Gestion de paie Toast : Préparer l’exécution de la paie

Dans cet article :

• Option Livraison du chèque de paie
• Préparer les profils des employés
  • Statut du dépôt direct
  • Modifications de statut
  • Mises à jour des postes et des emplois
  • Informations fiscales

Option Livraison du chèque

Lorsqu ' un employé choisit comme un chèque papier (et non un dépôt direct ou une carte de paiement Toast), vous pouvez choisir de le régler de l ' une des trois manières suivantes : Livraison du chèque de paie. Examinez et choisissez l ' souhaitée par votre entreprise. Il s’agit d’un paramètre à l’échelle de l’entreprise qu’un utilisateur RH+ définit généralement une seule fois et qui ne change pas.
 

Préparer les profils des employés

Les modifications apportées aux profils des employés ne seront pas transférées vers la paie une fois que vous aurez sélectionné le bouton Aperçu pour commencer la paie. Apportez ces modifications à l’avance pour traiter la paie facilement :
 

Statut de dépôt direct

Vous pouvez facilement vérifier le statut du dépôt direct de chaque employé. Accédez à Paramètres > Paie > Dépôt direct et consultez la section Employés dont les informations de dépôt direct sont incomplètes afin de déterminer quels employés doivent terminer leur configuration de dépôt direct. Les employés figurant dans cette tuile ne seront tant qu’ils n’auront pas pris de mesures.

Gestion de la paie de Toast recommande de cocher la case à côté de la colonne Nom et de sélectionner Envoyer un courriel aux employés sélectionnés afin d’alerter tous les employés nécessaires. Les employés ne peuvent être à jour que par l’employé lui-même.

Changements de statut​​​​

• Un employé a-t-il été ajouté dans Toast Web, mais pas dans Gestion de paie Toast? Agir de la sorte ne crée pas de profil Gestion de paie Toast pour eux, ils ne seront donc pas payés.
  • Pour corriger cela, accédez à Équipe et localisez l’employé. Il aura une étiquette d’employé impayé à côté de son nom. Sélectionnez maintenant les trois points à droite et sélectionnez Ajouter un employé à la paie. Suivez pour remplir son profil Gestion de paie Toast.
• Pour , allez à Équipe > +Ajouter un membre de l’équipe. L’employé doit avoir une date d’embauche qui tombe au plus tard à la fin de la période de paie pour être inclus dans cette paie.
• Pour , accédez à son profil et sélectionnez l’icône > carat dans la vignette Statut afin de commencer le processus de licenciement. Les employés licenciés ne seront pas inclus dans la paie après leur date de cessation d'emploi (le dernier jour d'emploi de l'employé dans le modèle de cessation d'emploi).

Mises à jour des postes et des emplois

• Le ou les paramètres de poste d’un employé ont-ils changé? Passent-ils de l’ ou l’horaire? Sélectionnez l’icône > carat à partir de la carreau Jobs & Pay sur son profil. Il est utile de maintenir ces paramètres lorsqu’ils permettent d’accélérer les cycles de paie.
• Un employé occupe-t-il un emploi différent ou supplémentaire? Sélectionnez l’icône > carat dans la tuile Emplois et paie de son profil pour qui lui sont attribués.

Informations fiscales

• Un employé a-t-il demandé récemment des changements à son formulaire W-4? Un employé a-t-il changé d’état civil ou a-t-il eu un enfant?
  • Encouragez les employés à . Si vous devez le faire en leur nom, accédez à leur profil et choisissez Impôts et documents > onglet Formulaires fiscaux.

Évolution des taux de rémunération

• Des employés ont-ils bénéficié d’une augmentation? Le salaire minimum a-t-il été augmenté? Assurez-vous que le taux actuel apparaît sur la feuille de temps de l’employé avant de l’approuver (le cas échéant).
• Les sont effectuées en sélectionnant Modifier le salaire pour le poste approprié. Trouvez ce lien dans le profil de l’employé dans la vignette Emplois et paie .

Déductions des employés

• Les retenues récurrentes ont-elles changé? aux retenues en accédant au profil d’un employé et en choisissant l’onglet Récurrent .
• L’entreprise a-t-elle reçu une ordonnance de saisie-arrêt, un privilège ou un prélèvement contre un employé? Même s’il s’agit d’une modification d’une commande existante, veuillez envoyer l’ensemble du document par courriel à et l’équipe du service à la clientèle l’installera pour vous.

Préparer les pourboires

Une fois que vous êtes prêt à commencer la paie, il est crucial de préparer les pourboires et les entrées de temps pour assurer un bon déroulement de la paie.

• Si votre restaurant , assurez-vous qu'elles sont entièrement configurées et synchronisées et que vous avez approuvé et envoyé les pourboires de toute la période de paie à la Gestion de paie de Toast.
  • Si vous tentez de démarrer un cycle de paie sans envoyer de pourboires du Gestionnaire de pourboires de Toast, une action apparaîtra à l ' la paie. Vous recevrez également une notification avant d’avoir franchi cette étape.
• Si votre restaurant , ils apparaîtront sur les feuilles de temps des employés dans Gestion de la paie de Toast. Vérifiez les chiffres figurant sur ces feuilles de temps avant de les approuver (si nécessaire).
• Si votre entreprise de calcul contenant les pourboires, téléchargez le rapport d’exportation de la paie à partir de Toast Web (au besoin) et vérifiez l’exactitude des montants des pourboires avant de commencer le traitement de la paie.
• Les pourboires versés en dehors de la paie doivent correspondre à un code de revenu de type Pourboires versés, tandis que les pourboires versés par l’entremise de Gestion de paie Toast doivent correspondre à un code de revenu de type Pourboires dus.

Préparer les entrées d’heures

• Si votre restaurant utilise le module TAFW avec Gestion de paie Toast Pro, n’oubliez pas d’ de congés applicables avant d’approuver les feuilles de temps et/ou de commencer votre paie.
• Vérifiez les entrées d’heures dans . Sélectionnez Résumé de la main-d’œuvre dans la vignette Actions rapides pour obtenir un aperçu de toutes les heures travaillées par les employés. Définissez la plage de dates en haut de la page pour qu’elle corresponde aux dates de votre période de paie et sélectionnez Mettre à jour.
  • Si vous voyez des écarts dans le sommaire de la main-d’œuvre, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures. Définissez également la plage de dates lors de l’utilisation de ce rapport. Ici, vous pouvez nécessaires et Toast synchronisera immédiatement toute modification apportée à Gestion de paie Toast.
• Maintenant que vous avez vérifié les entrées d’heures, de temps dans Gestion de la paie de Toast en accédant à la page Heures. Approuvez facilement plusieurs feuilles de temps en filtrant cette page à une seule paie et en cochant la case dans le coin gauche de la barre d’en-têtes grise. Ensuite, sélectionnez Tout approuver au bas de la page, mais assurez-vous de n’approuver que les feuilles de temps pour la paie prévue.
  • Si l’ de temps est activée, vous passerez cette étape, mais n’oubliez pas de vérifier quand même les entrées d’heures. Il vaut mieux détecter une erreur maintenant plutôt qu’une fois la paie soumise.
• Les entrées d’heures sont-elles manquantes pour un employé? Il peut s’agir simplement de entre Toast Web et Gestion de paie Toast.
• Si l’approbation automatique des feuilles de temps n’est pas activée et que vous tentez de démarrer un cycle de paie sans approuver les feuilles de temps, une action apparaîtra à l’ paie. Vous recevrez également une notification avant d’avoir franchi cette étape.

Une fois que tous les pourboires et entrées d’heures auront été approuvés, vous verrez un e confirmation « Prêt à fonctionner » v ous permettant de continuer.

Autres considérations

• Calcs rapides : Les fonds qui ont été versés à un employé en dehors des procédures de paie Ordinaire mais qui n ' ont pas été enregistrés sur la liste de paie peuvent être ajoutés au . Cela enregistrera les paiements reçus à des fins de production de rapports, mais ne versera aucun fonds par la paie.
  • Une situation courante où un calc rapide est utilisé peut être lorsque des heures ont été manquées dans la paie, mais qu’elles ont été payées manuellement en dehors de la paie (sous forme d’espèces, d’un chèque manuel ou d’entreprise, ou d’une application de paiement, entre autres). Afin d’en tenir compte dans la prochaine paie, un calcul rapide permet de traiter les revenus, retenues et impôts sans payer un employé ni enregistrer les heures.
• Paiements ou déductions non Ordinaires : Si vous prévoyez d’accorder une prime ou une retenue unique à vos employés, vous pouvez saisir ces montants à l’avance comme une afin de gagner du temps le jour même de l’exécution de la paie.

Recommandation de calendrier

Toast suggère de faire ces choses...

• Une fois :
  • Livraison du chèque de paie
• Au fur et à mesure :
  • Mises à jour du statut
  • Changements de poste ou d’emploi
  • Modifier la paie
  • Mises à jour des informations fiscales
  • Déductions des employés
  • Mappage des employés
• Une fois la période de paie terminée :
  
  • Vérifier les entrées d’heures
  • Approuver les demandes de TAFW
• Au moins un jour avant la paie :
  • Rassembler les importations de pourboires (si nécessaire)
  • Approuver les feuilles de temps (si nécessaire)
  • Calcs rapides et tâches de paie

Suivre cette liste de contrôle devrait rendre l’exécution de la paie plus efficace et plus simple le jour où vous la traitez et la soumettez.
 

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.