Premiers pas avec les frais de service et le pourboire obligatoire

Dans cet article :

• Frais de service, pourboires obligatoires et pourboires
• Frais de service conservés par l’employeur
  • Créer et modifier les frais de service payés par l’employeur
  • Affecter les frais de service payés par l’employeur aux zones de service
  • Frais de service maintenus par l’employeur sur le TPV Toast
  • Frais de service retenus par l’employeur dans les rapports
• Pourboire obligatoire dans Toast
  • Créer et modifier les frais de pourboire obligatoires
  • Attribuer un pourboire obligatoire aux zones de service
  • Pourboire obligatoire sur le TPV
  • Pourboire obligatoire dans le Gestionnaire de pourboires
  • Pourboire obligatoire dans les rapports
  • Pourboire obligatoire dans Gestion de paie Toast
• Ressources complémentaires

Frais de service, pourboires obligatoires et pourboires

Les frais de service sont des frais supplémentaires perçus en échange d’un produit ou d’un service en plus du coût des produits. Les restaurateurs peuvent choisir d’ajouter des frais de service à leur facture pour diverses raisons, notamment :
 

• Frais de grand groupe (pourboire obligatoire)
• Frais de vente incitative de menu spécial
• Frais d’événement de banquet
• Frais de couverts
• Frais de service de chambre d’hôtel
• Frais de service pour bouteilles
• Frais de service obligatoires pour les soins de santé

Cet article fait référence à deux termes de frais de service distincts dans Toast :
 

• Frais de service conservés par l’employeur : Si un frais de service est conservé par le restaurant, il n’est pas considéré comme un revenu pour un employé et fait partie des ventes nettes pour un employeur.
  • Pour appliquer de manière conforme des frais de service à toutes les formes de paiement, assurez-vous que les frais de service eux-mêmes ne sont pas liés à l’utilisation d’une carte de crédit ou de débit (ou d’un autre mode de paiement) et que les frais de service sont appliqués de manière égale à toutes les transactions des clients, quel que soit le mode de paiement (p. ex. cartes, espèces, cartes-cadeaux). Visitez Aperçu des frais de service conformes pour en savoir plus.
• Pourboire obligatoire : Si des frais de service ou une partie d’un frais de service sont versés à des employés, ils sont désignés dans Toast comme un pourboire obligatoire. Il s’agit d’un revenu différent du pourboire et considéré comme un revenu hors pourboire pour l’employé. L’exemple le plus courant est le pourboire obligatoire automatique.

Si vous souhaitez vérifier où vos frais de service sont versés à un serveur ou conservés par le restaurant, vous devrez vérifier les paramètres des frais de service en question pour voir s’ils sont définis comme pourboires. Si le paramètre de pourboire est Oui, les frais seront versés au serveur.

Les termes ci-dessus concernent les frais de service, mais comment sont-ils liés aux pourboires? En bref, les pourboires sont déterminés par le client tandis que les frais de service sont déterminés par l’employeur. Un pourboire ne peut pas être un frais de service et vice-versa. Selon l’IRS, les pourboires comprennent : 

• Pourboires en espèces reçus directement des clients.
• Pourboires des clients qui laissent un pourboire par règlement électronique ou paiement. Cela comprend une carte de crédit, une carte de débit, une carte-cadeau ou tout autre mode de paiement électronique.
• La valeur de tous les pourboires hors caisse, tels que les tickets ou autres articles de valeur.
• Montants de pourboires reçus d’autres employés qui sont versés par le biais de mises en commun ou de partage des pourboires, ou d’autres ententes formelles ou informelles de partage des pourboires.

Quatre facteurs sont utilisés pour déterminer si un paiement est admissible comme pourboire. Dans de nombreux cas, les quatre doivent s’appliquer. Pour être un pourboire :
 

• Le paiement doit être effectué sans contrainte;
• Le client doit avoir le droit illimité de déterminer le montant;
• Le paiement ne doit pas faire l’objet de négociations ni être dicté par la politique de l’employeur; et
• En général, le client a le droit de déterminer qui reçoit le paiement.

Remarque : Certaines juridictions exigent que les entreprises qui imposent des frais de service indiquent clairement combien, le cas échéant, un employé qui fournit des services recevra de ces frais. En outre, certaines juridictions exigent que si rien n’est divulgué, ou si la divulgation n’est pas claire, la totalité des frais de service doit être payée à l’employé qui fournit les services au client. Vous devriez vérifier les exigences dans les juridictions dans lesquelles vous exercez vos activités. 

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Frais de service payés par l’employeur

Créer et modifier les frais de service payés par l’employeur

Les frais de service conservés par le restaurant sont conservés dans Toast Web. Pour plus d’options et de types de frais de service, lisez Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire.
 

1. Connectez-vous à Toast Web et allez à Payments > Configuration des chèques et reçus > Frais de service.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer de nouveaux frais de service.
   
   
3. Configurez ces options sur votre écran :
   1. Nom : Nom des frais de service tel qu’il apparaîtra sur le TPV et sur le reçu, le cas échéant.
   2. Type de frais : Pourcentage fixe, montant fixe (en dollars) ou montant ouvert (l’utilisateur saisit le montant en dollars chaque fois que ces frais de service sont appliqués) Remarque : Le montant ouvert ne peut pas être utilisé si les frais de service servent À emporter ou À Livraison.
   3. Pourcentage/montant des frais : Montant facturé. Sa configuration dépend du type de frais.
   4. Appliquer après le seuil de montant : Définir le seuil Appliquer après le montant à 0,01 $ ou plus appliquera automatiquement ces frais de service à toute commande, quelle que soit l’option de service. En définissant ce montant à une valeur supérieure, les frais seront automatiquement appliqués aux commandes d’un montant supérieur ou égal avant rabais.
   5. Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) :
      1. Si vous sélectionnez Oui, ces frais de service seront configurés à titre gracieux et versés au propriétaire de l’addition. Lorsque des frais de service sont attribués ainsi au propriétaire de l’addition, l’invite de pourboire numérique affichera toujours 3 %, 5 % et 7 % comme options de pourboire. 
      2. Si vous sélectionnez Non, ces frais de service seront inclus dans les ventes nettes de l’entreprise. Cela réduira le pourboire suggéré sur les reçus physiques et numériques du pourcentage des frais de service.
      3. Veuillez consulter cet article : Configurer les frais de Livraison avec vos propres chauffeurs-livreurs, pour plus d'informations.

   6. Taxés? : Pour les clients américains : Sélectionner Oui ici inclura les frais de service dans le montant imposable de l’addition. Sélectionner Non empêchera l’application de la taxe sur les frais de service.

Remarque : Les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni verront un menu Paramètres de taxation au lieu d’un bouton Oui/Non. Cette gestion fiscale améliorée est actuellement en version limitée et sera disponible pour les clients américains à l’avenir.

Choisissez l’option qui répond à vos exigences locales :

• • • Aucune taxe : Aucune taxe ne sera ajoutée aux frais de service.
    • Taxes incluses : La taxe est déjà incluse dans le montant de la surtaxe.
    • Taxes non incluses : La taxe est ajoutée en plus de la surtaxe.

Exemple : Si les frais de service sont de 10 $ et que le taux de taxation est de 10 %

• • • Aucune taxe : Payé par le client 10 $
    • Taxes incluses : Le client paie 10 $ (cela inclut déjà 0,91 $ de taxes et 9,09 $ de frais de service)
    • Taxes non incluses : Le client paie 11 $ (10 $ de frais de service + 1 $ de taxes)

Remarque : Le paramètre par défaut pour le calcul du pourboire est de calculer le pourboire avant que la taxe ne soit ajoutée à l’addition. Pour apporter une modification, suivez les étapes de cet article Calculer le pourboire avant ou après les taxes.

1. 7. Calculé sur le total avant ou après rabais? :  Si vos paramètres de taxation sont configurés pour appliquer la taxe aux frais de service, cela permet de définir le moment où les frais doivent être taxés. Si aucune taxe n’est appliquée, vous pouvez ignorer ce paramètre. 
   8. Livraison? En sélectionnant Oui ici, ces frais de service seront automatiquement appliqués à toutes les additions comportant une option Livraison. Ces frais de service apparaîtront sur les reçus sous la forme de « Frais de Livraison » sur les reçus des clients et dans les rapports, peu importe le nom qui leur a été donné. Sélectionner Non n’appliquera pas automatiquement ces frais de service.
      1. Si plusieurs frais de service ont l'option Livraison? définie sur Oui, ils seront regroupés en un seul "frais de Livraison" sur les reçus et les rapports.
      2. En raison du changement de nom des frais de Livraison, nous ne recommandons pas de définir des frais de service sur Oui pour la Livraison et À emporter. Agir ainsi entraînera la catégorisation de ces frais de service sur les additions À emporter comme « Frais de Livraison ».
      3. Créez plutôt des frais de service distincts pour les commandes de Livraison et À emporter.
   9. À emporter? En sélectionnant Oui ici, ces frais de service seront automatiquement appliqués à toutes les additions comportant une option de service À emporter. La sélection de Non n’appliquera pas automatiquement ces frais de service.
   10. Sur place? : Sélectionner Oui ici attribuera automatiquement ces frais de service à toutes les additions avec une option de service sur place. La sélection de Non n’appliquera pas automatiquement ces frais de service.
   11. Pour créer des frais de service qui devraient être appliqués manuellement, les options Livraison?, À emporter? et Sur place? doivent toutes être réglées sur Non.
       1. Remarque : Vous ne pouvez pas isoler des frais de service à un seul centre de recettes, mais vous pouvez les affecter à une seule option de service.

Pour les frais de service payés par l’employeur, le paramètre le plus important est Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?). Pour qu’il s’agisse de frais de service et que les fonds soient versés à l’employeur, aucun élément ne doit être sélectionné.

 

Frais de service payés par l’employeur dans les rapports

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Pourboire obligatoire dans Toast

Le pourboire obligatoire, également appelé pourboire automatique, pourboire automatique ou pourboire inclus, est un frais de service destiné aux employés qui fournissent des produits ou des services à un client. Il s’agit d’un revenu différent de celui d’un pourboire et considéré comme un revenu pour l’employé.
 

Créer et modifier les frais de pourboire obligatoires

Les frais de service versés à un employé à titre de pourboire sont conservés dans Toast Web. Pour plus d’options et de types de frais de service, lisez Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire.
 

1. Connectez-vous à Toast Web et allez à Payments > Configuration des chèques et reçus > Frais de service.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer de nouveaux frais de service.
   
   
3. Configurez ces options sur votre écran :
   1. Nom : Nom des frais de service tel qu’il apparaîtra sur le TPV et sur le reçu, le cas échéant.
   2. Type de frais : Pourcentage fixe, montant fixe (en dollars) ou montant ouvert (l’utilisateur saisit le montant en dollars chaque fois que ces frais de service sont appliqués) Remarque : Le montant ouvert ne peut pas être utilisé si les frais de service servent À emporter ou À Livraison.
   3. Pourcentage/montant des frais : Montant facturé. Sa configuration dépend du type de frais.
   4. Appliquer après le seuil de montant : Définir le seuil Appliquer après le montant à 0,01 $ ou plus appliquera automatiquement ces frais de service à toute commande, quelle que soit l’option de service. En définissant ce montant à une valeur supérieure, les frais seront automatiquement appliqués aux commandes d’un montant supérieur ou égal avant rabais.
   5. Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) :
      1. Si vous sélectionnez Oui, ces frais de service seront configurés à titre gracieux et versés au propriétaire de l’addition. Lorsque des frais de service sont attribués ainsi au propriétaire de l’addition, l’invite de pourboire numérique affichera toujours 3 %, 5 % et 7 % comme options de pourboire.
      2. Si vous sélectionnez Non, ces frais de service seront inclus dans les ventes nettes de l’entreprise. Les montants de pourboire suggérés seront ceux définis dans Options d’interface utilisateur > Pourboire.
   6. Taxé? : Pour les clients américains : Sélectionner Oui ici inclura les frais de service dans le montant imposable de l’addition. Sélectionner Non empêchera l’application de la taxe sur les frais de service.

Remarque : Les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni verront un menu Paramètres de taxation au lieu d’un bouton Oui/Non. Cette gestion fiscale améliorée est actuellement en version limitée et sera disponible pour les clients américains à l’avenir.

Choisissez l’option qui répond à vos exigences locales :

• • • Aucune taxe : Aucune taxe ne sera ajoutée aux frais de service.
    • Taxes incluses : La taxe est déjà incluse dans le montant de la surtaxe.
    • Taxes non incluses : La taxe est ajoutée en plus des frais de service.

Exemple : Si les frais de service sont de 10 $ et que le taux de taxation est de 10 %

• • • Aucune taxe : Payé par le client 10 $
    • Taxes incluses : Le client paie 10 $ (cela inclut déjà 0,91 $ de taxes et 9,09 $ de frais de service)
    • Taxes non incluses : Le client paie 11 $ (10 $ de frais de service + 1 $ de taxes)

Remarque : Le paramètre par défaut pour le calcul du pourboire est de calculer le pourboire avant que la taxe ne soit ajoutée à l’addition. Pour apporter une modification, suivez les étapes de cet article Calculer le pourboire avant ou après les taxes.

• 7. Calculé sur le total avant ou après rabais? : Si vos paramètres de taxation sont configurés pour appliquer la taxe aux frais de service, cela adapte encore plus le moment où les frais doivent être taxés. Si aucune taxe n’est appliquée, vous pouvez ignorer ce paramètre. 
  8. Livraison? En sélectionnant Oui ici, ces frais de service seront automatiquement appliqués à toutes les additions comportant une option Livraison. Ces frais de service apparaîtront sur les reçus sous la forme de « Frais de Livraison » sur les reçus des clients et dans les rapports, peu importe le nom qui leur a été donné. Sélectionner Non n’appliquera pas automatiquement ces frais de service.
     1. Si plusieurs frais de service ont l'option Livraison? définie sur Oui, ils seront regroupés en un seul "frais de Livraison" sur les reçus et les rapports.
     2. En raison du changement de nom des frais de Livraison, nous ne recommandons pas de définir des frais de service sur Oui pour la Livraison et À emporter. Agir ainsi entraînera la catégorisation de ces frais de service sur les additions À emporter comme « Frais de Livraison ».
     3. Créez plutôt des frais de service distincts pour les commandes de Livraison et À emporter.
  9. À emporter? En sélectionnant Oui ici, ces frais de service seront automatiquement appliqués à toutes les additions comportant une option de service À emporter. La sélection de Non n’appliquera pas automatiquement ces frais de service.
  10. Sur place? : Sélectionner Oui ici attribuera automatiquement ces frais de service à toutes les additions avec une option de service sur place. La sélection de Non n’appliquera pas automatiquement ces frais de service.
      1. Remarque : Pour créer des frais de service qui devraient être appliqués manuellement, les options Livraison?, À emporter? et Sur place? doivent toutes être définies sur Non.

Pour les frais de service de pourboire obligatoires, le paramètre le plus important est Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?). Pour qu’il s’agisse de frais de service et que les fonds soient versés à l’employé, Oui doit être sélectionné.  En suivant ces étapes, ce pourboire pourra apparaître et être distribué dans le Gestionnaire de pourboires de Toast, le cas échéant.

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Attribuer un pourboire obligatoire aux zones de service

Pour appliquer automatiquement un pourboire obligatoire à des zones de service spécifiques, procédez comme suit :
 

1. Dans Toast Web, allez à Façade > Tables et sections > Zones de service.
2. Sélectionnez la zone de service souhaitée ou sélectionnez + Ajouter zone de service pour en créer une nouvelle.
3. Repérez la section Pourboire appliqué automatiquement et sélectionnez Oui à côté du paramètre Pourboire appliqué automatiquement?.
4. Ensuite, sélectionnez Sélectionner les frais de service pour ajouter l’un de vos frais de service existants qui s’appliquera aux tables de cette zone de service. Vous pouvez également configurer le nombre minimal de clients requis à la table pour que le pourboire automatique soit ajouté à l’addition.
5. Enregistrez et publiez vos modifications.

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Gratification obligatoire sur le TPV

Pour ajouter un pourboire obligatoire à l’addition, sélectionnez le bouton Frais de service au bas de l’écran de paiement du TPV. Si vous utilisez un appareil portatif Toast Go®, cela se trouve dans les trois points (menu de débordement) dans le coin supérieur droit de l’addition.
Lorsque le pourboire obligatoire est appliqué à une addition, il n’apparaîtra pas sur sa propre ligne, comme les frais de service, mais dans une section Frais et charges, près du sous-total au bas de l’addition.

Gratification obligatoire dans le Gestionnaire de pourboires

Pour configurer les pourboires obligatoires pour le Gestionnaire de pourboires de Toast, sélectionnez-les dans le menu déroulant Source de votre politique de partage des pourboires. Vous pouvez sélectionner des pourboires spécifiques en développant les pourboires en espèces ou les pourboires hors caisse dans le menu déroulant (dans cet exemple, pourboires pour grands groupes) ou vous pouvez les sélectionner tous en même temps avec la case à cocher adjacente (pourboires hors caisse dans l’exemple ci-dessous). Gardez à l'esprit que les pourboires qui concernent les commandes en ligne ou les chauffeurs Livraison internes doivent être configurés avec une attention particulière.
 

Pourboire obligatoire dans les rapports

Les rapports obligatoires sur les pourboires se trouvent dans Toast Web en allant à Rapport > Main-d’œuvre > Quarts. Définissez la plage de dates appropriée et sélectionnez Mettre à jour dans le coin supérieur droit. Sélectionnez maintenant le bouton Afficher/masquer les colonnes sur le côté droit. Cochez à la fois pourboire en espèces et pourboire hors caisse. Ceux-ci s’afficheront immédiatement et vous permettront de consulter les totaux obligatoires des pourboires par employé et par quart.
 

Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast, vous pouvez également consulter les rapports obligatoires sur les pourboires à l’aide du rapport Gestion des pourboires. Accédez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires. Pour en savoir plus sur les rapports du Gestionnaire de pourboires, consultez Commencer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.
 

Gratification obligatoire dans Gestion de paie Toast

Chaque fois que le pourboire obligatoire apparaît dans Gestion de paie Toast, il apparaît toujours à côté du code de revenu associé. Il existe deux façons d’appliquer le pourboire obligatoire de Toast Web à Gestion de paie Toast. La méthode du Gestionnaire de pourboires ajoute automatiquement le pourboire obligatoire au système de paie et il apparaîtra sur les feuilles de temps, les paies appropriées, les rapports et les talons de paie. Sinon, l’ajout manuel du pourboire obligatoire à l’étape Revenus de la paie ne l’ajoute pas non plus aux feuilles de temps. Cet article contient plus d’informations sur les deux méthodes, mais notez que les pourboires et les pourboires obligatoires sont distincts.
 

Lorsque la méthode du Gestionnaire de pourboires est utilisée, les codes de revenus de pourboires obligatoires devront être configurés et associés avant que Toast puisse synchroniser les pourboires obligatoires de Toast Web vers Gestion de paie Toast. Visitez Gestion de la paie de Toast : Gestionnaire de pourboires Avec Gestion de paie Toast pour obtenir des instructions sur l’association des codes de revenu. Pour créer de nouveaux codes de revenu, sélectionnez le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast et soumettez ce formulaire à un agent du service à la clientèle.
 

Comme mentionné précédemment, le pourboire obligatoire est versé à une personne inscrite sur la liste de paie, tandis que les frais de service payés par l’employeur ne constituent que le revenu de l’entreprise. Les frais de service pris en charge par l’employeur n’apparaissent pas dans Gestion de paie Toast.
 

Ressources supplémentaires

• Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire
• Aperçu des frais de service conformes
• Gestion de paie Toast : Gérer et intégrer les pourboires

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.