Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour le formulaire W-2s

Dernière mise à jour : 15 mai 2026, 14 h 35

Trouvez, distribuez et Imprimez les formulaires W-2 de Gestion de paie Toast — papier ou électronique, choix des employés, téléchargements et nouveautés.

Dans cet article :

 

Quoi de neuf pour la déclaration fiscale de 2026

La One Big Beautiful Act ne prévoit ni impôt sur les pourboires ni impôt sur les heures supplémentaires. Cela signifie que les employés admissibles peuvent bénéficier de déductions fiscales lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus des particuliers 2025 en 2026. Pour faciliter cette déclaration fiscale personnelle, la Gestion de paie Toast a indiqué ces montants de pourboire et de prime pour les heures supplémentaires sur les profils des employés dans Gestion de paie Toast, sous Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice. Consultez Gestion de paie Toast : Pas d’impôt sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires pour plus d’informations.

 

Remarque : Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils sur votre situation fiscale individuelle.

 

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Préparez-vous pour le formulaire W-2s

Qu'est-ce qu'un formulaire électronique W-2 et pourquoi l'utiliser?

Un formulaire électronique W-2 est le même formulaire officiel de l’IRS qu’un formulaire papier W-2 et peut être utilisé pour déclarer les impôts. Les employés l’ouvrent ou la téléchargent à partir de l’application MyToast ou de Gestion de paie Toast dès qu’ils en ont besoin.

 

La Livraison électronique est plus sécuritaire que l'envoi du formulaire par la poste, car le formulaire W-2 contient le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) complet de l'employé. Il ne peut pas non plus être perdu ou volé par la poste.

 

Les employeurs sont tenus de fournir un formulaire W-2 papier à tous les employés, à moins que l’employeur n’obtienne le consentement de l’employé pour qu’il choisisse d’y accéder par voie électronique. La Gestion de paie Toast fournit ce formulaire de consentement lors des étapes d’embauche et la distribution électronique du formulaire W-2 est effectuée par défaut pour les employés qui ne font pas de sélection. Vous pouvez vérifier les employés actifs qui ont donné leur consentement à une copie électronique en accédant à Rapports > Déclaration fiscale > Documents de fin d’exercice dans Gestion de paie Toast.

 

Les clients peuvent toujours Imprimer des formulaires W-2 pour tout employé ayant opté pour des copies électroniques en accédant à Impôts dans Gestion de paie Toast et en sélectionnant l’icône de téléchargement dans la vignette Employés ayant opté pour des formulaires W-2 électroniques. Vous recevrez un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi de recevoir le leur par voie électronique. Vous pouvez ensuite tout Imprimer ou sélectionner le formulaire W-2s à partir de ce fichier en bloc.

 

Aussi demandé comme :

    • Qu’est-ce qu’un W-2 numérique?
    • Pourquoi devrais-je utiliser des formulaires W-2 électroniques?

 

Comment les employés consentent-ils à un formulaire électronique W-2?

Les employés consentent à recevoir un formulaire W-2 électronique lors de l'étape de la liste de vérification de leur embauche. Gestion de paie Toast leur demande de sélectionner comment ils souhaitent que les documents de fin d’année soient livrés. Livraison électronique est la sélection préférée et par défaut. Une fois que l’employé accepte les conditions générales et sélectionne Confirmer, il passe aux étapes de la liste de contrôle de nouvelle embauche.

 

Cela ne doit être fait qu’une seule fois. Il n’est pas nécessaire de le répéter chaque année, sauf si l’employé souhaite modifier son choix.

 

Sélecteur de mode de Livraison W2

 

Comment les employés modifient-ils leur choix pour le formulaire W-2?

Les employés qui ont déjà rempli le formulaire de consentement et qui souhaitent modifier leur choix peuvent le faire dans Gestion de paie Toast. Cela doit être fait avant que l’entreprise ne soumette sa dernière paie de l’année, lorsque Toast recueille les paramètres du formulaire W-2 pour chaque employé et employeur.

 

Pour modifier un choix au formulaire W-2 :

  1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast et allez à Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice.
  2. Sélectionnez le crayon Modifier pour changer le mode de Livraison.
  3. Sélectionnez l’option prévue, fournissez une signature électronique et sélectionnez Enregistrer.

 

Résultat attendu : Le nouveau choix est stocké dans l’onglet Bibliothèque de documents de l’employé. Toute modification effectuée après la dernière paie de l’année ne prendra effet qu’à la fin de la saison suivante.

 

Remarque : Si vous souhaitez modifier le montant de l’impôt retenu sur votre paie (et non la façon dont votre formulaire W-2 est livré), il s’agit d’une mise à jour du formulaire W-4 et non du formulaire W-2. Consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4.

 

Accédez au formulaire W2

 

Comment puis-je voir qui s’est inscrit dans un formulaire électronique W-2?

Les gestionnaires peuvent voir quels employés actifs ont choisi de remplir un formulaire électronique W-2 en produisant un rapport dans Gestion de paie Toast. Accédez à Rapports > Déclaration fiscale et sélectionnez le bouton Documents de fin d’exercice.

 

Affichage de tous les choix de formulaire W2 pour les employés

 

Dans le présent rapport, la colonne intitulée Formulaires électroniques indique quels employés ont choisi de remplir le formulaire électronique W-2 et le formulaire de consentement.

 

Rapport électoral du formulaire W2

 

Les gestionnaires peuvent modifier le choix d’un employé actif au nom de l’employé. Cochez la case pour le ou les employés que vous souhaitez modifier et sélectionnez le bouton Modifier au bas de la page.

 

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé qui inclut le champ Documents électroniques de fin d’année. Le rapport personnalisé indique qui s’est inscrit aux formulaires W-2 électroniques, qui a sélectionné du papier et qui est « inconnu » (l’employé n’a pas encore ouvert une session dans Gestion de paie Toast pour faire un choix et recevra un formulaire W-2 papier). Utilisez le modèle d’attributs de l’employé pour ce rapport personnalisé.

 

Aussi demandé comme :

    • Puis-je produire un rapport indiquant comment mes employés reçoivent leur formulaire W-2?
    • Comment voir qui a choisi le papier plutôt que l’électronique?

 

Quand le choix sur le formulaire W-2 doit-il être verrouillé?

La Gestion de paie Toast doit recevoir l’adhésion des employés qui demandent des formulaires W-2 papier avant que la dernière paie de l’année ait été soumise. Tout employé ayant opté pour un formulaire papier W-2 disposera d’un formulaire papier, soit au centre fiscal, soit expédié de Toast, qui devra être distribué à l’employé par l’employeur.

 

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Retrouver, télécharger et Imprimer les formulaires W-2

Où mes employés trouvent-ils leur formulaire électronique W-2?

Il existe deux façons pour un employé d’obtenir son formulaire W-2 numérique : l’application MyToast et Gestion de paie Toast. Vous pouvez afficher un avis dans une zone très fréquentée de votre restaurant afin que les employés sachent quand et où ils peuvent accéder à leur formulaire W-2.

 

Application MyToast (employés actuels uniquement) : En 2026, tous les employés actuellement actifs pourront utiliser l’application MyToast pour consulter et télécharger leur formulaire W-2 à partir du 19 janvier. Scannez le code QR dans l’affiche source pour télécharger l’application pour appareils Apple et Android. Consultez l’application MyToast : Tenez compte des détails pour télécharger l’application ou vous y connecter. Après vous être connecté, allez à Pay > Formulaires de taxe d'accès (W2s) et sélectionnez un formulaire W-2.

 

Code QR pour télécharger l’application MyToast

 

Paie Toast (employés actuels et anciens) : Si un ancien employé ou un employé licencié a besoin de son formulaire W-2 ou s’il ne souhaite pas utiliser l’application MyToast, il peut se connecter à Gestion de paie Toast à partir du 19 janvier. Il doit ensuite sélectionner Afficher les taxes et documents sur la page d’accueil pour consulter ou télécharger un formulaire individuel W-2 ou 1095-C, s’il y a lieu.

 

Les employés peuvent regarder cette vidéo pour trouver leur formulaire W-2 dans Gestion de paie Toast et apprendre à comprendre les renseignements qui s’y trouvent.

 

Aussi demandé comme :

    • Où puis-je obtenir mon formulaire W2 de Toast?
    • Comment puis-je avoir W2 pour 2024?
    • Où puis-je trouver mon formulaire W-2?

 

Comment les employés qui ont opté pour un formulaire papier W-2 l'obtiennent-ils?

La façon dont l’employé qui a opté pour un formulaire papier W-2 le reçoit dépend du mode d’impression choisi par l’employeur :

  • Si votre entreprise a opté pour des formulaires W-2 en libre-service, vous téléchargez, Imprimez et distribuez les formulaires W-2 pour les employés qui en ont demandé. Consultez la section Recevoir le formulaire W-2s de Gestion de paie Toast : Gérez l’expérience du formulaire W-2 pour les étapes.
  • Si vous avez choisi de faire Imprimer les formulaires W-2 par Gestion de paie Toast, Toast les enverra par la poste à votre entreprise. Vous êtes toujours responsable de les distribuer à chaque employé avant la date limite du 31 janvier.

 

Les employés sont-ils avisés lorsque leur formulaire électronique W-2 est disponible?

Oui. Tous les formulaires W-2 seront disponibles dans l’application MyToast et dans le système de Gestion de paie Toast le 19 janvier 2026. Les employés actifs sont informés via l’application MyToast dès que leur formulaire est disponible. Les employés inscrits au formulaire W-2 électronique doivent accéder à leur propre formulaire W-2.

 

Que doit contenir le formulaire W-2? Qui en aura un?

Les formulaires W-2 incluent les salaires imposables gagnés par les employés au cours d’une année civile ainsi que tout impôt retenu sur ces salaires. Les employeurs doivent fournir un formulaire W-2 à chaque employé qui reçoit un salaire. Le formulaire W-2 est également déposé auprès de l’IRS, et les employés l’utilisent pour déclarer leurs impôts personnels.

 

Tous les employés qui ont enregistré un salaire imposable au cours d’une année civile recevront un formulaire W-2. Les employés actuels et anciens dans l’application MyToast ou Gestion de paie Toast peuvent y accéder. Selon l'Administration de la sécurité sociale, les employés qui n'ont pas consenti à un formulaire électronique W-2 devront imprimer et envoyer un formulaire par la poste ou le distribuer avant le 31 janvier de chaque année.

 

Quelles sont mes options pour distribuer les formulaires W-2?

Il existe trois options pour distribuer les formulaires W-2 par l’entremise de Gestion de paie Toast. Le formulaire W-2s sera disponible le 19 janvier 2026. Pour choisir comment les distribuer, tenez compte des éléments suivants :

  • Les employés actuels et anciens peuvent toujours accéder aux formulaires W-2 électroniques de Gestion de paie Toast, pourvu qu’ils aient engagé leur salaire au cours de la dernière année civile. Les formulaires électroniques W-2 n’exigent aucune autre action de la part des employeurs.
  • La Gestion de paie Toast vérifie les employés qui ont choisi de remplir un formulaire W-2 papier au début de chaque nouvelle année. Une fois que Toast l’aura fait, les choix ne pourront plus être modifiés pour le formulaire W-2 à venir.
  • Pour les employés qui ont choisi un formulaire papier W-2, les formulaires doivent être imprimés par l’employeur ou par Gestion de paie Toast. Cela dépend de la sélection de l’impression du formulaire W-2 effectuée sur la page Impôts avant la soumission de la dernière paie de l’année (la sélection devient disponible à la fin d’octobre ou au début de novembre). Après cette soumission, tout changement à ce paramètre sera pris en compte lors de la prochaine saison de fin d’année.

 

Formulaire électronique/numérique W-2s

Les gestionnaires et les administrateurs de systèmes peuvent accepter les formulaires W-2 électroniques au nom d'un employé en accédant à son profil, en sélectionnant Impôts et documents > Formulaires de fin d'exercice et en modifiant leur sélection. Cela s’applique aux employés actifs et licenciés.

 

Pour les employés actifs uniquement, vous pouvez également appliquer le consentement en bloc en accédant à Rapports > Déclaration fiscale et en sélectionnant le bouton Documents de fin d’année.

 

Remarque : L’IRS exige que les employés consentent à recevoir les formulaires W-2 par voie électronique plutôt que sur papier. Si un employé préfère recevoir une copie papier de son formulaire W-2, il a le droit de demander cette option à l’entreprise. Apprenez-en plus auprès de l’IRS.

 

Impression libre-service de formulaires papier W-2

Si les employés choisissent un formulaire W-2 papier, les clients utilisent par défaut la méthode libre-service pour ces formulaires. C'est l'option recommandée, car il n'y a pas de frais, et vous pouvez Imprimer et distribuer des formulaires dès qu'ils sont disponibles.

 

L ' impression libre-service étant activée par défaut, les employeurs sont censés Imprimer et distribuer les formulaires W-2 aux employés conformément aux règlements de l ' ASS, mais uniquement pour les employés qui n ' ont pas opté pour la Livraison électronique. Le Centre fiscal sépare les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie électronique d’une copie papier. Les formulaires W-2 PDF peuvent être Imprimés le 19 janvier et se trouvent sous la rubrique Taxes.

 

Pour Imprimer en bloc les formulaires papier W-2 de votre entreprise, accédez à Impôts dans Gestion de paie Toast. À compter du 19 janvier, vous verrez un bouton étiqueté W-2 papier 2025 dans la bannière en haut du Centre fiscal. Sélectionnez ce bouton pour recevoir un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour une copie papier. Vous pouvez avoir plusieurs dossiers si vous avez plus de 100 formulaires papier W-2. Vous pouvez choisir d'Imprimer certains formulaires W-2 à partir de ce fichier en bloc. Consultez Gestion de paie Toast : Téléchargez et Imprimez le formulaire W-2s (pour les employeurs) pour plus de détails.

 

Centre fiscal avec bouton de téléchargement des formulaires papier W-2 à côté du bouton de téléchargement des dossiers fiscaux du T4

 

Formulaire papier W-2s imprimé par Toast

La Gestion de paie Toast peut Imprimer et expédier des formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi de s ' en procurer un exemplaire papier ou qui ne se sont jamais connectés pour le faire. Gestion de paie Toast facture 5 $ par formulaire imprimé, plus les frais d’expédition standards.

 

Pour que la Gestion de paie Toast Imprime et poste les formulaires W-2, vous devez refuser l’impression libre-service avant que la dernière paie de l’année ait été soumise. Accédez à Impôts dans Gestion de paie Toast et changez le bouton à Mail to business (Payé). Le bouton pour l’auto-impression vs. Les formulaires W-2 imprimés par Toast sont disponibles à la fin d’octobre ou au début de novembre de chaque année.

 

Le centre fiscal où les employeurs peuvent basculer entre l’impression automatique et Toast des formulaires W-2

 

Lorsque l’impression libre-service est désactivée (Le courrier à l’entreprise est sélectionné), Toast imprime et livre tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont opté pour le papier, moyennant 5 $ par formulaire imprimé plus les frais d’expédition standards. Un paquet de formulaires W-2 imprimés est livré par FEIN. Les formulaires W-2 individuels de l’emballage doivent être distribués aux employés conformément aux règlements de la SSA. La Gestion de paie Toast n’envoie pas directement les formulaires W-2 aux employés.

 

Comment Imprimer et envoyer un formulaire W-2 à un ancien employé?

Pour Imprimer un formulaire W-2 pour un employé actuel ou ancien de Gestion de paie Toast :

  1. Accédez au profil de l’employé dans Gestion de paie Toast.
  2. Sélectionnez Impôts et documents > Documents de fin d’exercice sur le profil de l’employé.
  3. Sélectionnez le lien formulaire W-2 pour télécharger le PDF de cet employé.
  4. Imprimer le PDF sur du papier blanc ordinaire format lettre standard. Consultez Gestion de paie Toast : Téléchargez et Imprimez le formulaire W-2s (pour les employeurs) pour les paramètres de l'Imprimante si le formulaire présente des problèmes de mise en forme.
  5. Remettez le formulaire W-2 imprimé à l’employé en personne, par la poste ou autrement. Vous pouvez utiliser ce style d’enveloppe : les adresses de l’employeur et de l’employé sur les formulaires de paie Toast W-2 sont alignées à gauche pour correspondre à une enveloppe à double fenêtre.

 

Résultat attendu : L’ancien employé reçoit son formulaire W-2 avant le 31 janvier (selon la date limite de l’ASS). Autrement, l’employé peut accéder à son propre formulaire W-2 électronique à partir de Gestion de paie Toast — son identifiant fonctionne toujours après son départ de l’entreprise.

 

Important : La Gestion de paie Toast ne peut pas envoyer un formulaire W-2 directement à un employé par courriel ou par la poste, car le formulaire contient le NAS/SSN complet de l’employé.

 

Aussi demandé comme :

    • Je dois envoyer un formulaire W2 à un ancien employé. Comment?
    • Comment Imprimer un formulaire W-2?

 

Comment puis-je vérifier l ' adresse de Livraison des formulaires papier W-2?

Visitez le centre fiscal en accédant à Impôts dans Gestion de paie Toast. L’adresse est visible sous la bannière ombragée en haut. Si vous souhaitez changer cette adresse, contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.

 

L’adresse du formulaire papier W-2 pour les formulaires imprimés par Toast est indiquée en surbrillance au Centre fiscal

 

Comment télécharger les formulaires W-2 pour tous mes employés en même temps?

Que vous ayez choisi Toast ou votre entreprise pour Imprimer et envoyer les formulaires W-2, le Centre fiscal dispose d’une flèche de téléchargement pour les employés optant pour des formulaires W-2 électroniques. Accédez à Impôts dans Gestion de paie Toast et sélectionnez cette flèche de téléchargement pour recevoir les PDF de tous les formulaires W-2 destinés aux employés ayant choisi l’option électronique.

 

Sélectionnez également la flèche de téléchargement de la section Employés nécessitant des formulaires W-2 papier ou le bouton W-2 papier 2025 en haut du centre fiscal. Ces deux fichiers combinés représentent tous les formulaires W-2s Toast préparés pour votre entreprise.

 

Aussi demandé comme :

    • J’ai besoin d’une liste de formulaires W-2 pour 2025
    • Je veux Imprimer des formulaires W-2 pour tous mes employés — comment?

 

Et si je ne vois pas le bouton W-2 papier 2025?

Si vous ne voyez pas le bouton W-2 papier 2025 dans la bannière en haut du centre fiscal après le 19 janvier, l’une des trois choses est vraie :

  • Aucun de vos employés n’a choisi de remplir un formulaire W-2 papier. Le centre fiscal peut afficher un W-2 sans papier pour distribuer le message à la place. Dans ce cas, vous n’êtes pas responsable de l’impression ou de la distribution des formulaires W-2.
  • Gestion de paie Toast imprime vos formulaires W-2 papier pour vous. Si vous avez basculé entre le courrier et l’entreprise (payé) avant la dernière paie de l’année, Toast imprime et expédie les formulaires papier W-2 à l’adresse de votre entreprise. Vous êtes toujours responsable de distribuer chaque formulaire à chaque employé.
  • Vous êtes connecté au mauvais compte ou à la mauvaise zone. Confirmez que vous êtes connecté à Gestion de paie Toast (à payroll.toasttab.com), et non à Toast Web ou à l’application MyToast. Le Centre fiscal n’est accessible qu’aux utilisateurs et gestionnaires de RH+ disposant d’autorisations pour l’administration fiscale.

 

Aussi demandé comme :

    • Je ne trouve pas la bannière 2025
    • Je ne vois pas le bouton W-2 dans Taxes

 

Comment les restaurants fermés peuvent-ils accéder aux formulaires W-2?

Lorsqu’un restaurant ferme, les procédures appropriées de clôture de compte doivent être respectées. Si la fermeture a lieu avant la fin de l’année civile, les clients doivent indiquer à Gestion de paie Toast de les demander et de générer leurs documents fiscaux de fin d’année.

 

Si un employé d’un restaurant fermé recherche un formulaire W-2, il peut y accéder à partir de Gestion de paie Toast en suivant les mêmes étapes. Leur connexion fonctionne toujours.

 

Si un restaurant utilise un autre service de paie après Gestion de paie Toast ou à la fin de la même année civile, ce service est responsable de la déclaration fiscale et de la production des formulaires W-2 pour le restaurant.

 

Aussi demandé comme :

    • Mon employeur n’utilise plus Toast — comment obtenir mon W-2?

 

Où puis-je obtenir le formulaire W-2 de l'année précédente?

Les employés et les anciens employés peuvent accéder aux formulaires W-2 pour toute année antérieure au cours de laquelle ils ont gagné un salaire par l’entremise de Gestion de paie Toast. Ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et allez à Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice. Sélectionnez le lien formulaire W-2 pour l’année dont vous avez besoin.

 

Remarque : Les formulaires W-2 de l’année précédente ne sont disponibles que pour les années où votre employeur a utilisé Gestion de paie Toast. Si votre employeur a utilisé un autre fournisseur de paie pour cette année-là, communiquez avec ce fournisseur pour obtenir le formulaire W-2.

 

L’application MyToast affiche uniquement le formulaire W-2 le plus récent pour les employés actuels. Pour les années précédentes, utilisez plutôt Gestion de paie Toast.

 

Aussi demandé comme :

    • W2 2023 n’apparaît pas
    • Comment puis-je avoir W2 pour 2024?
    • Où sont mes anciens W-2?

 

Toast dépose-t-il automatiquement les formulaires W-2 auprès des organismes d’État et fédéraux?

La Gestion de paie Toast génère vos formulaires W-2 pour l’année (si vous avez utilisé Gestion de paie Toast pour l’année complète et que vous n’avez pas changé de fournisseur de paie plus tard dans l’année). La Gestion de paie Toast dépose également les formulaires W-2 par voie électronique auprès de la SSA et des organismes d’État concernés lorsque Toast prend en charge la déclaration par l’État.

 

La couverture des déclarations d’État ou de province dépend de l’exactitude des informations fiscales enregistrées (identifiants fiscaux, NAS/SSN et configuration actuelle de l’État ou de la province). Si vous recevez un avis d’un organisme d’État concernant une déclaration manquante ou rejetée, contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast afin que le problème puisse être examiné par rapport à la configuration de votre compte.

 

Aussi demandé comme :

    • Toast ne produit-il pas automatiquement les formulaires W-2 pour nous?
    • Pourquoi ai-je reçu un avis de dépôt W-2 de l’État ou de la province?

 

Mon formulaire papier W-2 n’est pas arrivé comme prévu... Que dois-je faire?

Si votre formulaire W-2 papier n’est pas arrivé à la date prévue :

  • Employés : Contactez d’abord votre employeur. Les employeurs (et non Toast) sont responsables de distribuer les formulaires W-2 papier aux employés avant le 31 janvier. Vous pouvez également télécharger une copie électronique à partir de l’application MyToast ou de Gestion de paie Toast en tout temps.
  • Employeurs qui attendent des formulaires W-2 imprimés par Toast : Les navires Toast ont imprimé une seule fois les formulaires W-2 par FEIN à l’adresse enregistrée au centre fiscal. Vérifiez l'adresse de Livraison. Si le colis n’est pas arrivé dans un délai raisonnable après le 19 janvier, contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.

 

Aussi demandé comme :

    • On m'a dit que je recevrais le formulaire W-2 vendredi dernier et je n'ai pas
    • Où est mon W-2?

 

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Articles connexes

 

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