Nómina Toast: Prepararse para ejecutar nómina

En este artículo:

• Opción Envío de cheques
• Preparar perfiles de empleados
  • Estado del depósito directo
  • Cambios de estado
  • Actualizaciones de puestos y trabajos
  • Información fiscal
  • Cambios en las tasas de pago

Opciones de Envío de cheques de pago

Cuando un empleado selecciona el cheque en papel (no el depósito directo ni la tarjeta Toast Pay Card) como su , puedes optar por pagarle de una de tres maneras diferentes, conocida como la opción Envío del cheque de pago. Revisa y elige la que tu empresa desea usar. Este es un ajuste para toda la empresa que un usuario de RR. HH.+ suele configurar una vez y no cambia.
 

Preparar perfiles de empleados

Los cambios en los perfiles de los empleados no se verán reflejados en la nómina una vez que selecciones el botón de vista previa para iniciar la nómina. Haz estos cambios con anticipación para ejecutar la nómina con facilidad:
 

Estado del depósito directo

Puedes verificar fácilmente el estado del depósito directo de cada empleado. Ve a Configuración > Nómina > Depósito directo y consulta la sección Empleados con depósitos directos incompletos para determinar qué empleados necesitan terminar su configuración. Los empleados incluidos en esta loseta hasta que tomen medidas.

Nómina Toast recomienda seleccionar la casilla de verificación junto a la columna Nombre y Enviar correo electrónico a los empleados seleccionados para alertarlos de la necesidad. Los solo pueden ser por el propio empleado.

Cambios de estado​​​​

• ¿Se agregó un empleado en Toast Web, pero no en Nómina Toast? Si lo haces, no se crea un perfil en Nómina Toast para ellos, por lo que no se les pagará.
  • Para corregir esto, ve al Equipo y localiza al empleado. Deberán tener una etiqueta de empleado impago junto a su nombre. Ahora, selecciona los tres puntos de la derecha y Agregar empleado a nómina. Sigue para completar su perfil en Nómina Toast.
• Para un empleado, ve a Equipo > + Agregar miembro del equipo. El empleado debe tener una fecha de contratación que caiga en la fecha de finalización del período de pago o antes para poder incluirse en esa nómina.
• Para , ve al perfil del empleado y selecciona el ícono de quilates en la baldosa Estado para comenzar el flujo de trabajo de despido. Los empleados despedidos no se incluirán en las nóminas después de su fecha de despido (el último día de empleo del empleado en la plantilla de despido).

Actualizaciones de puestos y trabajos

• ¿Cambió la configuración del o la posición de un empleado? ¿Están pasando de a ? Selecciona el ícono de > quilates de la ficha Trabajos y pago de su perfil. Es útil mantener esta configuración cuando acelera los procesos de nómina.
• ¿Un empleado tiene un puesto diferente o adicional? Selecciona el ícono de > quilates de la ficha Trabajos y pago de su perfil para que se les asignaron.

Información fiscal

• ¿Un empleado ha solicitado recientemente cambios en su formulario W-4? ¿Un empleado cambió de estado civil o tuvo un hijo?
  • Anima a los empleados a . Si necesitas hacerlo en su nombre, ve a su perfil y elige Impuestos y documentos > Pestaña Formularios impositivos.

Cambios en las tasas de pago

• ¿Se aumentó el número de empleados? ¿Se aumentó el salario mínimo? Asegúrate de que la tarifa actual se refleje en la plantilla horaria del empleado antes de aprobarla (si corresponde).
• Los pago se realizan seleccionando Cambiar pago para el trabajo correspondiente. Ubicar este enlace en el perfil del empleado en el cuadro de Tareas y pago.

Deducciones del empleado

• ¿Cambiaron las deducciones recurrentes? en las deducciones yendo al perfil de un empleado y eligiendo la pestaña Recurrente.
• ¿La empresa recibió una orden de embargo, gravamen o gravamen contra un empleado? Incluso si se trata de una enmienda a un pedido existente, envía el documento completo por correo electrónico a y el equipo de atención al cliente lo instalará por ti.

Preparar propinas

Una vez que tengas todo listo para comenzar a usar la nómina, preparar propinas y asientos de tiempo es crucial para garantizar un funcionamiento fluido de la nómina.

• Si tu restaurante , asegúrate de que esté completamente configurado y sincronizado, y de que hayas aprobado y enviado las propinas de todo el período de pago a Nómina Toast.
  • Si intentas iniciar una ejecución de nómina sin enviar propinas desde el Gestor de propinas de Toast, verás un elemento de acción en el de Nómina. También recibirás una notificación antes de avanzar más allá de ese paso.
• Si tu restaurante propinas automáticamente desde Toast Web, aparecerán en las planillas horarias de los empleados en Nómina Toast. Confirma las cifras de esas plantillas horarias antes de aprobarlas (si es necesario).
• Si tu negocio de cálculo que contiene propinas, descarga el informe de exportación de nómina de Toast Web (si es necesario) y revisa las sumas de las propinas para verificar su exactitud antes de comenzar a ejecutar la nómina.
• Las propinas pagadas fuera de la nómina deben alinearse con un tipo de código de ingresos de propinas pagadas, mientras que las propinas pagadas a través de Nómina Toast deben corresponder a un tipo de código de ingresos de propinas adeudadas.

Preparar entradas de tiempo

• Si tu restaurante utiliza el módulo TAFW con Nómina Toast Pro, no olvides de tiempo libre aplicables antes de aprobar plantillas horarias o comenzar la nómina.
• Verifica las entradas de tiempo en . Selecciona Resumen del trabajo en el panel Acciones rápidas para ver una descripción general de todas las horas trabajadas por los empleados. Configura el rango de fechas en la parte superior de la página para que coincida con las fechas de tu período de pago y selecciona Actualizar.
  • Si ves discrepancias en el Resumen del trabajo, ve a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo. Define el rango de fechas al usar este informe también. Aquí, puedes de tiempo necesarias y Toast sincronizará inmediatamente los cambios realizados en Nómina Toast.
• Ahora que verificaste las entradas de tiempo, en Nómina Toast yendo a la página Horario. Aprueba varias plantillas horarias fácilmente. Filtra esta página en una sola nómina y selecciona la casilla de verificación de la esquina izquierda de la barra de encabezados grises. Luego, selecciona Aprobar todo en la parte inferior de la página, pero asegúrate de aprobar solo plantillas horarias para la nómina prevista.
  • Si se activa la plantillas horarias, omitirás este paso, pero de todos modos no olvides verificar las entradas de tiempo. Es mejor detectar un error ahora que una vez enviada la nómina.
• ¿Faltan asientos de tiempo para un empleado? Puede ser tan simple como entre Toast Web y Nómina Toast.
• Si no tienes activada la aprobación automática de plantilla horaria e intentas iniciar una ejecución de nómina sin aprobar plantillas horarias, verás un elemento de acción en el de Nómina. También recibirás una notificación antes de avanzar más allá de ese paso.

Una vez que se hayan aprobado todas las propinas y entradas de tiempo, verás una confirmación de Listo para ejecutar, a fin de que sepas que puedes continuar.

Otras consideraciones

• Cálculos rápidos: Los fondos que se hayan entregado a un empleado al margen de los procedimientos Regulares de nómina, pero que no estén registrados en la nómina, pueden añadirse como . Se registrará el pago recibido con fines informativos, pero no se pagará ningún fondo a través de la nómina.
  • Una situación común en la que se utiliza un cálculo rápido podría ser cuando se pierden horas en nómina, pero se pagan manualmente fuera de nómina (en efectivo, una cuenta manual o de la empresa, o una aplicación de pago, entre otras cosas). Para tener esto en cuenta en la próxima nómina, un cálculo rápido permite procesar ganancias, deducciones e impuestos sin pagar realmente a un empleado ni registrar horas.
• Pagos o deducciones no Regulares: Si planeas darles a los empleados una bonificación o una deducción única, puedes ingresar estos montos con anticipación como a fin de ahorrar tiempo el día de la ejecución de la nómina.

Recomendación de cronograma

Toast sugiere hacer estas cosas...

• Una vez:
  • Opción Envío de cheques de pago
• Como sucede:
  • Actualizaciones de estado
  • Cambios de puesto o trabajo
  • Cambios en el pago
  • Actualizaciones de información fiscal
  • Deducciones del empleado
  • Mapeo de empleados
• Una vez que finalice el período de pago:
  
  • Verificar asientos de tiempo
  • Aprobar solicitudes de TAFW
• Al menos un día antes de la nómina:
  • Recopilar importaciones de propinas (si es necesario)
  • Aprobar plantillas horarias (si es necesario)
  • Calculos rápidos y tareas pendientes de nómina

Seguir esta lista de verificación debería hacer que la ejecución de la nómina sea más eficiente y sencilla el día que la procese y la envíe.
 

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.