Premiers pas avec la planification dans Toast Web

Dans cet article :

• La planification dans Toast Web Introduction
  • Ordonnancement Basic vs. Planification Pro
• Avant de commencer
• Configurer la planification dans Toast Web
  • Configurer vos employés pour la planification
• Rôles du système de planification (autorisations)
  • Affecter ou mettre à jour le rôle du système de planification d’un utilisateur
  • Champ Gestionnaire à aviser
• Groupes de planification et emplacements
• Connectez ou mettez à niveau des emplacements Toast Web avec Sling
• Clients Sling et Toast existants
• Les clients Sling existants débutants avec Toast
• Articles connexes

La planification dans Toast Web Introduction

La planification est une nouvelle fonctionnalité de Toast qui vous permet de créer des quarts, de gérer les congés et de maintenir l’horaire de votre entreprise directement à partir de Toast Web. Toutes les actions que vous effectuez dans Planification sont également reflétées dans Sling. Les entreprises utilisant Planification dans Toast Web recevront un accès gratuit à leur propre dorsale Sling, qui reflète leur expérience de planification. Les employés peuvent utiliser l'application MyToast pour gérer leur expérience de planification; toutefois, il n'y a pas de fonctions de planification dans l'application Toast Now .

La planification fonctionne bien avec Toast IQ. Une fois la configuration des horaires terminée, visitez la section Création d’horaires et Toast IQ de Gérer les horaires dans Toast Web (pour les employeurs) afin de voir comment Toast IQ peut vous aider à créer et à maintenir votre horaire. Avec Scheduling Pro, Toast IQ peut même créer l’ensemble de votre planification.

Remarque : Toast Scheduling, Sling Scheduling et Sling by Toast font tous référence à des versions du même produit. L’onglet Création d’horaires dans Toast Web est l’une des surfaces où vous pouvez l’utiliser; la plateforme Sling à getsling.com en est l’autre.

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Ordonnancement Basic vs. Planification Pro

Scheduling Basic est la version de base automatiquement incluse dans tous les abonnements clients du TPV Toast pour un seul emplacement. Scheduling Basic comprend une variété de fonctionnalités que vous comparez à Scheduling Pro dans Comparer Scheduling Basic et Scheduling Pro.

En bref, Scheduling Pro comprend toutes les fonctionnalités de Scheduling Basic ainsi que cinq fonctionnalités supplémentaires :

• Échanges de quarts des employés (c.-à-d. échanges ou échanges de quarts)
• Indisponibilité des employés
• Prévisions de revenus
• Affecter automatiquement les employés aux quarts ouverts
• Planification automatique avec Toast IQ
• Si vous souhaitez passer à Scheduling Pro, visitez la boutique Toast pour voir les détails. Si vous êtes prêt à mettre à niveau un emplacement utilisant déjà Scheduling Basic, allez à Scheduling > icône d’engrenage. Au bas de la page, sélectionnez les trois points pour un emplacement et choisissez Mettre à niveau.

De plus, certaines fonctionnalités de Sling ne sont pas encore disponibles dans Scheduling Pro dans Toast Web (modèles d’horaires, rapports d’horloge de pointage, budgétisation des coûts de main-d’œuvre et tâches de quart). Vous devrez donc vous connecter à la plateforme Sling sur getsling.com. Vous utiliserez votre adresse courriel Toast Web et votre mot de passe pour vous connecter à Sling.

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Avant de commencer

S’applique à : Toast Web et Scheduling Basic ou Scheduling Pro

Autorisations nécessaires :

• Autorisation Toast Web 8.4 Gérer les intégrations : Si vous n’avez pas cette autorisation Toast Web et que vous sélectionnez Création d’horaires dans Toast Web, vous recevrez une fenêtre contextuelle vous informant de l’autorisation manquante et vous ne pourrez pas continuer.
• Autorisation Toast Web 3.X (toute autorisation de niveau 3) : Ceci est requis pour afficher et compléter le flux de configuration.
• Toute personne ayant besoin d’accéder pour gérer la planification dans Toast Web devra également avoir un compte Toast Web. Cela inclut les employés qui peuvent gérer leurs propres horaires dans l’application MyToast. Tous les clients Sling et Planification qui ont un compte Toast ont accès à la fois à l’application Sling et à l’application MyToast.

Toast Web et Sling doivent tous deux être configurés avec la même adresse courriel pour être correctement synchronisés.

Ce que vous accomplirez : Affichez, créez, modifiez et publiez l’horaire de votre équipe à partir de Toast Web au lieu d’ouvrir la plateforme Sling séparément.

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Configurer la planification dans Toast Web

Ces étapes vous guideront dans la configuration initiale de Planification dans Toast Web. Si votre entreprise utilise déjà Sling, consultez les clients Sling et Toast existants.

1. Un utilisateur disposant des autorisations Toast Web correctes peut sélectionner Création d’horairesà partir de la navigation de gauche dans Toast Web.
   1. Un très petit groupe d’utilisateurs a terminé la configuration à ce stade. Ces utilisateurs comprennent ceux qui ont déjà intégré Sling à Toast Web et qui ont également vérifié leur adresse courriel dans Toast Web ou Gestion de paie Toast. Passez à l’étape 7 ci-dessous.
2. Si vous avez les bonnes autorisations, vous verrez la fenêtre contextuelle suivante où vous pourrez sélectionner Commencer. Si vous avez ignoré la fenêtre contextuelle, sélectionnez, à la place, Configurer la planification.
   1. Un autre très petit groupe d’utilisateurs terminera la configuration à ce stade. Ces utilisateurs ont déjà vérifié leur adresse courriel, mais n’ont pas encore intégré Sling à leur emplacement. Passez à l’étape 7 ci-dessous.
      
       
      
      
3. L’assistant vous guidera pour vérifier votre adresse courriel. SélectionnezEnvoyer un courrielet accédez à votre boîte de réception.
   1. Si votre adresse courriel est incorrecte, vous pouvez la mettre à jour dans nos dossiers. Voir Connecter à Toast : Mettez à jour votre compte .
4. Recherchez l’adresse courriel intituléeVérifiez votre adresse courriel de noreply@toasttab.com. Sélectionnez le bouton Vérifier le courriel dans le courriel et retournez à la fenêtre de votre navigateur Web Toast.
   
    
   
   
5. Sélectionnez Commencer la planification au bas de la page pour revenir à la vue Horaire complet dans Planification.
6. À ce stade, il existe deux voies différentes. Votre entreprise possède-t-elle déjà un compte Sling?
   1. Si vous avez déjà un compte Sling :
      1. L’avez-vous déjà intégré dans Toast ?
         1. Si vous avez déjà intégré, vous verrez la vue planification complète remplie avec vos informations de planification actuelles qui ont été synchronisées depuis Sling.
         2. Si vous n’avez pas déjà intégré, sélectionnez les emplacements auxquels vous souhaitez donner accès à Sling. Lire Sling by Toast : Compte multi-emplacement vs. Séparez les comptes Sling pour vous aider à décider si vous souhaitez un seul compte pour plusieurs emplacements ou des comptes distincts par emplacement. Une fois votre base de données Sling configurée, revenez sur Toast Web et sélectionnez Création d’horaires. Si la page vous suggère de revenir dans quelques instants, ce travail en coulisses sera terminé en 15 minutes.
   2. Si vous n’avez pas encore de compte Sling :
      1. Avez-vous seulement un ou plusieurs emplacements dans Toast? (Dans ce contexte, « emplacement » fait référence aux différents comptes Toast Web que vous possédez)
         1. Si vous avez un seul emplacement Toast Web, Toast synchronisera vos informations à partir de Sling. Cela peut prendre jusqu’à 15 minutes selon la quantité d’informations à synchroniser. Vous verrez un message indiquant que Toast y travaille; n’hésitez pas à vous éloigner de la page si nécessaire, car elle fonctionnera en arrière-plan.
         2. Si vous possédez plusieurs emplacements Toast Web, sélectionnez ceux auxquels vous souhaitez donner accès à Sling. Lire Sling by Toast : Compte multi-emplacement vs. Séparez les comptes Sling pour vous aider à décider si vous souhaitez un seul compte pour plusieurs emplacements ou des comptes distincts par emplacement. Une fois votre base de données Sling configurée, revenez sur Toast Web et sélectionnez Création d’horaires. Si la page vous suggère de revenir dans quelques instants, ce travail en coulisses sera terminé en 15 minutes.
7. Une fois ces étapes terminées, vous verrez la vue Horaire complet avec tous les horaires existants dans Sling synchronisés avec Planification dans Toast Web. L’étape suivante pourrait consister à inviter vos employés à créer un compte afin qu’ils puissent voir et gérer leurs horaires dans l’application MyToast (et l’application Sling, mais l’application MyToast offre beaucoup plus de fonctionnalités aux employés des restaurants Toast).
8. 15 minutes après avoir terminé les étapes ci-dessus, vous pouvez vous connecter à l’application dorsale de Sling. Depuis la vue horaire complète, dans le coin supérieur droit, allez au menu à trois points > Sling. Vos identifiants de connexion Toast Web (courriel et mot de passe) seront également utilisés pour Sling.
9. Nous vous recommandons de poursuivre les étapes de la section Configurer vos employés pour la planification ci-dessous.

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Configurer vos employés pour la planification

Les employés peuvent utiliser Gérer la planification dans l’application MyToast (pour les employés) comme guide pour toutes les fonctionnalités de planification à leur disposition. Remarque : Il n’existe pas de version de bureau de l’accès à la planification. L’application MyToast est le seul moyen pour les employés de voir leur horaire. Ainsi, si un employé de votre entreprise n’a pas d’adresse courriel ni d’appareil mobile pour l’application MyToast, il n’aura pas directement accès à son horaire.

Démarches de l’employeur

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez le nom de famille d’un employé.
3. Invitez les employés à créer un compte Toast en sélectionnant Inviter à créer un compte.
4. Confirmez l’adresse courriel et le numéro de téléphone de l’utilisateur ou apportez des modifications si nécessaire. Un numéro de téléphone est facultatif.
5. Sélectionnez Enregistrer et inviter.
6. Répéter au besoin pour chaque employé applicable.

Étapes de l’employé

1. Ces étapes sont également décrites dans Gérer la planification dans l’application MyToast (pour les employés) ainsi que les façons dont un employé peut interagir avec son horaire.
2. Vous avez reçu une invitation par courriel avec pour objet Activer votre compte Toast. Dans ce courriel, sélectionnez le lien Configurer votre compte pour commencer.
3. Sur cette page, définissez votre mot de passe et saisissez-le de nouveau pour le confirmer.
4. Maintenant que vous possédez un compte Toast avec un courriel et un mot de passe valides, téléchargez l’application MyToastsur votre appareil mobile. Utilisez le code QR ci-dessous pour ouvrir l’App Store d’Apple ou le Play Store de Google et télécharger l’application.
   
   
   
   
5. Lorsque vous ouvrez l’application, sélectionnez Connexion.
6. Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe.
7. Un autre courriel vous sera envoyé lors d’une deuxième vérification. L’objet est Vérifiez votre adresse courriel. Sélectionnez Vérifiez le courriel ici et l’application se mettra immédiatement à jour pour afficher que vous avez maintenant accès.

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Rôles du système de planification (autorisations)

Les autorisations pour la planification/Sling sont appelées rôles système. Les rôles du système de planification sont différents de ceux des autorisations Toast Web. Les rôles système dans Toast Web reflètent ceux de la plateforme Sling et vice-versa. Une fois qu’un rôle système est défini sur le profil d’un individu, il s’applique à tous les emplacements de l’application dorsale Toast Web.

Pour terminer la configuration d’intégration de Planification et créer un nouvel emplacement, un utilisateur doit disposer de l’autorisation Toast Web8.4 Gérer les intégrations et de l’autorisation 3.X Manager. L’utilisateur qui complétera cette configuration d’intégration (dans Sling ou Toast Web) se verra automatiquement attribuer le rôle de système de planification administrative.

Il existe trois rôles système (niveaux d’autorisation) pour la planification dans Toast Web :

• Administrateur : Le niveau d’accès le plus élevé. Ces utilisateurs peuvent créer des quarts, publier des horaires, gérer les paramètres de l’entreprise et définir un rôle système pour tous les autres utilisateurs. Ils ont accès à l’ensemble de la fonctionnalité Planification dans tous les emplacements. Les administrateurs peuvent également modifier d’autres profils d’administrateurs. Les administrateurs doivent avoir l’autorisation 8.4 Gérer les intégrations pour effectuer des actions dans Planification.
• Gestionnaire : Ces utilisateurs peuvent également créer des quarts et approuver les échanges de quarts et les congés, mais uniquement pour les emplacements auxquels ils sont affectés. Cependant, ils peuvent modifier les profils pour affecter les employés à leur emplacement. Les gestionnaires ne peuvent pas modifier les rôles système des autres utilisateurs. Les gestionnaires doivent avoir l’autorisation 8.4 Gérer les intégrations pour effectuer des actions dans Planification.
• Employé : Le rôle système par défaut. Ces utilisateurs peuvent consulter les quarts disponibles plus leur propre horaire (et les autres horaires des employés si les paramètres de votre entreprise le permettent) dans l’application MyToast. Ils n’ont pas accès à Planification dans Toast Web.
  • Même si un utilisateur ayant le rôle Système employé a l’autorisation 8.4 Gérer les intégrations, il ne pourra pas afficher l’onglet Planification dans Toast Web. Dans ce cas, le rôle Système de planification remplace l’autorisation Toast Web.
• Chaque utilisateur de la page Employés dans Toast Web se verra attribuer un rôle système une fois la configuration de la planification terminée. Les mises à jour des rôles système effectuées dans Planification ou dans l’application dorsale de Sling se synchroniseront avec l’autre système en moins de 15 minutes.

Si vous utilisez déjà Sling, votre entreprise aura déjà un rôle administrateur et d’autres rôles de système de planification attribués dans Sling; ceux-ci se synchroniseront avec Toast Web après l’intégration à Planification. Les rôles système et l’affectation des emplacements détermineront ce que l’utilisateur peut voir et faire. Si vous n’êtes pas déjà utilisateur de Sling, une fois l’intégration terminée, toutes les personnes sans rôle système hériteront automatiquement du rôle système Employé. Une fois qu’un rôle système d’administrateur est défini, il peut attribuer ou mettre à jour les rôles système de planification de tout autre utilisateur.

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Affecter ou mettre à jour le rôle du système de planification d’un utilisateur

Dans ce cas précis, vous n’avez pas besoin de l’autorisation Toast Web 8.2 Gérer les autorisations pour mettre à jour le rôle système de planification d’un utilisateur, mais vous devez disposer vous-même du rôle système administrateur.

1. Cela ne peut être fait qu’une fois le flux de configuration de la planification terminé.
2. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
3. Sélectionnez le crayon de modification pour qu’un employé atteigne directement l’onglet Emplois et paie .
4. Sélectionnez Autorisations de planification sur le côté gauche de la page. Si vous ne voyez pas les autorisations de planification, cet employé a peut-être été ajouté récemment et Planification dans Toast Web a besoin de 15 minutes pour se synchroniser avec Sling. Revenez donc après ce délai.
5. Modifiez le champ de rôle Système.
   1. Si le rôle système d’un utilisateur est défini sur Employé, vous pouvez également définir le champ Gestionnaire à avertir pour la personne qui doit recevoir les notifications de planification envoyées par courriel par cet utilisateur. Si le rôle système d’un utilisateur est défini sur Gestionnaire, vous ne verrez que les administrateurs dans le champ Gestionnaire pour être avisé. Si vous utilisez un profil avec le rôle d’administrateur, vous ne pourrez pas sélectionner d’utilisateur pour ce champ. Passez en revue le champ Gestionnaire pour être notifiéen savoir plus.
      
       
      
      
6. Sélectionnez Enregistrer une fois terminé.
7. Les utilisateurs ainsi passés du statut d’employé à celui de gestionnaire ou d’administrateur n’auront pas à suivre le processus d’intégration, mais ils seront invités à vérifier leur adresse courriel lorsqu’ils sélectionneront pour la première fois Création d’horaires dans Toast Web. Il doit trouver le courriel intitulé Vérifiez votre adresse et sélectionnez Vérifiez le courriel pour continuer à utiliser Planification. S’ils ne vérifient pas leur adresse courriel de cette manière, ils seront invités à le faire manuellement la première fois qu’ils sélectionneront Création d’horaires dans Toast Web.

Remarque : Cela peut également se faire dans l’application dorsale de Sling en allant à Employés > sélectionnez l’employé > Travail > Rôle système. Voir Sling by Toast : Rôles système pour plus de détails.

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Champ Gestionnaire à aviser

Le champ Gestionnaire à avertir contrôle quel utilisateur reçoit une notification par courriel lorsque l’employé :

• Prend un quart ouvert
• Confirme un échange de quart
• Demandes de congés
• Met à jour leur indisponibilité
• Apporte des modifications à son horaire

Le gestionnaire à aviser peut être tout utilisateur ayant un rôle système de gestionnaire ou d’administrateur; il ne dépend pas des postes attribués dans Toast Web. Les gestionnaires à aviser ne sont pas disponibles pour les profils d’administrateurs et seuls les administrateurs peuvent être sélectionnés dans les profils de gestionnaires. Remarque : Si un nom n’est pas sélectionné ici, des notifications par courriel seront envoyées à tous les gestionnaires d’emplacement de ce groupe de planification. Vous souhaiterez donc définir ce champ après la configuration de l’intégration ou tout en invitant vos employés à créer un compte.

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Groupes de planification et emplacements

Sling et Planification dans Toast Web utilisent les termes groupe de planification et emplacement, mais ils peuvent être différents de la façon dont vous les utilisez.

• Emplacement : Un groupe d’utilisateurs qui sont planifiés ensemble. Cela peut correspondre à un emplacement physique de l’entreprise (Chicago, Boston, etc.) ou à un groupe d’individus (les employés salariés peuvent utiliser leur propre emplacement).
  
  • Lorsqu’un utilisateur termine pour la première fois l’assistant d’intégration de Planification dans Toast Web, il crée automatiquement un groupe de planification. Tous les emplacements de Toast Web feront partie du même groupe de planification.
  • Les emplacements peuvent être créés dans Sling (et non dans Toast Web) à la discrétion de l’administrateur. Il s’agirait d’un emplacement qui n’a pas de contrepartie Toast Web.
  • Si un emplacement a été créé dans Sling, vous pouvez l’archiver dans Sling, accéder à Emplacements, trouver l’emplacement que vous souhaitez archiver et sélectionner les trois points > Archiver l’emplacement.
  • Si un emplacement a été créé dans Toast Web, il ne peut pas être supprimé puisqu’il a été créé avant la synchronisation avec Sling. Cependant, vous pouvez utiliser les filtres de la vue Horaire complet de Planification pour le retirer de votre vue.
• Groupe de planification : Également appelé origin Sling, un groupe de planification contient un ou plusieurs emplacements, de la même manière que le terme groupe de restaurantsest utilisé dans Toast Web ou que le code d’entrepriseest utilisé dans Gestion de paie Toast. Un utilisateur peut avoir accès à plus d’un groupe de planification s’il est présent à plus d’un emplacement.
  • Les administrateurs peuvent créer des groupes de planification dans Sling (et non dans Toast Web).
  • Si vous souhaitez déplacer un emplacement vers un autre groupe de planification, contactez le service à la clientèle. Cependant, tous les emplacements disposant d’une dorsale Toast Web doivent rester dans le même groupe de planification.
  • Dans Sling, un utilisateur peut sélectionner le groupe de planification qu’il consulte dans le coin supérieur droit de l’application dorsale. Celui en bleu est celui qu’ils consultent actuellement.
  • Si une personne n’a pas accès à Toast Web pour tous les emplacements d’un groupe de planification, elle recevra un accès en lecture seule à l’horaire de cet emplacement. Ils ne recevront pas de courriels du Gestionnaire pour être avisés et ne pourront pas modifier le rôle système des employés de cet emplacement.

Si vous devez modifier les emplacements d’un ou plusieurs groupes de planification (c’est-à-dire si vous souhaitez déplacer un emplacement d’un groupe de planification à un autre), contactez le service à la clientèle. Si vous souhaitez supprimer complètement un groupe de planification, contactez notre équipe de soutien.

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Connectez ou mettez à niveau des emplacements Toast Web avec Sling

Vous pouvez voir quels emplacements Toast Web sont connectés à Sling en sélectionnant les trois points (menu de débordement) dans le coin supérieur droit de la page Planification et en choisissant Connecter les emplacements à Sling. Vous verrez l’emplacement Toast Web, l’organisation Sling à laquelle il appartient et s’il est configuré pour l’abonnement Basic ou Pro.

• Tous les emplacements ayant le statut de Connecté synchronisent les données entre Toast Web et Sling (n’oubliez pas que l’utilisation de Planification crée un compte d’arrière-plan Sling gratuit que vous pouvez utiliser en tout temps).
  • Sélectionnez les trois points à droite de cet emplacement pour mettre à niveau ou déconnecter cet emplacement.
    • La mise à niveau vous amènera à la boutique Toast où vous pourrez avancer votre abonnement à Scheduling Pro.
    • Déconnecter supprimera les fonctionnalités de planification de cet emplacement dans Toast. Si vous déconnectez tous les emplacements, vous devrez réintégrer Planification.
• Si un emplacement est déconnecté et que vous souhaitez commencer à utiliser Planification à cet emplacement, sélectionnez les trois points à côté et choisissez Connecter.

Pour des instructions étape par étape sur la connexion de nouveaux emplacements, consultez la section Connecter un compte Sling existant de Créer et synchroniser votre compte Sling by Toast . Si vous devez encore créer votre compte Sling, consultez la section Connecter un nouveau compte Sling du même article.

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Clients Sling et Toast existants

Les clients Sling et Toast existants peuvent utiliser les fonctionnalités de planification de l’une ou l’autre plateforme. Pour naviguer rapidement de Planification dans Toast Web à la plateforme Sling, sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit et choisissez Sling.

Pour que les employés puissent gérer leurs horaires via la nouvelle expérience Planification en ligne de Toast, les employeurs doivent créer des comptes Web Toast pour chaque employé afin qu’il puisse accéder à l’application MyToast. Parmi plusieurs autres fonctionnalités pour les employés, l’application MyToast est le portail qui leur permet de consulter leur horaire, de demander des congés, d’échanger des quarts de travail, etc.

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Les clients Sling existants débutent avec Toast

Les clients Sling qui débutent avec Toast peuvent continuer à utiliser la plateforme Sling et l’application Sling, mais peuvent également passer à l’utilisation de Planification et de l’application MyToast s’ils le souhaitent. Les deux plateformes fonctionneront de manière identique et synchroniseront les données entre les deux dans les 15 minutes suivant l’action entreprise. Dans ce cas, la planification de l’intégration dans Toast Web nécessite seulement l’autorisation de Toast Web 8.4 Gérer les intégrations; l’utilisateur doit également avoir le rôle de système administrateur dans Sling.

Vous pouvez même choisir d’intégrer Sling à votre dorsale Toast Web, mais ne pas utiliser les fonctionnalités de planification de Toast Web. Ce faisant, vos employés pourront pointer leur arrivée et leur départ sur un TPV Toast et ces informations seront synchronisées avec Sling.

Si vous choisissez de migrer vers Planification, nous vous recommandons vivement de créer des comptes pour vos employés dans Toast Web afin qu’ils puissent gérer leurs horaires dans l’application MyToast. Il s’agit d’ouvrir un compte Toast Web pour eux, les employés acceptant l’invitation, ainsi que de télécharger l’application MyToast et de s’y connecter. Vos employés peuvent accéder à leurs horaires via Sling, l’application Sling, et, si vous avez intégré Sling et Planification, l’application MyToast.

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Articles connexes

• Comparer Scheduling Basic et Scheduling Pro
• Gérer la planification dans Toast Web (pour les employeurs)
• Gérer la planification dans l’application MyToast (pour les employés)
• Obtenez de l’aide pour la planification dans Toast Web

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