Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour le formulaire W-2s

Dans cet article :

Quoi de neuf pour la déclaration fiscale de 2026 et que dois-je faire?
Préparer le formulaire W-2s
Retrouver, télécharger et Imprimer le formulaire W-2s
Ressources complémentaires

Quoi de neuf pour la déclaration fiscale de 2026 et que dois-je faire?

La One Big Beautiful Act ne prévoit ni impôt sur les pourboires ni impôt sur les heures supplémentaires. Cela signifie que les employés admissibles peuvent bénéficier de déductions fiscales individuelles lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus 2025 en 2026. Pour faciliter cette déclaration fiscale personnelle, Gestion de la paie de Toast a indiqué ces montants de pourboires et de primes pour heures supplémentaires sur les profils des employés dans Gestion de la paie de Toast, sous Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’année. Gestion offre plus d'informations. Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils.

Préparer le formulaire W-2s

Qu'est-ce qu'un formulaire W-2 électronique? Pourquoi est-ce meilleur pour moi et mes employés?

Un formulaire W-2 électronique ou numérique fonctionne comme un formulaire W-2 papier, car il peut être utilisé pour déclarer des impôts. La différence est qu’elle peut être ouverte et/ou téléchargée par les employés à partir de ou paie Toast à tout moment. Cette solution est plus sécuritaire que de distribuer ou d’expédier le formulaire W-2, car le formulaire contient le numéro de sécurité sociale (NAS) complet de l’employé. Il ne peut pas non plus être perdu ou volé.

Les employeurs sont tenus de fournir un formulaire W-2 papier à tous les employés, à moins que l’employé ait consenti à ce qu’ils choisissent d’accéder au formulaire par voie électronique. Gestion de la paie de Toast fournit ce formulaire de consentement lors des et la distribution électronique du formulaire W-2 par défaut pour les personnes qui ne font pas de sélection. Vous pouvez vérifier les employés actifs qui se sont inscrits sur une copie électronique en accédant à Rapports > Déclarations fiscales > Documents de fin d’année.

Dans tous les cas, les clients peuvent toujours décider d' pour tous les employés qui ont choisi des copies électroniques en accédant à Impôts et en sélectionnant l'icône de téléchargement (flèche vers le bas) dans la vignette Employés optant pour des formulaires W-2 électroniques. Vous recevrez un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi de recevoir le leur par voie électronique. Vous pouvez ensuite choisir de tout à partir de ce fichier en bloc.

Comment le passage aux formulaires W-2 électroniques me fera-t-il gagner du temps et de l'argent?

Tout employé qui ne s’inscrit pas au formulaire W-2 électronique lors de l’intégration devra le faire sur papier distribué par l’employeur. Ils doivent être imprimés et, loi, le cachet de la poste faisant foi ou être livrés aux employés avant le 31 janvier, ce qui entraîne des frais de papier et du temps à Imprimer, à emballer et à envoyer/distribuer. En outre, les employeurs peuvent ne pas disposer des coordonnées exactes des anciens employés, ce qui pourrait prendre plus de temps à retrouver. On peut éviter cela en encourageant les employés à opter pour la distribution électronique des formulaires, d ' autant plus qu ' ils peuvent Imprimer eux-mêmes leur formulaire électronique W-2, si nécessaire.

Comment mes employés remplissent-ils le formulaire électronique de consentement W-2?

Lorsqu'un employé est embauché, il doit remplir un formulaire W-2 électronique ou papier avant de commencer la . Gestion de la paie de Toast leur demandera de sélectionner comment ils souhaitent que les documents de fin d’année soient livrés. Livraison électronique est la sélection préférée et par défaut. Une fois que l’employé accepte les conditions générales et sélectionne Confirmer, il passe aux étapes de la liste de contrôle pour l’embauche. Cela ne doit être fait qu’une seule fois et non une fois par an, sauf si l’employé souhaite modifier son choix (voir la question suivante).

Que faire si un employé veut changer son choix?

Cela doit être fait avant que l’entreprise ne soumette sa dernière paie de l’année, lorsque Toast recueille les paramètres du formulaire W-2 pour chaque employé et employeur. Les employés qui ont déjà rempli le formulaire de consentement et qui souhaitent modifier leur choix peuvent le faire en accédant à Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’année. Sélectionnez le crayon Modifier pour changer le mode de Livraison. Une fois l’option prévue sélectionnée, fournissez une signature électronique et sélectionnez Enregistrer. Elle est ensuite stockée dans l’onglet Bibliothèque de documents de l’employé.

Comment puis-je voir qui a rempli le formulaire de consentement électronique W-2?

Les gestionnaires peuvent voir les employés actifs inscrits à un formulaire électronique W-2 en accédant à Rapports > Déclaration et en sélectionnant le bouton Documents de fin d'exercice.

Dans ce rapport, la colonne intitulée Formulaires électroniques indiquera quels employés se sont inscrits aux formulaires électroniques W-2 et ont rempli le formulaire de consentement. Les gestionnaires peuvent modifier le choix d’un employé actif au nom de l’employé en cochant la case correspondante et en sélectionnant le bouton jaune Modifier au bas de la page.

Vous pouvez aussi créer un qui comprend le champ Documents électroniques de fin d’année pour voir qui s’est inscrit aux formulaires électroniques W-2, qui a choisi le formulaire papier et qui est « inconnu », indiquant que l’employé ne s’est pas encore connecté à Gestion de la paie de Toast pour faire un choix (auquel cas il recevra un formulaire papier W-2). Utilisez le modèle Attributs de l’employé pour ce rapport personnalisé.

Quand l’employé doit-il s’inscrire et donner son consentement?

Gestion de la paie de Toast doit bénéficier d’une adhésion des employés qui demandent des formulaires papier W-2 avant la soumission de la dernière paie de l’année. Tout employé qui a opté pour un formulaire papier W-2 aura un formulaire papier, soit au , soit expédié de Toast, qui devra être distribué à l’employé par l’employeur.

Retrouver, télécharger et Imprimer les formulaires W-2

Où mes employés peuvent-ils trouver leur formulaire électronique W-2?

Vous pouvez afficher un dans une zone très fréquentée de votre restaurant indiquant quand et où les employés peuvent accéder à leur formulaire W-2. Sinon, il existe deux façons pour un employé d’obtenir son formulaire W-2 numérique : l’application MyToast et Gestion de paie Toast.

En 2026, tous les employés actuellement actifs pourront utiliser l’application MyToast pour consulter et télécharger leur formulaire W-2 à partir du 19 janvier. Scannez le code QR ci-dessous pour télécharger l’application pour les appareils Apple et Android. Lire pour plus de détails sur le téléchargement ou la connexion à l’application. Après vous être connecté à l’application, allez à Payer > Accéder aux formulaires fiscaux (W2s) et sélectionnez un formulaire W-2.

Si un ancien employé ou un employé licencié a besoin de son formulaire W-2 ou s’il ne souhaite pas utiliser l’application MyToast, il peut Gestion de paie Toast à partir du 19 janvier. Il doit ensuite sélectionner Afficher taxes et documents sur la page d'accueil pour consulter ou télécharger un formulaire individuel W-2 ou 1095-C, s'il y a lieu.

Les employés peuvent regarder cette vidéo pour trouver leur formulaire W-2 dans Gestion de paie Toast et apprendre à comprendre les renseignements qui s’y trouvent.

Si j’ai des employés qui ont opté pour un formulaire W-2 papier, comment l’obtiennent-ils?

Si votre entreprise a opté pour les , vous les téléchargerez, les Imprimerez et les distribuerez pour les employés qui ont demandé des formulaires papier. Consultez la section Recevoir le formulaire W-2s de Gestion de du formulaire W-2 pour une liste d’étapes.

Si vous avez choisi de faire Imprimer les formulaires W-2 de Gestion de la paie de Toast pour les employés qui ont demandé des formulaires papier, Toast vous les enverra par la poste, mais vous restez tenu de les distribuer individuellement aux employés avant la de l’ASS du 31 janvier.

Mes employés seront-ils avisés lorsque leur formulaire électronique W-2 sera disponible?

Tous les formulaires W-2 seront disponibles dans l’application MyToast et dans le système Gestion de paie Toast le 19 janvier 2026. Les employés actifs sont informés via l’application MyToast dès que leur formulaire est disponible. Les employés inscrits au formulaire W-2 électronique doivent propre formulaire.

Qu'est-ce qui est inclus sur le formulaire W-2? Qui en aura un?

Les formulaires W-2 comprennent les salaires imposables gagnés par les employés au cours d’une année civile et tout impôt retenu sur ces salaires. Les employeurs doivent fournir un formulaire W-2 à chaque employé qui reçoit un salaire. Le formulaire W-2 est également déposé auprès de l’IRS et les employés l’utilisent pour déclarer leurs impôts personnels.

Tous les employés ayant enregistré un salaire imposable au cours d’une année civile recevront un formulaire W-2. Ces informations sont accessibles aux employés actuels et anciens Gestion de paie Toast. , les employés qui n'ont pas consenti à un formulaire électronique W-2 devront l'imprimer et l'envoyer par la poste ou le distribuer avant le 31 janvier de chaque année.

Quelles sont mes options pour distribuer les formulaires W-2 à mes employés?

Il existe trois options pour distribuer les formulaires W-2 dans Gestion de la paie de Toast :

Le formulaire W-2 sera disponible le 19 janvier 2026. Pour déterminer comment les distribuer, tenez compte des éléments suivants :

Les employés actuels et anciens aux formulaires électroniques W-2 de Gestion de la paie de Toast, pourvu qu’ils aient encouru un salaire au cours de la dernière année civile. Les formulaires électroniques W-2 n'exigent aucune autre action de la part des employeurs.
La Gestion de paie Toast vérifie les employés qui ont souscrit au formulaire papier W-2 au début de chaque nouvelle année. Une fois que nous avons fait cela, les choix ne peuvent plus être modifiés pour le formulaire W-2 à venir.
Pour tout employé qui a choisi de remplir un formulaire W-2 papier, l’ ou paie Toast devra l’imprimer. Cela dépend de la sélection de l'impression du formulaire W-2 sur la page Impôts avant la soumission de la dernière paie de l'année (cette sélection sera disponible à la fin d'octobre ou au début de novembre). Après cette soumission, tout changement à ce paramètre sera reflété dans la prochaine saison de fin d’année.

Formulaire électronique/numérique W-2s

Les gestionnaires et les administrateurs de systèmes peuvent consentir à recevoir des formulaires W-2 électroniques au nom d’un employé en accédant à son profil, en sélectionnant Impôts et documents > Formulaires de fin d’année et en modifiant leur sélection (cela s’applique aux employés actifs et licenciés).

Réservé aux employés actifs, vous pouvez également appliquer le consentement en bloc en allant dans Rapports > Déclarations fiscales et en sélectionnant le bouton Documents de fin d’année.

Remarque : L’IRS exige que les employés consentent à recevoir les formulaires W-2 par voie électronique plutôt qu’une copie papier. De plus, si un employé préfère recevoir une copie papier de son formulaire W-2, il a le droit de demander cette option à l’entreprise. En savoir plus auprès de l’IRS .

Impression libre-service de formulaires papier W-2

Si les employés choisissent de remplir un formulaire W-2 papier, la méthode libre-service utilisée pour ces formulaires sera utilisée par défaut par les clients. C ' est l ' option recommandée, car aucun frais n ' est associé et vous pouvez imprimer et distribuer les formulaires dès qu ' ils sont disponibles.

L ' impression libre-service étant activée par défaut, les employeurs sont tenus d ' Imprimer et de distribuer les formulaires W-2 aux employés conformément aux l ' ASS, mais cette obligation ne s ' applique qu ' aux employés qui n ' ont pas opté pour la Livraison électronique. Pour faciliter l'identification, le sépare les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi une copie électronique d'une copie papier. Les PDF du formulaire W-2 seront disponibles pour Imprimer le 19 janvier et se trouvent sous la rubrique Impôts.

Pour Imprimer en bloc les formulaires papier W-2 de votre entreprise, commencez par accéder à Impôts dans Gestion de paie Toast. À partir du 19 janvier, vous verrez un nouveau bouton étiqueté W-2 papier 2025. Sélectionnez cette option pour recevoir un fichier PDF contenant tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi de recevoir une copie papier. Vous pouvez avoir plus d’un dossier si vous avez plus de 100 formulaires papier W-2. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir d' à partir de ce fichier en bloc. Lire Gestion pour plus de détails.

Formulaire papier W-2s imprimé par Toast

pour les employés qui ont choisi de le faire sur papier (c’est-à-dire qui n’ont pas consenti à recevoir un formulaire électronique W-2) ou qui ne se sont jamais connectés pour le faire. Gestion de la paie de Toast facture 5 $ par formulaire imprimé, plus les frais d’expédition standards. Pour que la Gestion de paie Toast Imprime et poste les formulaires W-2, vous devez refuser l ' impression libre-service avant la dernière paie de l ' année. Accédez à Taxes et changez le bouton pour Mail to business (Payé). Le bouton à bascule pour les formulaires W-2 auto-imprimés par rapport aux formulaires W-2 imprimés par Toast est disponible à la fin d’octobre ou au début de novembre de chaque année.

Lorsque l ' impression libre-service est désactivée (le courrier aux entreprises est sélectionné), Toast Imprimera et enverra tout formulaire W-2 pour les employés qui y ont souscrit, moyennant des frais de 5 dollars par formulaire imprimé, majorés des frais d ' expédition standard. Un paquet de formulaires W-2 imprimés sera livré par FEIN. Les formulaires W-2 individuels dans le colis devront être distribués aux employés conformément aux SSA. La Gestion de paie Toast n’envoie pas directement les formulaires W-2 aux employés.

Comment puis-je vérifier l ' adresse de Livraison de mes formulaires papier W-2?

Visitez le centre fiscal en accédant à Impôts dans Gestion de paie Toast. L’adresse sera visible sous la bannière ombrée en haut. Si vous souhaitez modifier cette adresse, contactez-nous via le bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Je veux Imprimer les formulaires W-2 pour tous mes employés. Comment faire?

Que vous ayez choisi d’Imprimer et d’expédier des formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi d’en faire une copie papier, le comporte une flèche de téléchargement pour les employés qui choisissent des formulaires W-2 électroniques. Accédez à Impôts et sélectionnez cette flèche de téléchargement pour recevoir les PDF de tous les formulaires W-2 pour les employés qui ont choisi l’option électronique (numérique). En outre, sélectionnez la flèche de téléchargement de la section Employés nécessitant des formulaires W-2 papier ou le bouton W-2 papier en haut. Ces deux fichiers combinés représentent tous les formulaires W-2 que Toast a préparés pour votre entreprise.

Comment les restaurants fermés peuvent-ils accéder au formulaire W-2s?

Lorsqu’un restaurant ferme, il faut suivre les procédures appropriées de clôture de compte. Si c’est avant la fin de l’année civile, les clients doivent demander à Gestion de paie Toast de les déclarer et de générer leurs documents fiscaux de fin d’année. Si un employé d’un restaurant fermé recherche un formulaire W-2, il pourra y accéder à partir de Gestion de paie Toast en suivant les . Si un restaurant utilise un autre service de paie après Gestion de paie Toast ou à la fin de la même année civile, ce service sera responsable de la déclaration fiscale et de la production des formulaires W-2 pour le restaurant.

Additional Resources

du formulaire W-2

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.