Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les formulaires W-2

Quoi de neuf pour la déclaration fiscale de 2026
Se préparer pour les formulaires W-2
Localiser, télécharger et imprimer les formulaires W-2
Articles connexes

Quoi de neuf pour la déclaration de revenus de 2026

La loi « One Big Beautiful Act » contient des dispositions sur « l'absence d'impôt sur les pourboires » et « l'absence d'impôt sur les heures supplémentaires ». Cela signifie que des déductions fiscales individuelles pour les employés sont offertes aux employés admissibles lorsqu'ils produisent leur déclaration de revenus des particuliers de 2025 en 2026. Pour faciliter cette déclaration de revenus personnelle, Toast Payroll a indiqué ces montants de pourboires et ces montants de primes d'heures supplémentaires sur les profils des employés dans Toast Payroll sous Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d'année. Consultez Toast Payroll : Aucun impôt sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires pour plus d'informations.

Remarque : Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils sur votre situation fiscale personnelle.

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Se préparer pour les formulaires W-2

Qu'est-ce qu'un formulaire W-2 électronique et pourquoi l'utiliser ?

Un formulaire W-2 électronique est le même formulaire officiel de l'IRS qu'un formulaire W-2 papier et peut être utilisé pour produire une déclaration de revenus. Les employés peuvent consulter le formulaire à partir de l'application MyToast, mais s'ils doivent le télécharger ou l'Imprimer, ils devraient utiliser Toast Payroll. Consultez plus de détails dans Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les ressources pour les employés.

La livraison électronique est plus sécuritaire que l'envoi du formulaire par la poste, car le formulaire W-2 contient le numéro d'assurance sociale (NAS) complet de l'employé. Il ne peut pas non plus être perdu ou volé par la poste.

Les employeurs sont tenus de fournir un formulaire W-2 papier à tous les employés, à moins que l'employeur n'ait obtenu le consentement de l'employé choisissant d'accéder au formulaire par voie électronique. Toast Payroll fournit ce formulaire de consentement durant les étapes de la nouvelle embauche d'un employé et sélectionne par défaut la distribution électronique du formulaire W-2 pour les employés qui ne font pas de choix. Vous pouvez vérifier les employés actifs qui ont opté pour une copie électronique en accédant à Rapports > Déclaration fiscale > Documents de fin d'année dans Toast Payroll.

Les clients peuvent toujours imprimer les formulaires W-2 pour tout ou partie des employés ayant opté pour des copies électroniques en accédant à Taxes dans Toast Payroll et en sélectionnant l'icône de téléchargement dans la tuile Employés optant pour des W-2 électroniques. Vous recevrez un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 des employés qui ont choisi de recevoir les leurs par voie électronique. Vous pouvez ensuite choisir d'imprimer tous les formulaires W-2 ou d'en sélectionner certains à partir de ce fichier global.

Également posée comme :

- Qu'est-ce qu'un W-2 numérique ?
- Pourquoi devrais-je utiliser des W-2 électroniques ?

Comment les employés consentent-ils à un formulaire W-2 électronique ?

Les employés consentent à un formulaire W-2 électronique durant la liste de vérification pour les nouvelles embauches au moment de leur embauche. Toast Payroll leur demande de choisir comment ils souhaitent que les documents de fin d'année leur soient livrés. La livraison électronique est le choix privilégié et sélectionné par défaut. Une fois que l'employé accepte les modalités et conditions et sélectionne Confirmer, il poursuit les étapes de la liste de vérification pour les nouvelles embauches.

Cela ne doit être fait qu'une seule fois. Il n'est pas nécessaire de répéter cette opération chaque année, à moins que l'employé ne souhaite modifier son choix.

Comment les employés peuvent-ils modifier leur choix pour le formulaire W-2 ?

Les employés qui ont déjà rempli le formulaire de consentement et qui souhaitent modifier leur choix peuvent le faire dans Toast Payroll. Cela doit être fait avant que l'entreprise ne soumette sa dernière paie de l'année, moment où Toast recueille les paramètres du formulaire W-2 pour chaque employé et employeur.

Pour modifier un choix de formulaire W-2 :

1. Connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d'année.
2. Sélectionnez le crayon Modifier pour changer la méthode de Livraison.
3. Sélectionnez l'option souhaitée, fournissez une signature électronique et sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : La nouvelle sélection est enregistrée dans l'onglet Bibliothèque de documents de l'employé. Toute modification effectuée après la dernière paie de l'année ne prendra effet qu'à la saison de fin d'année suivante.

Remarque : Si vous souhaitez modifier le montant d'impôt retenu sur votre paie (et non la façon dont votre formulaire W-2 est livré), il s'agit d'une mise à jour du formulaire W-4, et non du formulaire W-2. Consultez Toast Payroll : Mise à jour des informations du formulaire W-4.

Comment puis-je voir qui a opté pour un formulaire W-2 électronique ?

Les gestionnaires peuvent voir quels employés actifs ont opté pour un formulaire W-2 électronique en exécutant un rapport dans Toast Payroll. Accédez à Rapports > Déclaration fiscale et sélectionnez le bouton Documents de fin d'année.

Dans ce rapport, la colonne intitulée Formulaires électroniques indique quels employés ont opté pour les formulaires W-2 électroniques et rempli le formulaire de consentement.

Les gestionnaires peuvent modifier le choix d'un employé actif au nom de l'employé. Cochez la case de l'employé ou des employés que vous souhaitez modifier et sélectionnez le bouton Modifier au bas de la page.

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé qui inclut le champ Documents électroniques de fin d'année. Le rapport personnalisé indique qui a opté pour les formulaires W-2 électroniques, qui a choisi le format papier et qui est « inconnu » (l'employé ne s'est pas encore connecté à Toast Payroll pour faire un choix et recevra un formulaire W-2 papier). Utilisez le modèle Attributs des employés pour ce rapport personnalisé.

Également posée comme :

- Puis-je exécuter un rapport qui montre comment mes employés reçoivent leurs W-2 ?
- Comment puis-je voir qui a choisi le format papier par rapport au format électronique ?

Quand le choix du formulaire W-2 doit-il être verrouillé ?

Toast Payroll doit avoir reçu une adhésion des employés demandant des formulaires W-2 papier avant que la dernière paie de l'année ne soit soumise. Tout employé ayant opté pour un formulaire W-2 papier aura un formulaire papier, soit dans le Centre fiscal, soit expédié par Toast, qui doit être distribué à l'employé par l'employeur.

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Localiser, télécharger et Imprimer les formulaires W-2

Où mes employés trouvent-ils leur formulaire W-2 électronique ?

Il existe deux façons pour un employé d'obtenir son formulaire W-2 numérique : l'application MyToast et Toast Payroll. Vous pouvez afficher un avis dans une zone très fréquentée de votre restaurant afin que les employés sachent quand et où ils peuvent accéder à leur formulaire W-2. Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas disponible au Québec. Une version française de cet avis sera mise à disposition lors du lancement du produit dans votre région.

Application MyToast (employés actuels seulement) : En 2026, tous les employés actuellement actifs peuvent utiliser l'application MyToast pour consulter leur formulaire W-2 à partir du 19 janvier (si vous devez le télécharger ou l'Imprimer, utilisez la méthode Toast Payroll ci-dessous). Numérisez le code QR sur l'affiche source pour télécharger l'application pour les appareils Apple et Android. Consultez Démarrer avec l'application MyToast pour obtenir des détails sur le téléchargement ou la connexion à l'application. Après vous être connecté, accédez à Payer > Formulaires fiscaux (W2) et sélectionnez un formulaire W-2.

Toast Payroll (employés actuels et anciens) : Si un ancien employé ou un employé dont le contrat a pris fin a besoin de son formulaire W-2, ou si un employé actuel souhaite télécharger ou Imprimer un formulaire W-2, il peut se connecter à Toast Payroll à partir du 19 janvier. Il doit ensuite sélectionner Afficher les taxes et documents sur la page d'accueil pour afficher ou télécharger un formulaire W-2 ou 1095-C individuel, le cas échéant.

Les employés peuvent regarder cette vidéo pour trouver leur formulaire W-2 dans Toast Payroll et apprendre à comprendre les informations qui y figurent.

Également posée comme :

- Où puis-je obtenir mon W2 de Toast?
- Comment puis-je obtenir mon formulaire W2 pour 2024?
- Où puis-je trouver mon formulaire W-2?

Comment les employés ayant opté pour un formulaire W-2 papier l'obtiennent-ils?

La façon dont un employé ayant opté pour un formulaire W-2 papier le reçoit dépend de la méthode d'impression choisie par l'employeur :

- Si votre entreprise a opté pour les formulaires W-2 en libre-service, vous téléchargez, Imprimez et distribuez les formulaires W-2 pour les employés qui ont demandé des formulaires papier. Consultez la section Recevoir les formulaires W-2 de Toast Payroll : Gérer l'expérience du formulaire W-2 pour connaître les étapes à suivre.
- Si vous avez choisi de faire Imprimer les formulaires W-2 par Toast Payroll, Toast les enverra par la poste à votre entreprise. Vous demeurez responsable de les distribuer aux employés individuellement avant la date limite de la SSA du 31 janvier.

Les employés sont-ils avisés lorsque leur formulaire W-2 électronique est disponible?

Oui. Tous les formulaires W-2 seront disponibles dans l'application MyToast et dans le système Toast Payroll le 19 janvier 2026. Les employés actifs sont informés via l'application MyToast une fois que leur formulaire est disponible. Les employés qui ont opté pour les formulaires W-2 électroniques sont responsables de l'accès à leur propre formulaire W-2.

Qu'est-ce qui est inclus dans le formulaire W-2? Qui en reçoit un?

Les formulaires W-2 incluent les salaires imposables gagnés par les employés au cours d'une année civile et toutes les taxes qui ont été retenues sur ces salaires. Les employeurs sont tenus de fournir un formulaire W-2 à chaque employé qui reçoit un salaire. Le formulaire W-2 est également déposé auprès de l'IRS, et les employés utilisent ce formulaire pour produire leur déclaration de revenus personnelle.

Tous les employés ayant enregistré des salaires imposables au cours d'une année civile recevront un formulaire W-2. Ceux-ci peuvent être consultés par les employés actuels et anciens via Toast Payroll. Selon la Social Security Administration (SSA), les employés qui n'ont pas consenti à recevoir un formulaire W-2 électronique devront recevoir un formulaire imprimé et posté ou distribué d'ici le 31 janvier de chaque année.

Quelles sont mes options pour la distribution des formulaires W-2?

Il existe trois options pour distribuer les formulaires W-2 via Toast Payroll. Les formulaires W-2 seront disponibles le 19 janvier 2026. Pour choisir comment les distribuer, tenez compte des éléments suivants :

- Les employés actuels et anciens peuvent toujours accéder aux formulaires W-2 électroniques sur Toast Payroll tant qu'ils ont gagné un salaire au cours de l'année civile précédente. Les formulaires W-2 électroniques ne nécessitent aucune autre mesure de la part des employeurs.
- Toast Payroll vérifie quels employés ont opté pour un formulaire W-2 papier au début de chaque nouvelle année. Une fois que Toast a effectué cette vérification, les choix ne peuvent plus être modifiés pour le formulaire W-2 à venir.
- Pour tout employé ayant choisi un formulaire W-2 papier, les formulaires doivent être imprimés par l'employeur ou par Toast Payroll. Cela dépend de la sélection d'impression du formulaire W-2 effectuée sur la page Taxes avant que la dernière paie de l'année ne soit soumise (la sélection devient disponible fin octobre ou début novembre). Après cette soumission, toute modification de ce paramètre sera reflétée lors de la prochaine saison de fin d'année.

Formulaires W-2 électroniques / numériques

Les gestionnaires et les administrateurs système peuvent consentir aux formulaires W-2 électroniques au nom d'un employé en accédant au profil de l'employé, en sélectionnant Taxes & Documents > Year End Forms, et en modifiant la sélection. Ceci s'applique aux employés actifs et aux employés dont le contrat a pris fin.

Pour les employés actifs uniquement, vous pouvez également appliquer un consentement en bloc en accédant à Reports > Tax Filing et en sélectionnant le bouton Year End Documents.

Remarque : L'IRS exige que les employés consentent à recevoir les formulaires W-2 par voie électronique plutôt que sur papier. Si un employé préfère recevoir une copie papier de son formulaire W-2, il a le droit de demander cette option à l'entreprise. Apprenez-en davantage auprès de l' IRS.

Impression libre-service des formulaires W-2 papier

Si les employés choisissent un formulaire W-2 papier, les clients utilisent par défaut la méthode libre-service pour ces formulaires. Il s'agit de l'option recommandée car il n'y a aucuns frais, et vous pouvez imprimer et distribuer les formulaires immédiatement dès qu'ils sont disponibles.

Avec l'impression libre-service activée par défaut, les employeurs sont tenus d'imprimer et de distribuer les formulaires W-2 aux employés conformément aux règlements de la SSA, mais uniquement pour les employés qui n'ont pas opté pour la livraison électronique. Le Centre fiscal sépare les formulaires W-2 des employés ayant opté pour une copie électronique de ceux ayant opté pour une copie papier. Les PDF des formulaires W-2 deviennent disponibles pour impression le 19 janvier et se trouvent sous Taxes.

Pour imprimer en bloc les formulaires W-2 papier de votre entreprise, accédez à Taxes dans Toast Payroll. À partir du 19 janvier, vous verrez un bouton intitulé 2025 Paper W-2s dans la bannière en haut du Centre fiscal. Sélectionnez ce bouton pour recevoir un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 des employés ayant opté pour une copie papier. Vous pourriez avoir plus d'un fichier si vous avez plus de 100 formulaires W-2 papier. Vous pouvez choisir d' Imprimer certains formulaires W-2 à partir de ce fichier en bloc. Voir Toast Payroll : Téléchargez et Imprimez les formulaires W-2 (pour les employeurs) pour obtenir des détails supplémentaires.

Formulaires W-2 papier imprimés par Toast

Toast Payroll peut Imprimer et expédier les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie papier ou qui ne se sont jamais connectés pour faire une sélection de formulaire W-2. Toast Payroll facture 5 $ par formulaire imprimé, plus les frais d'expédition habituels.

Pour que Toast Payroll Imprime et envoie les formulaires W-2 par la poste, vous devez désactiver l'impression libre-service avant que la dernière paie de l'année ne soit soumise. Accédez à Taxes dans Toast Payroll et basculez l'interrupteur à Envoyer par la poste à l'entreprise (payant). L'interrupteur pour l'impression par soi-même c. L'option d'impression des formulaires W-2 par Toast ou par soi-même devient disponible à la fin d'octobre ou au début de novembre de chaque année.

Lorsque l'impression libre-service est désactivée (Envoyer par la poste à l'entreprise est sélectionné), Toast Imprime et livre tout formulaire W-2 pour les employés ayant opté pour une copie papier, au coût de 5 $ par formulaire imprimé, plus les frais d'expédition habituels. Un paquet de formulaires W-2 imprimés est livré par NEI. Les formulaires W-2 individuels contenus dans le paquet doivent être distribués aux employés conformément aux règlements de la SSA. Toast Payroll n'envoie pas les formulaires W-2 directement aux employés par la poste.

Comment puis-je Imprimer et envoyer un formulaire W-2 à un ancien employé en particulier ?

Pour Imprimer un formulaire W-2 pour un employé actuel ou un ancien employé en particulier dans Toast Payroll :

1. Accédez au profil de l'employé dans Toast Payroll.
2. Sélectionnez Taxes et documents > Documents de fin d'année sur le profil de l'employé.
3. Sélectionnez le lien Formulaire W-2 pour télécharger le PDF pour cet employé.
4. Imprimez le PDF sur du papier blanc ordinaire de format lettre standard. Voir Toast Payroll : Téléchargez et imprimez les formulaires W-2 (pour les employeurs) pour les paramètres de l'imprimante si le formulaire s'imprime avec des problèmes de mise en forme.
5. Remettez en main propre, postez ou distribuez autrement le formulaire W-2 imprimé à l'employé. Vous pouvez utiliser ce style d'enveloppe — les adresses de l'employeur et de l'employé sur les formulaires W-2 de Toast Payroll sont alignées à gauche pour s'adapter à une enveloppe à double fenêtre.

Résultat attendu : L'ancien employé reçoit son formulaire W-2 d'ici le 31 janvier (selon la date limite de la SSA). Alternativement, l'employé peut accéder à son propre formulaire W-2 électronique à partir de Toast Payroll — son accès fonctionne toujours après son départ de l'entreprise.

Important : Toast Payroll ne peut pas envoyer par courriel ou par la poste un formulaire W-2 directement à un employé, car le formulaire contient le numéro de sécurité sociale complet de l'employé.

Également posée comme :

- Je dois envoyer un formulaire W-2 à un ancien employé. Comment faire?
- Comment puis-je imprimer un seul formulaire W-2?

Comment puis-je vérifier l'adresse de livraison pour les formulaires W-2 papier?

Visitez le centre fiscal en accédant à Taxes dans Toast Payroll. L'adresse est visible sous la bannière ombrée en haut. Si vous souhaitez modifier cette adresse, communiquez avec le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Comment puis-je télécharger les formulaires W-2 pour tous mes employés en même temps?

Que vous ayez choisi que Toast ou votre entreprise imprime et envoie par la poste les formulaires W-2, le centre fiscal comporte une flèche de téléchargement pour les employés ayant opté pour les formulaires W-2 électroniques. Accédez à Taxes dans Toast Payroll et sélectionnez cette flèche de téléchargement pour recevoir les PDF de tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi l'option électronique.

De plus, sélectionnez la flèche de téléchargement pour la section Employés nécessitant des W-2 papier ou le bouton W-2 papier 2025 en haut du Centre fiscal. Ces deux fichiers combinés représentent tous les formulaires W-2 que Toast a préparés pour votre entreprise.

Également posée comme :

- J'ai besoin d'une liste de W-2 pour 2025
- Je veux Imprimer des W-2 pour tous mes employés — comment faire?

Que faire si je ne vois pas le bouton W-2 papier 2025?

Si vous ne voyez pas le bouton W-2 papier 2025 dans la bannière en haut du Centre fiscal après le 19 janvier, l'une des trois situations suivantes est vraie :

- Aucun de vos employés n'a opté pour un formulaire W-2 papier. Le Centre fiscal peut afficher un message Aucun W-2 papier à distribuer à la place. Vous n'êtes pas responsable de l'impression ou de la distribution des formulaires W-2 dans ce cas.
- Toast Payroll imprime vos formulaires W-2 papier pour vous. Si vous avez activé Poste à l'entreprise (payant) avant la dernière paie de l'année, Toast imprime et expédie les formulaires W-2 papier à votre adresse professionnelle. Vous demeurez responsable de distribuer chaque formulaire à l'employé concerné.
- Vous êtes connecté au mauvais compte ou à la mauvaise zone. Confirmez que vous êtes connecté à Toast Payroll (à payroll.toasttab.com), et non à Toast Web ou à l'application MyToast. Le Centre fiscal n'est accessible qu'aux utilisateurs RH+ et aux gestionnaires ayant des autorisations pour l'administration fiscale.

Également posée comme :

- Je ne trouve pas la bannière 2025
- Je ne vois pas le bouton W-2 dans Taxes

Comment les restaurants fermés peuvent-ils accéder aux formulaires W-2?

Lorsqu'un restaurant ferme, les procédures appropriées de fermeture de compte doivent être suivies. Si la fermeture survient avant la fin de l'année civile, les clients doivent demander à Toast Payroll de produire les déclarations pour eux et de générer leurs documents fiscaux de fin d'année.

Si un employé d'un restaurant fermé cherche un formulaire W-2, il peut y accéder à partir de Toast Payroll en suivant les mêmes étapes. Son accès fonctionne toujours.

Si un restaurant utilise un autre service de paie après Toast Payroll, ou à la fin de la même année civile, ce service de paie est responsable de la déclaration fiscale et de la production des formulaires W-2 pour le restaurant.

Également posée comme :

- Mon employeur n'utilise plus Toast — comment puis-je obtenir mon W-2?

Où puis-je obtenir le formulaire W-2 d'une année antérieure?

Les employés et les anciens employés peuvent accéder aux formulaires W-2 pour toute année antérieure au cours de laquelle ils ont gagné un salaire par l'intermédiaire de Toast Payroll. Connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Mon profil > Taxes et documents > Documents de fin d'année. Sélectionnez le lien Formulaire W-2 pour l'année dont vous avez besoin.

Remarque : Les formulaires W-2 des années antérieures ne sont disponibles que pour les années où votre employeur a utilisé Toast Payroll. Si votre employeur a utilisé un autre fournisseur de paie pour cette année, communiquez avec ce fournisseur pour obtenir le formulaire W-2.

Également posée comme :

- W2 2023 non affiché
- Comment puis-je obtenir mon formulaire W2 pour 2024?
- Où sont mes anciens W-2?

Toast produit-il automatiquement les formulaires W-2 auprès des organismes fédéraux et provinciaux?

Toast Payroll génère vos formulaires W-2 pour l'année (si vous avez utilisé Toast Payroll pendant toute l'année et que vous n'avez pas changé de fournisseur de paie plus tard dans l'année). Toast Payroll produit également les formulaires W-2 par voie électronique auprès de la SSA et des organismes provinciaux applicables là où Toast prend en charge la production provinciale.

La couverture de la production provinciale dépend de l'exactitude des renseignements fiscaux au dossier (numéros d'identification fiscale, numéros de sécurité sociale et configuration provinciale actuelle). Si vous recevez un avis d'un organisme provincial concernant une déclaration manquante ou rejetée, communiquez avec le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll afin que le problème puisse être examiné en fonction de la configuration de votre compte.

Également posée comme :

- Toast ne produit-il pas automatiquement les W-2 pour nous?
- Pourquoi ai-je reçu un avis de déclaration de W-2 provincial?

Mon formulaire W-2 papier n'est pas arrivé comme prévu — que dois-je faire?

Si votre formulaire W-2 papier n'est pas arrivé à la date prévue :

- Employés : Communiquez d'abord avec votre employeur. Les employeurs (et non Toast) sont responsables de la distribution des formulaires W-2 papier aux employés d'ici le 31 janvier. Vous pouvez également télécharger une copie électronique à partir de Toast Payroll en tout temps.
- Employeurs attendant des formulaires W-2 imprimés par Toast : Toast expédie les formulaires W-2 imprimés une fois par FEIN à l'adresse au dossier dans le Centre fiscal. Vérifiez l' adresse de Livraison. Si le colis n'est pas arrivé dans un délai raisonnable après le 19 janvier, communiquez avec le Service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Également posée comme :

- On m'a dit que je recevrais mon W-2 vendredi dernier et je ne l'ai pas reçu
- Où est mon W-2 ?

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