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Toast Classroom - xtraCHEF 的第一步

本文内容：

• 发票概述
• 查看发票状态
  • 需要执行操作
  • 已拒绝
  • 正在处理
  • 已完成
• 发票操作
  • 更改发票位置
  • 归档发票
  • 下载所有发票
• 后续步骤

发票概述

查看更新后的 发票 页面的简短演示。

随着您的业务收到的所有发票和收据，常常容易忘记上传。xtraCHEF 的 发票 页面使您能够快速查看已上传的发票并查看其状态。使用此页面识别遗漏的发票上传，并跟踪任何潜在的拒绝和当前正在 xtraCHEF 系统中处理的文档。您也可以通过此页面上传发票。访问 xtraCHEF：上传发票和收据（桌面）以获取更多详细信息。

全新！用户可以更轻松地找到他们所寻找的发票或发票组。发票页面上的搜索栏现在使用大型语言模型功能，因此您可以使用自然语言搜索来定位发票。例如，尝试输入类似"我想要过去60天内来自XYZ供应商的发票"或"获取所有XYZ地点的发票，金额低于250美元。"请大胆尝试您的搜索查询，xtraCHEF将处理其余的，无需麻烦地搜索、过滤和滚动，直到找到您需要的内容。

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查看发票状态

从您的xtraCHEF导航菜单中选择发票。此页面分为五个不同的选项卡，反映发票状态。页面默认显示所有发票，但您可以选择需要采取行动、已拒绝、处理中或已完成以按状态查看相应的文档。

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需要采取行动

任何有异常的文档将出现在此页面上。异常是指需要进一步操作以处理的发票的旧称。了解您在xtraCHEF中看到的原因：需要采取行动的发票。

截至2024年7月，需采取行动的发票也可以在xtraCHEF移动应用上重新处理。请参阅上面的链接以获取操作步骤。

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已拒绝

发票可能因多种原因在 Rejected 标签中。常见的拒绝原因包括缺少信息、无关文件或无法辨认的上传。租户管理员可以配置自定义拒绝标准。 

重复发票也会被归档在拒绝标签中。通过选择 状态 下拉菜单并勾选 重复 的框来单独查看这些。 有关拒绝的更详细解释以及如何避免它们，请访问 xtraCHEF：发票拒绝。该文章还涵盖了如何在 xtraCHEF 移动应用上重新处理被拒绝的发票。

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正在处理

上传到 xtraCHEF 的发票、收据和其他文件必须首先经过审核，以确保它们可用。在您的文件待审核期间，您会在 正在处理 标签中找到它们。文件可以在处理状态下保持最长 24 小时，尽管通常在 6 到 8 小时内处理。使用此标签查看您文件的进度。

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已完成

所有已被 xtraCHEF 批准并准备使用的文件将列在 已完成 标签下。处理过的项目将按时间顺序列出，尽管您可以根据需要搜索特定的发票号码或类型。您还可以按供应商、发票日期、应付金额等对处理过的文件进行排序；只需选择列名。

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发票操作

您发票页面的两个常见用例是手动拒绝上传的文档或更改其上传位置（即，发票上传到您xtraCHEF租户/账户中的错误位置）。

更改发票位置

要更改发票的位置，请从发票表中选择上传项。选择位置下拉菜单以更改位置，然后选择提交更改。

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归档发票

要从xtraCHEF中删除已上传的发票，请选择该行项目并选择归档按钮。


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下载所有发票

如果您希望获取包含您已上传到xtraCHEF数据库的所有发票的文件，客户服务可以协助您。通过任何xtraCHEF页面右下角的蓝色聊天按钮与我们联系，并请求批量发票图像文件。我们将向您发送一封包含有效期为一周的文件链接的电子邮件。注意：由于此请求的复杂性和文件大小，此电子邮件可能需要24小时或更长时间。

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后续步骤

根据发票的状态，您可能需要采取行动以推动文档完成对账过程。 有关可能需要的潜在操作的更多信息（即需要操作或映射发票项目），请访问xtraCHEF：如何对账发票。