Commencer avec la planification dans Toast Web

Dans cet article :

Introduction à la planification dans Toast Web
- Planification de base c. Planification Pro
Avant de commencer
Configurer la planification dans Toast Web
- Configurer vos employés pour la planification}}-end-of-message-
Rôles du système de planification (autorisations)
- Attribuer ou mettre à jour le rôle du système de planification d'un utilisateur
- Champ Gestionnaire à aviser
Groupes et emplacements de planification
Connecter ou mettre à niveau les emplacements Toast Web avec Sling
Clients existants de Sling et de Toast
Clients existants de Sling nouveaux sur Toast
Articles connexes

Introduction à la planification dans Toast Web

La planification est une nouvelle fonctionnalité de Toast qui vous permet de créer des quarts de travail, de gérer les congés et de maintenir l'horaire de votre entreprise directement depuis Toast Web. Toutes les actions que vous effectuez dans la planification sont également reflétées dans Sling. Les entreprises qui utilisent la planification dans Toast Web recevront un accès gratuit à leur propre interface Sling qui reflète leur expérience de planification. Les employés peuvent utiliser l'application MyToast pour gérer leur expérience de planification; toutefois, il n'y a aucune fonction de planification dans l'application Toast Now.

La planification fonctionne bien avec Toast IQ. Une fois la configuration de la planification terminée, visitez la section Planification et Toast IQ de Gérer la planification dans Toast Web (pour les employeurs) pour voir comment Toast IQ peut vous aider à créer et à maintenir votre horaire. Avec la planification Pro, Toast IQ peut même créer votre horaire complet.

Remarque : Toast Scheduling, Sling Scheduling et Sling by Toast font tous référence à des versions du même produit. L'onglet Planification dans Toast Web est l'une des interfaces où vous pouvez l'utiliser; la plateforme Sling à getsling.com est l'autre.

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Planification de base c. Planification Pro

La planification de base est la version fondamentale automatiquement incluse dans tous les abonnements des clients Toast POS à emplacement unique. La planification de base comprend une variété de fonctionnalités que vous pouvez comparer à la planification Pro dans Sling by Toast : Comparer la planification de base et la planification Pro.

En bref, la planification Pro comprend toutes les fonctionnalités de la planification de base, plus cinq fonctionnalités supplémentaires :

Échanges de quarts de travail des employés (aussi appelés échanges ou permutations de quarts)
Indisponibilité des employés
Prévision des revenus
Assignation automatique des employés aux quarts de travail ouverts
Planification automatique avec Toast IQ
Si vous souhaitez passer à Scheduling Pro, visitez la boutique Toast pour voir les détails. Si vous êtes prêt à mettre à niveau un établissement utilisant déjà Scheduling Basic, accédez à Scheduling > icône d'engrenage. Au bas de la page, sélectionnez les trois points pour un établissement et choisissez Mettre à niveau.

De plus, certaines fonctionnalités de Sling ne sont pas encore disponibles dans Scheduling Pro dans Toast Web (modèles d'horaire, rapports de pointage, budgétisation des coûts de main-d'œuvre et tâches de quart), vous devrez donc vous connecter à la plateforme Sling sur getsling.com. Vous utiliserez votre adresse courriel et votre mot de passe Toast Web pour vous connecter à Sling.

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Avant de commencer

S'applique à<1> : Toast Web et Scheduling Basic ou Scheduling Pro

Autorisations requises<1> :

Autorisation Toast Web 8.4 Gérer les intégrations<1> : Si vous n'avez pas cette autorisation Toast Web et que vous sélectionnez Scheduling dans Toast Web, vous recevrez une fenêtre contextuelle vous informant de l'autorisation manquante et vous ne pourrez pas continuer.
Autorisation Toast Web 3.X (toute autorisation de niveau 3)<1> : Ceci est requis pour voir et terminer le flux de travail de configuration.
Toute personne ayant besoin d'un accès pour gérer Scheduling dans Toast Web aura également besoin d'un compte Toast Web. Cela inclut les employés qui peuvent gérer leurs propres horaires dans l'application MyToast. Tous les clients Sling et Scheduling qui possèdent un compte Toast ont accès à la fois à l'application Sling et à l'application MyToast.

Toast Web et Sling doivent tous deux être configurés avec la même adresse courriel pour se synchroniser correctement.

Ce que vous accomplirez<1> : Visualisez, créez, modifiez et publiez l'horaire de votre équipe à partir de Toast Web au lieu d'ouvrir la plateforme Sling séparément.

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Configurer Scheduling dans Toast Web

Ces étapes vous guideront tout au long de la configuration initiale de la planification dans Toast Web. Si votre entreprise utilise déjà Sling, consultez Clients existants de Sling et Toast.

Un utilisateur disposant des autorisations Toast Web appropriées peut sélectionner Planification dans le menu de navigation de gauche de Toast Web.
1. Un très petit groupe d'utilisateurs aura terminé la configuration à ce stade. Ces utilisateurs incluent ceux qui ont déjà intégré Sling à Toast Web et qui ont également vérifié leur courriel dans Toast Web ou Toast Payroll. Passez à l'étape 7 ci-dessous.
Si vous disposez des autorisations appropriées, vous verrez apparaître la fenêtre contextuelle suivante où vous pourrez sélectionner Commencer. Si vous avez ignoré la fenêtre contextuelle, sélectionnez plutôt Configurer la planification.
1. Un autre très petit groupe d'utilisateurs terminera la configuration à ce stade. Ces utilisateurs auront déjà vérifié leur adresse courriel, mais n'auront pas encore intégré Sling à leur établissement. Passez à l'étape 7 ci-dessous.
L'assistant vous guidera pour vérifier votre adresse courriel. Sélectionnez Envoyer un courriel et accédez à votre boîte de réception.
1. Si votre adresse courriel est incorrecte, vous pouvez mettre à jour votre courriel au dossier. Consultez Connexion à Toast : Mettre à jour votre compte.
Recherchez le courriel intitulé Vérifiez votre adresse courriel provenant de noreply@toasttab.com. Sélectionnez le bouton Vérifier le courriel dans le courriel et retournez à votre fenêtre de navigateur Toast Web.
Sélectionnez Commencer la planification au bas de la page pour revenir à la vue Horaire complet dans la planification.
À ce stade, il existe quelques chemins différents. Votre entreprise possède-t-elle déjà un compte Sling ?
1. Si vouspossédez déjà un compte Sling :
  1. L'avez-vousdéjà intégré à Toast ?
    1. Si vous l'avez déjà intégré, vous verrez la vue Full schedule remplie avec vos informations d'horaire actuelles qui ont été synchronisées depuis Sling.
    2. Si vous ne l'avez pas déjà intégré, sélectionnez les établissements auxquels vous souhaitez donner accès à Sling. Lisez Sling by Toast : Compte multi-établissement vs. Comptes Sling distincts pour vous aider à décider si vous souhaitez un compte unique pour plusieurs établissements ou des comptes distincts par établissement. Une fois votre base de données Sling configurée, retournez dans Toast Web et sélectionnez Scheduling. Si la page suggère de revenir dans quelques instants, ce travail en arrière-plan sera terminé dans les 15 minutes.
2. Si vousn'avez pas encore de compte Sling :
  1. Avez-vous seulementun ou plusieurs établissements dans Toast ? (Dans ce contexte, « établissement » fait référence aux différents comptes Toast Web que vous possédez)
    1. Si vous avez un seul établissement Toast Web, Toast synchronisera vos informations à partir de Sling. Cela peut prendre jusqu'à 15 minutes selon la quantité d'informations à synchroniser. Vous verrez un message indiquant que Toast travaille là-dessus ; n'hésitez pas à quitter la page si nécessaire, car le travail se poursuivra en arrière-plan.
    2. Si vous avez plusieurs établissements Toast Web, sélectionnez les établissements auxquels vous souhaitez donner accès à Sling. Lisez Sling by Toast : Compte multi-établissement vs. Comptes Sling distincts pour vous aider à décider si vous souhaitez un compte unique pour plusieurs établissements ou des comptes distincts par établissement. Une fois votre base de données Sling configurée, retournez dans Toast Web et sélectionnez Scheduling. Si la page suggère de revenir dans quelques instants, ce travail en arrière-plan sera terminé dans les 15 minutes.
Une fois ces étapes terminées, vous verrez la vue Full schedule avec tous les horaires existants dans Sling synchronisés vers Scheduling dans Toast Web. Votre prochaine étape pourrait être d'inviter vos employés à créer un compte afin qu'ils puissent voir et gérer leurs horaires dans l'application MyToast (et l'application Sling, mais l'application MyToast offre beaucoup plus de fonctionnalités pour les employés des restaurants Toast).
15 minutes après avoir terminé les étapes ci-dessus, vous pouvez vous connecter à l'interface d'administration de Sling. Depuis la vue Horaire complet, dans le coin supérieur droit, accédez au menu à trois points > Sling. Vos identifiants de connexion Toast Web (courriel et mot de passe) seront également utilisés pour Sling.
Nous vous recommandons de poursuivre avec les étapes de Configurer vos employés pour l'horaire ci-dessous.

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Configurer vos employés pour l'horaire

Les employés peuvent utiliser Gérer l'horaire dans l'application MyToast (pour les employés) comme guide pour toutes les fonctionnalités d'horaire qui leur sont offertes. Remarque : Il n'existe aucune version de bureau pour accéder à l'horaire. L'application MyToast est le seul moyen pour les employés de consulter leur horaire; par conséquent, si un employé de votre entreprise n'a pas d'adresse courriel ni d'appareil mobile pour l'application MyToast, il n'aura pas accès directement à son horaire.

Étapes pour l'employeur

Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
Sélectionnez le nom de famille hyperlié d'un employé.
Invitez les employés à créer un compte Toast en sélectionnant Inviter à créer un compte.
Confirmez l'adresse courriel et le numéro de téléphone de l'utilisateur ou apportez des modifications si nécessaire. Un numéro de téléphone est facultatif.
Sélectionnez Enregistrer et inviter.
Répétez l'opération au besoin pour chaque employé concerné.

Étapes pour l'employé

Ces étapes sont également décrites dans Gérer l'horaire dans l'application MyToast (pour les employés), ainsi que les façons dont un employé peut interagir avec son horaire.
Vous aurez reçu une invitation par courriel avec l'objet Activez votre compte Toast. Dans ce courriel, sélectionnez le lien Configurer votre compte pour commencer.
Sur cette page, définissez votre mot de passe et saisissez-le à nouveau pour le confirmer.
Maintenant que vous avez un compte Toast avec une adresse courriel et un mot de passe valides, téléchargez l'application MyToast sur votre appareil mobile. Utilisez le code QR ci-dessous pour ouvrir l'App Store d'Apple ou le Google Play Store et télécharger l'application.
Lorsque vous ouvrez l'application, sélectionnez Connexion.
Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe.
Un autre courriel vous sera envoyé comme deuxième vérification. L'objet du message est Vérifiez votre adresse courriel. Sélectionnez Vérifier le courriel ici et l'application se mettra immédiatement à jour pour indiquer que vous avez maintenant accès.

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Rôles du système de planification (autorisations)

Les autorisations pour la planification/Sling sont appelées rôles système. Les rôles du système de planification sont différents des autorisations de Toast Web. Les rôles système dans Toast Web reflètent les rôles système dans la plateforme Sling et vice versa. Une fois qu'un rôle système est défini sur le profil d'une personne, il s'applique à chaque emplacement dans cette interface d'administration de Toast Web.

Pour terminer la configuration de l'intégration pour la planification et créer un nouvel emplacement, un utilisateur doit avoir l'autorisation permission8.4 Gérer les intégrations de Toast Web et une autorisation de gestionnaire 3.X. L'utilisateur qui termine cette configuration d'intégration (dans Sling ou Toast Web) se verra automatiquement attribuer le rôle système de planification Administrateur.

Il existe trois rôles système (niveaux d'autorisation) pour la planification dans Toast Web :

Administrateur : Le niveau d'accès le plus élevé. Ces utilisateurs peuvent créer des quarts de travail, publier des horaires, gérer les paramètres de l'entreprise et définir un rôle système pour tous les autres utilisateurs. Ils ont accès à l'ensemble de la fonctionnalité de planification dans tous les emplacements. Les administrateurs peuvent également modifier les profils d'autres administrateurs. Les administrateurs doivent avoir l'autorisation 8.4 Gérer les intégrations pour effectuer des actions dans la planification.
Gestionnaire : Ces utilisateurs peuvent également créer des quarts de travail et approuver les échanges de quarts et les congés, mais uniquement pour les emplacements auxquels ils sont affectés dans leur propre profil. Cependant, ils peuvent modifier les profils pour affecter des employés à leur emplacement. Les gestionnaires ne peuvent pas modifier les rôles système des autres utilisateurs. Les gestionnaires doivent avoir l'autorisation 8.4 Gérer les intégrations pour effectuer des actions dans la planification.
Employé : Le rôle système par défaut. Ces utilisateurs peuvent consulter les quarts de travail disponibles ainsi que leur propre horaire (et les horaires des autres employés si les paramètres de votre entreprise le permettent) dans l'application MyToast. Ils n'ont pas accès à la planification dans Toast Web.
- Même si un utilisateur ayant le rôle système Employé possède l'autorisation 8.4 Gérer les intégrations, il ne pourra pas voir l'onglet Planification dans Toast Web. Le rôle système Planification remplace l'autorisation Toast Web dans ce cas.
Chaque utilisateur sur la page Employés dans Toast Web aura un rôle système qui lui sera attribué une fois la configuration de la planification terminée. Les mises à jour des rôles système effectuées dans la planification ou dans l'interface Sling seront synchronisées avec l'autre système dans un délai de 15 minutes.

Si vous êtes déjà un utilisateur de Sling, votre entreprise aura déjà un administrateur et d'autres rôles système de planification attribués dans Sling; ceux-ci seront synchronisés avec Toast Web après l'intégration de la planification. Les rôles système et les affectations aux emplacements détermineront ce que l'utilisateur peut voir et faire. Si vous n'êtes pas déjà un utilisateur de Sling, une fois l'intégration terminée, toute personne sans rôle système héritera automatiquement du rôle système Employé. Une fois qu'un rôle système d'administrateur est défini, cette personne peut attribuer ou mettre à jour les rôles système de planification de tout autre utilisateur.

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Attribuer ou mettre à jour le rôle système de planification d'un utilisateur

Dans ce cas précis, vous n'avez pas besoin de l'autorisation Toast Web 8.2 Gérer les autorisations pour mettre à jour le rôle système de planification d'un utilisateur, mais vous devez vous-même avoir le rôle système Administrateur.

Cela ne peut être fait qu'une fois le flux de travail de configuration de la Planification terminé.
Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
Sélectionnez le crayon de modification pour un employé afin d'accéder directement à l'onglet Emplois et paie.
Sélectionnez Autorisations de planification sur le côté gauche de la page. Si vous ne voyez pas les autorisations de planification, cet employé a peut-être été ajouté récemment et la Planification dans Toast Web a besoin de 15 minutes pour se synchroniser avec Sling, alors revenez après ce délai.
Modifiez le champ Rôle système.
1. Si le rôle système d'un utilisateur est défini sur Employé, vous pourriez également définir le champ Gestionnaire à aviser sur la personne qui devrait recevoir les notifications de planification par courriel de cet utilisateur. Si le rôle système d'un utilisateur est défini sur Gestionnaire, vous ne verrez que les administrateurs dans le champ Gestionnaire à aviser. Si vous êtes sur un profil avec le rôle d'administrateur, vous ne pourrez pas sélectionner d'utilisateur pour ce champ. Consultez Champ Gestionnaire à aviser pour en savoir plus.
Sélectionnez Enregistrer une fois terminé.
Tout utilisateur dont le rôle est passé d'Employé à Gestionnaire ou Administrateur de cette façon n'aura pas besoin de suivre le processus d'intégration, mais il devra vérifier son adresse courriel la première fois qu'il sélectionnera Planification dans Toast Web. Il doit trouver le courriel intitulé Vérifiez votre adresse courriel et sélectionner Vérifier le courriel pour continuer à utiliser la Planification. S'il ne vérifie pas son adresse courriel de cette façon, il devra le faire manuellement la première fois qu'il sélectionnera Planification dans Toast Web.

Remarque : Cela peut également être fait dans l'interface d'administration de Sling en accédant à Employés > sélectionner l'employé > Travail > Rôle système. Voir Sling by Toast : Rôles système pour plus de détails.

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Champ Gestionnaire à aviser

Le champ Gestionnaire à aviser contrôle quel utilisateur reçoit une notification par courriel lorsque l'employé :

Prend un quart de travail ouvert
Confirme un échange de quart de travail
Demande un congé
Met à jour son indisponibilité
Apporte des modifications à son horaire

Le champ Gestionnaire à aviser peut être n'importe quel utilisateur ayant le rôle système Gestionnaire ou Administrateur; cela ne dépend pas des postes assignés dans Toast Web. Les gestionnaires à aviser ne sont pas disponibles pour les profils Administrateur et seuls les administrateurs sont disponibles pour sélection sur les profils Gestionnaire. Remarque : Si aucun nom n'est sélectionné ici, les notifications par courriel seront envoyées à tous les gestionnaires d'établissement de ce groupe de planification; vous voudrez peut-être configurer ce champ après la configuration de l'intégration ou pendant l'invitation de vos employés à créer un compte.

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Groupes de planification et établissements

Sling et la planification dans Toast Web utilisent les termes groupe de planification et établissement, mais ceux-ci peuvent différer de la façon dont vous utilisez ces termes.

Établissement : Un groupe d'utilisateurs qui sont planifiés ensemble. Cela peut correspondre à un établissement physique (Chicago, Boston, etc.) ou à un groupe de personnes (les employés salariés pourraient utiliser leur propre établissement).
- Lorsqu'un utilisateur termine pour la première fois l'assistant d'intégration pour la planification dans Toast Web, il créera automatiquement un groupe de planification. Tous les établissements dans Toast Web seront dans le même groupe de planification.
- Les établissements peuvent être créés dans Sling (pas dans Toast Web) à la discrétion de l'administrateur. Il s'agirait d'un emplacement qui n'a pas d'équivalent dans Toast Web.
- Si un emplacement a été créé dans Sling, vous pouvez l'archiver. Dans Sling, accédez à Emplacements, trouvez l'emplacement que vous souhaitez archiver et sélectionnez les trois points > Archiver l'emplacement.
- Si un emplacement a été créé dans Toast Web, il ne peut pas être supprimé puisqu'il a été créé avant la synchronisation avec Sling. Cependant, vous pouvez utiliser les filtres de la vue Horaire complet de la planification pour le retirer de votre vue.
Groupe de planification : Également appelé org dans Sling, un groupe de planification contient un ou plusieurs emplacements, de la même manière que le terme groupe de restaurants est utilisé dans Toast Web ou que code d'entreprise est utilisé dans Toast Payroll. Un utilisateur peut avoir accès à plus d'un groupe de planification s'il est présent à plus d'un emplacement.
- Les administrateurs peuvent créer des groupes de planification dans Sling (pas dans Toast Web).
- Si vous souhaitez déplacer un emplacement vers un groupe de planification différent, communiquez avec le Service à la clientèle. Cependant, tous les emplacements ayant un système principal Toast Web doivent demeurer dans le même groupe de planification.
- Dans Sling, un utilisateur peut sélectionner le groupe de planification qu'il consulte dans le coin supérieur droit de l'interface principale. Celui qui est en bleu est celui qu'il consulte actuellement.
- Si une personne n'a pas accès à Toast Web pour tous les emplacements d'un groupe de planification, elle recevra un accès en lecture seule à l'horaire de cet emplacement. Elle ne recevra pas les courriels Gestionnaire à aviser et ne pourra pas modifier le rôle système des employés de cet emplacement.

Si vous devez modifier les emplacements au sein d'un ou de plusieurs groupes de planification (c.-à-d. que vous souhaitez déplacer un emplacement d'un groupe de planification à un autre), communiquez avec le Service à la clientèle. Si vous souhaitez supprimer complètement un groupe de planification, communiquez avec notre équipe du Service à la clientèle.

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Connecter ou mettre à niveau des emplacements Toast Web avec Sling

Vous pouvez voir quels emplacements Toast Web sont connectés à Sling en sélectionnant lestrois points (menu débordant) dans le coin supérieur droit de la page de planification et en choisissant Connecter les emplacements à Sling. Vous verrez l'emplacement Toast Web, l'organisation Sling à laquelle il appartient et s'il est inscrit à l'abonnement Basic ou Pro.

Tous les établissements ici ayant le statut Connecté synchronisent les données entre Toast Web et Sling (n'oubliez pas que l'utilisation de la planification crée un compte Sling complémentaire que vous pouvez choisir d'utiliser en tout temps).
- Sélectionnez les trois points à droite de cet établissement pour mettre à niveau ou déconnecter cet établissement.
  - Mettre à niveau vous dirigera vers la boutique Toast où vous pourrez faire passer votre abonnement à Planification Pro.
  - Déconnecter supprimera les fonctionnalités de planification de cet établissement dans Toast. Si vous déconnectez tous les établissements, vous devrez effectuer à nouveau l'intégration à la planification.
Si un établissement a le statut Déconnecté et que vous souhaitez commencer à utiliser la planification à cet endroit, sélectionnez les trois points à côté et choisissez Connecter.

Pour des instructions étape par étape sur la connexion de nouveaux établissements, consultez la section Connecter un compte Sling existant de Créer et synchroniser votre compte Sling by Toast. Si vous devez encore créer votre compte Sling, consultez la section Connecter un nouveau compte Sling du même article.

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Clients Sling et Toast existants

Les clients existants de Sling et de Toast peuvent utiliser les fonctionnalités de planification dans l'une ou l'autre des plateformes. Pour naviguer rapidement de la planification dans Toast Web vers la plateforme Sling, sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit et choisissez Sling.

Pour que les employés puissent gérer leurs horaires via la nouvelle expérience de planification de Toast Web, les employeurs devraient créer des comptes Toast Web pour chaque employé afin qu'ils puissent accéder à l'application MyToast. Parmi plusieurs autres fonctionnalités pour les employés, l'application MyToast est le portail de l'employé pour consulter son horaire, demander des congés, effectuer des échanges de quarts de travail, et plus encore.

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Clients Sling existants nouveaux sur Toast

Les clients Sling existants qui sont nouveaux sur Toast peuvent continuer à utiliser la plateforme Sling et l'application Sling, mais peuvent également migrer vers l'utilisation de la planification et de l'application MyToast s'ils le souhaitent. Les deux plateformes fonctionneront de manière identique et synchroniseront les données entre elles dans les 15 minutes suivant l'action effectuée. Dans ce cas, l'intégration de la planification dans Toast Web nécessite seulement qu'un utilisateur possède l'autorisation Toast Web 8.4 Gérer les intégrations; il devrait également avoir le rôle système Administrateur dans Sling.

Vous pourriez même choisir d'intégrer Sling à votre interface de gestion Toast Web, mais ne pas utiliser les fonctionnalités de planification dans Toast Web. Cela permettra à vos employés de pointer à l'entrée et à la sortie sur un terminal de point de vente Toast et ces informations seront synchronisées avec Sling.

Si vous choisissez de migrer vers la planification, nous recommandons fortement de créer des comptes pour vos employés dans Toast Web afin qu'ils puissent gérer leurs horaires dans l'application MyToast. Cela consiste à créer un compte Toast Web pour eux, à ce que les employés acceptent l'invitation, et à télécharger et se connecter à l'application MyToast. Vos employés peuvent accéder à leurs horaires via Sling, l'application Sling et, si vous avez intégré Sling et la planification, l'application MyToast.

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