Gérer la planification dans Toast Web (pour les employeurs)

Dans cet article :

• Réviser les paramètres de planification
• Naviguer dans l’onglet Horaire complet 
  • Sélecteur de plage de dates et commutateur semaine/jour
  • Section par et trier par
  • Filtres
• Quarts ouverts vs. Quarts planifiés
• Créer des quarts
  • Image d’aperçu du quart
  • Copier les quarts d’un jour ou d’une semaine à l’autre
• Gérer un horaire non publié
  • Prévisions météo
  • Demandes de congé
  • Prévisions de revenus (Pro uniquement)
  • Onglet Disponibilité de l’équipe (Pro uniquement)
• Publier des quarts
• La planification et Toast IQ
  • Auto-planification
• Articles connexes

Réviser les paramètres de planification

Avant de commencer à utiliser Planification, nous vous recommandons de vérifier les paramètres du produit. Les paramètres de planification sont réservés aux administrateurs. Dans le coin supérieur droit de la page Planification, sélectionnez l’icône Engrenage.

• Premier jour de la semaine
  • Cela devrait refléter les mêmes paramètres que vous utilisez dans Toast Web et Gestion de paie Toast (le cas échéant). Si les paramètres sont différents, les rapports sur les heures supplémentaires peuvent être touchés.
• Heures d’ouverture
  • Les heures définies ici prérempliront les heures de début et de fin des quarts que vous créez; toutefois, vous pouvez toujours créer des quarts en dehors des heures que vous avez définies ici.
• Visibilité des quarts pour les employés
  • Visibilité des horaires pour les employés : Activez cette option si vous souhaitez que chaque employé voie l’horaire de tout l’établissement (l’horaire de chaque employé), même les jours où aucun employé n’est prévu au travail. Ce paramètre active l’onglet Horaire complet dans l’application MyToast pour les employés.
  • Visibilité des collègues pour les employés : Activez cette option si vous souhaitez que chaque employé voie ses collègues uniquement pendant ses propres quarts. Ce paramètre n’est pas nécessaire si vous avez déjà activé le premier paramètre.
• Échange de quarts et quarts disponibles
  • Permettre aux employés de proposer leurs quarts : Lorsque cette option est activée, cela permet aux employés d’échanger leurs quarts (aussi appelé échanger deux quarts). Consultez les étapes que deux employés effectueraient pour échanger leurs quarts dans Gérer la planification dans l’application MyToast (pour les employés).
  • Approuver automatiquement : Lorsque cette option est activée, les employés peuvent choisir les quarts ouverts et rouverts, faire des offres et effectuer des échanges de quarts sans aucune interaction avec les gestionnaires ou les administrateurs.
• Alarmes de quart personnelles
  • Il s’agit de paramètres à l’échelle de l’emplacement, ils s’appliqueront donc à tous les employés planifiés à cet emplacement.
• Notifications d’activité des employés
  • Activez ce paramètre si les administrateurs doivent recevoir des notifications pour les actions des employés indiquées ici
• Emplacements de planification
  • Sélectionnez l’icône trois points pour mettre à niveau un emplacement vers Scheduling Pro. Si vous avez plusieurs emplacements, il vous suffit de vous abonner à Scheduling Pro dans un seul emplacement pour bénéficier de la mise à niveau dans tous les emplacements.

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Naviguer dans l’onglet Horaire complet

Sélecteur de plage de dates et commutateur semaine/jour

Utilisez le sélecteur de dates pour choisir la plage de dates que vous souhaitez consulter ou créer. Vous devrez toujours faire deux clics ici : un pour la date de début et un pour la date de fin. Vous pouvez choisir un seul jour en le sélectionnant deux fois. Si vous sélectionnez une période de plus de sept jours, certaines fonctions ne sont plus disponibles.

Définissez le sélecteur Semaine/Jour si vous souhaitez afficher l’horaire différemment. Les horaires par jour afficheront chaque heure du jour sélectionné, tandis que les horaires par semaine verront chaque jour de la semaine sélectionnée. Sélectionnez Aujourd’hui pour revenir à la semaine ou au jour en cours.

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Section par et trier par

Le menu déroulant Section par section vous permet de visualiser votre horaire de plusieurs façons différentes, afin de vous assurer que vous disposez d’une couverture des postes et des emplacements au moment et à l’endroit où vous en avez besoin. Par exemple, si vous sélectionnez Section par poste, l’horaire se décomposera en lignes de postes individuelles pour vous aider à planifier un plongeur ou un gestionnaire de salle pour chaque quart dont vous avez besoin. Si vous sélectionnez Section par emplacement, vous verrez l’horaire de chaque emplacement regroupé plutôt que d’afficher tous les emplacements en même temps. Sélectionnez Effacer pour revenir à l’affichage par défaut. Remarque : Ces vues ne sont pas compatibles avec les filtres.

Le menu déroulant Trier par défaut est défini dans la vue Employé, où tous les employés sont inscrits sur des lignes individuelles et où tous les quarts sont « combinés ». Si vous le souhaitez, passez cette option à l’heure de début afin de voir le flux de quarts par jour. Cela peut vous aider à visualiser quand vos employés entrent et sortent du travail afin de vous assurer d’avoir une couverture suffisante pour chaque partie de la journée. Ces vues sont compatibles avec les filtres.

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Filtres

Si votre sélecteur de dates est réglé sur sept jours ou moins, vous pouvez sélectionner Filtres sur le côté droit de la page. Il existe trois filtres ici : Employés, Postes et Types (de quarts). Les filtres s’empileront, vous pourrez donc avoir deux filtres ou plus fonctionnant en même temps. Il existe également un filtre supplémentaire comme case à cocher : Masquer les lignes vides. Masquer les lignes vides facilitera la visualisation de l’horaire si de nombreux employés n’ont pas de quarts assignés.

Pour supprimer les filtres que vous avez définis, regardez sous le sélecteur de plage de dates. Sélectionnez le X pour un seul filtre ou sélectionnez Tout effacer pour supprimer tous les filtres en même temps.

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Quarts ouverts et quarts planifiés

Une fois que vous aurez commencé à créer votre horaire, il y aura deux sections en haut de la vue Horaire complet : Quarts ouverts (ligne violette) et quarts planifiés (ligne blanche). Remarque : Si vous utilisiez Sling avant d’utiliser Toast, une ligne peut s’afficher pour les quarts non attribués. Voir la section Optimiser la dotation en personnel avec des quarts non affectés de Sling by Toast : Créez un horaire pour en savoir plus.

• Les quarts ouverts sont des quarts créés sans qu’un employé spécifique y soit affecté. Ils sont disponibles pour toute personne ayant le poste assigné. Si un quart ouvert n’est pas récupéré, il restera à l’horaire, mais ne sera pas couvert par un employé. Avec Scheduling Basic, un seul quart ouvert est autorisé pour chaque quart planifié que vous avez créé.
• Les quarts planifiés sont ceux que vous avez créés et attribués à un employé spécifique. Ils peuvent être non publiés ou publiés, mais une fois publiés, ils font partie de l’horaire de l’employé et seront visibles dans l’application MyToast.

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Créer des quarts

Remarque : Si vous créez un quart, mais que vous n’y affectez personne, puis que vous publiez ce quart, les employés le verront dans l’onglet « quart ouvert » de MyToast et pourront commencer à le récupérer.

1. Dans le coin supérieur droit de la page Planification, sélectionnezCréer > Créer un quartou sélectionnez une vignette directement dans la vue Horaire complet.
   1. Vous devez être affecté au rôle système d’administrateur ou de gestionnaire pour créer des quarts. Consultez la section Rôles du système de planification de Commencer avec la planification dans Toast Web si vous ne voyez pas le bouton Créer.
2. Une barre latérale s’ouvre où vous saisissez les détails du quart. Seuls les champs avec un astérisque rouge sont requis.
   1. Pendant que vous créez ce quart, une image d’aperçu du quart s’affiche en bas pour vous montrer comment le quart apparaît dans votrevue complète de l’horaire. Apprenez-en plus ci-dessous.
      
       
      
      
3. Sélectionnez la date.
4. Sélectionnez l’heure de débutet l’heure de fin.
   1. Vous pouvez créer un quart à durée indéterminée (sans heure de fin précise) en cochant la case Ouvrir à l’heure de fin. Ceci est couramment utilisé pour le personnel d’accueil (FOH) ou d’autres rôles qui sont « coupés » en fonction du volume d’un restaurant. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner une heure de fin précise ainsi que la case à cocher « Ouvert » pour faciliter le suivi des coûts de main-d’œuvre. Lorsque cette case est cochée, toute heure de fin définie ne sera pas visible pour l’employé.
   2. Les heures que vous verrez ici seront toujours dans le fuseau horaire de l’emplacement de l’entreprise, même si vous êtes dans un fuseau horaire différent lorsque vous créez le quart.
5. Si vous avez plusieurs emplacements dans Planification, vous pouvez sélectionner tous les emplacements auxquels vous avez accès. Sinon, cette option sera grisée.
6. Sélectionnez un poste.
7. Si vous décidez de sélectionner une option pour Répéter, d’autres paramètres apparaîtront ici.
   1. Vous pouvez sélectionner Cette semaine et choisir chaque jour de la semaine où vous souhaitez programmer ce quart dans la semaine.
   2. Vous pouvez également sélectionner Chaque semaine ou Toutes les X semaines et choisir les jours de la semaine que vous souhaitez programmer. Sélectionnez ensuite la date Finir la répétition lorsque ces quarts récurrents ne doivent plus être planifiés (jusqu’à un an plus tard).
   3. Les quarts récurrents apparaîtront avec une icône ↻.
   4. Si un quart récurrent chevauche un quart existant, vous recevrez un avertissement avant la publication.
8. Sélectionnez un ou plusieurs Employéspour programmer des personnes précises. Sinon, créez un quart ouvert (que tout employé ayant ce poste peut choisir) en laissant le champ employé vide et en personnalisant le paramètre Nombre de quarts ouverts. Pour enregistrer ce travail, soit un ou plusieurs employés doivent être sélectionnés, soit le paramètre de quarts ouverts doit être supérieur à zéro.
   1. Créez plusieurs quarts à la fois en sélectionnant plus d’un employé OU en sélectionnant un employé et en augmentant le nombre de quarts ouverts à un nombre différent de zéro. Avec Scheduling Basic, les quarts ouverts sont limités à un par quart publié.
   2. Si un employé que vous souhaitez sélectionner est grisé, il n’est pas affecté au Poste que vous avez défini ci-dessus ou il vient peut-être d’être affecté à ce poste. S’ils viennent d’être affectés, le système peut prendre jusqu’à 15 minutes pour refléter ce changement (en raison de la synchronisation avec Sling).
   3. Si un employé a été récemment ajouté à Toast Web ou Gestion de paie Toast, cela peut prendre jusqu’à 15 minutes avant que cette personne ne soit visible dans Planification. Attendez 15 minutes et actualisez la page si vous ne trouvez pas de nouvel employé.
9. Si vous ajoutez une note de quart, elle est visible par tous ceux qui peuvent la consulter. Tenez compte des deux paramètres de visibilitési vous ajoutez une note.
   
   
   
   
10. Au bas de la barre latérale, choisissez votre option de publication.
    1. Oui, publiez maintenant pour permettre aux employés de voir le quart selon leur horaire. Cela revient à publier le quart depuis la vue Horaire complet.
    2. Si vous sélectionnez Oui, publiez pour un quart ouvert, les employés pourront le récupérer immédiatement.
    3. Sinon, sélectionnez Non, publiez plus tard pour ne pas le laisser visible par un employé.
11. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : S’il est publié, le quart apparaîtra dans la vue Horaire complet et dans l’application MyToast. Les quarts non publiés ont une bordure en pointillés et peuvent être modifiés ou déplacés et déposés vers un autre jour ou un autre employé.

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Image d’aperçu du quart

Lorsque vous créez un quart en faisant des sélections dans la barre latérale, vous verrez une image au bas qui vous montre comment le quart apparaîtra dans le calendrier. Remarque : Cette image d’aperçu n’apparaît qu’après la saisie d’une heure de début, d’une heure de fin et d’un poste. Si vous créez un quart à durée indéterminée (sans heure de fin), l’image d’aperçu n’apparaîtra pas.

• Une bordure continue indique que vous avez publié ce quart dans l’horaire (vous avez sélectionné Oui, publier maintenant). L’exemple ci-dessous contient un quart publié.
• Une bordure pointillée suppose que vous publierez ce quart plus tard (vous avez sélectionné Non, publier plus tard).
• Le nombre de cercles sous Employésindique le nombre d’employés (ou d’employés possibles pour les quarts ouverts) que vous avez sélectionné ci-dessus.
  
  • Les cercles contiendront les initiales si vous avez affecté un ou des employés ou seront vides si vous créez des quarts ouverts.
• Les chevauchements de quarts pour un seul employé et/ou les conflits de congés apparaissent dans une image d’aperçu de quart et réapparaîtront lors de la publication du quart.

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Copier les quarts d’un jour ou d’une semaine à l’autre

Cette fonctionnalité est couramment utilisée pour les horaires qui peuvent ne pas varier beaucoup d’un jour à l’autre ou d’une semaine à l’autre. Si une journée ou une semaine précédente contient la totalité ou la majorité des mêmes quarts que vous souhaitez inclure dans l’horaire d’une journée ou d’une semaine à venir, envisagez de copier les quarts de cette période précédente pour gagner du temps dans la création de votre horaire. Remarque : Si un employé pointe vers un quart pour lequel il n’avait pas été initialement prévu, ce quart apparaîtra dans l’horaire rétroactivement, mais il ne sera pas reproduit avec cet outil.

1. Dans la vue Horaire complet, sélectionnez d’abord une seule journée ou une période de sept jours dans le sélecteur de plage de dates. C’est le jour ou la semaine à partir duquel vous souhaitez copier.
2. Sélectionnez maintenant Outils. Si vous ne voyez pas le bouton Outils, vérifiez votre sélection de dates pour confirmer que vous avez sélectionné exactement un jour ou sept jours.
3. Dans le menu déroulant, vous verrez Copier les quartsau-dessus du jour ou de la semaine que vous avez sélectionnés. Survolez cette page et un nouveau menu déroulant apparaîtra avec les jours ou semaines à venir vers lesquels vous pouvez copier un horaire. Il existe un nombre limité de sélections vers lesquelles vous pouvez copier un horaire.
   1. Si vous ne voyez pas l’option Copier les quarts, vérifiez votre sélection de dates pour confirmer que vous avez sélectionné exactement un jour ou sept jours.
4. Ensuite, consultez la fenêtre contextuelle de confirmation où vous pouvez faire quelques sélections.
   1. Ignorer les employés : Si cette option est activée, tous les quarts que vous copiez supprimeront les employés affectés. De cette façon, vous pouvez utiliser le même modèle de quarts, mais en les affectant à différents employés.
   2. Inclure les quarts non publiés : S’il y a des quarts non publiés dans la ou les dates à partir desquelles vous avez choisi de copier, utilisez le bouton pour décider s’ils doivent être inclus dans le jour ou la semaine où vous copiez.
   3. Ignorer toutes les vérifications de conflit : Activez ou désactivez cette option pour autoriser ou supprimer les vérifications de conflit (comme les quarts existants, les congés ou les conflits de disponibilité).
      1. Si vous avez activé Ignorer les employés, cette sélection n’aura aucun effet puisque tous les quarts seront désaffectés à des employés précis.
   4. Ignorer les quarts récurrents : Lorsque cette option est activée, le paramètre Répétition ne sera pas copié sur le jour ou la semaine où vous copiez. Activez cette option si vous souhaitez maintenir les règles de répétition associées aux quarts que vous copiez.
5. Une fois que vous êtes prêt, lisez la vignette au bas pour confirmer rapidement les sélections que vous avez faites et sélectionnez Copier X quart(s). L’horaire fera double emploi et vous pourrez modifier et/ou publier les quarts comme d’habitude.

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Gérer un horaire non publié

Avant d’avoir publié un horaire, il se peut que vous ayez un ensemble de quarts que vous n’avez pas encore finalisés ou publiés. Vous pouvez effectuer plusieurs actions ici :

• Désactiver un quart publié en le sélectionnant, puis en sélectionnant Non, désactiver.
• Publiez un quart non publié en le sélectionnant, puis en sélectionnant Non, publiez-le.
• Modifiezun quart en le sélectionnant. S’il s’agit d’un quart récurrent, vous aurez la possibilité de modifier uniquement celui que vous avez sélectionné ou tous les futurs quarts récurrents.
  • Faites glisser un quart publié ou non publié vers une autre vignette. Les quarts publiés seront copiés, mais les quarts non publiés seront coupés-collés. Le quart copié/collé deviendra automatiquement non publié à la suite de cette action.
• Supprimer un quart. Sélectionnez-le et sélectionnez Supprimer dans le bas de la barre latérale. S’il s’agit d’un quart récurrent, vous aurez la possibilité de supprimer uniquement celui que vous avez sélectionné ou tous les futurs quarts récurrents.
• Approuver ou refuser les échanges de quarts ou ouvrir les ramassages de quarts (tant que le paramètre Approuver automatiquement est désactivé). Ils seront marqués avec l’approbation Besoin au bas du quart dans la vue Horaire complet.
• Utilisez le paramètre Section par poste pour examiner chaque tâche par jour (dans la vue Semaine) ou par heure (dans la vue Jour) et vous assurer que la couverture est correcte.
• Utilisez les prévisions météorologiques pour adapter votre horaire au volume que vous pourriez espérer en fonction du beau ou du mauvais temps.
• Si vous utilisez Scheduling Pro, la fonction de prévision des revenus peut vous montrer comment votre horaire se compare aux prévisions de ventes et de main-d’œuvre basées sur vos propres données historiques.
• Publiez l’horaire complet.

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Prévisions météo

Lorsque vous ne cherchez qu’un seul emplacement (accédez à Filtres et sélectionnez un seul emplacement sous Emplacements), Planification fournit des prévisions météorologiques dans la vue Semaine en haut de la page. Cela peut faciliter les estimations du personnel et du nombre de clients. Il sera occasionnellement actualisé pour des raisons d’exactitude. Les clients américains verront les températures en Fahrenheit tandis que les clients non américains verront les températures en Celsius.

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Demandes de congé

Vous pouvez soit créer un congé au nom d’un employé, soit approuver le congé demandé par un employé dans l’application MyToast. Lorsqu’ils sont gérés par l’entremise de Planification, les congés sont toujours non payés, puisque Planification n’est connecté à aucun système de paie pour garantir que l’employé est rémunéré pour ces heures. Remarque : Les heures affichées en congé reflètent le fuseau horaire de l’emplacement et non la personne qui consulte ou crée le congé.

Pour approuver ou refuser la demande de congé d’un employé soumise par l’entremise de MyToast :

1. Dans la vue Horaire complet, sélectionnez Filtres.
2. Dans le menu déroulant Types, sélectionnez Congés, puis sélectionnez Appliquer les filtres.
3. Sélectionnez une vignette contenant lebadge d’approbation Besoin.
   
    
   
   
4. S’il en a laissé une, examinez la Note si un employé a ajouté des éléments à sa demande.
5. SélectionnezApprouverRApproveefuser. L’approbation de la demande l’ajoutera à la vue horaire complète, tandis que le refus de la demande la supprimera complètement. L’employé sera avisé dans les deux cas.
   1. Vous pouvez également sélectionner Modifier les congés pour ajuster la demande avant de l’approuver. Vous pourrez modifier les champs date, heure et Total journée selon le cas. Vous pouvez même supprimer entièrement la demande ici.

Pour créer des congés au nom d’un employé :

1. Dans lavue Horaire complet, sélectionnez Créer > Créer un congé.
   
    
   
   
2. Sélectionnez d’abord l’employé.
3. Pour une seule journée de congé :
   1. Choisissez la date, l’heure de début et l’heure de fin pour lesquelles ils ont besoin de congés.
   2. Si l ' employé a demandé une journée entière de congé, activez le commutateur Totale journée. Les heures de début et de fin disparaîtront.
4. Pour plusieurs particuliers de congés :
   1. Choisissez l’une des dates, heures de début et heures de fin pour lesquelles ils ont besoin de congés.
   2. Sélectionnez Enregistrer et répétez ce processus à l’étape 1 pour chaque jour de congé partiel.
5. Pour plusieurs journées complètes de congé consécutives :
   1. Choisissez la première date pour laquelle ils ont besoin de congés.
   2. Activez le commutateur Totale journée.
   3. Vous verrez que le champ Date est devenu le champ Date de début. Vous pouvez maintenant définir un champ Fin date pour tenir compte de tous les jours consécutifs pendant lesquels cet employé a besoin de congés.
6. Vous verrez une image en cours d’intégration au bas de la barre latérale. Cette image est très similaire à l’image d’aperçu que vous voyez lors de la création d’un quart. Utilisez-la pour confirmer l’apparence de la demande de congé dans votre horaire.
7. Sélectionnez Enregistrer. La demande sera approuvée automatiquement, quels que soient les paramètres de planification.

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Prévisions de revenus (Pro uniquement)

Les informations sur les ventes et la main-d’œuvre aident les gestionnaires à prendre des décisions plus éclairées en matière de planification en affichant les ventes prévues, les coûts et heures de main-d’œuvre, ainsi que les objectifs de coûts de main-d’œuvre directement dans l’horaire. Les prévisions reflètent les mises à jour en temps réel de l’horaire.

Pour consulter les prévisions de revenus :

1. Dans le coin inférieur gauche de la vue Horaire complet, vous verrez un onglet Prévisions. Sélectionnez-le pour développer le menu contextuel de prévision des revenus.
2. Il y a trois lignes à utiliser par les administrateurset les gestionnaires pour ajuster l’horaire :
   1. Coût de main-d’œuvre(voir plus bas) :
      
      1. Cela inclut un insigne indicateur de statut pour chaque jour et la semaine globale (à l’extrême gauche). Il existe quatre insignes différents :
         
         1. On Target (vert) : Vous êtes dans la zone de main-d'œuvre.
         2. À risque (jaune) : Vous êtes à moins de 5 % de la limite supérieure de la fourchette.
         3. Dépassement du budget (rouge) : Vous dépassez de plus de 5 % la limite supérieure de la fourchette.
         4. Sous budget (gris) : Vous êtes plus de 5 % en dessous de la limite inférieure de la fourchette.
      2. Vos coûts de main-d’œuvre actuels basés sur les données salaires/postes dans Toast Web et l’horaire.
      3. Votre plage de main-d’œuvre cible. Il s’agit d’un calcul basé sur les ventes prévues et qui atteint un objectif de 23 % de main-d’œuvre.
   2. Heures de main-d’œuvre : Ceci est basé sur l’horaire que vous avez intégré dans Toast Web.
   3. Ventes prévues : Ceci est basé sur les données historiques des ventes.
3. Chacune de ces lignes est dynamique et sera mise à jour pour refléter tous les changements que vous apportez à l’horaire (coût de la main-d’œuvre et heures de main-d’œuvre) ou aux filtres que vous ajoutez à la vue du calendrier (les trois lignes). Si les quarts sont masqués par des filtres (poste, employé, type de quart), leurs heures et leurs coûts sont exclus des calculs.

Remarques sur le coût de la main-d’œuvre :

• Calculs des coûts de main-d’œuvre :
  
  • Inclure uniquement le salaire horaire (et non les employés salariés)
  • Ne pas inclure les prises de force et les pauses impayées
• Quarts inclus dans les calculs du coût de la main-d’œuvre :
  
  • Quarts publiés attribués (utilise le salaire de l’employé dans Toast Web)
  • Quarts non publiés attribués (utilise le salaire de l’employé dans Toast Web)
  • Quarts publiés non attribués (si un salaire de base existe)
  • Quarts non publiés non attribués (si un salaire de base existe)
  • Ouvrir les quarts publiés (si un salaire de base existe)
  • Ouvrir les quarts non publiés (si un salaire de base existe)
  • Quarts ouverts et assignés avec une offre ou un échange en attente (utilise le salaire de l’employé actuellement assigné)

Remarques sur le calcul de la main-d’œuvre cible :

• Actuellement, l’objectif de 23 % de main-d’œuvre est automatiquement défini et ne peut pas être modifié. Toast prévoit de rendre ce champ modifiable à l’avenir.
• Objectif de main-d’œuvre : Ventes prévues × pourcentage de main-d’œuvre (0,23)
  
  • Par exemple, si les ventes prévues sont de 1 000 $ à 1 500 $, votre fourchette cible de main-d’œuvre sera de 230 $ à 345 $, car :
    
    • Calcul de la limite inférieure : 1000 × 0.23 = 230
    • Calcul de la limite supérieure : 1500 × 0.23 = 345

Remarques sur les ventes prévues :

• Les ventes prévues sont basées sur les données historiques de ventes de votre restaurant. Plus de données seront disponibles, plus vos prévisions seront précises.
  • Plus de 120 jours de données : Toast utilise des modèles de prévision avancés pour générer les projections les plus précises selon vos tendances de ventes.
  • 90 à 119 jours de données : Les prévisions sont basées sur une moyenne pondérée de jours similaires (par exemple, en comparant les lundis récents aux lundis précédents).
  • 30 à 89 jours de données : Les prévisions sont basées sur une moyenne simple des derniers jours similaires (comme les derniers lundis).
  • Moins de 30 jours de données : Les prévisions ne seront pas disponibles.
• Les jours fériés, les semaines d’étape ou les événements spécifiques ne sont pas pris en compte dans les ventes prévues, car il s’agit d’une moyenne sur une plage de jours.

Si vous utilisez Scheduling Pro et que vous ne voyez pas la fonctionnalité de prévision, vérifiez ces deux exigences :

• Cette fonctionnalité est visible uniquement dans la vue Semaine de Planification, assurez-vous donc que le commutateur est correctement réglé.
• Cette fonctionnalité est réservée aux administrateurs et gestionnaires qui ont également l’autorisation 4.10 - Postes et rémunérations des employés.

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Onglet Disponibilité de l’équipe (Pro uniquement)

Cet onglet utilise contient en grande partie les mêmes fonctionnalités que la vue horaire complète; vous pouvez utiliser le sélecteur de date, les menus déroulants Section par et Trier par, et l’option Filtres pour afficher ces informations de différentes façons.

Nous recommandons d’afficher cet onglet avec le menu déroulant Trier par défini sur Employé. Ainsi, chaque ligne indiquera qui a demandé à être exclu de l’horaire pour chaque jour. Gardez à l’esprit que la disponibilité et les congés sont des fonctions différentes.

• La disponibilité est généralement utilisée pour annoncer les jours où un employé souhaite être déprogrammé pour chaque semaine de travail.
• Les congés sont généralement utilisés pour les jours qui tombent normalement dans les jours disponibles d'un employé, mais ils aimeraient être déprogrammés pour ce jour précis seulement.

La disponibilité et le congé peuvent être remplacés par tous ceux qui créent un horaire, mais il peut être préférable de vérifier auprès d’un employé avant de remplacer sa disponibilité ou son congé, car les employés peuvent supposer que les deux indiquent qu’ils ne seront pas planifiés un jour donné.

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Publier des quarts

Publier un quart le rend visible à l’employé et à tout autre membre du personnel (sous réserve de vos paramètres de visibilité). Les quarts non publiés ne sont visibles que par les administrateurs et les gestionnaires, ce qui peut être utile pendant que vous êtes encore en train de créer l’horaire.

Pour publier chaque quart non publié, sélectionnez simplement Publier dans le coin supérieur droit de la page. Dans l’image ci-dessous, tous les quarts sont publiés en plus de celui mis en évidence par la flèche.

Résultat attendu : Chaque quart de votre vue actuelle avec une bordure en pointillés est publié et les bordures en pointillés disparaissent.

Pour publier une série précise de quarts :

1. Sélectionnez la flèche vers le bas du bouton Publier.
2. Sélectionnez Publier sélectionné.
3. Cochez la case pour chaque quart que vous souhaitez publier.
4. Sélectionnez Publier.

Résultat attendu : Seuls les quarts sélectionnés sont publiés. Les quarts restants non publiés restent en vue horaire complet avec leur bordure en pointillés et sans visibilité pour les employés.

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La planification et Toast IQ

Bien qu’il n’existe pas de fonctions de planification dans l’application Toast Now (opérateur), vous pouvez utiliser Toast IQ pour vous aider à planifier. Entre autres, Toast IQ peut vous aider à créer, modifier et consulter des horaires. Essayez de lui poser des questions comme :

• Qui travaille le vendredi?
• Qui a congé pour la semaine prochaine?
• Aidez-moi à créer un horaire.
• Attribuer un quart ouvert à X employés.
• L’horaire de la semaine prochaine correspond-il à mes prévisions de ventes et de main-d’œuvre?

Grâce au rôle de système administrateur, Toast IQ peut voir toutes vos données d’horaire à partir de Planification, y compris les noms des employés, les postes, les lieux de travail, les quarts planifiés, les congés et les disponibilités. Essayez donc d’être créatif avec ce qu’il peut vous aider. Ces données ne sont pas partagées avec des tiers et sont stockées de manière sécurisée avec le reste des données de votre entreprise. Toast utilise ces données uniquement pour afficher les informations sur les horaires et aider les administrateurs et les gestionnaires à modifier les horaires.

Si Toast IQ n’affiche pas les données d’horaire prévues, vérifiez votre rôle système dans Toast Web en allant à Employés > Gestion des employés > Employés, en sélectionnant le crayon de modification de votre profil, puis en sélectionnant Autorisations de planification. Vérifiez le champ Rôle système pour l’administrateur ou le gestionnaire. Si vous avez le rôle de gestionnaire système, gardez à l’esprit que vous ne pourrez interagir qu’avec les données de l’emplacement auquel vous faites partie.

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Planification automatique

Si votre entreprise est abonnée à Planification Pro, vous pouvez sélectionner le bouton Création automatique et Toast IQ peut créer l’ensemble de votre planification en vous posant une série de questions. Une fois la planification effectuée par Toast IQ, vous pourrez l’examiner avant de sélectionner Publier.

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Articles connexes

• Commencez à planifier dans Toast Web
• Gérer la planification dans l’application MyToast (pour les employés)
• Obtenez de l’aide pour la planification dans Toast Web
• L’application MyToast : Quarts

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