管理薪资会计同步

本文内容：

• Toast Web 中的薪资会计同步导航
  • 活动页面
    • 分配总账提醒
  • 工资单分配页面
  • 关联页面
    • 已关联的账户
    • 总账代码选项卡
    • “类”选项卡
  • 薪资设置（账户设置）页面
• 在 Toast Web 中启动手动同步
  • 一份薪资
  • 多张工资单
• xtraCHEF 中的薪资会计同步
• 薪资会计同步如何在 xtraCHEF 或 Toast Web 中运行
• 在 xtraCHEF 或 Toast Web 中协调 Toast 薪资数据
• 在 QuickBooks Online 中协调薪资会计同步数据
• 其他资源

Toast Web 中的薪资会计同步导航

在 Toast Web 中，薪资会计同步有四个页面。导航至“金融产品”>“会计”，并在下方选择页面：

• 活动
• 工资单分配
• 连接
• 工资单设置

活动页面

本视频讨论会计活动日历以及如何监控 QuickBooks Online 的同步。

此页面优惠日历视图，其中显示每个同步事件（无论成功与否）。使用右上角的下拉菜单按薪资组和门店筛选。您可以同时查看多个薪资组和门店。

如果存在需要您注意的错误，您将在本页顶部看到一条横幅，并注明要执行的操作。当您遇到总账、映射、连接或同步问题时，可能会出现这种情况。请务必解决这些操作事项，以便成功将您的 Toast 数据同步到 QuickBooks Online。如需了解有关薪资会计同步错误的更多信息，请阅读《薪资会计同步》。

选择一个日期，以打开当天发生的所有同步的详细信息。

• 当工资单条目已同步到已关联的 QuickBooks Online 账户时，它将在此日历视图中以绿色显示。
• 工资单条目同步失败将以红色显示，并在日历的当天右上角显示一个红点。
  • 当出现这种情况时，您餐厅的将收到一封电子邮件，其中提供更多详情和解决问题的途径。例如，新单品可能未分配总账代码，因此电子邮件将引导您前往总账映射页面。

分配总账提醒

偶尔，您可能打开一天，看到一个粉色框，上面写着“发现 X 个薪资同步错误。”系统将要求您将总账分配给找到的新类别，以便成功同步到 QuickBooks Online。操作步骤：

1. 选择“薪资日记账”列中的超链接，查看任何状态为“失败”的同步。
2. 此操作将打开当天的工资日记账详情。在本页的粉色框中，选择“分配总账”链接。
3. 您将进入该薪资组的。在此处查找任何缺失的总账代码分配；总账描述旁将有一个空白下拉菜单。您可以通过检查每个部分的X不完整备注，轻松识别需要分配多少任务。
4. 选择与工资单费用或负债匹配的总账代码。选择“保存”。

有关更多故障排查步骤，请参阅《薪资会计同步》。

工资单分配页面

本页的功能用于期间，将您的薪资支出和负债映射到 QuickBooks Online 总账账户，但在新薪资支出/负债映射和错误排查期间也会参考。使用“将 到会计系统的总账代码”查看推荐的映射建议。

• 从右上角的下拉菜单中选择一个薪资组，以查看该门店的总账代码。
• 选择齿轮图标以访问薪资设置页面并更新同步方式。

如果行项目未分配总账代码，请打开“选择总账代码”下拉菜单，并从 QuickBooks Online 软件中选择代码。如果您在建议的列表中没有看到预期的总账代码，请选择“查看所有总账类型”以打开完整的会计科目表。您还可以选择“+ 添加总账代码”以即时创建新代码并将其添加到 QuickBooks Online。

此页面顶部有一个“按门店细分”的切换开关。此功能适用于启用了且每个薪资组绑定了多个门店的 QuickBooks Online 用户。

如果页面为空，则表示尚未从此薪资组过账工资单（或仍需手动同步）。

关联页面

使用此页面管理 Toast 和 QuickBooks Online 之间的关联。没有 Toast Web 门店的支付组仍然可以连接到 QuickBooks Online。注意：如果您想寻找薪资支出/负债与 QuickBooks Online 总账账户之间的映射关系，请改为导航至。

关于 QuickBooks Online 与薪资组之间的关系：

• 基本思路是，一个 QuickBooks Online 账户通常反映一个 FEIN 的银行账户。 
• 部分客户将多个薪资组关联到同一银行账户。因此，一个 QuickBooks Online 账户可能分配了多个薪资组。相反，您可能为每个薪资组拥有独立的银行账户，因此您将拥有多个 QuickBooks Online 账户。

页面上有三个选项卡。回顾以下每项。

已关联的账户选项卡

工资单提交并同步到 QuickBooks Online 后，您将在此处看到按 QuickBooks Online 账户排序的条目。在此处快速查看连接状态和相关薪资组。

• 请注意此处的“QuickBooks 连接状态”字段。应改为“已连接”。
• 选择“编辑铅笔”以连接或断开与此 QuickBooks Online 账户的薪资组。
• 选择三点（溢出）菜单以重新连接或重新建立连接。在账单失效、QuickBooks Online 出现错误或更改 QuickBooks Online 凭据（电子邮件和/或密码）时，您可能需要执行此操作。

如果您想将新的 QuickBooks Online 账户关联到 Toast 薪资管理系统，请导航到“金融产品”>“会计”>“关联”，然后选择“添加 QuickBooks Online 账户”。

如果此页面为空，则表示尚未从此薪资组过账工资单（或仍需手动同步）。

总账代码选项卡

如果适用，请从左上角的下拉菜单中选择 QuickBooks 账户，以查找 QuickBooks Online 账户中的总账代码列表。使用“显示”下拉菜单查看“仅激活”、“仅非激活”或“所有总账代码”（默认值为“仅激活”）。然后使用搜索栏快速找到您需要的代码或账户类型。 

此处的每一列均包含从 QuickBooks Online 账户导入的信息。您可以选择编辑铅笔来更新总账代码或其属性；此操作也将更新 QuickBooks Online 账户中的代码。同样，选择“+ 添加总账代码”以在 Toast 和 QuickBooks Online 中创建新的行项目。如果您的 QuickBooks Online 账户中有新的总账代码，您可以通过选择“从 QuickBooks Online 同步”来轻松将其导入 Toast。

“类”选项卡

如果您的企业在 QuickBooks Online 中配置了类，您可能还会在此页面上看到第三个选项卡。此页面使用的功能与总账相同，因此您可以轻松调出类并编辑其属性。在 Toast Web 中对您的课程所做的任何编辑都将同步到您的 QuickBooks Online 账户。

类跟踪是使用 QuickBooks Online 的客户的一个选项。类不同于总账代码，通常由拥有多个门店的客户使用。访问 （外部链接）以了解更多详情。

如果您的 QuickBooks Online 账户包含按职位而非门店设置的类别，则可能存在问题。薪资会会计同步认为将门店与类同步，因此系统可能无法正确匹配。这里有三个选项：

1. 按门店而非职位重新整理您的类跟踪。
2. 更新您的 QuickBooks Online 账户，以使用门店跟踪而不是类跟踪。
3. 完全跳过类跟踪。但是，您需要承担同步出错的风险。

薪资设置（会计设置）页面

从屏幕左侧选择薪资组以查看其配置。此处的每个图块都将按其 Toast 薪资组进行标记。任何集成问题都将出现在此页面。

• 已关联的账户：选择此下拉菜单以更改薪资组关联的 QuickBooks Online 账户。您甚至可以通过选择下拉菜单并选择“+ 添加 QuickBooks Online 账户”来连接到尚未启用的新账户。这将启动。
• 过账日期：此字段用于选择您的日记账分录应在薪资周期结束日期还是账单日期过账到 QuickBooks Online。通常，顾客在使用现金会计时选择账单日期，使用应计制会计时选择薪资期结束日期。
  • 如果此设置在某个时刻更新，只会影响未来条目，而不会影响历史条目。
• 纸质支票：如果您有大量员工收到纸质账单，您可以选择“个人”，以便跟踪每张账单（和账单号）的兑现情况。另一方面，如果您的纸质账单数量最少，您可以选择“摘要”，以查看所有账单一次性完成。
• 同步：启用此切换开关后，日记账分录将自动过账到 QuickBooks Online。
  • 设置同步开始日期，以选择此自动同步何时开始工作。不过，您可以禁用此切换开关并。

在 Toast Web 中启动手动薪资同步

一份工资单

要将单次提交的工资单中的数据手动同步到 QuickBooks Online，请使用以下说明：

1. 在 Toast Web 中，导航至“金融产品”>“会计”>“活动”。
2. 选择包含薪资同步失败的日期。
3. 选择“查看详情”。
4. 选择“同步到 QuickBooks Online”。
   1. 如果您当天为多个薪资组提交了薪资，请选择页面左侧的薪资组以查找失败的薪资数据集。

多张工资单

注意：如果在期间将过去的日期设置为开始日期，这是“补足”QuickBooks Online账户的理想方式。然而，一次同步多个薪资系统偶尔可能会失败，尤其是在多个薪资系统存在大量数据时，因此请务必在事后查看结果。

要手动将多份提交的工资单中的数据同步到 QuickBooks Online，请按照以下步骤操作：

1. 在 Toast Web 中，导航至“金融产品”>“会计”>“活动”。
2. 在右上角，选择“操作”下拉菜单，然后选择“从 Toast 薪资管理同步”。
3. 如果您已锁定 QuickBooks Online 账户，这些日记账分录将在重新同步期间显示为失败。如果他们之前已成功同步，可以忽略此设置。

xtraCHEF 中的薪资会计同步

完成后，xtraCHEF 将自动同步 Toast 薪资数据，并在 QuickBooks Online 中创建薪资日记账分录（假设您在设置期间启用了薪资同步）。您可以通过“”监控这些日记账分录及其与 QuickBooks Online 账户的同步。

1. 导航至“同步监控器”，然后选择带有“薪资”标签的日期。
   
   
   
   
2. 任何标记为绿色的同步均成功，日记账分录可在您的 QuickBooks Online 账户中看到。如果您看到同步标记为失败，并以红色阴影显示，请查看本页顶部粉红色框中的错误消息，然后选择“工资日记账”超链接以打开日记账分录审计页面。
   
    
   
   
3. 为了成功同步此信息，请按照日记账分录审核页面上的链接解决问题。使用《薪资会计同步》，在此处找到更多解决问题的帮助。
4. 现在，选择“操作”>“同步到 QuickBooks”。如果您返回“同步监视器”，工资单条目现在应显示绿色，表示同步成功。

薪资会计同步如何在 xtraCHEF 或 Toast Web 中运行

在 Toast 薪资管理系统中提交工资单并向 QuickBooks Online 发起工资会计同步后，即可了解同步的“幕后”运作方式以及资金流动情况：

• 您将看到两到三次独立的提款到银行账户。这些是直接存款、税费和实体账单（如适用）。
• 这些提款将自动显示在 QuickBooks 线上银行订阅源中。
• 然后，Toast 将发送一个日记账分录，将这些总额细分到分配的总账账户（工资、税费等）。
• 您只需在 QuickBooks Bank Feed 中选择“匹配”。由于 Toast 发送了数据，银行的取款金额和工资单编号现在完美对齐。

在 xtraCHEF 或 Toast Web 中协调 Toast 薪资数据

探索如何在 xtraCHEF 或 Toast Web 中将您的同步薪资数据与 Toast 薪资数据在几个不同层面上进行对账：

• 要匹配总总额，请将 xtraCHEF 同步监视器或 Toast Web 活动日历中的薪资总额与进行比较。
  • 在 xtraCHEF 中，导航到“同步监视器”。
  • 在 Toast Web 中，导航至“金融产品”>“会计”>“活动”。
    
     
    
    
  • 导航至“薪资”>“过往薪资”>“查看”，在 Toast 薪资管理系统中找到“”。报告位于页面底部附近。在“现金流摘要”部分找到“现金需求”行。
    
     
    
    
• 要匹配收入总额，请将同步薪资详情中的收入与 Toast 薪资管理系统中的进行比较。
  • 在 Toast Web 中，导航至“财务产品”>“会计”>“活动”，然后选择一个包含已同步（绿色）薪资记录的日期。选择“薪资日记账”超链接，打开薪资日记账详情。 接下来，使用插入符号图标展开“收入”部分，并查看您的收入详情。
  • 在 xtraCHEF 中，导航至“同步监控器”，然后选择一个包含已同步（绿色）薪资条目的日期。选择“薪资日记账”超链接，打开薪资日记账详情。接下来，使用插入符号图标展开“收入”部分，并查看您的收入详情。
    
    
    
    
  • 在本例中，我们注意到服务员 - 标准和服务员 - 小费补货金额。 导航至“薪资”>“过往薪资”>“查看”，找到“劳动力”报告。按职位划分的劳动力分布报告位于页面底部附近。与本报告中的标准（及其他相关收入）细列项目进行比较。
    
    
    
    
• 要核对员工税费，请将同步薪资详情中的税费金额与 Toast 薪资管理系统中的进行比较。
  
  • 在 Toast Web 中，导航至“财务产品”>“会计”>“活动”，然后选择一个包含已同步（绿色）薪资记录的日期。选择“薪资日记账”超链接，打开薪资日记账详情。选择“银行取款”旁边的“注记”图标，并使用“工资税”行项目。
  • 在 xtraCHEF 中，导航至“同步监控器”，然后选择一个包含已同步（绿色）薪资条目的日期。选择“薪资日记账”超链接，打开薪资日记账详情。在此处，找到“已缴税款”细列项目。
     

在 QuickBooks Online 中协调薪资会计同步数据

您可以验证薪资会计同步数据是否已成功同步到您的 QuickBooks Online 账户。 QuickBooks Online 中：

1. 导航至“报告”>“标准报告”。
2. 在搜索栏中，搜索“日记账”。
   1. 如果您正在寻找最近同步的工资单，请使用搜索栏找到最近交易。
3. 加载完成后，按 Toast Web 薪资会计同步中“活动”日历上的同步日期筛选。
4. 您将看到该时间段内结转的总账代码和相应的美元金额。

其他资源