xtraCHEF: Téléchargez des factures et des reçus sur mobile
Dernière mise à jour : 28 avr. 2026, 16 h 22
Téléchargez des documents via votre application mobile
L'application mobile d'xtraCHEF facilite plus que jamais le téléchargement des factures et des reçus en associant l'automatisation à l'appareil photo de votre smartphone. Prêt à avoir un aperçu des finances de votre restaurant, de l'inventaire et plus littéralement à portée de main ? Commencez par télécharger l'application xtraCHEF. Cette application peut être téléchargée via le App Store Apple ou via le Google Play Store.
Guide étape par étape
Pour commencer, connectez-vous à votre compte. Une fois connecté, sélectionnez l'icône de caméra située en bas de votre tableau de bord mobile.
Cela vous amènera à votre page Capture de factures. Pour capturer votre facture, inclinez ou déplacez votre caméra jusqu'à ce qu'elle soit parallèle au document.
Remarque : Nous recommandons également de capturer vos factures dans un endroit bien éclairé et sur un fond plat. Cela maximisera la qualité de votre numérisation et garantira que les factures ne soient pas rejetées en raison d'une mauvaise qualité d'image.
Une fois capturée, vous serez invité à examiner l'image du document. Sur cette page, vous pouvez choisir de Ajouter une page, sélectionner le type de document (c'est-à-dire, Facture ou Reçu), faire une Note de crédit ou terminer votre Téléversement. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Soumettre pour téléverser votre document.
Ajouter des pages
Si le document que vous capturez contient plusieurs pages, il est essentiel qu'elles soient toutes ajoutées à votre téléversement mobile. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter une page situé dans le coin inférieur gauche de votre page de numérisation. Cela vous invitera à capturer la deuxième page. Répétez cette étape si nécessaire jusqu'à ce que toutes les pages soient capturées.
Sélectionner un type de document
Sur votre page de numérisation, sélectionnez le menu déroulant en forme de flèche situé en haut à côté de votre type de document par défaut.
Cela vous permettra de sélectionner soit Facture soit Reçu comme type de document.
Une fois le nouveau type de document choisi, sélectionnez Appliquer. Cela verrouillera votre sélection.
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Prochaines étapes
Une fois les factures téléchargées, elles commencent le processus de rapprochement. Au début, ce processus nécessitera une action de votre part pour examiner et gérer ce qui suit :
- Rejets : Les factures peuvent être rejetées si une photo ou un scan téléchargé manque trop de données (en raison d'un recadrage ou de pages manquantes) ou si la qualité de l'image est illisible. Pour en savoir plus sur les rejets, visitez xtraCHEF : Rejets de factures.
- Action requise : Les factures manquant d'informations partielles telles que les codes de fournisseur, les numéros de facture, les dates, etc. seront arrêtées. Ces factures peuvent toujours être avancées en fournissant les informations manquantes et requises. Pour en savoir plus sur les exceptions, consultez notre article xtraCHEF : Factures nécessitant une action.
- Mapping des éléments de facture : Au fil du temps, xtraCHEF apprend à coder vos éléments de ligne de facture individuels avec des codes de grand livre (GL) et catégories à des fins de comptabilité et de reporting. Cela se fait par le biais de l'apprentissage automatique. Cependant, lorsque vous commencez tout juste, votre IA de comptes est une ardoise vierge.
Alors que vous ‘codez’ manuellement vos éléments de ligne de facture avec un code GL ou une catégorie correspondante, xtraCHEF se souviendra de vos désignations et les répétera en votre nom à l'avenir. Pour en savoir plus sur le mapping des éléments de facture, consultez xtraCHEF : Associer les articles de facture.
En continuant à faire avancer vos factures dans ce processus de rapprochement, xtraCHEF commencera à débloquer des informations sous forme d'analyses, de rapports, de budgets, de résumés d'exploitation, et bien plus encore.
Téléversement de la FAQ
Mes factures sont rejetées en raison d'une mauvaise qualité d'image. Comment puis-je éviter cela?
Les images peuvent être rejetées en raison d'une mauvaise qualité d'image pour plusieurs raisons. En général, cela se produit lorsqu'une image est trop sombre, trop floue ou que le texte est illisible. Capturer vos factures sur une surface bien éclairée aidera à prévenir les rejets de factures.
En savoir plus sur les rejets de factures en lisant xtraCHEF : Rejets de factures
Lorsque j'ajoute des crédits lors du téléversement, mes factures sont signalées dans l'onglet Action requise car les totaux de la facture ou des lignes ne correspondent pas. Comment puis-je éviter cela?
La raison fournie indique que le montant total à payer sur la facture ne correspond pas au total de tous vos articles. Cela peut se produire lorsque vous ajustez le montant total à payer sur une facture avant de la téléverser et ajoutez un crédit lors du téléversement. Cela peut dupliquer le crédit et déséquilibrer votre facture.
Pour éviter cela, ajustez soit le total sur la facture avant de téléverser votre document, soit ajoutez un crédit lors du téléversement de votre document.
En savoir plus ici : xtraCHEF : Factures nécessitant une action.
Je ne peux pas téléverser plusieurs pages de factures. Comment puis-je attacher tout cela à un seul téléversement?
Lorsque vous examinez votre numérisation initiale de la facture sur la page Numériser, vous avez la possibilité de sélectionner Ajouter une page. Cela vous permettra de joindre des images supplémentaires de votre document. Ne téléchargez pas plusieurs photographies séparément, car celles-ci pourraient être considérées comme des factures distinctes par le système.