Toast Payroll: Completar el Formulario I-9

Última actualización: 19 ago 2026, 1:35 p.m.

Vea cómo los empleados pueden completar este Formulario I-9 simplificado y optimizado para dispositivos móviles durante su incorporación en este artículo.

En este artículo:

 

Secciones del Formulario I-9

El Formulario I-9 consta de tres secciones principales:

 

  1. Sección 1: Esta sección es completada por el empleado e incluye su información personal, como nombre, dirección y número de Seguro Social (SSN), junto con su declaración sobre la autorización de empleo.
  2. Sección 2: Completada por el empleador, implica verificar y certificar los documentos de identidad y autorización de trabajo del empleado.
  3. Suplemento B(anteriormente conocido comoSección 3): Esta sección es opcional y se utiliza para actualizaciones como cambios de nombre legal orecontrataciones, y requiere revisiones a medida que ocurren los cambios.
    1. Cuando un empleado es recontratado en Toast Payroll, su lista de verificación de recontratación señala la necesidad de revisar su Formulario I-9 para confirmar su exactitud o realizar actualizaciones.

 

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Completar el Formulario I-9 durante la incorporación del empleado

  1. Se les pide a los empleados que completen el Formulario I-9 directamente desde su lista de verificación de incorporación durante su incorporación de nuevos empleados. Los empleados deben completar esto dentro de los tres días posteriores a su empleo para cumplir con las normas. Si un empleado existe en más de un código de empresa, debe completar un Formulario I-9 (y el Formulario W-4, si corresponde) en cada código de empresa.
    1. También pueden encontrar el formulario directamente navegando a Mi perfil > Impuestos y documentos > I-9. Así es como pueden editarlo en caso de un cambio de dirección o nombre.

      Lista de verificación de nuevos empleados para la incorporación de empleados con Completar su I-9 resaltado

  2. Los empleados completarán todas las preguntas y llenarán todos los campos de la Sección 1 del Formulario I-9. Seleccione el enlace Formulario I-9 Instrucciones en azul para obtener ayuda para completar el formulario.

    Formulario I-9 editable en la incorporación de empleados

  3. Una vez que se ingresa la información, los empleados firmarán el formulario y darán fe de la exactitud de la información que proporcionaron.
  4. Seleccione el botón Siguiente para guardar esta información y volver a la lista de verificación de incorporación.
  5. Después de que los empleados hayan completado su lista de verificación de incorporación, los empleadores se encargarán de la Sección 2 del Formulario I-9. Deben navegar al perfil del empleado > Impuestos y documentos > I-9 y seleccionar Editar. Seleccione el botón azul Instrucciones en la parte superior para obtener orientación del USCIS.
    1. Puede cargar cualquier documento o material de respaldo seleccionando la pestaña Biblioteca de documentos, seleccionando Agregar + y siguiendo los pasos en Toast Payroll: Cargar un archivo a la biblioteca de documentos de un empleado. Toast recomienda encarecidamente<7> mantener estos documentos o materiales de respaldo archivados dentro de su empresa, pero no es necesario que se carguen en Toast Payroll.
    2. Los nuevos empleados con el rol de seguridad de RR. HH.+ no podrán completar la Sección 2 de su propio Formulario I-9 según las pautas del IRS. Otro usuario de RR. HH.+ deberá completar esta sección por ellos.

 

No hay forma de cancelar la verificación, eliminar o quitar un I-9 una vez que haya completado estos pasos. Sin embargo, puede actualizar un formulario previamente verificado navegando al perfil del empleado y seleccionando Impuestos y documentos > I-9, desplazándose hacia abajo hasta Sección 2 y seleccionando Editar.

 

Nota: Para los empleados, el Formulario I-9 y el Formulario W-2 no son el mismo tipo de documento, y solo uno de ellos es el que usted completa.

  • Formulario I-9: Usted completa la Sección 1 por su cuenta. Inicie sesión en payroll.toasttab.com y navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > I-9. Complete todos los campos, firme y seleccione Siguiente. Su empleador completa la Sección 2. Haga esto dentro de los tres días posteriores a su fecha de inicio. Si trabaja bajo más de un código de empresa, complete un Formulario I-9 en cada uno.
  • Formulario W-4: Este es el formulario de retención de impuestos que completan los empleados. Navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos, seleccione el hipervínculo W-4 federal, complete el formulario y seleccione Enviar en la parte inferior de la página para aprobar sus actualizaciones. La guía para completar su W-4 federal está disponible en el sitio web del IRS. Si trabaja bajo más de un código de empresa, complete uno en cada uno. Consulte Toast Payroll: Actualizar información del W-4 para obtener más información.
  • Formulario W-2: Usted no completa este formulario. Toast Payroll lo genera a partir de sus datos de nómina después del final del año fiscal, y el nombre y la dirección en su Formulario I-9 y perfil son los que aparecen en él. Para verlo o descargarlo, navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. Consulte Toast Payroll: Administre la experiencia del formulario W-2 para obtener más información.

 

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Localizar y descargar el formulario I-9

Una vez que un empleado haya completado el proceso de incorporación, se puede descargar una copia del formulario I-9. Para encontrar el formulario I-9 de un empleado, navegue al perfil del empleado y seleccione Impuestos y documentos > I-9, luego seleccione el botón Descargar en la parte superior de la página.

 

Descarga del formulario I-9 completado de un empleado


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Información del sistema electrónico del formulario I-9

De vez en cuando, es posible que se solicite a los empleadores que proporcionen cierta información sobre el sistema electrónico del formulario I-9 que utilizan. La información solicitada puede incluir:

 

  • El nombre del sistema
  • Las prácticas/protocolos comerciales internos relacionados con la generación, el uso, el almacenamiento, la seguridad y los programas de inspección y control de calidad de sus formularios I-9 generados/modificados/almacenados electrónicamente.
  • El sistema de indexación que identifica cómo se vincula la información electrónica contenida en los formularios I-9 a cada empleado.
  • Documentos que describen el sistema utilizado para capturar la firma electrónica, incluida la identidad y la certificación de la persona que firma el formulario I-9.
  • El registro de auditoría para cada formulario I-9 generado/modificado/almacenado electrónicamente.

 

Si necesita información sobre lo anterior, comuníquese con Atención al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

 

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Auditoría del formulario I-9

En caso de una auditoría del formulario I-9, o si busca un registro de auditoría del formulario I-9, comuníquese con Atención al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

 

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Este contenido tiene fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.