Integra Nómina Toast y xtraCHEF
Última actualización: 2 mar 2026, 4:27 p.m.
- Nómina Toast + Resumen de integraciones de xtraCHEF
- Guía de configuración de nómina paso a paso
- Sincronización de nómina para QuickBooks
- Preguntas frecuentes sobre integración de xtraCHEF y Nómina Toast
Nómina Toast + Resumen de integraciones de xtraCHEF
Nota: Estamos en la etapa beta de una nueva integración entre Nómina Toast y QuickBooks Online. Si estás buscando cómo integrar estos dos sistemas sin xtraCHEF, selecciona el enlace para descubrir la función y comprobar si cumples con los requisitos para unirte a la versión beta. Ten en cuenta que esta integración solo incluye la sincronización de datos de nómina.
Una vez configurados, los datos de Nómina Toast se pueden importar automáticamente en xtraCHEF para generación de informes avanzados y extraerlos a tu software de contabilidad (por el momento, los extractos de nómina están disponibles solo para QuickBooks Online y QuickBooks Desktop). De esta manera, se elimina la necesidad de ingresar datos manualmente o de contar con herramientas de integración de terceros, al tiempo que se reduce el margen de error humano.
Sincronizar con xtraCHEF y tu software de contabilidad te ahorrará tiempo a ti y a tu contador o auxiliar contable al contabilizar el asiento contable de la nómina en tu software de contabilidad al día siguiente del procesamiento de la nómina. Esta integración también agrega mayor valor a tu resumen de operaciones en xtraCHEF.
Exploremos cómo agregar y configurar esta nueva integración.
Guía de configuración de Nómina paso a paso:
En este video, se explica cómo integrar xtraCHEF y Nómina Toast asignando códigos de LM y grupos de mano de obra al rubro “Nómina Toast”.
- En la esquina superior derecha de xtraCHEF, ve al ícono > Configuración de Nómina.
- Nota: Esta integración se iniciará automáticamente si utilizas Nómina Toast y xtraCHEF. Si no ves la opción Configuración de nómina en este menú, ponte en contacto con para ponerte en contacto.
- Si ya conectaste tus cuentas de xtraCHEF y Nómina Toast, verás la siguiente pantalla de configuración:
- A partir de aquí, puedes comenzar con la configuración general, la configuración de la sincronización con el sistema contable y la asignación de códigos de libro mayor y grupos de pago a las categorías de nómina correspondientes. Completar estas acciones finalizará la configuración de tu cuenta. Continúa con cada sección a continuación.
General
Las selecciones realizadas en la sección Configuración general de Nómina indican cómo debes desglosar la nómina en los informes del resumen de operaciones.
Paso 1: Asignación de informes
Para completar este paso, verifica tu asignación de informes.
Si procesas la nómina cada dos semanas o cada mes, elige Distribuida en períodos de pago. De esta manera, se distribuirán los gastos en un período determinado para evaluar mejor el estado de tu negocio. El monto distribuido será un promedio de una semana mientras dure el período de pago.
Si prefieres que tus gastos de nómina aparezcan en el resumen de operaciones de la semana en que se pagaron, elige el último día del período.
Nota: Si la frecuencia de tus cuentas es quincenal y seleccionas Último día del período de pago, una semana se verá "más pesada" que la otra debido a que el total de la nómina se asignó por completo al último día del período.
Paso 2: Procesamiento de ubicaciones
A continuación, completa el procesamiento de la ubicación haciendo coincidir tu con su ubicación correspondiente. Nómina Toast utiliza grupos de pago para agrupar y ordenar empleados a los que se les paga con diferente frecuencia y desde diferentes cuentas de la empresa.
El procesamiento de ubicaciones se refiere a cómo procesas tu nómina dentro del sistema de Nómina Toast, independientemente de cuántas ubicaciones tengas. Los grupos de pago de Nómina Toast deben asignarse a sus ubicaciones correspondientes en xtraCHEF. Es posible que se asigne a más de un grupo de pago la misma ubicación de xtraCHEF, si corresponde. Sin embargo, un solo grupo de pago no puede dividirse en más de una ubicación de xtraCHEF. Se crearán asientos contables para cada grupo de pago.
Sincronizar con sistema contable
Una vez completada la configuración general, continúa con la siguiente sección. Allí, verás los siguientes pasos y campos.
Paso #3: Sincronización de nómina
Si usas QuickBooks, al activar el selector de sincronización de Nómina, podemos contabilizar asientos contables de la nómina. Si deseas obtener los datos de tu nómina en xtraCHEF estrictamente con fines informativos (es decir, cálculos de ) y no quieres ni necesitas que publiquemos esos datos en tu software de contabilidad, puedes dejar desactivada esta configuración. De manera predeterminada, las siguientes opciones aparecen cuando activas la sincronización de Nómina:
Paso 4: Fecha de inicio
Al conectar tu cuenta de Nómina Toast con xtraCHEF, obtendremos automáticamente todos los datos de nómina del año en curso. En muchos casos, ya publicaste ciclos anteriores en tu sistema contable y solo necesitas que comencemos a contabilizar asientos contables en tu sistema contable en una fecha específica. Selecciona esa fecha aquí.
Paso #5: Publicar por clase
Si tienes activado el seguimiento de clases en tu software contable y quieres que asignemos una clase a tus asientos contables de nómina, activa esta función.
La clase es una dimensión que la empresa puede definir y definir en las transacciones para ampliar la funcionalidad y la información de los informes. Obtén más información sobre QuickBooks y cómo funciona con xtraCHEF .
Paso #6: Fecha de publicación de la entrada del diario
Muchos clientes prefieren fechar su ingreso contable de nómina para que coincida con la última fecha del período de pago que representa, a fin de mantenerla en línea con su calendario fiscal. Si prefieres que coincida la fecha de liquidación, elige esa opción.
Paso #7: Resúmenes
Para facilitar el proceso de conciliación bancaria, xtraCHEF resume de forma predeterminada los impuestos pagados, los gastos fiscales y otros gastos. Antes de optar por resumir los Pagos también, es importante considerar cómo se financia y concilia tu Nómina Toast.
- Si financias tus propias cuentas, se utilizará tu cuenta por cada cuenta por separado, por publicación. En este caso, solo tener un resumen de tus pagos podría complicar la conciliación de la nómina.
- Por otro lado, si Toast financia tus cuentas, tu cuenta solo se utilizará una vez por período. En este caso, un resumen simplificaría la conciliación de nóminas.
No olvides seleccionar el botón Guardar en la parte superior de la página para finalizar tus elecciones aquí.
Mapeo de nómina
La asignación de nómina es el lugar al que irás a continuación para asignar códigos de LM y grupos de mano de obra a todos los rubros que xtraCHEF extrajo de tu cuenta de Nómina Toast. Para empezar, selecciona Mapeo de nómina.
Hay varias secciones en esta página y puedes navegar rápidamente a cada una de ellas usando las pestañas del extremo izquierdo. Cada una de estas secciones y cada rubro requiere una descripción del libro mayor, una clase (si está activada) y un grupo de trabajo (si corresponde). Solo verás la columna Clase si el selector Publicar por clase está activado en la página anterior. Estos artículos se utilizarán para compilar el asiento contable de la nómina publicado en tu software de contabilidad y también aparecerán en tu resumen operativo dentro de xtraCHEF.
Nota sobre las descripciones del LM
Los mayor comprenden tu y se utilizan para rastrear fácilmente de dónde va y dónde viene tu dinero. Normalmente, los códigos de LM también se desglosan por tipos de cuenta, como activos, pasivos, ingresos, capital, costo de los bienes vendidos y gastos. Para la configuración de Nómina, por lo general se trabaja con tus cuentas de pasivo, cuentas de gastos, cuentas bancarias y otras cuentas de retención.
Nota sobre grupos laborales
Esta es una forma de categorizar diferentes trabajos o tipos de gastos dentro de tu nómina. Por ejemplo, todos tus trabajos por hora en el área de atención al público (es decir, mesero, cajero, bartender) pueden estar dentro del grupo de mano de obra por hora de la Oficina Federal de Estadística. Mientras que tus tareas por hora del área de servicio (cocinero de línea, cocinero de preparación, lavaplatos) pueden asignarse al grupo de mano de obra por hora del área de servicio.
Los impuestos del empleador y cualquier beneficio que sea un gasto para tu negocio como parte de tu mano de obra también se asignarían a un grupo de mano de obra dentro de xtraCHEF. Para tu comodidad, proporcionamos un conjunto predeterminado de grupos de mano de obra con este fin.
Paso #8 Mapeo
En esta sección, es vital considerar qué descripciones del libro mayor y qué grupos de mano de obra coincidir con tus rubros. El monto del rubro se publicará en la descripción del libro mayor que asignes cuando se envíen asientos contables a QuickBooks. Al seleccionar una descripción de LM, notarás que muchas líneas tienen sugerencias. xtraCHEF tiene en cuenta en qué sección estás y qué línea de artículo estás viendo e intenta ofrecer la mejor coincidencia disponible. Selecciona el libro mayor que creas que es preciso, o si estás seguro de que lo es, selecciona Ver todas las descripciones para ver el plan de cuentas completo.
Después de seleccionar el código de LM, asigna un grupo de trabajo. Del mismo modo, selecciona el menú desplegable. Luego, selecciona el grupo de trabajo correspondiente. Solo necesitas asignar grupos de mano de obra a los rubros que representan un gasto para tu negocio.
La única manera de que el personal aparezca en el resumen operativo de xtraCHEF y se considere en los cálculos de costos directos es asignarlo a un grupo de personal.
Nota: Solo verás la columna Clases si el selector Publicar por clase está activado en la página anterior. Si se activa, sigue los mismos pasos en tus clases.
Prácticas recomendadas de configuración de
- Familiarízate con tus códigos de LM: Considera leer y del libro mayor para actualizar los códigos de libro mayor y su propósito. Además, revisar tus códigos de LM y considerar cuáles de esas opciones debería publicar tu nómina también te ayudará a agilizar tu experiencia de sincronización de nómina.
- Selecciona +Crear para agregar grupos de mano de obra: De manera predeterminada, xtraCHEF crea grupos de mano de obra que puedes utilizar durante la asignación de nómina. Si es necesario, puedes crear grupos de mano de obra adicionales en el menú desplegable de tu grupo de mano de obra seleccionando +Crear.
- Usar actualización en bloque: Al seleccionar la casilla de verificación más alta de una categoría (junto a Tarea o Descripción), se seleccionarán automáticamente todos los artículos de esta categoría. Ahora puedes usar el menú desplegable Actualización en bloque para asignar descripciones, clases y/o grupos de mano de obra del libro a cada uno de los rubros seleccionados.
- Copiar a otras ubicaciones: Si tienes varias ubicaciones bajo un mismo inquilino (cuenta) y terminaste y guardaste la configuración de Nómina para una ubicación, puedes copiar tu trabajo a otra ubicación. Para hacerlo, vuelve a configurar Nómina desde tu ubicación sin terminar y selecciona Copiar de. Esto te permite importar toda tu asignación desde una ubicación seleccionada a la ubicación actual.
Sincronización de nómina para QuickBooks
Una vez completada la y , xtraCHEF podrá crear automáticamente asientos contables de nómina según el marco que hayas establecido.
QuickBooks Online
Si utilizas la versión en línea de QuickBooks, tus sincronizaciones de nómina se extraerán automáticamente. Puedes supervisar estos asientos contables y sus sincronizaciones con tu cuenta de QuickBooks Online a través del .
QuickBooks Desktop
- Si utilizas la versión de escritorio de QuickBooks, tus sincronizaciones de nómina se podrán descargar a través del . Para descargar estos archivos, ve a Monitor de sincronización y selecciona una fecha con una etiqueta de Nómina verde.
- Luego, selecciona el monto de Nómina para ver tu Registro de Nómina en xtraCHEF.
- Finalmente, selecciona Acción. Allí encontrarás el botón Descargar archivo QuickBooks Desktop IIF.
- Si no ves el botón Descargar archivo IIF de QuickBooks Desktop, es posible que no se activen las descargas de archivos IIF para asientos contables de nómina. Para actualizar esta información, ponte en contacto con el equipo de atención al cliente.
- Si no ves el botón Descargar archivo IIF de QuickBooks Desktop, es posible que no se activen las descargas de archivos IIF para asientos contables de nómina. Para actualizar esta información, ponte en contacto con el equipo de atención al cliente.
- Una vez descargado, podrás cargar el archivo IIF de QuickBooks Desktop directamente en tu cuenta de QuickBooks Desktop y sincronizar los datos de la nómina con tu contabilidad.
Preguntas frecuentes sobre extraCHEF e integración de Nómina Toast
¿Por qué no veo Nómina en el menú de configuración?
Debes ser cliente de Nómina Toast para que esto aparezca. Si aún no ves la configuración de Nómina, ponte en contacto con el equipo de atención al cliente y pídenos que hagamos la conexión entre Nómina Toast y xtraCHEF.
¿Por qué en el resumen operativo no se muestra el costo directo?
El trabajo solo aparecerá en el Resumen operativo cuando se hayan asignado grupos de trabajo.
¿Por qué debo elegir un Proveedor o Cliente después de asignar un LM?
Por lo general, al integrar Nómina Toast con tu sistema contable, vincularás los datos de la nómina a un código de LM de Gasto o Pasivo. Si prefieres asignar un código de LM de Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar, también tendrás que seleccionar un Proveedor o Cliente correspondiente dentro de QuickBooks.
¿Tengo que sincronizar mis datos de nómina con mi plataforma contable?
¡No! Puedes elegir que la nómina solo entre en xtraCHEF. Simplemente desactivarías la opción Sincronización de nómina en la configuración.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.