Gestion de paie Toast : Préparer l’exécution de la paie

Dans cet article :

• Option Livraison du chèque de paie
• Préparer les profils des employés
  • Statut du dépôt direct
  • Modifications de statut
  • Mises à jour du poste et des emplois
  • Informations fiscales
  • Changements dans les taux de rémunération
  • Déductions des employés
• Préparer les pourboires
• Préparer les entrées d’heures
• Autres considérations
• Recommandation de calendrier

Option Livraison du chèque

Lorsqu’un employé choisit comme mode de paiement un chèque papier (et non un dépôt direct ou une carte de paiement Toast), vous pouvez choisir de le payer de l’une des trois manières suivantes : Livraison du chèque de paie. Examinez et choisissez l ' option de Livraison que votre entreprise souhaite utiliser. Il s’agit d’un paramètre à l’échelle de l’entreprise qu’un utilisateur RH+ définit généralement une seule fois et qui ne change pas.
 

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Préparer les profils des employés

Les modifications apportées aux profils des employés ne seront pas transférées vers la paie une fois que vous aurez sélectionné le bouton Aperçu pour commencer une paie. Apportez ces modifications à l’avance pour traiter la paie facilement :
 

Statut du dépôt direct

Vous pouvez facilement vérifier le statut du dépôt direct de chaque employé. Accédez à Paramètres > Paie > Dépôt direct et consultez la section Employés dont les informations de dépôt direct sont incomplètes afin de déterminer quels employés doivent terminer la configuration de leur dépôt direct. Les employés figurant sur cette vignette ne seront pas payés par dépôt direct tant qu’ils n’auront pas pris de mesures.

Gestion de paie Toast recommande de cocher la case à côté de la colonne Nom et de sélectionner Envoyer un courriel aux employés afin d’alerter tous les employés nécessaires. Examiner Gestion de la paie de Toast : Obtenez de l’aide pour les comptes de dépôt direct afin de voir comment vous ou votre employé pouvez ajouter ou mettre à jour un compte de dépôt direct.

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Changements de statut​​​​

• Un employé a-t-il été ajouté dans Toast Web, mais pas dans Gestion de paie Toast? Agir ainsi ne crée pas de profil Gestion de paie Toast pour cette personne, elle ne sera donc pas payée.
  • Pour corriger cela, accédez à Équipe et localisez l’employé. Il portera l’étiquette « Employé impayé » à côté de son nom. Sélectionnez maintenant les trois points à droite et sélectionnez Ajouter un employé à la paie. Suivez ces étapes pour compléter son profil Gestion de paie Toast.
• Pour intégrer ou embaucher un employé, allez à Équipe > + Ajouter un membre de l’équipe. L’employé doit avoir une date d’embauche antérieure à la fin de la période de paie pour pouvoir être inclus dans cette paie.
• Pour licencier un employé, accédez à son profil et sélectionnez l’icône > carat dans la vignette Statut afin de commencer le processus de licenciement. Les employés licenciés ne seront pas inclus dans les paies après leur date de cessation d’emploi (le dernier jour d’emploi de l’employé dans le modèle de cessation d’emploi).

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Mises à jour du poste et des emplois

• Le poste ou les paramètres de poste d’un employé ont-ils changé? Passent-ils de l’heure au salaire ou au salaire à l’heure? Sélectionnez l’icône carat à droite de son emploi principal sur son profil. Il est utile de maintenir ces paramètres lorsqu’ils permettent d’accélérer le traitement de la paie.
• Un employé occupe-t-il un poste différent ou supplémentaire? Sur son profil, sélectionnez l’icône > carat à droite de son emploi principal pour ajouter ou modifier les postes qui lui sont attribués.

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Informations fiscales

• Un employé a-t-il demandé récemment des modifications à son formulaire W-4? Un employé a-t-il changé d’état civil ou a-t-il eu un enfant?
  • Encouragez les employés à apporter eux-mêmes ces modifications. Si vous devez le faire en son nom, accédez à son profil et choisissez Impôts et documents > onglet Formulaires fiscaux.

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Changements dans les taux de rémunération

• Des employés ont-ils été augmentés? Le salaire minimum a-t-il été augmenté? Assurez-vous que le taux actuel apparaît sur la feuille de temps de l’employé avant de l’approuver (le cas échéant).
• Les modifications salariales sont effectuées en sélectionnant Modifier le salaire pour le poste approprié. Repérez ce lien dans l’onglet Emploi du profil de l’employé.

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Déductions des employés

• Les retenues récurrentes ont-elles changé? Apportez des modifications récurrentes aux retenues en accédant au profil d’un employé et en choisissant l’onglet Récurrent .
• Votre entreprise a-t-elle reçu une ordonnance de saisie-arrêt, un privilège ou un prélèvement contre un employé? Même s’il s’agit d’une modification d’une ordonnance de saisie-arrêt existante, envoyez-nous l’ensemble de la commande par l’entremise du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast. L’équipe du service à la clientèle l’installera pour vous.

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Préparer les pourboires

Une fois que vous êtes prêt à commencer la paie, il est crucial de préparer les pourboires et les entrées de temps pour assurer un bon déroulement de la paie.

• Si votre restaurant importe des informations sur les pourboires provenant du Gestionnaire des pourboires de Toast, assurez-vous qu'elles sont entièrement configurées et synchronisées et que vous avez approuvé et envoyé les pourboires de toute la période de paie à Gestion de paie Toast.
  • Si vous tentez de démarrer une exécution de paie sans envoyer de pourboires du Gestionnaire de pourboires de Toast, une action apparaîtra à l ' étape Aperçu de la paie. Vous recevrez également une notification avant de passer cette étape.
• Si votre restaurant synchronise directement les pourboires depuis Toast Web, ils apparaîtront sur les feuilles de temps des employés dans Gestion de paie Toast. Vérifiez les chiffres figurant sur ces feuilles de temps avant de les approuver (si nécessaire).
• Si votre entreprise importe une feuille de calcul contenant les pourboires, téléchargez le rapport d’exportation de la paie à partir de Toast Web (au besoin) et vérifiez l’exactitude des montants des pourboires avant de commencer le traitement de la paie.
• Les pourboires versés en dehors de la paie doivent correspondre à un type de code de revenu Pourboires versés, tandis que les pourboires versés par l’entremise de Gestion de paie Toast doivent correspondre à un type de code de revenu Pourboires dus.

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Préparer les entrées d’heures

• Si votre restaurant utilise le module TAFW avec Gestion de paie Toast Pro, n’oubliez pas d’approuver toutes les demandes de congés applicables avant d’approuver les feuilles de temps et/ou de commencer votre paie.
• Vérifiez les entrées d’heures dans Toast Web. Sélectionnez Résumé de la main-d’œuvre dans la fenêtre Actions rapides pour obtenir un aperçu de toutes les heures travaillées par les employés. Définissez la plage de dates en haut de la page pour qu’elle corresponde aux dates de votre période de paie et sélectionnez Mettre à jour.
  • Si vous constatez des écarts dans le sommaire de la main-d’œuvre, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures. Définissez également la plage de dates lors de l’utilisation de ce rapport. Ici, vous pouvez modifier les entrées d’heures nécessaires et Toast synchronisera immédiatement toute modification apportée à Gestion de paie Toast.
• Maintenant que vous avez vérifié les entrées d’heures, approuvez les feuilles de temps dans Gestion de paie Toast en accédant à la page Heure. Approuvez facilement plusieurs feuilles de temps en filtrant cette page à une seule paie et en cochant la case dans le coin gauche de la barre d’en-têtes grise. Sélectionnez ensuite Tout approuver au bas de la page, mais assurez-vous de n’approuver que les feuilles de temps pour la paie prévue.
  • Si l’approbation automatique des feuilles de temps est activée, vous passerez cette étape, mais n’oubliez pas de vérifier les entrées d’heures. Il vaut mieux détecter une erreur maintenant plutôt qu’une fois la paie soumise.
• Les entrées d’heures sont-elles manquantes pour un employé? Il peut s’agir simplement de remapper l’employé entre Toast Web et Gestion de paie Toast.
• Si l’approbation automatique des feuilles de temps n’est pas activée et que vous tentez de démarrer une exécution de paie sans approuver les feuilles de temps, une action apparaîtra à l’étape Aperçu de la paie. Vous recevrez également une notification avant de passer cette étape.

Une fois que tous les pourboires et entrées d’heures auront été approuvés, vous verrez un e confirmation « Prêt à exécuter » a fin de savoir que vous pouvez continuer.

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Autres considérations

• Quick Calcs : Les fonds qui ont été versés à un employé en dehors des procédures de paie Ordinaire mais qui n ' ont pas été enregistrés sur la liste de paie peuvent être ajoutés dans un calque rapide. Cela enregistrera les paiements reçus à des fins de production de rapports, mais ne versera aucun fonds par l’entremise de la paie.
  • Une situation courante où un calcul rapide est utilisé peut être lorsque des heures ont été manquées dans la paie, mais qu’elles ont été payées manuellement à l’extérieur de la paie (sous forme d’espèces, d’un chèque manuel ou d’entreprise, ou d’une application de paiement, entre autres). Afin d’en tenir compte dans la prochaine paie, un calcul rapide permet de traiter les revenus, les retenues et les impôts sans réellement payer un employé ni enregistrer les heures.
• Paiements ou déductions non Ordinaires : Si vous prévoyez d’accorder une prime ou une retenue unique à vos employés, vous pouvez saisir ces montants à l’avance sous forme de paie à faire afin de gagner du temps le jour même de l’exécution de la paie.

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Recommandation de calendrier

Toast suggère de faire ces choses...

• Une fois :
  • Livraison du chèque de paie
• Au fur et à mesure :
  • Mises à jour du statut
  • Changements de poste ou d’emploi
  • Modifier la paie
  • Mises à jour des informations fiscales
  • Déductions des employés
  • Mappage des employés
• Une fois la période de paie terminée :
  
  • Vérifier les entrées d’heures
  • Approuver les demandes de TAFW
• Au moins un jour avant la paie :
  • Rassembler les importations de pourboires (si nécessaire)
  • Approuver les feuilles de temps (si nécessaire)
  • Calcs rapides et tâches de paie

Suivre cette liste de contrôle devrait rendre le traitement de la paie plus efficace et plus simple le jour où vous le traitez et le soumettez.
 

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.