Transférer des articles, des additions et des paiements

Déplacez des articles, des additions, des paiements ou des serveurs entre des additions et des tables sur le PDV Toast — y compris la combinaison (fusion) d'additions ouvertes et la gestion des cas particuliers d'additions fermées.

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Statuts des additions
• Combiner des additions
• Déplacer une addition vers une autre table
• Transférer une addition à un autre serveur
  • Transférer une addition après la révision de quart
• Transférer un article vers une autre addition
• Transférer un paiement vers une autre addition
• Ce qui se passe après le transfert d'une addition
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast POS

Autorisations requises :

• 1.1 Mode Service à table ou 1.2 Mode Commande rapide
• 1.17 Changer de serveur (pour transférer une note à un autre serveur)
• 1.9 Modifier les commandes d'autres employés (pour transférer une note à un autre serveur)
• 3.4 Transfert en bloc de notes (pour les transferts de notes en bloc)
• 1.20 Diviser des notes (pour diviser des notes et déplacer des articles entre des notes)

Ce que vous accomplirez : Déplacer une note, un article ou un paiement vers une autre note, une autre table ou un autre serveur. Combiner (aussi appelé « fusionner ») deux notes ouvertes ou plus en une seule.

Le personnel n'ayant pas ces autorisations doit demander une autorisation spéciale à un gestionnaire en service.

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Statuts des notes

Les notes Toast ont l'un des trois statuts suivants, et le statut d'une note détermine ce que vous pouvez faire avec :

• Note ouverte — Aucun paiement n'a été appliqué. La note est toujours active et un solde est dû.
• Note payée — Une carte de crédit a été glissée, mais la note n'a pas été fermée. Vous pouvez toujours ajuster le paiement (par exemple, pour ajouter un pourboire) avant de fermer la note.
• Note fermée — La note a été ajustée à son montant final. C'est ce qui est facturé à la fin de la journée.

Seules les notes ouvertes peuvent être combinées. Les notes fermées ne peuvent être transférées à un autre serveur qu'après la réouverture de la révision de quart du serveur original (voir Transférer une note après la révision de quart).

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Combiner des notes

La combinaison de notes (aussi appelée « fusion de notes », « fusion d'additions » ou « regroupement de commandes ») déplace tous les articles d'une ou de plusieurs notes vers une seule note de destination. Utilisez cette fonction lorsque des clients ayant des notes distinctes souhaitent payer ensemble.

Important : Vous pouvez uniquement combiner des notes dont le statut est Ouvert. Les notes auxquelles des paiements ont déjà été appliqués (Payée ou Fermée) ne peuvent pas être combinées. Si les notes sont Ouvertes mais comportent des cartes préautorisées, vous devez traiter un nouveau mode de paiement après la combinaison; les cartes préautorisées ne s'appliquent qu'aux notes originales.

Pour combiner des notes :

1. Depuis le menu principal de l'application Toast, sélectionnez Terminal de paiement. Le premier écran affiché est Toutes les notes, qui liste toutes les notes ouvertes.
2. Sélectionnez le menu débordant (trois points) dans le coin supérieur droit de l'écran, puis sélectionnez Combiner les notes.

    

   

    

3. Sélectionnez les notes que vous souhaitez combiner. La première note que vous sélectionnez est la note de destination; toutes les autres notes sélectionnées y seront fusionnées. Une bannière en haut de l'écran indique la destination (par exemple, « Combiner dans la n° 10 »).
4. Sélectionnez le bouton Combiner les notes dans le coin supérieur droit de l'écran pour confirmer.

    

   

    

Résultat attendu : Tous les articles des notes sélectionnées apparaissent maintenant sur la note de destination, et les notes fusionnées sont fermées. Tout pourboire associé à la note combinée est attribué au nouveau serveur.

Important : La combinaison de notes et de commandes ayant déjà été payées est actuellement une fonctionnalité offerte en version limitée. C'est activé au niveau du système par le service à la clientèle de Toast. Si l'option Combiner les additions n'est pas disponible à votre établissement, communiquez avec le service à la clientèle pour en demander l'activation. Il n'existe actuellement aucun paramètre dans Toast Web pour désactiver l'option Combiner les additions ou pour exiger un code de gestionnaire pour l'utiliser — consultez Puis-je désactiver l'option Combiner les additions ou exiger un code de gestionnaire pour l'utiliser? dans la FAQ.

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Déplacer une addition à une autre table

Vous pouvez déplacer une addition ouverte d'une table à une autre, que ce soit en mode Service aux tables ou en mode Commande rapide.

En mode Service aux tables :

1. Sur le point de vente, sélectionnez le numéro de table actuel.
2. Sélectionnez le nouveau numéro de table vers lequel l'addition doit être transférée.
3. Sur la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Déplacer l'addition.

En mode Commande rapide :

1. Ouvrez l'addition sur le point de vente.
2. Dans le menu débordant, sélectionnez Transférer à une table.
3. Sélectionnez la table vers laquelle l'addition doit être déplacée.
4. Sur la fenêtre contextuelle de confirmation, sélectionnez Déplacer l'addition.

Résultat attendu : L'addition apparaît maintenant au nouveau numéro de table.

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Transférer une addition à un autre serveur

Le transfert d'une addition déplace la responsabilité d'un serveur à un autre. Utilisez cette fonction lorsque le quart de travail d'un serveur se termine, lorsqu'une addition est assignée au mauvais serveur ou lorsque des serveurs échangent leurs sections.

Avant de commencer :

• Le serveur actuel et le nouveau serveur doivent tous deux être pointés.
• L'utilisateur qui effectue le transfert doit avoir la permission de modifier les commandes d'autres employés et de changer le serveur responsable (voir Avant de commencer).
• Seules les notes ouvertes peuvent être transférées directement sur le point de vente. Pour transférer une note fermée, voir Transférer une note après la révision de quart.
• Les transferts doivent être effectués sur l'interface du point de vente Toast — ils ne peuvent pas être faits dans l'application Toast Tables.

Pour transférer une note ouverte :

1. Ouvrez la note à partir du mode Service aux tables ou Commande rapide sur le point de vente Toast.
2. Sélectionnez le menu débordant en haut à droite de la note, puis sélectionnez le nom du serveur actuel qui y est indiqué (par exemple, « Lauren E (Changer) »).
3. Sélectionnez le serveur auquel vous souhaitez attribuer la note. Seuls les employés actuellement en quart apparaissent dans la liste.
4. Sélectionnez Envoyer ou Suspendre pour valider le changement, selon que des articles doivent encore être envoyés.

    

   

    

Résultat attendu : La note est maintenant attribuée au nouveau serveur. Les gestionnaires peuvent consulter ou accéder à la note par le terminal de paiement.

Transférer une note après la révision de quart

Si le serveur original a déjà terminé sa révision de quart, vous devez rouvrir son quart avant de transférer la note :

1. Rouvrez le quart du serveur original en supprimant son heure de fin de quart. Voir Rouvrir le quart d'un employé des jours précédents pour les étapes.
2. Suivez les étapes de Transférer une note à un autre serveur ci-dessus.
3. Une fois le transfert terminé, enregistrez la fin de quart du serveur original et effectuez à nouveau sa révision de quart.

Remarque : Il n'existe actuellement aucune fonctionnalité pour accepter, examiner ou rejeter un transfert de serveur avant qu'il ne soit terminé. Le transfert prend effet dès que vous sélectionnez Envoyer ou Suspendre. Si l'addition fermée a été payée en espèces, ces espèces doivent également être remises au nouveau serveur, sinon les données de révision du quart de travail pourraient être incohérentes.

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Transférer un article vers une autre addition

Transférez un article individuel lorsqu'il a été ajouté à la mauvaise addition. Vous devez connaître le numéro de l'addition de destination avant de commencer.

Pour trouver un numéro d'addition de destination, ouvrez Toutes les additions à partir du point de vente.

Pour transférer un article :

1. Sur l'addition source, sélectionnez l'article que vous souhaitez déplacer.
2. Dans le menu contextuel de l'addition, sélectionnez Diviser.

    

   

    

3. Sélectionnez Rechercher une addition, puis saisissez le numéro de l'addition vers laquelle l'article doit être transféré. L'addition de destination apparaît à côté de l'addition originale.

    

   

    

4. Sélectionnez l'article qui doit être transféré, puis sélectionnez Ajouter à côté du numéro de l'addition de destination.

    

   

    

5. Sélectionnez Terminé pour terminer le transfert.

Résultat attendu : L'article transféré apparaît maintenant sur l'addition de destination.

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Transférer un paiement vers une autre addition

Transférez un paiement d'une note à une autre lorsque le paiement a été appliqué à la mauvaise note ou qu'un client doit répartir son paiement sur plusieurs notes.

Trouvez les notes et les paiements précédents.

Corrigez un paiement effectué sur la mauvaise note.

Pour transférer un paiement :

1. Localisez la note contenant le paiement à partir du terminal de paiement.
2. Sélectionnez Payer ($) pour voir le paiement de la note.

    

   

    

3. Sélectionnez le paiement que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez Ajuster dans le coin inférieur droit de la note.

    

   

    

4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Déplacer le paiement vers une autre note.

    

   

    

5. Entrez le numéro de la note vers laquelle le paiement doit être transféré.
6. Confirmez le transfert. Vous pouvez ensuite rester sur la note actuelle ou accéder à la note vers laquelle le paiement a été transféré.

    

   

    

Résultat attendu : Le paiement est maintenant appliqué à la note de destination. Ouvrez la note de destination à partir du terminal de paiement pour vérifier.

Remarque : Les paiements par carte de crédit qui ont déjà été autorisés ne peuvent pas être transférés. Si la note de destination a un solde inférieur au montant du paiement, l'excédent demeure sur la note originale ou nécessite un remboursement — communiquez avec le Service à la clientèle si vous n'êtes pas certain de la marche à suivre.

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Ce qui se passe après le transfert d'une note

Le transfert ou la combinaison d'une note a des conséquences sur la production de rapports et la comptabilité :

• Les transferts sont comptabilisés dans les rapports de fin de journée de la journée d'activité en cours.
• Les revenus et les pourboires associés à la note transférée sont attribués au serveur qui l'a finalisée.
• Les transferts ne modifient pas rétroactivement les rapports déjà finalisés.
• Les paiements par carte de crédit qui ont déjà été autorisés ne peuvent pas être transférés.
• Si une note fermée a été payée en argent comptant, cet argent doit être remis au nouveau serveur avec le transfert, sinon les données de la révision de quart pourraient être incohérentes.

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Foire aux questions

Puis-je combiner une note fermée avec une note ouverte ?

Vous ne pouvez pas combiner directement une note fermée avec une note ouverte. Seules les notes à l'état Ouvert peuvent être combinées. Les notes qui ont déjà été payées ou fermées ne peuvent pas être fusionnées avec une autre note. Pour combiner une note fermée, il faut d'abord la rouvrir, ce qui nécessite l'autorisation appropriée. Pour rouvrir une note fermée, veuillez suivre les étapes ci-dessous ou communiquer avec le service à la clientèle pour obtenir de l'aide.

Également demandé comme :

• • « comment puis-je combiner 2 notes après leur fermeture ? »
  • « J'ai une note fermée que je dois combiner avec une note ouverte »

Puis-je combiner une note après l'avoir divisée ?

Oui, vous pouvez combiner des notes après les avoir divisées, tant que les notes divisées résultantes sont toujours à l'état Ouvert. Après la division, chaque nouvelle note demeure Ouverte jusqu'à ce qu'un paiement soit appliqué. Utilisez les étapes de Combiner des notes pour les fusionner. Si un rabais a été appliqué à l'une des notes divisées, il pourrait être nécessaire de réviser ou de réappliquer le rabais après la combinaison.

Également demandé comme :

• • « Existe-t-il un moyen de combiner quelque chose après l'avoir divisé en 1/2, puis d'ajouter un rabais? »

Quelle permission dois-je avoir pour combiner des additions?

La fonction Combiner les additions ne possède pas de permission d'utilisateur dédiée. Tout employé ayant accès au terminal de paiement peut combiner des additions ouvertes si la fonctionnalité est activée à votre établissement. Il n'existe actuellement aucune permission ni aucun paramètre au niveau de l'établissement dans Toast Web pour restreindre qui peut combiner des additions. Pour restreindre l'accès, communiquez avec le service à la clientèle de Toast pour demander que la fonction Combiner les additions soit désactivée pour votre établissement.

Également demandé comme :

• • « Quelle permission de poste dois-je avoir pour pouvoir combiner des additions provenant de plusieurs tables »

Puis-je désactiver la fonction Combiner les additions ou exiger un code de gestionnaire pour l'utiliser?

Il n'existe actuellement aucun paramètre dans Toast Web pour désactiver la fonction Combiner les additions dans toutes les zones ou pour exiger un code de gestionnaire pour l'utiliser. La fonction Combiner les additions n'est pas contrôlée par des permissions d'utilisateur ou des paramètres au niveau de l'établissement que vous pouvez gérer vous-même. La seule façon de désactiver complètement la fonction Combiner les additions pour votre restaurant est de la faire désactiver au niveau du système par le service à la clientèle de Toast.

Si les combinaisons accidentelles sont un problème récurrent à votre établissement, communiquez avec le service à la clientèle de Toast pour demander que la fonction soit désactivée.

Également demandé comme :

• • « Bonjour, existe-t-il un moyen de désactiver la fonction de combinaison des additions ou de s'assurer qu'un code de gestionnaire doit être saisi pour le faire? »

Mon établissement ne dispose pas de la fonction Combiner les additions. Comment puis-je l'activer?

La fonction Combiner les additions après le paiement de la commande est actuellement une fonctionnalité en version limitée; elle n'est donc pas offerte à tous les établissements. Elle ne peut être activée ou désactivée que par le service à la clientèle de Toast. Si vous souhaitez que la fonction Combiner les additions soit activée à votre établissement, communiquez avec le service à la clientèle pour en demander l'activation.

Également demandé comme :

• • « Je voulais que la fonction de fusion des additions soit activée pour mon établissement et ce n'est pas encore fait »

Pourquoi le point de vente plante-t-il lorsque j'essaie de combiner des additions sur plusieurs appareils?

Le plantage est causé par un problème de synchronisation lorsque deux appareils tentent de modifier la même note avant de s'être synchronisés l'un avec l'autre. Pour l'éviter :

• Combinez toutes les notes de la table à partir d'un seul appareil, du début à la fin.
• Si vous devez utiliser plusieurs appareils, attendez de 20 à 30 secondes entre les actions pour permettre au système de se synchroniser entre les appareils.
• Vérifiez brièvement le deuxième appareil pour confirmer qu'il affiche la note nouvellement combinée avant de continuer.

Si une note ne se rouvre pas après un plantage, la solution la plus rapide consiste à la recréer. Consultez Plantage du système de paiement lors de la tentative de combinaison de plusieurs notes pour en savoir plus.

Puis-je transférer une note fermée à un autre serveur ?

Oui, mais seulement après avoir rouvert la révision de quart du serveur d'origine. Consultez Transférer une note après la révision de quart ci-dessus pour connaître les étapes. Si la note fermée a été payée en argent comptant, cet argent doit être remis au nouveau serveur, sinon les données de révision de quart pourraient être incohérentes.

Également demandé comme :

• • « Est-il possible de transférer une note d'un serveur à un autre après qu'elle a été fermée »

Puis-je exiger l'approbation d'un gestionnaire pour transférer un article vers une autre note ?

Le déplacement d'un article vers une autre note utilise le flux de division, qui est contrôlé par l'autorisation 1.20 Diviser les notes. Il n'y a pas d'invite d'approbation distincte pour un transfert d'article. Pour exiger l'intervention d'un gestionnaire, retirez l'autorisation 1.20 Diviser les notes des postes qui ne devraient pas l'avoir; le personnel sans cette autorisation devra alors demander à un gestionnaire en service d'entrer une autorisation spéciale avant de pouvoir déplacer un article entre les notes.

Également demandé comme :

• Puis-je empêcher le personnel de transférer des articles vers une autre note sans l'approbation d'un gestionnaire ?

Comment puis-je annuler la combinaison de notes ?

Utilisez la fonction Diviser les notes pour séparer les articles et les remettre sur de nouvelles notes. Consultez Diviser les notes sur le point de vente pour connaître les étapes.

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Articles connexes

• Diviser les additions sur le point de vente
• Trouver des additions
• Combiner des additions
• Panne du système de paiement lors de la tentative de combinaison de plusieurs additions
• Tables Toast : Déplacer une addition vers un autre serveur après que le groupe a été assis

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