Usar cajas de efectivo (nueva experiencia)

En este artículo, encontrarás:

• Nueva experiencia con caja de efectivo: Descripción general
• Usar una caja de efectivo durante tu turno
• Cerrar una caja de efectivo
• Crear un depósito
• Actualizar entradas de cajas de efectivo
• Recursos adicionales

Nueva experiencia con caja de efectivo: Descripción general

La sección Gestión de efectivo de tu dispositivo contiene todas las acciones relacionadas con la caja de efectivo que necesitas a diario para administrar el saldo de efectivo. Para acceder, desde el menú principal de tu POS, ve a Gestión de efectivo y selecciona Cajas de efectivo.

Nota: Si no ves la pantalla de Gestión de caja, consulta Guía de Referencia de Permisos y revisa los permisos asociados con tu puesto actual. 

En la página Cajas de efectivo, verás un panel de actividades en el lado izquierdo que muestra resúmenes de todas las cajas del día. Hay dos estados principales para tus cajas de efectivo: abierta y cerrada. 

Una caja de efectivo abierta indica que, en ese momento, se está utilizando todas las transacciones en efectivo. Dentro de tu estado de caja abierta, también tienes cajas activas y en pausa.

• Una caja activa indica que esta es la caja que se está utilizando en ese momento. Esta caja aceptando todas las transacciones en efectivo, incluidas los pedidos pagados en efectivo. 
• Una caja en pausa indica que no está en uso, pero que aún no está cerrada. No se pueden realizar ventas en efectivo en una caja pausada. Sin embargo, aún puedes agregar o quitar efectivo utilizando las opciones "Agregar efectivo" y "Eliminar efectivo", que ajustarán el saldo de cierre. El efectivo de esta caja todavía no se contó y el saldo real al cierre aún no se ingresó en la plataforma de Toast. 
  • Nota: Este estado se activa al seleccionar Contar esta caja más tarde al cerrar una caja. La caja se pausará, y se creará una nueva caja activa para realizar cualquier transacción de efectivo. Este estado te permite contar la caja con posterioridad. 

Una caja cerrada indica que no acepta entradas de efectivo de ningún tipo, y que se cerró correctamente. Se contó el efectivo y el saldo real al cierre se ingresó a la plataforma de Toast.

Para cada estado de la caja, verás la siguiente información en el panel de actividad que se ubica del lado izquierdo: 

• Saldo esperado de la caja individual
• Saldo total previsto
• Saldo total inicial
• Efectivo total real al cierre
• Sobrante o faltante de efectivo

En el lado derecho de la pantalla, verás las siguientes opciones:

• Botón de informe de caja de efectivo: En la parte superior de tu pantalla, verás un botón para visualizar tu Informe de caja de efectivo en Toast Web. Esto te llevará directamente a tu informe del historial de la caja de efectivo. Para más información, consulta Descripción General de los informes de caja de efectivo. 
• Alternar cajas abiertas y cerradas: Justo debajo del botón Informe de caja de efectivo, verás un botón alternancia para cambiar entre tus cajas abiertas y cerradas.

  • Dentro de la pestaña de Cajas abiertas, verás todas las cajas activas y en pausa y tu saldo actual.
  • Dentro de la pestaña Cajas cerradas, verás todas las cajas cerradas y un botón para crear depósito. 
    
    

Si quieres ajustar tu saldo inicial de los cajas de efectivo:

1. En Toast Web, ve a Pagos > Métodos de pago > Descripción general del efectivo > Ver cajas de efectivo.
2. Aquí puedes establecer el saldo inicial predeterminado de tus cajas de efectivo.
3. Elige tu tipo de reinicio:
   1. Automático: La caja se reiniciará automáticamente con el saldo inicial establecido cuando se cierre. El cierre automático está programado para las 4:00 a. m.
   2. Manual: Se te pedirá que ingreses un saldo inicial cada vez que abras una nueva caja, y no se cerrará automáticamente durante la noche.
4. Guarda y publica tus cambios.

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Usar una caja de efectivo (nueva experiencia)

Durante tu turno, podrás realizar varias acciones si primero vas a Gestión de efectivo > Cajas de efectivo, y, luego, seleccionas una Caja activa. 

En esta página, podrás completar las siguientes acciones:

• Editar el saldo inicial de la caja.
• Bloquear la caja para ti mismo. Para más información, consulta Bloquear cajas de efectivo. 
• Agregar efectivo: Esta función se utiliza para agregar efectivo a una cajaactiva que no está asociada con una transacción en el restaurante. Los empleados pueden ingresar un motivo personalizado referido a la entrada como, por ejemplo, un comentario. Si recibes efectivo de un mesero, puedes seleccionar Cobrado por el mesero al ingresar el monto de efectivo.
• Retirar efectivo: La función de retiro de efectivo se utiliza para retirar efectivo de una caja activa que no está asociada con una transacción. Los empleados deberán seleccionar si es para un retiro de efectivo, pago, propina o depósito de efectivo, y pueden agregar un comentario personalizado a la entrada.
• Sin ventas: Se utiliza para abrir la caja de efectivo sin agregar ni retirar efectivo. Se suele usar para hacer cambios o contar la caja. 
  •  Si se configuraron motivos de venta fallida, es posible que debas seleccionar por qué abres la caja de efectivo cada vez que selecciones el botón Sin ventas. 

Para configurar motivos de venta fallida:

1. En Toast Web, ve a Pagos > Transacciones y reembolsos. Selecciona Motivos de venta fallida. 
2. Selecciona el botón + Agregar para ingresar el nombre y la descripción del motivo de venta fallida.  Algunos ejemplos comunes son "Hacer cambio" o "Contar la caja". 
3. Guarda y publica tus cambios.

Nota: Cada vez que un usuario utiliza el botón Sin ventas, se registra en el informe de excepciones de ventas para hacer seguimiento y controlar.

Toda la actividad de efectivo de la caja se listará en el panel de actividad del lado izquierdo, como se ve a continuación. 

Para crear una nueva caja:

1. Ve a Menú principal de POS > Gestión de efectivo > Cajas de efectivo.
2. Selecciona Abrir en la parte superior de la pantalla para ver tus cajas abiertas.
3. Selecciona la caja de la que te gustaría hacer una nueva versión y selecciona Cerrar caja.
4. Selecciona el botón Contar esta caja más tarde en el lado derecho de la pantalla de cierre.
5. Aparecerá un aviso de advertencia. Después de confirmar, la caja actual pasará a un estado de "en pausa", y se creará una nueva caja con un saldo inicial nuevo.

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Cerrar una caja de efectivo (nueva experiencia)

Al final de un turno, necesitarás cerrar tu caja activa o abierta y contar todo el efectivo en tu caja. Luego, deberás ingresar el monto en tu dispositivo. Para hacerlo, puedes seleccionar el botón Cerrar caja en cualquier caja activa o en pausa. En el lado derecho de tu pantalla, selecciona Contar billetes. Si seleccionas Contar esta caja más tarde, se pausará la caja sin cerrarla. 

Nota: Hay una función de cierre automático para las cajas de efectivo en POS de Toast para asegurar que la caja de efectivo no se arrastre de un día a otro. Esta función cierra automáticamente la caja de efectivo al final del día laboral, o cuando finaliza tu día de trabajo.  La hora de corte del día laboral es el momento del día en que finaliza el día hábil actual del restaurante y comienza uno nuevo. Esta hora también activa otros procesos de fin del día, como el cierre automático de turnos (si está habilitado) y la generación de informes por fecha.

Para reabrir una caja cerrada, selecciona Ajustar entradas de cierre en la caja cerrada. Esta acción cambiará el estado de la caja a "en pausa". En el estado pausado, puedes agregar o ajustar entradas de efectivo, o bien agregar o quitar efectivo. Sin embargo, no puedes procesar nuevas ventas en efectivo. Una vez que hayas terminado, cierra nuevamente la caja, y se creará una nueva automáticamente.

Para reabrir una caja cerrada:

1. Ve a Menú principal de POS > Gestión de efectivo > Cajas de efectivo.
2. Selecciona Cerrada en la parte superior de tu pantalla para ver tus cajas cerradas.
3. Selecciona la caja que te gustaría ajustar. 
4. Selecciona el botón Ajustar entradas de cierre en el panel de actividad del lado izquierdo (reabrirá la caja en estado "en pausa").
5. Actualiza las entradas de efectivo seleccionando Agregar efectivo o Eliminar efectivo.
6. Selecciona cualquiera de las entradas de efectivo en el panel izquierdo para deshacer el cambio si fuese necesario.
7. Selecciona Cerrar caja y sigue las indicaciones para cerrar nuevamente tu caja con la cantidad de efectivo corregida.

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Crear un depósito en efectivo (nueva experiencia)

Los depósitos son una herramienta de registro utilizada para rastrear cuánto dinero se deposita en el banco. Para saber más, consulta Primeros pasos con los depósitos en efectivo.

Para crear un depósito de efectivo en la nueva experiencia de caja de efectivo, ve a Cajas cerradas > Crear depósito > Agregar depósito.

En la siguiente pantalla, tendrás la opción de contar billetes específicos o ingresar un monto de depósito. Cuando hayas terminado de contar e ingresar tu total, toca el botón azul Crear depósito y selecciona una impresora para imprimir tu informe de caja cerrada.

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Actualizar entradas de cajas de efectivo (nueva experiencia)

Si ingresaste un monto de efectivo de cierre incorrecto, es posible que los valores generales del cierre de efectivo del día no den como deberían. Los errores ocurren, pero es importante saber cómo corregirlos para permitir que la caja de efectivo cierre correctamente. 

Para actualizar este saldo de cierre en el POS de Toast:

1. Ve a Menú principal de POS > Gestión de efectivo > Cajas de efectivo.
2. Selecciona Cerrada en la parte superior de tu pantalla para ver tus cajas cerradas.
3. Selecciona la caja que te gustaría ajustar. 
4. Selecciona el botón Ajustar entradas de cierre en el panel de actividad del lado izquierdo
5. Selecciona Cerrar caja y sigue las indicaciones para cerrar nuevamente tu caja con la cantidad de efectivo corregida.

Para actualizar este saldo de cierre en Toast Web:

1. Encuentra la caja en el informe de caja de efectivo. En el ejemplo que se muestra a continuación, puedes ver que el cierre de efectivo de la caja tiene un error tipográfico y cerró con USD 300 000.
2. Debajo de la caja en cuestión, selecciona Ver. 
   
    
3. Aparecen más detalles debajo del informe y se proporcionan opciones para esa caja. Selecciona Actualizar entradas. 
   1. Agregar asiento de entrada de efectivo: Puede utilizarse para agregar un monto de efectivo que se colocó físicamente en la caja de efectivo, pero que, sin embargo, no quedó registrado correctamente en la caja. 
   2. Agregar asiento de salida de efectivo: Puede utilizarse para retirar un monto de efectivo que se registró de manera incorrecta en la caja de efectivo, pero que no se colocó físicamente en la caja.
4. En la ventana emergente, ingresa el monto correcto del saldo de efectivo al cierre. Selecciona Enviar. ¡Tu saldo se actualizó!
    

También puedes usar el proceso indicado anteriormente para agregar un depósito de efectivo manual si olvidaste hacerlo al final del día. Después de tocar Ver, puedes seleccionar Agregar depósito y crear una entrada.

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Recursos adicionales

• Eliminar una caja de efectivo
• Cierre del día, informe Z y descripción general de la captura automática
• Procedimientos de cierre guiados para gerentes
• Configurar cajas de efectivo
• Primeros pasos con la gestión de caja
• Capacitación a pedido en Toast Classroom sobre gestión de efectivo

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