Gestion de paie Toast : Importer des employés

Puis-je téléverser ou importer un grand groupe d’employés en même temps dans Gestion de paie Toast?

Cette méthode d’importation est généralement utilisée lorsque de nouveaux employés sont ajoutés lors de l’intégration à Gestion de paie Toast, mais peut également être utilisée pour d’autres raisons. Remarque importante : Soyez très prudent lorsque vous importez des employés de cette manière. Vérifiez et confirmez toutes les informations relatives aux employés que vous importez dans Gestion de paie Toast. Vous êtes responsable du résultat de toute donnée que vous importez.

1. Accédez à la page Importation d’une nouvelle embauche en accédant à Paramètres > Nouvelle embauche > Importation. Sélectionnez Télécharger pour télécharger un modèle vierge du fichier d’importation des nouvelles recrues.
   
   
2. Remplissez les champs avec les informations relatives aux employés sur le modèle vierge.
   • La meilleure pratique consiste à remplir les colonnes suivantes : A-F, M-R, T, U, V, Y, Z, AA
     
     • Nom
     • Numéro d’employé : Il s’agit d’un identifiant d’employé Gestion de paie Toast. Si vous importez de nouveaux employés, veillez à utiliser des chiffres qui n’appartiennent pas aux employés existants.
     • **Adresse courriel : Une adresse courriel est requise pour créer un profil d’employé. Les employés sans adresse courriel ont des fonctionnalités limitées et devront être corrigés manuellement ultérieurement. Avant de continuer, confirmez que toutes les adresses courriel connues des employés ont été incluses dans le fichier.
     • Position
     • **Rapports au poste 
     • Type de salaire : Heure ou salaire
     • **Poste 
     • **Taux de rémunération horaire ou salaire 
     • **Emplacement : À quel emplacement travaille l’employé (s’il y en a plusieurs)
     • Date d’embauche
     • **Bien que ces éléments ne soient pas obligatoires pour l’importation, ils offriront la meilleure expérience pour vous et vos employés. Un profil Toast Web mappé peut ne pas être créé lorsque ces champs sont manquants.
   • Colonne O (Type de salaire) doit = Heure ou salaire
   • Remplissez les colonnes Niveau (Y, Z, AA) pour vous assurer que le profil du nouvel employé peut être associé à Toast Web
     • Niveau 1 = Entreprise, Niveau 2 = Emplacement et Niveau 3 = Poste
   • Pour les employés salariés, assurez-vous que P et Q sont remplis (salaire annuel et salaire de paie)
   • Pour les employés horaires, laissez P et Q vides et ne remplissez que R (taux horaire)
3. Une fois les informations remplies, vous devrez sélectionner le FEIN dans le menu déroulant de la page Importation et indiquer si vous souhaitez importer ou non des employés avec ou sans NAS/SSN. Une fois l’option FEIN et NAS/SSN remplie, sélectionnez Choisir un fichier pour téléverser le fichier modèle de nouvelle recrue complété.
4. Corrigez toutes les erreurs qui affichent Oui dans la colonne A des erreurs et celles qui sont surlignées en jaune après avoir téléversé votre fichier modèle de nouvelle recrue.
   
   
   
   
5. Sélectionnez Enregistrer une fois que les erreurs ont été corrigées. Sélectionnez le Nouveau restaurant - Modèle standard et sélectionnez Enregistrer.
   
   
   
   
6. Pour ajouter des postes supplémentaires aux employés importés, accédez à leur profil en utilisant la barre Rechercher des employés ou la page Équipe. Sélectionnez le bouton +Ajouter un poste et suivez les étapes de Gestion de paie Toast : Affectez des employés à plusieurs postes ou emplacements.
   
   
   
   
7. Une fois le profil Gestion de paie Toast de chaque employé en place, les employeurs inviteront les employés à créer un compte Toast et à mettre à jour ou à vérifier les informations importées. Les invitations peuvent être envoyées individuellement à partir de la page Équipe en sélectionnant l’icône enveloppe à droite de l’employé.
   1. Si vous venez d’importer un grand groupe de membres du personnel, vous pouvez envoyer ce courriel d’invitation à tout le monde :
      1. Sélectionnez Filtres. Que d’autres filtres soient définis ou non, assurez-vous d’augmenter la valeur Employés par page afin que tous les employés soient présents à la page 1. C’est important, car cocher la case indiquée par la flèche ci-dessous ne sélectionnera que tous les employés visibles sur cette page (et non les employés de la page 2 ou d’une autre page, même s’ils sont admissibles aux autres filtres).
      2. Enregistrez les filtres sélectionnés et sélectionnez Inviter. 
   2. Une fois qu’un employé reçoit ce courriel et qu’il définit son mot de passe, nous recommandons fortement à chaque employé de se connecter à Gestion de la paie de Toast et d’examiner les renseignements de son profil, y compris son numéro de sécurité sociale, le formulaire W-4 et les renseignements de dépôt direct. Avec un courriel et un mot de passe Toast, les employés peuvent désormais télécharger l’application MyToast et y accéder. Gestion de paie Toast : Le guide du nouvel employé importé peut guider ces personnes à travers toutes les étapes à suivre.