Nómina Toast: Completar formulario I-9
Última actualización: 28 abr 2026, 4:21 p.m.
Descubre cómo los empleados pueden completar este formulario I-9 simplificado y compatible con dispositivos móviles durante su incorporación en este artículo.
- Formulario I-9 secciones
- Completa el formulario I-9 durante la incorporación del empleado
- Localizar y descargar formulario I-9
- Información electrónica del sistema del formulario I-9
- Auditoría del formulario I-9
Formulario I-9 secciones
El formulario I-9 consta de tres secciones principales:
- Sección 1: El empleado completa esta información e incluye su información personal, como nombre, dirección y número de Seguro Social (SSN), junto con su certificación sobre la autorización de empleo.
- Sección 2: Completado por el empleador, implica verificar y certificar los documentos de identidad y autorización de trabajo del empleado.
- Suplemento B (anteriormente conocido como sección 3): Esta sección es opcional y se utiliza para actualizaciones, como cambios legales de nombre o contrataciones, que requieren revisitas a medida que ocurren cambios.
- Cuando un empleado es recontratado en Nómina Toast, su lista de verificación de recontratación señala la necesidad de volver a revisar su formulario I-9 para confirmar su exactitud o hacer actualizaciones.
Completa el formulario I-9 durante la incorporación del empleado
- Se les pide a los empleados que completen el formulario I-9 directamente desde su lista de verificación durante su incorporación de nuevos empleados. Los empleados deben completar esta información dentro de los tres días posteriores a su empleo para cumplir con la normativa. Si un empleado existe en más de un código de empresa, debe completar un formulario I-9 (y un formulario W-4, si corresponde) en cada código de empresa.
- También pueden encontrar el formulario directamente en Mi Perfil > Impuestos y documentos > I-9. Así es como pueden editarlo en caso de que cambien de dirección o nombre.
- También pueden encontrar el formulario directamente en Mi Perfil > Impuestos y documentos > I-9. Así es como pueden editarlo en caso de que cambien de dirección o nombre.
- Los empleados completarán todas las preguntas y todos los campos de la sección 1 del formulario I-9. Selecciona el enlace Formulario I-9 Instrucciones en azul para obtener ayuda con cómo completar el formulario.
- Una vez ingresada la información, los empleados firmarán el formulario y certificarán la exactitud de la información que proporcionaron.
- Selecciona el botón Siguiente para guardar esta información y volver a la lista de verificación de incorporación.
- Una vez que los empleados hayan completado su lista de verificación de incorporación, los empleadores tendrán que cumplir con la sección 2 del formulario I-9. Deben ir al perfil del empleado > Impuestos y documentos > I-9 y seleccionar Editar. Selecciona el botón azul Instrucciones en la parte superior para recibir orientación del USCIS.
- Puedes cargar cualquier documento o material de apoyo seleccionando la pestaña Biblioteca de documentos, Agregar + y siguiendo los pasos en Nómina Toast: Carga un archivo en la biblioteca de documentos de un empleado. Toast recomienda encarecidamente mantener estos documentos o materiales de respaldo archivados en tu negocio, pero no es necesario cargarlos en Nómina Toast.
- Los nuevos empleados con el rol de seguridad de RR. HH.+ no podrán completar la sección 2 de su propio formulario I-9 según las directrices del IRS. Otro usuario de RR. HH.+ deberá completar esta sección por él.
No hay forma de desverificar, eliminar o eliminar un I-9 una vez que hayas completado estos pasos. Sin embargo, puedes actualizar un formulario previamente verificado si vas al perfil del empleado, seleccionas Impuestos y documentos > I-9, te desplazas hacia abajo hasta la sección 2 y seleccionas Editar.
Localiza y descarga el formulario I-9
Una vez que el empleado se haya incorporado por completo, se podrá descargar una copia del formulario I-9. Para encontrar el formulario I-9 de un empleado, ve al perfil del empleado y selecciona Impuestos y documentos > I-9, luego selecciona el botón Descargar en la parte superior de la página.
Información electrónica del sistema del formulario I-9
Ocasionalmente, es posible que se solicite a los empleadores que proporcionen cierta información sobre el sistema electrónico de formulario I-9 que utilizan. La información solicitada puede incluir lo siguiente:
- El nombre del sistema
- Las prácticas/protocolos comerciales internos relacionados con la generación, el uso, el almacenamiento, la seguridad, la inspección y los programas de garantía de calidad de tus formularios I-9 generados/modificados/almacenados electrónicamente.
- El sistema de indexación que identifica cómo se vincula la información electrónica contenida en los formularios I-9 con cada empleado.
- Documentos que describan el sistema utilizado para capturar la firma electrónica, incluida la identidad y certificación de la persona que firma el Formulario I-9.
- La pista de auditoría de cada formulario I-9 generado/modificado/almacenado electrónicamente.
Si necesitas información sobre lo anterior, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
Auditoría del formulario I-9
En caso de una auditoría del formulario I-9, o si buscas una pista de auditoría del formulario I-9, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.