Premiers pas avec les frais de service et le pourboire obligatoire

Découvrez quels sont les frais de service et les pourboires obligatoires dans Toast, en quoi ils diffèrent des pourboires, où les configurer et où ils apparaissent sur le TPV, dans les rapports et dans Gestion de paie Toast.

Dans cet article :

• TLDR — Frais de service, pourboires obligatoires et pourboires
• Pourboires, frais de service et gratification obligatoire en un coup d’œil
• Quels sont ces frais
• À quelle grappe cela s’applique-t-il?
• Avant de configurer
• Configurer des frais de service pris en charge par l’employeur
• Configurer le pourboire obligatoire (pourboire automatique)
• Appliquer automatiquement des frais de service ou un pourboire à une zone de service
• Frais de service et pourboire obligatoire sur le TPV Toast
• Frais de service dans Toast Web Reporting
• Gratification obligatoire dans le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Gratification obligatoire dans Gestion de paie Toast
• Ce qui empêche cela de fonctionner
• Foire aux questions
• Articles connexes

TLDR — Frais de service, pourboires obligatoires et pourboires

Des frais de service sont des frais supplémentaires ajoutés à l’addition d’un client. Le paramètre le plus important pour les frais de service est Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) dans Toast Web.

Si la case Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) est définie sur Oui, les frais deviennent un pourboire obligatoire (aussi appelé pourboire automatique ou pourboire automatique). Il est versé à l’employé qui possède l’addition comme revenu hors pourboire.

Si Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) est défini sur Non, les frais deviennent des frais de service conservés par l’employeur. Elle fait partie des ventes nettes de l’entreprise.

Le pourboire obligatoire n’est pas un pourboire. Un pourboire est décidé par le client. Un pourboire obligatoire est décidé par le restaurant et versé à l’employé.

Vous avez configuré les deux types au même endroit dans Toast Web : Toast Web > Paiements > Configuration des additions et des reçus > Frais de service.

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Pourboires, frais de service et gratification obligatoire en un coup d’œil

Les pourboires, les frais de service et le pourboire obligatoire se ressemblent sur l’addition, mais sont taxés et déclarés différemment. Utilisez ce tableau pour identifier celui qui s’applique avant de modifier un paramètre ou de résoudre un problème lié au talon de paye.

Remarque : Selon l’IRS, les pourboires appartiennent à l’employé, sauf si celui-ci participe à un partage valide des pourboires. Le pourboire obligatoire n’est pas un pourboire même si les clients et le personnel utilisent souvent les mots de manière interchangeable.

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Quels sont ces frais

Les frais de service sont des frais supplémentaires qui s’ajoutent au coût des produits. Les restaurateurs peuvent choisir d’ajouter des frais de service à l’addition pour diverses raisons, notamment :

• Frais de grand groupe (pourboire obligatoire)
• Frais de vente incitative de menu spécial
• Frais d’événement de banquet
• Frais de couverts
• Frais de service de chambre d’hôtel
• Frais de service de la bouteille
• Frais de service obligatoires pour les soins de santé

Dans Toast, il existe deux types de frais de service distincts :

• Frais de service conservés par l’employeur. Frais de service conservés par le restaurant. Il n’est pas considéré comme un revenu pour un employé et fait partie des ventes nettes pour l’employeur. Pour obtenir des conseils de conformité sur l’application de frais de service à toutes les formes de paiement, consultez Aperçu des frais de service.
• Pourboire obligatoire. Frais de service ou partie d’un frais de service remis aux employés. Dans Toast, cela s’appelle un pourboire obligatoire. Il s’agit d’un revenu différent d’un pourboire et considéré comme un revenu hors pourboire pour l’employé. L’exemple le plus courant est le pourboire obligatoire automatique (auto-gratuity).

L’IRS utilise quatre facteurs pour déterminer si un paiement est admissible comme pourboire. Dans de nombreux cas, les quatre doivent s’appliquer :

• Le paiement doit être effectué sans contrainte.
• Le client doit avoir le droit illimité de déterminer le montant.
• Le paiement ne doit pas faire l’objet de négociations ni être dicté par la politique de l’employeur.
• De manière générale, le client a le droit de déterminer qui reçoit le paiement.

Remarque : Certaines juridictions exigent que les entreprises qui imposent des frais de service indiquent clairement combien, le cas échéant, un employé qui fournit des services recevra de ces frais. Certaines juridictions exigent que si rien n’est divulgué, ou si la divulgation n’est pas claire, la totalité des frais de service doit être payée à l’employé qui fournit les services au client. Vérifiez les exigences dans les juridictions dans lesquelles vous exercez vos activités.

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Avant de configurer

S’applique à : Web de Toast, TPV Toast, Gestionnaire de pourboires de Toast (si utilisé), Gestion de paie Toast (si utilisé)

Autorisations nécessaires :

• Configuration des frais de service : 1.10 Ajouter/mettre à jour des frais de service pour appliquer les frais de service aux commandes et 6.3 Configuration des paiements pour configurer les frais de service dans Toast Web. Si vous ne pouvez pas accéder à la zone de frais de service, votre rôle pourrait ne pas inclure l’autorisation requise. Contactez un coéquipier ayant un accès administrateur pour qu’il accorde l’autorisation.

Ce que vous accomplirez : Comprenez ce que fait chaque type de frais, configurez correctement l’un ou les deux et trouvez chaque frais dans les rapports et la paie.

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Configurer des frais de service pris en charge par l’employeur

Des frais de service pris en charge par l’employeur restent à la charge du restaurant. Pour des détails complets de configuration champ par champ, consultez le guide canonique : Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire.

Le paramètre critique :

• L’affectation au propriétaire de l’addition (pourboire?) doit être définie sur Non pour que les fonds soient versés à l’employeur.

Étapes de haut niveau :

1. Connectez-vous à Toast Web et allez à Toast Web > Paiements > Configuration des additions > Frais de service.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer de nouveaux frais de service.
3. Configurez les champs de frais de service par Personnaliser les frais de service et Pourboire obligatoire, avec la valeur N° Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?).
4. Enregistrez et publiez vos modifications.

Résultat attendu : Les nouveaux frais de service apparaissent dans la liste des frais de service et peuvent être ajoutés aux additions sur le TPV. Lorsqu’elle est appliquée, elle apparaît comme poste au bas des additions des clients, indépendamment des impôts et des totaux, et est déclarée comme revenu d’entreprise, et non comme revenu d’un employé.

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Configurer le pourboire obligatoire (pourboire automatique)

Un pourboire obligatoire (également appelé pourboire automatique, pourboire automatique ou pourboire inclus) est un frais de service destiné aux employés fournissant des produits ou services à un client. Il s’agit d’un revenu hors pourboire pour l’employé.

Le paramètre critique :

• L’attribution au propriétaire de l’addition (pourboire?) doit être définie sur Oui pour que les fonds soient versés à l’employé.

Étapes de haut niveau :

1. Connectez-vous à Toast Web et allez à Toast Web > Paiements > Configuration des additions > Frais de service.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer de nouveaux frais de service.
3. Configurez les champs de frais de service par Personnaliser les frais de service et Pourboire obligatoire, avec la valeur Oui sur Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?).
4. Enregistrez et publiez vos modifications.

Remarque : Lorsqu’un frais de service est attribué au propriétaire de l’addition (pourboires? = Oui), l’invite de pourboire numérique affichera toujours 3 %, 5 % et 7 % comme options de pourboire.

Résultat attendu : Le pourboire obligatoire apparaît dans la liste des frais de service. Appliqué à une addition, il n’apparaît pas sur sa propre ligne — il apparaît dans une section Frais et charges près du sous-total au bas de l’addition. Le montant est distribué au propriétaire du chèque et sera versé dans le Gestionnaire de pourboires de Toast (si configuré) et dans Gestion de paie Toast sous le code de revenu associé.

Remarque : Les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni verront un menu Paramètres fiscaux (avec options « Sans taxe », « Taxe incluse » et « Taxe exclusive ») au lieu d’un commutateur « Oui/Non taxé? ». Cette gestion fiscale améliorée est en version limitée et est prévue pour les clients américains à l’avenir.

Remarque : Le paramètre par défaut pour le calcul du pourboire est de calculer le pourboire avant que la taxe ne soit ajoutée à l’addition. Pour modifier ce paramètre, consultez Calculer le pourboire avant ou après les taxes.

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Appliquer automatiquement des frais de service ou un pourboire à une zone de service

Pour appliquer automatiquement des frais de service ou un pourboire obligatoire à des zones de service spécifiques (par exemple, la salle à manger pour les grands groupes), suivez le guide canonique : Configurer et appliquer la gratuité automatique.

Étapes de haut niveau :

1. Dans Toast Web, allez à Toast Web > Façade > Tables et sections > Zones de service.
2. Sélectionnez la zone de service souhaitée ou sélectionnez + Ajouter zone de service pour en créer une nouvelle.
3. Repérez la section Pourboire appliqué automatiquement et sélectionnez Oui pour le paramètre Pourboire appliqué automatiquement?.
4. Sélectionnez Sélectionner les frais de service et choisissez l’un de vos frais de service existants à appliquer aux tables de cette zone de service. Vous pouvez également configurer le nombre minimal de clients requis à la table pour que le pourboire automatique soit ajouté à l’addition (taille minimale du groupe).
5. Enregistrez et publiez vos modifications.

Résultat attendu : Les frais de service sélectionnés s’appliquent automatiquement aux additions ouvertes dans cette zone dès que la table atteint le seuil de taille minimale du groupe.

Important : Si des frais de service sont appliqués automatiquement dans une zone de service et que l’option « Appliquer après le seuil de montant » est définie à 0,01 $ ou plus, ils s’appliqueront de plusieurs façons. Si le pourboire automatique s’applique alors que vous ne vous y attendez pas, consultez Frais de service ou Pourboire ajouté à chaque addition.

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Frais de service et pourboire obligatoire sur le TPV Toast

Pour ajouter des frais de service ou un pourboire obligatoire à l’addition sur le TPV :

1. Dans l’écran de paiement, sélectionnez Frais de service.
2. Cochez la case à côté des frais que vous souhaitez appliquer.
3. Sélectionnez Terminé.

Sur un appareil portatif Toast Go®, l’option Frais de service se trouve dans le menu débordement (trois points) de l’addition.

Comment cela apparaît sur l’addition :

• Les frais de service pris en charge par l’employeur apparaissent comme un poste au bas des additions des clients, distinct des taxes et de la section totale.
• Le pourboire obligatoire n’apparaît pas sur sa propre ligne — il apparaît dans la section Frais et charges près du sous-total au bas de l’addition.

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Frais de service dans Toast Web Reporting

Repérez les rapports sur les frais de service tenus par l’employeur dans Toast Web en allant à Toast Web > Rapports > Comptes > Aperçu de la comptabilité. Après avoir entré une plage de dates et sélectionné l’emplacement (le cas échéant), sélectionnez Soumettre, puis choisissez l’onglet Frais de service sur la page.

Résultat attendu : L’onglet Frais de service affiche les totaux des frais de service conservés par l’employeur pour la plage de dates. Le pourboire obligatoire est déclaré séparément — consultez les deux sections suivantes.

Pour le pourboire total que les clients demandent souvent dans le rapport Sommaire des ventes, la ligne de pourboire correspond au montant total du pourboire obligatoire (un type de frais de service) ajouté aux additions des clients et perçu pendant la plage de dates sélectionnée. Les frais de service conservés par l’employeur apparaissent sous « Frais de service » dans le même rapport, et non sous « Gratité ».

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Gratification obligatoire dans le Gestionnaire de pourboires de Toast

Pour configurer les pourboires obligatoires pour Commencer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast, sélectionnez-les dans le menu déroulant Source de votre politique de partage des pourboires. Vous pouvez sélectionner des gratifications spécifiques en développant Gratifications en espèces ou Gratifications hors caisse dans le menu déroulant, ou les sélectionner toutes en même temps avec la case à cocher adjacente.

Résultat attendu : Les pourboires sélectionnés sont inclus dans la source de partage des pourboires et seront mis en commun et distribués conformément aux règles de votre politique de partage des pourboires.

Important : Les pourboires qui affectent les commandes en ligne ou les chauffeurs Livraison internes doivent être configurés avec une attention particulière. Voir Gestionnaire de pourboires de Toast pour le guide complet de configuration de mise en commun.

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Gratification obligatoire dans Gestion de paie Toast

Les rapports obligatoires sur les pourboires se trouvent dans Toast Web en accédant à Toast Web > Rapports > Main-d’œuvre > Quarts. Définissez la plage de dates et sélectionnez Mettre à jour. Sélectionnez le bouton Afficher/masquer les colonnes et cochez Gratification en espèces et Gratification hors caisse. Ils s’affichent immédiatement et vous permettent de consulter les totaux obligatoires des pourboires par employé et par quart.

Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast, vous pouvez également consulter les rapports obligatoires sur les pourboires dans le rapport Gestion des pourboires. Accédez à Toast Web > Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires. Pour plus d’informations, consultez Commencer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Déplacer le pourboire obligatoire de Toast Web vers Gestion de paie Toast

Chaque fois que le pourboire obligatoire apparaît dans Gestion de paie Toast, il apparaît à côté d’un code de revenu associé. Il existe deux façons de faire passer le pourboire obligatoire de Toast Web à Gestion de paie Toast :

• Méthode du Gestionnaire de pourboires. Le pourboire obligatoire est automatiquement ajouté au système de paie et apparaît sur les feuilles de temps, les bulletins de paie, les rapports et les talons de paie appropriés.
• Méthode manuelle. Le pourboire obligatoire est ajouté directement à l’étape des revenus des employés de la paie. Cela ne l’ajoute pas non plus aux feuilles de temps. Consultez Gestion de paie Toast : Gérez et intégrez les pourboires pour une comparaison complète.

Lorsque la méthode du Gestionnaire de pourboires est utilisée, les codes de pourboires obligatoires doivent être configurés et associés avant que Toast puisse synchroniser les pourboires obligatoires de Toast Web vers Gestion de paie Toast. Pour obtenir des instructions sur l’association des codes de revenus, consultez Gestion de paie Toast : Gestionnaire de pourboires avec Gestion de paie Toast.

Pour créer de nouveaux codes de revenu, sélectionnez le bouton de clavardage dans Gestion de paie Toast et envoyez le Formulaire de demande de code de revenu à un agent du service à la clientèle. Remarque : Gestion de paie Toast est actuellement indisponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera disponible lors du lancement du produit dans votre région.

Remarque : Le pourboire obligatoire est versé à une personne inscrite sur la liste de paie, tandis que les frais de service payés par l’employeur ne constituent que le revenu de l’entreprise. Les frais de service conservés par l’employeur n’apparaissent pas dans Gestion de paie Toast.

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Ce qui empêche cela de fonctionner

Si des frais de service ou un pourboire automatique s’appliquent alors que vous ne vous y attendez pas, ou ne s’appliquent pas lorsque vous vous y attendez, consultez le guide de dépannage : Des frais de service ou un pourboire sont ajoutés à chaque addition. Les trois configurations à vérifier sont :

• Le paramètre Appliquer automatiquement le pourboire? de la zone de service.
• Valeur seuil à appliquer après le montant des frais de service.
• Les frais de service comprennent les options Livraison?, À emporter? et sur place?.

Si le pourboire obligatoire n’apparaît pas sur la liste de paie d’un employé, les causes les plus courantes sont les suivantes :

• Le poste de l’employé n’est pas configuré comme poste à pourboire (pour le Gestionnaire de pourboires).
• Le quart ne s’est pas clôturé, le pourboire n’a donc pas pu se synchroniser.
• Les règles de mise en commun du Gestionnaire de pourboires excluaient l’employé.
• Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) est défini sur Non sur les frais de service (il devient alors conservé par l’employeur et n’apparaît pas sur la paie).

Pour un dépannage complet du côté de la paie, consultez Gestion de paie Toast : Gérer et intégrer les pourboires.

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Foire aux questions

Le pourboire et les frais sont-ils versés au serveur?

Aussi demandé comme :

• • « les pourboires et les frais doivent-ils être versés au serveur »
  • « le pourboire est-il versé à l’employé »
  • "qui garde les frais de service"

Le pourboire obligatoire est versé au serveur (ou à l’autre employé qui détient le chèque) une fois que le restaurant l’a récupéré. Les frais peuvent aller d’un côté comme de l’autre : les frais de service pris en charge par l’employeur restent à la charge du restaurant; un pourboire obligatoire est distribué à l’employé. Le paramètre décisif est Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) sur les frais de service dans Toast Web > Paiements > Configuration des additions > Frais de service. Oui, cela signifie qu’il est versé à l’employé. Cela ne signifie pas qu’il reste avec le restaurant.

Que signifie la section Pourboires dans le rapport Sommaire des revenus?

Aussi demandé comme :

• • « quelle est la ligne de pourboire dans le sommaire des ventes »
  • « ce qui compte comme pourboire dans les rapports »

Dans les rapports Sommaire des revenus et Sommaire des ventes, la ligne Pourboire correspond au montant total des pourboires obligatoires (un type de frais de service) ajoutés aux additions des clients et perçus pendant la plage de dates sélectionnée. Il ne comprend pas les pourboires volontaires des clients et ne comprend pas les frais de service pris en charge par l’employeur. Les frais de service pris en charge par l’employeur apparaissent sous la rubrique Frais de service du même rapport.

Si j’utilise des frais de service pour un grand groupe, ceux-ci sont-ils ajoutés au pourboire du serveur?

Aussi demandé comme :

• • « les frais de service pour les grands groupes comptent-ils comme un pourboire pour le serveur »
  • « comment configurer le pourboire automatique pour les grands groupes »

Cela dépend de la façon dont les frais de service pour les grands groupes sont configurés. Si la case Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) est définie sur Oui, les frais sont un pourboire obligatoire et sont versés au serveur qui détient l’addition (il s’agit d’un revenu autre qu’un pourboire pour l’employé). Si la valeur est Non, les frais restent à la charge du restaurant. Pour vérifier, dans Toast Web > Paiements > Configuration des additions et des reçus > Frais de service, sélectionnez les frais de service pour les grands groupes par leur nom et consultez la valeur Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?).

Comment désactiver la gratuité automatique?

Aussi demandé comme :

• • « J’ai besoin d’aide pour désactiver le pourboire automatique »
  • « comment désactiver le grat automatique »
  • « arrêter d’appliquer automatiquement le pourboire »

Pour arrêter l’application du pourboire automatique, accédez dans Toast Web à Toast Web > Façade > Tables et sections > Zones de service. Dans la colonne Pourboire appliqué automatiquement, si une zone de service indique Oui alors qu’elle ne devrait pas, sélectionnez le nom de la zone de service, puis sous Pourboire appliqué automatiquement, sélectionnez Non. Enregistrez et publiez vos modifications. Si le pourboire automatique continue de s ' appliquer après cette modification, vérifiez également les boutons < < Appliquer après le seuil de montant > > et < < Livraison > > / < À emporter >/sur place > > . Voir < < Frais de service ou pourboire ajouté à chaque addition > > .

Pourquoi le pourboire automatique est-il compté comme un paiement en espèces plutôt que comme un pourboire?

Aussi demandé comme :

• • « pourboire automatique versé en espèces, mais il est compté comme paiement en espèces »
  • "pourquoi le pourboire est-il obligatoire dans mes totaux en espèces"

Lorsque le pourboire automatique (frais de service) est payé en espèces, Toast le considère comme un pourboire en espèces, et non comme un pourboire en espèces. Il apparaît dans les totaux en espèces, car ce sont des espèces qui sont entrées, mais il est déclaré comme un revenu non lié au pourboire (pourboire obligatoire), et non comme un pourboire de client. Ceci est un comportement attendu. Le paramètre décisif est toujours Affecter au propriétaire du chèque (pourboire?). Si oui, le pourboire en espèces est versé à l’employé par l’entremise du Gestionnaire de pourboires de Toast et de Gestion de paie Toast, selon le code de revenu associé.

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Articles connexes

• Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire
• Gestion de paie Toast : Gérer et intégrer les pourboires
• Configurer et appliquer la gratuité automatique
• Aperçu des frais de service
• Des frais de service ou un pourboire sont ajoutés à chaque addition

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.