Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour le formulaire W-2s

Quoi de neuf pour la déclaration fiscale de 2026
Préparez-vous pour le formulaire W-2s
Retrouver, télécharger et Imprimer le formulaire W-2s
Articles connexes

Quoi de neuf pour la déclaration fiscale 2026

La One Big Beautiful Act contient des dispositions « pas d’impôt sur les pourboires » et « pas d’impôt sur les heures supplémentaires ». Cela signifie que les employés admissibles peuvent bénéficier de déductions fiscales individuelles lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus 2025 en 2026. Pour faciliter cette déclaration fiscale personnelle, Gestion de la paie de Toast a indiqué ces montants de pourboires et de primes pour heures supplémentaires sur les profils des employés dans Gestion de la paie de Toast, sous Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice. Consultez Gestion de paie Toast : Aucune taxe sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires pour plus d’informations.

Remarque : Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils sur votre situation fiscale personnelle.

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Préparez-vous pour le formulaire W-2s

Qu’est-ce qu’un formulaire électronique W-2 et pourquoi l’utiliser?

Un formulaire électronique W-2 est le même formulaire officiel de l’IRS qu’un formulaire papier W-2 et peut être utilisé pour déclarer des impôts. Les employés peuvent consulter le formulaire à partir de l’application MyToast, mais s’ils doivent le télécharger ou l’Imprimer, ils doivent utiliser Gestion de paie Toast. Voir plus de détails dans Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les ressources destinées aux employés.

La Livraison électronique est plus sécuritaire que la poste, car le formulaire W-2 contient le numéro d'assurance sociale (NAS) complet de l'employé. Il ne peut pas non plus être perdu ou volé par la poste.

Les employeurs sont tenus de fournir un formulaire W-2 papier à tous les employés, à moins que l’employeur n’obtienne le consentement de l’employé selon lequel il choisit d’accéder au formulaire par voie électronique. La Gestion de paie Toast fournit ce formulaire de consentement lors des étapes d’embauche et la distribution électronique du formulaire W-2 est utilisée par défaut pour les employés qui ne font pas de sélection. Vous pouvez vérifier les employés actifs qui se sont inscrits sur une copie électronique en accédant à Rapports > Déclaration fiscale > Documents de fin d’exercice dans Gestion de paie Toast.

Les clients peuvent toujours Imprimer le formulaire W-2 pour tous les employés qui ont opté pour des copies électroniques en accédant à Impôts dans Gestion de paie Toast et en sélectionnant l ' icône de téléchargement dans la vignette Employés optant pour des copies électroniques. Vous recevrez un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi de recevoir le leur par voie électronique. Vous pouvez ensuite tout Imprimer ou sélectionner le formulaire W-2s à partir de ce fichier en bloc.

Aussi demandé comme :

- Qu’est-ce qu’un W-2 numérique?
- Pourquoi devrais-je utiliser des formulaires W-2 électroniques?

Comment les employés consentent-ils à un formulaire électronique W-2?

Les employés consentent à recevoir un formulaire électronique W-2 lors de l'entrée en fonction sur la liste de vérification. Gestion de paie Toast leur demande de sélectionner comment ils souhaitent que les documents de fin d’année soient livrés. Livraison électronique est la sélection préférée et par défaut. Une fois que l’employé accepte les conditions générales et sélectionne Confirmer, il passe aux étapes de la liste de contrôle pour les nouvelles embauches.

Cela ne doit être fait qu’une seule fois. Il n’est pas nécessaire de le répéter chaque année, sauf si l’employé souhaite modifier son choix.

Comment les employés modifient-ils leur choix sur le formulaire W-2?

Les employés qui ont déjà rempli le formulaire de consentement et qui souhaitent modifier leur choix peuvent le faire dans Gestion de paie Toast. Cela doit être fait avant que l’entreprise ne soumette sa dernière paie de l’année, lorsque Toast recueille les paramètres du formulaire W-2 pour chaque employé et employeur.

Pour modifier un choix selon le formulaire W-2 :

1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast et allez à Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice.
2. Sélectionnez le crayon Modifier pour changer le mode de Livraison.
3. Sélectionnez l’option prévue, fournissez une signature électronique et sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : Le nouveau choix est stocké dans l’onglet Bibliothèque de documents de l’employé. Toute modification effectuée après la dernière paie de l’année ne prendra effet qu’à la fin de la saison suivante.

Remarque : Si vous souhaitez modifier le montant d’impôt retenu sur votre paie (et non la façon dont votre formulaire W-2 est livré), il s’agit d’une mise à jour du formulaire W-4 et non d’une mise à jour du formulaire W-2. Consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4.

Comment puis-je voir qui s’est inscrit dans un formulaire électronique W-2?

Les gestionnaires peuvent voir quels employés actifs se sont inscrits à un formulaire électronique W-2 en produisant un rapport dans Gestion de paie Toast. Accédez à Rapports > Déclaration fiscale et sélectionnez le bouton Documents de fin d’exercice.

Dans ce rapport, la colonne intitulée Formulaires électroniques indique quels employés ont choisi de remplir le formulaire électronique W-2 et le formulaire de consentement.

Les gestionnaires peuvent modifier le choix d’un employé actif au nom de l’employé. Cochez la case pour le ou les employés que vous souhaitez modifier et sélectionnez le bouton Modifier au bas de la page.

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé qui inclut le champ Documents électroniques de fin d’année. Le rapport personnalisé indique qui s’est inscrit aux formulaires électroniques W-2, qui a sélectionné du papier et qui est « inconnu » (l’employé n’est pas encore connecté à Gestion de paie Toast pour faire un choix et recevra un formulaire papier W-2). Utilisez le modèle Attributs de l’employé pour ce rapport personnalisé.

Aussi demandé comme :

- Puis-je produire un rapport indiquant comment mes employés reçoivent leur formulaire W-2?
- Comment puis-je voir qui a choisi le papier plutôt que l’électronique?

Quand le choix sur le formulaire W-2 doit-il être verrouillé?

La Gestion de paie Toast doit bénéficier d’une adhésion des employés qui demandent des formulaires W-2 papier avant que la dernière paie de l’année ait été soumise. Tout employé qui a opté pour un formulaire papier W-2 aura un formulaire papier, soit au centre fiscal, soit expédié depuis Toast, qui devra être distribué à l’employé par l’employeur.

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Retrouver, télécharger et Imprimer le formulaire W-2s

Où mes employés trouvent-ils leur formulaire électronique W-2?

Il existe deux façons pour un employé d’obtenir son formulaire W-2 numérique : l’application MyToast et Gestion de paie Toast. Vous pouvez afficher un avis dans une zone très fréquentée de votre restaurant afin que les employés sachent quand et où ils peuvent accéder à leur formulaire W-2. Remarque : Gestion de paie Toast est actuellement indisponible au Québec. Une version française de cet avis sera disponible lorsque le produit sera lancé dans votre région.

Application MyToast (employés actuels uniquement) : En 2026, tous les employés actuellement actifs pourront utiliser l'application MyToast pour consulter leur formulaire W-2 à partir du 19 janvier (si vous devez le télécharger ou l'Imprimer, utilisez la méthode Gestion de paie Toast ci-dessous). Scannez le code QR dans l’affiche source pour télécharger l’application pour appareils Apple et Android. Consultez l’application MyToast : Comptez pour plus de détails sur le téléchargement ou la connexion à l’application. Après vous être connecté, allez à Pay >Formulaires fiscaux (W2s) et sélectionnez un formulaire W-2.

Galerie Toast (employés actuels et anciens) : Si un ancien employé ou un employé licencié a besoin de son formulaire W-2 ou si un employé actuel souhaite télécharger ou Imprimer un formulaire W-2, il peut se connecter à Gestion de paie Toast à partir du 19 janvier. Il doit ensuite sélectionner Afficher les taxes et documents sur la page d’accueil pour consulter ou télécharger un formulaire individuel W-2 ou 1095-C, s’il y a lieu.

Les employés peuvent regarder cette vidéo pour trouver leur formulaire W-2 dans Gestion de paie Toast et apprendre à comprendre les renseignements qui s’y trouvent.

Aussi demandé comme :

- Où puis-je obtenir mon formulaire W2 de Toast?
- Comment puis-je avoir W2 pour 2024?
- Où puis-je trouver mon formulaire W-2?

Comment les employés qui ont opté pour un formulaire papier W-2 l'obtiennent-ils?

La façon dont l’employé qui a opté pour un formulaire papier W-2 le reçoit dépend du mode d’impression choisi par l’employeur :

- Si votre entreprise a opté pour les formulaires W-2, vous téléchargez, Imprimez et distribuez les formulaires W-2 pour les employés qui en ont demandé. Consultez la section Formulaire de réception W-2s de Gestion de paie Toast : Gérez l’expérience du formulaire W-2 pour les étapes.
- Si vous avez choisi de faire Imprimer les formulaires W-2 par Gestion de paie Toast, Toast les enverra par la poste à votre entreprise. Vous êtes toujours responsable de les distribuer à chaque employé avant la date limite du 31 janvier.

Les employés sont-ils avisés lorsque leur formulaire électronique W-2 est disponible?

Oui. Tous les formulaires W-2 seront disponibles dans l’application MyToast et dans le système Gestion de paie Toast le 19 janvier 2026. Les employés actifs sont informés via l’application MyToast dès que leur formulaire est disponible. Les employés inscrits au formulaire W-2 électronique sont tenus d'accéder à leur propre formulaire W-2.

Que doit contenir le formulaire W-2? Qui en aura un?

Les formulaires W-2 incluent les salaires imposables gagnés par les employés au cours d’une année civile ainsi que tout impôt retenu sur ces salaires. Les employeurs doivent fournir un formulaire W-2 à chaque employé qui reçoit un salaire. Le formulaire W-2 est également déposé auprès de l’IRS, et les employés l’utilisent pour déclarer leurs impôts personnels.

Tous les employés ayant enregistré un salaire imposable au cours d’une année civile recevront un formulaire W-2. Par l’entremise de Gestion de paie Toast, les employés actuels et anciens peuvent y accéder. Conformément à l'Administration de la sécurité sociale, les employés qui n'ont pas consenti à un formulaire électronique W-2 devront l'imprimer et l'envoyer par la poste ou le distribuer avant le 31 janvier de chaque année.

Quelles sont mes options pour distribuer les formulaires W-2?

Il existe trois options pour distribuer les formulaires W-2 dans Gestion de paie Toast. Le formulaire W-2s sera disponible le 19 janvier 2026. Pour choisir comment les distribuer, tenez compte des éléments suivants :

- Les employés actuels et anciens peuvent toujours accéder aux formulaires électroniques W-2 de Gestion de paie Toast, pourvu qu’ils aient payé au cours de la dernière année civile. Les formulaires électroniques W-2 n’exigent aucune autre action de la part des employeurs.
- Gestion de paie Toast vérifie les employés qui ont souscrit à un formulaire W-2 papier au début de chaque nouvelle année. Une fois que Toast l’aura fait, les choix ne pourront plus être modifiés pour le formulaire W-2 à venir.
- Pour les employés qui ont choisi un formulaire papier W-2, les formulaires doivent être imprimés par l’employeur ou par Gestion de paie Toast. Cela dépend de la sélection d’impression du formulaire W-2 qui est effectuée sur la page Impôts avant la soumission de la dernière paie de l’année (la sélection devient disponible à la fin octobre ou au début novembre). Après cette soumission, tout changement à ce paramètre sera pris en compte au cours de la prochaine saison de fin d’année.

Formulaire électronique/numérique W-2s

Les gestionnaires et les administrateurs de systèmes peuvent consentir à recevoir des formulaires électroniques W-2 au nom d'un employé en accédant à son profil, en sélectionnant Impôts et documents > Formulaires de fin d'exercice et en modifiant leur sélection. Cela s’applique aux employés actifs et licenciés.

Pour les employés actifs seulement, vous pouvez également appliquer le consentement en bloc en accédant à Rapports > Déclaration fiscale et en sélectionnant le bouton Documents de fin d’année.

Remarque : L’IRS exige que les employés consentent à recevoir les formulaires W-2 par voie électronique plutôt que sur papier. Si un employé préfère recevoir une copie papier de son formulaire W-2, il a le droit de demander cette option à l’entreprise. Apprenez-en plus auprès de l’IRS.

Impression libre-service du formulaire papier W-2

Si les employés choisissent un formulaire papier W-2, les clients choisissent par défaut la méthode libre-service pour ces formulaires. C'est l'option recommandée, car il n'y a pas de frais, et vous pouvez Imprimer et distribuer les formulaires dès qu'ils sont disponibles.

L ' impression libre-service étant activée par défaut, les employeurs sont tenus d ' Imprimer et de distribuer les formulaires W-2 aux employés conformément aux règlements de l ' ASS, mais uniquement pour ceux qui n ' ont pas opté pour la Livraison électronique. Le Centre fiscal sépare les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie électronique d’une copie papier. Les formulaires W-2 PDF peuvent être Imprimés le 19 janvier et se trouvent sous la rubrique Impôts.

Pour Imprimer en bloc les formulaires papier W-2 de votre entreprise, allez à Impôts dans Gestion de paie Toast. À compter du 19 janvier, vous verrez un bouton étiqueté W-2 papier 2025 dans la bannière en haut du Centre fiscal. Sélectionnez ce bouton pour recevoir un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie papier. Vous pouvez avoir plusieurs dossiers si vous avez plus de 100 formulaires papier W-2. Vous pouvez Imprimer certains formulaires W-2 à partir de ce fichier en bloc. Consultez Gestion de paie Toast : Téléchargez et Imprimer le formulaire W-2s (pour les employeurs) pour plus de détails.

Formulaire papier W-2s imprimé par Toast

La Gestion de paie Toast peut Imprimer et expédier des formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi de le faire sur papier ou qui ne se sont jamais connectés. La Gestion de paie Toast facture 5 $ par formulaire imprimé, plus les frais d’expédition standards.

Pour que la Gestion de paie Toast Imprime et poste les formulaires W-2, vous devez refuser l’impression libre-service avant la soumission de la dernière paie de l’année. Accédez à Impôts dans Gestion de paie Toast et changez le bouton à Mail to business (payé). Le commutateur pour l’auto-impression vs. L’impression du formulaire W-2s par Toast devient disponible fin octobre ou début novembre de chaque année.

Lorsque l’impression libre-service est désactivée (le courrier à l’entreprise est sélectionné), Toast imprime et livre tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour le papier, moyennant 5 $ par formulaire imprimé plus les frais d’expédition standards. Un paquet de formulaires W-2 imprimés est livré par FEIN. Les formulaires W-2 individuels dans l’emballage doivent être distribués aux employés conformément aux règlements de la SSA. La Gestion de paie Toast n’envoie pas directement les formulaires W-2 aux employés.

Comment Imprimer et envoyer un formulaire W-2 à un ancien employé en particulier?

Pour Imprimer un formulaire W-2 pour un employé actuel ou ancien dans Gestion de paie Toast :

1. Accédez au profil de l’employé dans Gestion de paie Toast.
2. Sélectionnez Taxes et documents > Documents de fin d’année sur le profil de l’employé.
3. Sélectionnez le lien Formulaire W-2 pour télécharger le PDF de cet employé.
4. Imprimer le PDF sur du papier blanc ordinaire format lettre standard. Consultez Gestion de paie Toast : Télécharger et Imprimer le formulaire W-2s (pour les employeurs) pour les paramètres Imprimantes si le formulaire présente des problèmes de mise en forme.
5. Remettez le formulaire W-2 en main propre, par la poste ou distribuez-le à l’employé. Vous pouvez utiliser ce style d’enveloppe — les adresses de l’employeur et de l’employé sur les formulaires de paie Toast W-2 sont alignées à gauche pour correspondre à une enveloppe à double fenêtre.

Résultat attendu : L’ancien employé reçoit son formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier (selon la date limite de l’ASS). Autrement, l’employé peut accéder à son propre formulaire électronique W-2 à partir de Gestion de paie Toast — son nom d’utilisateur fonctionne toujours après son départ de l’entreprise.

Important : La Gestion de paie Toast ne peut pas envoyer un formulaire W-2 directement à un employé par courriel ou par la poste, car le formulaire contient le NAS/SSN complet de l’employé.

Aussi demandé comme :

- Je dois envoyer un formulaire W2 à un ancien employé. Comment?
- Comment Imprimer un formulaire W-2?

Comment puis-je vérifier l ' adresse de Livraison pour les formulaires papier W-2?

Visitez le centre fiscal en accédant à Impôts dans Gestion de paie Toast. L’adresse est visible sous la bannière ombragée en haut. Si vous souhaitez modifier cette adresse, contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Comment télécharger les formulaires W-2 pour tous mes employés en même temps?

Que vous ayez choisi Toast ou votre entreprise pour Imprimer et expédier les formulaires W-2, le Centre fiscal dispose d'une flèche de téléchargement pour les employés optant pour les formulaires W-2 électroniques. Accédez à Impôts dans Gestion de paie Toast et sélectionnez cette flèche de téléchargement pour recevoir les PDF de tous les formulaires W-2 destinés aux employés ayant choisi l’option électronique.

En outre, sélectionnez la flèche de téléchargement pour la section Employés nécessitant W-2s papier, ou le bouton W-2s papier 2025 en haut du centre fiscal. Ces deux fichiers combinés représentent tous les formulaires W-2s que Toast a préparés pour votre entreprise.

Aussi demandé comme :

- J’ai besoin d’une liste de formulaires W-2 pour 2025
- Je veux Imprimer des formulaires W-2 pour tous mes employés — comment?

Que faire si je ne vois pas le bouton W-2s papier 2025?

Si vous ne voyez pas le bouton W-2 papier 2025 dans la bannière en haut du Centre fiscal après le 19 janvier, l’une des trois choses est vraie :

- Aucun de vos employés n’a choisi de remplir un formulaire W-2 papier. Le centre fiscal peut afficher un message No paper W-2 pour distribuer le message à la place. Dans ce cas, vous n’êtes pas responsable de l’impression ou de la distribution des formulaires W-2.
- Gestion de paie Toast imprime vos formulaires W-2 papier pour vous. Si vous avez basculé entre le courrier et l’entreprise (payé) avant la dernière paie de l’année, Toast imprime et expédie les formulaires papier W-2 à l’adresse de votre entreprise. Vous êtes toujours responsable de distribuer chaque formulaire à l’employé.
- Vous êtes connecté au mauvais compte ou à la mauvaise zone. Confirmez que vous êtes connecté à Gestion de paie Toast (à l’adresse payroll.toasttab.com), et non à Toast Web ou à l’application MyToast. Le Centre fiscal n’est accessible qu’aux utilisateurs et gestionnaires de RH+ disposant d’autorisations d’administration fiscale.

Aussi demandé comme :

- Je ne trouve pas la bannière 2025
- Je ne vois pas le bouton W-2 dans Taxes

Comment les restaurants fermés peuvent-ils accéder au formulaire W-2s?

Lorsqu’un restaurant ferme, les procédures appropriées de clôture de compte doivent être suivies. Si la fermeture a lieu avant la fin de l’année civile, les clients doivent dire à Gestion de paie Toast de les déclarer et de générer leurs documents fiscaux de fin d’année.

Si un employé d’un restaurant fermé recherche un formulaire W-2, il peut y accéder à partir de Gestion de paie Toast en suivant les mêmes étapes. Leur connexion fonctionne toujours.

Si un restaurant utilise un autre service de paie après Gestion de paie Toast ou à la fin de la même année civile, ce service de paie est responsable de la déclaration fiscale et de la production des formulaires W-2 pour le restaurant.

Aussi demandé comme :

- Mon employeur n’utilise plus Toast — comment obtenir mon W-2?

Où puis-je obtenir le formulaire W-2 de l'année précédente?

Les employés et anciens employés peuvent accéder aux formulaires W-2 pour toute année antérieure au cours de laquelle ils ont gagné un salaire par l’entremise de Gestion de paie Toast. Ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et allez à Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice. Sélectionnez le lien Formulaire W-2 pour l’année dont vous avez besoin.

Remarque : Les formulaires W-2 de l’année précédente ne sont disponibles que pour les années où votre employeur a utilisé Gestion de paie Toast. Si votre employeur a utilisé un autre fournisseur de paie pour cette année-là, communiquez avec ce fournisseur pour obtenir le formulaire W-2.

Aussi demandé comme :

- W2 2023 n’apparaît pas
- Comment puis-je avoir W2 pour 2024?
- Où sont mes anciens W-2?

Toast dépose-t-il automatiquement les formulaires W-2 auprès des organismes fédéraux et provinciaux?

La Gestion de paie Toast génère vos formulaires W-2 pour l’année (si vous avez utilisé Gestion de paie Toast pour l’année complète et que vous n’avez pas changé de fournisseur de paie plus tard dans l’année). La Gestion de paie Toast dépose également les formulaires W-2 par voie électronique auprès de la SSA et des organismes d’État concernés lorsque Toast prend en charge la déclaration par l’État.

La couverture des déclarations d’État dépend de l’exactitude des informations fiscales enregistrées (identifications fiscales, NAS/SSN et configuration actuelle de l’État ou de la province). Si vous recevez un avis d’un organisme d’État concernant une déclaration manquante ou rejetée, contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast afin que le problème puisse être examiné par rapport à la configuration de votre compte.

Aussi demandé comme :

- Toast ne produit-il pas automatiquement les formulaires W-2 pour nous?
- Pourquoi ai-je reçu un avis de déclaration W-2 de l’État ou de la province?

Mon formulaire papier W-2 n’est pas arrivé comme prévu... Que dois-je faire?

Si votre formulaire papier W-2 n’est pas arrivé à la date prévue :

- Employés : Contactez d’abord votre employeur. Les employeurs (et non Toast) sont responsables de distribuer les formulaires W-2 papier aux employés d’ici le 31 janvier. Vous pouvez également télécharger une copie électronique à partir de Gestion de paie Toast en tout temps.
- Employeurs qui attendent un formulaire W-2 imprimé par Toast : Toast expédie les formulaires W-2 imprimés une seule fois par FEIN à l’adresse au dossier du centre fiscal. Vérifiez l'adresse de Livraison. Si le colis n’est pas arrivé dans un délai raisonnable après le 19 janvier, contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Aussi demandé comme :

- On m'a dit que je recevrais le formulaire W-2 vendredi dernier et je n'ai
- Où est mon W-2?

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Articles connexes

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Gestion de paie Toast : Trouvez votre formulaire W-2 (Pour les employés)
Gestion de paie Toast : Télécharger et Imprimer Formulaire W-2s (pour les employeurs)
Gestion de paie Toast : Comprendre votre formulaire W-2
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