Gestion de paie Toast : Page de l'équipe

Dans cet article :

• À propos de la page de l'équipe
• Qui peut accéder à la page de l'équipe
• Ce que vous pouvez faire depuis la page de l'équipe
• Ajouter et embaucher des employés
• Résoudre les employés non payés
• Envoyer et renvoyer des courriels d'invitation
  • Quand envoyer un courriel d'invitation
  • Comment envoyer un courriel d'invitation
• Voir l'état d'intégration des employés
  • Retirer un employé de la section d'intégration
• Effectuer un changement de paie en masse
• Foire aux questions
• Articles connexes

À propos de la page de l'équipe

Dans Gestion de paie Toast, la page de l'équipe vous permet de voir votre personnel d'un coup d'œil. Ouvrez-la en sélectionnant Équipe dans le panneau de navigation à gauche de n'importe quelle page de Gestion de paie Toast.

Les clients se réfèrent également à cette page comme la section d'intégration ou la liste d'intégration lorsqu'elle est filtrée pour afficher les nouvelles recrues.

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Qui peut accéder à la page de l'équipe

La page de l'équipe est généralement utilisée par les utilisateurs ayant le rôle de sécurité HR+ ou Manager.

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Ce que vous pouvez faire depuis la page de l'équipe

Depuis la page de l'équipe, vous pouvez :

• Ajouter des employés à Toast Payroll
• Vérifier le statut d'embauche d'un employé
• Ajuster le taux de rémunération pour plusieurs employés
• Renvoyer un courriel de bienvenue pour un nouvel employé (également appelé courriel d'"invitation") à plusieurs employés à la fois

Modifications récentes des colonnes sur la page de l'équipe :

• Les numéros de téléphone se trouvent maintenant dans la colonne Nom.
• La vue par défaut montre le poste de l'employé au lieu de la position et de la durée d'emploi.
• Activez ou désactivez Afficher la position pour voir la position d'un employé.
• Si un employé a plus d'un emploi ou d'une position, vous verrez un +1, +2, etc. à côté de son emploi ou de sa position principale.

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Ajouter et embaucher des employés

Pour embaucher un employé dans Toast Payroll, sélectionnez le bouton +Ajouter un employé. Cela déclenche deux ensembles d'étapes :

• Un ensemble pour l'employeur ou le responsable du recrutement — voir Toast Payroll : Nouveaux employés embauchés (Guide de l'employeur).
• Un ensemble d'étapes de suivi pour l'employé — voir Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé).

Les deux ensembles d'étapes doivent être entièrement complétés afin que l'employé puisse :

• Terminer l'intégration.
• Être configuré avec le bon numéro de sécurité sociale (NSS), l'adresse courriel et les informations du formulaire W-4, le cas échéant.
• Configurer son compte de dépôt direct.

Résultat attendu : Le nouvel employé apparaît sur la page Équipe avec son statut d'intégration visible dans la section Intégration.

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Résoudre les employés non payés

Si vous voyez des profils Toast Web marqués comme Employé non payé sur la page Équipe, cela est généralement le résultat de complications de cartographie des employés ou de l'embauche d'un individu dans Toast Web au lieu de Toast Payroll.

Pour ouvrir le guide complet de cartographie, sélectionnez En savoir plus dans la bannière rouge sur la page Équipe, ou consultez Toast Payroll : Gérer la cartographie des employés.

Lorsque le nom d'un employé a l'étiquette Employé non payé, sélectionnez les trois points à droite de son nom et choisissez l'une de ces options :

• Assigner un profil de paie — payer quelqu'un qui a déjà un compte Toast Payroll mais qui n'est pas cartographié. Vous serez dirigé vers la page de cartographie des employés pour synchroniser ce profil Toast Web avec un profil Toast Payroll existant.
• Ignorer dans la paie — retirer un profil uniquement Toast Web de cette page. Le profil Toast Web sera traité comme un non-employé. Il ne sera pas cartographié et un profil Toast Payroll ne sera pas créé. Cette personne ne peut pas être payée par Toast Payroll, n'apparaîtra pas dans les rapports Toast Payroll et ne fera pas partie de la facturation ou de la facturation Toast Payroll.
• Ajouter un employé à la paie — payer quelqu'un qui a été ajouté à Toast Web mais qui n'a pas été embauché dans Toast Payroll. Cette option vous aide à créer un profil Toast Payroll pour le cartographier au profil Toast Web. Utilisez cette option lorsqu'un employé a été embauché dans Toast Web plutôt que dans Toast Payroll.

Remarque : Si vous ne trouvez pas un employé que vous recherchez sur la page Équipe, consultez Toast Payroll : Employés manquants de la page Équipe.

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Envoyer et renvoyer des courriels d'invitation

Depuis la page Équipe, vous pouvez envoyer un courriel d'invitation aux employés. Ceci est différent du courriel de bienvenue, qui est automatiquement envoyé une fois qu'un employeur a complété les étapes sous le bouton +Ajouter un employé sur la page Équipe.

Le courriel d'invitation invite les employés à :

• Créer un ensemble de identifiants de connexion unifiés pour Toast Web et Toast Payroll, ou
• Se connecter en utilisant ces identifiants s'ils les ont déjà.

Les employés utilisent ce compte pour se connecter à payroll.toasttab.com et compléter leurs étapes d'intégration à la paie.

Pour le guide canonique de renvoi d'invitation, consultez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration des nouveaux employés.

Quand envoyer un courriel d'invitation

Envoyez un courriel d'invitation lorsque :

• Un employé a égaré le courriel de bienvenue. Le courriel de bienvenue est automatiquement envoyé aux employés une fois qu'un employeur a terminé ses étapes d'intégration. L'envoi du courriel d'invitation incitera l'employé à créer un compte Toast unifié (courriel et mot de passe). Après avoir créé le compte, il doit se connecter à Toast Payroll et compléter les étapes d'intégration des employés. Ces étapes les guident pour remplir leur formulaire W-4 et ajouter leur numéro de sécurité sociale, tous deux essentiels pour l'intégration des employés, et c'est là qu'ils saisissent les informations de compte de dépôt direct. Ne sautez pas ces étapes pour toute personne recevant un paiement par le biais de Toast Payroll.
• Vous avez changé de fournisseur de paie et vos employés ont été ajoutés en masse. Lorsque les employés sont téléchargés ou importés dans Toast Payroll, ils ne sont pas automatiquement informés de compléter leur partie du processus d'intégration. Utilisez la fonction d'invitation en masse en sélectionnant la case à cocher de l'en-tête de colonne Nom après avoir défini les filtres appropriés (voir Comment envoyer un e-mail d'invitation ci-dessous).
• Un employé ne se souvient pas de son mot de passe Toast ou de son code/adresse e-mail d'entreprise. Une fois qu'un compte est unifié, les employeurs ne peuvent pas renvoyer l'e-mail de bienvenue directement depuis la page Profil > Compte utilisateur sur le profil de l'employé. L'envoi de l'e-mail d'invitation permet à l'employé de se reconnecter au système ou de réinitialiser son mot de passe.
• Un employé recherche son formulaire W-2, son bulletin de paie ou d'autres informations de paie. Les gestionnaires peuvent envoyer l'e-mail d'invitation pour donner à l'employé la bonne adresse web pour Toast Payroll, la bonne adresse e-mail et le code de l'entreprise (si nécessaire).

Comment envoyer un e-mail d'invitation

1. Naviguez vers Équipe dans Toast Payroll.
2. Si l'employé à qui vous envoyez une invitation a une alerte d'employé non payé à côté de son nom, votre employé est non mappé et vous ne pourrez pas envoyer d'invitation. Résolvez leur mappage en suivant Résoudre les employés non payés avant de continuer. Si Ignorer dans la paie a été sélectionné pour eux, cette personne ne pourra pas recevoir cet e-mail.
3. Pour envoyer un e-mail d'invitation à un employé : trouvez son nom sur la page et sélectionnez l'icône d'enveloppe à côté de son nom.
4. Pour envoyer un e-mail d'invitation à plusieurs employés :
   1. Utilisez les cases à cocher à gauche pour sélectionner plusieurs employés à la fois, puis sélectionnez soit le bouton Inviter dans le coin supérieur droit, soit le lien dans la bannière en haut de la page.
   2. Pour envoyer cet e-mail à tous les employés, sélectionnez la case à cocher à gauche de l'en-tête Nom. Cela sélectionne tous les employés éligibles sur cette page uniquement. Vous pouvez naviguer vers la page suivante et sélectionner à nouveau la même case à cocher pour accumuler des invitations sur plusieurs pages. Une fois que vous sélectionnez Inviter, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour confirmer le nombre ; sélectionnez Envoyer # d'invitations pour continuer. Tous les employés sans adresse e-mail seront exclus.
   3. Pour afficher plus d'employés sur une seule page, sélectionnez Filtres et augmentez la valeur de Employés par page à un nombre qui capture tous les employés ou plus, selon la taille de votre entreprise.
   4. Vous pouvez combiner la case à cocher à gauche de l'en-tête Nom avec tous les filtres que vous avez définis. Par exemple, si vous sélectionnez Filtres et choisissez uniquement les employés Actifs ayant une date de début dans la dernière semaine, puis sélectionnez la case à cocher, seuls ces employés seront inclus une fois que vous sélectionnez Inviter.

Résultat attendu : Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaît, puis les employés sélectionnés reçoivent l'e-mail d'invitation avec un bouton Se connecter.

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Voir l'état d'intégration des employés

Une fois que vous avez terminé les étapes d'intégration de l'employeur pour un nouvel employé, vous pouvez voir l'avancement de leurs étapes d'intégration en naviguant vers Équipe > Intégration. Tout employé qui n'a pas complètement terminé chaque étape apparaîtra sur ce tableau de bord.

La colonne Étape actuelle montre exactement où chaque employé en est dans ses étapes de nouvel employé.

Les non-employés, les comptables et les experts-comptables peuvent être déplacés manuellement de ce tableau de bord en suivant un ensemble d'étapes abrégé qui leur donne accès au système sans être payés par l'entreprise. Voir Gestion de paie Toast : Accorder l'accès à un non-employé.

Retirer un employé de la section d'intégration

Les employés apparaissent sur le tableau de bord d'intégration tant qu'ils ont encore une ou plusieurs étapes de nouvel employé à terminer. Pour retirer un employé du tableau de bord d'intégration, complétez leurs étapes manquantes (le plus souvent le formulaire W-4 et le formulaire I-9) ou marquez leur intégration comme complète. Remarque : Il existe des cas d'utilisation limités pour prendre cette action. Si votre employé n'a pas encore terminé ses étapes d'intégration, il se peut qu'il n'ait pas encore rempli son numéro de sécurité sociale, le formulaire W-4, les informations de dépôt direct, ou plus, ce qui pourrait créer un risque futur pour l'employé ou votre entreprise.

1. Naviguez vers Équipe > Intégration.
2. Localisez l'employé dans la liste.
3. Sélectionnez le crayon d'édition à côté de l'employé.
4. Sélectionnez Marquer cette nouvelle embauche comme complète.

Résultat attendu : L'employé n'apparaît plus sur le tableau de bord d'intégration.

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Effectuer un changement de salaire en masse

Les changements de salaire en masse sont le plus souvent utilisés pour les changements de salaire minimum. Sélectionnez Actions d'équipe > Changement de salaire en masse et suivez chacune des étapes dans la section Mettre à jour plusieurs employés de Toast Payroll : Effectuer un changement de salaire.

Résultat attendu : Les taux de salaire des employés sélectionnés sont mis à jour, et le changement est reflété dans leurs profils.

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Foire aux questions

Comment inviter un employé à Toast Payroll ?

Pour inviter un employé à Toast Payroll, accédez à la page Équipe et sélectionnez l'icône d'enveloppe à côté du nom de l'employé. Pour inviter plusieurs employés à la fois, sélectionnez les cases à cocher à côté des employés que vous souhaitez inviter, puis sélectionnez Inviter. Pour le guide canonique de renvoi d'invitation, consultez Toast Payroll : Renvoyer l'e-mail d'intégration du nouvel employé.

Aussi demandé comme :

• • comment inviter un employé à Toast Payroll
  • Comment inviter un employé à la paie
  • comment envoyer une invitation à un employé existant pour configurer son dépôt direct

Pourquoi mes employés apparaissent-ils comme des employés non payés sur la page Équipe ?

Les employés apparaissent avec le tag Employé Non Rémunéré sur la page Équipe lorsque leur profil Toast Web n'est pas associé à un profil de Gestion de paie Toast. Cela se produit généralement lorsqu'ils ont été embauchés dans Toast Web au lieu de Gestion de paie Toast, ou lorsqu'il y a un profil en double. Pour résoudre ce problème, voir Résoudre les Employés Non Rémunérés ci-dessus.

Aussi demandé comme :

• • beaucoup de mes employés dans la paie apparaissent comme des employés non rémunérés

Comment retirer des employés de la section d'intégration ?

Pour retirer des employés de la section d'intégration, complétez les étapes d'embauche qui manquent encore (le plus souvent le formulaire W-4 et le formulaire I-9) ou marquez leur intégration comme complète. Pour les étapes, voir Retirer un Employé de la Section d'Intégration ci-dessus.

Aussi demandé comme :

• • Je vois qu'un certain nombre de mes employés sont encore dans la section d'intégration. Mais je n'arrive pas à comprendre comment les retirer

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Articles Connexes

• Gestion de paie Toast : Employés Manquants de la Page Équipe
• Gestion de paie Toast : Gérer l'Association des Employés
• Gestion de paie Toast : Renvoyer l'Email d'Intégration pour Nouveaux Employés
• Gestion de paie Toast : Nouveaux Employés (Guide de l'Employeur)
• Gestion de paie Toast : Effectuer un Changement de Paie

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