Toast 薪资：准备运行薪资发放

本文内容：

• 开始之前
• 快速参考：薪资发放前检查清单
• 设置您的薪资单配送选项
• 在薪资发放前更新员工资料
  • 检查直接存款状态
  • 更改新入职、离职及无薪员工的状态
  • 更新职位和工作
  • 更新税务信息
  • 更新薪资费率
  • 管理经常性扣款和工资扣押
• 准备小费
• 核实并批准工时记录
• 其他注意事项
  • 快速计算
  • 奖金或一次性扣款的薪资待办事项
• 建议时间表
• 常见问题解答
  • 为什么工资单中缺少员工？
  • 为什么员工在工资单中显示的工时比其工时表上的多？
  • 我该如何编辑和批准工时表？
  • 工资单显示已准备好运行，但我仍有工时表需要批准。我该怎么办？
  • 信用卡小费会自动添加到每位员工的支票中吗？
  • 我该如何为员工添加扣款或工资扣押？
  • 我正在切换至 Toast Payroll。为首次工资单发放做准备，我该怎么做？
• 联系客户服务前
• 相关文章

开始之前

适用范围：Toast Payroll, Toast Web（用于工时录入核实）

所需权限：

• HR+ 用户 — 设置工资单配送选项、更改员工薪资、运行工资单以及通过电子邮件通知员工关于不完整的直接存款信息时需要此权限
• 经理 — 可以查看并批准工时表

您将完成的任务：您的工资单将在员工资料经过验证、小费获得批准且工时记录获得批准后达到“准备运行”状态，因此您可以发布工资单，而不会有任何待办事项阻碍“预览”步骤。

重要：如果您尚未开始使用 Toast POS 设备和手持设备，则必须在发薪日期前 四天 发布工资单。一旦您开始使用 Toast POS，此日期将变得更加灵活，但在正式启用之前，出于安全原因，必须强制执行此截止日期。

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快速参考：发薪前检查清单

使用此表快速了解要做什么、何时执行以及该任务在 Toast Payroll 中的位置。

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设置您的薪资支票配送选项

当员工选择纸质支票（而非直接存款或 Toast Pay Card）作为其付款方式时，您需要选择支票送达他们手中的方式——这被称为薪资支票配送选项。这是一项公司范围的设置，通常由 HR+ 用户设置一次，之后不再更改。

查看这三个选项并在 Toast Payroll 中选择一个：薪资支票配送常见问题解答。有关员工付款方式的详细信息，请参阅 Toast Payroll：设置付款方式。

预期结果：薪资配送选项会在公司层面保存，并应用于此后所有的纸质支票付款。

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在运行薪资前更新员工档案

一旦您选择“预览”按钮开始运行薪资，对员工档案所做的更改将不会同步到薪资中。请提前进行这些更改，以便轻松运行薪资。

检查直接存款状态

您可以在运行薪资前轻松检查每位员工的直接存款状态。

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 设置>薪资>直接存款。
   1. 如果您在屏幕左侧没有看到 设置，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。
2. 查看 直接存款信息不完整的员工 部分，了解哪些员工需要完成其直接存款设置。
3. 要提醒相关员工，请勾选 姓名 列旁边的复选框，然后选择 通过电子邮件通知所选员工。

直接存款信息不完整的员工磁贴中的员工在采取行动之前，将无法通过直接存款获得付款。请参阅 Toast Payroll：获取 Direct Deposit Accounts 的帮助，了解您或您的员工可用于添加或更新直接存款账户的步骤。

预期结果：受影响的员工会收到一封电子邮件，并可在薪资运行前完成他们的直接存款设置。

对新聘、离职和未付薪员工进行状态更改

员工状态更改（包括新聘、离职、归档和未付薪员工）必须在薪资周期结束前在 Toast Payroll 中反映出来，以确保正确的人员在薪资单上。

如果员工是在 Toast Web 中添加的，但未在 Toast Payroll 中添加，他们将没有 Toast Payroll 个人资料，也不会获得薪酬。Toast Payroll 会用 Unpaid employee 标签标记他们。

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 Team，并找到姓名旁边带有 Unpaid employee 标签的员工。
   1. 在 Toast Payroll 中选择 Team 时，您应该会看到一个以 payroll.toasttab.com 开头的 URL。请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航功能的工作原理。）
2. 选择右侧的三个点，然后选择 Add employee to payroll。
3. 按照新员工入职流程完成他们的 Toast Payroll 个人资料。

有关解决未付薪员工问题的更多信息，请参阅 Toast Payroll：Manage Employee Mapping。

要入职新员工，请登录 payroll.toasttab.com 并导航至 Team > +Add team member。员工的 Hire Date 必须在薪资周期结束日期当天或之前，才能被包含在该次薪资发放中。请参阅 Toast Payroll：New Hire Employees (Employer Guide) 以获取完整的新员工入职步骤。

要终止员工雇佣关系，请导航至该员工的 Toast Payroll 个人资料，并在 Status 磁贴中选择 > caret icon 以开始终止流程。（请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航功能如何运作。）被终止雇佣关系的员工将不会被包含在超出其终止日期后的薪资单中——请在终止模板中将其设置为最后工作日。请参阅 Terminate or Archive an Employee in Toast Web or Toast Payroll。

预期结果：每位应在即将到来的薪资周期内获得报酬的员工，都必须拥有一个包含正确入职日期和状态日期的有效 Toast Payroll 个人资料。

注意：入职日期和职位开始日期决定了员工是否会出现在薪资单上。如果员工的 Position start date 晚于薪资周期结束日期，即使他们的整体入职日期较早，他们也不会自动同步到该薪资单中。

Update Positions and Jobs

员工的职位或职位设置是否发生了变化？他们是从时薪制转为年薪制，还是从年薪制转为时薪制？他们是否在从事不同的工作或额外的工作？请在个人资料中更新这些信息，以便薪资系统能够获取。

1. 在员工的 Toast Payroll 个人资料中，选择其主要职位右侧的> 插入符号图标。
   1. 请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航功能如何运作。
2. 更新职位设置，将时薪制更改为年薪制或将年薪制更改为时薪制，或者添加或编辑额外的工作。

在变更发生时（而非发放薪资时）维护这些设置，可以加快薪资运行速度。

有关完整详细信息，请参阅 Toast Payroll：更新职位，Toast Payroll：时薪制转年薪制工作变更，Toast Payroll：年薪制转时薪制工作变更，以及 Toast Payroll：分配或更改员工职位或工作地点。

预期结果：员工的主要职位、次要职位和薪资类型在其档案中准确无误，并将流入即将到来的工资单中。

更新税务信息

最近是否有员工要求更改其 W-4 表格？是否有员工更改了婚姻状况或生育了子女？这些更改会影响预扣税款，应在工资单处理前完成。

鼓励员工通过其员工账户自行进行这些更改。如果您需要代表他们进行操作：

1. 导航至员工的 Toast Payroll 档案。
   1. 请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航功能如何运作。
2. 选择 税务与文档 > 税务表格 选项卡。
3. 更新 W-4 表格 字段。

有关员工自助服务步骤，请参阅 Toast Payroll：更新 W-4 表格信息。

预期结果：员工更新后的 W-4 表格信息将保存并应用于下一次工资单运行的税务计算。

更新薪资费率

是否有员工获得了加薪？最低工资是否提高了？如果您希望薪资变更应用于当前的工资单运行，则必须在开始工资单之前在员工档案上进行更改。

1. 在员工的 Toast Payroll 档案上，选择 就业 选项卡。
   1. 请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航功能如何运作。
2. 为相应职位选择 更改薪资。
3. 输入新费率和生效日期。
4. 在批准员工工时表之前（如适用），请确保当前费率已反映在工时表上。

有关完整详细信息，请参阅 Toast Payroll：进行薪酬变更。

预期结果：薪酬变更已反映在员工的工时表上，并将用于即将到来的工资单。

管理周期性扣款和扣押

周期性扣款（如福利）由您在员工个人资料中进行管理。工资扣押——包括子女抚养令、留置权和征税——是法院下达的命令，必须由 Toast 客户服务部安装。

若要添加或更改周期性扣款（雇主管理）：

1. 导航至员工的 Toast Payroll 档案。
   1. 请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航功能如何运作。
2. 选择 周期性 选项卡。
3. 添加或编辑周期性扣款。

有关完整详细信息，请参阅 Toast Payroll：添加或编辑收入与扣款。

若要添加工资扣押、子女抚养令、留置权或征税（由客户服务部安装）：

如果贵公司收到扣押令（即使是对现有扣押令的修订），请通过任何 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天圆点将完整订单发送给 Toast。客户服务团队将为您安装。Toast 不会填写法院命令中包含的工作表或答题纸——这是客户的责任。

有关设置后扣押如何运作的详细信息，请参阅 Toast Payroll：工资扣押常见问题解答。

预期结果：

• 对于周期性扣款：该扣款会显示在员工的 周期性 选项卡上，并将应用于下一次标准工资单。
• 对于扣押：客户服务部确认扣押已设置；随后周期性扣款会显示在员工个人资料中，系统将从之后的每个标准发薪周期中进行扣除。

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准备小费

一旦准备好开始发放薪资，准备小费对于顺利完成薪资发放至关重要。使用与您的餐厅将小费纳入薪资的方式相匹配的路径。

如果您的餐厅从 Toast 小费管理工具导入小费信息：

• 确保 Toast 小费管理工具已完全设置并同步。
• 在批准工时表之前，请批准并将整个薪资周期的小费发送至 Toast Payroll。
• 如果您在未从 Toast 小费管理工具发送小费的情况下开始运行薪资，您将在“预览薪资”步骤中看到一个待办事项。在您继续执行该步骤之前，您还会收到通知。

有关设置和汇总的详细信息，请参阅 开始使用 Toast 小费管理工具。

如果您的餐厅直接从 Toast Web 自动同步小费：

• 小费会显示在 Toast Payroll 的员工工时表中。
• 在批准这些工时表之前（如有必要），请确认其中的数字。

如果您的企业导入包含小费的电子表格：

• 从 Toast Web 下载“薪资导出”(Payroll Export) 报告（如有必要）。
• 在开始运行薪资之前，请检查小费总额的准确性。

有关所有小费处理方法和收入代码的详细信息，请参阅 Toast Payroll：管理和集成小费。

收入代码规则：在 Toast Payroll 之外支付的小费应与 已付小费 收入代码对应。通过 Toast Payroll 支付的小费应与 应付小费 收入代码对应。

预期结果：在批准工时表之前，所有工资期小费均已存在并获得批准，从而防止因小费提交延迟而导致的工时表重复。

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验证并批准工时条目

在工资结算前验证工时条目可以发现漏打卡、错误工作岗位和未映射员工的问题，从而确保工资结算首次就能以正确的工时过账。

1. 批准休假申请（如适用）。如果您的餐厅将 TAFW 模块与 Toast Payroll Pro 结合使用，请在批准工时表或开始工资结算之前，在 Toast Payroll 中批准所有适用的休假申请。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：开始使用工作休假 (TAFW)。
2. 在 Toast Web 中验证工时条目。在 Toast Web 中，从 快速操作 磁贴中选择 劳动力摘要，以概览员工的所有工作时长。将页面顶部的日期范围设置为与您的工资期日期相符，然后选择 更新。
3. 在“工时条目管理”中编辑任何差异。如果您在“劳动力摘要”中看到差异，请在 Toast Web 中导航至 报告 > 劳动力 > 工时条目管理。设置相同的日期范围。编辑任何必要的工时条目——Toast 将立即把任何更改同步到 Toast Payroll。有关详细信息，请参阅 编辑员工打卡记录。
4. 在 Toast Payroll 中批准工时表。导航至 Toast Payroll 中的 工时 页面。（如果您在屏幕左侧没有看到 工时，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 工资单，以显示 Toast Payroll 导航栏。）使用 工资单 列上方的下拉菜单将页面筛选为单个工资单。选中灰色标题栏左上角的复选框，以选择该工资单的所有工时表。然后选择页面底部的 全部批准。请确保您仅批准预期工资单的工时表。

如果启用了自动工时表批准功能，您可以跳过第 4 步，但仍请在第 2 步中核实工时条目。在提交工资单之前发现错误比事后修复要容易得多。

如果员工的工时条目缺失，原因通常是 Toast Web 和 Toast Payroll 之间的映射问题。请参阅 Toast Payroll:管理员工映射 以重新映射并重新提交工时条目。

有关完整的工时表管理（自动批准、取消批准、删除和未结打卡），请参阅 Toast Payroll:管理工时表。

注意：如果您未启用自动工时表批准功能，并且在未批准工时表的情况下开始运行工资单，您将在“预览工资单”步骤中看到一个待办事项。在您继续执行该步骤之前，您还会收到通知。请参阅 Toast Payroll：预览工资单步骤，了解那里会出现哪些待办事项。

预期结果：一旦所有小费和工时记录都已批准，您将在“工资周期仪表板”上看到 准备运行 的确认信息，以便您知道可以继续操作。

当您准备好开始运行工资单时，请按照 Toast Payroll: 中的分步说明进行操作：运行您的工资单。

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其他注意事项

快速计算

“快速计算”用于记录员工在 Toast Payroll 系统之外已获得的款项（出于税务申报目的），而无需通过工资单再次支付。

常见情况：工资单中遗漏了工时，但已在系统外手动支付（现金、手动支票、公司支票、支付应用程序）。“快速计算”允许处理该笔款项的收入、扣除额和税款，而无需再次向员工付款或记录工时。

有关完整详细信息，请参阅 Toast Payroll：签发手动支票（快速计算）。

奖金或一次性扣款的工资待办事项

如果您计划向员工发放奖金或进行一次性扣款，请提前将这些金额输入为工资待办事项，以节省发放工资当天的时间。

有关完整详细信息，请参阅 Toast Payroll：开始使用工资待办事项。

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建议时间表

Toast 建议按此节奏执行这些操作，以便工资发放日既快捷又可预测。

遵循此清单可使您在处理和提交工资单当天的工作最高效、最轻松。

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常见问题解答

为什么工资单中缺少某位员工？

工资单中缺少员工最常见的原因是其职位开始日期与薪资周期不匹配、存在未付员工标签（在 Toast Web 中添加但未在 Toast Payroll 中添加），或薪资组不匹配。请按此顺序检查三件事：

1. 职位开始日期。打开员工个人资料，并确认职位开始日期在薪资周期结束日期当天或之前。如果职位在薪资周期之后开始，该员工将不会自动同步到该薪资单。
2. 未付员工标签。导航至 Toast Payroll 中的团队。（当您在 Toast Payroll 中选择团队时，您应该会看到一个以payroll.toasttab.com开头的 URL。）访问在 Toast Web 中导航 Toast Payroll以了解新的 Toast Payroll 导航如何工作。）如果员工显示未付员工标签，说明他们是在 Toast Web 中添加的，但未在 Toast Payroll 中添加。选择三个点 > 将员工添加到薪资单并完善其个人资料。
3. 薪资组匹配。在员工的职位页面上，确认其薪资组与您正在运行的薪资的薪资组相匹配。请参阅Toast Payroll：获取薪资帮助以了解缺失员工的故障排除流程。

如果员工本应在已提交的薪资中获得报酬，您有三种方式向其支付——请参阅Toast Payroll：获取薪资帮助。

常见问题：

• • “为什么我的一名员工没有收到工资单？”
  • “此薪资单中缺少一名员工”
  • “为什么我的新员工不在薪资名单中？”

为什么员工在薪资单中显示的工时比其考勤表上的多？

这通常是因为工时录入管理报告和 Toast Payroll 考勤表显示的范围不同——最常见的是日期范围不同、仅显示单个班次而非整个薪资周期，或者由于职位变更或小费同步延迟导致工时被拆分到两张考勤表中。

1. 在 Toast Web 中，打开 报告 > 劳动力 > 工时录入管理，并确认日期范围与薪资周期相符。
2. 确认您查看的是员工的所有班次，而不是单日班次。
3. 在 Toast Payroll 中，检查 工时 页面，查看同一员工在同一薪资周期内是否有多个工时表。在薪资周期结束前批准工时表、延迟提交小费、MID 周期职位变动或在两个不同的薪资组工作，都可能导致出现多个工时表。

如果您怀疑工时录入同步有误，请参阅 Toast Payroll 中的故障排除流程：获取工时表相关帮助。

常见问题：

• • “工时表与薪资系统中的工时数不符”
  • “薪资系统中的工时数与员工实际工作工时数不同”

如何编辑和批准工时表？

要编辑工时录入，请在 Toast Web 中进行修正，而不是在 Toast Payroll 中。Toast Payroll 的工时表编辑内容不会同步回 Toast Web，并会导致报告不准确。

1. 在 Toast Web 中，导航至 报告 > 劳动力 > 工时录入管理。
2. 直接编辑 上班时间、下班时间 或 现金小费申报 字段，然后选择勾选标记进行保存。更改会立即同步到 Toast Payroll。
3. 在 Toast Payroll 中，导航至 工时 页面，选择正确薪资的工时表，然后选择 批准（或在筛选后对多个工时表使用 全部批准）。

有关完整编辑、取消批准和重新打开的说明，请参阅 Toast Payroll：管理工时表。

常见问题：

• • “如何批准工时表？”
  • “我可以在 Toast Payroll 中编辑工时表吗？”

薪资系统显示已准备好运行，但我仍有工时表需要批准。我该怎么办？

如果显示“准备就绪”状态，但您仍看到未批准的工时表，则这些工时表可能属于不同的工资单，工资周期可能尚未结束，或者已启用了自动批准工时表功能。

1. 在 工时 页面上，使用 工资单 列上方的下拉菜单筛选您正在处理的工资单。
2. 仅批准目标工资单的工时表。批准未来工资单的工时表将为该员工创建第二份工时表。
3. 如果启用了自动批准工时表功能，批准 按钮将不会显示——当您开始处理工资单时，工时表将自动批准。请参阅Toast Payroll：管理工时表以进行自动批准设置。

常见问题：

• • “工资单已准备就绪，但我仍有待处理的工时表”

信用卡小费会自动添加到每位员工的支票中吗？

这取决于您的小费处理方式。如果您的餐厅使用 Toast 小费管理工具，并且您已批准并将该工资周期的小费发送至工资单，这些小费将显示在员工工时表上，并通过工资单发放。如果您的餐厅直接从 Toast Web 同步小费，小费金额会自动显示在工时表上。如果您导入小费电子表格，则必须在工资单处理前上传它。

在所有情况下，请在批准工时表之前确认每位员工工时表上的小费总额与源数据一致。对于所有三种途径，请参阅 Toast Payroll：管理和集成小费。

常见问题：

• • “信用卡小费会自动添加到工资单中吗？”
  • “由我发放的信用卡小费会自动添加到每位员工的支票中吗？”

如何为员工添加扣款或工资扣押？

添加扣款的方式取决于它是循环的雇主管理扣款还是法院命令的工资扣押。

• 循环扣款（雇主管理）。导航至员工个人资料 > 循环 选项卡，然后添加或编辑循环扣款。有关详细信息，请参阅 Toast Payroll：添加或编辑收入与扣款。
• 工资扣押、子女抚养费令、留置权或征税。这些必须由 Toast 客户服务部门安装。请通过任何 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天圆点发送完整的订单——包括每一页、每一张工作表。Toast 不会填写订单中的工作表或答题纸；这是客户的责任。有关扣押工作原理的背景信息，请参阅 Toast Payroll：工资扣押常见问题解答。

常见问题：

• • “我该如何设置子女抚养费扣款？”
  • “如何添加扣款？”
  • “如何更改工资扣款？”

我正在切换到 Toast Payroll。我该如何为首次发放工资做准备？

在您通过 Toast Payroll 发放首次工资之前，您的入职顾问应安排一次启动电话会议，指导您完成首次工资发放并敲定最后步骤。如果您尚未收到入职顾问的消息，请通过 Toast Payroll 页面右下角的蓝色聊天圆点联系我们，以便客户服务部门为您建立联系。

在等待期间，您可以使用此清单进行准备：

• 核实从您之前的服务提供商处导入的员工数据——姓名、地址、工资率、税务信息、直接存款账户。
• 确认工资组、工资发放频率和支票日期与您的预期相符。
• 核实并编辑 Toast Web 中即将到来的工资发放周期的工时记录。

您的入职顾问将确认最终的切换日期，并指导您完成首次运行。Toast薪资管理：“准备运行薪资”清单适用于此后的每一次薪资发放。

常见问题：

• • “我们正在切换到Toast薪资管理，接下来我该做什么？”
  • “Toast上的首次薪资发放——我需要做什么？”

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在联系客户服务之前

某些薪资设置操作只能由Toast客户服务部门完成。最常见的是工资扣押、子女抚养费令、留置权和征税——出于合规原因，Toast会代表您安装这些设置。在就其中一项问题联系客户服务之前，请收集以下项目以加快解决速度。

对于工资扣押、子女抚养费令、留置权或征税，请收集：

• 完整的法院命令，包括所有页面以及任何工作表或答题纸
• 员工在Toast薪资管理中显示的全名
• 确认该员工是否仍在您的企业工作（如果不是，请通知签发机构——您无需向前员工收取费用）
• 如果订单上未注明，请提供机构名称和汇款详情

通过任何Toast薪资管理页面右下角的蓝色聊天圆点发送订单。客户服务团队将设置扣款并确认设置完成。随后，员工档案中将出现一项定期扣款。

注意：Toast薪资管理不设置医疗子女抚养费扣款。请按照这些订单上的说明在Toast薪资管理之外进行处理。

对于其他薪资准备问题，Toast薪资管理：中的故障排除流程获取薪资帮助涵盖了员工缺失、工时表错误、收入或扣款缺失或错误以及薪资不平衡等问题。

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他专业建议。请咨询律师或其他专业人士以获取建议。