Gestionnaire de pourboires avec Toast Payroll

Dans cet article :

• Gestionnaire de pourboires + Configuration de Toast Payroll
  • Cartographiez vos employés
  • Attribuez des codes de gains
• Envoyez des pourboires à la paie depuis le Gestionnaire de pourboires
• Revenir sur les pourboires envoyés
• Payer les pourboires en espèces depuis le Gestionnaire de pourboires Toast via Toast Payroll
• Résoudre les problèmes du Gestionnaire de pourboires avec Toast Payroll

Gestionnaire de pourboires + Configuration de Toast Payroll

Le gouvernement fédéral décrit les règlements sur le partage des pourboires dans la Loi sur les normes de travail équitables (FLSA). Les gouvernements des États et des municipalités peuvent également avoir leurs propres règlements. Avant de mettre en place des pools de pourboires et/ou des parts pour votre restaurant dans Toast Web, vous devriez consulter un professionnel des ressources humaines et prendre en compte les lois fédérales, étatiques et locales lors de la définition de la politique de pourboires et des règles de distribution de votre restaurant. Avant que le Gestionnaire de pourboires puisse fonctionner avec la Paie Toast, certaines étapes doivent être suivies.

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Cartographier vos employés

Les profils des employés dans la Paie Toast doivent être associés aux profils correspondants dans Toast Web. En utilisant l'outil de cartographie des employés dans la Paie Toast sous Paramètres > Toast > Employés, vérifiez à nouveau les employés qui sont déjà cartographiés (pour précision) et synchronisez tous les profils qui ne sont pas encore cartographiés. Surveillez les profils en double dans l'un ou l'autre système. Si un employé est mal cartographié, ses pourboires de Toast Web ne seront pas synchronisés avec ses feuilles de temps ou sa paie, et vous recevrez un message d'erreur lors de l'envoi des pourboires à la paie.

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Attribuer des codes de gains

La Paie Toast utilise des codes de gains pour classer les salaires afin que les impôts soient calculés correctement. Lorsque vous configurez pour la première fois le Gestionnaire de pourboires, l'assistant de configuration complète vous guidera à travers cette étape, mais si vous devez un jour modifier vos paramètres, suivez ces instructions :

1. Dans la Paie Toast, accédez à Paramètres > Toast > Pourboires.
2. Sélectionnez l'option Pourboires groupés afin que la Paie Toast commence à tirer les gains de pourboires de Toast Web en fonction du partage et du regroupement des pourboires mis en place pour chaque employé. Prenez note de la clause de non-responsabilité.
   1. C'est unchangement immédiat. Si ce paramètre est modifié pendant une période de paie, les entrées de pourboires peuvent être dupliquées.
      
      
      
      
      
      
3. Ensuite, attribuez un code de gains pour chaque type de pourboire. Les pourboires et gratifications provenant de Toast Web seront enregistrés sous les codes de gains sélectionnés. Une fois que vous avez attribué un code de gains à une catégorie, vous ne pouvez plus sélectionner ce code de gains à nouveau. Cette étape peut déjà être complétée, mais nous vous recommandons fortement de vérifier cette information, peu importe son état d'achèvement :
   1. Pourboires en espèces déclarés : Pourboires en espèces déclarés par un employés à la fin d’un quart de travail
   2. Carte de crédit et autres pourboires : Pourboires payés par carte de crédit ou autre moyen de paiement
   3. Gratifications en espèces : Gratifications payées en espèces
   4. Carte de crédit et autres gratifications : Gratifications payées par carte de crédit ou autre moyen de paiement
   5. Note : Si vous avez besoin de nouveaux codes de gains, remplissez ce formulaire et envoyez-le nous via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast.
      
      

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Envoyer les pourboires à la paie depuis le gestionnaire de pourboires

Avant de considérer ce qui suit, consultez le gestionnaire de pourboires Toast et les rapports qui discutent des rapports de gestion des pourboires, du dépannage et des considérations générales. Envoyer des pourboires à la paie Toast est la dernière étape avant le traitement de la paie. Avant cela :

• Configurer les règles de distribution sur votre page de politique de mise en commun des pourboires.
• Complétez la configuration du rapport de gestion des pourboires, y compris les étapes énumérées ci-dessus. Complétez toutes les cartographies d'employés manquantes et attribuez les codes de gains applicables.
• Complétez toutes les étapes de configuration que votre coordonnateur d'intégration vous demande, y compris l'embauche d'employés dans Toast Payroll.
• Activez votre intégration Toast Payroll et Toast Web. Cette étape est réalisée par votre consultant en intégration comme dernière étape avant votre première paie. Contactez-les directement pour plus d'informations.

Après avoir pris les mesures ci-dessus, vous êtes enfin prêt à envoyer les pourboires du gestionnaire de pourboires à Toast Payroll. Remarque : Si vous utilisez la paie automatique dans Toast Payroll, vous devez approuver et envoyer vos pourboires au plus tard à 3 h 00. CST à la date d'échéance de la paie d'un groupe de paie. Si les pourboires ne sont pas envoyés à ce moment-là, la paie automatique sera annulée et vous devrez soumettre votre paie manuellement.

1. Examinez les entrées de temps de vos employés avant de continuer. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps pour vérifier les heures d'entrée et de sortie des employés. Sélectionnez la plage de dates et l'emplacement pour affiner ce rapport.
2. Naviguez maintenant vers Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires pour voir le rapport de gestion des pourboires.
3. En haut, sélectionnez une plage de dates qui inclut votre période de paie.
4. Vous devrez sélectionner chaque jour (pas la case à cocher) avec le statut Prêt pour examiner et approuver les montants et calculs des pourboires du jour. Si vous utilisez l'intervalle de période de service, vérifiez les données dans l'onglet de chaque quart de travail.
5. Sélectionnez Approuver les pourboires lorsque vous êtes prêt. Vous pouvez sélectionner Annuler l'approbation des pourboires pour annuler une approbation.
6. Après que chaque jour approprié de pourboires a été approuvé et est prêt à être envoyé à Toast Payroll, vous pouvez choisir d'envoyer tous les jours dans la plage de dates ou seulement les jours sélectionnés.
   1. Pour sélectionner tous les jours disponibles, sélectionnez la case à cocher la plus haute à côté de Date. Tous les jours avec un statut de Aucun pourboire, En cours, et Approuvé ne seront pas sélectionnés ; seuls les jours avec un statut de Prêt seront sélectionnés.
   2. Pour envoyer des jours sélectionnés, cochez uniquement les cases pour les pourboires que vous êtes prêt à envoyer.
7. Sélectionnez Envoyer X jour(s) à la paie.
8. Pour annuler l'envoi des pourboires, sélectionnez la ligne (et non la case à cocher) pour chaque jour individuellement. Sélectionnez le bouton Annuler cet jour en haut. Apprenez-en plus ci-dessous.

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Revenir sur les pourboires envoyés

Dans le gestionnaire de pourboires Toast, les clients peuvent annuler l'action d'envoi de pourboires à Toast Payroll. Naviguez vers Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires. Sélectionnez un jour (et non la case à cocher) pour ouvrir le rapport de gestion des pourboires par jour. Si des pourboires ont déjà été envoyés, sélectionnez Annuler cet jour.

Cette action effectue plusieurs choses :

• Tout d'abord, elle ramène le jour sélectionné à l'état Prêt. Cela permet aux clients de modifier les entrées de temps des employés ou de modifier la politique de pourboire elle-même avant de renvoyer à Toast Payroll.
• Deuxièmement, cette action supprimera également les pourboires qui ont été publiés sur les feuilles de temps des employés dans Toast Payroll.

Remarque : Les mêmes restrictions s'appliquent pour revenir sur les pourboires que pour envoyer des pourboires. Si la paie a été publiée, vous ne pouvez pas revenir sur les pourboires. Si les feuilles de temps ont été approuvées ou si la paie a été commencée, vous devrez réinitialiser la paie, désapprouver les feuilles de temps (le cas échéant) et revenir (désapprouver) le pool de pourboires. Une fois que le pool de pourboires a été corrigé et renvoyé, vous pouvez réapprouver la feuille de temps et continuer avec la paie, si vous êtes prêt à le faire.

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<3>Payer les pourboires en espèces depuis le gestionnaire de pourboires Toast via Toast Payroll

En suivant ces étapes, vous vous assurez que les pourboires en espèces sont correctement déclarés, enregistrés et inclus dans la paie tout en maintenant des dossiers précis pour les dépôts du restaurant.

1. Faites ces chosesavant de commencer à payer des pourboires en espèces groupés par le biais de la paie :
   1. Si vous n'en avez pas déjà un, créez uncode de gains pour les pourboires en espèces dus dans Toast Payroll.
      1. Vous pouvez consulter les codes de gains existants dans Toast Payroll en naviguant vers le profil de tout employé dans Toast Payrollprofil de l'employé > Récurrent > Ajouter+. Sélectionnez lemenu déroulant des gains pour voir la liste des codes de gains dans votre système.Ne sauvegardez ni n'ajoutez de gains récurrents ici.
         
          
         
         
      2. Si vous ne voyez pas un code de gains que vous aimeriez utiliser ici, remplissez ce formulaire de demande de nouveau code de gains et envoyez-le nous via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Nous vous informerons une fois que cela sera configuré et prêt à être utilisé.
   2. Il y a deux options pour réclamer des pourboires en espèces. En utilisant l'une ou l'autre option, les employés remettront toujours leurs pourboires à la direction à la fin de leur quart de travail.
      1. Remarque : Le poste dans lequel un employé est enregistré doit avoir une coche dans Toast Web pour Pourboire ? dans Employés > Gestion des employés > Postes afin de déclarer des pourboires en espèces en utilisant l'une des options ci-dessous.
      2. Option 1 : Révision du quart
         
         1. À la fin de chaque quart de travail, les employés compléteront leur révision de quart.
         2. Ils devraient enregistrer/déclarer le montant des pourboires en espèces reçus pendant leur quart de travail.
      3. Option 2 : Rapport de gestion des entrées d'heures
         
         1. Les gestionnaires/opérateurs ajouteront les pourboires déclarés au rapport de gestion des entrées d'heures via Rapports>Travail>Gestion des entrées d'heures une fois le quart de travail de l'employé terminé.
         2. Modifiez le champ Déclaration des pourboires en espèces directement sur cette page.
   3. Confirmez qu'une règle de pourboire est présente sur votre page de politique de regroupement des pourboires dans Toast Web.
      
      1. Naviguez vers Employés > Gestion de la paie > Politique de regroupement des pourboires.
      2. Assurez-vous qu'une ou plusieurs règles de pourboire ont Pourboires en espèces sélectionnés comme source pour tous les postes qui devraient regrouper leurs pourboires en espèces, y compris les commandes en ligne et les personnes salariées, le cas échéant.
2. Faites ces choseschaque nuit lorsque vous distribuez des pourboires en espèces regroupés par le biais de la paie :
   1. Ajoutez les pourboires en espèces collectés à un tiroir-caisse.
      
      1. Mettez en place une procédure pour que les gestionnaires/opérateurs effectuent une Entrée de Cash In dans un tiroir-caisse pour ces pourboires en espèces. Consultez la section Mise à jour des entrées de tiroir-caisse de Utiliser des tiroirs-caisse.
      2. Utilisez le champ Commentaires pour étiqueter cette entrée comme Pourboires Déclarés pour un suivi facile.
      3. Vous pouvez ajouter une entrée de cash in pour chaque employé ou une fois pour tous les employés.
         
          
         
         
   2. Enregistrez les pourboires en espèces pour les dépôts de restaurant.
      
      1. À la fin de chaque nuit, chaque tiroir-caisse doit être rapproché. Assurez-vous que le solde des espèces prises correspond exactement aux pourboires enregistrés.
      2. Les montants de l'Entrée de Cash In ci-dessus seront inclus dans l'enregistrement des dépôts nocturnes du restaurant, permettant ainsi que ces pourboires soient versés par le biais de la paie.

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Résoudre les problèmes de gestion des pourboires avec Toast Payroll

La plupart des problèmes ou erreurs entre le Gestionnaire de Pourboires et Toast Payroll proviennent de problèmes de mappage. Le mappage est le processus de liaison du profil de paie Toast d'un employé à son profil Toast Web. Si vous obtenez une erreur indiquant que votre profil utilisateur n'est pas connecté à votre profil de paie Toast, vous devrez corriger cela dans Toast Payroll avant de pouvoir envoyer des pourboires à la paie. D'autre part, seuls les utilisateurs de HR+ Toast Payroll sont autorisés à envoyer des pourboires à la paie. HR+ est le niveau le plus élevé de rôle de sécurité accordé aux clients de Toast Payroll.

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