Gérer l'horaire dans Toast Web (pour les employeurs)

Dans cet article :

• Examiner les paramètres d'horaire
• Naviguer dans l'onglet Horaire complet 
  • Sélecteur de plage de dates et bascule semaine/jour
  • Sectionner par et Trier par
  • Filtres
• Quarts de travail ouverts c. Quarts de travail prévus
• Créer des quarts de travail
  • Image d'aperçu du quart de travail
  • Copier des quarts de travail d'un jour ou d'une semaine à l'autre
• Gérer un horaire non publié
  • Prévisions météorologiques
  • Demandes de congé
  • Prévisions des revenus (Pro seulement)
  • Onglet Disponibilité de l'équipe (Pro seulement)
• Publier les quarts de travail
• Horaire et Toast IQ
• Articles connexes

Examiner les paramètres de planification

Avant de commencer à utiliser la planification, nous vous recommandons d'examiner les paramètres du produit. Les paramètres de planification sont accessibles aux administrateurs seulement. Dans le coin supérieur droit de la page de planification, sélectionnez l'icône d'engrenage.

• Premier jour de la semaine
  • Cela devrait refléter les mêmes paramètres que ceux que vous utilisez dans Toast Web et Toast Payroll (le cas échéant). Si les paramètres sont différents, les rapports sur les heures supplémentaires peuvent être affectés.
• Heures d'ouverture
  • Le fait de définir les heures ici préremplira les heures de début et de fin des quarts de travail que vous créez; toutefois, vous pouvez toujours créer des quarts de travail en dehors des heures que vous avez définies ici.
• Visibilité des quarts de travail pour les employés
  • Visibilité des horaires pour les employés : Activez cette option si vous souhaitez que chaque employé puisse voir l'horaire complet de l'établissement (l'horaire de tous les employés), même les jours où l'employé n'est pas prévu au travail. Ce paramètre active l'onglet Horaire complet dans l'application MyToast pour les employés.
  • Visibilité des collègues pour les employés : Activez cette option si vous souhaitez que chaque employé ne voie que les collègues de ses propres quarts de travail. Ce paramètre est inutile si vous avez déjà activé le premier paramètre.
• Échange de quarts de travail et quarts de travail disponibles
  • Permettre aux employés d'offrir leurs quarts de travail : Lorsque cette option est activée, les employés peuvent échanger leurs quarts de travail (aussi appelé troc de quarts). Consultez les étapes que deux employés suivraient pour échanger des quarts de travail dans Gérer l'horaire dans l'application MyToast (pour les employés).
  • Approuver automatiquement : Lorsque cette option est activée, les employés peuvent prendre des quarts de travail ouverts ou rouverts, faire des offres de quarts et effectuer des échanges de quarts sans aucune interaction d'approbation de la part des gestionnaires ou des administrateurs.
• Alarmes de quart personnelles
  • Il s'agit de paramètres à l'échelle de l'emplacement; ils s'appliqueront donc à tous les employés affectés à cet emplacement.
• Notifications d'activité des employés
  • Activez ce paramètre si les administrateurs doivent recevoir des notifications pour les actions des employés énumérées ici.
• Emplacements d'horaire
  • Sélectionnez l'icône trois points pour mettre à niveau un emplacement vers Scheduling Pro. Faites ceci pour tous les emplacements où vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de Scheduling Pro.

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Naviguer dans l'onglet Horaire complet

Sélecteur de plage de dates et bascule Semaine/Jour

Utilisez le sélecteur de date pour choisir la plage de dates que vous souhaitez afficher ou créer. Vous devrez toujours effectuer deux clics ici : un pour la date de début et un pour la date de fin. Vous pouvez choisir une seule journée en la sélectionnant deux fois. Si vous sélectionnez une période de plus de sept jours, certaines fonctions ne sont plus disponibles.

Réglez la bascule Semaine/Jour si vous souhaitez afficher l'horaire différemment. Les horaires par jour afficheront chaque heure de la journée sélectionnée, tandis que les horaires par semaine afficheront chaque jour de la semaine sélectionnée. Sélectionnez Aujourd'hui pour revenir à la semaine ou à la journée en cours.

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Section par et Trier par

Le menu déroulant Section par vous permet de consulter votre horaire de différentes manières dans le but de vous assurer d'avoir la couverture de postes et d'emplacements nécessaire, au moment et à l'endroit voulus. Par exemple, si vous sélectionnez Section par poste, l'horaire sera divisé en lignes de postes individuels pour vous aider à vous assurer d'avoir prévu un plongeur ou un gérant d'étage pour chaque quart de travail qui en nécessite un. Si vous sélectionnez Section par emplacement, vous verrez l'horaire de chaque emplacement regroupé plutôt que de voir tous les emplacements à la fois. Sélectionnez Effacer pour revenir à la vue par défaut. Remarque : Ces vues ne sont pas compatibles avec les filtres.

Le menu déroulant Trier par est réglé par défaut sur la vue Employé, où tous les employés sont listés dans des lignes individuelles et tous les quarts de travail sont « combinés ». Si vous le souhaitez, passez à Heure de début afin de voir le déroulement des quarts de travail par jour. Cela peut vous aider à visualiser quand vos employés arrivent et quittent le travail dans le but de vous assurer d'avoir une couverture suffisante pour chaque partie de votre journée. Ces vues sont compatibles avec les filtres.

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Filtres

Si votre sélecteur de date est réglé sur sept jours ou moins, vous pouvez sélectionner Filtres sur le côté droit de la page. Il y a trois filtres ici : Employés, Postes et Types (de quarts de travail). Les filtres s'accumuleront, vous pouvez donc avoir deux filtres ou plus actifs en même temps. Il existe également un filtre supplémentaire sous forme de case à cocher : Masquer les lignes vides. Masquer les lignes vides facilitera la consultation de l'horaire si de nombreux employés n'ont pas de quarts de travail qui leur sont assignés.

Pour retirer des employés spécifiques de la vue :

1. Sélectionnez Filtres sur le côté droit de la page.
2. Sélectionnez le menu déroulant Employés.
3. Sélectionnez la case à cocher Sélectionner tous les employés.
4. Désélectionnez chaque employé que vous souhaitez masquer de la vue.
5. Sélectionnez Appliquer les filtres.

Résultat attendu : L'horaire n'affiche que les employés que vous avez laissés sélectionnés.

Remarque : Les employés que vous filtrez ne sont pas touchés par les modifications que vous publiez pendant que le filtre est appliqué. Sélectionnez Tout effacer sous le sélecteur de plage de dates avant de publier si vous voulez que vos modifications s'appliquent à tout le monde. Le filtrage ne supprime personne d'un horaire. Pour supprimer un ancien employé, consultez Sling by Toast : Gérer les profils des employés et Mettre fin au contrat ou archiver un employé dans Toast Web ou Payroll.

Pour supprimer les filtres que vous avez définis, regardez sous le sélecteur de plage de dates. Sélectionnez le X pour un seul filtre ou sélectionnez Tout effacer pour supprimer tous les filtres à la fois.

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Quarts de travail ouverts et quarts de travail prévus

Une fois que vous commencez à créer votre horaire, il y aura deux sections en haut de la vue Horaire complet : Quarts ouverts (rangée mauve) et Quarts prévus (rangée blanche). Remarque : Si vous utilisiez Sling avant d'utiliser Toast, vous pourriez également voir une rangée pour les quarts non assignés. Consultez la section Optimiser la dotation en personnel avec les quarts non assignés de Sling by Toast: Créer un horaire pour en savoir plus.

• Les quarts ouverts sont des quarts créés sans qu'un employé spécifique ne soit assigné. Ils sont offerts à toute personne ayant le poste assigné pour les prendre. Si un quart ouvert n'est pas pris, il restera sur l'horaire, mais ne sera pas couvert par un employé. Avec la planification de base, un seul quart ouvert est autorisé pour chaque quart prévu que vous avez créé.
• Les quarts prévus sont des quarts que vous avez créés et assignés à un employé spécifique. Ils peuvent être non publiés ou publiés, mais une fois publiés, ils font partie de l'horaire de l'employé et seront visibles dans l'application MyToast.

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Créer des quarts

Remarque : Si vous créez un quart sans y assigner personne, puis que vous le publiez, les employés le verront sur la page Quarts ouverts sous l'onglet Quarts de l'application MyToast et pourront commencer à prendre des quarts.

1. Dans le coin supérieur droit de la page de planification, sélectionnez Créer > Créer un quart ou sélectionnez une tuile directement depuis la vue Horaire complet.
   1. Vous devez avoir le rôle système Administrateur ou Gestionnaire pour créer des quarts. Consultez la section Rôles système de planification de Démarrer avec la planification dans Toast Web si vous ne voyez pas le bouton Créer.
2. Une barre latérale s'ouvre pour vous permettre d'entrer les détails du quart. Seuls les champs marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires.
   1. Pendant que vous créez ce quart, une image d'aperçu du quart s'affiche au bas pour vous montrer comment il apparaît dans votre vue Horaire complet. Apprenez-en davantageci-dessous.
      
       
      
      
3. Sélectionnez la Date.
4. Sélectionnez l'Heure de début et l'Heure de fin.
   1. Vous pouvez créer un quart de travail sans fin déterminée (sans Heure de fin spécifique) en cochant la case Sans fin dans Heure de fin. Ceci est couramment utilisé pour le personnel de salle ou d'autres rôles qui sont « coupés » en fonction du volume d'un restaurant. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une Heure de fin spécifique avec la case Sans fin pour faciliter le suivi des coûts de main-d'œuvre. Lorsque cette case est cochée, toute Heure de fin que vous définissez ne sera pas visible pour l'employé.
   2. Les heures que vous voyez ici seront toujours dans le fuseau horaire de l'établissement de l'entreprise, même si vous êtes dans un fuseau horaire différent lorsque vous créez le quart de travail.
5. Si vous avez plus d'un établissement dans Scheduling, vous pouvez sélectionner n'importe quel établissement auquel vous avez accès. Sinon, cette option sera grisée.
6. Sélectionnez un poste.
7. Si vous décidez de sélectionner une option pour Répéter, d'autres paramètres apparaîtront ici.
   1. Vous pouvez sélectionner Cette semaine et choisir chaque jour de la semaine où vous souhaitez planifier ce quart de travail.
   2. Vous pouvez également sélectionner Chaque semaine ou Toutes les X semaines et choisir les jours de la semaine pour lesquels vous souhaitez planifier. Sélectionnez ensuite la date de Fin de la répétition le à laquelle ces quarts de travail récurrents ne devraient plus être planifiés (jusqu'à un an dans le futur).
   3. Les quarts de travail récurrents apparaîtront avec une icône ↻.
   4. Si un quart de travail récurrent chevauche un quart de travail existant, vous recevrez un avertissement avant de publier.
8. Sélectionnez un ou plusieurs employés pour planifier des personnes spécifiques. Sinon, créez un quart de travail ouvert (qu'un employé occupant ce poste peut prendre) en laissant le champ de l'employé vide et en personnalisant le paramètre Nombre de quarts de travail ouverts. Pour enregistrer ce travail, vous devez sélectionner un ou plusieurs employés ou le paramètre de quarts ouverts doit être supérieur à zéro.
   1. Créez plusieurs quarts à la fois en sélectionnant plus d'un employé OU en sélectionnant un employé et en augmentant également le Nombre de quarts ouverts à un nombre autre que zéro. Avec Scheduling Basic, les quarts ouverts sont limités à un par quart publié.
   2. Si un employé que vous souhaitez sélectionner est grisé, c'est qu'il n'est pas affecté au Poste que vous avez défini juste au-dessus ou qu'il vient peut-être d'être affecté à ce poste. S'il vient d'être affecté, le système peut prendre jusqu'à 15 minutes pour refléter ce changement (en raison de la synchronisation avec Sling).
   3. Si un employé a été récemment ajouté à Toast Web ou à Toast Payroll, cela peut prendre jusqu'à 15 minutes avant que cette personne ne soit visible dans Scheduling. Attendez 15 minutes et actualisez la page si vous ne trouvez pas un nouvel employé.
9. Si vous ajoutez une Note de quart, celle-ci est visible par toute personne pouvant voir le quart. Tenez compte des deux paramètres de visibilité si vous ajoutez une note.
   
   
   
   
10. Au bas de la barre latérale, choisissez votre option de publication.
    1. Oui, publier maintenant pour permettre aux employés de voir le quart sur leur horaire. C'est la même chose que de publier le quart à partir de la vue Horaire complet.
    2. Si vous sélectionnez Oui, publier maintenant pour un quart ouvert, les employés pourront le prendre immédiatement.
    3. Sinon, sélectionnez Non, publier plus tard pour le garder hors de la vue des employés.
11. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : S'il est publié, le quart apparaît dans la vue Horaire complet et dans l'application MyToast. Les quarts non publiés ont une bordure en pointillés et peuvent être modifiés ou glissés-déposés vers un jour ou un employé différent.

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Image de prévisualisation du quart

Pendant que vous créez un quart en faisant des sélections dans la barre latérale, vous verrez une image au bas qui vous montre comment le quart apparaîtra sur le calendrier. Remarque : Cette image d'aperçu n'apparaît qu'après la saisie d'une heure de début, d'une heure de fin et d'un poste. Si vous créez un quart de travail sans fin déterminée (un quart sans heure de fin), l'image d'aperçu n'apparaîtra pas.

• Une bordure pleine indique que vous avez publié ce quart de travail à l'horaire (vous avez sélectionné Oui, publier maintenant). L'exemple ci-dessous contient un quart de travail publié.
• Une bordure en pointillés suppose que vous publierez ce quart de travail plus tard (vous avez sélectionné Non, publier plus tard).
• Le nombre de cercles sous Employés indique le nombre d'employés (ou d'employés possibles pour les quarts de travail ouverts) que vous avez sélectionnés ci-dessus.
  
  • Les cercles contiendront des initiales si vous avez assigné un ou des employés, ou seront vides si vous créez des quarts de travail ouverts.
• Les quarts de travail qui se chevauchent pour un seul employé et/ou les conflits de congés apparaissent dans une image d'aperçu du quart de travail et apparaîtront à nouveau lors de la publication du quart de travail.

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Copier les quarts de travail d'un jour ou d'une semaine à l'autre

Cette fonctionnalité est couramment utilisée pour les horaires qui ne diffèrent pas beaucoup d'un jour à l'autre ou d'une semaine à l'autre. Si un jour ou une semaine précédent contient tous ou la majorité des mêmes quarts de travail que vous souhaitez inclure dans l'horaire d'un jour ou d'une semaine à venir, envisagez de copier les quarts de travail de cette période précédente pour gagner du temps lors de la création de votre horaire. Remarque : Si un employé pointe pour un quart de travail pour lequel il n'était pas initialement prévu, ce quart de travail apparaît rétroactivement sur l'horaire, mais il ne sera pas copié avec cet outil.

1. À partir de la vue Horaire complet, sélectionnez d'abord un seul jour ou une période de sept jours dans le sélecteur de plage de dates. Il s'agit du jour ou de la semaine à partir duquel vous souhaitez copier.
2. Maintenant, sélectionnez Outils. Si vous ne voyez pas le bouton Outils, vérifiez votre sélection de date pour confirmer que vous avez sélectionné exactement un jour ou sept jours.
3. Dans le menu déroulant, vous verrez Copier les quarts de travail au-dessus du jour ou de la semaine que vous avez sélectionné. Survolez cette option et un nouveau menu déroulant apparaîtra avec les jours ou les semaines à venir vers lesquels vous pouvez copier un horaire vers. Il existe un nombre limité de sélections vers lesquelles vous pouvez copier un horaire.
   1. Si vous ne voyez pas l'option Copier les quarts, vérifiez votre sélection de date pour confirmer que vous avez sélectionné exactement un jour ou sept jours.
4. Ensuite, examinez la fenêtre contextuelle de confirmation où vous pouvez faire quelques sélections.
   1. Ignorer les employés : Si cette option est activée, tous les quarts que vous copiez supprimeront les employés assignés. De cette façon, vous pouvez utiliser le même modèle de quarts, mais les assigner à différents employés.
   2. Inclure les quarts non publiés : S'il y a des quarts non publiés dans la ou les dates que vous avez choisies pour copier, utilisez le commutateur pour décider s'ils doivent être inclus dans le jour ou la semaine vers lequel vous copiez.
   3. Ignorer toutes les vérifications de conflit : Activez ou désactivez cette option pour permettre ou supprimer les vérifications de conflit (comme les quarts existants, les congés ou les conflits de disponibilité).
      1. Si vous avez activé Ignorer les employés, cette sélection n'aura aucun effet puisque tous les quarts ne seront assignés à aucun employé.
   4. Ignorer les quarts répétitifs : Lorsque cette option est activée, le paramètre Répéter ne sera pas copié vers le jour ou la semaine vers lequel vous copiez. Désactivez cette option si vous souhaitez conserver les règles de répétition associées aux quarts que vous copiez.
5. Une fois prêt, lisez la tuile au bas pour confirmer rapidement les sélections que vous avez faites et sélectionnez Copier X quart(s). L'horaire sera dupliqué et vous pourrez modifier et/ou publier les quarts normalement.

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Gérer un horaire non publié

Avant d'avoir publié un horaire, vous pourriez avoir un ensemble de quarts que vous n'avez pas encore finalisés ou publiés. Il y a un certain nombre d'actions que vous pouvez effectuer ici :

• Dépublier un quart publié en le sélectionnant, puis en sélectionnant Non, dépublier.
• Publiez un quart de travail non publié en le sélectionnant, puis en sélectionnant Non, le publier.
• Modifiez un quart de travail en le sélectionnant. S'il s'agit d'un quart de travail répétitif, vous aurez l'option de modifier seulement celui que vous avez sélectionné ou tous les futurs quarts de travail répétitifs.
  • Faites glisser un quart de travail publié ou non publié vers une autre tuile. Les quarts de travail publiés seront copiés, mais les quarts de travail non publiés seront coupés et collés. Le quart de travail copié/collé deviendra automatiquement non publié à la suite de cette action.
• Supprimez un quart de travail. Sélectionnez-le et sélectionnez Supprimer au bas de la barre latérale. S'il s'agit d'un quart de travail répétitif, vous aurez l'option de supprimer seulement celui que vous avez sélectionné ou tous les futurs quarts de travail répétitifs.
• Approuvez ou refusez les échanges de quarts de travail ou les prises de quarts de travail ouverts (tant que le paramètre d'approbation automatique est désactivé). Ceux-ci seront marqués avec Nécessite une approbation au bas du quart de travail dans la vue Horaire complet.
• Utilisez le paramètre Section par poste pour examiner chaque poste par jour (dans la vue Semaine) ou par heure (dans la vue Jour) et assurez-vous d'avoir la couverture appropriée en place.
• Utilisez les prévisions météorologiques pour adapter votre horaire au volume que vous pourriez prévoir en fonction du beau ou du mauvais temps.
• Si vous utilisez Scheduling Pro, la fonctionnalité de prévision des revenus peut vous montrer comment votre horaire se compare aux projections de ventes et de main-d'œuvre basées sur vos propres données historiques.
• Publiez l'horaire complet.

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Prévisions météorologiques

Lorsque vous consultez un seul emplacement (accédez à Filtres et sélectionnez un seul emplacement sous Emplacements), Scheduling fournit des prévisions météorologiques dans la vue Semaine en haut de la page. Cela pourrait aider à l'estimation des besoins en personnel et du nombre de clients. Elles s'actualiseront occasionnellement pour plus de précision. Les clients américains verront les températures en Fahrenheit, tandis que les clients non américains verront les températures en Celsius.

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Demandes de congé

Vous pouvez soit créer un congé au nom d'un employé, soit approuver le congé qu'un employé a demandé via l'application MyToast. Lorsqu'il est géré via l'horaire, le congé est toujours non rémunéré puisque l'horaire n'est connecté à aucun système de paie pour garantir que l'employé soit payé pour ces heures. Remarque : Les heures indiquées dans le congé reflètent le fuseau horaire de l'établissement et non celui de la personne qui consulte ou crée le congé.

Pour approuver ou refuser une demande de congé qu'un employé a soumise via MyToast :

1. À partir de la vue Horaire complet, sélectionnez Filtres.
2. Dans le menu déroulant Types, sélectionnez Congé, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
3. Sélectionnez une tuile contenant le badge Nécessite une approbation.
   
    
   
   
4. Si l'employé en a laissé une, examinez la note qu'il a ajoutée à sa demande.
5. SélectionnezApprouverouRefuser. L'approbation de la demande l'ajoutera à la vueHoraire complet, tandis que le refus de la demande la supprimera complètement. L'employé sera avisé dans les deux cas.
   1. Vous pouvez également sélectionner Modifier le congé pour ajuster la demande avant de l'approuver. Vous pourrez modifier les champs date, heure et Total journée selon le cas. Vous pouvez même supprimer la demande entièrement à partir d'ici.

Pour créer un congé au nom d'un employé :

1. À partir de la vueHoraire complet, sélectionnezCréer > Créer un congé.
   
    
   
   
2. Sélectionnez d'abord l'employé.
3. Pour uneseulejournée de congé :
   1. Choisissez la Date, l'Heure de début et l'Heure de fin pour lesquelles ils ont besoin d'un congé.
   2. Si l'employé a demandé la journée complète de congé, activez le commutateur Total journée. Les heures de début et de fin disparaîtront.
4. Pourplusieurs demi-journées de congé :
   1. Choisissez l'une des Dates, Heures de début et Heures de fin pour lesquelles ils ont besoin d'un congé.
   2. Sélectionnez Enregistrer et répétez ce processus à partir de l'étape 1 pour chaque demi-journée de congé.
5. Pourplusieurs journées complètes de congé consécutives :
   1. Choisissez la première Date pour laquelle ils ont besoin d'un congé.
   2. Activez le commutateur Total journée.
   3. Vous verrez que le champ Date a été remplacé par le champ Date de début. Vous pouvez maintenant définir un champ Date de fin pour tenir compte de tous les jours consécutifs pour lesquels cet employé a besoin d'un congé.
6. Vous verrez une image se générer au bas de la barre latérale. Cette image est très similaire à l'image de prévisualisation de quart que vous voyez lors de la création d'un quart de travail. Utilisez-la pour confirmer comment la demande de congé apparaîtra sur votre horaire.
7. Sélectionnez Enregistrer. La demande sera approuvée automatiquement, peu importe les paramètres d'horaire.

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Prévision des revenus (Pro seulement)

Les aperçus des ventes et de la main-d'œuvre aident les gestionnaires à prendre des décisions d'horaire plus éclairées en affichant les ventes projetées, les coûts et les heures de main-d'œuvre, ainsi que les objectifs de coûts de main-d'œuvre directement dans l'horaire. La prévision reflète les mises à jour en temps réel de l'horaire.

Pour consulter les prévisions de revenus :

1. Dans le coin inférieur gauche de la vue Horaire complet, vous verrez un onglet Prévisions. Sélectionnez-le pour ouvrir le menu contextuel des prévisions de revenus.
2. Il y a trois lignes que les administrateurs et les gestionnaires peuvent utiliser pour aider à ajuster l'horaire :
   1. Coût de la main-d'œuvre (voir plus bas) :
      
      1. Cela comprend un indicateur d'état pour chaque jour et pour l'ensemble de la semaine (tout à gauche). Il existe quatre indicateurs différents :
         
         1. Cible atteinte (vert) : Vous êtes dans la fourchette de main-d'œuvre.
         2. À risque (jaune) : Vous êtes à moins de 5 % de la limite supérieure de la fourchette.
         3. Dépassement budgétaire (rouge) : Vous dépassez de plus de 5 % la limite supérieure de la fourchette.
         4. Sous le budget (gris) : Vous êtes à plus de 5 % sous la limite inférieure de la fourchette.
      2. Vos coûts de main-d'œuvre actuels basés sur les données de salaire/poste dans Toast Web et l'horaire.
      3. Votre fourchette de main-d'œuvre cible. Il s'agit d'un calcul basé sur les ventes projetées et l'atteinte d'une cible de main-d'œuvre de 23 %.
   2. Heures de main-d'œuvre : Ceci est basé sur l'horaire que vous avez créé dans Toast Web.
   3. Ventes prévues : Ceci est basé sur les données de ventes historiques.
3. Chacune de ces lignes est dynamique et se mettra à jour pour refléter tout changement apporté à l'horaire (coût de la main-d'œuvre et heures de travail) ou tout filtre ajouté à la vue du calendrier (les trois lignes). Si des quarts de travail sont masqués par des filtres (poste, employé, type de quart), leurs heures et leurs coûts sont exclus des calculs.

Notes sur le coût de la main-d'œuvre :

• Calculs du coût de la main-d'œuvre :
  
  • Inclure les salaires horaires seulement (pas les employés salariés)
  • Ne pas inclure les congés payés et les pauses non payées
• Quarts de travail inclus dans le calcul du coût de la main-d'œuvre :
  
  • Quarts de travail assignés et publiés (utilise le salaire de l'employé dans Toast Web)
  • Quarts de travail assignés et non publiés (utilise le salaire de l'employé dans Toast Web)
  • Quarts de travail non assignés et publiés (si un salaire de base pour le poste existe)
  • Quarts de travail non assignés et non publiés (si un salaire de base pour le poste existe)
  • Quarts de travail ouverts et publiés (si un salaire de base pour le poste existe)
  • Quarts de travail ouverts et non publiés (si un salaire de base pour le poste existe)
  • Quarts de travail ouverts et assignés avec une offre ou un échange en attente (utilise le salaire de l'employé actuellement assigné)

Notes sur le calcul de la main-d'œuvre cible :

• Actuellement, la cible de main-d'œuvre de 23 % est définie automatiquement et ne peut pas être modifiée. Toast prévoit de rendre ce champ modifiable à l'avenir.
• Cible de main-d’œuvre : Ventes projetées × % de main-d’œuvre (0,23)
  
  • Par exemple, si les ventes projetées sont de 1 000 $ à 1 500 $, votre fourchette cible de main-d’œuvre sera de 230 $ à 345 $ parce que :
    
    • Calcul de la limite inférieure : 1000 × 0,23 = 230
    • Calcul de la limite supérieure : 1500 × 0,23 = 345

Notes sur les ventes projetées :

• Les ventes projetées sont basées sur les données de ventes historiques de votre restaurant. Plus vous disposez de données, plus vos prévisions seront précises.
  • 120 jours de données ou plus : Toast utilise des modèles de prévision avancés pour générer les projections les plus précises en fonction de vos habitudes de vente.
  • 90 à 119 jours de données : Les projections sont basées sur une moyenne pondérée de jours similaires (par exemple, en comparant les lundis récents aux lundis passés).
  • 30 à 89 jours de données : Les projections sont basées sur une moyenne simple de jours similaires récents (comme les quelques derniers lundis).
  • Moins de 30 jours de données : Les projections ne seront pas disponibles.
• Les jours fériés, les semaines marquantes ou les événements particuliers ne sont pas pris en compte dans les ventes projetées, car il s’agit d’une moyenne sur une plage de jours.

Si vous utilisez Scheduling Pro et que vous ne voyez pas la fonctionnalité de prévision, vérifiez ces deux exigences :

• Cette fonctionnalité n'est visible que dans la vue Semaine de l'horaire, alors assurez-vous que le commutateur est réglé correctement.
• Cette fonctionnalité n'est offerte qu'aux administrateurs et aux gestionnaires qui ont également la permission 4.10 - Emplois et salaires des employés.

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Onglet Disponibilité de l'équipe (Pro seulement)

Cet onglet contient une grande partie des mêmes fonctionnalités que la vue Horaire complet; vous pouvez utiliser le sélecteur de date, les menus déroulants Section par et Trier par, ainsi que l'option Filtres pour afficher ces informations de différentes manières.

Nous vous recommandons d'afficher cet onglet avec le menu déroulant Trier par réglé sur Employé. De cette façon, chaque ligne indiquera qui a demandé à ne pas être inscrit à l'horaire pour des journées individuelles. Gardez à l'esprit que la disponibilité et les congés sont des fonctions différentes.

• La Disponibilité est généralement utilisée pour annoncer les jours où un employé souhaite ne pas être inscrit à l'horaire pour chaque semaine de travail.
• Les Congés sont généralement utilisés pour les jours qui tombent normalement dans les jours de disponibilité d'un employé, mais pour lesquels il souhaite ne pas être inscrit à l'horaire pour seulement cette journée précise.

La disponibilité et les congés peuvent tous deux être remplacés par quiconque crée un horaire, mais il pourrait être préférable de confirmer avec un employé avant de remplacer sa disponibilité ou ses congés, car les employés peuvent supposer que les deux indiquent qu'ils ne seront pas inscrits à l'horaire pour une journée donnée.

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Publier les quarts

La publication d'un quart le rend visible pour l'employé et tout autre membre du personnel (sous réserve de vos paramètres de visibilité). Les quarts non publiés ne sont visibles que par les administrateurs et les gestionnaires, ce qui peut être utile pendant que vous élaborez l'horaire.

Pour publier chaque quart non publié, sélectionnez simplement Publier dans le coin supérieur droit de la page. Dans l'image ci-dessous, tous les quarts sont publiés, à l'exception de celui mis en évidence par la flèche.

Résultat attendu : Chaque quart dans votre vue actuelle avec une bordure en pointillés est publié et les bordures en pointillés disparaissent.

Remarque : La publication s'applique à votre vue actuelle. Si un filtre est appliqué, les employés que vous avez exclus ne recevront pas les modifications publiées. Sélectionnez Tout effacer sous le sélecteur de plage de dates avant de publier si vous voulez que vos modifications s'appliquent à tout le monde.

Pour publier un ensemble spécifique de quarts :

1. Sélectionnez la flèche vers le bas sur le bouton Publier.
2. Sélectionnez Publier la sélection.
3. Sélectionnez la case à cocher sur chaque quart de travail que vous souhaitez publier.
4. Sélectionnez Publier.

Résultat attendu : Seuls les quarts de travail sélectionnés sont publiés. Les quarts de travail non publiés restants demeurent dans la vue Horaire complet avec leur bordure en pointillés et ne sont pas visibles pour les employés.

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Planification et Toast IQ

Bien qu'il n'y ait pas de fonctions de planification dans l'application Toast Now (pour l'opérateur), vous pouvez utiliser Toast IQ pour vous aider avec la planification. Entre autres choses, Toast IQ peut vous aider à créer, modifier et consulter des horaires. Essayez de lui poser des questions comme :

• Qui travaille vendredi ?
• Qui est en congé la semaine prochaine ?
• Aide-moi à créer un horaire.
• Attribue un quart de travail ouvert à l'employé X.
• L'horaire de la semaine prochaine correspond-il à mes prévisions de ventes/main-d'œuvre ?

Avec le rôle système Administrateur, Toast IQ peut voir toutes vos données d'horaire provenant de la Planification, y compris les noms des employés, les postes, les lieux de travail, les quarts de travail prévus, les congés et la disponibilité; essayez donc d'être créatif avec ce pour quoi il peut vous aider. Ces données ne sont pas partagées avec des tiers et sont stockées en toute sécurité avec le reste des données de votre entreprise. Les seules façons dont Toast utilise ces données sont pour afficher les informations d'horaire et aider les administrateurs et les gestionnaires à effectuer des modifications d'horaire.

Si Toast IQ n'affiche pas les données d'horaire attendues, vérifiez votre rôle système dans Toast Web en accédant à Employés > Gestion des employés > Employés, en sélectionnant le crayon de modification pour votre profil, puis en sélectionnant Autorisations de planification. Vérifiez le champ Rôle système pour Administrateur ou Gestionnaire. Si vous avez le rôle système Gestionnaire, gardez à l'esprit que vous ne pourrez interagir qu'avec les données de l'emplacement dont vous faites partie.

Remarque : Les rôles système peuvent autrement être modifiés dans Sling Scheduling. En savoir plus sur les rôles système ici.

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Articles connexes

• Bien démarrer avec la planification dans Toast Web
• Gérer la planification dans l'application MyToast (pour les employés)
• Obtenir de l'aide pour la planification dans Toast Web
• L'application MyToast : Quarts de travail
• Sling by Toast : Gérer les profils des employés
• Mettre fin au contrat ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll

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