Nómina Toast: Prepararse para ejecutar nómina

En este artículo:

• Opciones de Envío de cheques de pago
• Preparar perfiles de empleados
  • Estado del depósito directo
  • Cambios de estado
  • Actualizaciones de puestos y tareas
  • Información fiscal
  • Cambios en las tasas de pago
  • Deducciones del empleado
• Preparar propinas
• Preparar entradas de tiempo
• Otras consideraciones
• Recomendación de cronograma

Opciones de Envío de cheques de pago

Cuando un empleado selecciona el cheque en papel (no el depósito directo ni la tarjeta Toast Pay Card) como método de pago, puedes optar por pagarle de una de tres maneras diferentes, lo que se conoce como la opción de Envío del cheque de pago. Revisa y elige la opción Envío que tu empresa desea usar. Esta es una configuración que suele configurar un usuario de RR. HH.+ por única vez y no cambia.
 

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Preparar perfiles de empleados

Los cambios en los perfiles de los empleados no se transferirán a la nómina una vez que selecciones el botón Obtener vista previa para iniciar una nómina. Realiza estos cambios con anticipación para ejecutar la nómina con facilidad:
 

Estado del depósito directo

Puedes verificar fácilmente el estado del depósito directo de cada empleado. Ve a Configuración > Nómina > Depósito directo y consulta la sección Empleados con información sobre depósitos directos incompletos para determinar qué empleados necesitan terminar su configuración de depósitos directos. Los empleados que usen este mosaico no recibirán pagos mediante depósito directo hasta que tomen medidas.

Nómina Toast recomienda seleccionar la casilla junto a la columna Nombre y seleccionar Enviar correo electrónico a los empleados seleccionados para alertar a todos los empleados necesarios. Revisar Nómina Toast: Obtén ayuda con las cuentas de depósito directo para ver los pasos sobre cómo tú o tu empleado pueden agregar o actualizar una cuenta de depósito directo.

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Cambios de estado​​​​

• ¿Se agregó un empleado en Toast Web, pero no en Nómina Toast? Al hacerlo, no se crea un perfil de Nómina Toast para ellos, por lo que no se les pagará.
  • Para corregir esto, ve al Equipo y localiza al empleado. Tendrá una etiqueta de empleado no remunerado junto a su nombre. Ahora selecciona los tres puntos de la derecha y Agregar empleado a nómina. Sigue estos pasos para completar su perfil de Nómina Toast.
• Para incorporar o contratar un empleado, ve a Equipo > + Agregar miembro del equipo. El empleado debe tener una Fecha de contratación que caiga en o antes de la fecha de finalización del período de pago para poder ser incluido en esa nómina.
• Para despedir a un empleado, ve al perfil del empleado y selecciona el ícono de quilates en el mosaico Estado para comenzar el flujo de trabajo de terminación. Los empleados despedidos no se incluirán en las nóminas después de su fecha de despido (el último día de empleo del empleado en la plantilla de despido).

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Actualizaciones de puestos y tareas

• ¿Cambiaron la configuración del puesto o la posición de un empleado? ¿Están pasando de salario por hora o salario a hora? Selecciona el ícono de quilates a la derecha de la tarea principal en su perfil. Es útil mantener esta configuración cuando se trata de acelerar los ciclos de nómina.
• ¿Un empleado trabaja en un trabajo diferente o adicional? En su perfil, selecciona el ícono de > quilates a la derecha de la tarea principal para agregar o editar las tareas que se le asignaron.

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Información fiscal

• ¿Un empleado ha solicitado cambios en su formulario W-4 recientemente? ¿El empleado cambió de estado civil o tuvo un hijo?
  • Anima a los empleados a realizar estos cambios. Si necesitas hacerlo en su nombre, ve a su perfil y elige Impuestos y documentos > Pestaña Formularios de impuestos.

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Cambios en las tasas de pago

• ¿Se le dio un aumento a algún empleado? ¿Se aumentó el salario mínimo? Asegúrate de que la tarifa actual se refleje en la plantilla horaria del empleado antes de aprobarla (si corresponde).
• Los cambios de pago se realizan seleccionando Cambiar pago para el trabajo apropiado. Localiza este enlace en la pestaña Empleo del perfil del empleado.

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Deducciones del empleado

• ¿Ha cambiado alguna deducción recurrente? Realiza cambios recurrentes en las deducciones yendo al perfil de un empleado y eligiendo la pestaña Recurrente.
• ¿Tu empresa recibió una orden de embargo, gravamen o embargo contra un empleado? Incluso si se trata de una enmienda a una orden de embargo existente, envíanos todo el pedido a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. El equipo de atención al cliente se encargará de instalarlo.

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Preparar propinas

Una vez que estés listo para comenzar a usar la nómina, preparar propinas y entradas de tiempo es crucial para garantizar que la nómina se ejecute sin inconvenientes.

• Si tu restaurante importa información de propinas del Gestor de propinas de Toast, asegúrate de que esté completamente configurado y sincronizado, y de que hayas aprobado y enviado las propinas de todo el período de pago a Nómina Toast.
  • Si intentas iniciar una ejecución de nómina sin enviar propinas desde el Gestor de propinas de Toast, verás un elemento de acción en el paso Vista previa de Nómina. También recibirás una notificación antes de avanzar más allá de ese paso.
• Si tu restaurante sincroniza directamente las propinas desde Toast Web automáticamente, aparecerán en las plantillas horarias de los empleados en Nómina Toast. Confirma las cifras de esas plantillas horarias antes de aprobarlas (si es necesario).
• Si tu negocio importa una hoja de cálculo con propinas, descarga el informe de exportación de nómina de Toast Web (si es necesario) y revisa la exactitud de las sumas de propinas antes de comenzar a ejecutar la nómina.
• Las propinas pagadas fuera de la nómina deben alinearse con un tipo de código de ingreso Propinas pagadas, mientras que las propinas pagadas a través de Nómina Toast deben corresponder a un tipo de código de ingreso Propinas adeudadas.

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Preparar entradas de tiempo

• Si tu restaurante utiliza el módulo TAFW con Nómina Toast Pro, no olvides aprobar todas las solicitudes de tiempo libre aplicables antes de aprobar plantillas horarias y/o comenzar la nómina.
• Verifica las entradas de tiempo en Toast Web. Selecciona Resumen de mano de obra en el mosaico Acciones rápidas para ver un resumen de todas las horas trabajadas por los empleados. Configura el rango de fechas en la parte superior de la página para que coincida con las fechas de tu período de pago y selecciona Actualizar.
  • Si ves alguna discrepancia en el Resumen de mano de obra, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo. Define el rango de fechas al usar este informe también. Aquí, puedes editar las entradas de tiempo necesarias y Toast sincronizará inmediatamente los cambios realizados en Nómina Toast.
• Ahora que verificaste las entradas de tiempo, aprueba plantillas horarias en Nómina Toast yendo a la página Tiempo. Aprueba fácilmente varias plantillas horarias filtrando esta página a una sola nómina y seleccionando la casilla de verificación en la esquina izquierda de la barra de encabezados grises. Luego, selecciona Aprobar todo en la parte inferior de la página, pero asegúrate de aprobar solo plantillas horarias para la nómina prevista.
  • Si se activa la aprobación automática de plantillas horarias, omitirás este paso, pero no olvides verificar las entradas de tiempo de todos modos. Es mejor detectar un error ahora que una vez enviada la nómina.
• ¿Faltan entradas de tiempo para un empleado? Podría ser tan simple como reasignar al empleado entre Toast Web y Nómina Toast.
• Si no tienes habilitada la aprobación automática de plantillas horarias e intentas iniciar una ejecución de nómina sin aprobar plantillas horarias, verás un elemento de acción en el paso Vista previa de nómina. También recibirás una notificación antes de avanzar más allá de ese paso.

Una vez que se hayan aprobado todas las propinas y entradas de tiempo, verás una confirmación Listo para ejecutar, lo que te permitirá saber que puedes continuar.

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Otras consideraciones

• Calculos rápidos: Los fondos que se hayan entregado a un empleado al margen de los procedimientos Regulares de nómina, pero que no se hayan registrado en la nómina, pueden añadirse como calc. rápida. De esta manera, se registrará el pago recibido con fines informativos, pero no se pagará ningún fondo a través de la nómina.
  • Una situación común en la que se utiliza un cálculo rápido podría ser cuando se pierden horas en nómina, pero se pagan manualmente fuera de nómina (en efectivo, una cuenta manual o de la empresa, o una aplicación de pago, entre otras cosas). Para tener esto en cuenta en la próxima nómina, un cálculo rápido permite procesar las ganancias, deducciones e impuestos sin pagar realmente a un empleado ni registrar las horas.
• Pagos o deducciones no Regulares: Si planeas darles a los empleados una bonificación o una deducción única, puedes ingresar estos montos con anticipación como Nómina para ahorrar tiempo el día de la ejecución de la nómina.

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Recomendación de cronograma

Toast sugiere hacer estas cosas...

• Una vez:
  • Envío de cheques de pago
• A medida que ocurren:
  • Actualizaciones de estado
  • Cambios de puesto o tarea
  • Cambios en el pago
  • Actualizaciones de información fiscal
  • Deducciones del empleado
  • Mapeo de empleados
• Una vez que finalice el período de pago:
  
  • Verificar entradas de tiempo
  • Aprobar solicitudes de TAFW
• Al menos un día antes de la nómina:
  • Recopilar importaciones de propinas (si es necesario)
  • Aprobar plantillas horarias (si es necesario)
  • Calcs rápidas y tareas pendientes de nómina

Seguir esta lista de verificación debería hacer que ejecutar la nómina sea más eficiente y sencillo el día que la procese y la envíe.
 

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.