Toast Payroll：填写 I-9 表格

本文内容：

I-9 表格部分
在员工入职期间填写 I-9 表格
查找并下载 I-9 表格
电子 I-9 表格系统信息
I-9 表格审计

I-9 表格部分

I-9 表格包含三个主要部分：

第 1 部分：此部分由员工填写，包含其个人信息（如姓名、地址和社会安全号码 (SSN)）以及关于就业授权的证明。
第 2 部分：此部分由雇主填写，涉及核实并证明员工的身份和工作授权文件。
补充 B（前身为第 3 部分）：此部分为可选内容，用于更新信息（如法定姓名变更或重新聘用），需在发生变更时重新查看。
1. 当员工在 Toast Payroll 中被重新聘用时，其重新聘用清单会提示需要重新查看其 I-9 表格，以确认其准确性或进行更新。

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在员工入职期间填写 I-9 表格

员工在新员工入职期间，会收到直接从其入职清单中填写 I-9 表格的提示。为符合合规要求，员工应在入职三天内填写此表格。如果员工存在于多个公司代码中，他们应在每个公司代码中填写一份 I-9 表格（以及W-4 表格，如果适用）。
1. 他们也可以通过导航至我的个人资料 > 税务与文档 > I-9直接找到该表格。如果地址或姓名发生变更，他们可以通过此方式进行编辑。
员工将完成所有问题并填写 I-9 表格第 1 部分中的所有字段。选择蓝色I-9 表格说明链接以获取填写表格的帮助。
信息输入完成后，员工将签署表格并证明其所提供信息的准确性。
选择 下一步 按钮以保存此信息并返回入职清单。
员工完成入职清单后，雇主将负责完成 I-9 表格的第 2 部分。他们应导航至员工个人资料 > 税务与文档 > I-9并选择编辑。选择顶部的蓝色说明按钮以获取来自 USCIS 的指导。
1. 您可以通过选择 文档库 选项卡，选择 添加 +，并按照 Toast Payroll 中的步骤操作来上传任何证明文件或材料：将文件上传至员工的文档库。Toast 强烈建议<7>将这些证明文件或材料保留在您的企业档案中，但无需将其上传至 Toast Payroll。
2. 根据 IRS 指南，拥有 HR+ 安全角色的新员工将无法自行完成其 I-9 表格的第 2 部分。需要由另一位 HR+ 用户为他们完成此部分。

一旦完成这些步骤，将无法取消验证、删除或移除 I-9 表格。不过，您可以前往员工个人资料并选择 税务与文档 > I-9，向下滚动至 第 2 部分，然后选择编辑，以更新之前已验证的表格。

注意：对于员工而言，I-9 表格 和 W-2 表格 并非同一种文档，且您只需填写其中一种。

I-9 表格：您需自行填写第 1 部分。登录 payroll.toasttab.com 并导航至 我的个人资料 > 税务与文档 > I-9。填写所有字段，签名，然后选择 下一步。您的雇主负责填写第 2 部分。请在入职日期后的三天内完成此操作。如果您在多个公司代码下工作，请在每个代码下各填写一份 I-9 表格。
W-4 表格：这是员工填写的税务预扣表格。前往 我的个人资料 > 税务与文档 > 税务表格，选择 联邦 W-4 超链接，填写表格，然后选择页面底部的提交以批准您的更新。有关填写联邦 W-4 表格的指南，请访问美国国税局 (IRS) 网站。如果您在多个公司代码下工作，请在每个代码下各填写一份。请参阅 Toast Payroll：更新 W4 信息以了解更多信息。
W-2 表格：您无需填写此表格。Toast Payroll 会在纳税年度结束后根据您的工资单数据生成该表格，您 I-9 表格和个人资料上的姓名与地址将显示在表格上。要查看或下载它，请导航至 我的个人资料 > 税务与文档 > 年终文档。请参阅 Toast Payroll：管理 W-2 表格体验以了解更多信息。

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查找并下载 I-9 表格

一旦员工完成入职流程，即可下载 I-9 表格的副本。要查找员工的 I-9 表格，请导航至该员工的个人资料并选择 税务与文档 > I-9，然后选择页面顶部的下载按钮。

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电子 I-9 表格系统信息

雇主有时可能会被要求提供有关其所使用的电子 I-9 表格系统的某些信息。所请求的信息可能包括：

系统名称
与您的电子生成/修改/存储的 I-9 表格相关的内部业务实践/协议，包括其生成、使用、存储、安全以及检查和质量保证程序。
用于标识 I-9 表格中包含的电子信息如何与每位员工关联的索引系统。
描述用于获取电子签名的系统的文档，包括签署 I-9 表格的个人的身份和证明。
每份电子生成/修改/存储的 I-9 表格的审计追踪。

如果您需要有关上述内容的信息，请通过选择任何 Toast Payroll 页面右下角的 蓝色聊天按钮 联系客户服务部。

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I-9 表格审计

如果发生 I-9 表格审计，或者如果您正在寻求 I-9 表格审计追踪，请通过选择任何 Toast Payroll 页面右下角的 蓝色聊天按钮 联系客户服务部。

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。