Toast Payroll：填写 I-9 表格

本文内容：

I-9 表格部分
在员工入职期间填写 I-9 表格
查找并下载 I-9 表格
电子 I-9 表格系统信息
I-9 表格审计

I-9 表格部分

I-9 表格包含三个主要部分：

第 1 部分：此部分由员工填写，包含其个人信息（如姓名、地址和社会安全号码 (SSN)），以及关于就业授权的证明。
第 2 部分：此部分由雇主填写，涉及核实并证明员工的身份和工作授权文件。
补充 B（前身为第 3 部分）：此部分为可选内容，用于处理法定姓名变更或重新聘用等更新，需在发生变更时重新查看。
1. 当员工在 Toast Payroll 中被重新聘用时，其重新聘用清单会提示需要重新查看其 I-9 表格，以确认其准确性或进行更新。

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在员工入职期间填写 I-9 表格

员工在进行新员工入职时，系统会提示他们直接从入职清单中填写 I-9 表格。为符合规定，员工应在入职三天内填写此表格。如果员工存在于多个公司代码中，他们应在每个公司代码中填写一份 I-9 表格（以及W-4 表格，如果适用）。
1. 他们也可以通过登录 payroll.toasttab.com 并导航至 我的个人资料 > 税务与文档 > I-9 直接找到该表格。如果地址或姓名发生变更，他们可以通过此方式进行编辑。如果他们在屏幕左侧没有看到我的个人资料，他们应从左侧的 Toast Web 导航栏中选择薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。
2. 客户及其员工可以选择使用 I-9 表格的纸质副本，而不是此电子版本。如果采取此途径，我们建议雇主应将完整填写好的I-9 表格副本添加到员工的 Toast Payroll 个人资料中。从他们的个人资料中，导航至税务与文档，选择添加+，然后上传文件。在“类别”中选择I9。
员工将完成所有问题并填写 I-9 表格第 1 部分的所有字段。选择蓝色的I-9 表格说明链接以获取填写表格的帮助。
信息输入完成后，员工将签署表格并证明其所提供信息的准确性。
选择下一步按钮以保存此信息并返回入职清单。
员工完成入职清单后，雇主将负责处理 I-9 表格的第 2 部分。他们应导航至员工个人资料 > 税务与文档 > I-9并选择编辑。（通过访问在 Toast Web 中导航 Toast Payroll了解新的 Toast Payroll 导航的工作方式。）选择顶部的蓝色说明按钮以获取来自 USCIS 的指导。
1. 您可以通过选择 文档库 选项卡，选择 添加 +，并按照 Toast Payroll 中的步骤操作，上传任何证明文件或材料：将文件上传至员工的文档库。Toast 强烈建议将这些证明文件或材料保存在您的企业内部，但它们无需上传至 Toast Payroll。
2. 具有 HR+ 安全角色的新员工将无法根据 IRS 指南自行完成 I-9 表格的第 2 部分。需要由另一位 HR+ 用户为他们完成此部分。

一旦您完成了这些步骤，就无法取消验证、删除或移除 I-9 表格。但是，您可以通过导航至员工资料并选择 税务与文档 > I-9，向下滚动至 第 2 部分，然后选择编辑来更新之前已验证的表格。

注意：对于员工而言，I-9 表格 和 W-2 表格 不是同一种文档，且您只需填写 I-9 表格的一部分。您还需要填写 W-4 表格

I-9 表格：您自行填写第 1 部分。登录 payroll.toasttab.com 并导航至 我的资料 > 税务与文档 > I-9。填写所有字段，签名，然后选择 下一步。您的雇主会填写第 2 部分。他们应在您入职后的三天内完成此操作。如果您在多个 FEIN 下工作，请在每个 FEIN 中分别填写一份 I-9 表格。
- 如果您在屏幕左侧没有看到 我的资料，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。
W-4 表格：这是员工填写的预扣税表格。导航至 我的资料 > 税务与文档 > 税务表格，选择 联邦 W-4 超链接，填写表格，然后选择页面底部的提交以批准您的更新。有关填写联邦 W-4 表格的指南可在 IRS 网站上找到。如果您在多个公司代码下工作，请为每个公司代码分别填写一份。请参阅Toast Payroll：更新 W4 信息以了解更多详情。
- 如果您在屏幕左侧没有看到 我的资料，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。
W-2 表格：您无需填写此表。Toast Payroll 会在纳税年度结束后根据您的工资数据生成该表格，表格上显示的是您 I-9 表格和个人资料中的姓名与地址。要查看或下载该表格，请导航至My Profile > Taxes & Documents > Year End Documents。请参阅Toast Payroll：管理 W-2 表格体验以了解更多详情。
- 如果您在屏幕左侧没有看到 我的资料，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。

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查找并下载 I-9 表格

一旦员工完成入职流程，即可下载一份 I-9 表格副本。要查找员工的 I-9 表格，请导航至该员工的个人资料并选择 Taxes & Documents > I-9，然后选择页面顶部的 Download 按钮。如需了解新的 Toast Payroll 导航功能，请访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web。

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电子 I-9 表格系统信息

雇主有时可能会被要求提供有关其所使用的电子 I-9 表格系统的特定信息。所要求的信息可能包括：

系统名称
与电子生成/修改/存储的 I-9 表格相关的内部业务实践/协议，包括其生成、使用、存储、安全以及检查和质量保证程序。
用于标识 I-9 表格中包含的电子信息如何与每位员工关联的索引系统。
描述用于获取电子签名的系统的文档，包括签署 I-9 表格的个人的身份和证明。
每份以电子方式生成/修改/存储的 I-9 表格的审计追踪。

如果您需要有关上述内容的信息，请通过选择 Toast Payroll 页面右下角的 蓝色聊天按钮 联系客户服务部。

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I-9 表格审计

如果发生 I-9 表格审计，或者您需要寻求 I-9 表格审计追踪，请通过选择 Toast Payroll 页面右下角的 蓝色聊天按钮 联系客户服务部。

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此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。