Gestor de propinas con Nómina Toast

En este artículo:

• Gestor de propinas + Configuración de Nómina Toast
  • Mapea a tus empleados
  • Asignar códigos de ingresos
• Enviar propinas a nómina desde el gestor de propinas
• Revertir propinas enviadas
• Pagar propinas en efectivo del Gestor de propinas de Toast a través de Nómina Toast
• Solucionar problemas del gestor de propinas con Nómina Toast

Gestor de propinas + Configuración de Nómina Toast

El gobierno federal establece regulaciones sobre los fondos comunes de propinas en la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Los gobiernos estatales y locales también pueden tener sus propias regulaciones. Antes de configurar fondos comunes de propinas o acciones para tu restaurante en Toast Web, debes consultar a un profesional de recursos humanos y considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante. Antes de que el gestor de propinas pueda operar junto con Nómina Toast, es necesario seguir algunos pasos.

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Mapea a tus empleados

Los perfiles de los empleados en Nómina Toast deben coincidir con los perfiles correspondientes en Toast Web. Usa la herramienta Asignación de empleados en Nómina Toast, Configuración > Toast > Empleados, verifica los empleados que ya están asignados (para garantizar la precisión) y sincroniza los perfiles que aún no estén asignados. Mantente atento a perfiles duplicados en cualquiera de los sistemas. Si un empleado está mapeado incorrectamente, sus propinas de Toast Web no se sincronizarán con sus plantillas horarias ni con su nómina, y recibirás un mensaje de error al enviar propinas o gratificaciones a la nómina.

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Asignar códigos de ingresos

Nómina Toast utiliza códigos de ingresos para clasificar los salarios a fin de que los impuestos se calculen correctamente. Cuando realices la primera configuración del gestor de propinas, el asistente de configuración completa te llevará a través de este paso, pero si alguna vez necesitas editar tu configuración, sigue estas instrucciones:

1. En Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Propinas.
2. Selecciona la Opción de propinas agrupadas para que Nómina Toast comience a obtener ganancias de propinas de Toast Web en función del fondo común de propinas y el uso compartido configurados para cada empleado. Toma nota del aviso legal.
   1. Este es un cambio inmediato. Si esta configuración se edita durante un período de pago, es posible que las entradas de propinas se dupliquen.
      
      
      
      
      
      
3. A continuación, asigna un código de ganancia a cada tipo de propina. Las propinas y gratificaciones que deriven de Toast Web se registrarán bajo los códigos de ingresos seleccionados. Una vez que asignaste un código de ganancia a una categoría, no puedes volver a seleccionar ese código. Es posible que este paso ya esté completo, pero te recomendamos verificar esta información independientemente de si se completó:
   1. Propinas en efectivo declaradas: Las propinas en efectivo declaradas por el empleado al final de un turno
   2. Propinas con tarjeta de crédito: Propinas pagadas con tarjeta de crédito u otro tipo de pago
   3. Gratificaciones en efectivo: Gratificaciones pagadas con efectivo
   4. Gratificaciones con tarjeta de crédito y otros tipos: Gratificaciones pagadas con tarjeta de crédito u otro tipo de pago
   5. Nota: Si necesitas crear nuevos códigos de ingresos, completa este formulario y envíanoslo a través del botón de chat azul ubicado en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
      
      

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Enviar propinas a nómina desde el gestor de propinas

Antes de considerar lo siguiente, revisa el Gestor de propinas de Toast y los informes, que analizan los informes de gestión de propinas, la solución de problemas y consideraciones generales. Enviar propinas a Nómina Toast es el último paso antes de procesar la nómina. Por delante de eso:

• Configura reglas de distribución en la página de tu política de fondo común de propinas.
• Completa la configuración del informe de gestión de propinas, incluidos los pasos que se enumeraron anteriormente. Completa las asignaciones de empleados faltantes y asígnales códigos de ingresos aplicables.
• Completa todos los pasos de configuración que te solicite tu coordinador de incorporación, incluida la contratación de empleados en Nómina Toast.
• Activa la integración de Nómina Toast y Toast Web. Tu director de proyectos realiza este paso como paso final antes de tu primera nómina. Comunícate directamente con ellos para obtener más información.

Después de tomar las medidas anteriores, finalmente estás listo para enviar propinas del Gestor de propinas a Nómina Toast. Nota: Si usas la nómina automática en Nómina Toast, debes aprobar y enviar las propinas a más tardar a las 3:00 a. m. CST en la fecha de vencimiento de la nómina de un grupo de pago. Si las propinas no se envían antes de esta fecha, la nómina automática se cancelará y deberás enviarla manualmente.

1. Revisa las entradas de tiempo de tus empleados antes de continuar. En Toast Web, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo para verificar los horarios de entrada y salida de los empleados. Selecciona el rango de fechas y la ubicación para ayudar a acotar este informe.
2. Ahora ve a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas para ver el informe de Gestión de propinas.
3. En la parte superior, selecciona un rango de fechas que incluya tu período de pago.
4. Deberás seleccionar cada día (no la casilla de verificación) con el estado Listo para revisar y aprobar los montos y cálculos de propina del día. Si usas el intervalo Período de servicio, verifica los datos en la pestaña de cada turno.
5. Selecciona Aprobar propinas cuando tengas todo listo. Puedes seleccionar Anular aprobación de propinas para deshacer una aprobación.
6. Después de que se haya aprobado cada día apropiado de propinas y esté todo listo para enviar a Nómina Toast, puedes elegir enviar todos los días dentro del rango de fechas o solo los días seleccionados.
   1. Para seleccionar todos los días disponibles, selecciona la casilla de verificación junto a Fecha. No se seleccionarán los días con estado Sin propinas, En curso y Aprobados; solo se seleccionarán los días con estado Listo.
   2. Para enviar días seleccionados, marca solo las casillas de propinas que estés listo para enviar.
7. Selecciona Enviar X día(s) a nómina.
8. Para no enviar propinas, selecciona la línea (no la casilla de verificación) de cada día individualmente. Selecciona el botón No enviar este día en la parte superior. Obtén más información a continuación.

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Revertir propinas enviadas

En el Gestor de propinas de Toast, los clientes pueden deshacer la acción de enviar propinas a Nómina Toast. Ve a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas. Selecciona un día (no la casilla de verificación) para abrir el informe de gestión de propinas por vista de día. Si las propinas ya se enviaron, selecciona No enviar este día.

Esta acción hace un par de cosas:

• Primero, hace que el día seleccionado vuelva al estado Listo. Esto permite a los clientes editar las entradas de tiempo de los empleados o editar la propia política de propinas antes de reenviarlas a Nómina Toast.
• En segundo lugar, esta acción también eliminará las propinas que se publicaron en las hojas horarias de los empleados en Nómina Toast.

Nota: Hay las mismas restricciones para revertir propinas que para enviar propinas. Si se publicó la nómina, no puedes revertir las propinas. Si se aprobaron plantillas horarias o se inició la nómina, deberás restablecer la nómina, anular la aprobación (si corresponde) y revertir (anular la aprobación) del fondo común de propinas. Una vez que se haya corregido y reenviado el fondo común de propinas, puedes volver a aprobar la plantilla horaria y continuar con la nómina, si estás listo.

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Pagar propinas en efectivo del Gestor de propinas de Toast a través de Nómina Toast

Al seguir estos pasos, te aseguras de que las propinas en efectivo se declaren, registren e incluyan correctamente en la nómina, al tiempo que mantienes registros precisos de los depósitos en el restaurante.

1. Haz lo siguiente antes de empezar a pagar las propinas en efectivo del fondo común a través de la nómina:
   1. Si todavía no tienes uno, crea un código de propinas en efectivo adeudadas en Nómina Toast.
      1. Puedes ver los códigos de ingresos existentes en Nómina Toast en cualquier perfil de empleado > Recurrente > Agregar+ de Nómina Toast. Selecciona el menú desplegable Ganancias para ver la lista de códigos de ganancia en tu sistema. No guardes ni agregues ganancias recurrentes aquí.
         
          
         
         
      2. Si no ves un código de ganancia que te gustaría usar aquí, completa este formulario de solicitud y envíanoslo a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Te avisaremos una vez que esté configurado y listo para usar.
   2. Reclamar propinas en efectivo tiene dos opciones. Con cualquiera de estas opciones, los empleados siempre entregarán sus propinas a la gerencia al final de su turno.
      1. Nota: La tarea en la que un empleado está registrado debe tener una marca de verificación en Toast Web para ¿Propina? en Empleados > Gestión de empleados > Tareas para declarar propinas en efectivo usando cualquiera de las opciones a continuación.
      2. Opción 1: Revisión del turno
         
         1. Al final de cada turno, los empleados completarán la revisión del turno.
         2. Deben registrar o declarar el monto de las propinas en efectivo recibidas durante su turno.
      3. Opción 2: Informe de gestión de entradas de tiempo
         
         1. Los gerentes u operadores agregarán las propinas declaradas al informe de gestión de entradas de tiempo a través de Informes>, Gestión>de entradas de tiempo una vez que se complete el turno del empleado.
         2. Edita el campo Propinas en efectivo directamente en esta página.
   3. Confirma que haya una regla de propina en efectivo en tu página de política de fondo común de propinas en Toast Web.
      
      1. Ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas.
      2. Asegúrate de que una o más reglas de propinas tengan seleccionadas las propinas en efectivo como origen para todos los trabajos que deben agrupar sus propinas en efectivo, incluidas las de Pedidos digitales y Personas asalariadas, si corresponde.
2. Haz lo siguiente cada noche: estás distribuyendo propinas en efectivo en fondo común a través de la nómina:
   1. Agrega las propinas en efectivo recolectadas a una caja de efectivo.
      
      1. Implementa un procedimiento para que los gerentes u operadores realicen una agregación de entrada de efectivo a una caja de efectivo para estas propinas en efectivo. Consulta la sección Actualizar entradas de efectivo de Usar cajas.
      2. Usa el campo Comentarios para etiquetar esta entrada como Propinas declaradas a fin de facilitar el seguimiento
      3. Puedes agregar una entrada de efectivo para cada empleado o una vez para todos los empleados.
         
          
         
         
   2. Registrar propinas en efectivo para depósitos en restaurantes.
      
      1. Al final de cada noche, se debe conciliar cada caja de efectivo. Asegúrate de que el saldo de efectivo tomado coincida con precisión con las propinas registradas.
      2. Los montos de efectivo ingresado de arriba se incluirán en el registro de depósitos nocturnos del restaurante, lo que permitirá que estas propinas se paguen a través de la nómina.

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Solucionar problemas del gestor de propinas con Nómina Toast

La mayoría de los problemas o errores entre el gestor de propinas y Nómina Toast provienen de problemas de asignación. La asignación es el proceso de vincular el perfil de nómina de Toast de un empleado con su perfil de Toast Web. Si recibes un error indicando que tu perfil de usuario no está conectado a tu perfil de Nómina Toast, deberás corregirlo en Nómina Toast antes de poder enviar propinas a la nómina. Por otro lado, solo los usuarios de RR. HH.+ Nómina Toast pueden enviar propinas a la nómina. RR. HH.+ es el rol de seguridad más alto que se otorga a los clientes de Nómina Toast.

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