Prepararse para operar en modo sin conexión durante interrupciones o suspensiones del servicio

En este artículo:

• Tu POS en modo sin conexión
• Revisa la configuración y los permisos de pago
  
  • Procesamiento en segundo plano para pagos con tarjeta
  • Asignar permisos de procesamiento de tarjetas sin conexión o en segundo plano
  • Riesgos de aceptar pagos con tarjeta durante interrupciones
• Verifica tu configuración de red y conexión a Internet
• Opcional: Crear una opción gastronómica sin conexión
• Configurar autorización de Puesto de pedidos para modo sin conexión

Tu POS en modo sin conexión

Modo sin conexión se activa automáticamente cuando tus dispositivos Toast pierden la conexión a internet, la red local o nuestros servidores en la nube. Nuestra resiliencia sin conexión integrada proporciona el soporte invisible necesario para mantener la cocina encendida y los pagos seguros, independientemente de las interrupciones de la red. Después de 40 segundos sin conexión, verás un banner en la parte superior de tu pantalla que explica lo que está sucediendo y lo que todavía puedes hacer.

Este artículo cubre algunas configuraciones que puedes revisar de antemano para asegurarte de que los flujos de trabajo de procesamiento de pagos y toma de pedidos funcionen como quieres cuando tu dispositivo funciona sin conexión.

Para verificar el estado de todos los sistemas Toast y suscribirte a alertas por SMS o correo electrónico en tiempo real, consulta status.toasttab.com.

Para obtener información general sobre lo que puedes esperar durante una interrupción, consulta Usar Toast en modo sin conexión.

Para obtener más información sobre lo que puedes hacer una vez que tu POS vuelva a estar en línea, consulta Recuperarse y volver a estar en línea después de una interrupción o suspensión.

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Revisa la configuración y los permisos de pago del modo sin conexión

Procesamiento en segundo plano para pagos con tarjeta

Hay dos opciones para gestionar los pagos con tarjeta de crédito y débito durante una interrupción o suspensión:

• Toma los pagos en segundo plano y procésalos cuando vuelvas a estar en línea. Esta es la configuración predeterminada recomendada.
• No aceptes ningún pago con tarjeta.

Toast recomienda ampliamente dejar los pagos con tarjeta en segundo plano habilitados para mantener tu negocio operativo en caso de que entres en modo sin conexión. Sigue las instrucciones que se indican a continuación para revisar tu configuración (se requiere el permiso 6.3 Configuración de pagos).

Nota: Debes activar el procesamiento en segundo plano para pagos con tarjeta mientras tu POS esté en funcionamiento. No puedes ajustar esta configuración mientras tu dispositivo está en modo sin conexión.

1. En Toast Web, ve a Finanzas > Relacionados > Configuración >Opciones de pago. Desplázate hacia abajo hasta la sección Crédito.
2. Selecciona la configuración deseada para la autorización de tarjetas durante interrupciones de los pagos.
   
   • Continuar aceptando pagos con tarjeta sin esperar la autorización (recomendado)
     
     Sabemos lo importante que es mantener operaciones fluidas para tus clientes. Esta opción predeterminada garantizará que las transacciones con tarjeta se acepten durante el modo sin conexión y se almacenen en segundo plano en tu dispositivo. ¡Tus clientes no notarán nada diferente! Una vez que vuelvas a estar en línea, las transacciones se enviarán para la autorización de la red de tarjetas. 
     
     Obtén más información sobre los riesgos a continuación.
   • No aceptar pagos con tarjeta (espera hasta que la autorización esté disponible): usa esta configuración si te parece bien operar solo en efectivo durante una interrupción. No podrás recibir pagos con tarjeta mientras tu dispositivo esté en modo sin conexión.
3. Si seleccionaste Continuar aceptando pagos con tarjeta sin esperar autorización (recomendado), considera configurar lo siguiente:
   
   • Límite de transacciones (opcional): En modo sin conexión, los gerentes deben anular cualquier transacción individual que supere este límite.
   • ¿Omitir autorización en todo momento en el POS, independientemente de las interrupciones?: Si la velocidad de procesamiento de los pagos es importante (p. ej., si el bar está muy concurrido), puedes optar por aceptar todos los pagos sin esperar la autorización en tu POS. Hay una posibilidad de que las tarjetas de riesgo se rechacen después de que los clientes se vayan.
4. Guarda y publica los cambios.

Mira un recorrido sobre cómo activar el procesamiento de tarjetas de crédito en segundo plano para la funcionalidad del modo sin conexión.

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Asignar permisos de procesamiento de tarjetas sin conexión o en segundo plano

El permiso 1.15 Procesamiento de tarjetas de crédito sin conexión/en segundo plano permite a los usuarios aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito sin conexión que superen el límite de transacciones establecido en Toast Web. Recomendamos asignar este permiso a cualquier tarea (generalmente, gerentes) que implique aceptar pagos o gestionar otros empleados que acepten pagos.

1. En Toast Web, ve a Empleados >Gestión de empleados > Tareas.
2. Selecciona la tarea que debería poder aprobar pagos con tarjeta sin conexión de cualquier valor.
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Permisos de usuario predeterminados y asegúrate de que el permiso 1.15 Procesamiento de tarjetas de crédito sin conexión/en segundo plano esté habilitado.
4. Guarda y publica los cambios que hayas hecho.
5. Repite los pasos 1-4 para cualquier otra tarea que deba activarse con este permiso.

Si es necesario, puedes agregar o eliminar este permiso para una persona específica yendo al perfil de ese empleado y seleccionando Anular para 1.15 Procesamiento de tarjetas de crédito sin conexión/en segundo plano (más información: Agregar y gestionar empleados en Toast Web).

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Riesgos de aceptar pagos con tarjeta durante interrupciones

Hay riesgos asociados con aceptar pagos durante una interrupción o suspensión porque los pagos no se pueden autorizar hasta que se restablezca la conexión de red. Esto significa que es posible que un pago recibido durante una suspensión sea denegado cuando tu sistema vuelva a estar en línea.

• Eres responsable de cualquier pago rechazado, vencido o disputado mientras operas en modo sin conexión.
• Se recomienda verificar el nombre del titular y la fecha de vencimiento de la tarjeta, especialmente cuando estás en modo sin conexión.
  
  • Si lo deseas, puedes crear una opción gastronómica personalizada para recopilar los nombres y números de teléfono de los clientes cuando tomes pedidos en modo sin conexión. De esa manera, si el pago con tarjeta de un cliente se reduce una vez que tu sistema vuelve a estar en línea, tienes una forma de contactarlo para el pago. Consulta más información a continuación.
• Toast no recomienda registrar manualmente los números de tarjeta y luego ingresarlos como una transacción de tarjeta sin presencia física (CNP). Si es necesario, recuerda que debes tener el número CVV para procesar pagos de forma retroactiva. También debes proteger los datos del titular de la tarjeta para mantener el cumplimiento de la normativa PCI (más información en Resumen de cumplimiento de PCI).
• Es posible que las autorizaciones de pago ya no sean válidas si transcurrió demasiado tiempo (según lo determinado por las redes de tarjetas) desde el momento en que ocurrió la transacción, incluso 24 horas después de la fecha de la transacción en algunos casos. Toast recomienda que los restaurantes resuelvan cualquier problema de conectividad de red que pueda interferir con la captura de pagos lo antes posible para evitarlo. Después de este período, la autorización puede caducar, lo que hace que el pago sea rechazado, lo que genera una pérdida para el negocio a menos que pueda recuperar el monto del cliente.
  
  • Usar una conexión de respaldo celular puede ayudar a evitar pagos rechazados debido a autorizaciones vencidas.

Si esto te preocupa, puedes establecer un límite de transacciones para los pagos realizados sin conexión o desactivar por completo las autorizaciones de tarjetas durante interrupciones de los pagos.

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Verifica tu configuración de red y conexión a Internet

Revisa la configuración y las recomendaciones de configuración a continuación para reducir la posibilidad de una interrupción de tu red o conexión a internet:

1. Asegúrate de que tus terminales estén configuradas solo para usar Ethernet o Wi-Fi. Si tus terminales Toast están configuradas para usar Ethernet y Wi-Fi, pueden experimentar problemas de conectividad. Para evitarlo, recomendamos desactivar el Wi-Fi en todas las terminales.
2. Asegúrate de que todos los dispositivos estén conectados a la red segura de Toast. Si tu dispositivo está conectado a tu red a través de un cable Ethernet o USB-C, asegúrate de que la configuración de red esté configurada en Ethernet. Para dispositivos inalámbricos, asegúrate de estar conectado a la red de _Toast a través de Wi-Fi. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo verificar esta configuración, consulta nuestro artículo Verificar tu conexión a Internet.
3. Revisa la configuración de red y la ubicación del punto de acceso inalámbrico. Mira nuestro video sobre preparación básica del local para revisar los requisitos de internet, energía y cableado. Además, mira nuestro video Requisitos para conectividad inalámbrica a fin de asegurarte de que tus puntos de acceso inalámbrico estén correctamente configurados para admitir tus dispositivos portátiles Toast Go®.
4. Verifica la velocidad de internet. Toast recomienda una velocidad de internet de 15 Mbps de descarga y 5 Mbps de carga. Usa www.speedtest.net para probar la velocidad de descarga y carga de tu red. Lee el artículo Prueba tu velocidad de Internet para obtener más información.
5. Considera una solución de respaldo celular. Toast recomienda usar una solución de respaldo celular para evitar pagos rechazados debido a autorizaciones vencidas. Habla con tu profesional de TI o con un consultor de redes para obtener más información.
6. Olvida otras redes en todos los dispositivos portátiles. Si tus dispositivos portátiles Toast Go® se conectaron a otras redes Wi-Fi en el pasado, es posible que intenten reconectarse a esas redes cuando se muevan por varias áreas de servicio. Para evitar que esto ocurra e interrumpir el servicio, recomendamos olvidar otras redes en tus dispositivos. Sigue nuestro artículo Olvidar una red en un dispositivo Toast para obtener instrucciones detalladas.

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Opcional: Crear una opción gastronómica “sin conexión”

Toast te ofrece la flexibilidad de configurar opciones de almuerzo/cena personalizadas y ajustar cómo se comportan y qué información del cliente recopila en tu dispositivo Toast. Esta opción puede ser útil en modo sin conexión, ya que tienes la capacidad de recopilar información de contacto del cliente que puedas necesitar en caso de una interrupción del servicio.

Por ejemplo, puedes configurar una nueva opción gastronómica llamada “Comida en el local - modo sin conexión” y elegir el comportamiento de Envío (para recoger el nombre y el número de teléfono) o el comportamiento de Comida para llevar (para recoger el nombre, el número de teléfono y la dirección). Luego, puedes elegir esta opción de almuerzo/cena cuando tu restaurante esté en modo sin conexión para obtener información del cliente y contactarlo en el caso de que su tarjeta de crédito rechace el pago cuando el sistema vuelva a estar en línea. Para obtener más información, consulta Configurar opciones gastronómicas personalizadas.

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Configurar autorización de Puesto de pedidos para modo sin conexión

Si tu negocio utiliza Puestos de pedidos Toast, crear un perfil de usuario de “Mesero del Puesto de pedidos” permitirá que el dispositivo vuelva a iniciar sesión automáticamente y continúe donde lo dejó en caso de que tu Puesto de pedidos se quede sin conexión. No tendrás que volver a iniciar sesión manualmente en el Puesto de pedidos si el sistema se bloquea o pierde la conexión. El Puesto de pedidos asignará todas las cuentas y operaciones de auditoría específicas del Puesto de pedidos a este usuario.

Nota: Si utilizas el Sistema de pantallas de cocina Toast (KDS), tu terminal Puesto de pedidos debe estar en la misma red que tus dispositivos KDS. Esto permitirá que tu Puesto de pedidos continúe enviando tickets al KDS en el caso de que tus dispositivos entren en modo sin conexión durante una interrupción o suspensión del servicio.

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Selecciona + Agregar nuevo empleado.
3. Ingresa los siguientes campos obligatorios:
   
   • Para Invitar a crear cuenta, asegúrate de que la configuración esté activada en No.
   • Nombre: Ingresa "Puesto de pedidos" en este campo
   • Apellido: Ingresa “Mesero” en este campo
   • Código de acceso: Ingresa un código de acceso numérico en este campo
   • Nota: Una persona real no está vinculada a este perfil de empleado, por lo que no necesitas ingresar información en los campos restantes.
4. Selecciona Agregar para terminar de agregar al empleado.
5. Ve a Área de atención > Soluciones de comedor móviles > Configuración Puesto de pedidos.
6. Desplázate hacia abajo hasta la sección Puesto de pedidos. Usa el menú desplegable para seleccionar “Mesero, Puesto de pedidos” (el perfil de empleado que acabas de crear).
7. Guarda y publica los cambios.

Si tu restaurante tiene las propinas activadas y configuraste la autorización de Puesto de pedidos con los pasos anteriores, no es necesario realizar una revisión del turno para este usuario específico del Puesto de pedidos.

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