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Classe Toast - Commencez avec le service de traiteur et les événements Toast

Dans cet article :

• Service de traiteur et événements Toast : Questions générales
• Clients et prospects
• Commandes et fonctionnalités du point de vente
• Estimations, factures et dépôts
• Rapports sur le service de traiteur et les événements
• Commandes en ligne pour le service de traiteur
• Articles connexes

Service de traiteur et événements Toast : Questions générales

Comment puis-je ajouter le service de traiteur et les événements Toast ?

Si vous êtes un client Toast existant, vous pouvez acheter ce module dans le Boutique Toast. Pour les étapes d'intégration, consultez Commencer avec le service de traiteur et les événements Toast.

Combien coûte le module de service de traiteur et d'événements Toast ?

Le prix de liste actuel pour ce module est de 100 $ par mois.

Est-ce que Toast facture une commission ou des frais supplémentaires pour les commandes de traiteur ?

Toast ne facture pas de commission pour les commandes de traiteur. Cependant, les paiements en ligne acceptés des invités sont traités comme des transactions sans carte présente et sont soumis à des frais de traitement des paiements.

En quoi Toast Catering & Events diffère-t-il de Toast Invoicing ?

Toast Invoicing est une fonctionnalité de base gratuite disponible pour tous les clients de Toast POS. Toast Catering & Events est un module payant conçu spécifiquement pour les restaurants qui font du traiteur et/ou des événements. Bien que les deux puissent créer des factures et recevoir des paiements, Toast Catering & Events comprend des fonctionnalités que Toast Invoicing n'a pas :

• Gestion des prospects — Collecter des informations auprès des invités intéressés via des formulaires en ligne
• Commandes d'événements de banquet (BEO) — Créer des BEO personnalisés pour chaque type d'événement
• Estimations et contrats — Créer des estimations que les invités peuvent approuver et signer
• Vue du calendrier — Suivre les événements à venir et leur statut dans un calendrier partagé

Puis-je configurer la commande en ligne Toast pour les commandes de traiteur ?

Oui. La commande en ligne de traiteur est disponible dans le cadre du forfait Toast Catering & Events Pro. Pour plus d'informations, consultez la section Commande en ligne de traiteur ci-dessous.

Quelles autorisations utilisateur sont requises pour utiliser Toast Catering & Events ?

Pour accéder au module Toast Catering & Events, votre compte utilisateur Web Toast doit avoir soit l'autorisation d'accès Administrateur de restaurant soit Configuration Web, ainsi qu'au moins l'une des suivantes :

• Voir la facturation, le traiteur et les événements
• Modifier la facturation, le traiteur et les événements
• Configurer la facturation, le traiteur et les événements

Pour plus de détails sur les autorisations, consultez le Guide de référence des autorisations.

Que se passe-t-il avec les informations de paiement lorsque je duplique une facture ?

Les paiements ne sont pas copiés. La nouvelle commande apparaîtra comme Impayée.

Comment puis-je empêcher les commandes de traiteur d'apparaître dans tous les contrôles de PDV ?

Pour gérer les commandes qui apparaissent sur votre PDV, accédez à Toast Web > Traiteur et événements > Commandes, sélectionnez Filtres avancés dans le menu déroulant, et assurez-vous qu'aucun filtre ne cause involontairement l'apparition de ces commandes dans tous les contrôles. Personnalisez ce que vous voyez sur le PDV à partir de là.

Comment puis-je ajouter des articles de location d'événements comme des locations de salle, des tables et des chaises ?

Vous avez plusieurs options pour ajouter des fournitures d'événements aux commandes de traiteur :

• Créez un menu appelé Locations et ajoutez des articles pour chaque location avec le prix de location.
• Créez un article ouvert appelé Frais de configuration de la salle.
• Créez des articles par taille de configuration avec des prix différents (par exemple, Frais de configuration de la salle pour 100 — 200 $).
• Mettez en place un frais de service pour les frais liés à la location.

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Clients et prospects

Comment puis-je importer ou exporter ma base de données clients existante ?

Les clients existants peuvent être importés dans Toast Catering & Events en utilisant le bouton Importer des clients sur la page Clients. Vous devez utiliser le modèle disponible à partir du lien Importer des clients. Pour des instructions étape par étape, consultez Commencer avec Toast Catering & Events.

Quelles informations sur les clients puis-je importer ?

Le fichier que vous téléchargez doit être au format CSV avec les informations suivantes dans cet ordre exact :

1. Prénom
2. Nom de famille
3. Nom de l'entreprise
4. Adresse ligne 1
5. Adresse ligne 2 (optionnelle)
6. Ville
7. État
8. Code postal
9. Courriel
10. Numéro de téléphone

Pourquoi le téléchargement de mon client a-t-il échoué ?

Les téléchargements échouent pour plusieurs raisons :

• Format incorrect (pas CSV)
• Entrée invalide
• Informations requises manquantes
• Clients en double

Les informations des clients peuvent-elles être partagées avec mon programme de fidélité Toast ?

Non. Les informations des clients téléchargées sur Toast Catering & Events ne sont pas partagées avec votre programme de fidélité Toast. Pour ajouter ces mêmes clients à votre programme de fidélité, suivez les instructions dans Importer les informations de fidélité.

Puis-je supprimer les clients que j'ai créés lors des tests ?

Non. Vous ne pouvez pas supprimer de clients de la plateforme Toast Catering & Events. Envisagez d'archiver ou de marquer les clients de test dans vos dossiers à la place.

Comment puis-je voir mes plus gros dépensiers en restauration et l'historique des commandes des clients ?

Naviguez vers la Clients page dans Toast Web > Restauration & Événements. Vous pouvez :

• Sélectionnez la colonne Dépenses totales pour trier les clients par dépenses.
• Sélectionnez Télécharger CSV pour exporter les données des clients.
• Sélectionnez un nom de client pour voir un résumé de ses commandes et des statuts de commande.
• Sélectionnez le menu de débordement (⋮) à côté d'une commande pour dupliquer une commande passée.

Quels sont les différents statuts pour les prospects ?

Comment puis-je trouver et configurer mon formulaire de prospects ?

Dans Toast Catering & Events, vous pouvez gérer les prospects via des formulaires en ligne ou en saisissant manuellement les informations des invités. Pour une configuration étape par étape, consultez le Étape 3 : Capturez les prospects et convertissez-les en commandes dans la section de Commencer avec Toast Catering & Events.

Puis-je assigner un responsable des ventes à un client ?

Oui. Accédez à Toast Web > Catering & Events > Clients, sélectionnez un nom de client, puis sélectionnez Modifier dans la section d'information. Utilisez le menu déroulant Responsable des ventes en restauration pour sélectionner un employé, puis enregistrez vos modifications.

Puis-je filtrer les prospects par responsable des ventes assigné ?

Oui. Accédez à Toast Web > Catering & Events > Prospects et sélectionnez le menu déroulant Responsable des ventes pour filtrer la liste des prospects par responsable des ventes.

Puis-je enregistrer l'ID d'exemption fiscale d'un client ?

Oui. Dans Toast Web > Catering & Events > Clients, sélectionnez un client, faites défiler jusqu'à la section Informations, et sélectionnez Modifier. Vous pouvez enregistrer leur ID d'exemption fiscale ici.

Remarque : Enregistrer l'ID d'exemption fiscale dans le profil du client ne marque pas automatiquement la commande comme étant exonérée de taxes. Vous devrez toujours sélectionner Marquer la commande comme exonérée de taxes dans les détails de la commande de restauration.

Puis-je supprimer un prospect en restauration ?

Oui. Accédez à Toast Web > Catering & Events > Prospects, localisez le client, sélectionnez l'icône du menu déroulant, et sélectionnez Supprimer le prospect.

Important : Vous ne pourrez pas annuler cette action.

Où mes invités peuvent-ils consulter les détails de l'événement ?

Vos clients peuvent rester à jour sur les détails de commande de leur événement, les estimations et les paiements via EventView — une page unifiée, magnifiquement conçue, alignée avec le thème de votre restaurant et les paramètres de type de commande. Les invités ont accès à EventView dès qu'ils reçoivent des estimations ou des factures.

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Commandes et fonctionnalités du point de vente

Quels sont les différents statuts des commandes ?

Puis-je dupliquer une ancienne commande de traiteur et d'événements (BEO) ?

Oui. Depuis la page des commandes, sélectionnez le menu à trois points à droite de la ligne de commande que vous souhaitez dupliquer. Cela crée une nouvelle commande identique que vous pouvez modifier selon vos besoins.

Remarque : Si vous ne pouvez pas modifier ou supprimer des éléments sur une commande dupliquée, des éléments de menu archivés peuvent bloquer les modifications. Consultez la section "Avant de contacter le service à la clientèle" ci-dessous pour une solution de contournement.

Puis-je créer une commande de traiteur et d'événements récurrente ?

Oui. Sélectionnez la commande que vous souhaitez répéter sous Commandes, cliquez sur le bouton Actions bleu, puis sélectionnez Répéter cette commande. Vous avez la possibilité de répéter la commande une fois à une date fixe, chaque semaine à un jour et une heure fixes, chaque mois, ou tous les X jours fixes. Sélectionnez Créer des commandes lorsque vous avez terminé.

Quand et où puis-je modifier une commande de traiteur ?

Vous pouvez modifier une commande de traiteur dans n'importe quel état (ouverte ou fermée). Accédez aux détails de la commande et :

• Faites glisser l'icône à six points (⋮⋮) à gauche d'un article pour le réorganiser.
• Sélectionnez + Ajouter un article, + Ajouter des frais de service, ou + Ajouter une remise pour ajouter à la commande.
• Pour les commandes ouvertes : Sélectionnez le menu déroulant (⋮) à droite d'un article pour le modifier ou le supprimer.
• Pour les commandes fermées : Sélectionnez le menu déroulant (⋮) pour annuler un article.

Important : Si la commande est fermée, ajouter ou retirer un article la rouvrira si le solde est ajusté. Vous ne pouvez pas modifier une facture qui a été entièrement payée.

Puis-je modifier un Bon de Commande d'Événement de Banquet (BEO) après qu'il ait été confirmé ?

Oui, mais avec des restrictions basées sur le statut de paiement de la commande :

Si la commande est toujours en statut Ébauche ou Tentative :

• Vous pouvez librement modifier ou supprimer des articles.

Si la commande est Confirmée avec un dépôt payé :

• Vous pouvez toujours ajouter ou modifier des éléments ; un solde restant peut être modifié et ajouté sur le point de vente la nuit de l'événement.
• Le nouveau solde sera reflété dans la facture mise à jour envoyée à l'invité.

Si la commande est Confirmée et entièrement payée :

• Vous ne pouvez pas modifier la facture ; vous devez créer une nouvelle commande pour toute addition.

Puis-je changer la date ou l'heure de l'événement après avoir créé un Bon de Commande de Banquet (BEO) ?

La possibilité de changer la date ou l'heure dépend de la date de l'événement :

Si l'événement est prévu dans le futur :

• Vous pouvez modifier la date et l'heure de l'événement directement à partir des détails de la commande.

Si l'événement est dans le passé (l'heure de début est déjà passée) :

• Le système empêche la modification car le Mode Strict est activé pour les événements passés (une fonctionnalité de sécurité pour éviter les modifications accidentelles).
• Vous avez deux options :
  1. Demandez à l'administrateur de votre compte de désactiver le Mode Strict dans Toast Web > Restauration & Événements > Paramètres, puis modifiez la date.
  2. Annulez la commande actuelle et créez-en une nouvelle avec la date correcte.

Pourquoi mon Bon de Commande de Banquet (BEO) ne s'enregistre-t-il pas ou ne se charge-t-il pas ?

Si vous voyez un message d'erreur en essayant d'enregistrer ou de tarifer une commande de restauration, vérifiez ces causes courantes dans l'ordre :

1. Y a-t-il des éléments de menu archivés dans la commande ?
   • Si un élément de menu, des frais de service, une remise ou une option de restauration a été archivé, cela empêche la commande d'être correctement tarifiée ou chargée.
   • Retirez l'élément archivé de la commande ou contactez le service client pour le faire retirer du backend.
2. Y a-t-il des modifications de menu non publiées ?
   • Si vous avez modifié votre menu mais n'avez pas publié les changements, le système ne peut pas calculer les prix.
   • Accédez à Toast Web > Menus, localisez les modifications non publiées (marquées par une icône de nuage), et sélectionnez l'icône de nuage pour publier.
3. Votre commande utilise-t-elle la tarification par séquence et échange ?
   • La tarification par séquence et échange n'est pas prise en charge dans le module Restauration et Événements.
   • Retirez tous les articles utilisant la tarification par séquence et échange de la commande.
4. Avez-vous les bonnes autorisations ?
   • Vérifiez que vous avez la permission Modifier la facturation, Restauration et Événements.
   • Contactez l'administrateur de votre restaurant si des autorisations manquent.

Si aucune de ces étapes ne résout le problème, contactez le service à la clientèle.

Les commandes de Restauration et Événements sont-elles visibles sur le terminal de point de vente (POS) ?

Vous pouvez trouver vos commandes dans les sections chèques ouverts et chèques précédents du terminal de paiement. Si la commande utilise le flux de travail de dépôt et que la facture est toujours impayée, des articles peuvent être ajoutés et retirés sur le POS si nécessaire.

Quand les commandes de Restauration et Événements apparaissent-elles sur le POS ?

Les commandes de Restauration et Événements sont visibles sur le POS pendant la semaine de l'événement. Les commandes à plus d'une semaine dans le futur ne seront pas visibles par défaut, mais peuvent être trouvées en utilisant Recherche avancée dans le menu déroulant.

Comment faire pour qu'une commande de Restauration et Événements s'affiche sur le POS ?

Les commandes de Restauration et Événements s'afficheront sur le POS une fois qu'elles sont Confirmées.

Puis-je livrer des commandes de Restauration et Événements par le biais des Services de Livraison Toast® ?

Oui. Les Services de Livraison Toast® peuvent être utilisés pour toutes les commandes créées via la Commande en Ligne de Restauration.

Puis-je combiner des tables et des chèques sur le POS ?

Oui. Assurez-vous de sélectionner d'abord le chèque associé à la facture, puis ajoutez toutes les tables ou chèques que vous souhaitez combiner.

Remarque : Actuellement, seules les vérifications sans paiement appliqué peuvent être combinées.

Que dois-je faire si je ne peux pas supprimer un événement brouillon ?

Si vous constatez que vous ne pouvez pas supprimer une commande brouillon, essayez d'annuler d'abord toutes les commandes associées à cet événement.

Comment puis-je imprimer une liste de préparation ou des feuilles de conditionnement pour les commandes de traiteur ?

Pour imprimer des listes de préparation dans Toast Catering & Events :

1. Accédez à Toast Web > Catering & Events > Orders, Invoices, or Calendars.
2. Sélectionnez Imprimer.
3. Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez et les dates pour lesquelles vous le souhaitez.
4. Sélectionnez Télécharger PDF.

Pour des informations détaillées sur les outils de préparation personnalisés, les types de documents et les filtres, consultez Accéder et télécharger des outils de préparation pour les commandes de traiteur et d'événements.

Puis-je prendre une commande de traiteur par téléphone ?

Oui. Si un client appelle et souhaite passer une commande de traiteur, vous pouvez prendre la commande depuis Toast Web :

1. Accédez à Toast Web > Catering & Events > Orders.
2. Sélectionnez Créer une nouvelle commande.
3. Sélectionnez un type d'événement et remplissez le modèle au téléphone avec le client.

Remarque : Vous ne pouvez pas commencer une commande depuis le POS. La création de commandes en ligne est requise.

Pourquoi mes commandes de traiteur ne s'envoient-elles pas automatiquement à la cuisine ?

Vérifiez si l'auto-envoi est activé pour les commandes de traiteur dans les paramètres de vos stations de préparation :

1. Accédez à Toast Web > Settings > Prep Stations.
2. Localisez votre station de préparation de traiteur et vérifiez que le tir automatique est activé.
3. Si le tir automatique est désactivé, activez-le.

Si vous préférez envoyer des commandes manuellement au système d'affichage de la cuisine, sélectionnez la commande et utilisez le bouton Envoyer au KDS.

Pour une configuration détaillée du tir automatique, consultez Configurer le tir automatique des commandes.

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Estimations, factures et dépôts

Aperçu du flux de travail des commandes de traiteur

Un flux de travail typique de Toast Catering & Events suit ces étapes :

1. Lead — L'invité soumet une demande par le biais d'un formulaire de demande ou vous créez manuellement un lead.
2. Estimation — Vous créez et envoyez une estimation à l'invité pour approbation.
3. Approbation — L'invité approuve l'estimation (et la signe, si nécessaire).
4. Demande de dépôt — Vous envoyez une demande de dépôt (généralement un pourcentage du total) ; l'invité paie le dépôt.
5. Paiement du dépôt — L'invité paie le dépôt en ligne ou vous enregistrez manuellement le paiement.
6. Facture — Vous envoyez la facture finale pour le solde restant.
7. Paiement final — L'invité paie le solde restant avant ou lors de l'événement.

Vous pouvez sauter des étapes dans ce flux de travail :

• Envoyez une facture directement sans estimation (les invités n'ont pas toujours besoin d'approuver d'abord).
• Collectez un dépôt, ou sautez les dépôts et collectez le paiement intégral à l'avance.
• Créez des commandes manuellement sans lead.

Quels sont les différents statuts pour les estimations ?

Quels sont les différents statuts des factures ?

Comment gérons-nous les événements où nous devons ajouter de la consommation ?

Lorsque vous devez ajouter de la consommation (frais supplémentaires lors de l'événement), utilisez le flux de travail de dépôt :

• Collectez un dépôt à l'avance pour sécuriser les fonds sans fermer la facture comme entièrement payée.
• Lorsque la facture a un solde restant, elle peut être modifiée et des articles supplémentaires peuvent être ajoutés sur le point de vente.
• Les invités peuvent payer le solde restant sur le point de vente la nuit de l'événement ou via le lien de la facture envoyée par courriel.

Pour une configuration détaillée des dépôts, consultez Gérer les dépôts avec Toast Catering & Events.

Pouvons-nous envoyer une facture de Catering & Events automatiquement une fois le dépôt payé ?

Oui. Après avoir sélectionné Envoyer le dépôt, il y a une option de case à cocher pour envoyer automatiquement la facture du solde une fois le dépôt payé. C'est le dernier paramètre avant de confirmer l'envoi du dépôt.

Comment puis-je définir un pourcentage de dépôt pour une commande de traiteur ?

Lors de la création d'une demande de dépôt, vous pouvez définir le dépôt comme un montant fixe en dollars ou un pourcentage du total de la commande :

1. Naviguez vers Toast Web > Catering & Events > Factures.
2. Sélectionnez la facture à laquelle vous souhaitez ajouter un dépôt.
3. Dans la section Calendrier de paiement, sélectionnez + Ajouter une demande de dépôt.
4. Entrez le dépôt Montant (vous verrez un sélecteur Montant $ / Montant % pour passer entre le montant en dollars et le pourcentage).
5. Ajoutez une Date d'échéance.
6. Sélectionnez Réviser le dépôt et Envoyer le dépôt.

Votre invité pourra payer le dépôt en ligne par carte de crédit, ou vous pouvez enregistrer manuellement un chèque ou un autre mode de paiement.

Quels modes de paiement sont disponibles via Toast Catering & Events ?

Les invités peuvent payer directement en ligne par carte de débit ou de crédit. Si l'invité utilise des paiements en espèces ou ACH en dehors de Toast, vous pouvez enregistrer le paiement dans Toast en créant un champ dans Autres options de paiement.

Pour une configuration détaillée des paiements, consultez Configurer d'autres options de paiement.

Comment les employés reçoivent-ils des pourboires liés aux factures ?

Vous pouvez accepter des pourboires directement sur les factures et les distribuer via Toast Payroll. Aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire pour conserver et distribuer les pourboires ajoutés aux factures.

Accepter des pourboires via une facture :

• Sélectionnez un serveur dans la section Détails du brouillon de la facture qui recevra le pourboire.
• Lorsque vous envoyez la facture à votre client, il pourra ajouter un pourboire après avoir sélectionné Payer cette facture.

Accepter des pourboires sur le POS :

• Après qu'une facture a été envoyée ou qu'un dépôt a été payé, votre commande apparaîtra sur le POS pendant la semaine de l'événement.
• Utilisez le terminal de paiement ou les chèques précédents pour trouver votre commande et ajouter un pourboire comme vous le feriez normalement.

Accepter des pourboires via des frais de service :

• Configurez un frais de service qui est attribué comme pourboire (un pourcentage standard).
• Appliquez-le à la commande en sélectionnant + Ajouter des frais de service dans la section Commande.
• Assurez-vous que votre frais de service est attribué au propriétaire du chèque afin que les employés le reçoivent.

Pour une configuration détaillée des frais de service, consultez Commencer avec les frais de service et les pourboires obligatoires.

Accepter des pourboires par saisie manuelle :

• Si vous saisissez un paiement manuellement en sélectionnant Entrer un paiement, vous pouvez attribuer un serveur et ajouter un pourboire en saisissant le montant total du paiement.
• Un message apparaîtra confirmant que le montant excédentaire sera marqué comme un pourboire.

Remarque : Toast Payroll n'est pas disponible en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni.

Comment puis-je envoyer un contrat avec mon estimation de traiteur ?

Pour ajouter un contrat et envoyer une estimation à votre invité :

1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Commandes et sélectionnez la commande.
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Estimation et contrat.
3. Cochez la case pour Envoyer l'estimation.
4. Cochez la case pour Ajouter les conditions du contrat.
5. (Optionnel) Sélectionnez Exiger une signature si vous souhaitez que l'invité signe.
6. Entrez votre langue de contrat dans la zone de texte et sélectionnez + Ajouter une pièce jointe pour télécharger des fichiers (par exemple, politique d'annulation).
7. (Optionnel) Pour définir des conditions de contrat par défaut pour tous les événements futurs, accédez à Paramètres > Types de commande, modifiez votre type de commande d'événement, faites défiler jusqu'aux paramètres Contrat et entrez les conditions par défaut (peuvent être remplacées par commande).
8. Sélectionnez Examiner l'estimation, puis envoyez votre estimation à votre invité.

Lorsque votre invité reçoit l'estimation, il verra les conditions du contrat avec un champ Signature en bas. Après avoir tapé sa signature, il peut sélectionner Accepter l'estimation et le contrat pour confirmer.

Comment puis-je rembourser ou annuler une commande de restauration confirmée ?

La manière dont vous remboursez ou annulez une commande dépend de si le paiement est encore autorisé ou a été capturé :

Si le paiement est encore AUTORISÉ (dans les deux jours suivant le prélèvement) :

1. Accédez à Restauration et événements > Commandes.
2. Localisez la commande et sélectionnez Actions > Ajuster/annuler le paiement.
3. Vous pouvez ajuster le montant du paiement ou l'annuler entièrement (vous ne pouvez pas rembourser un paiement autorisé ; vous devez plutôt l'annuler).

Si le paiement est CAPTURÉ (groupé ; après deux jours) :

1. Accédez à Restauration et événements > Commandes.
2. Localisez la commande et sélectionnez Actions > Rembourser le paiement.
3. Choisissez votre portée de remboursement : Par article, Montant total, Taxe seulement, ou Montant personnalisé.

Important : Vous êtes limité à un remboursement par transaction. Si des articles sont annulés sur une commande avec un paiement enregistré, vous verrez un solde négatif sur la commande (un crédit dû au client) ; vous pouvez rembourser le solde négatif en utilisant l'option Montant personnalisé, mais cela ne réglera pas le solde.

Si le paiement est NON-CARTES DE CRÉDIT (chèque, ACH ou autre) :

1. Accédez à Restauration et événements > Commandes.
2. Sélectionnez Actions > Ajuster/annuler le paiement.
3. Sélectionnez Annuler le paiement.
4. Utilisez le menu à trois points pour ajouter, annuler ou mettre à jour des articles selon vos besoins.
5. Sélectionnez Actions > Saisir le paiement et ressaisissez les informations de paiement du client.
6. Sélectionnez Traiter le paiement pour compléter.

Remarque : Toutes les commandes de traiteur avec un paiement (annulé ou remboursé) restent dans votre liste de commandes et ne peuvent pas être supprimées, afin de maintenir une tenue de dossiers précise.

Comment puis-je télécharger une copie signée de l'estimation du client ?

Vous pouvez télécharger une copie signée de l'estimation du client si l'estimation a été envoyée et signée :

1. Accédez à Toast Web > Catering & Events > Orders.
2. Sélectionnez la commande ou le nom du client.
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Estimation & Contrat.
4. Sélectionnez l'icône de téléchargement pour télécharger votre estimation signée.

Remarque : Vous ne verrez l'option de télécharger l'estimation signée que si l'estimation a été envoyée et signée par le client.

Puis-je ajouter quelque chose à une facture de Traiteur & Événements une fois qu'elle a été payée ?

Non. Une fois qu'une facture est entièrement payée, vous ne pouvez pas revenir en arrière et la modifier. Vous devez créer une nouvelle commande si vous devez ajouter quelque chose de supplémentaire.

Une bonne pratique consiste à exiger un dépôt pour passer la commande, mais de ne pas la clôturer complètement tant qu'elle n'est pas finalisée ou que l'événement n'est pas terminé.

Pourquoi ma commande de traiteur ne montre-t-elle pas de taxe ?

Vérifiez ces éléments dans l'ordre :

1. L'ordre est-il marqué comme exempt de taxes ?
   • Accédez aux détails de la commande et vérifiez si Marquer la commande comme exempt de taxes a été sélectionné.
   • Si oui, décochez-le à moins que la commande ne doive être exonérée de taxes.
2. Vos éléments de menu sont-ils configurés avec des taux de taxes ?
   • Accédez à Toast Web > Menus > Éléments.
   • Vérifiez que chaque élément de la commande a un taux de taxe attribué (pas "Pas de taxe").
3. La taxe est-elle activée à votre emplacement ?
   • Accédez à Toast Web > Paramètres > Emplacements.
   • Vérifiez que votre emplacement a la taxe activée et que le bon taux de taxe est configuré.

Si aucune de ces étapes ne résout le problème, contactez le service à la clientèle.

Comment ajouter des frais de service ou un pourboire à un Bon de Commande de Banquet (BEO) ?

Les frais de service doivent d'abord être configurés dans les paramètres de votre menu, puis ajoutés à la commande :

Configurez les frais de service :

1. Accédez à Toast Web > Paramètres > Frais de service ou Paiements > Configuration des chèques et des reçus > Frais de service.
2. Créez un frais de service (par exemple, "Frais de livraison" ou "Frais de service — 18 %").
3. Configurez-le comme un pourcentage ou un montant fixe ; assignez-le éventuellement comme un pourboire obligatoire.

Ajoutez les frais de service à votre commande :

1. Ouvrez la commande de traiteur et accédez à la section Commande.
2. Sélectionnez + Ajouter des frais de service.
3. Choisissez le frais de service que vous avez créé.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous rencontrez une erreur concernant un frais de service archivé :

• Accédez à Paramètres > Frais de service.
• Trouvez le frais de service archivé et désarchivez-le, OU
• Retirez l'élément de frais de service de la commande.

Pour une configuration détaillée des frais de service, consultez Commencer avec les frais de service et les pourboires obligatoires.

Puis-je sauter le flux de travail d'estimation et aller directement à la facture ?

Oui. Vous pouvez sauter l'étape d'estimation si vous avez déjà l'approbation du client hors ligne. Au lieu de créer une estimation :

1. Accédez à Restauration & Événements > Commandes et sélectionnez votre commande.
2. Sélectionnez Actions > Créer une facture directement (au lieu de Créer une estimation).
3. Envoyez la facture à votre client.

La commande passera de Brouillon directement à Confirmé lorsque vous enverrez la facture, sans nécessiter l'approbation de l'estimation.

Pourquoi ne puis-je pas télécharger ou voir mon estimation de restauration ?

Si vous ne pouvez pas télécharger votre estimation, vérifiez :

1. L'estimation a-t-elle été envoyée ?
   • Vous ne pouvez télécharger qu'une estimation qui a été envoyée au client.
   • Si elle est encore en brouillon, envoyez-la d'abord.
2. L'estimation a-t-elle été signée (si une signature était requise) ?
   • Si vous avez requis une signature, l'estimation doit être signée par le client avant de pouvoir être téléchargée.
   • Attendez que l'invité approuve et signe l'estimation.

Pour les estimations non signées ou l'exportation PDF :

• Naviguez vers la commande et sélectionnez Réviser l'estimation pour voir un aperçu.
• À partir de l'aperçu, vous pouvez imprimer ou enregistrer en PDF en utilisant la fonction d'impression de votre navigateur.

Pourquoi reçois-je une erreur "l'email est associé à un autre client" ?

Toast empêche qu'une même adresse email soit utilisée pour plusieurs clients dans votre base de données de Restauration et Événements. C'est une mesure de protection de l'intégrité des données.

Solution de contournement :

• Utilisez une adresse email différente pour ce client (par exemple, ajoutez un identifiant de département ou de localisation : jane@restaurant.com ou jane.events@restaurant.com).
• Ou utilisez uniquement un numéro de téléphone (l'email n'est pas requis pour créer un prospect ; seul un numéro de téléphone est requis).

Si l'adresse email appartient à un client archivé, contactez le Service à la clientèle pour résoudre le conflit.

Important : Si vous ne pouvez toujours pas enregistrer votre commande après avoir vérifié ces éléments, consultez la section "Avant de contacter le Service à la clientèle" ci-dessous.

Avant de contacter le Service à la clientèle

Que faire si je ne peux pas supprimer ou modifier des éléments sur un Bon de Commande d'Événement Banquet (BEO) dupliqué ?

Les éléments de menu archivés empêchent les modifications dans l'interface utilisateur. Si vous avez dupliqué une ancienne commande et que vous voyez maintenant des éléments que vous ne pouvez pas modifier ou supprimer :

Essayez de supprimer l'élément :

• Sélectionnez le menu de débordement (⋮) à côté de l'élément et voyez si une option de suppression ou de retrait est disponible.

Si la suppression n'est pas disponible :

• L'élément a été archivé de votre menu après avoir été ajouté à cette commande.
• Vous ne pouvez pas supprimer les éléments archivés via l'interface utilisateur ; contactez le service client pour les faire supprimer du backend.

Solution de contournement :

• Annulez cette commande dupliquée.
• Créez une nouvelle commande à partir de zéro en utilisant vos éléments de menu actuels.

Que faire si je reçois une erreur "limite de stockage de factures atteinte" ?

Toast Catering & Events propose un niveau de facturation gratuit avec une limite sur les factures stockées. Si vous avez atteint votre limite gratuite :

Archivez les anciennes factures :

• Naviguez vers Catering & Events > Factures.
• Sélectionnez les anciennes factures qui sont entièrement payées et archivées (marquez-les comme archivées si votre interface utilisateur le permet).
• Cela libère de l'espace de stockage pour de nouvelles factures.

Améliorez votre facturation :

• Contactez le service client pour discuter des options de mise à niveau pour des limites de stockage plus élevées.

Que faire si je vois une erreur de frais de service archivée sur ma commande ?

Si vous obtenez une erreur comme "Le frais de service [Nom] a été archivé et ne peut pas être utilisé," le frais de service a été archivé après avoir été ajouté à cette commande :

Déarchivez le frais de service (si vous en avez encore besoin) :

• Accédez à Paramètres > Frais de service.
• Trouvez le frais de service archivé et sélectionnez Déarchiver.
• Retournez à votre commande ; l'erreur devrait disparaître.

Ou retirez le frais de service de la commande :

• Dans les détails de la commande, trouvez l'élément de frais de service archivé.
• Sélectionnez le menu de débordement (⋮) et supprimez-le.
• Cela supprimera l'erreur sans décompresser la charge.

Si aucune des options ne résout l'erreur, contactez le service à la clientèle.

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Rapports sur le service de traiteur et les événements

Comment fonctionne le rapport avec Toast Catering & Events ?

Toast Catering & Events propose des rapports imprimables qui incluent des informations spécifiques sur vos commandes à venir et passées. Pour accéder à ces rapports :

1. Sélectionnez le bouton Imprimer les commandes en haut de la page Calendrier, Factures ou Commandes.
2. Choisissez le type de rapport que vous souhaitez télécharger et imprimer.
3. Sélectionnez votre plage de dates et vos filtres.

Pour une liste détaillée de chaque type de rapport disponible, des filtres, des options d'exportation et de la manière dont les données de rapport sont calculées, consultez Vue d'ensemble des rapports de Toast Catering et Events.

Comment puis-je utiliser la vue Calendrier de Catering & Events ?

Dans Catering & Events, la vue Calendrier vous permet de voir tous vos événements à venir et passés afin que vous puissiez suivre votre calendrier de traiteur et savoir pour quels événements votre personnel doit se préparer. Pour des instructions étape par étape, consultez Vue d'ensemble des rapports de Toast Catering et Events.

Pourquoi mes commandes de traiteur ne se synchronisent-elles pas avec le Calendrier ?

Si les commandes n'apparaissent pas dans la vue Calendrier après leur création, vérifiez ces éléments dans l'ordre :

1. Le "Traiteur - Ramassage" est-il activé dans les Commandes supplémentaires ?
   • Accédez à Toast Web > Catering & Events > Paramètres > Commandes supplémentaires.
   • Dans le menu déroulant Options de restauration, sélectionnez Traiteur - Ramassage.
   • Dans le menu déroulant Sources de commande, sélectionnez En magasin.
   • Sélectionnez Enregistrer.
2. La commande est-elle confirmée ?
   • Seules les commandes confirmées apparaissent dans la vue Calendrier par défaut.
   • Assurez-vous que le statut de votre commande est Confirmé, et non Ébauche ou Tentatif.
3. La date de la commande est-elle dans le futur ?
   • Les commandes avec des dates d'événements dans le passé n'apparaîtront pas dans la vue Calendrier.
   • Vérifiez si la date de l'événement de votre commande est correctement définie.

Si les commandes n'apparaissent toujours pas après avoir vérifié ces éléments, contactez le service à la clientèle.

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Commandes en ligne pour le service de traiteur

Qu'est-ce que la commande en ligne de traiteur ?

La commande en ligne de traiteur est une fonctionnalité disponible dans le cadre du forfait Toast Catering & Events Pro. Elle permet à vos invités de passer des commandes de traiteur directement via un portail de commande en ligne sur votre site web, similaire à la commande en ligne régulière de Toast, mais adaptée aux commandes de traiteur et d'événements.

Avec la commande en ligne de traiteur, les invités peuvent :

• Parcourir vos menus de traiteur.
• Sélectionner des articles, des quantités et des personnalisations.
• Demander des détails sur l'événement (date, heure, nombre d'invités).
• Passer leur commande et payer en ligne.
• Suivre le statut de leur commande.

Puis-je configurer la commande en ligne Toast pour les commandes de traiteur ?

Oui. La commande en ligne de traiteur est disponible dans le cadre du forfait Toast Catering & Events Pro. Pour des instructions détaillées sur la configuration et la configuration, voir Commencer avec la commande en ligne de traiteur.

Les services de livraison Toast® peuvent-ils être utilisés pour les commandes de traiteur et d'événements ?

Oui. Les services de livraison Toast® peuvent être utilisés pour toutes les commandes passées par le biais de la commande en ligne pour traiteur.

Comment configurer un menu de commande en ligne pour traiteur ?

Les menus de commande en ligne pour traiteur fonctionnent de manière similaire aux menus de commande en ligne réguliers de Toast. Pour une configuration étape par étape, les options de configuration et la personnalisation des menus, consultez Démarrer avec la commande en ligne pour traiteur.

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Articles connexes

• Démarrer avec le traiteur et les événements Toast
• Gérer les dépôts avec le traiteur et les événements Toast
• Créer et gérer des pistes avec le traiteur et les événements Toast
• Aperçu des rapports sur le traiteur et les événements Toast
• Accéder et télécharger des outils de préparation pour les commandes de traiteur et d'événements

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