Gestionnaire de pourboires avec Gestion de la paie de Toast

Dans cet article :

• Gestionnaire de pourboires + Configuration de Gestion de paie Toast
  • Formez vos employés
  • Affecter des codes de revenu
• Envoyer les pourboires à la paie depuis le Gestionnaire de pourboires
• Rétablir les pourboires envoyés
• Payer les pourboires en espèces du Gestionnaire de pourboires de Toast via Gestion de la paie de Toast
• Dépanner le Gestionnaire de pourboires avec Gestion de paie Toast

Gestionnaire de pourboires + Configuration de Gestion de paie Toast

Le gouvernement fédéral définit les règles de partage des pourboires dans la Loi sur les normes de travail équitables. Les administrations étatiques et locales peuvent également avoir leurs propres réglementations. Avant de mettre en place des partages des pourboires dans Toast Web, vous devez consulter un professionnel des ressources humaines et tenir compte des lois fédérales, provinciales et locales lorsque vous définissez la politique de pourboires et les règles de répartition de votre restaurant. Avant que le Gestionnaire de pourboires puisse fonctionner en parallèle avec Gestion de paie Toast, certaines étapes doivent être franchies.

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Formez vos employés

Les profils des employés dans Gestion de la paie de Toast doivent être appariés aux profils correspondants dans Toast Web. À l’aide de l’outil Mappage des employés dans Gestion de la paie de Toast, sous Paramètres > Toast > Employés, vérifiez les employés déjà mappés (pour en vérifier l’exactitude) et synchronisez tous les profils qui ne le sont pas encore. Ouvrez l’œil pour les profils en double dans l’un ou l’autre système. Si un employé est mal mappé, ses pourboires provenant de Toast Web ne se synchroniseront pas avec ses feuilles de temps ni avec sa paie, et vous recevrez un message d’erreur lors de l’envoi des pourboires à la paie.
 

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Affecter des codes de revenu

La Gestion de paie Toast utilise des codes de revenus pour classer les salaires afin que les impôts soient calculés correctement. Lors de la première configuration du Gestionnaire de pourboires, l’assistant de configuration complète vous accompagnera dans cette étape. Si vous devez modifier vos paramètres, suivez les instructions suivantes :

1. Dans Gestion de la paie de Toast, allez à Paramètres > Toast > Pourboires.
2. Sélectionnez l’option Pourboires mis en commun afin que Gestion de la paie de Toast commence à prélever les pourboires sur Toast Web en fonction de la mise en commun et du partage des pourboires configurés pour chaque employé. Prenez note de l’avertissement.
   1. C'est un changement immédiat. Si ce paramètre est modifié pendant une période de paie, les entrées de pourboires peuvent être dupliquées.
      
      
      
      
      
      
3. Attribuez ensuite un code de revenu pour chaque type de pourboire. Les pourboires et gratifications provenant de Toast Web seront enregistrés sous les codes de revenus sélectionnés. Une fois que vous avez attribué un code de revenu à une catégorie, vous ne pouvez plus le sélectionner. Cette étape est peut-être déjà terminée, mais nous vous recommandons vivement de vérifier ces informations, peu importe leur réalisation :
   1. Pourboires en espèces déclarés : Pourboires en espèces déclarés par un employés à la fin d’un quart de travail
   2. Carte de crédit et autres pourboires : Pourboires payés par carte de crédit ou un autre moyen de paiement
   3. Gratifications en espèces : Gratifications versées en espèces
   4. Carte de crédit et autres gratifications : Gratifications payées par carte de crédit ou autre type de paiement
   5. Remarque : Si vous avez besoin de créer de nouveaux codes de revenu, remplissez ce formulaire et envoyez-le-nous via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.
      
      

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Envoyer les pourboires à la paie à partir du Gestionnaire de pourboires

Avant d'examiner ce qui suit, consultez le Gestionnaire de pourboires de Toast et Rapports qui traitent des rapports de gestion des pourboires, du dépannage et des considérations générales. L’envoi des pourboires à Gestion de la paie de Toast est la dernière étape avant le traitement de la paie. En amont :

• Configurez des règles de répartition sur votre page Politique de partage des pourboires.
• Complétez la configuration du rapport Gestion des pourboires, y compris les étapes énumérées ci-dessus. Complétez toute correspondance d’employés manquante et attribuez les codes de revenu applicables.
• Terminer toutes les étapes de configuration que vous demande le coordonnateur d’intégration, y compris l’embauche d’employés dans Gestion de paie Toast.
• Activez votre service Gestion de la paie de Toast et votre intégration Toast Web. Cette étape est effectuée par votre consultant à l’intégration en tant que dernière étape avant votre première paie. Faites un suivi directement avec eux pour obtenir plus d’informations.

Après avoir pris les mesures ci-dessus, vous êtes enfin prêt à envoyer les pourboires du Gestionnaire de pourboires à Gestion de paie Toast :

1. Vérifiez les entrées de temps de vos employés avant de continuer. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures pour vérifier les heures d’arrivée et de départ des employés. Sélectionnez la plage de dates et l’emplacement pour affiner ce rapport.
2. Allez maintenant à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires pour afficher le rapport Gestion des pourboires.
3. En haut, sélectionnez une plage de dates qui comprend votre période de paie.
4. Vous devrez sélectionner chaque jour (et non la case à cocher) avec le statut Prêt pour examiner et approuver les montants et calculs des pourboires de la journée. Si vous utilisez l’intervalle de période de service, vérifiez les données dans l’onglet de chaque quart.
5. Sélectionnez Approuver les pourboires lorsque vous êtes prêt. Vous pouvez sélectionner Désapprouver les pourboires pour annuler une approbation.
6. Une fois que chaque journée appropriée de pourboires a été approuvée et est prête à être envoyée à Gestion de paie Toast, vous pouvez choisir d’envoyer tous les jours dans la plage de dates ou seulement les jours sélectionnés.
   1. Pour sélectionner tous les jours disponibles, cochez la case la plus haute après la date. Les jours avec un statut « Aucun pourboire », « En cours » et « Approuvé » ne seront pas sélectionnés; seuls les jours avec un statut « Prêt » seront sélectionnés.
   2. Pour envoyer certains jours, cochez seulement les cases pour les pourboires que vous êtes prêt à envoyer.
7. Sélectionnez Envoyer X jour(s) à la paie.
8. Pour annuler l’envoi des pourboires, cochez la ligne (et non la case) pour chaque jour individuellement. Sélectionnez le bouton Annuler cette journée en haut. En savoir plus ci-dessous.

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Rétablir les pourboires envoyés

Dans le Gestionnaire de pourboires de Toast, les clients peuvent annuler l’action d’envoyer les pourboires à Gestion de paie Toast. Accédez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires. Sélectionnez un jour (et non la case à cocher) pour ouvrir la vue de jour du rapport Gestion des pourboires. Si des pourboires ont déjà été envoyés, sélectionnez Annuler cette journée.

Cette action fait plusieurs choses :

• Tout d’abord, cela ramène la journée sélectionnée au statut Prête. Cela permet aux clients de modifier les entrées de temps de leurs employés ou de modifier eux-mêmes la politique de pourboires avant de les renvoyer à Gestion de paie Toast.
• Deuxièmement, cette action supprimera également les pourboires qui ont été publiés sur les feuilles de temps des employés dans Gestion de paie Toast.

Remarque : Les mêmes restrictions sont en place pour l’annulation des pourboires que pour l’envoi de pourboires. Si la paie a été publiée, vous ne pouvez pas annuler les pourboires. Si les feuilles de temps ont été approuvées ou si la paie a commencé, vous devrez réinitialiser la paie, désapprouver les feuilles de temps (le cas échéant) et rétablir (désapprouver) le partage des pourboires. Une fois le partage des pourboires corrigé et renvoyé, vous pouvez réapprouver la feuille de temps et continuer avec la paie, si vous le souhaitez.

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Payer les pourboires en espèces du Gestionnaire de pourboires de Toast via Gestion de la paie de Toast

En suivant ces étapes, vous vous assurez que les pourboires en espèces sont correctement réclamés, enregistrés et inclus dans la paie, tout en conservant des dossiers exacts pour les dépôts du restaurant.

1. Faites ces opérations avant de commencer à verser les pourboires en espèces mis en commun par la paie :
   1. Si vous n’en avez pas déjà un, créez un code de revenu pour pourboires en espèces dans Gestion de la paie de Toast.
      1. Vous pouvez consulter les codes de revenu existants dans Gestion de la paie de Toast en accédant au profil de tout employé de Gestion de la paie de Toast > Récurrent > Ajouter+. Sélectionnez le menu déroulant Gagner pour afficher la liste des codes de revenu dans votre système. N’enregistrez ni n’ajoutez de revenus récurrents ici.
         
          
         
         
      2. Si vous ne voyez pas de code de revenu que vous souhaitez utiliser ici, remplissez ce formulaire de demande et envoyez-le-nous via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Nous vous en informerons une fois qu’il sera configuré et prêt à l’emploi.
   2. Il existe deux options pour réclamer des pourboires en espèces. Quelle que soit l’option, les employés remettront toujours leurs pourboires à la direction à la fin de leur quart.
      1. Remarque : L’emploi dans lequel un employé est pointé doit comporter une coche dans Toast Web pour À pourboire? dans Employés > Gestion des employés > Postes afin de pouvoir déclarer les pourboires en espèces à l’aide de l’une ou l’autre des options ci-dessous.
      2. Option 1 : Révision du quart
         
         1. À la fin de chaque quart, les employés termineront leur révision de quart.
         2. Ils doivent enregistrer/déclarer le montant des pourboires en espèces reçus pendant leur quart.
      3. Option 2 : Rapport de gestion des entrées d’heures
         
         1. Les gestionnaires/opérateurs ajouteront les pourboires déclarés au rapport de gestion des entrées d’heures par l’entremise des rapports > main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures une fois le quart de l’employé terminé.
         2. Modifiez le champ pourboires en espèces directement sur cette page.
   3. Confirmez qu’une règle de pourboire en espèces est présente sur votre page Politique de partage des pourboires dans Toast Web.
      
      1. Accédez à Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires.
      2. Assurez-vous qu’une ou plusieurs règles de pourboires ont des pourboires en espèces sélectionnés comme source pour tous les emplois qui devraient mettre en commun leurs pourboires en espèces, y compris les commandes en ligne et les profils salariés, le cas échéant.
2. Faites ces opérations chaque soir que vous distribuez des pourboires en espèces mis en commun par le biais de la paie :
   1. Ajoutez les pourboires en espèces collectés à un tiroir-caisse.
      
      1. Mettre en place une procédure permettant aux gestionnaires/exploitants d’ajouter une entrée en espèces à un tiroir-caisse pour ces pourboires en espèces. Consultez la section Mettre à jour les entrées de tiroir-caisse de Utiliser les tiroirs-caisses.
      2. Utilisez le champ Commentaires pour étiqueter cette entrée comme Pourboires déclarés afin de faciliter le suivi
      3. Vous pouvez ajouter une entrée en espèces pour chaque employé ou une seule fois pour tous les employés.
         
          
         
         
   2. Enregistrer les pourboires en espèces pour les dépôts du restaurant.
      
      1. À la fin de chaque soirée, chaque tiroir-caisse doit être rapproché. Assurez-vous que le solde de l’argent prélevé correspond bien aux pourboires enregistrés.
      2. Les montants des entrées de caisse indiqués ci-dessus seront inclus dans le relevé des dépôts nocturnes du restaurant, ce qui permettra de verser ces pourboires par la paie.

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Dépanner le Gestionnaire de pourboires avec Gestion de paie Toast

La plupart des problèmes ou erreurs entre le Gestionnaire de pourboires et Gestion de paie Toast proviennent de problèmes de mappage. Le mappage consiste à lier le profil de paie Toast d’un employé à son profil Toast Web. Si une erreur survient lorsque vous déclarez que votre profil utilisateur n’est pas connecté à votre profil Gestion de paie Toast, vous devrez corriger cette erreur avant de pouvoir envoyer les pourboires à la paie. En revanche, seuls les utilisateurs de Gestion de paie Toast RH+ sont autorisés à envoyer les pourboires à la paie. RH+ est le plus haut niveau de sécurité accordé aux clients de Gestion de paie Toast.

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