Commencez avec les frais de service et le pourboire obligatoire

Apprenez ce que sont les frais de service et les pourboires obligatoires dans Toast, en quoi ils diffèrent des pourboires, où les configurer et où ils apparaissent sur le point de vente, dans les rapports et dans Toast Payroll.

Dans cet article :

• TLDR — Frais de service, pourboire obligatoire et pourboires
• Pourboires, frais de service et gratuités obligatoires en un coup d'œil
• Ce que sont ces frais
• À quel groupe cela s'applique-t-il ?
• Avant de configurer
• Configurer des frais de service retenus par l'employeur
• Configurer le pourboire obligatoire (pourboire automatique)
• Appliquer automatiquement des frais de service ou un pourboire à une zone de service
• Frais de service et pourboire obligatoire sur le PDV Toast
• Frais de service dans les rapports Web de Toast
• Pourboire obligatoire dans le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Pourboire obligatoire dans Toast Payroll
• Qu'est-ce qui empêche cela de fonctionner
• Foire aux questions
• Articles connexes

TLDR — Frais de service, pourboire obligatoire et pourboires

Des frais de service sont des frais supplémentaires ajoutés à l'addition d'un client. Le paramètre le plus important pour des frais de service est « Attribuer au propriétaire de l'addition (Gratification?) » dans Toast Web.

Si « Attribuer au propriétaire de l'addition (Gratification?) » est réglé sur Oui, les frais deviennent une gratification obligatoire (aussi appelée gratification automatique). Ils sont versés à l'employé qui possède l'addition en tant que revenu non lié aux pourboires.

Si « Attribuer au propriétaire de l'addition (Gratification?) » est réglé sur Non, les frais deviennent des frais de service conservés par l'employeur. Ils font partie des ventes nettes de l'entreprise.

Une gratification obligatoire n'est pas un pourboire. Un pourboire est décidé par le client. Une gratification obligatoire est décidée par le restaurant et versée à l'employé.

Vous configurez les deux types au même endroit dans Toast Web : Toast Web > Finances > Paramètres > Frais de service.

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Aperçu des pourboires, des frais de service et des gratifications obligatoires

Les pourboires, les frais de service et les gratifications obligatoires semblent similaires sur une addition, mais ils sont imposés et déclarés différemment. Utilisez ce tableau pour déterminer lequel s'applique avant de modifier un paramètre ou de résoudre un problème de fiche de paie.

Note : Selon l'IRS, les pourboires sont la propriété de l'employé, à moins que celui-ci ne participe à un partage de pourboires valide. Un pourboire obligatoire n'est pas un pourboire, même si les clients et le personnel utilisent souvent ces termes de façon interchangeable.

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Ce que sont ces frais

Des frais de service sont des frais supplémentaires perçus en sus du coût des biens. Les propriétaires de restaurant peuvent choisir d'ajouter des frais de service à une facture pour diverses raisons, notamment :

• Frais pour grand groupe (pourboire obligatoire)
• Frais de vente incitative pour menu spécial
• Frais d'événement de banquet
• Frais de couverts
• Frais de service d'étage d'hôtel
• Frais de service de bouteille
• Frais de service obligatoires pour les soins de santé

Dans Toast, il existe deux types distincts de frais de service :

• Frais de service conservés par l'employeur. Frais de service conservés par le restaurant. Ils ne sont pas considérés comme un revenu pour un employé et font partie des ventes nettes pour l'employeur. Pour obtenir des conseils de conformité sur l'application de frais de service à toutes les formes de paiement, consultez Aperçu des frais de service.
• Pourboire obligatoire. Frais de service ou partie de frais de service qui sont remis aux employés. Dans Toast, cela est appelé pourboire obligatoire. Il diffère du pourboire et est considéré comme un revenu non lié au pourboire pour l'employé. L'exemple le plus courant est le pourboire obligatoire automatique (pourboire automatique).

L'IRS utilise quatre facteurs pour déterminer si un paiement est admissible à titre de pourboire. Dans de nombreux cas, les quatre doivent s'appliquer :

• Le paiement doit être effectué sans contrainte.
• Le client doit avoir le droit illimité de déterminer le montant.
• Le paiement ne devrait pas faire l'objet de négociations ni être dicté par la politique de l'employeur.
• Généralement, le client a le droit de déterminer qui reçoit le paiement.

Note : Certaines administrations exigent que les entreprises qui imposent des frais de service divulguent clairement le montant, le cas échéant, qu'un employé qui fournit des services recevra de ces frais de service. Certaines administrations exigent que, si rien n'est divulgué ou si la divulgation n'est pas claire, la totalité des frais de service soit versée à l'employé qui fournit des services au client. Vérifiez les exigences dans les administrations où vous exercez vos activités.

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Avant de configurer

S'applique à : Toast Web, Toast POS, Gestionnaire de pourboires de Toast (si utilisé), Toast Payroll (si utilisé)

Permissions nécessaires :

• Configuration des frais de service : 1.10 Ajouter / Mettre à jour les frais de service pour appliquer les frais de service aux commandes et 6.3 Configuration des paiements pour configurer les frais de service dans Toast Web. Si vous ne pouvez pas accéder à la section des frais de service, il est possible que votre rôle ne comprenne pas la permission requise. Communiquez avec un collègue ayant un accès administrateur pour qu'il vous accorde la permission.

Ce que vous accomplirez : Comprendre la fonction de chaque type de frais, configurer correctement l'un ou l'autre (ou les deux), et trouver chaque frais dans les rapports et la paie.

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Configurer des frais de service conservés par l'employeur

Des frais de service conservés par l'employeur restent au restaurant. Pour obtenir des détails complets sur la configuration champ par champ, consultez le guide pratique officiel : Personnaliser les frais de service et le pourboire obligatoire.

Le paramètre critique :

• L'option « Assigner au propriétaire de l'addition (Pourboire ?) » doit être réglée sur Non pour que les fonds soient versés à l'employeur.

Étapes générales :

1. Connectez-vous à Toast Web et accédez à Toast Web > Finance > Connexe > Paramètres > Frais de service et frais.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer de nouveaux frais de service.
3. Configurez les champs des frais de service selon Personnaliser les frais de service et la gratification obligatoire, avec l'option Attribuer au propriétaire de l'addition (Gratification ?) réglée sur Non.
4. Enregistrez et publiez vos modifications.

Résultat attendu : Les nouveaux frais de service apparaissent dans la liste des frais de service et peuvent être ajoutés aux additions sur le point de vente. Lorsqu'ils sont appliqués, ils apparaissent comme un poste au bas des additions des clients, séparés des taxes et des totaux, et sont déclarés comme revenu d'entreprise, et non comme gain d'employé.

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Configurer la gratification obligatoire (pourboire automatique)

Une gratification obligatoire (aussi appelée pourboire automatique, auto-grat ou pourboire inclus) est des frais de service désignés pour l'employé ou les employés fournissant des produits ou des services à un client. Il s'agit d'un revenu non lié aux pourboires pour l'employé.

Le paramètre critique :

• L'option Attribuer au propriétaire de l'addition (Gratification ?) doit être réglée sur Oui pour que les fonds soient versés à l'employé.

Étapes générales :

1. Connectez-vous à Toast Web et accédez à Toast Web > Paiements > Configuration des additions et reçus > Frais de service.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer de nouveaux frais de service.
3. Configurez les champs des frais de service selon Personnaliser les frais de service et la gratification obligatoire, avec l'option Attribuer au propriétaire de l'addition (Gratification ?) réglée sur Oui.
4. Enregistrez et publiez vos modifications.

Note : Lorsqu'un frais de service est attribué au propriétaire de l'addition (Gratification ? = Oui), l'invite de pourboire sur le reçu numérique affichera toujours 3 %, 5 % et 7 % comme options de pourboire.

Résultat attendu : La gratification obligatoire apparaît dans la liste des frais de service. Lorsqu'elle est appliquée à une addition, elle n'apparaît pas sur sa propre ligne — elle apparaît dans une section Frais et charges près du sous-total au bas de l'addition. Le montant est distribué au propriétaire de l'addition et sera transféré dans le Gestionnaire de pourboires de Toast (si configuré) et dans Toast Payroll sous le code de gain mappé.

Note : Les clients en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni verront un menu Paramètres de taxe (avec les options Hors taxe, Taxe incluse et Taxe exclue) au lieu d'un bouton Taxé ? Oui/Non. Ce traitement amélioré des taxes est en version limitée et est prévu pour les clients américains à l'avenir.

Note : Le paramètre par défaut pour le calcul du pourboire consiste à calculer le pourboire avant que la taxe ne soit ajoutée à une addition. Pour modifier cela, consultez Calculer le pourboire avant ou après les taxes.

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Appliquer automatiquement des frais de service ou un pourboire à une zone de service

Pour appliquer automatiquement des frais de service ou un pourboire obligatoire à des zones de service spécifiques (par exemple, la salle à manger pour les grands groupes), suivez le guide pratique canonique : Configurer et appliquer le pourboire automatique.

Étapes générales :

1. Dans Toast Web, accédez à Toast Web > Salle à manger > Zones de service et tables > Zones de service.
2. Sélectionnez la zone de service souhaitée, ou sélectionnez + Ajouter une zone de service pour en créer une nouvelle.
3. Localisez la section Pourboire appliqué automatiquement et sélectionnez Oui pour le paramètre Appliquer automatiquement le pourboire?.
4. Sélectionnez Sélectionner les frais de service et choisissez l'un de vos frais de service existants à appliquer aux tables de cette zone de service. Vous pouvez également configurer le nombre minimal de clients requis à la table pour que le pourboire automatique soit ajouté à l'addition (Taille minimale du groupe).
5. Enregistrez et publiez vos modifications.

Résultat attendu : Les frais de service sélectionnés s'appliquent automatiquement aux additions ouvertes dans cette zone de service une fois que la table atteint le seuil de Taille minimale du groupe.

Important : Si des frais de service sont appliqués automatiquement dans une zone de service et sont également configurés avec Appliquer après le seuil de montant réglé à 0,01 $ ou plus, les frais de service s'appliqueront de plusieurs façons. Si le pourboire automatique s'applique alors que vous ne vous y attendez pas, consultez Des frais de service ou un pourboire sont ajoutés à chaque addition.

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Frais de service et pourboire obligatoire sur le PDV Toast

Pour ajouter des frais de service ou un pourboire obligatoire à une addition sur le PDV :

1. À partir de l'écran de paiement, sélectionnez Frais de service.
2. Cochez la case à côté des frais que vous souhaitez appliquer.
3. Sélectionnez Terminé.

Sur un appareil portatif Toast Go®, l'option de frais de service se trouve dans le menu débordant (trois points) de l'addition.

Comment cela apparaît sur l'addition :

• Les frais de service conservés par l'employeur apparaissent comme un poste au bas des additions des clients, séparés de la section des taxes et du total.
• La gratification obligatoire n'apparaît pas sur sa propre ligne — elle apparaît dans une section Frais et charges près du sous-total au bas de l'addition.

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Frais de service dans les rapports Toast Web

Localisez les rapports sur les frais de service conservés par l'employeur dans Toast Web en accédant à Toast Web > Rapports > Comptes > Aperçu comptable. Après avoir saisi une période et sélectionné l'emplacement (le cas échéant), sélectionnez Soumettre, puis choisissez l'onglet Frais de service sur la page.

Résultat attendu : L'onglet Frais de service affiche les totaux des frais de service conservés par l'employeur pour la période sélectionnée. La gratification obligatoire est déclarée séparément — consultez les deux sections suivantes.

Pour le total des gratifications au sujet duquel les clients posent souvent des questions dans le rapport Sommaire des ventes, la ligne de gratification correspond au montant total de la gratification obligatoire (un type de frais de service) ajoutée aux additions des clients et perçue au cours de la période sélectionnée. Les frais de service conservés par l'employeur apparaissent sous « Frais de service » dans le même rapport, et non sous « Gratification ».

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Gratification obligatoire dans le Gestionnaire de pourboires de Toast

Pour configurer les gratifications obligatoires pour Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast, sélectionnez-les dans le menu déroulant Source de votre politique de mise en commun des pourboires. Vous pouvez sélectionner des gratifications spécifiques en développant Gratifications en espèces ou Gratifications hors espèces dans le menu déroulant, ou les sélectionner toutes en même temps à l'aide de la case à cocher adjacente.

Résultat attendu : Les gratifications sélectionnées sont incluses dans la source de mise en commun des pourboires et seront mises en commun et distribuées selon les règles de votre politique de mise en commun des pourboires.

Important : Les gratifications qui touchent les commandes en ligne ou les chauffeurs-livreurs internes doivent être configurées avec une attention particulière. Consultez Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast pour le guide complet de configuration de la mise en commun.

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Pourboire obligatoire dans Toast Payroll

Le rapport sur le pourboire obligatoire se trouve dans Toast Web en accédant à Toast Web > Rapports > Main-d'œuvre > Quarts de travail. Définissez la plage de dates et sélectionnez Mettre à jour. Sélectionnez le bouton Afficher/Masquer les colonnes et cochez Pourboire en espèces et Pourboire hors espèces. Ces informations s'affichent immédiatement et vous permettent de consulter les totaux des pourboires obligatoires par employé et par quart de travail.

Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast, vous pouvez également consulter le rapport sur le pourboire obligatoire dans le rapport de gestion des pourboires. Accédez à Toast Web > Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires. Pour en savoir plus, consultez Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Transférer le pourboire obligatoire de Toast Web vers Toast Payroll

Chaque fois que le pourboire obligatoire apparaît dans Toast Payroll, il s'affiche à côté d'un code de gain associé. Il existe deux façons de transférer le pourboire obligatoire de Toast Web vers Toast Payroll :

• Méthode du Gestionnaire de pourboires de Toast. Le pourboire obligatoire est automatiquement ajouté au système de paie et apparaît sur les feuilles de temps, les paies appropriées, les rapports et les talons de paie.
• Méthode manuelle. Le pourboire obligatoire est ajouté directement à l'étape Gains des employés de la paie. Cela ne l'ajoute pas non plus aux feuilles de temps. Consultez Toast Payroll : Gérer et intégrer les pourboires pour la comparaison complète.

Lorsque la méthode Gestionnaire de pourboires est utilisée, les codes de gains pour pourboire obligatoire doivent être configurés et mappés avant que Toast puisse synchroniser le pourboire obligatoire de Toast Web vers Toast Payroll. Pour obtenir des instructions sur le mappage des codes de gains, consultez Toast Payroll : Gestionnaire de pourboires avec Toast Payroll.

Pour créer de nouveaux codes de gains, sélectionnez le bouton de clavardage dans Toast Payroll et soumettez le formulaire de demande de code de gains à un agent du service à la clientèle. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas offert au Québec. Une version française de ce formulaire sera rendue disponible lors du lancement du produit dans votre région.

Note : Le pourboire obligatoire est versé à une personne sur la paie, alors que les frais de service conservés par l'employeur constituent uniquement un revenu d'entreprise. Les frais de service conservés par l'employeur n'apparaissent pas dans Toast Payroll.

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Ce qui empêche le fonctionnement

Si des frais de service ou un pourboire automatique s'appliquent alors que vous ne vous y attendez pas, ou ne s'appliquent pas alors que vous vous y attendez, consultez le guide de dépannage : Des frais de service ou un pourboire sont ajoutés à chaque facture. Les trois configurations à vérifier sont :

• Le paramètre Appliquer automatiquement le pourboire? de la zone de service.
• La valeur Appliquer après le seuil de montant des frais de service.
• Les options de bascule Livraison?, À emporter? et Sur place? des frais de service.

Si le pourboire obligatoire n'apparaît pas sur la paie d'un employé, les causes les plus courantes sont :

• Le poste de l'employé n'est pas configuré comme un poste à pourboires (pour le Gestionnaire de pourboires).
• Le quart de travail n'a pas été fermé, donc le pourboire n'a pas pu être synchronisé.
• Les règles de mise en commun du Gestionnaire de pourboires ont exclu l'employé.
• « Attribuer au propriétaire de l'addition (Pourboire?) » est réglé sur Non pour les frais de service (ils sont alors conservés par l'employeur et n'apparaissent pas sur la paie).

Pour un dépannage complet du côté de la paie, consultez Toast Payroll : Gérer et intégrer les pourboires.

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Foire aux questions

Le pourboire et les frais vont-ils au serveur ?

Également posé comme :

• • « est-ce que les pourboires et les frais vont au serveur »
  • « est-ce que le pourboire va à l'employé »
  • « qui conserve les frais de service »

Le pourboire obligatoire est versé au serveur (ou à un autre employé propriétaire de l'addition) une fois que le restaurant l'a perçu. Les frais peuvent être traités de deux façons : des frais de service conservés par l'employeur restent au restaurant; un pourboire obligatoire est distribué à l'employé. Le paramètre déterminant est « Attribuer au propriétaire de l'addition (Pourboire?) » sur les frais de service dans Toast Web > Paiements > Configuration des additions et reçus > Frais de service. Oui signifie qu'il est versé à l'employé. Non signifie qu'il reste au restaurant.

Que signifie la section Pourboire dans le rapport Sommaire des revenus ?

Également posé comme :

• • « qu'est-ce que la ligne pourboire dans le sommaire des ventes »
  • « qu'est-ce qui compte comme pourboire dans les rapports »

Dans les rapports Sommaire des revenus et Sommaire des ventes, la ligne Pourboire représente le montant total du pourboire obligatoire (un type de frais de service) ajouté aux additions des clients et perçu au cours de la période sélectionnée. Cela ne comprend pas les pourboires volontaires des clients ni les frais de service conservés par l'employeur. Les frais de service conservés par l'employeur apparaissent sous la ligne Frais de service du même rapport.

Si j'utilise des frais de service pour les grands groupes, sont-ils ajoutés au pourboire du serveur ?

Également posé comme :

• • « les frais de service pour les grands groupes comptent-ils comme un pourboire pour le serveur »
  • « comment configurer la gratification automatique pour les grands groupes »

Cela dépend de la façon dont les frais de service pour les grands groupes sont configurés. Si l'option Assign to check owner (Gratuity?) est réglée sur Oui, les frais constituent une gratification obligatoire et sont versés au serveur propriétaire de l'addition (il s'agit d'un revenu autre qu'un pourboire pour l'employé). Si elle est réglée sur Non, les frais restent au restaurant. Pour vérifier, dans Toast Web > Payments > Checks & receipts setup > Service charges, sélectionnez les frais de service pour les grands groupes par leur nom et examinez la valeur de Assign to check owner (Gratuity?).

Comment désactiver la gratification automatique ?

Également posé comme :

• • « J'ai besoin d'aide pour désactiver la gratification automatique »
  • « comment désactiver la gratification automatique »
  • « arrêter l'application automatique de la gratification »

Pour empêcher l'application de la gratification automatique, dans Toast Web, accédez à Toast Web > Front of house > Tables & sections > Service areas. Dans la colonne Auto-apply Gratuity, si une zone de service indique Oui alors qu'elle ne le devrait pas, sélectionnez le nom de la zone de service, puis sous Auto-Applied Gratuity, réglez Auto-apply Gratuity? sur Non. Enregistrez et publiez vos modifications. Si la gratification automatique continue de s'appliquer après cette modification, vérifiez également les commutateurs Apply After Amount Threshold et Livraison?/À emporter?/Dine-in? des frais de service — consultez Service Charge or Gratuity is Being Added to Every Check.

Pourquoi la gratification automatique est-elle comptabilisée comme un paiement en espèces au lieu d'un pourboire ?

Également posé comme :

• • « gratification automatique payée en espèces mais comptabilisée comme un paiement en espèces »
  • « pourquoi la gratification obligatoire figure-t-elle dans mes totaux en espèces »

Lorsque la gratification automatique (des frais de service) est payée en espèces, Toast la comptabilise comme une gratification en espèces, et non comme un pourboire en espèces. Il apparaît dans les totaux en espèces parce qu'il s'agit d'argent liquide reçu, mais il est déclaré comme un gain autre qu'un pourboire (gratuité obligatoire), et non comme un pourboire de client. Il s'agit d'un comportement attendu. Le paramètre décisif demeure Attribuer au propriétaire de la note (Gratuité?) — s'il est réglé sur Oui, la gratuité en espèces est versée à l'employé par l'entremise du Gestionnaire de pourboires de Toast et de Toast Payroll sous le code de gain mappé.

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Articles connexes

• Personnaliser les frais de service et la gratuité obligatoire
• Toast Payroll : Gérer et intégrer les pourboires
• Configurer et appliquer la gratuité automatique
• Aperçu des frais de service
• Des frais de service ou une gratuité sont ajoutés à chaque note

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.