集成 Toast 薪资管理系统和 xtraCHEF

本文内容：

• Toast 薪资管理 + ⁇ xtraCHEF 集成摘要
• 工资单设置分步指南
  • 通用
  • 与会计系统同步
  • 工资单映射
  • 配置最佳实践
• QuickBooks 工资单同步
  • QuickBooks Online
  • QuickBooks 桌面端
• xtraCHEF 和 Toast 薪资管理集成常见问题
  • 为什么我在设置菜单中没有看到工资单？
  • 为什么运营摘要不显示主要成本？
  • 分配总账后，为什么需要选择供应商或客户？
  • 我是否需要将工资单数据同步到会计平台？

Toast 薪资管理 + xtraCHEF 集成摘要

注意： 我们正处于测试阶段。Toast 薪资管理系统和 QuickBooks Online 的新集成正处于测试阶段。如果您想了解如何集成这两个没有 xtraCHEF 的系统，请选择链接以发现该功能，并查看您是否有资格加入测试版。请注意，此集成仅包括薪资数据同步。

配置完成后，您的 Toast 薪资数据将自动导入 xtraCHEF 进行高级报告，并提取至您的会计软件（目前，薪资提取功能仅适用于 ⁇ QuickBooks Online 和 ⁇ QuickBooks Desktop)。这消除了手动输入数据或第三方集成工具的必要性，同时减少了人为出错的空间。

同时同步到 xtraCHEF 和您的会计软件可以为您（和/或您的会计师或记账员）节省时间，因为您可以在工资处理完毕的第二天将工资日记账分录入账到会计软件中。集成后，您的 xtraCHEF 运营摘要也将获得更大的价值。

让我们来探讨如何添加和配置这个新的集成。

工资单设置分步指南：

本视频介绍如何将总账代码和劳动力组映射到 Toast 薪资行项目，从而集成 xtraCHEF 和 Toast 薪资管理系统。

1. 在 xtraCHEF 的右上角，导航至齿轮图标 >“薪金管理系统”。
   1. 注意： 如果您同时使用 Toast 薪资管理系统和 xtraCHEF，系统将自动启动此集成。 如果您未在此菜单中看到“工资单设置”选项，请联系 进行关联。
2. 如果您已经关联 xtraCHEF 和 Toast 薪资管理账户，那么您将看到以下薪资管理设置屏幕：
   
   
   
   
3. 您可以在此处开始常规设置，配置您的同步至会计系统，并将总账代码和薪资组映射至相应的薪资类别。完成这些操作后，您的账户设置将完成。请继续阅读下面的每个部分。

通用

在“薪资设置”的“常规配置”部分进行选择，将决定您的运营摘要报告中薪资的分解方式。
 

步骤 #1：报告分配

为完成此步骤，请验证您的报告分配额

如果您每两周或每月发放一次工资，请选择“薪酬周期跨度”。 这将将支出分配到一段时间内，以便更好地评估您的业务健康状况。分配的金额将是薪资期间每周的平均数。

若您希望工资支出在支付当周的“营业摘要”中显示，请改为选择“薪资周期末日”。

注意： 如果您的发薪频率是每两周一次，并且您选择了“薪资周期的最后一天”，则有一周的工资总额将全部分配到薪资周期的最后一天，因此这一周的工资总额将比另一周的工资总额多。

步骤 2：门店处理

接下来，将您的与其对应的门店匹配，以完成门店处理。Toast 薪资管理系统使用薪资组对员工进行分组和排序，以便他们按不同的付薪频率从不同的公司账户领取工资。

门店处理是指无论您有多少个门店，您如何在 Toast 薪资管理系统中处理工资单。应将 Toast 薪资管理系统中的薪资组分配到 xtraCHEF 中的相应门店。如适用，可能会将多个薪资组分配到相同的 xtraCHEF 门店。但是，不能将单个薪资组拆分到多个 xtraCHEF 门店。将为每个薪资组创建日记账分录。

与会计系统同步

完成常规配置后，请继续下一节。 在那里，您将看到以下步骤和字段。
 

步骤 3 工资单同步

若您使用 QuickBooks，启用工资单同步切换开关可允许我们将工资单日记账分录过账至 QuickBooks。如果您想将您的工资单数据导入 xtraCHEF，仅用于报告（即计算），而您不希望或不需要我们将该数据导入您的会计软件，您可以禁用此设置。默认情况下，当您开启工资单同步时，会出现以下选项：
 

步骤 4：开始日期

将您的 Toast 薪资管理账户连接到 xtraCHEF 后，我们将自动导入当年的所有薪资数据。在许多情况下，您已经将之前的周期过账至您的会计系统，只需我们在特定日期开始将日记账分录过账至您的会计系统即可。在此处选择该日期。
 

步骤 5：按分类过账

如果您的会计软件已启用类别跟踪功能，并希望我们为您的工资日记账分录分配类别，请开启此功能。​​​​​​

类别是由公司定义并在交易上设置的维度，用于扩展报告功能和见解。请在从 QuickBooks ⁇ 了解详情，并在了解 xtraCHEF 的工作原理。
 

步骤 6：日记账分录过账日期

许多客户倾向于将工资日记账分录的日期与其所代表的薪资周期的最后日期保持一致，以便与其财务日历保持一致。如果您希望与账单日期保持一致，请选择该选项。
 

步骤 7：摘要

为了简化银行对账流程，xtraCHEF 默认汇总您的已缴税款、雇主税费和其他费用。 在您选择汇总付款之前，请务必考虑您的 Toast 薪资管理系统的资金筹集和对账方式。

• 如果您为自己的账单充值，系统将针对每笔账单（按过账金额）分别使用您的账户。在这种情况下，仅拥有付款摘要可能会使工资单核对变得复杂。
• 另一方面，如果 Toast 为您的账单注资，您的账户每个周期只能使用一次。在此处，添加摘要可简化工资对账。

别忘了点击页面顶部的“保存”按钮，在此处完成您的选择。

工资单映射

接下来，您需要在工资单映射中为 xtraCHEF 从您的 Toast 工资单账户中提取的所有细列项目分配总账代码和劳动力组。首先，选择工资单映射。

此页面有多个部分，您可以使用最左侧的标签页快速导航到每个部分。这些部分中的每个部分以及每个细列项目都需要有对应的总账描述、类别（如果启用）和劳动力组（如果适用）。只有在上一页启用了“按分类过账”切换开关时，您才能看到“类”列。这些单品将用于编制已发布到您会计软件的工资日记账分录，并且也会显示在 xtraCHEF 中的“经营摘要”中。

总账描述备注

由您 组成，用于轻松跟踪资金的去向和来源。通常情况下，总账代码还会按账户类型细分，如资产、负债、收入、股权、销售成本 (COGS) 和费用。对于薪资管理系统，设置通常用于处理您的负债账户、支出账户、银行账户和其他预扣款账户。
 

关于劳动力群体的备注

这是一种在工资单中对不同职位或费用类型进行分类的方法。例如，您所有的前厅时薪工作（如服务员、收银员、调酒师）都可能被归入前厅时薪员工组。而您的后厨小时工工作（生产线厨师、备餐厨师、洗碗工）可能会被分配到内场小时工组。

作为人工成本一部分的雇主税及任何企业开支的福利也将被分配到 xtraCHEF 中的劳动力组。为方便起见，我们已为此提供一组默认劳动力组。
 

步骤 8 映射

在本部分中，考虑与细列项目匹配的总账描述和人工成本组至关重要。当日记账分录推送到 QuickBooks 时，细列项目的金额将过账至您指定的总账描述中。在选择总账描述时，您会注意到许多行都有建议。xtraCHEF 会考虑您所在的部分和您查看的行项目，并尝试提供最佳匹配。选择您认为准确的总账；若总账为正，请选择“查看所有总账描述”，查看完整的会计科目表。

选择总账代码后，分配一个劳动力组。同样，选择下拉框。然后选择相应的劳动力组。 您只需将人工组分配到作为企业支出的细列项目即可。

人工成本要出现在 xtraCHEF 的运营摘要中，并在计算主要成本时加以考虑，唯一的方法就是将其分配到人工组。

注意： 只有在上一页启用了“按分类过账”切换开关时，您才能看到“分类”列。如果启用，请按照与类相同的步骤进行操作。 

配置最佳实践

1. 熟悉您的总账代码：考虑阅读以下表和 ，用于记录总账代码及其用途。此外，检查您的总账代码并考虑薪资管理系统中哪些选项也应过账，将有助于简化您的薪资同步体验。
2. 选择“+创建”以添加劳动力组：默认情况下，xtraCHEF 会创建劳动力组供您在工资单映射时使用。如有需要，您可以通过选择“ ⁇ +创建”，从劳动力组下拉菜单中创建其他劳动力组。
   
   
   
   
3. 使用批量更新：通过选中类别中顶部的复选框（紧邻职位或描述），系统将自动选择该类别中的所有单品。您现在可以使用批量更新下拉菜单将总账描述、类别和/或劳动力组分配给每个所选细列项目。
   
   
   
   
4. 复制到其他位置：如果您在一个租户(账户)下拥有多个门店，并且您已完成并保存了一个门店的工资单设置 ⁇ ，则可以将工作复制到另一个门店。为此，请从未完成的门店重新访问薪资设置，然后选择“复制自”。 这使您能够将选定门店的所有映射导入当前门店。
   
   

QuickBooks 工资单同步

完成和后，xtraCHEF 将能够根据您建立的框架自动创建薪资日记账分录。
 

QuickBooks Online

如果您使用 QuickBooks 的在线版本，您的工资单同步将自动提取。您可以通过 监控这些日记账分录及其与 QuickBooks Online 账户的同步情况。 
 

QuickBooks 桌面端

1. 如果您使用的是桌面版的 QuickBooks，则可以通过 下载您的工资单同步。要下载这些文件，请导航至 Sync Monitor 并选择带有绿色薪资标签的日期。
   
   
   
   
2. 接下来，选择工资金额，以便在 xtraCHEF 中查看您的工资日记账分录。
   
   
   
   
3. 最后，选择“操作”。您可在此处找到“下载 QuickBooks ⁇ Desktop IIF 文件”按钮。
   1. 如果您没有看到“下载 QuickBooks ⁇ Desktop IIF 文件”按钮，则可能无法启用工资日记账分录的 IIF 下载。如需更新此信息，请联系客户服务团队。
      
      
      
      
4. 下载后，您将可以直接将 QuickBooks Desktop IIF 文件上传至您的 QuickBooks Desktop 账户，并将工资单数据与您的会计数据同步。

xtraCHEF 和 Toast 薪资管理集成常见问题

为什么我在设置菜单中没有看到工资单？

您必须是 Toast 薪资管理系统的客户才能显示此内容。如果您仍未看到薪资管理系统设置，请联系客户服务团队，并要求我们完成 Toast 薪资管理系统与 xtraCHEF 之间的连接。

为什么运营摘要不显示主要成本？

只有在已分配劳动力组的情况下，劳动力才会出现在运营摘要中。 

分配总账后，为什么需要选择供应商或客户？

通常情况下，在将 Toast 薪资管理系统与您的会计系统集成时，您需要将薪资数据关联到支出或责任总账代码。如果您希望映射至应付账款或应收账款总账代码，您还需要在 QuickBooks 中选择对应的供应商或客户。

我是否需要将工资单数据同步到会计平台？

没有！您可以选择只让 xtraCHEF 接收工资。您只需在设置中开启“工资单同步”选项即可。 

此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。