Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria

Descubre qué cargos de servicio y gratificación obligatoria hay en Toast, en qué se diferencian de las propinas, dónde configurarlas y dónde aparecen en el POS, en los informes y en Nómina Toast.

En este artículo:

• TLDR: cargos de servicio, gratificación obligatoria y propinas
• Propinas, cargos de servicio y gratificación obligatoria de un vistazo
• Cuáles son estos cargos
• ¿A qué clúster se aplica esto?
• Antes de configurar
• Configurar un cargo de servicio retenido por el empleador
• Configurar gratificación obligatoria (gratificación automática)
• Aplicar automáticamente un cargo de servicio o una gratificación a un área de servicio
• Cargos de servicio y gratificación obligatoria en Punto de venta de Toast
• Cargos de servicio en los informes de Toast Web
• Gratificación obligatoria en el Gestor de propinas de Toast
• Gratificación obligatoria en Nómina Toast
• Qué impide que esto funcione
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

TLDR: cargos de servicio, gratificación obligatoria y propinas

Un cargo de servicio es una tarifa adicional que se agrega a la cuenta de un cliente. La configuración más importante de un cargo de servicio es ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación) en Toast Web.

Si Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?) está configurado en Sí, el cargo se convierte en una gratificación obligatoria (también llamada gratificación automática o gratificación automática). Se paga al empleado que es propietario de la cuenta como ingreso sin propina.

Si la opción Asignar al propietario de la cuenta (¿Gratificación?) está configurada en No, el cargo se convierte en un cargo de servicio retenido por el empleador. Es parte de las ventas netas del negocio.

La gratificación obligatoria no es una propina. La propina la decide el cliente. El restaurante decide una gratificación obligatoria que se paga al empleado.

Configuraste ambos tipos en el mismo lugar en Toast Web: Toast Web > Finanzas > Configuración > Cargos de servicio.

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Propinas, cargos de servicio y gratificación obligatoria de un vistazo

Las propinas, los cargos de servicio y la gratificación obligatoria son similares en una cuenta, pero se gravan y se informan de manera diferente. Usa esta tabla para identificar cuál se aplica antes de cambiar una configuración o solucionar problemas de talones de pago.

Nota: Según el IRS, las propinas son propiedad del empleado, a menos que participe en un fondo común de propinas válido. La gratificación obligatoria no es una propina, aunque los clientes y el personal suelen usar las palabras indistintamente.

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Cuáles son estos cargos

Un cargo de servicio es una tarifa adicional que se cobra además del costo de los productos. Los propietarios de restaurantes pueden optar por agregar un cargo de servicio a una cuenta por varias razones, entre ellas:

• Tarifa de grupo grande (gratificación obligatoria)
• Tarifa de venta complementaria del menú especial
• Tarifa de evento de banquete
• Cargo de cubiertos
• Cargo de servicio de habitación de hotel
• Cargo de servicio por botella
• Cargo de servicio obligatorio para atención médica

En Toast, hay dos tipos distintos de cargo de servicio:

• Cargo de servicio retenido por el empleador. Un cargo de servicio retenido por el restaurante. No se considera ingreso para un empleado y es parte de las ventas netas para el empleador. Para obtener orientación sobre el cumplimiento de los requisitos de aplicación de un cargo de servicio en todas las formas de pago, consulta Descripción general de cargos de servicio.
• Gratificación obligatoria. Un cargo de servicio o una parte de un cargo de servicio que se otorga a los empleados. En Toast esto se llama gratificación obligatoria. Es diferente de una propina y se considera ingreso sin propina para el empleado. El ejemplo más común es la gratificación obligatoria automática (gratificación automática).

El IRS utiliza cuatro factores para determinar si un pago califica como propina. En muchos casos, deben aplicarse las cuatro medidas siguientes:

• El pago debe realizarse sin coacción.
• El cliente debe tener el derecho irrestricto de determinar el monto.
• El pago no debe estar sujeto a negociaciones ni dictado por la política del empleador.
• Por lo general, el cliente tiene derecho a determinar quién recibe el pago.

Nota: Algunas jurisdicciones exigen que los negocios que imponen un cargo de servicio revelen claramente cuánto recibirá un empleado que preste servicios del cargo de servicio, si es que recibe alguno. Algunas jurisdicciones exigen que, si no se divulga nada o si la divulgación no es clara, se pague todo el cargo de servicio al empleado que proporciona los servicios al cliente. Verifica los requisitos en las jurisdicciones en las que operas.

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Antes de configurar

Se aplica a: Toast Web, POS de Toast, Gestor de propinas de Toast (si se usa), Nómina Toast (si se usa)

Permisos necesarios:

• Configuración de cargo de servicio: 1.10 Agregar o actualizar cargos de servicio para aplicar los cargos de servicio a los pedidos y 6.3 Configuración de pagos para configurar cargos de servicio en Toast Web. Si no puedes acceder al área de cargos de servicio, es posible que tu puesto no incluya el permiso necesario. Ponte en contacto con un compañero de equipo con acceso de administrador para que te otorgue el permiso.

Lo que lograrás: Comprende lo que hace cada tipo de cargo, configura uno o ambos correctamente y encuentra cada cargo en los informes y la nómina.

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Configurar un cargo de servicio retenido por el empleador

Se queda con el restaurante un cargo de servicio retenido por el empleador. Para ver todos los detalles de configuración campo por campo, consulta el Manual canónico: Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria.

Configuración crítica:

• El valor de “Asignar al propietario de la cuenta (¿Gratificación?)” debe ser “No” para que los fondos se destinen al empleador.

Pasos de alto nivel:

1. Inicia sesión en Toast Web y ve a Toast Web > Finanzas > Relacionados > Configuración > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
3. Configura los campos de cargos de servicio en Personalizar cargos y gratificación obligatoria, con Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?) configurado en No.
4. Guarda y publica los cambios.

Resultado previsto: El nuevo cargo de servicio aparece en la lista de cargos de servicio y se puede agregar a las cuentas en el POS. Cuando se aplica, se muestra como un rubro en la parte inferior de las cuentas de los clientes, separado de los impuestos y totales, y se informa como ingresos del negocio, no como ingresos de empleados.

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Configurar gratificación obligatoria (gratificación automática)

Una gratificación obligatoria (también llamada gratificación automática, gratificación automática o gratificación incluida) es un cargo de servicio designado al empleado que proporciona productos o servicios a un cliente. Son ingresos sin propina para el empleado.

Configuración crítica:

• La opción ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)? debe estar configurada en Sí para que los fondos se destinen al empleado.

Pasos de alto nivel:

1. Inicia sesión en Toast Web y ve a Toast Web > Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
3. Configura los campos de cargos de servicio en Personalizar cargos y gratificación obligatoria, con Asignar al propietario de la cuenta (¿gratificación?) configurado en Sí.
4. Guarda y publica los cambios.

Nota: Cuando se asigna un cargo de servicio al propietario de la cuenta (¿Gratificación? = Sí), la instrucción de propina en el recibo digital siempre mostrará las opciones de propina 3 %, 5 % y 7 %.

Resultado previsto: La gratificación obligatoria aparece en la lista de cargos de servicio. Cuando se aplica a una cuenta, no aparece en su propia línea: aparece dentro de una sección Cargos cerca del subtotal en la parte inferior de la cuenta. El monto se distribuye al propietario de la cuenta y fluirá al Gestor de propinas de Toast (si está configurado) y a Nómina Toast bajo el código de ganancia asignado.

Nota: Los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido verán un menú de Configuración de impuestos (con opciones Sin impuestos, Impuesto incluido y Exclusivo de impuestos) en lugar de un botón de activación de ¿Sí o No Impuestos?. Este manejo de impuestos mejorado está en lanzamiento limitado y se planea para clientes estadounidenses en el futuro.

Nota: La configuración predeterminada para el cálculo de propinas es calcular la propina antes de agregar impuestos a una cuenta. Para cambiar esto, consulta Calcular propina antes o después de impuestos.

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Aplicar automáticamente un cargo de servicio o gratificación a un área de servicio

Para aplicar automáticamente un cargo de servicio o una gratificación obligatoria a áreas de servicio específicas (por ejemplo, el comedor para grupos grandes), sigue las instrucciones canónicas: Configurar y aplicar gratificación automática.

Pasos de alto nivel:

1. En Toast Web, ve a Toast Web > Área de atención > Áreas de servicio y mesas > Áreas de servicio.
2. Selecciona el área de servicio deseada o + Agregar área para crear una nueva.
3. Ubica la sección Gratificación aplicada automáticamente y selecciona ¿Sí para la configuración Aplicar gratificación automáticamente? .
4. Selecciona Seleccionar cargo de servicio y elige uno de los cargos de servicio existentes para aplicar a las mesas de esta área de servicio. También puedes configurar el número mínimo de clientes necesarios en la mesa para que la gratificación automática se agregue a la cuenta (tamaño mínimo del grupo).
5. Guarda y publica los cambios.

Resultado previsto: El cargo de servicio seleccionado se aplica automáticamente a las cuentas abiertas en esta área de servicio una vez que la mesa cumple con el umbral de cantidad mínima de comensales.

Importante: Si un cargo de servicio se aplica automáticamente en un área de servicio y también está configurado con Aplicar después umbral de monto establecido en USD 0,01 o más, el cargo de servicio se aplicará de varias maneras. Si se aplica la gratificación automática cuando no la esperas, consulta Se agregan cargos de servicio o gratificaciones a cada cuenta.

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Cargos de servicio y gratificación obligatoria en Toast POS

Para agregar un cargo de servicio o una gratificación obligatoria a una cuenta en el POS:

1. En la pantalla de pago, selecciona Cargo de servicio.
2. Selecciona la casilla de verificación junto al cargo que deseas aplicar.
3. Selecciona Listo.

En un dispositivo portátil Toast Go®, la opción Cargo de servicio se puede encontrar en el menú de desbordamiento (tres puntos) de la cuenta.

Cómo aparece en la cuenta:

• El cargo de servicio retenido por el empleador aparece como un rubro en la parte inferior de las cuentas de los clientes, separado de la sección de impuestos y totales.
• La gratificación obligatoria no aparece en su propia línea, sino en una sección Cargos cerca del subtotal en la parte inferior de la cuenta.

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Cargos de servicio en los informes de Toast Web

Localiza los informes de cargos de servicio retenidos por el empleador en Toast Web en Toast Web > Informes > Cuentas > Resumen de contabilidad. Después de ingresar un rango de fechas y seleccionar la ubicación (si corresponde), selecciona Enviar y, luego, elige la pestaña Cargo de servicio en la página.

Resultado previsto: La pestaña Cargo de servicio muestra los totales de cargos de servicio retenidos por el empleador para el rango de fechas. La gratificación obligatoria se informa por separado. Consulta las dos secciones siguientes.

Para las gratificaciones totales que los clientes suelen preguntar en el informe de resumen de ventas, la línea de gratificación es el monto total de gratificación obligatoria (un tipo de cargo de servicio) que se agrega a las cuentas de los clientes y se cobra durante el rango de fechas seleccionado. Los cargos de servicio retenidos por el empleador aparecen en "Cargos de servicio" en el mismo informe, no en "Gratificación".

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Gratificación obligatoria en el Gestor de propinas de Toast

Para configurar gratificaciones obligatorias para Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast, selecciónalas en el menú desplegable Origen de tu política de fondo común de propinas. Puedes seleccionar gratificaciones específicas expandiendo Gratificaciones en efectivo o Gratificaciones que no son en efectivo en el menú desplegable, o seleccionarlas todas a la vez en la casilla de verificación adyacente.

Resultado previsto: Las gratificaciones seleccionadas se incluyen en la fuente del fondo común de propinas y se agruparán y distribuirán según las reglas de tu política de fondo común de propinas.

Importante: Las gratificaciones que afectan a los repartidores de pedidos digitales o Envío interno deben configurarse con especial consideración. Consulta Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast para ver el recorrido completo de la configuración del fondo común.

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Gratificación obligatoria en Nómina Toast

Puedes encontrar los informes de gratificaciones obligatorios en Toast Web en Toast Web > Informes > Mano de obra > Turnos. Configura el rango de fechas y selecciona Actualizar. Selecciona el botón Mostrar/ocultar columnas y marca Gratificación en efectivo y Gratificación que no es en efectivo. Estas se muestran de inmediato y te permiten ver los totales de gratificaciones obligatorias por empleado y turno.

Si utilizas el Gestor de propinas de Toast, también puedes ver los informes de gratificaciones obligatorios en el informe de gestión de propinas. Ve a Toast Web > Informes > Mano de obra > Gestión de propinas. Para obtener más información, consulta Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast.

Mover gratificación obligatoria de Toast Web a Nómina Toast

Cada vez que la gratificación obligatoria aparece en Nómina Toast, aparece junto a un código de ingresos asociado. Hay dos formas de llevar la gratificación obligatoria de Toast Web a Nómina Toast:

• Método Gestor de propinas. La gratificación obligatoria se agrega automáticamente al sistema de nómina y aparece en las plantillas horarias, las nóminas correspondientes, los informes y los talones de pago.
• Método manual. La gratificación obligatoria se agrega directamente al paso Ganancias del empleado de la nómina. Esto no lo agrega también a las plantillas horarias. Consulta Nómina Toast: Gestionar e integrar propinas para la comparación completa.

Cuando se utiliza el método Gestor de propinas, es necesario configurar y asignar códigos de ganancia de gratificaciones obligatorias para que Toast pueda sincronizar la gratificación obligatoria de Toast Web con Nómina Toast. Para obtener instrucciones sobre cómo asignar códigos de ingresos, consulta Nómina Toast: Gestor de propinas con Nómina Toast.

Para crear nuevos códigos de ingresos, selecciona el botón de chat en Nómina Toast y envía el formulario de solicitud a un agente del servicio de atención al cliente. Nota: Por el momento, Nómina Toast no está disponible en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en tu región.

Nota: La gratificación obligatoria se paga a una persona en nómina, mientras que un cargo de servicio retenido por el empleador es solo ingreso del negocio. Los cargos de servicio retenidos por el empleador no aparecen en Nómina Toast.

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Qué impide que esto funcione

Si un cargo de servicio o una gratificación automática se aplican cuando no se espera, o no se aplican cuando se espera, consulta al compañero de solución de problemas: Se agrega un cargo de servicio o gratificación a cada cuenta. Las tres configuraciones a verificar son:

• La configuración ¿Aplicar gratificación automáticamente? del área de servicio.
• El cargo de servicio se aplica después de alcanzar umbral de monto.
• Botón de opciones de almuerzo/cena Envío?, Comida para llevar? y Consumo en el local? del cargo de servicio.

Si la gratificación obligatoria para un empleado no aparece en la nómina, las causas más comunes son las siguientes:

• La tarea del empleado no está configurada como tarea por propinas (para el gestor de propinas).
• El turno no se cerró, por lo que la gratificación no se pudo sincronizar.
• Las reglas del fondo común del Gestor de propinas excluyeron al empleado.
• ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?) se configura como No en el cargo de servicio (luego se retiene en el empleador y no aparece en la nómina).

Para la solución de problemas del lado de la nómina completa, consulta Nómina Toast: Gestionar e integrar propinas.

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Preguntas frecuentes

¿La gratificación y los cargos van para el mesero?

También se le preguntó como:

• • "las propinas y cargos van al mesero"
  • "¿La gratificación va para el empleado?"
  • "Quién mantiene el cargo de servicio"

La gratificación obligatoria va para el mesero (u otro empleado propietario de la cuenta) después de que el restaurante la recoge. Las tarifas pueden ir en cualquier sentido: un cargo de servicio retenido por el empleador se queda con el restaurante; una gratificación obligatoria se distribuye al empleado. La configuración decisiva es ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación) el cargo de servicio en Toast Web > Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio. Sí, significa que es para el empleado. No significa que se quede con el restaurante.

¿Qué significa la sección Gratificaciones en el informe de resumen de ingresos?

También se le preguntó como:

• • "cuál es la línea de gratificación en el resumen de ventas"
  • "lo que cuenta como gratificación en los informes"

En los informes de resumen de ingresos y resumen de ventas, la línea Gratificación es el monto total de gratificación obligatoria (un tipo de cargo de servicio) que se agrega a las cuentas de los clientes y se cobra durante el rango de fechas seleccionado. No incluye propinas voluntarias del cliente ni cargos de servicio retenidos por el empleador. Los cargos de servicio retenidos por el empleador aparecen en la línea Cargos de servicio del mismo informe.

Si uso un cargo de servicio de grupo grande, ¿se agrega a la gratificación del mesero?

También se le preguntó como:

• • "¿El cargo de servicio de un grupo grande cuenta como gratificación para el mesero?"
  • "¿Cómo configuro la gratificación automática de un grupo grande?"

Depende de cómo se configure el cargo de servicio para grupos grandes. Si “Asignar al propietario de la cuenta” (¿Gratificación?) está configurado en Sí, el cargo es una gratificación obligatoria y se paga al mesero propietario de la cuenta (es un ingreso sin propina para el empleado). Si está configurado en No, el cargo se queda con el restaurante. Para verificarlo, en Toast Web > Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio, selecciona el cargo de servicio de grupo grande por su nombre y revisa el valor Asignar al propietario de la cuenta (¿Gratificación?).

¿Cómo desactivo la gratificación automática?

También se le preguntó como:

• • "Necesito ayuda para desactivar la gratificación automática"
  • "¿Cómo puedo desactivar la gratificación automática?"
  • "dejar de aplicar gratificación automáticamente"

Para evitar que se aplique la gratificación automática, en Toast Web, ve a Toast Web > Área de atención > Mesas y secciones > Áreas de servicio. En la columna Aplicar gratificación automáticamente, si un área de servicio dice Sí cuando no debería, selecciona el nombre del área de servicio y, luego, en ¿Aplicar gratificación automáticamente cambiar gratificación automáticamente? a No. Guarda y publica los cambios. Si se sigue aplicando la gratificación automática después de ese cambio, también marca los botones ¿Aplicar después de alcanzar umbral de monto y Envío?, ¿Comida para llevar? o ¿Consumo en el local?, consulta Cargo de servicio o Se está agregando gratificación a cada cuenta.

¿Por qué la gratificación automática cuenta como un pago en efectivo en lugar de una propina?

También se le preguntó como:

• • "gratificación automática pagada en efectivo, pero la cuenta como pago en efectivo"
  • "¿por qué es obligatoria la gratificación en mis totales de efectivo"

Cuando la gratificación automática (un cargo de servicio) se paga en efectivo, Toast la cuenta como una gratificación en efectivo, no como una propina en efectivo. Aparece en los totales de efectivo porque es el efectivo que ingresó, pero se informa como una ganancia sin propina (gratificación obligatoria), no como una propina al cliente. Este es el comportamiento esperado. La configuración decisiva sigue siendo ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)? Si es Sí, la gratificación en efectivo fluye al empleado a través del Gestor de propinas de Toast y la Nómina Toast bajo el código de ganancia asignado.

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Artículos relacionados

• Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria
• Nómina Toast: Gestionar e integrar propinas
• Configurar y aplicar gratificación automática
• Resumen de cargos de servicio
• Se agrega un cargo de servicio o una gratificación a cada cuenta

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.