Gestion de paie Toast : Remplissez le formulaire I-9

Dans cet article :

• Formulaire I-9 Sections
• Remplissez le formulaire I-9 lors de l’intégration des employés
• Retrouver et télécharger le formulaire I-9
• Informations sur le système du formulaire électronique I-9
• Audit du formulaire I-9

Formulaire I-9 Sections

Le formulaire I-9 comprend trois sections principales :

1. Section 1 : Cette déclaration est remplie par l’employé et comprend ses renseignements personnels tels que son nom, son adresse et son numéro de sécurité sociale (NAS/SSN), ainsi que son attestation d’autorisation d’emploi.
2. Section 2 : Remplie par l'employeur, elle consiste à vérifier et à attester les documents d'identité et d'autorisation de travail de l'employé.
3. Supplément B (anciennement section 3) : Cette section est facultative et utilisée pour des mises à jour telles que les changements de nom légal ou les réembauches, nécessitant des révisions au fur et à mesure des changements.
   1. Lorsqu’un employé est réembauché dans Gestion de paie Toast, sa liste de contrôle de réembauche indique qu’il doit revoir son formulaire I-9 pour en vérifier l’exactitude ou y apporter des modifications.

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Remplissez le formulaire I-9 lors de l’intégration des employés

1. Lors de leur intégration, les employés sont invités à remplir le formulaire I-9 directement à partir de leur liste de vérification d’intégration. Les employés doivent le remplir dans les trois jours suivant leur emploi pour être conformes. Si un employé possède plusieurs codes d'entreprise, il doit remplir un formulaire I-9 (et le formulaire W-4, s'il y a lieu) dans chaque code d'entreprise.
   1. Ils peuvent aussi trouver le formulaire directement en accédant à Mon profil > Taxes et documents > I-9. C’est ainsi qu’ils peuvent le modifier en cas de changement d’adresse ou de nom.
      
      
      
      
2. Les employés rempliront toutes les questions et tous les champs de la section 1 du formulaire I-9. Sélectionnez le lien Instructions du formulaire I-9 en bleu pour obtenir de l’aide afin de remplir le formulaire.
   
   
   
   
3. Une fois les renseignements saisis, les employés signeront le formulaire et attesteront de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis.
4. Sélectionnez le bouton Suivant pour enregistrer ces informations et retourner à la liste de vérification d’intégration.
5. Une fois que les employés auront rempli leur liste de vérification d’intégration, les employeurs devront remplir la section 2 du formulaire I-9. Il doit accéder au profil de l’employé > Taxes et documents > I-9 et sélectionner Modifier. Sélectionnez le bouton bleuInstructionsen haut des instructions de l’USCIS.
   1. Vous pouvez téléverser tous les documents justificatifs ou documents en sélectionnant l’onglet Bibliothèque de documents, en sélectionnant Ajouter + et en suivant les étapes de la Gestion de paie Toast : Téléversez un fichier dans la bibliothèque de documents d’un employé. Toast recommande fortement de conserver ces documents justificatifs ou documents dans vos dossiers au sein de votre entreprise, mais ils n’ont pas besoin d’être téléversés dans Gestion de paie Toast.
   2. Les nouvelles recrues ayant un rôle de sécurité en RH+ ne pourront pas remplir la section 2 de leur propre formulaire I-9, conformément aux directives du RSI. Un autre utilisateur RH+ devra remplir cette section pour lui.

Il n’y a aucun moyen de annuler, supprimer ou retirer un formulaire I-9 une fois ces étapes terminées. Cependant, vous pouvez mettre à jour un formulaire déjà vérifié en accédant au profil de l’employé, en sélectionnant Impôts et documents > I-9, en faisant défiler jusqu’à la Section 2 et en sélectionnant Modifier.

Remarque : Pour les employés, le Formulaire I-9 et le Formulaire W-2 ne constituent pas le même type de document, et un seul d'entre eux est celui que vous remplissez.

• Formulaire I-9 : Vous remplissez vous-même la Section 1. Connectez-vous à payroll.toasttab.com et allez à Mon profil > Taxes et documents > I-9. Remplissez chaque champ, signez et sélectionnez Suivant. Votre employeur remplit la Section 2. Faites cela dans les trois jours suivant votre date de début. Si vous travaillez sous plus d’un code d’entreprise, remplissez chacun un formulaire I-9.
• Formulaire W-4 : Voici le formulaire de retenue d’impôt que les employés remplissent. Accédez à Mon profil > Taxes et documents > Formulaires fiscaux, sélectionnez l’hyperlien W-4 fédéral, remplissez le formulaire et sélectionnez Soumettre au bas de la page pour approuver vos mises à jour. Des conseils pour remplir votre formulaire fédéral W-4 sont disponibles sur le site Web de l’IRS. Si vous travaillez sous plusieurs codes d’entreprise, remplissez-en un dans chacun. Consultez Gestion de paie Toast : Mettez à jour les informations W4 pour plus.
• Formulaire W-2 : Vous ne le remplissez pas. La Gestion de paie Toast la génère à partir de vos données de paie après la fin de l’année d’imposition, et le nom et l’adresse figurant sur votre formulaire I-9 et votre profil sont ceux qui y figurent. Pour le consulter ou le télécharger, allez à Mon profil > Taxes et documents > Documents de fin d’exercice. Consultez Gestion de paie Toast : Gérez l’expérience du formulaire W-2 pour en savoir plus.

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Retrouver et télécharger le formulaire I-9

Une fois qu’un employé a été entièrement intégré, une copie du formulaire I-9 peut être téléchargée. Pour trouver le formulaire I-9 d’un employé, accédez à son profil et sélectionnez Impôts et documents > I-9, puis sélectionnez le bouton Télécharger en haut de la page.

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Formulaire électronique I-9 Renseignements sur le système

De temps à autre, on peut demander aux employeurs de fournir certains renseignements sur le système électronique de formulaire I-9 qu'ils utilisent. Les informations demandées peuvent inclure :

• Le nom du système
• Les pratiques et protocoles commerciaux internes liés à la génération, à l’utilisation, au stockage ou à la sécurité de vos formulaires I-9, ainsi qu’aux programmes d’inspection et d’assurance de la qualité qui les concernent.
• Le système d’indexation indiquant comment les renseignements électroniques contenus dans les formulaires I-9s sont liés à chaque employé.
• Documents décrivant le système utilisé pour saisir la signature électronique, y compris l’identité et l’attestation de la personne qui signe le formulaire I-9.
• La piste de vérification pour chaque formulaire I-9 généré, modifié ou enregistré électroniquement.

Si vous avez besoin d’informations concernant ce qui précède, veuillez contacter le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

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Vérification du formulaire I-9

En cas d’audit du formulaire I-9, ou si vous recherchez une piste d’audit du formulaire I-9, veuillez contacter le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.