Usar Cajones de Efectivo

En este Artículo:

• Nueva Experiencia con Cajones de Efectivo: Resumen
• Usar un Cajón de Efectivo Durante su Turno
• Cerrar un Cajón de Efectivo
• Crear un Depósito
• Actualizar Entradas del Cajón de Efectivo
• Recursos Adicionales

Nueva Experiencia con Cajones de Efectivo: Resumen

Lasección de Gestión de Efectivo en su dispositivo contiene todas las acciones relacionadas con el cajón de efectivo que necesitará para gestionar el saldo de efectivo a diario. Para llegar allí, en el menú principal de su POS, navegue a Gestión de Efectivo y seleccione Cajones de Efectivo.

Nota: Si no ve la pantalla de Gestión de Efectivo, consulte Guía de Referencia de Permisos y revise los permisos asociados con su rol laboral actual.

En la página Cajones de Efectivo, verá un panel de actividad en el lado izquierdo que muestra resúmenes de todos los cajones del día. Hay dos estados principales para sus cajones de efectivo: Abierto y Cerrado. 

Un Cajón Abierto indica que este cajón de efectivo se está utilizando para todas las transacciones en efectivo en este momento. Dentro de su estado de cajón Abierto, también tiene cajones Activos y Pausados.

• Un Cajón Activo indica que este es el cajón que se está utilizando actualmente. Este cajón acepta todas las transacciones en efectivo, incluyendo pedidos pagados en efectivo.
• Un Pausedcajón indica que este cajón de efectivo no está en uso, pero aún no está cerrado. No se pueden realizar ventas en efectivo en un cajón en pausa. Sin embargo, aún puedes agregar o retirar efectivo utilizando las opciones 'Agregar Efectivo' y 'Retirar Efectivo', que ajustarán el saldo de cierre. El efectivo en este cajón aún no ha sido contado, y el saldo de cierre real no ha sido ingresado en la plataforma Toast.
  • Nota: Este estado se activa al seleccionar Contar este cajón más tarde al cerrar un cajón. El cajón se pausará, y se creará un nuevo Activo cajón para cualquier transacción en efectivo. Este estado te permite contar el cajón en un momento posterior.

Un Cerrado cajón indica que este cajón de efectivo no está aceptando entradas de efectivo de ningún tipo, y ha sido cerrado correctamente. Todo el efectivo ha sido contado, y el saldo de cierre real ha sido ingresado en el sistema POS de Toast. Los cajones cerrados muestran el efectivo real contado y un monto visible de exceso/falta (si aplica) directamente en tu POS.

Para cada estado del cajón, verás la siguiente información en el panel de actividad del lado izquierdo: 

• Saldo individual esperado del cajón
• Saldo total esperado
• Saldo total inicial
• Efectivo total real de cierre
• Exceso/falta de efectivo

En el lado derecho de la pantalla, verás las siguientes opciones:

• Botón del Informe de Cajón de Dinero- En la parte superior de su pantalla, verá un botón para ver su Informe de Cajón de Dinero en Toast Web. Esto lo llevará directamente a su informe de Historial de Cajón de Dinero. Para más información, consulte Descripción General de Informes de Cajón de Dinero.
• Alternar Cajones Abiertos, Pausados y Cerrados- Justo debajo del botón Informe de Cajón de Dinero, verá un interruptor para alternar entre sus cajones abiertos, pausados y cerrados.

  • Dentro de la Pestaña de Cajones Abiertos, verá todos los cajones Activos así como su saldo actual.
  • Con la Pestaña de Cajones Pausados, verá todos los cajones Pausados así como su saldo actual.
  • Dentro de la Pestaña de Cajones Cerrados, verá todos los cajones cerrados y un botón para Crear Depósito. 
    
    

Para ajustar su saldo inicial para los cajones de dinero:

1. En Toast Web, navegue a Finanzas > Relacionados > Configuración > Resumen de efectivo > Ver cajones de dinero.
2. Aquí, puede establecer el saldo inicial predeterminado para sus cajones de dinero.
3. Elija su tipo de reinicio:
   1. Automático: El cajón se reiniciará automáticamente con el saldo inicial establecido cuando se cierre, y se cerrará automáticamente a las 4 AM.
   2. Manual: Se le pedirá que ingrese un saldo inicial cada vez que abra un nuevo cajón, y no se cerrará automáticamente durante la noche.
4. Guardar y Publicar sus cambios.

Volver al inicio

Usar un Cajón de Dinero

Durante su turno, podrá realizar diversas acciones navegando primero a Gestión de Efectivo > Cajones de Efectivo, y luego seleccionando un Cajón Activo.

En esta página, podrá completar las siguientes acciones:

• Editar el saldo inicial del cajón.
• Bloquear el cajón para usted. Para más información, consulte Bloquear Cajones de Efectivo.
• Agregar Efectivo: Esta función se utiliza para agregar efectivo a un Cajón Activo que no está asociado con una transacción del restaurante. Los empleados pueden ingresar un motivo personalizado para la entrada como un comentario. Si está recolectando efectivo de un servidor, puede seleccionar Recolectado de Servidor al ingresar su monto de efectivo.
• Retirar Efectivo: La función de retiro de efectivo se utiliza para retirar efectivo de un Cajón Activo que no está asociado con una transacción. Los empleados deberán seleccionar si es para un Retiro de Efectivo, Pago, Propina, o Depósito de Efectivo, y pueden agregar un comentario personalizado para la entrada.
• Sin Venta:Sin venta se utiliza para abrir el cajón de efectivo sin agregar o retirar efectivo. Típicamente se utiliza para hacer cambios o contar su cajón.
  • Si se han configurado Razones de Sin Venta, es posible que deba seleccionar por qué está abriendo el cajón de efectivo cada vez que seleccione el botón Sin Venta.

Para configurar Razones de Sin Venta:

1. En Toast Web, navegue a Finanzas > Relacionados > Configuración >Razones de sin venta.
2. Seleccione el botón + Agregar para ingresar el nombre y la descripción de la Razón de Sin Venta.  Algunos ejemplos comunes son Hacer Cambio o Contar el Cajón.
3. Guardar y Publicar sus cambios.

Nota: Cada vez que un usuario utiliza el botón No Sale, se registra en el informe de Excepción de Ventas para seguimiento y auditoría.

Toda la actividad en efectivo del cajón se listará en el panel de actividad del lado izquierdo como se ve a continuación.

Para crear un nuevo cajón:

1. Navega a tu Menú Principal de POS > Gestión de Efectivo > Cajones de Efectivo.
2. Selecciona Abrir en la parte superior de la pantalla para ver tus cajones abiertos.
3. Selecciona el cajón del que te gustaría hacer una nueva versión y selecciona Cerrar cajón
4. Selecciona el botón contar este cajón más tarde  en el lado derecho de la pantalla de cierre
5. Aparecerá un aviso de advertencia. Después de confirmar, el cajón actual se moverá a un estado de 'Pausado', y se creará un nuevo cajón con un saldo inicial fresco.

Volver al inicio

Cerrar un Cajón de Efectivo

Al final de un turno, necesitarás cerrar tu cajón activo o abierto contando todo el efectivo en tu cajón e ingresándolo en tu dispositivo. Para hacer esto, puedes seleccionar el botón Cerrar cajón en cualquier cajón de efectivo Activo o Pausado . En el lado derecho de tu pantalla, seleccionarás Contar billetes. Si eliges seleccionar Contar este cajón más tarde, esto pausará el cajón, no lo cerrará.

En la siguiente pantalla, podrás contar los billetes y monedas en tu cajón por tipo de moneda. Toast POS calculará tu total basado en el número total de cada tipo de billete o moneda.

Nota: Hay una función de cierre automático para los cajones de efectivo en Toast POS para asegurar que el cajón de efectivo no cruce días. Esta función cierra automáticamente el cajón de efectivo al final del día laboral, o al corte de su día laboral.  La hora de corte del día laboral es la hora del día en que termina el día laboral actual del restaurante y comienza un nuevo día laboral. Esta hora también activa otros procesos de fin de día, como el cierre automático si está habilitado, y la generación de informes por fecha.

Para reabrir un cajón cerrado, seleccione Ajustar Entradas de Cierre en el cajón cerrado. Esta acción cambiará el estado del cajón a 'Pausado'. En el estado pausado, puede agregar o ajustar entradas de efectivo, como agregar o quitar efectivo. Sin embargo, no puede procesar nuevas ventas de efectivo. Una vez que haya terminado, cierre el cajón nuevamente, y se creará uno nuevo automáticamente.

Para reabrir un cajón cerrado:

1. Navega a tu Menú Principal de POS > Gestión de Efectivo > Cajones de Efectivo.
2. Seleccione Cerrado en la parte superior de su pantalla para ver sus cajones cerrados.
3. Seleccione el cajón que le gustaría ajustar.
4. Seleccione el botón Ajustar Entradas de Cierre en el lado izquierdo del panel de actividad. (Reabrirá el cajón en un estado pausado)
5. Actualice las entradas de efectivo seleccionando Agregar Efectivo o Quitar efectivo
6. Seleccione cualquiera de las entradas de efectivo en el panel izquierdo para deshacer si lo requiere
7. Seleccione Cerrar Cajón, y siga las indicaciones para cerrar su cajón nuevamente con la cantidad de efectivo corregida.

Volver al inicio

Crear un Depósito de Efectivo

Los depósitos son una herramienta de registro utilizada para rastrear cuánto dinero se está depositando en el banco. Para aprender más, vea Comenzar con los depósitos en efectivo.

Para crear un depósito en efectivo en la nueva experiencia de cajón de efectivo, navegue a Cajones cerrados > Crear depósito > Agregar depósito.

En la siguiente pantalla, tendrá la opción de contar billetes específicos o ingresar un monto de depósito. Cuando haya terminado de contar e ingresar su total, seleccione el botón azul Crear depósitoy seleccione una impresora para imprimir su informe de cajón cerrado.

Volver al inicio

Actualizar entradas del cajón de efectivo

Si ha ingresado un monto de efectivo de cierre incorrecto, puede distorsionar los números generales de balance de efectivo del día. Los errores ocurren, pero es importante saber cómo corregirlos para permitir un balance adecuado del cajón de efectivo. 

Para actualizar este saldo de cierre en Toast POS:

1. Navega a tu Menú Principal de POS > Gestión de Efectivo > Cajones de Efectivo.
2. Seleccione Cerrado en la parte superior de su pantalla para ver sus cajones cerrados.
3. Seleccione el cajón que le gustaría ajustar.
4. Seleccione el botón Ajustar entradas de cierreen el panel de actividad del lado izquierdo.
5. Seleccione Cerrar Cajón, y siga las indicaciones para cerrar su cajón nuevamente con la cantidad de efectivo corregida.

Para actualizar este saldo de cierre en Toast Web:

1. Encuentre el cajón de efectivo en el Informe de EfectivoCajón. En el ejemplo a continuación, puede ver que el efectivo de cierre del cajón tiene un error tipográfico y se cerró con $300,000.
2. Debajo del cajón en cuestión, seleccione Ver.
   
    
3. Más detalles aparecen debajo del informe con opciones para este cajón. Seleccione Actualizar entradas. 
   1. Agregar entrada de efectivo: Se puede usar para agregar un monto de efectivo que fue colocado físicamente en el cajón de efectivo, pero no se rastreó adecuadamente en el cajón de efectivo.
   2. Agregar entrada de retiro de efectivo: Se puede usar para eliminar un monto de efectivo que se registró incorrectamente en la caja, pero el efectivo no se colocó físicamente en la caja.
4. En la ventana emergente, ingrese el monto correcto para el saldo de cierre de efectivo. Seleccione Enviar. ¡Su saldo ha sido actualizado!
   

También puede usar el proceso anterior para agregar un depósito de efectivo manual si olvidó hacerlo al final del día. Después de seleccionar Ver, puede seleccionar Agregar depósito y crear una entrada.

Volver al inicio

Recursos adicionales

• Eliminar una caja de efectivo
• Cierre del día, informe Z y resumen de captura automática
• Procedimientos guiados de cierre para gerentes
• Configurar cajas de efectivo
• Comenzar con la gestión de efectivo
• Capacitación a demanda sobre gestión de efectivo en Toast Classroom

Volver al inicio