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Classe Toast - Commencez avec Restauration et événements de Toast

Dans cet article :

Restauration et événements de Toast : Questions générales
Clients et prospects
Commandes et fonctionnalités du POS
Estimations, factures et dépôts
Production de rapports
Ressources complémentaires

Restauration et événements de Toast n'est actuellement pas disponible en Australie. Revenez bientôt pour des mises à jour.

Restauration et événements de Toast : Questions générales

Comment puis-je ajouter Restauration et événements de Toast?

Si vous êtes un client existant de Toast, vous pouvez acheter ce module dans le Boutique Toast. Vous pouvez également suivre Commencer avec Restauration et événements de Toast pour les étapes d'intégration.

Combien coûte le module Restauration et événements de Toast ?

Le prix de liste actuel pour ce module est de 100 $/mois.

Toast facture-t-il une commission ou des frais supplémentaires pour ces commandes de factures de restauration ?

Nous ne facturons aucune commission pour ces commandes ! Cependant, veuillez noter que les paiements en ligne acceptés des invités sont traités comme des transactions sans carte et sont soumis à des frais de traitement.

En quoi Restauration et événements de Toast diffère-t-il de la Facturation Toast ?

Facturation Toast est une fonctionnalité de base gratuite disponible pour tous les clients de Toast POS. Restauration et événements de Toast est un module payant conçu spécifiquement pour les restaurants qui font de la restauration et/ou des événements. Bien que certains clients utilisent la Facturation Toast pour créer des factures et recevoir des paiements pour leurs commandes, elle n'a pas certaines des fonctionnalités plus robustes que Restauration et événements de Toast. Avec Restauration et événements de Toast, les clients de Toast ont accès à :

Gestion des prospects - Collectez des informations auprès des invités intéressés sur votre site web
Commandes d'événements de banquet - Créez des BEO qui fonctionnent pour chaque occasion
Estimations et contrats - Créez des estimations que vos invités peuvent approuver et signer
Vue du calendrier - Suivez les événements à venir et leur statut dans un calendrier partagé

Est-il possible de configurer la commande en ligne avec Toast pour les commandes de traiteur en utilisant ce module de Restauration et événements ?

La commande en ligne pour le traiteur est maintenant disponible dans le cadre du forfait Pro Restauration et événements. Pour plus d'informations, consultez Commencer avec la commande en ligne pour le traiteur.

Quelles autorisations utilisateur sont requises pour utiliser le module Restauration et événements ?

Pour accéder au module Restauration et événements de Toast, votre compte utilisateur Web Toast doit avoir soit le 4. Administrateur du restaurant ou 6. L'autorisation d'accès à la configuration Web est attribuée à votre emploi ou profil, ainsi qu'à au moins une des options suivantes : 4.16 Afficher la facturation, Restauration et événements, 4.17 Modifier la facturation, Restauration et événements, ou 4.18 Configurer la facturation, Restauration et événements. Pour en savoir plus sur les autorisations, consultez cet article de Toast Central : Guide de référence des autorisations.

Lorsque vous dupliquez des factures, que se passe-t-il avec les informations de paiement dans la commande ? Est-ce que cela s'attache à la facture qui a été dupliquée ?

Les paiements ne sont pas copiés. La nouvelle commande apparaîtra comme impayée.

Comment puis-je empêcher les commandes de traiteur d'apparaître dans tous les chèques du POS ?

Pour gérer les commandes qui apparaissent sur votre POS, vous pouvez vérifier les Filtres avancés dans le menu déroulant pour vous assurer qu'aucun filtre ne cause involontairement l'apparition de ces commandes sur tous les chèques, et personnaliser ce que vous voyez sur le POS.

Je loue également des fournitures pour événements telles que des locations de salles, des tables et des chaises. Comment puis-je configurer cela dans Toast Restauration et événements ?

Il existe plusieurs options pour ajouter des fournitures pour événements dans Restauration et événements :

- - Vous pouvez les ajouter à une facture/devis en créant un menu appelé locations. À partir de là, vous pouvez créer des articles pour tous les articles de location que vous avez, et le prix de l'article serait ce pour quoi vous le louez.
  - Vous pourriez créer un article ouvert, Frais de configuration de la salle.
  - Vous pourriez créer des articles en fonction de la taille de la configuration avec des prix différents, un Frais de configuration de la salle pour 100 - 200 $.
  - Vous pourriez mettre en place des frais de service.

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Clients et prospects

Comment puis-je importer ou exporter ma base de données clients existante?

Les clients existants peuvent être importés dans la page Clients de Restauration et événements de Toast en utilisant le bouton Importer des clients sur la page Clients. Notez que vous devez utiliser le modèle disponible sur le lien Importer des clients. Pour plus d'informations, consultez la section Outil d'importation de clients pour Restauration et événements de l'article Commencer avec Toast Restauration et événements.

Quelles informations sur les clients peuvent être importées dans Toast pour les factures ?

Le fichier que vous téléchargez doit être au format CSV incluant les informations suivantes dans cet ordre spécifique.

- - Prénom
  - Nom de famille
  - Nom de l’entreprise
  - Ligne d'adresse 1
  - Ligne d'adresse 2 (facultatif)
  - Ville
  - État ou province
  - Code postal
  - Courriel
  - Numéro de téléphone

Pourquoi mon téléchargement de client a-t-il échoué ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un téléchargement pourrait échouer :

- - format incorrect
  - entrée invalide
  - informations manquantes
  - clients en double

Ces informations sur le client peuvent-elles être partagées avec mon programme de fidélité Toast ?

Non. Une fois que les informations sur le client ont été téléchargées sur la plateforme de facturation Toast, ces données ne sont pas partagées avec votre programme de fidélité Toast. Cependant, ces mêmes clients peuvent être téléchargés dans votre programme de fidélité en suivant les instructions dans cet article de Toast Central, Importer les informations de fidélité.

Remarque : Ce sont deux téléchargements distincts.

J'ai effectué des commandes tests avec Catering & Events avant de passer en direct. Puis-je supprimer les clients que j'ai créés ?

Non, pour le moment, vous ne pouvez pas supprimer de clients de la plateforme Catering & Events.

Comment puis-je voir mes plus gros dépensiers en restauration ? Historique des commandes des clients ?

Accédez à la page Clients dans le module Catering & events. Vous pouvez cliquer sur la colonne Dépenses totales pour trier ces données, et sur le Télécharger CSV pour exporter ces informations. Si vous sélectionnez un nom de client, vous verrez un résumé de ses commandes (et le statut de chaque commande). Vous pouvez même dupliquer une commande passée en sélectionnant le menu déroulant (⋮) à droite d'une commande.

Quels sont les différents statuts pour les prospects et que signifient-ils ?

	Une piste a été créée, mais elle n’a pas été contactée ou considérée non qualifiée pour procéder.
	Un contact a été établi avec une piste, mais une commande n'a pas encore été créée.
	Cette piste ne pourra pas être convertie en commande.
	Cette piste a été convertie avec succès en commande de service traiteur.

Comment puis-je trouver et configurer mon formulaire de piste ?

Dans le module Restauration et événements de Toast, vous pouvez facilement gérer les pistes grâce à des formulaires en ligne que vos clients peuvent remplir pour vous donner leurs informations, ou en saisissant manuellement les informations des invités de votre côté. Des instructions étape par étape peuvent être trouvées dans cet article de Toast Central, Optimiser la restauration et les événements de Toast, ou dans la vidéo ci-dessous !

Puis-je assigner un responsable des ventes à un client ?

Oui! Naviguez vers Clients dans le module Restauration et événements, sélectionnez un nom de client, puis sélectionnez Modifier dans la section d'information. Utilisez le menu déroulant du responsable des ventes en restauration pour sélectionner un employé à ajouter à ce client, puis enregistrez vos modifications.

Puis-je filtrer les pistes assignées par le responsable des ventes ?

Oui! Naviguez vers Pistes dans le module Restauration et événements, sélectionnez le menu déroulant du responsable des ventes pour filtrer la liste des pistes par responsable des ventes sélectionné.

Puis-je enregistrer l'ID d'exemption fiscale d'un client ?

Oui, vous pouvez enregistrer l'ID d'exemption fiscale d'un client sous son profil client. Dans le menu Restauration et événements, naviguez vers Clients. Sélectionnez le client que vous souhaitez modifier, faites défiler vers le bas jusqu'à la section intitulée "Informations", et sélectionnez Modifier. Vous pouvez enregistrer leur ID d'exemption fiscale ici.

Remarque : Enregistrer l'ID d'exemption fiscale dans le profil client ne marquera pas automatiquement la commande comme étant exonérée de taxes. Vous devrez toujours sélectionner "Marquer la commande comme exonérée de taxes" dans les détails de la commande de restauration.

Puis-je supprimer une piste de Restauration et événements ?

Oui! Accédez à Leads dans le module Catering & events, recherchez le client et sélectionnez l'icône de menu réduit et sélectionnez Supprimer le lead.

Remarque : Vous ne pourrez pas annuler cette action si le lead est supprimé.

Où mes invités peuvent-ils voir les détails de leur événement ?

Vos clients peuvent rester à jour sur les détails de leur commande d’événement, leurs estimations et leurs paiements via une page unifiée et magnifiquement personnalisée à votre image de marque. Ils auront accès à EventView dès qu'ils recevront des estimations ou des factures. Le thème de la page sera entièrement aligné avec votre image de marque et vos paramètres de type de commande.

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Commandes de restauration et événements et fonctionnalités de point de vente

Quels sont les différents statuts des commandes et que signifient-ils ?

	Aucun des éléments suivants n'a été partagé avec l'invité : estimation, acompte ou facture.
	Une estimation ou un acompte a été envoyé à l'invité.
	Une estimation a été approuvée, un acompte a été payé, une facture a été envoyée ou tout paiement a été reçu.
	La date de la commande de restauration a eu lieu et la commande est entièrement payée. Aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
	La commande de restauration a été annulée ou remboursée.

Puis-je dupliquer une ancienne commande de restauration et d'événements ?

Oui! Depuis la page des commandes, sélectionnez le 3 points à droite de la ligne de commande que vous essayez de dupliquer. Cela créera une nouvelle commande identique. Vous pouvez ensuite modifier n'importe quelle partie de la nouvelle commande comme bon vous semble.

Puis-je créer une commande de restauration et d'événements récurrente ?

Oui! Sélectionnez la commande que vous souhaitez répéter sous la section Commandes et sélectionnez le bouton bleu Actions. Sélectionnez Répéter cette commande. Vous avez maintenant la possibilité de faire répéter cette commande une fois à une date fixe, chaque semaine à un jour et une heure fixes, chaque mois, ou tous les nombres de jours fixes. Sélectionnez Créer des commandes lorsque vous avez terminé.

Quand et où puis-je modifier une commande de restauration ?

Dans Toast Web, vous pouvez modifier une commande de restauration dans n'importe quel état (ouverte ou fermée). Accédez aux détails de la commande et pour toute commande vous pouvez :

- - Cliquez et faites glisser le icône à six points (⋮⋮) à gauche d'un article pour le réorganiser dans la liste des commandes.
  - Sélectionnez + Ajouter un article, + Ajouter des frais de service, ou + Ajouter une remise pour ajouter à la commande.

Pour les commandes ouvertes spécifiquement : Sélectionnez le menu déroulant (⋮) à droite d'un article pour modifier (mettre à jour les quantités, ajuster les modificateurs, ajouter ou supprimer des frais de service) ou le supprimer. Pour les commandes fermées spécifiquement : Sélectionnez le menu déroulant (⋮) pour annuler un article.

Remarques :

- Si la commande est fermée, ajouter ou supprimer un article la rouvrira si le solde est ajusté.
- Vous ne pouvez pas modifier une facture qui a été entièrement payée.

J'ai des problèmes pour charger ou enregistrer une commande de Restauration & Événements. Que dois-je faire?

Si vous voyez le message d'erreur ci-dessous, cela signifie qu'une facture ou une commande de restauration ne peut pas être tarifée ou que la portion d'article du menu du chèque ne se charge pas, il y a quelques raisons pour lesquelles cela peut se produire.

1. Vérifiez que chaque article de la commande est toujours sur le menu. (Archiver un article de menu qui est sur une facture brouillon ou ouverte causera des problèmes).
2. Vérifiez que tous les frais de service, remises ou options de restauration sur la facture/commande sont toujours sur le menu.
3. Assurez-vous que les articles de la commande n'ont pas de tarification de séquence et d'échange activée (la séquence et l'échange ne sont pas pris en charge sur la facturation ou dans le module Restauration & Événements).
4. Si vous avez suivi les étapes 1-3 et que vous avez toujours des problèmes :
  1. Annulez la facture en question.
  2. Publiez les Modifications non publiées en sélectionnant l'icône de nuage dans le coin supérieur droit.
  3. Recréez votre facture.

Les commandes de Restauration & Événements sont-elles visibles dans le POS ?

Vous pouvez trouver vos commandes dans la section chèques ouverts du terminal de paiement et des chèques précédents. Si la commande utilise le flux de travail de dépôt, et que la facture est toujours impayée, des articles peuvent être ajoutés et retirés sur le POS si nécessaire.

Quand les commandes de Restauration & Événements apparaissent-elles dans le POS ?

Les commandes de Restauration & Événements sont visibles sur le POS pendant la semaine d'un événement. Les commandes plus éloignées d'une semaine ne seront pas visibles dans le POS par défaut, mais peuvent être trouvées en utilisant la fonction de recherche avancée dans le menu débordant.

Comment faire pour qu'une commande de Restauration & Événements apparaisse sur le POS ?

Les commandes de Restauration & Événements apparaîtront sur le POS une fois qu'elles sont confirmées.

Puis-je faire livrer des commandes de Restauration & Événements par les Services de Livraison Toast® ?

Les services de livraison Toast® peuvent être utilisés pour toutes les commandes sur la commande en ligne de traiteur.

Puis-je combiner des tables et des factures sur le POS ?

Oui! Assurez-vous de sélectionner d'abord la facture associée à la facture, puis toutes les tables/factures que vous souhaitez ajouter.

Remarque : Actuellement, seules les factures sans paiement peuvent être combinées.

Que dois-je faire si je ne peux pas supprimer un événement qui est en brouillon ?

Si vous constatez que vous ne pouvez pas supprimer un brouillon d'un événement, essayez d'annuler d'abord toutes les commandes associées à cet événement.

Comment puis-je imprimer une liste de préparation ou des feuilles de colis pour les commandes ?

Pour imprimer une liste de préparation dans Catering & Events, vous devez :

1. 1. Sur le site Web de Toast, accédez à Catering & events > Commandes, Factures ou Calendriers.
  2. Sélectionnez Imprimer.
  3. À partir de là, vous pouvez sélectionner le type de rapport que vous souhaitez imprimer et les dates pour lesquelles vous le souhaitez.

Puis-je prendre une commande par téléphone ?

Oui, vous le pouvez ! Si vous avez un client qui appelle et souhaite passer une commande de traiteur ou d'événement, vous pouvez prendre la commande depuis le site Web de Toast.

Vous ne pouvez pas commencer une commande depuis le POS. Vous devrez suivre les étapes ci-dessous :

1. 1. Sur Toast Web, accédez à la section Catering & events.
  2. Sélectionnez commandes dans le panneau de gauche, t puis sélectionnez Créer une nouvelle commande.
  3. À partir de là, vous sélectionnerez un type d'événement et remplirez le modèle au téléphone avec le client.

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Estimations, Factures et Dépôts

Quels sont les différents statuts des estimations et que signifient-ils ?

	L'estimation n'a pas été envoyée.
	L'estimation a été envoyée mais n'a pas été approuvée.
	L'estimation a été approuvée et un acompte ou une facture peut être envoyé.

Quels sont les différents statuts des factures et que signifient-ils ?

	La facture n'a pas été envoyée.
	La facture a été envoyée à la cuisine, mais n'a pas été payée/n'est pas encore échue.
	La facture a un paiement complet appliqué et un solde de 0 $.
	La facture a dépassé sa date d'échéance et a un solde dû.
	Le paiement provient d'un jour précédent et un paiement complet ou partiel a été remboursé.
	Le paiement est antérieur au lot d'aujourd'hui et un paiement complet ou partiel a été annulé.

Nous faisons des événements où nous devons ajouter de la consommation. Le module de restauration et d'événements de Toast peut-il aider avec cela ?

Oui! Utiliser des acomptes vous permet de sécuriser des fonds sans fermer une facture comme payée. Lorsque la facture a un solde restant, elle peut être modifiée et ajoutée sur le POS. De nombreux événements en personne ajoutent généralement leur consommation sur le POS. À partir de là, les clients peuvent payer directement sur le POS le soir même, ou en utilisant la facture automatiquement mise à jour via le lien envoyé par courriel. Voir la section Collecter un dépôt de cet article de Toast Central, Commencer avec la restauration et les événements.

Pouvons-nous envoyer une facture de restauration et d'événements automatiquement une fois le dépôt payé ?

Bien sûr ! Nous avons une case à cocher pour cela après avoir cliqué pour envoyer un dépôt. Vous le trouverez comme dernier paramètre avant de confirmer.

Quels modes de paiement sont disponibles via Toast Restauration et Événements ?

Les invités peuvent payer directement en ligne en utilisant une carte de débit ou de crédit. Les invités peuvent également payer en espèces, mais si l'invité utilise des paiements ACH en dehors de Toast, cela peut être enregistré dans Toast en créant un champ dans Autres options de paiement.

Comment les employés reçoivent-ils des pourboires liés aux factures ?

Vous pouvez accepter des pourboires directement sur les factures et les distribuer via la paie Toast. Aucune étape supplémentaire n'est nécessaire pour conserver et distribuer les pourboires ajoutés aux factures.

Remarque : Les pourboires doivent être attribués à un employé spécifique, qui a un rôle de travail faisant partie d'une politique de pourboire, afin qu'ils soient transférés à la paie Toast.

- - Accepter des pourboires via une facture : Assurez-vous de sélectionner un serveur qui reçoit le pourboire avant d'envoyer la facture dans la section Détails d'un brouillon de facture. Lorsque vous envoyez la facture à votre client, il pourra ajouter un pourboire après avoir sélectionné le bouton Payer cette facture.
  - Accepter des pourboires sur le POS : Après qu'une facture a été envoyée ou qu'un dépôt a été payé, votre commande apparaîtra sur le POS la semaine de l'événement. Utilisez le terminal de paiement ou les chèques précédents pour trouver votre commande et ajouter un pourboire comme vous le feriez normalement sur le POS. Voir Modifier les pourboires sur un chèque fermé pour en savoir plus.
  - Accepter les pourboires via des frais de service : Utiliser des frais de service qui sont attribués comme pourboire peut être fait sur les commandes de Restauration et Événements si vous facturez un pourcentage standard comme pourboire. Une fois que vous avez vos frais de service prêts, appliquez-les à la commande après avoir ajouté des articles en sélectionnant + Ajouter des frais de service dans la section Commande d'un brouillon de facture.
    - Assurez-vous que vos frais de service sont attribués au propriétaire du chèque. Vous pouvez le faire en naviguant vers Paiements > Chèques et configuration des reçus > Frais de service et en sélectionnant les frais de service pour modifier ses paramètres. Lorsque les employés reçoivent les frais de service, cela est connu comme un pourboire obligatoire. En savoir plus dans Commencer avec les frais de service et les pourboires obligatoires.
  - Accepter les pourboires en saisissant manuellement les paiements sur une facture : Si vous saisissez un paiement manuellement (en sélectionnant Saisir un paiement sur la facture), vous pouvez attribuer un serveur à la facture et ensuite ajouter un pourboire en saisissant le montant total du paiement. Un message apparaîtra confirmant que le montant excédentaire sera marqué comme un pourboire.

Remarque : Toast Payroll n'est pas disponible en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni.

Comment puis-je rembourser ou annuler une commande de Restauration et Événements ?

Visitez Rembourser ou annuler les commandes de Toast Restauration et Événements pour plus d'informations.

Comment puis-je télécharger la copie signée de l'estimation du client ?

Vous pouvez télécharger une copie signée de l'estimation du client en naviguant d'abord vers Restauration et Événements dans la barre de menu de gauche.

- - Dans la barre de menu Restauration et Événements, sélectionnez Commandes.
  - Sélectionnez le nom de la commande ou du client pour lequel vous souhaitez voir l'estimation signée dans la liste des commandes.
  - Faites défiler vers le bas jusqu'à la section intitulée "Estimation & Contrat".
  - Sélectionnez l'icône mise en évidence dans l'image ci-dessous pour télécharger votre estimation signée.

Remarque : Vous ne verrez l'option de télécharger l'estimation signée que si l'estimation a été envoyée et qu'elle a été signée. Elle ne sera pas disponible au téléchargement tant qu'elle n'est pas signée et complète.

Puis-je ajouter quelque chose à une facture de Restauration & Événements une fois qu'elle a été payée?

Non, une fois qu'une facture est entièrement payée, vous ne pouvez pas revenir en arrière et modifier. Vous pouvez créer une nouvelle commande si vous devez ajouter quelque chose de supplémentaire.

Une bonne pratique consiste à exiger un acompte pour passer la commande, mais ne pas la clôturer complètement tant qu'elle n'est pas finalisée ou que l'événement n'est pas terminé.

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FAQ sur les rapports de Restauration & Événements

Comment fonctionnent les rapports avec Toast Restauration & Événements?

Le module Restauration & Événements de Toast propose des rapports imprimables qui incluent des informations spécifiques sur vos commandes à venir et passées. Pour accéder à ces rapports, sélectionnez le bouton Imprimer les commandes en haut de la page du calendrier, ainsi que sur les pages des factures et des commandes. Après avoir sélectionné ce bouton, vous pouvez choisir quel type de rapport vous souhaitez télécharger et imprimer. Une liste détaillée de chaque rapport imprimé peut être trouvée ici ou dans la vidéo ci-dessous!

Les commandes créées en utilisant la facturation Toast apparaissent dans les rapports Toast différemment selon la date de réalisation et la date à laquelle la facture a été payée. Consultez cet article de Toast Central, Rapports pour la facturation Toast, pour des informations détaillées sur la façon dont les données de facturation apparaissent dans les rapports (spécifiquement dans le rapport de résumé des ventes).

Comment puis-je utiliser la vue calendrier de Restauration & Événements?

Dans le module Restauration & Événements de Toast, la vue calendrier vous permet de voir tous vos événements à venir et passés afin que vous puissiez suivre votre emploi du temps de restauration et savoir quels événements votre personnel doit planifier. Des instructions étape par étape peuvent être trouvées ici ou dans la vidéo ci-dessous !

Puis-je configurer des commandes de traiteur externes pour qu'elles apparaissent dans la vue Calendrier et le rapport de liste de préparation ?

Oui - suivez ces étapes pour configurer les commandes de traiteur externes afin qu'elles apparaissent dans la vue Calendrier :

Dans Service traiteur et événements, naviguez vers Paramètres.
Faites défiler vers le bas jusqu'à Commandes supplémentaires, et dans le menu déroulant Options de restauration , sélectionnez Traiteur - Ramassage.
Dans le menu déroulant Sources de commande, sélectionnez En magasin.
Enregistrez vos modifications.

Maintenant, toutes les commandes qui répondent aux critères apparaîtront automatiquement dans la vue Calendrier et sur le rapport de liste de préparation.

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Ressources supplémentaires

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