xtraCHEF：映射发票项目

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Toast Classroom - xtraCHEF 的第一步

本文内容：

映射发票项目介绍
比较类别和 GL 代码
映射您的发票项目
- 导航
- 映射发票项目
合并重复产品
重新处理发票
默认类别和预测映射
后续步骤
映射发票项目常见问题

映射发票项目介绍

映射发票项目是 xtraCHEF 中所有数据和分析的起点。这也是文档（发票和收据）对账过程的最后一步。

上传文档后，xtraCHEF 的自动化将逐一读取并拆分您的采购发票项目。映射发票项目是您所有单独采购可用于映射到其对应的采购类别的地方。类别本身映射到GL 代码，这是您的会计系统所使用的。

每个新项目在处理过的发票上首次出现时必须在 xtraCHEF 中进行映射。一旦分配，xtraCHEF 将记住您的类别选择，并将在未来自动为您映射这些项目。

注意：自动化是通过手动将发票项目映射到类别（及后续的 GL 代码）逐步创建的。带有前所未见的发票项目或来自新供应商的文档，如果您不采取行动并在此处进行映射，将无法继续其对账旅程。

通过映射您的文档，xtraCHEF 将：

开始开发机器学习和自动化
完成上传文档的对账旅程，并将其提取到任何集成的会计系统中（如适用）
按 GL 代码、类别和发票项目记录采购总额，以便于报告、分析，以及额外的食品成本跟踪相关见解（如下图所示）。

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比较类别和 GL 代码

在 xtraCHEF 中，采购类别可以详细扩展（如农产品、肉类、乳制品），并且可以全部映射到一个名为食品成本的单一 GL 代码。这些采购类别提供了一种更具分析性的方式来细分您的采购数据，以便更好、更详细地洞察您究竟在采购什么，而无需在会计软件中为本质上相同的东西混乱地添加多个 GL 代码。

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映射您的发票项目

下面的 3 分钟视频涵盖了映射发票项目的基础知识，并强调了为您的项目“编码”的好处。

导航

首先导航到 M映射发票项目 在您的 xtraCHEF 导航栏上。如果您有待映射的项目，您会在这里注意到一个红色通知点。

在此页面上，任何待映射的发票项目可以分配给一个 自定义类别（在 xtraCHEF 中创建），该类别映射到一个 总账 (GL) 代码（与您的会计系统同步）。

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映射发票项目

从这里开始，将您的发票映射到相应的自定义或默认类别。这可以一次性为整个发票完成，也可以逐项完成。为此，请选择类别下拉菜单。

有关默认类别选项的更多信息，请参见默认类别和预测映射部分。对发票上的所有项目重复此步骤。完成映射后，选择您映射的发票项目并提交选定项目。

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合并重复产品

导航到映射发票项目。
在每行右侧的虚线选项下，将提供一个新选项标记为重复。
选择后，我们将最初使用现有的距离算法并显示建议的产品。仅应提供来自映射供应商的产品。如果项目重复是由于供应商重复，则您将继续当前的联系关怀团队的流程。
您可以随时在搜索字段中输入以覆盖建议，并使用通配符搜索产品，使用项目代码和项目描述。
选择产品时，将显示原始产品的属性。
在合并产品之前，将有明确的信息提示该操作无法撤销。
在合并时，如果原始产品已分配类别，则该项目应从项目映射队列中移出。
如果原始产品没有可用的类别，该项目将保留在项目映射队列中以进行类别分配。

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重新处理发票

xtraCHEF判断为非食品或饮料相关的发票可能会被视为“采购汇总”，这意味着发票的行项目已被汇总为一个总金额，而不是逐项列出。

采购汇总有助于简化映射发票项目的过程，前提是发票似乎只需要一个类别指定。然而，如果发票及其项目需要在多个类别之间拆分，可以利用xtraCHEF的重新处理功能再次提交发票以进行详细处理，方式为采购明细或采购汇总。