Gestor de propinas con Nómina Toast

En este artículo:

• Gestor de propinas + Configuración de Nómina Toast
  • Mapea a tus empleados
  • Asignar códigos de ingresos
• Enviar propinas a nómina desde el gestor de propinas
• Revertir propinas enviadas
• Pagar propinas en efectivo del Gestor de propinas de Toast a través de Nómina Toast
• Soluciona problemas del Gestor de propinas con Nómina Toast

Gestor de propinas + Configuración de Nómina Toast

El gobierno federal establece regulaciones sobre los fondos comunes de propinas en la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Los gobiernos estatales y locales también pueden tener sus propias regulaciones. Antes de configurar fondos comunes de propinas o acciones para tu restaurante en Toast Web, debes consultar a un profesional de recursos humanos y considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante. Antes de que el Gestor de propinas pueda operar junto con Nómina Toast, es necesario seguir algunos pasos.

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Mapea a tus empleados

Los perfiles de los empleados en Nómina Toast deben coincidir con los perfiles correspondientes en Toast Web. Usa la herramienta Mapeo de empleados en Nómina Toast, en Configuración > Toast > Empleados, verifica dos veces los empleados que ya están mapeados (para garantizar la precisión) y sincroniza los perfiles que aún no estén mapeados. Observen los perfiles duplicados en cualquiera de los sistemas. Si un empleado está mal mapeado, sus propinas de Toast Web no se sincronizarán con sus plantillas horarias ni con su nómina. Recibirás un mensaje de error al enviar propinas o gratificaciones a la nómina.
 

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Asignar códigos de ingresos

Nómina Toast usa códigos de ingresos para clasificar salarios a fin de que los impuestos se calculen correctamente. Cuando estés configurando el Gestor de propinas por primera vez, el asistente Completar configuración te llevará a este paso, pero si alguna vez necesitas editar la configuración, sigue estas instrucciones:

1. En Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Propinas.
2. Selecciona la opción Propinas agrupadas para que Nómina Toast comience a obtener propinas de Toast Web en función del fondo común de propinas y el uso compartido configurados para cada empleado. Toma nota del aviso legal.
   1. Este es un cambio inmediato. Si esta configuración se edita durante un período de pago, las entradas de propinas pueden duplicarse.
      
      
      
      
      
      
3. A continuación, asigna un código de ingreso para cada tipo de propina. Las propinas y gratificaciones que deriven de Toast Web se registrarán en los códigos de ingresos seleccionados. Una vez que asignaste un código de ingreso a una categoría, no puedes volver a seleccionar ese código de ingreso. Es posible que este paso ya se haya completado, pero te recomendamos verificar esta información independientemente de que se complete:
   1. Propinas en efectivo declaradas: Las propinas en efectivo declaradas por el empleado al final de un turno
   2. Propinas con tarjeta de crédito y de otros tipos: Propinas pagadas con tarjeta de crédito u otro tipo de pago
   3. Gratificaciones en efectivo: Gratificaciones pagadas en efectivo
   4. Gratificaciones con tarjeta de crédito y otros tipos: Gratificaciones pagadas con tarjeta de crédito u otro tipo de pago
   5. Nota: Si necesitas que se creen nuevos códigos de ingresos, completa este formulario y envíanoslo a través del botón de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
      
      

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Enviar propinas a nómina desde el gestor de propinas

Antes de considerar lo siguiente, revisa el Gestor de propinas de Toast y los informes que analizan los informes de gestión de propinas, la solución de problemas y consideraciones generales. Enviar propinas a Nómina Toast es el último paso antes de procesar la nómina. Por delante:

• Configura reglas de distribución en la página de la política del fondo común de propinas.
• Completa la configuración del informe Gestión de propinas, incluidos los pasos mencionados anteriormente. Completa las asignaciones de empleados faltantes y asigna los códigos de ingresos aplicables.
• Completa todos los pasos de configuración que te solicite el coordinador de incorporación, incluida la contratación de empleados.
• Activa la integración de Nómina Toast y Toast Web. Tu director de proyectos realiza este paso como último paso antes de tu primera nómina. Comunícate directamente con ellos para obtener más información.

Después de tomar las medidas anteriores, ya puedes enviar propinas del Gestor de propinas a Nómina Toast:

1. Revisa las entradas de tiempo de los empleados antes de continuar. En Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo para verificar los horarios de entrada y salida de los empleados. Selecciona el rango de fechas y la ubicación para acotar este informe.
2. Ahora ve a Informes > Trabajo > Gestión de propinas para ver el informe Gestión de propinas.
3. En la parte superior, selecciona un rango de fechas que incluya tu período de pago.
4. Deberás seleccionar cada día (no la casilla) con el estado Listo para revisar y aprobar los montos y cálculos de las propinas del día. Si usas el intervalo Período de servicio, verifica los datos en la pestaña de cada turno.
5. Selecciona Aprobar propinas cuando tengas todo listo. Puedes seleccionar Anular aprobación de propinas para deshacer una aprobación.
6. Después de que se apruebe cada día de propinas apropiado y esté todo listo para enviar a Nómina Toast, puedes elegir enviar todos los días dentro del rango de fechas o solo los días seleccionados.
   1. Para seleccionar todos los días disponibles, selecciona la casilla de verificación junto a Fecha. No se seleccionarán los días con estado Sin propinas, En curso ni Aprobados; solo se seleccionarán los días con estado Listo.
   2. Para enviar días seleccionados, marca solo las casillas de propinas que quieras enviar.
7. Selecciona Enviar X día(s) a nómina.
8. Para no enviar propinas, selecciona la línea (no la casilla de verificación) de cada día individualmente. Selecciona el botón No enviar este día en la parte superior. Obtén más información a continuación.

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Revertir propinas enviadas

En el Gestor de propinas de Toast, los clientes pueden deshacer la acción de enviar propinas a Nómina Toast. Ve a Informes > Trabajo > Gestión de propinas. Selecciona un día (no la casilla de verificación) para abrir el informe de gestión de propinas por vista día. Si las propinas ya se enviaron, selecciona No enviar este día.

Esta acción hace un par de cosas:

• Primero, hace que el día seleccionado vuelva al estado Listo. Esto permite a los clientes editar las entradas de tiempo de los empleados o la propia política de propinas antes de reenviarlas a Nómina Toast.
• Segundo, esta acción también eliminará las propinas que se publicaron en las hojas horarias de los empleados en Nómina Toast.

Nota: Existen las mismas restricciones para revertir propinas que para enviar propinas. Si se publicó la nómina, no puedes revertir las propinas. Si se aprobaron plantillas horarias o se inició la nómina, deberás restablecerla, anular su aprobación (si corresponde) y revertir (anular la aprobación) del fondo común de propinas. Una vez que el fondo común de propinas se haya corregido y resentido, puedes volver a aprobar la plantilla horaria y continuar con la nómina, si tienes todo listo.

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Pagar propinas en efectivo del Gestor de propinas de Toast a través de Nómina Toast

Al seguir estos pasos, te aseguras de que las propinas en efectivo se declaren, registren e incluyan correctamente en la nómina, manteniendo al mismo tiempo registros precisos de los depósitos en el restaurante.

1. Haz lo siguiente antes de empezar a pagar las propinas en efectivo del fondo común a través de la nómina:
   1. Si todavía no tienes uno, crea un código de ingresos por propinas en efectivo adeudadas en Nómina Toast.
      1. Puedes ver los códigos de ingresos existentes en Nómina Toast en el perfil de empleado de Nómina Toast > Recurrente > Agregar+. Selecciona el menú desplegable Ganancias para ver la lista de códigos de ganancia en tu sistema. No guardes ni agregues ganancias recurrentes aquí.
         
          
         
         
      2. Si no ves un código de ingreso que quieras usar aquí, completa este formulario de solicitud y envíanoslo a través del botón de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Te avisaremos una vez que esté configurado y listo para usar.
   2. Reclamar las propinas en efectivo tiene dos opciones. Usando cualquiera de estas opciones, los empleados siempre entregarán sus propinas a la gerencia al final de su turno.
      1. Nota: El trabajo en el que un empleado registra su entrada debe tener una marca de verificación en Toast Web para ¿Por propina? en Empleados > Gestión de empleados > Trabajos para declarar propinas en efectivo usando cualquiera de las siguientes opciones.
      2. Opción 1: Revisión del turno
         
         1. Al final de cada turno, los empleados completarán su reseña del turno.
         2. Deben registrar/declarar el monto de las propinas en efectivo recibidas durante su turno.
      3. Opción 2: Informe de gestión de entradas de tiempo
         
         1. Los gerentes u operadores agregarán las propinas declaradas al informe de gestión de entradas de tiempo a través de Informes > Gestión de entradas de tiempo > de mano de obra una vez completado el turno del empleado.
         2. Edita el campo Propinas en efectivo directamente en esta página.
   3. Confirma que haya una regla de propina en efectivo en tu página de política de fondo común de propinas en Toast Web.
      
      1. Ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas.
      2. Asegúrate de que una o más reglas de propinas tengan propinas en efectivo seleccionadas como fuente para todos los puestos que deben agrupar sus propinas en efectivo, incluidas las de Pedidos digitales y Personas asalariadas, si corresponden.
2. Haz lo siguiente cada noche: distribuir las propinas en efectivo del fondo común a través de la nómina:
   1. Agrega las propinas en efectivo recolectadas a una caja de efectivo.
      
      1. Implementa un procedimiento para que los gerentes u operadores realicen una aportación de efectivo a una caja de efectivo para estas propinas en efectivo. Consulta la sección Actualizar entradas de caja en Usar cajas.
      2. Usa el campo Comentarios para etiquetar esta entrada como “Propinas declaradas” a fin de facilitar el seguimiento
      3. Puedes agregar un asiento de efectivo por cada empleado o una vez por todos los empleados.
         
          
         
         
   2. Registra las propinas en efectivo para los depósitos del restaurante.
      
      1. Al final de cada noche, se debe conciliar cada caja de efectivo. Asegúrate de que el saldo de efectivo tomado coincida exactamente con las propinas registradas.
      2. Los montos de efectivo ingresado de arriba se incluirán en el registro de depósitos nocturnos del restaurante, lo que permitirá que estas propinas se paguen a través de la nómina.

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Soluciona problemas del Gestor de propinas con Nómina Toast

La mayoría de los problemas o errores entre el Gestor de propinas y Nómina Toast provienen de problemas de mapeo. La asignación es el proceso de vincular el perfil de nómina de Toast de un empleado con su perfil de Toast Web. Si aparece un error al indicar que tu perfil de usuario no está conectado a tu perfil de Nómina Toast, deberás corregirlo en Nómina Toast para poder enviar las propinas a la nómina. Por otro lado, solo los usuarios de RR. HH.+ Nómina Toast pueden enviar propinas a nómina. RR. HH.+ es el rol de seguridad más alto que se otorga a los clientes de Nómina Toast.

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