Toast Payroll : Télécharger et Imprimer les formulaires W-2 (pour les employeurs)

Dernière mise à jour : 9 oct. 2026, 11 h 03

Utilisez ces instructions pour télécharger et Imprimer les formulaires W-2 papier à partir du système Toast Payroll.
Si vous avez des employés qui ont opté pour un formulaire W-2 papier, vous êtes responsable dedistribuer ces formulaires W-2 d'ici la date limite de la SSA du 31 janvier. Vous pouvez choisir que Toast les imprime et vous les expédie pour 5 $ par formulaire plus les frais d'expédition ou vous pouvez les imprimer vous-même (par défaut). Quoi qu'il en soit, vous êtes responsable de distribuer ces formulaires papier individuellement. Toast ne peut pas envoyer les formulaires W-2 directement aux employés par la poste. Les employés qui ont opté pour les formulaires W-2 électroniques peuvent se connecter à l'application MyToast ou à Toast Payroll et les récupérer eux-mêmes sans aucune action nécessaire de la part des employeurs.


Dans cet article :

 

Comment les employeurs peuvent télécharger les formulaires W-2

  1. Le 19 janvier 2026 ou après cette date, accédez à Taxes. Apprenez-en davantage sur la façon dont le Centre fiscal peut vous aider à la fin de l'année en consultantToast Payroll : Gérer les taxes sur la paie.
    1. Si vous ne voyez pas Taxes sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
  2. Pour télécharger uniquement les formulaires W-2 papier que vous êtes responsable de distribuer, sélectionnez le boutonW-2 papier 2025dans la bannière en haut.
    1. Les formulaires W-2 en lot peuvent être téléchargés à partir de cette page Taxes, mais les formulaires W-2 individuels des employés sont disponibles dans leurs profils respectifs sous Taxes et documents > Documents de fin d'année, qu'ils aient opté pour un formulaire papier ou électronique.
    2. Si vous ne voyez pas ce bouton, soit Toast imprime vos formulaires W-2 papier pour vous et vous devez tout de même les distribuerouaucun de vos employés n'a opté pour un formulaire W-2 papier. Si le Centre fiscal affiche un message Aucun formulaire W-2 papier à distribuer, vous n'êtes pas responsable d'imprimer ou de distribuer des formulaires W-2.

      Tuile « Aucun formulaire W-2 papier à distribuer » dans le Centre fiscal 

  3. Vous pouvez également télécharger les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie électronique, mais cela n'est pas obligatoire. Sélectionnez l'icône de flèche de téléchargement sous Employés optant pour des W-2 électroniques. Vous pouvez également y accéder individuellement à partir du profil de l'employé > Taxes et documents > Documents de fin d'année.

 

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Comment les employeurs peuvent imprimer les formulaires W-2

  1. Chargez votre imprimante avec suffisamment de papier blanc ordinaire de format lettre standard.
  2. Dans votre visionneuse PDF préférée, ouvrez le fichier W-2 papier 2025 que vous avez téléchargé ci-dessus. Si vous avez téléchargé le fichier dans Google Chrome, vous pouvez l'ouvrir à partir du navigateur en sélectionnant les trois points verticaux dans le coin supérieur droit et en sélectionnant Téléchargements.
  3. Sélectionnez Fichier > Imprimer.
  4. Vous ne devriez pas avoir à sélectionner de paramètres d'impression personnalisés à moins que vous ne souhaitiez imprimer qu'un certain nombre de formulaires W-2. Pages peut être réglé sur Tout ou Personnalisé, selon les formulaires W-2 que vous souhaitez imprimer. Un exemple de personnalisation est présenté ci-dessous.
    1. Si vous rencontrez des problèmes de mise en forme, notez que les formulaires W-2 des employés sont conçus sur plusieurs pages avec une impression plus grande pour une meilleure lisibilité.

      Pour imprimer seulement un certain nombre de formulaires W-2, utilisez le paramètre Pages

  5. Une fois que vous avez imprimé les formulaires W-2, vous pouvez les remettre en main propre aux employés ou, pour les anciens employés ou les employés que vous pourriez ne pas voir avant le 31 janvier, les envoyer par la poste. Vous pouvez utiliser ce style d'enveloppe pour envoyer les formulaires W-2. Les adresses de l'employeur et de l'employé sont alignées à gauche pour tenir dans ce style d'enveloppe.


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Ressources supplémentaires


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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.