Toast Retail: Crea tu plantilla de importación

En este artículo:

• Resumen de la plantilla de importación minorista
• Descargar tu plantilla
• Crear tu plantilla
  
  • Artículos pesados
• Cargar tu plantilla
• Preguntas frecuentes
  • ¿Puedo agregar códigos de barras después de importar mi plantilla de venta minorista?
  • ¿Puedo hacer actualizaciones en bloque después de haber cargado mi plantilla de venta minorista por primera vez?
  • "Las variantes deben tener valores coincidentes para la descripción del campo"
  • Advertencia de “Valor similar ya existe”
  • Error de “Nombres de encabezado faltantes”
• Recursos adicionales

Resumen de la plantilla de importación minorista

La plantilla de importación minorista te permite configurar tu biblioteca de artículos agregando una lista completa de artículos todos a la vez. Este método es mejor si tienes una exportación disponible de un POS anterior o si estás creando una lista de artículos de inventario. La plantilla también se puede usar después del inicio de operación para agregar más artículos a tu biblioteca en bloque.

Para obtener más información sobre otras formas de agregar artículos (seleccionar menús existentes o iniciar una nueva biblioteca de artículos), consulta este artículo del Centro de asistencia: Toast Retail: Configura tu biblioteca de artículos.

Si estás trabajando con un director de proyectos, envíale un correo electrónico con tu hoja de cálculo de inventario o archivo de exportación del POS para obtener ayuda con el formato de la plantilla de importación.

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Descargar tu plantilla de venta minorista

¿Todo listo para comenzar? Para comenzar, selecciona uno de los siguientes enlaces.

• Descargar Plantilla Toast Retail
• Descargar plantilla Toast Retail MLM

Nota: Si no tienes acceso a Excel, puedes abrir estos archivos con Hojas de cálculo de Google.

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Crear tu plantilla de venta minorista

Para crear tu plantilla de importación Toast Retail, deberás completar toda la información que tengas sobre tus artículos. La pestaña Plantilla de la hoja de cálculo es donde agregarás la información de tu inventario. A continuación, verás una descripción de los campos incluidos en la plantilla.

Notas: 

• Si falta algún campo obligatorio, la importación no se realizará correctamente. Es importante proporcionar la mayor cantidad posible de detalles clave del artículo para importarlo todo a la vez en Toast Web, por lo que recomendamos agregar todos los datos que tengas disponibles.
• Si vendes paquetes o paquetes alternativos de ciertos productos (por ejemplo, botellas individuales y paquetes de 4 bebidas de la misma bebida), podrás crearlos más adelante. Deberías agregar todos los artículos individuales a tu plantilla de importación.

También puedes revisar la pestaña Ejemplo de la hoja de cálculo para ver algunos elementos que están completos.

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Configurar artículos pesados en tu plantilla de venta minorista

Si vendes artículos prepesados, usas una balanza para productos agrícolas o usas una balanza conectada al POS, usa estas configuraciones:

• En la columna Estrategia de venta, selecciona PESO
• Deja la columna de tipo de monto vacía
• En la columna Unidad de medida, selecciona la unidad que se utilizará para pesar el artículo. Las opciones son LB (libras), OZ (onzas), KG (kilogramos) o G (gramos).
• En la instrucción de columna de cantidad, selecciona VERDADERO

Si usas una balanza de delicatessen que imprime códigos de barras, usa estas configuraciones:

• En la columna Estrategia de venta, selecciona CÓDIGO DE BARRAS INTEGRADO
• La columna Tipo de monto integrado no puede estar vacía. Debes ingresar PRECIO, PRECIO COMPUESTO o PESO. Para obtener más información sobre la diferencia entre estos tipos, consulta la sección Configuración del tipo de monto incorporado de este artículo del Centro de asistencia, Configurar códigos de barras/SKU y tipos de monto incorporados.
• En la columna Unidad de medida, selecciona la unidad que se utilizará para pesar el artículo. Las opciones son LB (libras), OZ (onzas), KG (kilogramos) o G (gramos).
• En la columna “Solicitud de cantidad”, selecciona FALSO

Echa un vistazo a esta descripción general en video para obtener instrucciones:

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Cargar tu plantilla de venta minorista

Una vez completada la plantilla, puedes importar artículos en Toast Retail.

Si estás trabajando con un director de proyectos, envíale por correo electrónico tu archivo de Excel o el enlace a las hojas de cálculo de Google para que las revise. Si usas Hojas de cálculo de Google, asegúrate de actualizar la configuración para compartirla a cualquiera que tenga el enlace.

Si vas a importar artículos a Toast Retail, sigue los pasos que se indican a continuación.

Nota: Si importas una plantilla Toast Retail siguiendo los pasos que se indican a continuación, siempre se crearán nuevos artículos; no se actualizarán los artículos que ya se hayan importado en Toast. Por esa razón, siempre debes usar una nueva plantilla (sin los artículos existentes) si tienes nuevos artículos para agregar a Toast Retail.

1. Ve a la Biblioteca de artículos en Toast Web.
2. Selecciona el menú de desbordamiento de tres puntos junto a la barra de búsqueda y, luego, selecciona Importar artículo.
   
   
    
3. Carga tu archivo. Si utilizaste Excel, puedes cargar el archivo XLSX directamente en el flujo de trabajo de importación de artículos. Si estás utilizando Google Sheets, primero tendrás que seleccionar Archivo > Descargar > Valores separados por comas (.csv) para exportar tu archivo para el flujo de trabajo de importación.
4. Una vez que tu archivo está cargado, el siguiente paso en el flujo de trabajo es Mapear columnas, donde te asegurarás de que los nombres de las columnas del archivo cargado coincidan correctamente con las columnas de la plantilla.
   
   1. Si no cambiaste ningún nombre de columna en la plantilla de importación, estas asignaciones completarán automáticamente un valor que coincida en los menús desplegables de Columnas de plantilla.
   2. Si una columna está sin asignar, usa el menú desplegable Plantilla columnas para seleccionar la coincidencia correcta de la lista de columnas opcionales.
   3. Será necesario asignar manualmente atributos y variantes personalizados.
      
      1. Selecciona el menú desplegable en Columnas de plantilla y, luego, selecciona + Agregar nuevo.
      2. Selecciona la definición correcta del tipo de datos en el menú desplegable Tipo de datos:
         
         
5. Después de la asignación de columnas, se te redirigirá a la pantalla Revisar y finalizar, donde verás cualquier error o advertencia detectados que puedan afectar la importación. Puedes revisar los detalles del error seleccionando una celda en la cuadrícula. Es posible que los errores y advertencias se resuelvan directamente en la cuadrícula, o puedes hacer cambios en tu archivo de plantilla y volver a cargarlo.
   1. Las advertencias aparecerán en texto naranja con un símbolo de alerta de exclamación junto a ellas. No te impedirán importar tu plantilla Toast Retail. Puedes responder la advertencia o dejarla tal como está y corregir los detalles del artículo más adelante. Por ejemplo, el “Código de barras: Verificar desajuste de dígitos" es una advertencia que no impedirá una importación exitosa.
   2. Los errores aparecerán en texto rojo con un símbolo de alerta de exclamación y no podrás importar correctamente. Antes de continuar, asegúrate de hacer la edición correspondiente.
      
      
      
      
6. Una vez que hayas terminado de resolver cualquier error o advertencia, puedes finalizar la importación.

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Preguntas frecuentes: Plantilla de importación minorista

¿Puedo agregar códigos de barras después de importar mi plantilla de venta minorista? ¿Qué pasa si tengo que agregar cientos de códigos de barras?

Sí, si no tienes códigos de barras listos al crear tu plantilla Toast Retail, puedes agregar un código de barras a los artículos más adelante (después de importar los otros datos de los artículos). La forma más rápida de hacerlo es conectar un escáner de códigos de barras a tu computadora (computadora de escritorio o portátil), abrir la página de detalles del artículo y hacer clic en el campo Código de barras, y luego escanear el código de barras físico. Aunque tengas que agregar una cantidad significativa de códigos de barras, usar la función de escaneo puede ser más eficiente que importar la plantilla, porque la función de escaneo inteligente Toast Retail puede encontrar coincidencias y completar algunos datos del artículo por ti.

Como recordatorio, también puedes usar un escáner para agregar códigos de barras directamente en la plantilla Toast Retail. Escanear un código de barras siempre es más rápido y preciso que escribirlo manualmente.

¿Puedo hacer actualizaciones en bloque después de haber cargado mi plantilla de venta minorista por primera vez?

Sí, hay un par de opciones para hacer actualizaciones en bloque en tu biblioteca de artículos de venta minorista:

• • Selecciona varios artículos de tu biblioteca de artículos usando las casillas de verificación a la izquierda de los nombres de los artículos y usa el menú desplegable de acciones en bloque.
  • Exporta tu biblioteca de artículos, realiza cambios en una hoja de cálculo e importa el archivo para Actualizar artículos.

Para obtener instrucciones detalladas sobre estos dos métodos, consulta la sección Actualización en bloque del artículo del Centro de asistencia Optimizar Toast Retail.

¿Cómo corrijo el error “Las variantes deben tener valores coincidentes para la descripción del campo” en la plantilla Toast Retail?

Al importar artículos con variantes, todas las variantes deben tener el mismo valor para las siguientes columnas: nombre, descripción, grupo de categorías, categoría, subcategoría, marca y atributo personalizado. Una vez que hayas confirmado que estas columnas coinciden con cada artículo relevante, continúa con la importación.

¿Cómo corrijo la advertencia “Valor similar ya existe” en la plantilla Toast Retail?

La advertencia de “valor similar” puede indicar que escribiste mal algo en la plantilla, lo que podría hacer que crees versiones separadas de lo mismo. Por ejemplo, si ves “Marca: ya existe un valor similar”, eso podría significar que hay dos marcas con ortografías muy similares y el sistema te sugiere que revises los valores antes de importar. Recuerda que un mensaje de advertencia no te impedirá completar la importación de Toast Retail.

¿Cómo corrijo el error “Nombres de encabezado faltantes”?

Si ves un mensaje que dice que te faltan nombres de encabezado en tu plantilla Toast Retail, prueba los siguientes pasos:

• • • Revisa si hay columnas ocultas (indicadas por dos flechas que se alejan una de la otra, como se muestra a continuación).
      
       
      
      
    • Asegúrate de que todas tus variantes tengan los mismos valores que los descritos en una pregunta frecuente anterior.

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Toast Retail: Recursos adicionales

• Primeros pasos con Toast Retail
• Optimizar Toast Retail
• Obtener ayuda con Toast Retail

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