Nómina Toast: Detección de Perfiles Duplicados en Toast

Última actualización: 30 abr 2026, 11:21 a.m.

Esta función ayuda a los usuarios de Toast Payroll a prevenir perfiles duplicados cuando agregas un nuevo perfil en Toast Web o Toast Payroll.

Esta guía solo se aplica a las empresas que utilizan Toast Payroll. Si no utiliza Toast Payroll, la detección de perfiles duplicados no está disponible en este momento. Los usuarios de Toast Payroll pueden ver las insignias de perfiles duplicados tanto en Toast Web como en Toast Payroll, como se describe a continuación.

 

En este artículo, encontrarás:

 

Conceptos Básicos de Detección de Perfiles Duplicados

Cuando contrata a un empleado en Toast Payroll, existe el riesgo de crear perfiles duplicados para el mismo empleado, tanto en Toast Web como en Toast Payroll. Los perfiles duplicados pueden causar confusión y errores por varias razones, incluyendo:

 

  • Toast Web 
    • Dónde encontrar datos de reloj de tiempo y propinas en Toast Web. Toast Web puede informar esto en dos lugares.
    • Qué código de acceso POS debe usar un empleado. Un empleado puede estar registrándose en el perfil "incorrecto".
    • A qué trabajos y permisos se le asigna a un empleado. Los trabajos diferentes pueden estar en diferentes perfiles con diferentes códigos de acceso POS.
  • Nómina Toast 
    • Dónde encontrar consejos y entradas de reloj de tiempo sincronizadas desde Toast Web. Toast Payroll puede no contener todas las horas y propinas que un empleado ha registrado.
    • Qué perfil contiene el número de Seguro Social (SSN) preciso de un usuario y la configuración del Formulario W-4. Pueden surgir errores durante la presentación de impuestos trimestral y de fin de año.
    • Lo más importante, qué perfil de Toast Payroll está sincronizado con el perfil correcto de Toast Web para que toda esta información pueda sincronizarse entre los dos sistemas.

 

Esta nueva función viene con una serie de beneficios. Detección de perfiles duplicados:

 

  • Te ayuda a prevenir que se creen perfiles duplicados en primer lugar.
  • Te informa con anticipación al contratar a un empleado si tienen un perfil existente en cualquiera de los sistemas o no.
  • Ofrece indicadores que muestran si una coincidencia potencial es de Toast Web, Toast Payroll, o de ambos.
  • Te da opciones para seleccionar el perfil existente (y navegar por el perfil de ese empleado) o confirmar que estás creando un nuevo perfil.
  • Utiliza mapeo automático al seleccionar un empleado no remunerado de Toast Web desde Toast Payroll.
  • Permite a los empleados fichar lo antes posible.

 

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Qué significa cada insignia

Cuando estás contratando a un empleado en Toast Payroll y te encuentras con una advertencia de perfil duplicado, utiliza esta tabla para consultar rápidamente qué indica cada insignia de perfil duplicado y qué pasos puedes seguir para proceder. Nota:No hay detalles de nómina significa que este perfil existe solo en Toast Web y no hay un perfil "duplicado" en Toast Payroll.

 

InsigniaQué significaQué hacer
Insignia activa Insignia activa: Esta persona ya tiene un perfil activo en Toast Payroll, pero no en Toast Web.

Si esta es la misma persona que estás tratando de contratar, selecciona este recuadro para ser llevado a su perfil de Toast Payroll.

Insignia activa (Sin detalles de nómina) Insignia activa (Sin detalles de nómina): Esta persona ya tiene un perfil activo en Toast Web, pero no en Toast Payroll.Si esta es la misma persona que estás tratando de contratar, selecciona este recuadro para ser llevado al flujo de trabajo de nuevo empleado en Toast Payroll. Nota:Los detalles del empleado seleccionados durante el flujo de trabajo de nuevo empleado en Toast Payroll, como el trabajo o la tasa de pago, sobrescribirán el perfil existente de Toast Web reflejado en el recuadro mostrado.
Insignia de terminadoInsignia de terminado: Esta persona ya tiene un perfil en Toast Payroll, pero su perfil tiene un estado de Terminado.Recontratar a esta persona en Toast Payroll en lugar de agregar un segundo perfil.
Insignia archivada (Sin detalles de nómina)Insignia archivada (Sin detalles de nómina): Esta persona ya tiene un perfil en Toast Web, pero está archivado.Contratar a esta persona en Toast Payroll para evitar perfiles duplicados.
Insignia de solicitanteInsignia de solicitante: Esta persona es un solicitante en el módulo de reclutamiento de Toast Payroll.Revise la sección Gestionar el ciclo de vida del solicitante de Toast Payroll: Gestionar solicitantes en el módulo de reclutamiento. El solicitante puede ser llevado a través del módulo de reclutamiento y convertirse en un individuo activo sin crear un nuevo perfil.
Insignia de permiso de ausenciaInsignia de permiso de ausencia: Esta persona ya tiene un perfil en Toast Payroll, pero está en un permiso de ausencia (LOA).Actualice el estado del individuo en Toast Payroll a Activo en lugar de crear un nuevo perfil.
Insignia de pendienteInsignia de pendiente: Esta persona ya tiene un perfil en Toast Payroll, pero aún no ha alcanzado la Fecha de inicio establecida durante el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Si la Fecha de inicio está establecida para una fecha futura, el empleado aún puede registrar su entrada en Toast Web, pero puede ajustar su Fecha de inicio de posición para cambiar su estado a Activo para que pueda ser pagado. Los empleados pendientes no aparecerán en las nóminas.

Insignia de demostraciónInsignia de demostración: Esta persona ya tiene un perfil en Toast Payroll, pero está en el estado de Empleado de demostración.Los individuos que no reciben pago a través de Toast Payroll, pero necesitan un perfil para acceder a documentos de fin de año, informes u otra información pueden tener el estado de Empleado de demostración. Puede decidir cambiar su estado a Activo para que puedan ser pagados a través de Toast Payroll.

 

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Detección de Perfiles Duplicados

Si estás contratando a un nuevo empleado o agregando un nuevo perfil y recibes una advertencia de perfil duplicado, revisa los siguientes escenarios.

 

Nota: Para evitar que se creen perfiles duplicados desde el principio, contrata empleados a través de Toast Payroll en lugar de agregarlos a Toast Web. Después de que se complete el flujo de trabajo de nuevo empleado en Toast Payroll, su perfil en Toast Web se creará y mapeará automáticamente e instantáneamente a su perfil de Toast Payroll.

 

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Insignia Activa Mientras Agregas o Contratas a un Empleado

Si Toast encuentra un perfil "duplicado" de Toast Payroll con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfil con una insignia Activa puede indicar un perfil existente del mismo usuario que estás tratando de agregar o contratar. Revisa la información cuidadosamente para asegurarte de que este no sea un perfil de alguien con un nombre, correo electrónico o número de teléfono similar. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente. Serás llevado a ese perfil en Toast Payroll en caso de que desees hacer cambios.

 

 

Nota: Si estás en Toast Web y has ingresado un nuevo código de acceso POS en la barra lateral "agregar empleado" en Toast Web antes de seleccionar el perfil Activo duplicado, ese número será sobrescrito en el perfil existente de Toast Web, así que asegúrate de que tu empleado esté al tanto de que la forma en que registra su entrada ha cambiado. Sin embargo, si has editado cualquier otra información (nombre, correo electrónico o trabajo/sueldo), esto no será sobrescrito, a pesar de que recibas una notificación de éxito en verde en la parte inferior de tu pantalla. Este usuario podrá registrar su entrada de inmediato.

 

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Insignia Activa (Sin Detalles de Nómina)Mientras Agregas o Contratas a un Empleado

Si Toast encuentra un perfil "duplicado" de Toast Web con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfil con una Insignia Activa (Sin Detalles de Nómina) puede indicar un perfil existente del mismo usuario que estás tratando de agregar o contratar. Revisa la información cuidadosamente para asegurarte de que este no sea un perfil de alguien con un nombre , correo electrónico o número de teléfono similar. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Dado que tienes Toast Payroll, serás llevado al flujo de trabajo de contratación de esa plataforma, lo que te permitirá agregar la información de esa persona al sistema. Completa estos pasos como se indica en Toast Payroll: Nuevos Empleados Contratados (Guía para Empleadores) para crear un perfil de Toast Payroll para esta persona. Una vez que se hayan completado los pasos de nuevo empleado, Toast sincronizará automáticamente esta información y la mapeará al perfil de Toast Web con la insignia Activa (Sin Detalles de Nómina). El empleado puede registrar su entrada de inmediato.

 

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Insignia de Terminado Mientras Agrega o Contrata a un Empleado

Si Toast encuentra un "duplicado" perfil de Toast Payroll con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfil con un Terminado puede indicar un perfil existente en Toast Payroll para el usuario que estás tratando de agregar o contratar. Revisa la información en el mosaico de coincidencia sugerido cuidadosamente para asegurarte de que no sea un perfil de alguien con un nombre similar, correo electrónico o número de teléfono. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Si este es el caso, el empleado que intentabas contratar ya tiene un perfil archivado en Toast Web y un perfil Terminado en Toast Payroll. Al seleccionar el mosaico de coincidencia, el sistema asume que intentabas volver a contratar a esta persona que ha sido previamente terminada, por lo que serás llevado a Toast Payroll para volver a contratarla. Sigue los pasos en Toast Payroll: Guía de Recontratación. Una vez completado, esto actualizará el perfil de Toast Payroll a estado Activo y desarchivará el perfil de Toast Web. Los dos perfiles permanecerán mapeados y el empleado podrá registrar su entrada de inmediato.

 

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Insignia Archivada (Sin Detalles de Nómina) Mientras Agrega o Contrata a un Empleado

Si Toast encuentra un "duplicado" perfil de Toast Web con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfil con una Insignia Archivada (Sin Detalles de Nómina) puede indicar un perfil existente del mismo usuario que estás tratando de agregar o contratar. Revisa la información en el mosaico de coincidencia sugerido cuidadosamente para asegurarte de que no sea un perfil de alguien con un nombre similar, correo electrónico o número de teléfono. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Si esta coincidencia ha sido seleccionada, serás llevado a Toast Payroll donde puedes contratar a esta persona. Nómina Toast: Nuevos Empleados Contratados (Guía para Empleadores) es tu guía para completar cada paso. Una vez que hayas terminado, el empleado debe seguir su propio conjunto de pasos escritos en Toast Payroll: Incorporación de Empleados (Guía para Empleados). Todos los pasos descritos en ambos artículos son vitales para asegurar que el perfil de Toast Payroll del empleado tenga toda la información requerida y pueda ser pagado correctamente.

 

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Insignia de Solicitante Mientras Agrega o Contrata a un Empleado

Si Toast encuentra un "duplicado" Toast Payroll con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfilSolicitante puede indicar un perfil existente del mismo usuario que está intentando agregar o contratar. Revisa la información en el mosaico de coincidencia sugerido cuidadosamente para asegurarte de que no sea un perfil de alguien con un nombre similar, correo electrónico o número de teléfono. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Si este es el caso, será llevado a Toast Payroll ya que el empleado sigue siendo parte del módulo de Reclutamiento en ese sistema. Hasta que sean contratados a través del módulo de Reclutamiento, solo tienen un perfil de Solicitante en Toast Payroll. No pueden fichar ni recibir pago en este momento.

 

Seleccione Reclutamiento en Toast Payroll y revise la Gestión del Ciclo de Vida del Solicitante sección de Toast Payroll: Gestione a los Solicitantes en el Módulo de Reclutamiento para que el solicitante pueda avanzar a través del módulo de Reclutamiento y convertirse en un Activo perfil (sin crear un nuevo perfil).

 

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Insignia de Licencia de Ausencia Mientras Agrega o Contrata a un Empleado

Si Toast encuentra un "duplicado" Toast Payroll con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfilLicencia de Ausencia (LOA) puede indicar un perfil existente del mismo usuario que está intentando agregar o contratar. Revise la información en el mosaico de coincidencia seleccionado cuidadosamente para asegurarse de que no sea un perfil de alguien con un nombre similar, correo electrónico o número de teléfono. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Si este es el caso, el empleado tiene un perfil activo en Toast Web, pero su perfil de Toast Payroll está "inactivo" mientras está de licencia. El sistema asume que estaba intentando traer a esta persona de vuelta de la LOA, por lo que será llevado a Toast Payroll para actualizar su estado. Sigue los pasos en Toast Payroll: Realice un Cambio de Estado del Empleado si desea hacer esto. Esos pasos actualizarán el perfil de Toast Payroll a Activo y el perfil de Toast Payroll permanecerá vinculado al perfil de Toast Web. El empleado puede fichar inmediatamente después de esto.

 

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Insignia Pendiente Mientras Agrega o Contrata a un Empleado

Si Toast encuentra un "duplicado" Toast Payroll con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfilPendiente puede indicar un perfil existente del mismo usuario que está intentando agregar o contratar. Revisa la información en el mosaico de coincidencia sugerido cuidadosamente para asegurarte de que no sea un perfil de alguien con un nombre similar, correo electrónico o número de teléfono. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Para contexto, para poner un perfil en estado Pendiente, puede establecer la Fecha de inicio de un empleado en el futuro en el paso 1 (Información básica) del flujo de trabajo de nuevo empleado de Toast Payroll. Los perfiles que aún no han alcanzado su fecha de inicio estarán en estado Pendiente.

 

En este caso, el empleado ya tendrá un perfil activo en Toast Web y cualquier hora que registre será registrada, pero no podrá ser pagada hasta que el perfil esté Activo, por lo que puede desear actualizar las fechas en la página de Detalle de Posición. Como se describe en Toast Payroll: En el Glosario de Fechas, la Fecha de Inicio de Posición y la Fecha de Contratación Original controlan si un empleado es elegible para aparecer en una nómina, por lo que para pagarles en una nómina próxima, ambas fechas deben estar dentro del período de pago de esa nómina. Ajustar estas dos fechas a hoy o a una fecha en el pasado cambiará su estado a Activo y les permitirá ser pagados en una nómina que contenga esas dos fechas en su período de pago.

 

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Insignia de Demostración al Agregar o Contratar a un Empleado

Si Toast encuentra un "duplicado" perfil de Toast Payroll con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar o coincidente, este perfil con un Demostración puede indicar un perfil existente del mismo usuario que estás tratando de agregar o contratar. Revisa la información en el mosaico de coincidencia sugerido cuidadosamente para asegurarte de que no sea un perfil de alguien con un nombre similar, correo electrónico o número de teléfono. Si determinas que esta es la misma persona que estás tratando de agregar o contratar, selecciona el perfil y selecciona Siguiente.

 

Si este es el caso, la persona tendrá un perfil activo en Toast Web, pero su perfil de Toast Payroll no será elegible para ser pagado en la nómina ya que su estado es Demostración (esto comúnmente incluye contadores y personal de contabilidad que fueron configurados como Demostración para mantener el acceso al sistema, pero mantenerlos fuera de los costos mensuales de empleados). El sistema asume que deseas convertir a esta persona en un empleado Activo, por lo que serás llevado a su perfil de Toast Payroll donde podrás actualizar su estado. Sigue los pasos en Toast Payroll: Realiza un Cambio de Estado del Empleado si deseas hacerlo.

 

Una vez completado, el perfil de Toast Payroll permanecerá vinculado al perfil de Toast Web y el empleado será elegible para la nómina. Sin embargo, y esto es muy importante, si los pasos en Toast Payroll: Otorgar Acceso a un No Empleado fueron seguidos para colocar originalmente este perfil de Toast Payroll en estado de Demostración, esta persona no habrá completado ningún paso de nueva contratación en Toast Payroll. Si realizas el cambio de estado y actualizas el perfil de Toast Payroll a Activo estado, la persona deberá seguir los pasos aplicables en Toast Payroll: Incorporación de Empleados (Guía del Empleado) para ingresar su SSN, completar un Formulario I-9 y un Formulario W-4, y configurar el depósito directo, entre otros pasos. Estos son pasos cruciales para asegurarse de que el perfil contenga toda la información requerida y que la persona sea pagada con precisión.

 

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Preguntas Frecuentes sobre Detección de Perfiles Duplicados

¿Qué pasa si selecciono Continuar creando un nuevo perfil en lugar de seleccionar un perfil existente?

Siempre se te permite omitir los perfiles duplicados y proceder a crear un nuevo perfil en Toast Web o Toast Payroll. Esto te permite omitir una mala coincidencia, como si un empleado tiene un nombre similar o igual al de otro empleado. Sin embargo, no recomendamos esto cuando el perfil "duplicado" que encontró Toast es un perfil del usuario que estás tratando de contratar. Crear perfiles duplicados casi siempre tiene consecuencias negativas a largo plazo y requerirá más trabajo para corregir, por lo que evitarlos desde el principio puede ahorrar tiempo y frustración.

 

¿Cómo puedo confirmar las acciones automáticas realizadas por el sistema después de seleccionar un perfil existente?

Cuando seleccionas un perfil duplicado al agregar un empleado en Toast Web o al contratar a un empleado en Toast Payroll, el sistema siempre mapeará (o confirmará el mapeo) entre estos dos perfiles, así que ese es el mejor lugar para comenzar.

 

    1. En Toast Payroll, ve a Configuración > Toast > Empleados.
    2. Localiza al empleado con el que estabas trabajando y verifica que los perfiles correctos estén mapeados juntos. Referencia el nombre y la dirección de correo electrónico para esto. Si lo necesitas, selecciona el icono de lápiz y también podrás ver cuándo un perfil de Toast Web registró su entrada por última vez, dándote otro punto de referencia.
      1. Si crees que elegiste el perfil "duplicado" incorrecto y accidentalmente mapeaste dos perfiles no relacionados, contacta al Servicio al Cliente.
    3. Si el mapeo es preciso, navega a los perfiles del empleado en Toast Web y Toast Payroll.
      1. En Toast Payroll, verifica los trabajos y las tarifas de pago del empleado. Estos coincidirán con lo que hay en el perfil de Toast Web.
      2. En Toast Web, verifica el código de acceso POS del empleado y confirma su entrada de tiempo y datos de propinas en la nueva pestaña Rendimiento. Esto coincidirá con lo que hay en los datos de la hoja de tiempo de Toast Payroll.

 

¿Qué pasa si selecciono el perfil incorrecto durante este proceso?

Si recibiste una advertencia de perfil duplicado y crees que elegiste el perfil incorrecto, es importante corregir esto lo más rápido posible. Contacta al equipo de Atención al Cliente de Toast Payroll seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll para obtener asistencia.

 

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.