管理工资会计同步
上次更新时间：2026年5月5日 14:25
如果您使用 Toast 工资，请查看这些从 Toast 到合格会计系统的工资会计同步的不同功能。
| 如果您尚未设置此集成，请在使用本文之前按照开始使用工资会计同步中的步骤进行操作。提醒您，只有拥有Toast工资和QuickBooks在线的用户才有资格使用此集成，但本文确实列出了不使用这些产品的客户的替代选项。 |
- Toast Web中的工资会计同步导航
- 在Toast Web中启动手动同步
- xtraCHEF中的工资会计同步
- xtraCHEF或Toast Web中的工资会计同步工作原理
- 在xtraCHEF或Toast Web中对Toast工资数据进行对账
- 在QuickBooks在线中对您的工资会计同步数据进行对账
- 其他资源
Toast Web中的工资会计同步导航
在Toast Web中，有四个页面用于工资会计同步。导航到 财务 > 会计 并选择下面的页面：
- 活动
- 工资单分配
- 连接
- 工资单设置
活动页面
本视频讨论了会计活动日历以及您如何监控与 QuickBooks Online 的同步。
此页面提供日历视图，显示每个同步事件，无论是成功还是失败。使用右上角的下拉菜单按 支付组 和 地点 进行筛选。您可以同时查看多个支付组和地点。
如果存在需要您注意的错误，您将在此页面顶部看到一个横幅，提示您采取行动。当您遇到 GL、映射、连接或同步问题时，可能会发生这种情况。解决这些行动项对于成功将您的 Toast 数据同步到 QuickBooks Online 至关重要。通过阅读 获取有关工资会计同步错误的帮助 了解更多信息。
选择一个 日期 以打开当天所有同步的详细信息。
- 当工资条目已同步到连接的 QuickBooks Online 账户时，它将在此日历视图中以 绿色 显示。
- 工资条目的不成功同步将在 红色 中显示，并在日历上该天的右上角显示一个 红点。
- 发生这种情况时，您餐厅的 财务联系人 将收到一封电子邮件，提供更多详细信息和解决问题的路径。例如，新的项目可能没有分配 GL 代码，因此电子邮件将引导您到 GL 映射页面。
分配 GL 警报
有时，您可能会打开某一天并看到一个粉色框，显示 "发现 X 个工资同步错误。"系统将要求您为找到的新类别分配一个 GL，以成功同步到 QuickBooks Online。操作步骤：
- 在 工资日记账 列中选择 超链接，以查看任何状态为 失败 的同步。
- 这将打开该日的工资单详细信息。在此页面的粉色框中，选择链接 分配 GL。
- 您将被带到该支付组的 工资单分配页面。在这里查找任何缺失的 GL 代码分配；它们旁边会有一个 空白下拉菜单在 GL 描述旁边。通过检查每个部分中的 未完成 注释，您可以轻松识别出需要多少分配。
- 选择一个 GL 代码 以匹配工资费用或负债。选择“保存”。
在 获取工资会计同步帮助 中查看更多故障排除步骤。
工资单分配页面
此页面上的功能在 工资会计同步入职 期间用于将您的工资费用和负债映射到您的 QuickBooks Online GL 账户，但在 新的工资费用/负债映射和错误故障排除 期间也会被引用。使用 将 Toast 工资类别与您的会计系统的 GL 代码匹配 查看推荐的映射建议。
- 从右上角的下拉菜单中选择一个 支付组 以查看该位置的 GL 代码。
- 选择 齿轮图标 访问 工资设置页面 并更新您的同步方式。
如果某个行项目没有分配 GL 代码，请打开 选择 GL 代码 下拉菜单，并从您的 QuickBooks Online 软件中选择一个代码。如果您在建议列表中没有看到预期的 GL 代码，请选择 查看所有 GL 类型 以打开您的完整账户图表。您还可以选择 + 添加 GL 代码 以立即在 QuickBooks Online 中创建并添加一个新代码。
在此页面的顶部，有一个切换按钮 按位置分解。此功能对启用了 类别 的 QuickBooks Online 用户非常有用，并且每个支付组都有多个位置。
如果页面为空，则尚未从该支付组发布工资（或仍需进行手动同步）。
连接页面
使用此页面管理Toast与QuickBooks Online之间的连接。没有Toast Web位置的支付组仍然可以连接到QuickBooks Online。注意：如果您正在寻找工资费用/负债与QuickBooks Online总账账户之间的映射关系，请转到工资分配页面。
关于QuickBooks Online与支付组之间的关系：
- 基本思想是一个QuickBooks Online账户通常反映一个FEIN的银行账户。
- 一些客户有多个支付组附加到同一个银行账户。因此，可能会有多个支付组分配给一个QuickBooks Online账户。相反，您可能为每个支付组拥有单独的银行账户，因此您将有多个QuickBooks Online账户。
页面上有三个选项卡。请在下面查看每一个。
已关联的账户选项卡
当工资已提交并同步到QuickBooks Online时，您将在此处看到按您的QuickBooks Online账户排序的条目。在此快速查看连接状态和相关的支付组。
- 请注意此处的QuickBooks连接状态字段。它应该显示已连接。
- 选择编辑铅笔以连接或断开与此QuickBooks Online账户的支付组。
- 选择三个点（溢出）菜单以重新连接或重新建立连接。当账单中断、发生某些QuickBooks Online错误或更改您的QuickBooks Online凭据（电子邮件和/或密码）时，您可能需要这样做。
如果您想将新的QuickBooks Online账户链接到Toast Payroll，请转到财务 > 会计 > 连接并选择添加QuickBooks Online账户。
如果此页面为空，则尚未从此支付组发布工资（或仍需进行手动同步）。
GL代码标签
如果适用，请首先从左上角的下拉菜单中选择一个QuickBooks账户，以查找您QuickBooks在线账户中的GL代码列表。使用显示下拉菜单查看仅活动、仅非活动或所有GL代码（默认是仅活动）。然后使用搜索栏快速找到您需要的代码或账户类型。
这里的每一列都包含从您的QuickBooks在线账户导入的信息。您可以选择编辑铅笔来更新GL代码或其属性；这也会在您的QuickBooks在线账户中更新该代码。同样，选择+添加GL代码在Toast和QuickBooks在线中创建一个新的项目。如果您在QuickBooks在线账户中有新的GL代码，您可以通过选择从QuickBooks在线同步轻松将它们导入Toast。
分类标签
如果您的企业在QuickBooks在线中配置了分类，您可能还会在此页面上看到第三个标签。此页面使用与GL代码标签相同的功能，因此您可以轻松调出您的分类并编辑其属性。在Toast Web中对您的分类所做的任何编辑将同步到您的QuickBooks在线账户。
分类跟踪是使用QuickBooks在线的客户的一个选项。分类与GL代码不同，通常由多个地点的客户使用。访问开始使用分类跟踪（外部链接）以获取更多详细信息。
如果您的QuickBooks在线账户按工作而不是按地点设置了分类，则可能会出现潜在问题。工资会计同步默认将地点同步到分类，因此系统可能无法正确匹配。这里有三个选项：
- 按地点而不是工作重新组织您的分类跟踪。
- 更新您的QuickBooks在线账户以使用地点跟踪而不是分类跟踪。
- 完全跳过课程跟踪。然而，您承担同步错误的风险。
工资设置（会计设置）页面
从屏幕左侧选择一个工资组以查看其配置。这里的每个图块都将标记为其Toast Payroll工资组。任何集成问题将在此页面上显示。
- 已关联的账户：选择此下拉菜单以更改工资组所关联的QuickBooks Online账户。您甚至可以通过选择下拉菜单并选择+ 添加QuickBooks Online账户来连接一个尚不可用的新账户。这将启动工资会计同步入门向导。
- 过账日期：此字段让您选择您的日记条目应在支付期结束日期或支票日期时发布到QuickBooks Online。通常，客户在使用现金基础会计时会选择支票日期，而在使用权责发生制会计时会选择支付期结束日期。
- 如果此设置在某个时刻被更新，它只会影响未来的条目而不会影响历史条目。
- 纸质支票：如果您有大量员工收到纸质支票，您可能会选择单独以便在兑现时跟踪每张支票（及支票号码）。另一方面，如果您有很少的纸质支票，您可能会选择汇总以查看所有支票的总额。
- 同步：当此切换开启时，日记条目将自动发布到QuickBooks Online。
- 设置同步开始日期以选择您希望此自动同步开始工作的时间。您可以禁用此开关并手动发布日记账条目，但是。
在 Toast Web 中启动手动工资同步
一个工资单
要手动将来自单个提交的工资单的数据同步到 QuickBooks Online，请使用以下说明：
- 在 Toast Web 中，导航到财务 > 会计 > 活动。
- 选择包含失败工资同步的日期。
- 选择查看详细信息。
- 选择同步到 QuickBooks Online。
- 如果您在那天提交了多个支付组的工资单，请在页面左侧选择支付组以查找失败的工资数据集。
多个工资单
注意：如果您在工资会计同步配置期间将过去的日期设置为您的开始日期，这是一种理想的方式来“赶上”您的 QuickBooks Online 账户。然而，同时同步多个工资单有时可能会失败，特别是当多个工资单中有大量数据时，因此请务必在之后查看结果。
要手动将来自多个提交的工资单的数据同步到 QuickBooks Online，请按照以下步骤操作：
- 在 Toast Web 中，导航到财务 > 会计 > 活动。
- 在右上角，选择操作下拉菜单并选择从 Toast 工资同步。
- 如果您已锁定您的 QuickBooks Online 账户，这些日记账条目在重新同步时将显示为失败。如果它们之前已成功同步，则可以忽略此问题。
xtraCHEF 中的工资会计同步
一旦工资设置和工资映射完成，xtraCHEF 将自动同步 Toast 工资数据并在 QuickBooks Online 中创建工资日记账条目（假设您在设置期间启用了工资同步）。您可以通过同步监视器监控这些日记账条目及其与您的 QuickBooks Online 账户的同步。
- 导航到同步监视器并选择带有工资单标签的日期。
- 标记为绿色的任何同步都是成功的，您可以在您的QuickBooks在线账户中看到日记条目。如果您看到一个标记为失败并且阴影为红色的同步，请查看此页面顶部粉色框中的错误信息，然后选择工资单日记超链接以打开日记条目审核页面。
- 为了成功同步此信息，请通过遵循日记条目审核页面上的链接来修复问题。使用获取工资会计同步帮助在此处找到更多关于纠正问题的帮助。
- 现在选择操作 > 同步到QuickBooks。如果您返回到同步监视器，工资条目现在应该被标记为绿色以表示同步成功。
工资会计同步在xtraCHEF或Toast Web中的工作原理
一旦您在Toast Payroll中提交工资单并启动工资会计同步到QuickBooks在线，这就是同步如何工作以及资金流动的"幕后"情况：
- 您将看到两到三个单独的提款到您的银行账户。这些是直接存款、税款和实物支票（如适用）。
- 这些提款将自动显示在您的QuickBooks在线银行馈送中。
- 然后，Toast将发送一条日记条目，将这些总额分解到指定的GL账户（工资、税款等）。
- 您可以简单地在您的QuickBooks银行馈送中选择匹配。因为Toast发送了数据，银行的提款金额和工资数字现在完全对齐。
在xtraCHEF或Toast Web中对账Toast工资数据
探索如何在xtraCHEF或Toast Web中对账您的同步工资数据与您的Toast工资数据在几个不同层面上：
- 要匹配整体总额，请将您在xtraCHEF同步监视器或Toast Web活动日历中的工资总额与您的Toast工资摘要报告进行比较。
- 在xtraCHEF中，导航到同步监视器。
- 在Toast Web中，导航到财务 > 会计 > 活动。
- 在Toast Payroll中，通过导航到工资 > 过去的工资 > 查看找到工资摘要报告。该报告位于页面底部附近。在现金流摘要部分找到现金需求行。
- 为了匹配收入总额，将同步的工资详情中的收入与您在Toast Payroll中的按工作分配的劳动报告进行比较。
- 在Toast Web中，导航到财务 > 会计 > 活动并选择一个有同步（绿色）工资条目的日期。选择工资日记账超链接以打开您的工资日记账详情。 接下来，使用箭头图标展开收入部分并查看您的收入详情。
- 在xtraCHEF中，导航到同步监视器并选择一个有同步（绿色）工资条目的日期。选择工资日记账超链接以打开您的工资日记账详情。接下来，使用箭头图标展开收入部分并查看您的收入详情。
- 在这个示例中，我们注意到服务员 - 正常和服务员 - 小费补偿的金额。 通过导航到工资 > 过去的工资 > 查看找到按工作分配的劳动报告。按工作分配的劳动报告位于页面底部附近。与该报告中的正常（及其他相关收入）行项目进行比较。
- 要对员工税进行核对，请将同步的工资单详细信息中的税额与Toast Payroll中的工资单摘要报告进行比较。
- 在Toast Web中，导航到财务 > 会计 > 活动并选择一个有同步（绿色）工资条目的日期。选择工资单日志超链接以打开您的工资单日志详细信息。选择下拉图标，位于银行提款旁边，并使用工资税行项目。
- 在xtraCHEF中，导航到同步监控器并选择一个有同步（绿色）工资条目的日期。选择工资日记账超链接以打开您的工资日记账详情。在这里，找到已支付税款行项目。
- 在Toast Payroll中，通过导航到工资 > 过去的工资 > 查看找到工资摘要报告。该报告位于页面底部附近。与税款总额行项目进行比较。
- 通过将同步的工资单详细信息中的税额与Toast Payroll中的工资单摘要报告进行比较来核对雇主税。
- 在Toast Web中，导航到财务 > 会计 > 活动并选择一个有同步（绿色）工资条目的日期。选择工资单日志超链接以打开您的工资单日志详细信息。选择位于银行提款旁边的下拉图标，并使用工资税行项目。 您还可以选择下拉图标以单独查看每项税款。
- 在xtraCHEF中，导航到同步监视器并选择一个有同步（绿色）工资条目的日期。选择工资日记账超链接以打开您的工资日记账详情。在这里，找到工资税费用行项目。您还可以选择下拉图标以单独查看每项税款。
- 通过导航到Toast Payroll中的工资单摘要报告，找到工资单 > 过去的工资单 > 查看。该报告位于页面底部附近。与ER税款部分中的总额进行比较。
在QuickBooks Online中核对您的工资会计同步数据
您可以验证您的工资会计同步数据是否已成功同步到您的QuickBooks Online账户。 在 QuickBooks Online 中：
- 导航到 报告 > 标准报告。
- 在搜索栏中，搜索 日记账。
- 如果您正在寻找最近同步的工资单，请使用搜索栏查找 最近交易。
- 加载后，按您在 Toast Web 工资会计同步的活动日历中看到的 同步日期 进行筛选。
- 您将看到在该时间段内转移的 GL 代码及其相应的金额。
其他资源