xtraCHEF : Rapport sur le CPV

Dans cet article :

• Qu'est-ce que le reporting COGS ?
• Étapes de configuration du rapport COGS
  • Ajouter des périodes comptables
  • Mapper les COGS
  • Moniteur de synchronisation : Ajouter l'inventaire de clôture
• Nouveau guide du rapport COGS
• Identifier les éléments non mappés dans le rapport COGS
• Interpréter votre rapport COGS

Qu'est-ce que le reporting COGS ?

En comptabilité, votre coût des biens est la somme de toutes les dépenses qui composent les ventes de vos articles de menu. Cette somme peut être calculée en utilisant la formule :

Inventaire initial + Achats - Inventaire final.

Lorsque ce coût des biens est ensuite comparé à vos ventes (Coût des biens / Ventes), cela crée votre coût des biens vendus (COGS). Le COGS est un excellent point de référence pour évaluer les marges bénéficiaires et la santé globale de votre restaurant. En suivant les étapes de configuration énumérées dans cet article, xtraCHEF sera configuré pour vous présenter ces données dans votre onglet COGS.

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Étapes de configuration du rapport COGS

Ajouter des périodes comptables 

Avant de pouvoir commencer à créer un rapport COGS dans xtraCHEF, vous devez d'abord configurer une période comptable pour chaque emplacement. Dans le monde de la comptabilité, une période comptable fait référence à la période durant laquelle les enregistrements financiers sont créés. Vous pouvez baser votre période comptable sur l'année civile ou suivre l'année fiscale de votre organisation si vous en avez une.

Pour apprendre à ajouter une période comptable dans xtraCHEF, envisagez de lire xtraCHEF : Ajouter une nouvelle période comptable.

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Mapper COGS 

Le mapping COGS dans xtraCHEF permet un reporting des coûts alimentaires plus complet et doit être effectué pour les ventes et les catégories. Pour synchroniser les ventes de Toast dans xtraCHEF et obtenir un rapport COGS, les ventes et les catégories doivent être mappées à COGS.

Pour apprendre à mapper vos COGS dans xtraCHEF, consultez xtraCHEF : Mapping COGS ou regardez le tutoriel vidéo.

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Moniteur de synchronisation : Ajouter l'inventaire de clôture 

Sans ajouter de valeurs d'inventaire à votre Moniteur de synchronisation, le rapport COGS inclurait uniquement les achats et les ventes. Pour cette raison, une valeur d'inventaire doit être saisie dans votre Moniteur de synchronisation le dernier jour de votre période comptable afin que le reporting COGS soit rempli (vous pouvez également ajouter des entrées d'inventaire supplémentaires à d'autres jours si vous le souhaitez). Il y a deux façons de faire cela :

• Vous pouvez automatiquement publier vos chiffres de rapport Inventaire par COGS dans le Moniteur de synchronisation en naviguant vers Rapports > Inventaire > Inventaire par COGS.
  • Sélectionnez une date d'inventaire, la zone(s), et liste(s) de comptage. Puis sélectionnez Soumettre.
  • Une fois le rapport généré, sélectionnez Publier dans le Moniteur de synchronisation.
• Vous pouvez également le faire manuellement.
  • Commencez par naviguer vers <1>Moniteur de synchronisation.
  • Sélectionnez le menu déroulant Action et choisissez Inventaire de clôture.
  • Après avoir choisi une date, saisissez vos valeurs d'inventaire de clôture. Enregistrer une fois terminé.

Visitez xtraCHEF : Moniteur de synchronisation pour des instructions plus détaillées sur cette étape.

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Nouveau guide de rapport COGS

1. Sélectionnez COGS dans le menu de navigation à gauche.
   
   
   
   
2. Sélectionnez un Emplacement (vous n'avez plus besoin de sélectionner une plage de dates basée sur les périodes comptables). xtraCHEF a mis en place un sélecteur de plage de dates personnalisé avec des plages de dates couramment utilisées.
   
   
   
   
3. Tout comme sur le tableau de bord xtraCHEF, la deuxième plage de dates n'est pas modifiable; elle fournit simplement une période à comparer. Par exemple, disons que vous avez sélectionné les Dernières 4 semaines dans le premier sélecteur de dates. Le second se mettra automatiquement à jour pour les quatre semaines précédant les quatre semaines initialement sélectionnées. De cette façon, les tuiles sous les sélecteurs de dates (Achats, Changement d'inventaire, etc.) ont quelque chose à comparer et vous donnent les valeurs de changement vert ou rouge.
   1. La valeur Changement d'inventaire sera verrouillée (vide) si vous avez xtraCHEF Essentials.
      
      
      
      
4. Ensuite, le bouton Colonnes à droite vous permet de voir plus de données que celles que nous présentons initialement. Sélectionnez ceci pour ajouter des éléments comme les Ventes brutes et le rapport se mettra à jour automatiquement.
   1. Chaque colonne peut être triée si vous sélectionnez son nom en haut. Cela facilite la visualisation des principaux moteurs de chaque métrique.
   2. Pour contextualiser l'impact que les produits individuels ont sur votre catalogue, nous avons ajouté un calcul pour le % des ventes nettes liées à chaque catégorie et produit. Les ventes nettes pour chaque produit proviennent des ventes nettes totales de chaque élément de menu qui utilise ce produit dans sa recette.
5. Une autre nouvelle fonctionnalité est les > icônes de carat qui permet aux utilisateurs d'explorer chaque groupe COGS, catégorie, produit, et même élément de facture. Sélectionner ces éléments vous permet de voir tout ce qui se trouve en dessous.
   1. Nous recommandons d'utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement ce que vous cherchez. Cela peut empêcher plusieurs > menus ouverts.

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Identifier les éléments non assignés dans le rapport COGS

Pour identifier les éléments non assignés dans le rapport COGS, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez COGS dans le menu de navigation à gauche.
2. En bas du rapport, vous verrez un lien Non assigné si vous avez des éléments non cartographiés dans ce rapport. Si vous ne voyez pas ce lien, tous les éléments achetés dans la plage de dates sélectionnée sont assignés à une catégorie.
   1. Dans le passé, tout élément de facture qui n'était pas assigné à une catégorie n'apparaîtrait pas ou n'aurait pas d'impact sur ce rapport.
      
      
      
      
3. Sélectionner ce lien fera apparaître tous les éléments de facture non assignés (la page Cartographier les éléments de facture). Cela permet aux utilisateurs de mettre à jour rapidement les catégories pour ces éléments de facture.
   
   
4. Une fois que chaque élément non assigné est assigné à une catégorie, le lien hypertexte Non assigné disparaîtra et tous les éléments de facture contribueront au rapport COGS.

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Articles non mappés aux recettes

Dans ce rapport, nous intégrons le montant total des ventes rapportées par votre Toast POS. Si toutes vos ventes sont mappées à la recette correspondante dans xtraCHEF, vous pouvez voir comment ces ventes sont réparties dans vos groupes et catégories de COGS. Cependant, dans le cas où il y a des ventes excédentaires non mappées aux recettes, nous afficherons les ventes excédentaires comme non mappées. 

Par exemple, vous avez vendu pour 100 $ de bière : 50 $ de Corona, 30 $ de Bud Light et 20 $ de Budweiser. Vous avez créé des recettes pour Corona et Bud Light et les avez mappées à la catégorie bière, mais vous n'avez pas fait de même pour Budweiser. Dans ce cas, votre rapport afficherait 20 $ de ventes non mappées car nous n'avons pas les données de mappage disponibles.

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Interprétez votre rapport COGS

En général, plus votre COGS est bas, plus votre entreprise est rentable. L'inverse peut également être vrai, car un COGS plus élevé indique qu'il y a de la place pour l'amélioration. Si vous utilisez les fonctionnalités Recette et Inventaire de xtraCHEF, vous pouvez aller un peu plus loin et plonger dans votre Rapport de mélange de produits pour identifier des articles spécifiques du menu avec des marges bénéficiaires peu saines ou votre Rapport réel contre. Rapport théorique pour suivre d'où pourrait provenir le gaspillage.

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