Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria

Sigue estos pasos para crear cargos de servicio en Toast Web.

1. Inicia sesión en Toast Web y ve hasta Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo cargo de servicio.
3. Configura estas opciones en la pantalla:
   1. Nombre: nombre del cargo de servicio tal como aparecerá en el POS y el recibo, si corresponde.
   2. Tipo de cargo: Porcentaje fijo, Monto fijo (en dólares) o Monto abierto (el usuario ingresa el monto en dólares cada vez que se aplica este cargo de servicio). Nota: no es posible utilizar Monto abierto si el cargo de servicio es para Comida para llevar o Envío.
   3. Porcentaje o monto del cargo: indica cuánto se cobrará y depende del tipo de cargo.
   4. Aplicar después de alcanzar umbral de monto: Si lo configuras en $0.01 o más, este cargo de servicio se aplicará automáticamente a cualquier pedido, independientemente de la opción de almuerzo o cena. Si lo configuras con un valor más alto, el cargo se aplicará automáticamente a los pedidos cuyo monto antes del descuento sea igual o superior a ese valor.
   5. ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?:
      1. Si seleccionas Sí, este cargo de servicio se configurará como gratificación y se destinará al propietario de la cuenta (gratificación obligatoria). Cuando el cargo de servicio se destina al propietario de la cuenta de esta manera, el aviso de propina en el recibo digital siempre mostrará las opciones de propina 3 %, 5 % y 7 %.
      2. Si seleccionas No, este cargo de servicio se incluirá en las ventas netas del negocio (cargo de servicio retenido por el empleador). Las propinas sugeridas se calcularán sobre el total antes de aplicar el cargo de servicio. 
      3. Esta configuración tendrá afectará cómo estos cargos aparecen en tus códigos y cuentas del libro mayor (GL), si corresponde.
      4. Nota: Si “Asignar al propietario de la cuenta (Gratificación)” está configurado en Sí, el monto aparecerá en Tarifas y cargos al final del recibo del cliente. Si está configurado en No, el recibo del cliente muestra el nombre del cargo de servicio. 
   6. ¿Con impuestos?: Para clientes estadounidenses: Si seleccionas Sí, el cargo de servicio se incluye en el monto imponible de la cuenta. Si seleccionas No, no se aplicarán impuestos al cargo de servicio.

Nota: Los clientes en Australia, Canadá, Irlanda y el Reino Unido verán un menú de configuración fiscal en lugar de activar Sí o No. Por el momento, este manejo de impuestos mejorado está en lanzamiento limitado y estará disponible para clientes estadounidenses en el futuro.

Elige la opción que se ajuste a tus requisitos locales:

• • • Sin impuestos: No se agregarán impuestos al cargo de servicio.
    • Impuesto incluido: El impuesto ya está incluido en el monto del cargo de servicio.
    • Impuesto excluido: El impuesto se agrega al cargo de servicio.

Ejemplo: Si un cargo de servicio es de USD 10 y la tasa impositiva es del 10 %

1. 1. 1. 1. Sin impuestos: El cliente paga USD 10
         2. Impuesto incluido: El cliente paga USD 10 (esto ya incluye USD 0,91 de impuestos y USD 9,09 de cargo de servicio)
         3. Impuesto excluido: El cliente paga USD 11 (cargo de servicio de USD 10 + impuesto de USD 1)

Nota: Si en las opciones de la IU está configurado que la propina se calcule después de impuestos, esta configuración también se aplicará a los cargos de servicio en porcentaje que no son gratificaciones. Consulta a tu asesor fiscal para obtener información sobre tus obligaciones fiscales aplicables. El cumplimiento de las leyes fiscales aplicables es tu responsabilidad.

1. 7. ¿Se calcula sobre el total antes o después de aplicar el descuento?: Si la configuración de impuestos está configurada para aplicar impuestos al cargo de servicio, se personaliza aún más cuándo se debe gravar el cargo. Si no se aplica ningún impuesto, puedes ignorar esta configuración. 
   8. ¿Envío?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la opción de almuerzo o cena con Envío. Este cargo de servicio siempre figura como "Gasto de envío" en los recibos de los clientes y en los informes, independientemente del nombre que se le dé. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
      1. Cuando múltiples cargos de servicio tienen la opción ¿Envío? configurada en Sí, se combinarán en un solo “Gastos de envío” en los recibos e informes.
      2. Debido a la estructura de nombres de “Gasto de envío”, no se recomienda configurar un cargo de servicio con las opciones ¿Con envío? y ¿Comida para llevar? en Sí al mismo tiempo. Si lo haces, estos cargos de servicio en las cuentas de comida para llevar se clasificarán como “Gasto de envío”.
      3. Una opción mejor es crear cargos de servicio separados para los pedidos con Envío y Comida para llevar.
   9. ¿Comida para llevar?: seleccionar Sí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la opción de almuerzo o cena Comida para llevar, incluidos los pedidos con retiro en la acera. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente.
      1. En el recibo digital, los clientes lo ven en una línea combinada denominada Impuestos y cargos.
   10. ¿Consumo en el local?: seleccionar Sí aquí asignará automáticamente este cargo de servicio a las cuentas con la de Consumo en el local. Si seleccionas No, este cargo de servicio no se aplicará automáticamente. Continúa con el siguiente paso.
       1. Nota: Para crear un cargo de servicio que se deba aplicar manualmente, las opciones ¿Envío?, ¿Comida para llevar? y ¿Consumo en el local? deben estar configuradas en No.
       2. Para distinguir entre los cargos de servicio que conserva el empleador y la gratificación obligatoria, la configuración más importante es ¿Asignar al propietario de la cuenta (gratificación)?.
          
          
          
          
   11. Selecciona Guardar y publicar los cambios.

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Cargo de servicio automático para Toast Móvil Pedidos y Pagos®

1. Sigue los pasos que se mencionan arriba, pero usa las siguientes configuraciones en el paso 3:
   1. Elige Monto fijo o Porcentaje fijo.
   2. Establece la opción Aplicar después de alcanzar umbral de monto en al menos $0.01.
   3. ¿Envío?, ¿Comida para llevar? y ¿Consumo en el local? deben estar configurados en No.
2. Guarda y publica los cambios.
3. Con esas configuraciones en mente, aún tienes que fijar el cargo de servicio para que se aplique automáticamente a cada pedido de Toast Móvil & Pagos®. Ve a Atención al público > Mesas y secciones > Áreas de servicio.
4. Para agregar una nueva área de servicio, selecciona + Agregar área de servicio. 
5. Configura las siguientes opciones:
   1. Nombre: Toast recomienda incluir "OPT" o algo que lo distinga de las otras áreas de servicio existentes.
   2. ¿Principal?: selecciona No, no es el área de servicio principal.
   3. Centro de ingresos: opcional.
   4. ¿Aplicar gratificación automáticamente?: selecciona Sí y, luego, Seleccionar cargo de servicio y elige el cargo de servicio que creaste usando los pasos anteriores.
   5. Cantidad mínima de comensales: seleccionar 1. Esto permitirá que el cargo de servicio se aplique a todos los pedidos de Toast Móvil Pedidos y Pagos®.
6. Seleccionar Guardar y publicar ahora.
7. Selecciona Áreas de servicio de la barra gris en la parte superior para regresar a esa página.
8. Selecciona Editar mesas para agregar tus mesas al área de servicio que acabas de crear. Al igual que ocurre con la convención de nombres indicada anteriormente, Toast recomienda que se utilicen letras o números para diferenciar estas mesas del área de servicio principal. Agrega las mesas y configura el área de servicio como tu restaurante. Continúa con el siguiente paso.
   
   
   
   
9. Guarda y publica los cambios.

Cargos de servicio para pedidos digitales y envío

Nota: Los cargos de servicio no se pueden aplicar exclusivamente a pedidos digitales. Cualquier cargo de servicio creado se puede aplicar a pedidos digitales aplicables y a pedidos ingresados en el POS. Los cargos de servicio para comida para llevar también se aplican a los pedidos de retiro en la acera.

1. Sigue los pasos que se mencionan arriba, pero usa las siguientes configuraciones en el paso 3:
   1. Los clientes que hacen pedidos digitales no ven los nombres de los cargos de servicio que creas, pero cada cargo se verá por separado en los informes de Toast.
   2. Elige Monto fijo o Porcentaje fijo.
   3. Configura la opción Aplicar después de alcanzar umbral de monto. Después de que un pedido alcance este monto en dólares, el cargo de servicio se añadirá automáticamente a la cuenta.
   4. Establece diferentes cargos de servicio para “Comida para llevar” y “Envío”. No recomendamos configurar un solo cargo de servicio con ambas opciones ¿Con envío? y ¿Comida para llevar? configuradas en Sí por razones de elaboración de informes y capacidad de uso.
      1. Entrega con tus propios repartidores: los cargos de servicio creados para la opción de almuerzo o cena con envío se aplicará a los pedidos que entregues con tus propios repartidores. Obtén más información sobre los mínimos para envío en Configurar tarifas de entrega con tus propios repartidores. 
      2. Servicios de entrega de Toast®: a menos que ya tengas una tarifa de entrega configurada, se añadirá una tarifa de entrega automática de $3.99 a los pedidos con entrega para subsidiar el cargo de Uber Eats o DoorDash Drive para los Servicios de entrega de Toast®. Obtén más información en Primeros pasos con los Servicios de entrega de Toast®.
      3. Entregas mediante terceros: los cargos de servicio creados en Toast Web no se aplicarán a los pedidos realizados con socios de entrega externos.  
2. Guarda y publica los cambios.
3. No es necesario crear un área de servicio para los cargos de servicio de los pedidos digitales, ya que la opción de almuerzo o cena que seleccionaste ya aplica automáticamente el cargo de servicio.

Al completar la transacción, los clientes verán el cargo de servicio de comida para llevar dentro del elemento Impuestos y tarifas.
 

Si el cliente selecciona el botón ? junto a “Impuestos y tarifas”, verá una pantalla similar a esta. Si se asignó un cargo de servicio de pedidos digitales al propietario de una cuenta, aparecerá en el recuadro Gratificaciones. Si se asigna al restaurante, aparecerá en el recuadro Cargo de servicio.
 

Al completar la transacción, los clientes verán el cargo de servicio por entrega como Costo del envío, incluso si nombraste este cargo de servicio de manera diferente.
 

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Cargos de servicio para transacciones con tarjeta de crédito

La función de cargo de servicio permite que los clientes agreguen tarifas que los restaurantes suelen cobrar y que no están relacionadas con el método de pago del cliente, como la gratificación obligatoria o tarifas para grupos grandes. No está destinada a aplicar cargos específicos por el uso de tarjeta de crédito. Las tarifas específicas por el uso de tarjeta de crédito se conocen como recargos, y la función de cargo de servicio nunca fue diseñada ni destinada a gestionarlos. Usar cargos de servicio para agregar un recargo por pago con tarjeta de crédito implica un riesgo de incumplimiento, ya que los cargos de servicio no pueden diferenciar automáticamente entre tarjetas de crédito y débito. El incumplimiento puede generar multas por parte de las redes de tarjetas, y los clientes son responsables de dichas sanciones. Toast puede deshabilitar en cualquier momento los cargos de servicio u otros usos de la plataforma que impliquen recargos no conformes o que generen otro tipo de incumplimiento.

Conoce más detalles en Información general sobre recargos.

El flujo de trabajo de cargos de servicio de Toast incluye funcionalidades integradas para evitar el uso de ciertos nombres de tarifas (más información en: Nomenclatura y etiquetado de cargos de servicio) que las marcas de tarjetas suelen considerar recargos por pago con tarjeta de crédito. Para conocer las prácticas recomendadas al configurar cargos de servicio, consulta Información general sobre cargos de servicio. 

Nota: Las herramientas de cumplimiento disponibles en la plataforma —como la restricción de determinados nombres o las acciones para eliminar un cargo de servicio— están diseñadas para ayudar a los comerciantes a cumplir con la normativa y garantizar que la plataforma no se utilice de forma no conforme. Sin embargo, estas medidas no garantizan el cumplimiento. Eres responsable de cualquier incumplimiento que pueda derivarse del uso de un cargo de servicio. 

En la actualidad, el recargo por pago con tarjeta de crédito de Toast es la única forma de aplicar este tipo de recargos de manera que se cumpla con las reglas de la marca de la tarjeta*. Ten en cuenta que no todos los clientes de Toast reúnen los requisitos. Puedes encontrar más información sobre la elegibilidad y cómo funciona aquí: Primeros pasos con el recargo por tarjeta de crédito de Toast.

* El producto Recargos por pago con tarjeta de crédito de Toast ayuda a los comerciantes a cumplir con los requisitos de las marcas de tarjetas. Los comerciantes siguen siendo responsables de cualquier requisito de divulgación adicional u otros requisitos legales que puedan ser aplicables en su estado. No disponible en los estados de Connecticut, Maine, Massachussets y Oklahoma. Quedan excluidos los comerciantes que hayan firmado un Acuerdo de Aceptación de Tarjetas directamente con American Express.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento específico para tu situación particular.