Gestion de paie Toast : Remplir le formulaire I-9
Dernière mise à jour : 28 avr. 2026, 16 h 21
Découvrez comment les employés peuvent remplir ce formulaire I-9 simplifié et adapté aux appareils mobiles lors de leur intégration dans cet article.
- Formulaire I-9 Sections
- Compléter le formulaire I-9 lors de l’intégration des employés
- Retrouver et télécharger le formulaire I-9
- Informations sur le système du formulaire électronique I-9
- Formulaire I-9 Audit
Sections du formulaire I-9
Le formulaire I-9 comprend trois sections principales :
- Section 1 : Ce formulaire est rempli par l’employé et comprend ses renseignements personnels tels que son nom, son adresse et son numéro de sécurité sociale (NAS/SSN), ainsi que son attestation d’autorisation d’emploi.
- Section 2 : Remplie par l'employeur, elle consiste à vérifier et attester les documents d'identité et d'autorisation de travail de l'employé.
- Complément B (anciennement dénommé Section 3) : Cette section est facultative et utilisée pour des mises à jour telles que les changements légaux de nom ou les réembauches, nécessitant des révisions à mesure que des changements se produisent.
- Lorsqu’un employé est réembauché dans Gestion de paie Toast, sa liste de contrôle de réembauche indique qu’il doit revoir son formulaire I-9 pour en vérifier l’exactitude ou y apporter des modifications.
Remplissez le formulaire I-9 lors de l’intégration des employés
- Les employés sont invités à remplir le formulaire I-9 directement à partir de leur liste de vérification d’intégration lors de leur intégration. Les employés doivent remplir ce formulaire dans les trois jours suivant leur emploi pour se conformer. Si un employé existe dans plusieurs codes d'entreprise, il doit remplir un formulaire I-9 (et le formulaire W-4, le cas échéant) dans chaque code d'entreprise.
- Ils peuvent également trouver le formulaire directement en accédant à Mon profil > Impôts et documents > I-9. C’est ainsi qu’ils peuvent le modifier en cas de changement d’adresse ou de nom.
- Ils peuvent également trouver le formulaire directement en accédant à Mon profil > Impôts et documents > I-9. C’est ainsi qu’ils peuvent le modifier en cas de changement d’adresse ou de nom.
- Les employés rempliront toutes les questions et tous les champs de la section 1 du formulaire I-9. Sélectionnez le formulaire I-9 Instructionslink en bleu pour obtenir de l’aide afin de remplir le formulaire.
- Une fois les renseignements saisis, les employés signeront le formulaire et attesteront de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis.
- Sélectionnez le bouton Suivant pour enregistrer ces informations et retourner à la liste de vérification d’intégration.
- Une fois que les employés auront rempli leur liste de vérification d’intégration, les employeurs devront se conformer à la section 2 du formulaire I-9. Il doit accéder au profil de l’employé > Taxes et documents > I-9 et sélectionner Modifier. Sélectionnez le bouton bleu Instructions en haut pour obtenir des conseils de l’USCIS.
- Vous pouvez téléverser tous les documents justificatifs ou documents en sélectionnant l’onglet Bibliothèque de documents, en sélectionnant Ajouter + et en suivant les étapes de la Gestion de paie Toast : Téléversez un fichier dans la bibliothèque de documents d’un employé. Toast recommande vivement de conserver ces documents justificatifs ou documents au sein de votre entreprise, mais ils n’ont pas besoin d’être téléversés dans Gestion de paie Toast.
- Les nouvelles recrues ayant un rôle de sécurité RH+ ne pourront pas remplir la section 2 de leur propre formulaire I-9 selon les directives du RSI. Un autre utilisateur RH+ devra remplir cette section pour lui.
Il n’est pas possible de annuler, supprimer ou retirer un formulaire I-9 une fois ces étapes effectuées. Cependant, vous pouvez mettre à jour un formulaire déjà vérifié en accédant au profil de l’employé, en sélectionnant Impôts et documents > I-9, en faisant défiler jusqu’à la section 2 et en sélectionnant Modifier.
Retrouver et télécharger le formulaire I-9
Une fois qu’un employé a été entièrement intégré, une copie du formulaire I-9 peut être téléchargée. Pour trouver le formulaire I-9 d’un employé, accédez à son profil et sélectionnez Impôts et documents > I-9, puis sélectionnez le bouton Télécharger en haut de la page.
Informations sur le système du formulaire électronique I-9
De temps à autre, on peut demander aux employeurs de fournir certains renseignements sur le système électronique de formulaire I-9 qu'ils utilisent. Les informations demandées peuvent inclure :
- Le nom du système
- Les pratiques et protocoles commerciaux internes liés à la génération, à l’utilisation, au stockage ou à la sécurité de vos formulaires I-9, ainsi qu’aux programmes d’inspection et d’assurance de la qualité qui les concernent.
- Le système d’indexation qui indique comment les renseignements électroniques contenus dans les formulaires I-9 sont liés à chaque employé.
- Documents décrivant le système utilisé pour saisir la signature électronique, y compris l’identité et l’attestation de la personne qui signe le formulaire I-9.
- La piste de vérification pour chaque formulaire I-9 généré, modifié ou enregistré électroniquement.
Si vous avez besoin d’informations concernant ce qui précède, veuillez contacter le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.
Formulaire I-9 Audit
En cas d’audit du formulaire I-9 ou si vous cherchez une piste d’audit du formulaire I-9, veuillez contacter le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.
Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.