Gestion de paie Toast : Page d’équipe

Dans cet article :

• À propos de la page de l’équipe
• Qui peut accéder à la page de l’équipe
• Ce que vous pouvez faire à partir de la page de l’équipe
• Ajouter et embaucher des employés
• Résoudre les employés impayés
• Envoyer et renvoyer des courriels d’invitation
  • Quand envoyer un courriel d’invitation
  • Comment envoyer un courriel d’invitation
• Afficher le statut d’intégration des employés
  • Retirer un employé de la section d’intégration
• Effectuer une modification salariale en bloc
• Foire aux questions
• Articles connexes

À propos de la page de l’équipe

Dans Gestion de paie Toast, la page Équipe vous permet de consulter votre personnel en un coup d’œil. Ouvrez-le en sélectionnant Équipe à partir du rail de navigation de gauche sur n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Les clients se réfèrent également à cette page sous le nom de section Intégration ou liste d’intégration lorsqu’elle est filtrée pour afficher les nouveaux employés.

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Qui peut accéder à la page de l’équipe

La page Équipe est généralement utilisée par les utilisateurs ayant un rôle de sécurité RH+ ou Gestionnaire.

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Ce que vous pouvez faire à partir de la page de l’équipe

À partir de la page Équipe, vous pouvez :

• Ajouter des employés à Gestion de paie Toast
• Vérifier le statut de nouvel employé
• Ajuster le taux de rémunération pour plusieurs employés
• Envoyer un courriel de bienvenue aux nouveaux employés (aussi appelé courriel d’invitation) à plusieurs employés à la fois

Modifications récentes des colonnes sur la page Équipe :

• Les numéros de téléphone se trouvent maintenant dans la colonne Nom.
• La vue par défaut affiche le poste de l’employé plutôt que son poste et sa durée d’emploi.
• Activer ou désactiver l’affichage du poste pour afficher le poste d’un employé.
• Si un employé a plus d’un emploi ou d’un poste, vous verrez un +1, +2, etc. à côté de son emploi ou de son poste principal.

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Ajouter et embaucher des employés

Pour recruter un employé dans Gestion de paie Toast, sélectionnez le bouton + Ajouter un employé. Cela lance deux séries d’étapes :

• Un ensemble pour l’employeur ou le gestionnaire d’embauche — consultez Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (Guide de l’employeur).
• Un ensemble d’étapes de suivi pour l’employé — consultez Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé).

Les deux séries d’étapes doivent être entièrement complétées afin que l’employé puisse :

• Terminer l’intégration.
• Être configuré avec le bon numéro de sécurité sociale (NAS/SSN), l’adresse courriel et les renseignements du formulaire W-4, le cas échéant.
• Configurez son compte de dépôt direct.

Résultat attendu : Le nouvel employé apparaît sur la page Équipe avec son statut d’intégration visible dans la section Intégration.

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Résoudre les employés impayés

Si les profils Toast Web sont marqués comme employés non rémunérés sur la page Équipe, cela résulte généralement de complications liées au mappage des employés ou de l’embauche d’une personne dans Toast Web plutôt que dans Gestion de paie Toast.

Pour ouvrir le guide de mappage complet, sélectionnez En savoir plus dans la bannière rouge de la page Équipe, ou consultez Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés.

Lorsque le nom d’un employé porte l’étiquette Employé impayé, sélectionnez les trois points à droite de son nom et choisissez l’une de ces options :

• Affecter un profil de paie — payez une personne qui possède déjà un compte Gestion de paie Toast mais qui n’est pas associé. Vous serez redirigé vers la page Mappage des employés pour synchroniser ce profil Web Toast avec un profil Gestion de paie Toast existant.
• Ignorer dans Gestion de paie — retirez un profil Toast Web uniquement de cette page. Le profil Web de Toast sera traité comme un non-employé. Il ne sera pas associé et aucun profil Gestion de paie Toast ne sera créé. Cette personne ne peut pas être payée par l’entremise de Gestion de paie Toast, n’apparaîtra pas dans les rapports de Gestion de paie Toast et ne fera partie d’aucune facturation ni facturation de Gestion de paie Toast.
• Ajouter un employé à la paie — payez une personne ajoutée à Toast Web mais qui n’a pas été embauchée dans Gestion de paie Toast. Cette option vous aide à créer un profil Gestion de paie Toast à associer au profil Web de Toast. Utilisez cette option lorsqu’un employé a été embauché dans Toast Web plutôt que dans Gestion de paie Toast.

Remarque : Si vous ne trouvez pas un employé que vous recherchez sur la page Équipe, consultez Gestion de paie Toast : Employés manquants de la page de l’équipe.

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Envoyer et renvoyer des courriels d’invitation

À partir de la page Équipe, vous pouvez envoyer un courriel d’invitation aux employés. Il est différent du courriel de bienvenue, qui est automatiquement envoyé une fois que l’employeur a terminé les étapes sous le bouton + Ajouter employé sur la page de l’équipe.

Le courriel d’invitation invite les employés à :

• Créer un ensemble d’identifiants de connexion Toast Web et Gestion de paie Toast, ou
• Connectez-vous en utilisant ces authentifiants s’ils les ont déjà.

Les employés utilisent ce compte pour se connecter à payroll.toasttab.com et compléter leurs étapes d’intégration à la paie.

Pour le guide canonique de renvoi-invitation, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues.

Quand envoyer un courriel d’invitation

Envoyer un courriel d’invitation lorsque :

• Un employé a égaré le courriel de bienvenue. Le courriel de bienvenue est automatiquement envoyé aux employés une fois que l’employeur a terminé ses étapes d’intégration. L’envoi du courriel d’invitation invitera l’employé à créer un compte Toast unifié (courriel et mot de passe). Après avoir créé le compte, l’employé doit ouvrir une session dans Gestion de paie Toast et effectuer les étapes d’intégration de l’employé. Ces étapes les guident à remplir leur formulaire W-4 et à ajouter leur numéro de sécurité sociale — tous deux essentiels à l’intégration des employés — et c’est là qu’ils saisissent les informations de dépôt direct. Ne sautez pas ces étapes pour toute personne qui reçoit un salaire par l’entremise de Gestion de paie Toast.
• Vous avez changé de fournisseur de paie et vos employés ont été ajoutés en bloc. Lorsque des employés sont téléversés ou importés dans Gestion de paie Toast, ils ne sont pas automatiquement avisés pour compléter leur intégration. Utilisez la fonction d’invitation en bloc en cochant la case d’en-tête de colonne Nom après avoir défini les filtres appropriés (voir Comment envoyer un courriel d’invitation ci-dessous).
• Un employé ne se souvient plus de son mot de passe Toast, ni de son code d’entreprise/adresse courriel. Une fois le compte unifié, les employeurs ne peuvent pas renvoyer le courriel de bienvenue directement à partir de la page Profil > Compte utilisateur du profil de l’employé. L’envoi du courriel d’invitation permet à l’employé de se réinsérer dans le système ou de réinitialiser son mot de passe.
• Un employé cherche à obtenir son formulaire W-2, son talon de paye ou d’autres renseignements sur la paie. Les gestionnaires peuvent envoyer le courriel d’invitation pour fournir à l’employé la bonne adresse Web pour Gestion de paie Toast, la bonne adresse courriel et le code d’entreprise (si nécessaire).

Comment envoyer un courriel d’invitation

1. Accédez à Équipe dans Gestion de paie Toast.
2. Si l’employé auquel vous envoyez une invitation a une alerte Employé impayé à côté de son nom, votre employé n’est pas associé et vous ne pourrez pas lui envoyer d’invitation. Résolvez leur problème de mappage en suivant la section Résoudre les employés impayés avant de continuer. Si Ignorer dans la paie a été sélectionné pour cette personne, elle ne pourra pas recevoir ce courriel.
3. Pour envoyer un courriel d’invitation à un employé : trouvez son nom sur la page et sélectionnez l’icône d’enveloppe à côté de son nom.
4. Pour envoyer un courriel d’invitation à plusieurs employés :
   1. Utilisez les cases à cocher à gauche pour sélectionner plusieurs employés à la fois, puis sélectionnez soit le bouton Inviter dans le coin supérieur droit, soit le lien dans la bannière en haut de la page.
   2. Pour envoyer ce courriel à tous les employés, cochez la case à gauche de l’en-tête Nom. Cela sélectionne uniquement tous les employés admissibles sur cette page. Vous pouvez aller à la page suivante et cocher de nouveau la même case pour accumuler les invitations sur toutes les pages. Une fois que vous aurez sélectionné Inviter, une fenêtre contextuelle confirmera le numéro; sélectionnez Envoyer le numéro d’invitation pour continuer. Tout employé sans adresse courriel sera exclu.
   3. Pour afficher plus d’employés sur une seule page, sélectionnez Filtres et augmentez la valeur Employés par page à un nombre qui capture tous les employés ou plus, selon la taille de votre entreprise.
   4. Vous pouvez combiner la case à cocher à gauche de l’en-tête Nom avec les filtres que vous avez définis. Par exemple, si vous sélectionnez Filtres et choisissez uniquement les employés actifs dont la date de début est au cours de la dernière semaine, cochez la case correspondante, seuls ces employés seront inclus une fois que vous aurez sélectionné Inviter.

Résultat attendu : Une fenêtre contextuelle de confirmation apparaît, puis les employés sélectionnés reçoivent le courriel d’invitation avec un bouton de connexion.

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Afficher le statut d’intégration des employés

Une fois que vous avez terminé les étapes d’intégration d’un nouvel employé, vous pouvez consulter la progression de ses étapes d’intégration en allant à Équipe > Intégration. Tout employé n’ayant pas terminé chaque étape apparaîtra sur ce tableau de bord.

La colonne Étape actuelle indique exactement où en est chaque employé dans ses nouvelles étapes d’embauche.

Les non-employés, les teneurs de livres et les comptables peuvent être déplacés manuellement de ce tableau de bord en suivant un ensemble abrégé d’étapes qui leur donne accès au système sans être payés par l’entreprise. Consultez Gestion de paie Toast : Donner accès à un non-employé.

Retirer un employé de la section d’intégration

Les employés apparaissent sur le tableau de bord d’intégration alors qu’il leur reste encore une ou plusieurs étapes d’embauche. Pour retirer un employé du tableau de bord d’intégration, effectuez les étapes manquantes (le plus souvent les formulaires W-4 et I-9) ou marquez son intégration comme terminée. Remarque : Il existe des cas d’utilisation limités pour effectuer cette action. Si votre employé n’a pas encore complété les étapes d’intégration, il se peut qu’il n’ait pas encore rempli son NAS/SSN, son formulaire W-4, ses informations de dépôt direct ou plus, ce qui pourrait créer un risque futur pour l’employé ou votre entreprise.

1. Accédez à Équipe > Intégration.
2. Repérez l’employé dans la liste.
3. Sélectionnez le crayon de modification à côté de l’employé.
4. Sélectionnez Marquer cette nouvelle recrue comme terminée.

Résultat attendu : L’employé n’apparaît plus sur le tableau de bord d’intégration.

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Effectuer une modification salariale en bloc

Les modifications salariales en bloc sont le plus souvent utilisées pour les modifications du salaire minimum. Sélectionnez Actions de l’équipe > Modification salariale en bloc et suivez chacune des étapes de la section Mettre à jour plusieurs employés de Gestion de la paie de Toast : Apporter une modification salariale.

Résultat attendu : Les taux de rémunération des employés sélectionnés sont mis à jour et le changement se reflète dans leurs profils.

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Foire aux questions

Comment inviter un employé à Gestion de paie Toast?

Pour inviter un employé à Gestion de paie Toast, accédez à la page Équipe et sélectionnez l’icône d’enveloppe à côté du nom de l’employé. Pour inviter plusieurs employés en même temps, cochez les cases à côté des employés que vous souhaitez inviter, puis sélectionnez Inviter. Pour le guide canonique de renvoi-invitation, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues.

Aussi demandé comme :

• • comment inviter un employé à Toast Paie
  • Comment inviter un employé à la paie
  • comment envoyer à un employé existant une invitation pour configurer son dépôt direct

Pourquoi mes employés apparaissent-ils comme des employés non rémunérés sur la page de l’équipe?

Les employés apparaissent avec l’étiquette Employé impayé sur la page Équipe lorsque leur profil Toast Web n’est pas associé à un profil Gestion de paie Toast. Cela se produit généralement lorsqu’ils ont été embauchés dans Toast Web au lieu de Gestion de paie Toast, ou lorsqu’il y a un profil en double. Pour résoudre ce problème, consultez Résoudre les employés impayés ci-dessus.

Aussi demandé comme :

• • beaucoup de mes employés dans la paie apparaissent comme des employés non payés

Comment puis-je retirer les employés de la section d’intégration?

Pour retirer les employés de la section Intégration, effectuez les étapes d’intégration qui manquent encore (le plus souvent les formulaires W-4 et I-9) ou marquez leur intégration comme terminée. Pour les étapes, consultez Retirer un employé de la section Intégration ci-dessus.

Aussi demandé comme :

• • Je vois que certains de mes employés sont encore dans la section d’intégration. Mais je n'arrive pas à trouver comment les retirer

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Employés manquants de la page de l’équipe
• Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés
• Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues
• Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (guide de l’employeur)
• Gestion de paie Toast : Apporter une modification salariale

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