoria (propina automática)
• Aplique automáticamente un cargo por servicio o propina a un área de servicio
• Cargos por servicio y propina obligatoria en el POS de Toast
• Cargos por servicio en los informes web de Toast
• Propina obligatoria en el Gestor de propinas de Toast
• Propina obligatoria en Toast Payroll
• Qué impide que esto funcione
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

TLDR: cargos por servicio, propina obligatoria y propinas

Un cargo por servicio es una tarifa adicional que se agrega a la cuenta de un cliente. La configuración más importante de un cargo por servicio es Asignar al dueño de la cuenta (¿Propina?) en Toast Web.

Si Asignar al dueño de la cuenta (¿Propina?) está configurado como Sí, el cargo se convierte en una propina obligatoria (también llamada propina automática o auto-grat). Se paga al empleado que es dueño de la cuenta como ingreso no sujeto a propina.

Si Asignar al dueño de la cuenta (¿Propina?) está configurado como No, el cargo se convierte en un cargo por servicio retenido por el empleador. Es parte de las ventas netas del negocio.

La propina obligatoria no es una propina. La propina la decide el cliente. La propina obligatoria la decide el restaurante y se paga al empleado.

Usted configura ambos tipos en el mismo lugar en Toast Web: Toast Web > Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos por servicio.

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Resumen de propinas, cargos por servicio y propina obligatoria

Las propinas, los cargos por servicio y la propina obligatoria se ven similares en una cuenta, pero se gravan y reportan de manera diferente. Use esta tabla para identificar cuál aplica antes de cambiar una configuración o solucionar problemas de un recibo de pago.

Nota: Según el IRS, las propinas son propiedad del empleado a menos que el empleado participe en un fondo común de propinas válido. La gratificación obligatoria no es una propina, aunque los clientes y el personal a menudo usen los términos indistintamente.

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Qué son estos cargos

Un cargo por servicio es una tarifa adicional que se cobra además del costo de los productos. Los dueños de restaurantes pueden optar por agregar un cargo por servicio a una cuenta por varias razones, que incluyen:

• Tarifa por grupo grande (gratificación obligatoria)
• Tarifa de venta adicional de menú especial
• Tarifa por evento de banquete
• Cargo por cubiertos
• Cargo por servicio a la habitación del hotel
• Cargo por servicio de botella
• Cargo por servicio obligatorio para atención médica

En Toast, existen dos tipos distintos de cargo por servicio:

• Cargo por servicio retenido por el empleador. Un cargo por servicio retenido por el restaurante. No se considera ingreso para un empleado y es parte de las ventas netas para el empleador. Para obtener orientación sobre el cumplimiento al aplicar un cargo por servicio en todas las formas de pago, consulte Descripción general de cargos por servicio.
• Gratificación obligatoria. Un cargo por servicio o parte de un cargo por servicio que se entrega a los empleados. En Toast, esto se denomina gratificación obligatoria. Es diferente a una propina y se considera ingreso no proveniente de propinas para el empleado. El ejemplo más común es la gratificación obligatoria automática (auto-gratuity).

El IRS utiliza cuatro factores para determinar si un pago califica como propina. En muchos casos, los cuatro deben aplicarse:

• El pago debe realizarse libre de coacción.
• El cliente debe tener el derecho irrestricto de determinar el monto.
• El pago no debe ser objeto de negociaciones ni estar dictado por la política del empleador.
• Por lo general, el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.

Nota: Algunas jurisdicciones exigen que las empresas que imponen un cargo por servicio revelen claramente cuánto, si es que algo, recibirá del cargo por servicio el empleado que presta los servicios. Algunas jurisdicciones exigen que, si no se revela nada o la divulgación no es clara, la totalidad del cargo por servicio debe pagarse al empleado que presta los servicios al cliente. Verifique los requisitos en las jurisdicciones en las que opera.

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Antes de configurar

Se aplica a: Toast Web, Toast POS, Gestor de propinas de Toast (si se usa), Toast Payroll (si se usa)

Permisos necesarios:

• Configuración de cargo por servicio: 1.10 Agregar / Actualizar cargos por servicio para aplicar los cargos por servicio a los pedidos y 6.3 Configuración de pagos para configurar los cargos por servicio en Toast Web. Si no puede acceder al área de cargos por servicio, es posible que su función no incluya el permiso necesario. Comuníquese con un compañero de equipo con acceso de administrador para que le otorgue el permiso.

Lo que logrará: Comprenda qué hace cada tipo de cargo, configure uno o ambos correctamente y encuentre cada cargo en los informes y la nómina.

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Configurar un cargo por servicio retenido por el empleador

Un cargo por servicio retenido por el empleador se queda en el restaurante. Para obtener detalles completos de configuración campo por campo, consulte el instructivo canónico: Personalizar cargos por servicio y propina obligatoria.

La configuración crítica:

• Asignar al propietario del cheque (¿Propina?) debe establecerse en No para que los fondos vayan al empleador.

Pasos de alto nivel:

1. Inicie sesión en Toast Web y navegue a Toast Web > Pagos > Configuración de cheques y recibos > Cargos por servicio.
2. Seleccione + Agregar para crear un nuevo cargo por servicio.
3. Configure los campos del cargo por servicio según Personalizar cargos por servicio y propina obligatoria, con Asignar al propietario del cheque (¿Propina?) configurado en No.
4. Guarde y publique sus cambios.

Resultado esperado: El nuevo cargo por servicio aparece en la lista de cargos por servicio y se puede agregar a los cheques en el POS. Cuando se aplica, se muestra como una partida en la parte inferior de los cheques de los clientes, separada de los impuestos y totales, y se reporta como ingresos comerciales, no como ganancias de un empleado.

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Configurar propina obligatoria (propina automática)

Una propina obligatoria (también llamada propina automática, auto-grat o propina incluida) es un cargo por servicio designado al empleado o empleados que proporcionan productos o servicios a un cliente. Es un ingreso no relacionado con propinas para el empleado.

La configuración crítica:

• Asignar al propietario del cheque (¿Propina?) debe configurarse en Sí para que los fondos se destinen al empleado.

Pasos de alto nivel:

1. Inicie sesión en Toast Web y navegue a Toast Web > Pagos > Configuración de cheques y recibos > Cargos por servicio.
2. Seleccione + Agregar para crear un nuevo cargo por servicio.
3. Configure los campos del cargo por servicio según Personalizar cargos por servicio y propina obligatoria, con Asignar al propietario del cheque (¿Propina?) configurado en Sí.
4. Guarde y publique sus cambios.

Nota: Cuando un cargo por servicio se asigna al propietario del cheque (¿Propina? = Sí), el aviso de propina en el recibo digital siempre mostrará 3%, 5% y 7% como opciones de propina.

Resultado esperado: La propina obligatoria aparece en la lista de cargos por servicio. Cuando se aplica a un cheque, no aparece en su propia línea; aparece dentro de una sección de Tarifas y cargos cerca del subtotal en la parte inferior del cheque. El monto se distribuye al propietario del cheque y fluirá hacia el Gestor de propinas de Toast (si está configurado) y hacia Toast Payroll bajo el código de ingresos asignado.

Nota: Los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido verán un menú de Configuración de impuestos (con opciones de Sin impuestos, Impuestos incluidos y Impuestos excluidos) en lugar de un interruptor de ¿Gravado? de Sí/No. Este manejo mejorado de impuestos está en lanzamiento limitado y está planificado para clientes de EE. UU. en el futuro.

Nota: La configuración predeterminada para el cálculo de propinas es calcular la propina antes de que se agreguen los impuestos a una cuenta. Para cambiar esto, consulte Calcular propina antes o después de impuestos.

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Aplicar automáticamente un cargo por servicio o propina a un área de servicio

Para aplicar automáticamente un cargo por servicio o una propina obligatoria a áreas de servicio específicas (por ejemplo, el comedor para grupos grandes), siga el Cómo hacer canónico: Configurar y aplicar propina automática.

Pasos de alto nivel:

1. En Toast Web, navegue a Toast Web > Front of house > Mesas y secciones > Áreas de servicio.
2. Seleccione el área de servicio deseada, o seleccione + Agregar área de servicio para crear una nueva.
3. Ubique la sección Propina aplicada automáticamente y seleccione Sí para la configuración ¿Aplicar propina automáticamente?.
4. Seleccione Seleccionar cargo por servicio y elija uno de sus cargos por servicio existentes para aplicar a las mesas en esta área de servicio. También puede configurar el número mínimo de invitados requeridos en la mesa para que la propina automática se agregue a la cuenta (Tamaño mínimo de grupo).
5. Guarde y publique sus cambios.

Resultado esperado: El cargo por servicio seleccionado se aplica automáticamente a las cuentas abiertas en esta área de servicio una vez que la mesa cumple con el umbral de Tamaño mínimo de grupo.

Importante: Si un cargo por servicio se aplica automáticamente en un área de servicio y también está configurado con Aplicar después del umbral de monto establecido en $0.01 o más, el cargo por servicio se aplicará de múltiples maneras. Si la propina automática se está aplicando cuando no espera que lo haga, consulte Se está agregando un cargo por servicio o propina a cada cuenta.

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Cargos por servicio y propina obligatoria en Toast POS

Para agregar un cargo por servicio o propina obligatoria a una cuenta en el POS:

1. Desde la pantalla de pago, seleccione Cargo por servicio.
2. Seleccione la casilla de verificación junto al cargo que desea aplicar.
3. Seleccione Listo.

En una terminal portátil Toast Go®, la opción de cargo por servicio se puede encontrar en el menú de desbordamiento (tres puntos) de la cuenta.

Cómo aparece en la cuenta:

• El cargo por servicio retenido por el empleador aparece como una partida en la parte inferior de las cuentas de los clientes, separado de la sección de impuestos y total.
• La propina obligatoria no aparece en su propia línea; aparece dentro de una sección de Tarifas y cargos cerca del subtotal en la parte inferior de la cuenta.

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Cargos por servicio en los informes de Toast Web

Localice los informes de cargos por servicio retenidos por el empleador en Toast Web navegando a Toast Web > Informes > Cuentas > Resumen contable. Después de ingresar un rango de fechas y seleccionar la ubicación (si corresponde), seleccione Enviar, luego elija la pestaña Cargo por servicio en la página.

Resultado esperado: La pestaña Cargo por servicio muestra los totales de los cargos por servicio retenidos por el empleador para el rango de fechas. La propina obligatoria se reporta por separado; consulte las siguientes dos secciones.

Para el total de propinas por el que los clientes suelen preguntar en el informe de Resumen de ventas, la línea de propinas es el monto total de la propina obligatoria (un tipo de cargo por servicio) agregada a las cuentas de los clientes y recaudada durante el rango de fechas seleccionado. Los cargos por servicio retenidos por el empleador aparecen en "Cargos por servicio" en el mismo informe, no en "Propina".

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Propina obligatoria en el Gestor de propinas de Toast

Para configurar propinas obligatorias para Introducción al Gestor de propinas de Toast, selecciónelas en el menú desplegable Fuente de su política de distribución de propinas. Puede seleccionar propinas específicas expandiendo Propinas en efectivo o Propinas sin efectivo en el menú desplegable, o seleccionarlas todas a la vez con la casilla de verificación adyacente.

Resultado esperado: Las propinas seleccionadas se incluyen en la fuente de distribución de propinas y se agruparán y distribuirán según las reglas de su política de distribución de propinas.

Importante: Las propinas que afectan los pedidos en línea o a los conductores de Envío internos deben configurarse con una consideración especial. Consulte Introducción al Gestor de propinas de Toast para ver el tutorial completo de configuración de distribución.

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Gratificación obligatoria en Toast Payroll

Los informes de gratificación obligatoria se pueden encontrar en Toast Web navegando a Toast Web > Informes > Laboral > Turnos. Establezca el rango de fechas y seleccione Actualizar. Seleccione el botón Mostrar/ocultar columnas y marque Gratificación en efectivo y Gratificación sin efectivo. Estos se muestran inmediatamente y le permiten ver los totales de gratificación obligatoria por empleado y por turno.

Si utiliza el Gestor de propinas de Toast, también puede ver los informes de gratificación obligatoria en el informe de Gestión de propinas. Navegue a Toast Web > Informes > Laboral > Gestión de propinas. Para obtener más información, consulte Introducción al Gestor de propinas de Toast.

Mover la gratificación obligatoria de Toast Web a Toast Payroll

Siempre que la gratificación obligatoria aparece en Toast Payroll, se muestra junto a un código de ingresos asociado. Existen dos formas de trasladar la gratificación obligatoria de Toast Web a Toast Payroll:

• Método del Gestor de propinas de Toast. La gratificación obligatoria se añade automáticamente al sistema de nómina y aparece en las hojas de horas, las nóminas correspondientes, los informes y los recibos de pago.
• Método manual. La gratificación obligatoria se añade directamente al paso de Ingresos del empleado de la nómina. Esto no la añade también a las hojas de horas. Consulte Toast Payroll: Gestionar e integrar propinas para ver la comparación completa.

Cuando se utiliza el método del Administrador de propinas, es necesario configurar y asignar los códigos de ingresos por propina obligatoria antes de que Toast pueda sincronizar la propina obligatoria de Toast Web a Toast Payroll. Para obtener instrucciones sobre cómo asignar códigos de ingresos, consulte Toast Payroll: Administrador de propinas con Toast Payroll.

Para crear nuevos códigos de ingresos, seleccione el botón de chat en Toast Payroll y envíe el Formulario de solicitud de código de ingresos a un agente de Atención al cliente. Nota: Toast Payroll no está disponible actualmente en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en su región.

Nota: La propina obligatoria se paga a una persona en la nómina, mientras que un cargo por servicio retenido por el empleador es solo ingreso del negocio. Los cargos por servicio retenidos por el empleador no aparecen en Toast Payroll.

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Qué impide que esto funcione

Si un cargo por servicio o una propina automática se aplica cuando no espera que lo haga, o no se aplica cuando espera que lo haga, consulte la guía de solución de problemas: Se está agregando un cargo por servicio o propina a cada cuenta. Las tres configuraciones que debe verificar son:

• La configuración de Aplicación automática de propina? del área de servicio.
• El valor de Aplicar después del umbral de monto del cargo por servicio.
• Los interruptores de opción de comida Envío?, Comida para llevar? y Consumo en el local? del cargo por servicio.

Si la propina obligatoria no aparece en la nómina de un empleado, las causas más comunes son:

• El puesto del empleado no está configurado como un puesto con propinas (para el Administrador de propinas).
• El turno no se cerró, por lo que la gratificación no pudo sincronizarse.
• Las reglas de agrupación del Administrador de propinas excluyeron al empleado.
• Asignar al dueño de la cuenta (¿Gratificación?) está configurado en No en el cargo por servicio (entonces se lo queda el empleador y no aparece en la nómina).

Para una solución de problemas completa del lado de la nómina, consulte Toast Payroll: Administrar e integrar propinas.

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Preguntas frecuentes

¿La gratificación y las tarifas van al mesero?

También preguntado como:

• • "¿las propinas y tarifas van al mesero?"
  • "¿la gratificación va al empleado?"
  • "¿quién se queda con el cargo por servicio?"

La gratificación obligatoria va al mesero (u otro empleado que sea dueño de la cuenta) después de que el restaurante la cobra. Las tarifas pueden ir a cualquiera de los dos: un cargo por servicio que se queda el empleador permanece con el restaurante; una gratificación obligatoria se distribuye al empleado. La configuración decisiva es Asignar al dueño de la cuenta (¿Gratificación?) en el cargo por servicio en Toast Web > Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos por servicio. Sí significa que va al empleado. No significa que se queda con el restaurante.

¿Qué significa la sección de Gratificación en el Informe de resumen de ingresos?

También preguntado como:

• • "qué es la línea de gratificación en el resumen de ventas"
  • "qué cuenta como gratificación en los informes"

En los informes de Resumen de ingresos y Resumen de ventas, la línea de Gratificación es el monto total de la gratificación obligatoria (un tipo de cargo por servicio) agregada a las cuentas de los clientes y cobrada durante el rango de fechas seleccionado. No incluye las propinas voluntarias de los clientes ni los cargos por servicio que se queda el empleador. Los cargos por servicio que se queda el empleador aparecen en la línea Service Charges del mismo informe.

Si uso un cargo por servicio para grupos grandes, ¿se suma a la propina del mesero?

También preguntado como:

• • "el cargo por servicio para grupos grandes cuenta como propina para el mesero"
  • "cómo configuro la propina automática para grupos grandes"

Depende de cómo esté configurado el cargo por servicio para grupos grandes. Si Assign to check owner (Gratuity?) está configurado en Yes, el cargo es una propina obligatoria y se paga al mesero que es dueño de la cuenta (es un ingreso no relacionado con propinas para el empleado). Si está configurado en No, el cargo se queda con el restaurante. Para verificarlo, en Toast Web > Payments > Checks & receipts setup > Service charges, seleccione el cargo por servicio para grupos grandes por su nombre y revise el valor de Assign to check owner (Gratuity?).

¿Cómo desactivo la propina automática?

También preguntado como:

• • "necesito ayuda para desactivar la propina automática"
  • "cómo deshabilito la propina automática"
  • "dejar de aplicar propina automáticamente"

Para dejar de aplicar la propina automática, en Toast Web navegue a Toast Web > Front of house > Tables & sections > Service areas. En la columna Auto-apply Gratuity, si un área de servicio dice Yes cuando no debería, seleccione el nombre del área de servicio y, en Auto-Applied Gratuity, cambie Auto-apply Gratuity? a No. Guarde y publique sus cambios. Si la propina automática sigue aplicándose después de ese cambio, verifique también los selectores Apply After Amount Threshold y Envío?/Comida para llevar?/Dine-in? del cargo por servicio; consulte Service Charge or Gratuity is Being Added to Every Check.

¿Por qué la propina automática cuenta como un pago en efectivo en lugar de una propina?

También preguntado como:

• • "la propina automática se pagó en efectivo pero la cuenta como pago en efectivo"
  • "por qué la propina obligatoria está en mis totales de efectivo"

Cuando la propina automática (un cargo por servicio) se paga en efectivo, Toast la cuenta como una propina en efectivo, no como una gratificación en efectivo. Aparece en los totales de efectivo porque es efectivo que ingresó, pero se reporta como una ganancia que no es propina (gratificación obligatoria), no como una propina del cliente. Este es el comportamiento esperado. La configuración decisiva sigue siendo Asignar al propietario de la cuenta (¿Gratificación?) — si es Sí, la gratificación en efectivo fluye al empleado a través del Gestor de propinas de Toast y Toast Payroll bajo el código de ganancia asignado.

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Artículos relacionados

• Personalizar cargos por servicio y gratificación obligatoria
• Toast Payroll: Administrar e integrar propinas
• Configurar y aplicar gratificación automática
• Descripción general de los cargos por servicio
• Se está agregando un cargo por servicio o gratificación a cada cuenta

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.