xtraCHEF : Commencez avec le rapport budgétaire
Dernière mise à jour : 28 avr. 2026, 16 h 19
Aperçu du budget
Avec la fonctionnalité Budget d'xtraCHEF, vous pouvez définir un montant de ventes et de dépenses projeté et suivre vos ventes et achats réels dans un délai spécifié. Le résultat est un budget déclinant qui vous montre exactement où vous en êtes au cours de votre période fiscale, vous informant des ajustements qui pourraient être nécessaires.
Ce tutoriel vidéo de 7 minutes vous guide à travers votre rapport budgétaire dans xtraCHEF.
Conditions préalables
Avant de pouvoir commencer à utiliser l'outil Budget, vous devez d'abord vous assurer d'avoir complété quelques étapes de configuration essentielles. Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous avez tout en place avant de continuer avec la mise en place du budget :
- Complétez la cartographie du coût des biens vendus (COGS).
- Configurez votre période comptable.
- Téléchargez ou continuez à télécharger des factures et des reçus sur xtraCHEF. L'outil de budget nécessitera au moins un mois de téléchargements constants afin de faire rapport sur vos dépenses commerciales.
- Ayez intégré xtraCHEF avec votre système de point de vente Toast et complété la configuration des ventes.
- Rassemblez vos données de ventes mensuelles existantes et créez une estimation de vos ventes anticipées futures.
- Déterminez vos coûts alimentaires cibles. Vous utiliserez cela pour informer votre budget prévisionnel dans les étapes de configuration ci-dessous. Si vous vous fiez à un budget existant, préparez-vous à l'importer dans xtraCHEF.
Une fois que vous avez une bonne base de données, vous êtes prêt à commencer à utiliser l'outil de budget pour gérer vos revenus et vos dépenses.
Configuration du budget
Pour naviguer vers la page de budget, sélectionnez Budget dans votre rail de navigation à gauche. Cette page contient trois onglets : le Tableau de bord principal (vue par défaut), votre créateur de budget, et un onglet Importer qui vous permettra d'importer des informations budgétaires existantes.
Ajouter ou modifier manuellement des informations budgétaires
Pour remplir votre outil de budget avec des valeurs de Ventes estimées et de Budget estimé, vous devrez d'abord saisir votre budget mensuel. Vous pouvez le faire manuellement en suivant les étapes ci-dessous ou vous pouvez remplir et importer un modèle de budget. L'importation est la méthode la plus rapide pour la configuration si vous avez déjà des budgets établis par périodes comptables.
Pour saisir manuellement votre budget mensuel, sélectionnez l'onglet Budget. Au-dessus de cet onglet, sélectionnez la Localisation pour laquelle vous souhaitez établir un budget et l'Exercice fiscal. Puis sélectionnez +Créer un nouveau budget.
Vous serez ensuite invité à sélectionner soit Copier le budget du mois précédent (le cas échéant) ou à créer de nouvelles valeurs via Budget vide.
Si vous sélectionnez Budget vide, vous serez invité à Entrer l'estimation des ventes pour les COGS. Ceci est votre dépense totale pour la période (déterminée par votre configuration de période comptable). Vous pouvez également répartir votre estimation totale des ventes par Groupe COGS, en appliquant des valeurs de Prévisions de ventes par pourcentage (%) ou en dollars ($). Cela vous permettra de suivre les budgets au niveau individuel des COGS par la suite.
Remarque : Vos groupes COGS sont extraits automatiquement de vos données existantes et ne peuvent pas être modifiés ici - si vous devez ajouter ou mettre à jour vos COGS, vous devrez le faire séparément.
Ensuite, indiquez quel est votre Cible COGS (%) par période. Pour ce faire, vous devez d'abord déterminer combien de votre revenu mensuel total vous prévoyez de dépenser pour chaque groupe COGS. Gardez à l'esprit que ces pourcentages ne correspondent pas nécessairement à vos revenus projetés.
Une fois que vous avez ajouté vos chiffres de budget, sélectionnez Enregistrer. Un message de confirmation apparaîtra alors, vous informant que votre nouveau budget a été ajouté avec succès.
Importer le(s) budget(s) existant(s)
Votre organisation a-t-elle déjà des informations budgétaires ? Plutôt que d'ajouter des informations pour chaque période manuellement, vous pouvez importer ces données au format de feuille de calcul. Pour commencer, sélectionnez l'onglet Importer.
Vos données importées devront être dans notre modèle de feuille de calcul pour être importées avec succès. Pour télécharger cela, sélectionnez Télécharger le modèle de budget. Cela téléchargera un fichier intitulé "BudgetTemplate.xlsx".
Pour remplir ce modèle, ouvrez le fichier depuis votre ordinateur. Une fois chargé, vous arrivez sur un onglet intitulé Notes qui comprend des directives générales pour remplir et importer le tableau du modèle. Procédez en sélectionnant Budget (souligné ci-dessous).
Votre onglet Budget affichera les champs du tableau.
| Ligne ou Colonne | Description |
| Ligne 1 | Ne modifiez pas cette ligne. Ce champ est rempli en votre nom et étiquette la Période comptable. |
| Ligne 2 | Ne modifiez pas cette ligne. Ce champ est rempli en votre nom et étiquette les colonnes comme étant soit Prévision des ventes ou Cible COGS. |
| Colonne A | Ne modifiez pas cette colonne. Cette colonne est remplie en votre nom et étiquette le groupe COGS/Code GL auquel vos valeurs de Prévision des ventes ou de Cible COGS seront rapportées. |
Continuez en attribuant un montant de Prévision des ventes et un pourcentage de Cible COGS à vos Périodes comptables. Lorsque votre tableau est prêt, enregistrez-le sur votre ordinateur et revenez à xtraCHEF.
Dans xtraCHEF, sélectionnez Importer le budget. Cela vous invitera à sélectionner le fichier depuis votre ordinateur. Sélectionnez le fichier et complétez votre importation de budget.
Remarque : Pour les opérations multi-unités, assurez-vous de télécharger votre feuille de calcul au bon emplacement.
Comment utiliser votre outil de budget
Une fois que vous avez saisi vos informations en utilisant les onglets Budget ou Import, vous êtes prêt à utiliser ces données.
Tableau de bord du budget
Pour obtenir des informations sur vos dépenses et la santé globale de votre budget, naviguez vers l'onglet Tableau de bord dans votre page de budget.
L'affichage par défaut du tableau de bord est la période comptable actuelle et votre emplacement le plus récemment consulté. Pour vous assurer que vous consultez les bonnes données, veillez à choisir votre Emplacement et l'Exercice fiscal que vous souhaitez afficher dans les menus déroulants en haut de la page.
Ici, vous pouvez visualiser le tableau de bord par Vue décroissante (par défaut) ou Vue estimée en utilisant le curseur dans le coin supérieur droit de votre écran (illustré ci-dessous).
Répartition des informations
Votre première ligne d'informations sur le tableau de bord comprend Cible COGS, COGS réels, et Budget restant.
Plongeons dans chacune de ces informations et leurs définitions dans le tableau ci-dessous.
| Outil de tableau de bord | Définition |
| Cible COGS | Le pourcentage de comparaison entre vos Ventes estimées et Ventes réelles. |
| Ventes estimées | Vos ventes estimées par période, telles que déterminées dans votre onglet Budget. |
| Ventes réelles | Vos ventes réelles par période, telles que déterminées par les totaux de ventes lus depuis votre système de point de vente Toast. |
| Coût des biens vendus réels | Le pourcentage de comparaison entre votre Budget prévisionnel et Dépenses réelles. |
| Budget estimé | Votre budget par période, tel que déterminé dans votre onglet Budget et basé sur votre total Estimation des ventes pour le COGS et le pourcentage COGS cible (%). |
| Dépenses réelles | Vos dépenses par période, telles que déterminées par les totaux de Facture téléchargés et réconciliés. Conseil de pro : Pour garantir que ce montant est 100 % exact, nous vous recommandons de télécharger toutes les factures et créances dans votre compte xtraCHEF. |
| Budget restant | La différence entre votre Budget estimé et Dépenses réelles. |
| Dispo. Dépenses quotidiennes | La valeur du budget restant par jour, telle que déterminée en comparant votre Budget restant par période aux jours restants. |
La deuxième rangée d'outils comprend votre répartition des coûts et des graphiques en ligne/barres (qui affichent la même information de différentes manières).
Plongeons dans chacune de ces informations et leurs définitions dans le tableau ci-dessous.
| Outil de tableau de bord | Définition |
| Coût du groupe COGS | Votre répartition des coûts par Groupe COGS, telle que déterminée en comparant votre Pourcentage COGS cible à vos dépenses actuelles par COGS par période. |
| Graphique des ventes réelles contre achats | Une comparaison et un visuel (soit un graphique linéaire ou à barres) qui compare vos Ventes Réelles (synchronisées depuis Toast POS) à vos Achats Réels (lues à partir des factures téléchargées et rapprochées) |
| Budget Estimé Vs Réel | Une comparaison et un visuel (soit un graphique linéaire ou à barres) qui compare votre Budget Estimé par période (déterminé dans votre onglet Budget) à vos Dépenses Réelles (lues à partir des factures rapprochées) |
| Ventes Estimées Vs Réelles | Une comparaison et un visuel (soit un graphique linéaire ou à barres) qui compare vos Ventes Estimées (déterminées dans votre onglet Budget) à vos Ventes Réelles (synchronisées depuis Toast POS) |
| Catégorie | Une comparaison et un graphique qui montre votre dépense totale (lue à partir des factures téléchargées et rapprochées) et le ratio de coût par catégorie |
Des graphiques supplémentaires sur votre tableau de bord Budget incluent Ventes par COGS, Achat par COGS, et votre Budget & Ventes à ce jour.