xtraCHEF：上传发票和收据（桌面）
上次更新时间：2026年3月25日 15:31
发票上传摘要
xtraCHEF 将高级报告、分析和成本跟踪功能触手可及，一切从上传文档开始。这是因为，核对后的发票和收据不仅能让您对消费有直观了解，还能让您对食物主要成本（仅使用 xtraCHEF 专业版）和库存价值（专业版）有直观了解，还能让您了解经营摘要（xtraCHEF 基础版和专业版）、预算（基础版和专业版）和COGS（基础版和专业版）等高级指标。
注意： 发票上传后，首先需要您注意核对。最初的人工操作将创造机器学习（并节省时间），以便将来自动对账。
要了解企业的整体健康状况，xtraCHEF 首先需要了解资金流向和商品成本。
AI 自动化也是您 xtraCHEF 订阅的核心功能，它使对账发票能够提取到您的会计系统和技术堆栈中，从而节省时间，并通过机器学习减少人为错误的空间。
比较收据和发票
通常情况下，发票（QuickBooks 称之为账单）尚未支付给供应商/商店。然而，收据已支付。
当我们在 xtraCHEF 中使用这些术语时，可能会产生混淆，因为当我们听到“收据”这个词时，它通常代表证明单品付款的文件。供应商收据并非总是如此。有时，收据看起来就像发票，唯一的区别是一张已经支付，一张没有。收据上通常没有“收据”字样。
请务必以不同方式跟踪/记录发票和收据，以避免向供应商重复付款以及重复过账或记录费用。提交至 xtraCHEF 并提取至会计软件的发票会告知会计软件“未结”或“未支付”。公司通常会运行一个报告，列出其已记录特定时间段内的所有未支付发票，然后向供应商开具账单以支付这些发票。如果您已支付该发票的费用，并且该发票仍在该报告中，您可能会意外再次支付。
当您将收据输入到 xtraCHEF 时，该流程的一部分也是告诉系统该发票的支付方式（支票或信用卡），然后该收据可以连同付款类型一起提取到 QuickBooks 中，以记录交易的双方（购买单品的费用加上为支付该费用而支付的付款）。这意味着您的会计软件已经知道该账单已支付，并且不会显示在未支付账单列表中。
xtraCHEF 不默认将收据直接发送到 QuickBooks。大多数客户使用自动化的银行/信用卡信息源直接进入其 QuickBooks Online 账户，并且 (a) QuickBooks Online 中设置了“规则”，可以在会计软件中自动对这些费用进行分类，或者 (b) 手动处理信息源上的每笔交易并自行分类。如果 xtraCHEF 将这些收据费用导出/过账到 QuickBooks Online，则存在重复过账费用的风险。如果顾客希望启用从 xtraCHEF 到 QuickBooks Online 的导出功能，请确保 QuickBooks 中未设置任何规则，也未设置任何可能导致重复过账的对账流程。通过这种方式，很容易意外重复记账费用，这就是为什么此导出的默认值被禁用。如果启用此功能，客户需要手动调节其银行/信用卡号，并将 QuickBooks 中银行/信用卡号的每笔交易与我们过账的相应收据费用手动匹配。
通过电脑上传文档
这段 6 分钟的视频介绍了您可以将发票上传至账户的方式，包括通过桌面版 xtraCHEF 上传文件。
将发票、收据和其他文件添加到 xtraCHEF 最常见的方法是通过 xtraCHEF 控制面板上的“上传文档”按钮。您的控制面板是登录 xtraCHEF 时的默认登录页面。但是，您也可以使用导航栏从任何其他页面访问。
选择此按钮将打开一个侧边栏，您可以在其中找到将文件添加到 xtraCHEF 的不同选项。
即时发票上传
此功能允许用户上传可即时处理的单页发票。此功能没有使用其他上传功能时出现的延迟。您仍可查看上传内容，并在必要时进行更正。使用此功能时，xtraCHEF 将自动为每个细列单品建议一个“采购类别”。
即时上传可能是您默认且唯一的上传选项，或者您可以选择此选项还是标准上传。如果您看到名为“即时上传”的按钮，请选择此选项以开始。否则，选择原始的“上传文档”按钮。注意：即时上传功能默认不可用，因此如果您想启用此功能，请联系 support@xtrachef.com。
即时发票上传将指出需要注意的任何方面，包括是否需要创建新的供应商。重新查看红色部分列出的字段，并根据需要进行更正。
按类型上传文档
要开始上传，请选择您的门店。
接下来，选择“发票、收据”或“对账单”（详见下文）。
根据经验法则，发票是需要支付的“账单”。使用此文件类型上传的文档将在对账后提取到您的会计软件（如适用并集成）。在大多数情况下，您将选择“发票”。
另一方面，收据是已支付的“账单”。默认情况下，此文件类型在调节后将不会提取到您的会计软件（如果适用并集成）。注意：如果您使用 QuickBooks Online，则可以启用收据提取以进行会计处理。有关此设置的更多信息，请考虑阅读我们题为 xtraCHEF：QuickBooks Online 的收据摘要。
对账单也可以作为选项出现在文件类型下，但前提是您的账户启用了供应商对账单对账功能。此选项默认不显示。
选择文档类型后，您可以继续上传文档文件。xtraCHEF 将接受 .jpg、.jpeg、.png 和 .pdf 等文档格式。要上传文档，请将文件拖放到蓝色提交空间。您还可以使用“+ 浏览文件”按钮手动选择要上传的文件。
文件上传后，选择“提交”以将其发送给 xtraCHEF 处理。
如果您的上传成功，系统将弹出通知，通知您文件已上传。
上传最佳实践
为确保 xtraCHEF 成功处理所有上传的文档，我们推荐以下最佳实践：
- 捕获整个发票页面。 扫描或拍摄文件时，请勿裁剪供应商名称、发票 ID、应付总额、细列项目等信息。
- 确保清晰易辨。如果您上传的信息无法辨认，xtraCHEF 将无法正确读取和记录其数据。您可以在光线充足的空间和中性背景下拍摄发票，以确保清晰易辨。
创建文档
我们知道，餐厅生活繁忙，纸张往往是泼洒、污渍和其他侮辱的无辜受害者。如果您的发票或收据破损、污渍或难以辨认，别担心，您仍然可以将其添加到 xtraCHEF。
要手动上传发票/收据详情，请选择位于“上传文档”旁边的下方图片按钮。然后选择“创建文档”。
首先，使用下图的下拉菜单选择您的文件类型（发票、收据或信用备忘录）。
要继续，请开始输入文档详情。为此，请选择您的供应商。在此字段中键入内容将填充已确认的供应商记录。
注意： 如果没有记录出现，或者这是新供应商，请继续手动输入此信息。xtraCHEF 会将新供应商信息记录在您的“供应商”选项卡中，以备将来使用。
接下来，选择“发票日期”字段。您可以手动输入日期，或从日历工具中选择“是”。
然后，输入您的“发票号”。 您可以在必填的发票 # 字段中输入字符或数字。如果您不记得您的发票 #，可以通过选择“随机”图标来随机选择一张发票。
填写完这些信息后，您就可以开始添加构成文档的各个细列项目了。为此，请选择“+ 添加行项目”。
然后，添加重要的细列单品信息，例如单品代码、描述、数量、单价等。
注意：您可以通过重新选择“+添加行项目”来继续根据需要添加行项目。
最后，选择“提交”，将信息发送到 xtraCHEF。如果上传成功，您还可以下载您输入的数据的 PDF 文件，以供记录。
通过电子邮件上传文档
如果您在旅途中或无法登录 xtraCHEF，您可以随时通过电子邮件上传 PDF 格式的发票！在 xtraCHEF 中，每个门店都有一个唯一的电子邮件地址。任何通过电子邮件发送至该 xtraCHEF 地址的发票（PDF 格式）将自动上传到您的账户。
注意：xtraCHEF 仅接受您账户中用户的发票。如需了解有关将员工或供应商添加为用户的更多信息，请考虑阅读我们的《管理用户资料》文章。
您可以在以下两个地方快速找到您门店的电子邮件地址：
- 在您的控制板上
- 在您的“上传文档”页面上
自定义电子邮件地址
这些电子邮件地址默认为您配置。但是，您可以在门店级别进一步自定义地址。 为此，请选择账户右上角的“齿轮”图标。然后选择“门店”。
此操作将引导您前往“门店”页面，您可以在其中查看与您的账户相关的所有门店。每个门店都有一个默认电子邮件地址与之关联。要更改地址，请选择“门店”和“编辑门店详情”。
这将填充您的“编辑门店详情”页面。要继续配置您的 xtraCHEF 电子邮件地址，请选择“将发票发送至”字段，并更改 @xcinvoice.com 之前的文本。在这里，您还可以配置“回复”选项，并添加要包含在发票收据中的电子邮件地址。
准备就绪后，选择“保存”。这将锁定您的更改。如果未选择“保存”，xtraCHEF 将不会记住您的更改。
注意：更改 xtraCHEF 电子邮件地址后，请务必更新发票上传工作流程。您可以通过电子邮件通知任何负责代表您提交文件的员工或供应商。必须观察您的新电子邮件地址，才能成功接收未来的发票。
后续步骤
发票上传后，系统将开始对账流程。首先，此流程需要代表您采取行动，以审查和处理以下事项：
- 拒绝：如果上传的照片或扫描缺少太多数据（由于裁剪或缺页），或图片质量难以辨认，发票可能会被拒绝。有关拒绝的更多信息，请访问我们的文章“xtraCHEF：发票拒绝。
- 需要执行操作：缺少供应商代码、发票号码、日期等部分信息的发票将被停止使用。这些发票始终可以通过提供缺失和必填信息来推送。有关例外情况的更多信息，请访问我们的文章“xtraCHEF：需要操作的发票。
- 映射发票单品： 随着时间的推移，xtraCHEF 会学习将您的单个发票细列项目编码为总分类账 (GL) 代码和类别，以便进行会计和报告。它通过机器学习来做到这一点。然而，当您刚刚起步时，账户 AI 是一个清晰的平台。
当您手动将发票细列项目“编码”为相应的总账代码或类别时，xtraCHEF 将记住您的指定，并代表您重复这些指定。有关映射发票单品的更多信息，请访问我们的文章“xtraCHEF：如何映射发票项目。
xtraCHEF 将继续通过该对账流程引入发票，并开始以分析、报告、预算、运营摘要等形式提供见解。
